Abrogată prin HCEC148 din 30.08.16, MO347-352/07.10.16 art.1655; în vigoare 30.08.16

    MODIFICAT
    HCEC3327 din 28.04.15, MO131-138/29.05.15 art.918; în vigoare 28.04.15



    În conformitate cu art. 18, 22 lit. c) şi 35 din Codul electoral nr. 1381-XIII din 21 noiembrie 1997, Comisia Electorală Centrală HOTĂRĂŞTE:
    1. Se aprobă Instrucţiunea privind evidenţa contabilă a cheltuielilor pentru organizarea şi desfăşurarea alegerilor, conform anexei.
    2. Se abrogă Instrucţiunea privind evidenţa contabilă a cheltuielilor pentru organizarea şi desfăşurarea alegerilor, aprobată prin Hotărîrea Comisiei Electorale Centrale nr. 397 din 14 decembrie 2006.
    3. Prezenta hotărîre intră în vigoare la data adoptării.

    PREŞEDINTELE
    COMISIEI ELECTORALE CENTRALE                          Iurie CIOCAN

    Secretarul
    Comisiei Electorale Centrale                                              Andrei Volentir

    Nr. 90. Chişinău, 19 aprilie 2011.


    1. Prezenta Instrucţiune este elaborată în conformitate cu prevederile Codului electoral nr.1381-XIII din 21 noiembrie 1997, ale Legii contabilităţii nr.113-XVI din 27 aprilie 2007 şi altor acte normative în vigoare, cu ordinul ministrului finanţelor nr. 93 din 19.07.2010 pentru aprobarea Instrucţiunii cu privire la evidenţa contabilă în instituţiile publice şi ordinul ministrului finanţelor nr. 91 din 20.10.2008 privind clasificaţia bugetară.
    [Pct.1 modificat prin HCEC3327 din 28.04.15, MO131-138/29.05.15 art.918; în vigoare 28.04.15]
    2. În temeiul art.26 alin (1) lit.e) din Codul electoral, Comisia Electorală Centrală distribuie organelor electorale, conform devizului de cheltuieli aprobat, mijloace financiare alocate de la bugetul de stat pentru organizarea şi desfăşurarea alegerilor.
    3. Prezenta Instrucţiune se aplică de către funcţionarii electorali care au în atribuţiile lor ţinerea evidenţei financiare în consiliile electorale de circumscripţie şi birourile electorale ale secţiilor de votare şi stabileşte modul de utilizare a mijloacelor financiare distribuite, de evidenţă contabilă şi dare de seamă privind executarea devizului de cheltuieli în perioada electorală.
    4. După constituirea consiliilor electorale de circumscripţie, acestea angajează în aparatul lor de lucru, de comun acord cu Comisia Electorală Centrală, un contabil-şef cu studii economice şi vechime în muncă de doi ani în sistemul bugetar. Contabilul-şef este responsabil de gestionarea în cadrul organului electoral respectiv a mijloacelor financiare conform devizului de cheltuieli, aprobat de CEC. Pentru deschiderea conturilor trezoreriale se  obţine codul fiscal de la Inspectoratul fiscal, iar copia de pe cod se transmite în decurs de 24 de ore Comisiei Electorale Centrale.
    5. Evidenţa contabilă a executării devizului de cheltuieli se efectuează în conformitate cu prevederile Instrucţiunii cu privire la evidenţa contabilă în instituţiile publice, aprobată prin Ordinul ministrului finanţelor nr. 93 din 19.07.2010.
    [Pct.5 modificat prin HCEC3327 din 28.04.15, MO131-138/29.05.15 art.918; în vigoare 28.04.15]
    6. Evidenţa analitică a cheltuielilor de casă şi efective pentru desfăşurarea alegerilor se ţine pe articolele clasificării bugetare şi pe tipuri de cheltuieli prevăzute în devizul aprobatşi elaborate în conformitate cu prevederile ordinului ministrului finanţelor nr. 91 din 20.10.2008 privind clasificaţia bugetară.
    Evidenţa analitică şi sintetică a alocaţiilor bugetare este automatizată şi se ţine în softul contabil integrat de tip 1 C care asigură gestionarea şi realizarea urmăririi integrate a procesului de evidenţă contabilă a executării devizelor de cheltuieli bugetare de către consiliile electorale.
    [Pct.6 modificat prin HCEC3327 din 28.04.15, MO131-138/29.05.15 art.918; în vigoare 28.04.15]
    7. Evidenţa contabilă asigură un control sistematic asupra executării pe articole a devizului de cheltuieli, aprobat de Comisia Electorală Centrală, conform prevederilor Legii contabilităţii nr. 113-XVI din 27 aprilie 2007.
    [Pct.7 modificat prin HCEC3327 din 28.04.15, MO131-138/29.05.15 art.918; în vigoare 28.04.15]
    8. Contabilul are următoarele atribuţii:
    a) asigură organizarea corectă a evidenţei contabile în conformitate cu Instrucţiunea cu privire la evidenţa contabilă în instituţiile publice, aprobată prin ordinul ministrului finanţelor nr. 93 din 19.07.2010;
    [Pct.8 lit.a) modificată prin HCEC3327 din 28.04.15, MO131-138/29.05.15 art.918; în vigoare 28.04.15]
    b) efectuează controlul asupra întocmirii corecte şi la timp a documentelor şi asupra legalităţii operaţiilor efectuate;
    c) controlează utilizarea corectă şi după destinaţie a mijloacelor financiare conform devizului de cheltuieli;
    d) calculează conform legislaţiei şi achită la timp recompensele funcţionarilor electorali;
    e) efectuează la timp decontările cu gestionarii conform contractelor încheiate;
    f) păstrează documentele contabile, registrele de evidenţă, registrul de casă, fişele personale etc. pînă la predarea lor în arhiva raională din teritoriu;
    g) întocmeşte şi prezintă în termenele stabilite dările de seamă.
    9. Documentele bancare (cecurile şi dispoziţiile de plată, bonurile de casă, de încasare şi de plată) sînt semnate de preşedintele consiliului şi contabil.
    10. Documentele pentru achiziţionarea valorilor materiale sînt semnate de responsabilul de primirea acestor valori, iar documentele privind executarea- confirmarea lucrărilor (actul de primire-predare) – de către persoanele respective.
    11. În documentele primare (atît în text, cît şi în datele cifrice) nu se admit ştergeri, corectări nestipulate sau înscrieri în creion. Greşelile din documentele primare se corectează cu cerneală sau cu pixul anulîndu-se textul sau suma greşită şi scriind deasupra textul sau suma corectă. Peste textul scris greşit se trage o linie subţire în aşa fel, ca să se poată citi înscrisul precedent. Corectările din documente trebuie să fie certificate prin menţiunea „Corectat” şi confirmate prin semnăturile persoanelor care au semnat documentul, indicîndu-se data cînd a fost corectat.
    12. În documentele bancare şi de casă nu se admit corectări.
    13. Documentele controlate şi luate la evidenţă se sistematizează (în ordine cronologică) şi se perfectează prin note de contabilitate, borderouri cumulative, cărora li se atribuie următoarele numere constante:
    a) nota de contabilitate 1 – borderou cumulativ privind operaţiile de casă formularul nr.381. Contul 12 „Casa”;
    Cu ajutorul subcontului 120 se ţine evidenţa circulaţiei şi existenţei mijloacelor băneşti în casa instituţiei, se debitează cu sumele încasate în casă şi se creditează cu sumele eliberate din casă. Evidenţa operaţiilor de casă se ţine în conformitate cu Regulile de efectuare a operaţiilor de casă  în economia naţională a Republicii Moldova, aprobate prin Hotărîrea Guvernului nr.764 din 25 noiembrie 1992.
    Banii în numerar, primiţi în baza cecurilor din instituţiile bancare, sînt luaţi la evidenţă în Registrul evidenţei banilor numerari. Eliberarea din casă a numerarului se efectuează în baza listelor de plată sau a ordinului de plată.
    Zilnic, la sfîrşitul programului de lucru, persoana responsabilă face totalurile operaţiilor efectuate pe parcursul zilei, notează soldul banilor în casă.
    Termenul de achitare a salariului este de trei zile, iar dacă consiliile de circumscripţie săteşti se află la mare distanţă, suma necesară pentru plata salariilor se eliberează gestionarului conform ordinului de plată şi este raportată la subcontul 160 „Decontările cu titularii de avans”.
    Darea de seamă a casei prezentată este verificată de către contabilul-şef şi semnată.
    b) nota de contabilitate 2 – borderou cumulativ privind circularea mijloacelor în conturile bugetare curente formularul nr.381;
    c) nota de contabilitate 5 şi 5a– centralizarea statelor de retribuţii a muncii formularul nr. 405. Contul 18 „Decontări cu personalul privind retribuirea muncii”;
    Conform art. 27 alin. (10) şi art. 32 alin. (4) din Codul electoral, pentru perioada degrevării de atribuţiile de la locul de muncă permanent, funcţionarilor aparatului consiliului şi membrilor organelor electorale degrevaţi din unităţile bugetare li se va menţine salariul la locul de muncă permanent şi li se va plăti, din mijloacele financiare alocate pentru alegeri, o recompensă egală cu 25 la sută din salariul mediu pe economie din anul precedent, iar celor degrevaţi din alte unităţi decît cele bugetare sau convocaţi (pensionari, persoane temporar neangajate în cimpul muncii) li se va achita, din mijloacele financiare alocate pentru alegeri, o recompensă egală cu un salariu mediu pe economie din anul precedent.
    Persoanelor nedegrevate membre ale organelor electorale, pentru activitatea în perioada electorală, inclusiv în ziua alegerilor, li se stabileşte, din mijloacele financiare alocate pentru alegeri, o recompensă în mărime de 15 la sută din salariul mediu pe economie din anul precedent.
    În subcontul 180 „Decontări cu personalul privind retribuirea muncii” se ţine evidenţa decontărilor cu personalul din consiliile şi birourile electorale.
    Calcularea recompensei se efectuează în baza hotărîrilor adoptate de Comisia Electorală Centrală şi a hotărîrilor consiliilor şi birourilor electorale.
    Din suma recompensei calculate se reţin:
    - contribuţiile obligatorii de asigurări sociale (dt - 180 ct – 188);
    - primele de asigurare obligatorie de asistenţă medicală (dt - 180 ct – 159);
    - impozitul pe venit (dt - 180 ct – 173);
    [Pct.13 lit.c) modificată prin HCEC3327 din 28.04.15, MO131-138/29.05.15 art.918; în vigoare 28.04.15]
    d) nota de contabilitate  6 – borderou cumulativ privind decontările cu diferite instituţii şi organizaţii formularul nr. 408. Contul 17 „Decontări cu diferiţi”;
    Contul 17 se subdivizează în 10 subconturi, dintre care se folosesc următoarele:
    Subcontul 173 „Decontări privind plăţile în buget” (impozitul pe venit reţinut din salariu). În perioada electorală se foloseşte subcontul 173 „Plăţile în buget” – impozitul pe venit reţinut din salariu. În debitul acestui cont se înscrie suma transferată în buget, iar în credit suma calculată (reţinut din salariu).
    Subcontul 178 „Decontări cu diferiţi debitori şi creditori”. Acest subcont se foloseşte pentru evidenţa decontărilor în nota contabilă nr.6, folosindu-se borderoul cumulativ formularul nr.408.
    Înregistrările în borderou se fac pe fiecare document în modul următor: sumele valorilor materiale primite se înscriu la creditul subcontului 178 în rubrica 15 în acelaşi rînd în care este notată datoria şi în debitul subconturilor corespunzătoare din rubricile 16-23, iar înregistrările secundare se fac în rubricile 24-26. La sfîrşitul lunii se fac totalurile, datele rubricilor 16-26 înscriindu-se în „Cartea mare”. În rubricile 27-28 se înscriu soldurile pentru sfîrşitul lunii.
    [Pct.13 lit.d) modificată prin HCEC3327 din 28.04.15, MO131-138/29.05.15 art.918; în vigoare 28.04.15]
    e) nota de contabilitate 8 – borderou cumulativ privind decontările cu gestionarii formularul nr. 386. Contul 16 „Decontări cu titularii de avans”;
     La subcontul 160 „Decontări cu titularii de avans” se ţine evidenţa decontărilor cu titularii de avans pe avansurile date lor pentru plata cheltuielilor, care nu pot fi efectuate prin virament.
    Banii eliberaţi spre decontare pot fi cheltuiţi numai în scopurile prevăzute la eliberarea lor. Titularii de avans prezintă decontul de avans privind întrebuinţarea sumelor de avans, anexînd documentele care adeveresc cheltuielile făcute.
    Decontările de avans se verifică din punctul de vedere al calculelor aritmetice, precum şi al corectitudinii întocmirii documentelor şi al utilizării lor conform destinaţiei. După verificare decontările de avans sînt aprobate de către conducătorul organului electoral.
    Soldul neutilizat al avansului se restituie în casă de către titularii de avans în termen de trei zile.
    Sumele de avans cheltuite şi soldurile restituite ale sumelor spre decontare se înregistrează în creditul subcontului 160 şi debitul 120.
    g) nota de contabilitate 13 – borderou cumulativ privind consumul de materiale formularul nr.396;
    Materialele electorale şi rechizitele de birou achiziţionate pentru perioada electorală se casează în baza procesului-verbal de casare a materialelor.
    Pentru casarea benzinei auto nu este obligatorie utilizarea foii de parcurs (conform instrucţiunii Departamentului Analize Statistice şi Sociologie al Republicii Moldova la exploatarea autoturismelor particulare de către proprietari în scopuri de serviciu utilizarea foii de parcurs nu este obligatorie), în acest caz se întocmeşte un proces-verbal de casare a benzinei.
    [Pct.13 lit.i) exclusă prin HCEC3327 din 28.04.15, MO131-138/29.05.15 art.918; în vigoare 28.04.15]
    14. Corespondenţa subconturilor se înregistrează în nota de contabilitate în funcţie de caracterul operaţiilor privind debitul unui subcont şi creditul altui subcont, sau debitul unui subcont şi creditul mai multor subconturi.
    15. Notele de contabilitate se semnează de contabilul-şef şi se înregistrează în „Cartea mare” formularul nr.308. Înscrierea în ea se face o dată pe lună, pe măsură ce  se întocmesc notele de contabilitate.
    16. Evidenţa analitică se ţine în registre de evidenţă (cărţi, fişe, borderouri cumulative etc.), înscrierile efectuîndu-se numai cu cerneală. În ele se indică denumirea organului electoral şi lunar se fac totalurile, cu indicarea soldurilor.
    17. Evidenţa contabilă se ţine pe baza clasificatorului unic al nomenclatoarelor de evidenţă pe toate conturile analitice şi sintetice.
    18. Codificarea documentelor primare se face în strictă corespundere cu structura şi caracterele codurilor incluse în clasificatoarele nomenclatoarelor de evidenţă.
    19. Consiliile electorale prezintă Comisiei Electorale Centrale darea de seamă privind executarea devizului de cheltuieli, cu toate anexele, în cel tîrziu o lună după  ziua alegerilor.
    20. Consiliile electorale de circumscripţie prezintă următoarele dări de seamă:
    a) Inspectoratului fiscal din teritoriu:
    - darea de seamă privind suma venitului achitat si impozitul pe venit reţinut din acesta, formularul IRV 14; 
   - notă de informare privind salariul şi alte plăţi efectuate de către patron în folosul angajaţilor, precum şi plăţile achitate rezidenţilor din alte surse de venit decît salariul şi impozitul pe venit reţinut din aceste plăţi, formularul IALS 14;
    - raportul privind calcularea primelor de asigurare obligatorie de asistenţă medicală, formularul MED 08;
    [Pct.20 lit.a) modificată prin HCEC3327 din 28.04.15, MO131-138/29.05.15 art.918; în vigoare 28.04.15]
    a¹) Casei Teritoriale de Asigurări Sociale:
    - forma 4 BASS ”Declaraţia privind calcularea şi utilizarea contribuţiilor de asigurări sociale de stat obligatorii”;
    - formularul REV1 ”Ancheta persoanei asigurate”;
    - formularul REV2 ”Inscripţie – recipisă”;
    - formularul REV5 ”Declaraţia persoanei asigurate”;
    - formularul REV9 ”Nota informativă privind calcularea, utilizarea şi achitarea cotelor de asigurare socială de stat.
    [Pct.20 lit.a¹) introdusă prin HCEC3327 din 28.04.15, MO131-138/29.05.15 art.918; în vigoare 28.04.15]
    b) Comisiei Electorale Centrale:
    - formularul nr. 1 ”Bilanţul executării bugetului autorităţilor/instituţiilor publice”, aprobat prin ordinul ministrului finanţelor nr. 185 din 23.12.2013;
    - formularul nr. 2 ”Raport privind executarea bugetului instituţiei publice din contul cheltuielilor pe componenta de bază”, aprobat prin ordinul ministrului finanţelor nr. 185 din 23.12.2013, după care va fi întocmit:
    - raportul totalizator;
    - raportul separat pe consilii electorale de circumscripţie;
    - raportul separat pe birouri electorale ale secţiilor de votare;
    - nota explicativă conform ordinului ministrului finanţelor nr. 115 din 29.12.2007;
    - toate copiile de pe dările de seamă prezentate la Inspectoratul fiscal şi la Casa teritorială de asigurări sociale.
    [Pct.20 lit.b) în redacția HCEC3327 din 28.04.15, MO131-138/29.05.15 art.918; în vigoare 28.04.15]
    21. Contabilul-şef este responsabil de evidenţa contabilă în perioada electorală şi are următoarele obligaţii:
    a) să reflecte deplin şi neîntîrziat în evidenţa contabilă mijloacele financiare transferate  şi cheltuielile efectuate conform devizului aprobat de către Comisia Electorală Centrală;
    b) să întocmească la timp documentele primare ce atestă achitarea recompensei membrilor consiliilor şi birourilor electorale conform legislaţiei în vigoare;
    c) să întocmească documentele primare privind procurarea sau trecerea la pierderi a rechizitelor de birou, privind cheltuielile de întreţinere a transportului ş.a.;
    d) să întocmească la timp toate notele contabile şi dările de seamă pentru a fi prezentate Comisiei Electorale Centrale;
    e) să prezinte Comisiei Electorale Centrale (iar în caz de necesitate – şi Curţii de Conturi) explicaţii privind încălcarea prezentei Instrucţiuni şi a legislaţiei în vigoare;
    f) să întocmească documentele financiare primare conform cerinţelor.
    22.  În perioada electorală contabilul-şef are următoarele drepturi:
    a) să participe la repartizarea bunurilor materiale procurate, să verifice, sumar şi numerar, bunurile procurate, inclusiv folosirea lor conform destinaţiei;.
    b) să verifice certificatele prezentate, foile de parcurs şi alte documente ce justifică cheltuielile financiare.
    23. Contabilul-şef angajat în perioada electorală poartă răspundere personală pentru:
    a) încălcarea termenelor de prezentare a dărilor de seamă către CEC, Inspectoratul fiscal de circumscripţie şi a alte organe;
    b) existenţa divergenţelor între dările de seamă şi documentele primare sau  falsificarea lor;
    c) încălcarea legislaţiei în vigoare cu privire la cheltuielile financiare efectuate şi reflectate în rapoartele financiare şi declaraţiile prezentate în organele respective etc.
    24. Pentru încălcările comise contabilul-şef poartă răspundere în conformitate cu legislaţia în vigoare.