Curtea de Conturi, în prezenţa directorului general al Serviciului de Stat de Arhivă, dl I.Varta; directorului adjunct al Serviciului de Stat de Arhivă, dl I.Golovatîi, şefului interimar al Secţiei financiare şi evidenţă contabilă, dl V.Gologurschi; directorului Arhivei Naţionale, dl P.Vicol; directorului adjunct al Arhivei Naţionale, dl N. Ştefăneţ; şefului Secţiei completare, arhive departamentale şi lucrări de secretariat, dna S.Borodin; şefului Direcţiei finanţele autorităţilor publice din cadrul Ministerului Finanţelor, dl A.Prisacari, precum şi a altor persoane cu funcţii de răspundere, călăuzindu-se de art.2 alin.(1) şi art.4 alin.(1) lit.a) din Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008¹, a examinat Raportul auditului conformităţii privind gestionarea fondurilor publice de către Serviciul de Stat de Arhivă.
    _____________________________
    ¹ Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008 (cu modificările şi completările ulterioare; în continuare – Legea nr.261-XVI din 05.12.2008).

    Misiunea de audit s-a desfăşurat la Serviciul de Stat de Arhivă, în temeiul art.28, art.30 şi art.31 din Legea nr.261-XVI din 05.12.2008, potrivit Programului activităţii de audit a Curţii de Conturi pe anul 2014², avînd drept scop oferirea unei asigurări rezonabile referitor la conformitatea gestionării fondurilor publice de către Serviciul de Stat de Arhivă (în continuare – SSA) pe parcursul exerciţiului bugetar 2014, cu formularea concluziei de audit.
    ______________________________
    ² Hotărîrea Curţii de Conturi nr.61 din 11.12.2013 ,,Privind aprobarea Programului activităţii de audit a Curţii de Conturi pe anul 2014” (cu modificările ulterioare).

    Auditul a fost efectuat în conformitate cu Standardele de audit³, iar probele de audit au fost obţinute prin evaluarea unor elemente semnificative ale sistemului de control intern şi testarea de fond, cu folosirea diferitor tehnici şi metode.
    ______________________________
    ³ Hotărîrea Curţii de Conturi nr.60 din 11.12.2013 „Cu privire la aplicarea Standardelor Internaţionale de Audit ale Instituţiilor Supreme de Audit de nivelul 3 – ISSAI 100, ISSAI 200, ISSAI 300, ISSAI 400, în cadrul misiunilor de audit ale Curţii de Conturi”; Hotărîrea Curţii de Conturi nr.7 din 10.03.2014 „Cu privire la adoptarea Liniilor Directoare de Audit (ISSAI 1000-9999) drept standarde proprii de audit”.

    Examinînd rezultatele auditului şi audiind Raportul prezentat, precum şi explicaţiile persoanelor cu funcţii de răspundere prezente în şedinţa publică, Curtea de Conturi
    Probele de audit obţinute denotă că, deşi SSA, în calitate de executor primar de buget, şi-a orientat activităţile spre asigurarea conformităţii executării cheltuielilor şi gestionării patrimoniului public, verificările auditului au stabilit prezenţa unor neconformităţi şi incertitudini.
    Astfel, aceste neconformităţi se exprimă prin: (i) nedepunerea Declaraţiei privind buna guvernare; (ii) nefuncţionarea/lipsa unor controale-cheie la raportarea volumului şi calităţii serviciilor de arhivare executate; (iii) nedepozitarea pe parcursul ultimilor 22 de ani a documentelor instituţiilor-surse de completare a Arhivei de Stat din cauza insuficienţei spaţiilor libere în depozitele din gestiunea Serviciului de Stat de Arhivă; lipsa Politicii de contabilitate, neasigurarea organizării şi ţinerii evidenţei contabile în corespundere cu regulile generale obligatorii ale contabilităţii în sectorul public, fapt ce a determinat lipsa evidenţei şi raportării unor terenuri şi mijloace fixe gestionate, multiple erori la calcularea uzurii mijloacelor fixe şi în evidenţa cheltuielilor efective, neefectuarea inventarierii generale pe parcursul ultimilor 3 ani; (v) contractarea serviciilor de arhivare prestate de persoane fizice fără statut de întreprinzător, care nu se încadrează în normele legale.
    Se denotă că activitatea Serviciului audit intern nu este conformă cerinţelor legale, neavînd aprobată Carta de audit intern, nefiind identificate şi evaluate riscurile, precum şi nedefinite priorităţile corespunzător obiectivelor instituţionale.
    De asemenea, se menţionează prezenţa unor incertitudini condiţionate de înregistrarea documentaţiei de proiectare la categoria mijloace fixe şi, respectiv, fiindu-i calculată uzura.
Reieşind din cele expuse, în temeiul art.7 alin.(1) lit.a), art.15 alin.(2) şi alin.(4), art.16 lit.c) şi art.34 alin.(3) din Legea nr.261-XVI din 05.12.2008, Curtea de Conturi
    1. Se aprobă Raportul auditului conformităţii privind gestionarea fondurilor publice de către Serviciul de Stat de Arhivă, care se anexează la prezenta Hotărîre.
    2.  Prezenta Hotărîre şi Raportul de audit nominalizat în pct.1 se remit:
    2.1. Serviciului de Stat de Arhivă şi se cere implementarea recomandărilor auditului indicate în Raportul de audit, cu stabilirea unui plan concret de acţiuni;
    2.2. Ministerului Finanţelor şi se cere să examineze situaţia cauzată de atribuirea la mijloace fixe a documentaţiei proiectelor-tip şi calcularea uzurii la aceasta, cu înaintarea propunerilor referitor la evidenţa cheltuielilor pentru elaborarea proiectelor de investiţii capitale în concordanţă cu cerinţele Hotărîrii Guvernului nr.1029 din 19.12.2013  „Cu privire la investiţiile capitale publice”;
    2.3. Guvernului Republicii Moldova, pentru informare şi soluţionare a situaţiei referitor la asigurarea cu spaţiile necesare pentru depozitarea documentaţiei instituţiilor-surse de completare a Arhivei de Stat, în vederea păstrării tezaurului arhivistic naţional.
    3. Despre implementarea recomandărilor auditului şi executarea subpunctului 2.1. din prezenta Hotărîre, se va informa Curtea de Conturi în termen de 6 luni din data publicării în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.
    4. Prezenta Hotărîre se publică în Monitorul Oficial al Republicii Moldova în conformitate cu art.34 alin.(7) din Legea nr.261-XVI din 05.12.2008.

    PREȘEDINTELE CURȚII DE CONTURI                             Serafim URECHEAN

    Nr. 59. Chişinău, 22 decembrie 2014.

    raport