ID intern unic: 357341
Версия на русском
Republica Moldova
din 14.09.1994
GENERAL AL UNIUNII POŞTALE UNIVERSALE *
*În vigoare pentru Republica Moldova din 3 iulie 1997
Subsemnaţii, plenipotenţiari ai guvernelor ţărilor membre ale Uniunii Poştale Universale, în baza prevederilor art. 22 paragraful 2 din Constituţia Uniunii Poştale Universale, adoptată la Viena la 10 iulie 1964, au hotărît de comun acord şi sub rezerva prevederilor art. 25 paragraful 4 din sus-numita Constituţie, în prezentul regulament general, următoarele dispoziţii care asigură aplicarea Constituţiei şi funcţionarea Uniunii Poştale Universale.
2. Fiecare ţară membră se face reprezentată la congres de către unul sau mai mulţi plenipotenţiari împuterniciţi de către guvernul lor cu puterile necesare. Ea poate, la nevoie, să se facă reprezentată de către delegaţia unei alte ţări membre. Totuşi, se înţelege că o delegaţie nu poate reprezenta decît o singură ţară membră, alta decît a sa.
3. În deliberări fiecare ţară membră dispune de un vot.
4. În principiu, fiecare congres desemnează ţara în care va avea loc congresul următor. Dacă această desemnare este inaplicabilă, Consiliul de administrare este autorizat să desemneze ţara în care va avea loc congresul, după o înţelegere cu această ultimă ţară.
5. După o înţelegere cu Biroul internaţional, guvernul care invită fixează data definitivă şi locul exact ale congresului. În principiu, cu un an înaintea acestei date, guvernul care invită trimite o invitaţie guvernului fiecărei ţări membre. Această invitaţie poate fi adresată fie direct, fie prin intermediul unui alt guvern, ori prin intermediul directorului general al Biroului internaţional. Guvernul care invită este însărcinat cu notificarea către toate guvernele ţărilor membre a deciziilor luate de către congres.
6. Cînd un congres trebuie să fie reunit fără să existe un guvern care să invite Biroul internaţional, cu acordul Consiliului de administraţie şi după o înţelegere cu Guvernul Confederaţiei Elveţiene, ia măsurile necesare pentru a convoca şi a organiza congresul în ţara în care îşi are sediul Uniunea. În acest caz, Biroul internaţional exercită funcţiile guvernului care invită.
7. Locul reuniunii unui congres extraordinar este fixat, după o înţelegere cu Biroul internaţional, de către ţările membre care au luat iniţiativa acestui congres.
8. Paragrafele de la 2 la 6 sunt aplicabile prin analogie congreselor extraordinare.
2. Preşedinţia este acordată de drept ţării gazdă a congresului. Dacă această ţară nu acceptă, ea devine membru de drept şi, datorită acestui fapt, grupul geografic căruia îi aparţine dispune de un loc suplimentar, pentru care nu sunt aplicabile restricţiile din paragraful 3. În acest caz, Consiliul de administraţie alege la preşedinţie pe unul dintre membrii grupului geografic din care face parte ţara gazdă.
3. Cei 40 de membri ai Consiliului de administraţie sunt aleşi de către congres pe baza unei repartiţii geografice echitabile. Cel puţin jumătate din numărul membrilor este reînnoită cu ocazia fiecărui congres; nici o ţară membră nu poate fi aleasă succesiv de către trei congrese.
4. Fiecare membru al Consiliului de administraţie îşi desemnează reprezentantul, care trebuie să fie competent în domeniul poştal.
5. Funcţiile de membru al Consiliului de administraţie sunt gratuite. Cheltuielile de funcţionare a acestui consiliu sunt în sarcina Uniunii.
6. Consiliul de administraţie are următoarele atribuţii:
6.1. – să supervizeze toate activităţile Uniunii în intervalul dintre congrese, ţinînd seama de deciziile congresului, studiind problemele referitoare la politicile guvernamentale în materie poştală şi ţinînd seama de politicile reglementare internaţionale, cum ar fi cele referitoare la comerţul serviciilor şi la concurenţă;
6.2. – să examineze şi să aprobe, în cadrul competenţelor sale orice acţiune considerată ca necesară pentru salvarea şi întărirea calităţii serviciului poştal internaţional şi pentru modernizarea lui;
6.3. – să favorizeze, să coordoneze şi să supervizeze toate formele de asistenţă tehnică poştală în cadrul cooperării tehnice internaţionale;
6.4. – să examineze şi să aprobe bugetul şi conturile anuale ale Uniunii;
6.5. – să autorizeze, dacă împrejurările o solicită, depăşirea plafonului de cheltuieli, conform art. 125 paragrafele 2 bis, 3, 4 şi 5;
6.6. – să stabilească regulamentul financiar al Uniunii;
6.7. – să stabilească regulile care guvernează Fondul de rezervă;
6.8. – să stabilească regulile care guvernează Fondul special;
6.9. – să stabilească regulile care guvernează Fondul activităţilor speciale;
6.10. – să stabilească regulile care guvernează Fondul voluntar;
6.11. – să asigure controlul activităţii Biroului internaţional;
6.12. să autorizeze, dacă se solicită, alegerea unei clase de contribuţie inferioare, conform condiţiilor prevăzute la art. 126 paragraful 6;
6.13. – să hotărască statutul personalului şi condiţiile de desfăşurare a serviciului funcţionarilor aleşi;
6.14. – să creeze sau să suprime posturi în cadrul Biroului internaţional, ţinînd seama de restricţiile legate de plafonul de cheltuieli fixate;
6.15. – să numească sau să promoveze funcţionari la gradul de subdirector general (D2);
6.16. – să stabilească regulamentul Fondului social;
6.17. – să aprobe raportul anual, stabilit de către Biroul internaţional asupra activităţilor Uniunii, şi să prezinte, dacă este cazul, comentarii asupra acestui subiect;
6.18. – să hotărască contractele de stabilit cu administraţiile poştale pentru îndeplinirea funcţiilor sale;
6.19. – după consultarea cu Consiliul de exploatare poştală, să decidă asupra contactelor ce trebuie realizate cu organismele care nu sunt observatori de drept, să examineze şi să aprobe rapoartele Biroului internaţional asupra relaţiilor Uniunii cu celelalte organisme internaţionale, să ia deciziile pe care le consideră oportune în conduita ce trebuie acordată faţă de aceste relaţii şi de urmărire ce decurg din aceasta, să desemneze, în timp util, organizaţiile internaţionale guvernamentale şi neguvernamentale care trebuie să fie invitate, pentru a fi reprezentate la un congres, şi să însărcineze pe directorul general al Biroului internaţional să trimită invitaţiile necesare;
6.20. – să hotărască, în cazul în care consideră util, principiile de care Consiliul de exploatare poştală trebuie să ţină seama cînd va studia problemele care au repercusiuni financiare importante (taxe, cheltuieli terminale, cheltuieli de tranzit, taxa de bază pentru transportul aerian al curierului şi pentru prezentarea în străinătate a trimiterilor de corespondenţă), să urmărească îndeaproape studiul acestor probleme, să le examineze şi să le aprobe, pentru a le asigura conformitatea cu principiile sus-citate, cu propunerile Consiliului de exploatare poştală referitoare la aceste subiecte;
6.21. – să studieze, la cererea congresului, a Consiliului de exploatare poştală sau a administraţiilor poştale, problemele de ordin administrativ, legislativ şi juridic, care interesează Uniunea sau serviciul poştal internaţional. Consiliului de administraţie îi aparţine decizia în domeniile sus-menţionate privind oportunitatea întreprinderii de studii solicitate de către administraţiile poştale în intervalul dintre congrese;
6.22. – să aprobe recomandările Consiliului de exploatare poştală privind modificarea, în intervalul dintre două congrese şi conform procedurii prescrise în Convenţia poştală universală, a taxelor de francare a trimiterilor poştei de scrisori;
6.23. – să formuleze propuneri care să fie supuse aprobării fie congresului, fie administraţiilor poştale, conform art. 122;
6.24. – să aprobe, în cadrul competenţelor sale, recomandările Consiliului de exploatare poştală privind adoptarea, dacă este necesar, a unei reglementări sau a unei practici aşteptînd ca în această materie să decidă congresul;
6.25. – să examineze raportul anual stabilit de către Consiliul de exploatare poştală şi, eventual, propunerile supuse de către acesta din urmă;
6.26. – să supună examinării, Consiliului de exploatare poştală, subiecte de studiu, conform art. 104 paragraful 9.17.;
6.27. – să desemneze ţara gazdă a viitorului congres, în cazul prevăzut de art. 101 paragraful 4;
6.28. – să determine, în timp util şi după consultarea Consiliului de exploatare poştală, numărul de comisii necesare pentru buna conducere a lucrărilor congresului, şi să le fixeze atribuţiile;
6.29. – să desemneze, după consultarea Consiliului de exploatare poştală şi sub rezerva aprobării Congresului, ţările membre susceptibile:
– să îşi asume vicepreşedinţia congresului, precum şi preşedinţiile şi vicepreşedinţiile comisiilor, ţinînd seama, pe cît este posibil, de repartiţia geografică echitabilă a ţărilor membre;
– să facă parte din comisiile restrînse ale congresului;
6.30. – să decidă dacă este cazul sau nu să se înlocuiască procesele-verbale ale şedinţelor unei comisii a congresului cu rapoarte;
6.31 – să examineze şi să aprobe proiectul planului strategic ce urmează să fie prezentat în congres şi elaborat de către Consiliul de exploatare poştală cu ajutorul Biroului internaţional, să examineze şi să aprobe revizuirile anuale ale planului hotărît de către congres pe baza recomandărilor Consiliului de exploatare poştală şi să lucreze împreună cu Consiliul de exploatare poştală la elaborarea şi actualizarea anuală a planului.
7. Pentru numirea funcţionarilor de gradul SD, Consiliul de administraţie examinează titlurile de competenţă profesională ale candidaţilor recomandaţi de către administraţiile poştale ale ţărilor membre ai căror naţionali sunt, avînd grijă ca posturile de subdirector general să fie, în măsura posibilului, ocupate de către candidaţi provenind din regiuni diferite şi, respectiv, din alte regiuni decît cele din care sunt originari directorul general şi vicedirectorul general, avînd în vedere considerentul dominant al eficacităţii Biroului internaţional şi respectînd regimul interior de promovare din cadrul biroului.
8. La prima sa reuniune, care este convocată de către preşedintele congresului, Consiliul de administraţie alege, dintre membrii săi, patru vicepreşedinţi şi îşi hotărăşte regulamentul interior.
9. La convocarea preşedintelui său, Consiliul de administraţie se reuneşte, în principiu, o dată pe an, la sediul Uniunii.
10. Preşedintele, vicepreşedinţii, preşedinţii comisiilor şi preşedintele Grupului de planificare al Consiliului de administraţie formează comitetul de gestiune. Acest comitet pregăteşte şi conduce lucrările fiecărei sesiuni a Consiliului de administraţie şi îşi asumă toate sarcinile pe care acesta din urmă hotărăşte să i le încredinţeze sau a căror necesitate apare în timpul procesului de planificare strategică.
11. Reprezentantul fiecăruia dintre membrii Consiliului de administraţie, care participă la sesiunile acestui organ, cu excepţia reuniunilor care au loc în timpul congresului, are dreptul la rambursarea fie a preţului unui bilet de avion dus-întors, clasa economică, ori a unui bilet de cale ferată, clasa I, fie a costului călătoriei prin orice alt mijloc de transport, cu condiţia ca această valoare să nu depăşească preţul biletului de avion dus-întors, clasa economică. Acelaşi drept este acordat reprezentantului fiecărui membru al comisiilor sale, al grupelor sale de lucru sau a altor organe ale sale, atunci cînd acestea se reunesc în afara congresului şi sesiunilor consiliului.
12. Preşedintele Consiliului de exploatare poştală reprezintă acest consiliu la şedinţele Consiliului de administraţie, pe a căror ordine de zi figurează probleme legate de organul pe care îl conduce.
13. Pentru a asigura o legătură eficace între lucrările celor două organe, Consiliul de exploatare poştală poate desemna reprezentanţi pentru a asista, la reuniunile Consiliului de administraţie, în calitate de observatori.
14. Administraţia poştală a ţării în care se reuneşte consiliul de administraţie este invitată să participe la reuniuni, în calitate de observator, dacă această ţară nu este membră a Consiliului de administraţie.
15. Consiliul de administraţie poate să invite la reuniunile sale, fără drept de vot, orice organism internaţional, orice reprezentant de asociaţie ori de întreprindere sau orice persoană calificată care doreşte să se asocieze lucrărilor sale. De asemenea, el poate să invite în aceleaşi condiţii una sau mai multe administraţii poştale ale ţărilor interesate în problemele prevăzute pe ordinea sa de zi.
16. Membrii Consiliului de administraţie participă efectiv la activităţile sale. Ţările membre care nu aparţin Consiliului de administraţie pot, la cererea lor, să colaboreze la studiile întreprinse, respectînd condiţiile pe care consiliul poate să le stabilească pentru a asigura randamentul şi eficacitatea muncii sale. De asemenea, ele pot fi solicitate pentru a prezida grupe de lucru, atunci cînd cunoştinţele sau experienţa lor justifică acest lucru. Participarea ţărilor membre care nu aparţin Consiliului de administraţie se efectuează fără cheltuieli suplimentare pentru Uniune.
2. Consiliul de administraţie întocmeşte un raport congresului asupra ansamblului activităţii sale şi îl transmite administraţiilor poştale cu cel puţin două luni înainte de deschiderea congresului.
2. Membrii Consiliului de exploatare poştală sunt aleşi de către congres, în funcţie de o repartiţie geografică specifică. Douăzeci şi patru de locuri sunt rezervate ţărilor în curs de dezvoltare şi şaisprezece, ţărilor dezvoltate. Cel puţin jumătate din numărul membrilor este reînnoită cu ocazia fiecărui congres.
3. Reprezentantul fiecăruia dintre membrii Consiliului de exploatare poştală este desemnat de către administraţia poştală a ţării sale. Acest reprezentant trebuie să fie un funcţionar calificat al administraţiei poştale.
4. Cheltuielile de funcţionare ale Consiliului de exploatare sunt în sarcina Uniunii. Membrii săi nu primesc nici o remuneraţie. Cheltuielile de voiaj şi de sejur ale reprezentanţilor administraţiilor care participă la Consiliul de exploatare poştală sunt în sarcina acestora. Totuşi reprezentantul fiecăruia dintre ţările considerate ca defavorizate, conform listelor stabilite de Organizaţia Naţiunilor Unite, are dreptul, în afara reuniunilor care au loc în timpul congresului, la rambursarea fie a preţului unui bilet de avion dus-întors, clasa economică, sau al unui bilet de cale ferată, clasa I, fie a costului călătoriei prin orice alt mijloc de transport, cu condiţia ca această valoare să nu depăşească preţul unui bilet de avion dus-întors, clasa economică.
5. În prima sa reuniune, care este convocată şi deschisă de către preşedintele congresului, Consiliul de exploatare poştală alege, dintre membrii săi, un preşedinte, un vicepreşedinte, preşedinţii comisiilor şi pe preşedintele Grupului de planificare strategică.
6. Consiliul de exploatare poştală îşi stabileşte regulamentul său interior.
7. În principiu, Consiliul de exploatare poştală se reuneşte în toţi anii la sediul Uniunii. Data şi locul reuniunii sunt fixate de către preşedintele sau după un acord cu preşedintele Consiliului de administraţie şi directorul general al Biroului internaţional.
8. Preşedintele, vicepreşedintele, preşedinţii comisiilor şi preşedintele Grupului de planificare strategică al Consiliului de exploatare poştală formează Comitetul de gestiune. Acest comitet pregăteşte şi conduce lucrările fiecărei sesiuni a Consiliului de exploatare poştală şi îşi asumă toate sarcinile pe care acesta din urmă hotărăşte să i le încredinţeze sau a căror necesitate apare în timpul procesului de planificare strategică.
9. Atribuţiile Consiliului de exploatare poştală sunt următoarele:
9.1. – să conducă studiul celor mai importante probleme de exploatare, comerciale, tehnice, economice şi de cooperare tehnică, care reprezintă interes pentru administraţiile poştale ale tuturor ţărilor membre ale Uniunii, în special al problemelor care au repercusiuni financiare importante (taxe, cheltuieli terminale, cheltuieli de tranzit, taxa de bază pentru transportul aerian al curierului, cote-părţi ale coletelor poştale şi prezentarea în străinătate a trimiterilor de corespondenţă), să elaboreze informaţii şi avize asupra lor şi să recomande măsurile de luat în privinţa lor;
9.2. – să procedeze la revizuirea regulamentelor de aplicare ale Uniunii în următoarele 6 luni după închiderea congresului, cel puţin dacă acesta nu hotărăşte altfel, în caz de urgentă necesitate, Consiliului de exploatare poştală poate să modifice respectivele regulamente şi în alte sesiuni. În ambele cazuri, Consiliul de exploatare rămîne subordonat directivelor Consiliului de administraţie în ceea ce priveşte politicile şi principiile fundamentale;
9.3. – să coordoneze măsurile practice pentru dezvoltarea şi ameliorarea serviciilor poştale internaţionale;
9.4. – să întreprindă, sub rezerva aprobării Consiliului de administraţie, în cadrul competenţelor acestuia din urmă, orice acţiune considerată necesară pentru salvarea şi întărirea calităţii serviciului poştal internaţional şi pentru modernizarea lui;
9.5. – să revizuiască şi să modifice, în intervalul dintre două congrese şi conform procedurii prescrise în Convenţia poştală universală, sub rezerva aprobării Consiliului de administraţie, taxele de francare a trimiterilor poştei de scrisori;
9.6. – să formuleze propuneri, care vor fi supuse spre aprobare fie congresului, fie administraţiilor poştale, conform art. 122; aprobarea consiliului de administraţie este solicitată atunci cînd propunerile se referă la problemele aflate în competenţa acestuia din urmă;
9.7. – să examineze, la cererea administraţiei poştale a unei ţări membre, orice propunere pe care această administraţie o transmite Biroului internaţional, conform art. 121, să pregătească comentariile aferente şi să însărcineze Biroul internaţional să le anexeze la respectiva propunere, înainte de a o supune aprobării administraţiilor poştale ale ţărilor membre;
9.8. – să recomande, dacă este necesar, şi, eventual, după aprobarea de către Consiliul de administraţie şi după consultarea ansamblului administraţiilor poştale, adoptarea unei reglementări sau a unei noi practici, aşteptînd ca în această materie să decidă congresul;
9.9. – să elaboreze şi să prezinte, sub formă de recomandări, administraţiilor poştale, norme în materie tehnică, de exploatare şi în alte domenii de competenţa sa, în care o practică uniformă este indispensabilă. La fel procedează, în caz de nevoie, şi pentru normele pe care deja le-a stabilit;
9.10. – să elaboreze, cu ajutorul Biroului internaţional, precum şi în consultare cu Consiliul de administraţie şi cu aprobarea acestuia, proiectul de plan strategic, care urmează să fie supus congresului; să revizuiască planul aprobat de către congres, în fiecare an, de asemenea, cu ajutorul Biroului internaţional şi cu aprobarea Consiliului de administraţie;
9.11. – să aprobe raportul anual, stabilit de Biroul internaţional asupra activităţilor Uniunii, în părţile sale care au tratat responsabilităţile şi funcţiile Consiliului de exploatare poştală;
9.12. – să decidă asupra contactelor ce urmează a fi luate cu administraţiile poştale, în vederea îndeplinirii funcţiilor sale;
9.13. – să procedeze la studierea problemelor de învăţămînt şi de formare profesională, care interesează ţările noi şi ţările în curs de dezvoltare;
9.14. – să ia măsurile necesare în vederea studierii şi difuzării experienţelor şi progreselor realizate de anumite ţări în domeniul tehnicii, exploatării, economiei şi formării profesionale, care interesează serviciile poştale;
9.15. – să studieze situaţia actuală şi necesităţile serviciilor poştale în ţările noi şi în ţările în curs de dezvoltare şi să elaboreze recomandările convenabile asupra căilor şi mijloacelor de ameliorare a serviciilor poştale în aceste ţări;
9.16. – să ia, după înţelegerea cu Consiliul de administraţie, măsurile corespunzătoare în domeniul cooperării tehnice cu toate ţările membre ale Uniunii, în special cu ţările noi şi cu ţările în curs de dezvoltare;
9.17. – să examineze toate celelalte probleme care îi sunt supuse de către un membru al Consiliului de exploatare poştală, de către Consiliul de administraţie sau de către oricare administraţie a unei ţări membre.
10. Membrii Consiliului de exploatare poştală participă efectiv la activităţile acestuia. Administraţiile poştale ale ţărilor membre, care nu aparţin Consiliului de exploatare poştală, pot, la cererea lor, să colaboreze la studiile întreprinse, respectînd condiţiile pe care acesta le poate stabili pentru a asigura randamentul şi eficacitatea muncii sale. Ele pot fi, de asemenea, solicitate pentru a prezida grupuri de lucru, atunci cînd cunoştinţele sau experienţa lor justifică acest lucru.
11. Consiliul de exploatare poştală stabileşte, în sesiunea sa, care precede congresul, proiectul de program de lucru de bază al viitorului consiliu, ce urmează a fi supus congresului, ţinînd seama de proiectul planului strategic, precum şi de solicitările ţărilor membre ale Uniunii, ale Consiliului de administraţie şi ale Biroului internaţional. Acest program de bază, cuprinzînd, un număr limitat de studii asupra subiectelor de actualitate şi de interes comun, este revizuibil în fiecare an, în funcţie de noile realităţi şi de priorităţi.
12. Pentru a asigura o legătură eficace între lucrările celor două organe, Consiliul de administraţie poate desemna reprezentanţi pentru a asista în calitate de observatori la reuniunile Consiliului de exploatare poştală.
13. Consiliul de exploatare poştală poate invita la reuniunile sale, fără drept de vot:
13.1. – orice organism internaţional sau orice persoană calificată, pe care el doreşte să o asocieze la lucrările sale;
13.2. – administraţiile poştale ale ţărilor membre care nu aparţin Consiliului de exploatare poştală;
13.3. – orice asociaţie sau întreprindere, pe care el doreşte să o consulte asupra problemelor privind activităţile sale.
2. Consiliul de exploatare poştală întocmeşte, pentru Consiliul de administraţie, un raport anual asupra activităţilor sale.
3. Consiliul de exploatare întocmeşte, în atenţia congresului, un raport asupra ansamblului activităţii sale şi îl transmite administraţiilor poştale ale ţărilor membre, cu cel puţin două luni înainte de deschiderea congresului.
2. Fiecare congres poate modifica acest regulament în condiţiile fixate în regulamentul său interior.
Sunt utilizate, de asemenea, şi alte limbi, cu condiţia ca ţările membre care solicită acest lucru să suporte toate costurile aferente.
2. Ţara sau ţările membre care solicită utilizarea unei alte limbi decît limba oficială constituie un grup lingvistic. Ţările membre care utilizează limba oficială constituie grupul lingvistic francez.
3. Documentaţia este publicată de către Biroul internaţional în limba oficială şi în limbile celorlalte grupuri lingvistice constituite, fie direct, fie prin intermediul birourilor regionale ale acestor grupuri, conform modalităţilor convenite cu Biroul internaţional. Publicarea în diferite limbi este realizată conform aceluiaşi model.
4. Documentaţia publicată direct de către Biroul internaţional este, în măsura posibilului, distribuită simultan în diferitele limbi solicitate.
5. Corespondenţa dintre administraţiile poştale şi Biroul internaţional şi dintre acesta din urmă şi terţi poate fi schimbată în oricare limbă pentru care Biroul internaţional dispune de un serviciu de traduceri.
6. Cheltuielile de traducere într-o limbă, indiferent care ar fi ea, inclusiv cele care rezultă din aplicarea paragrafului 5, sunt suportate de către grupul lingvistic care a solicitat această limbă. Sunt suportate de către grupul lingvistic francez cheltuielile de traducere în limba oficială a documentelor şi corespondenţei primite în limbile engleză, arabă şi spaniolă. Toate celelalte cheltuieli aferente furnizării documentelor sunt suportate de către Uniune. Plafonul cheltuielilor de suportat de către Uniune pentru producerea documentelor în germană, chineză, portugheză şi rusă este fixat printr-o rezoluţie a congresului.
7. Cheltuielile de suportat de către un grup lingvistic sunt repartizate între membrii acestui grup în mod proporţional cu contribuţia lor la cheltuielile Uniunii. Aceste cheltuieli pot fi repartizate între membrii grupului lingvistic, conform unei chei de repartiţie, cu condiţia ca cei interesaţi să se înţeleagă asupra acestui subiect şi să îşi notifice hotărîrea lor către Biroul internaţional prin intermediul unui purtător de cuvînt al grupului.
8. Biroul internaţional dă curs oricărei schimbări în alegerea limbii solicitate de către o ţară membră, după o perioadă care nu trebuie să depăşească 2 ani.
9. Pentru deliberările reuniunilor organelor Uniunii, limbile franceză, engleză, spaniolă şi rusă sunt admise prin intermediul unui sistem de interpretare – cu sau fără echipament electronic -, a căror alegere este lăsată la aprecierea organizatorilor reuniunii, după consultarea directorului general al Biroului internaţional şi a ţărilor membre interesate.
10. Celelalte limbi sunt în general autorizate pentru deliberările şi reuniunile indicate la paragraful 9.
11. Delegaţiile care utilizează alte limbi îşi asigură interpretarea simultană într-una dintre limbile menţionate la paragraful 9 fie prin sistemul indicat în acelaşi paragraf, cînd modificări de ordin tehnic necesar pot fi aduse, fie prin interpreţi particulari.
12. Cheltuielile pentru serviciile de interpretare sunt repartizate între ţările membre care utilizează aceeaşi limbă, proporţional cu contribuţia lor la cheltuielile Uniunii. Totuşi cheltuielile de instalare şi întreţinere a echipamentului tehnic sunt suportate de către Uniune.
13. Administraţiile poştale pot să se înţeleagă asupra limbii care se utilizează în corespondenţa de serviciu în relaţiile lor reciproce. În lipsa unei asemenea înţelegeri, limba care se utilizează este limba franceză.
2. Cu cel puţin 7 luni înainte de deschiderea congresului, directorul general al Biroului internaţional adresează o notă guvernelor ţărilor membre, invitîndu-le să prezinte eventuale candidaturi pentru posturile de director general şi vicedirector general şi să indice, în acelaşi timp, dacă directorul general sau vicedirectorul general în funcţii sunt interesaţi într-o eventuală reînnoire a mandatului lor iniţial. Candidaturile, însoţite de un curriculum vitae, trebuie să ajungă la Biroul internaţional cu cel puţin două luni înainte de deschiderea congresului. Candidaţii trebuie să aparţină ţărilor membre care îi prezintă. Biroul internaţional elaborează documentaţia necesară pentru congres. Alegerea directorului general şi aceea a vicedirectorului general au loc pe bază de scrutin secret, prima alegere fiind realizată pentru postul de director general.
3. În caz de eliberare a postului de director general, vicedirectorul general îşi asumă funcţiile directorului general pînă la sfîrşitul mandatului prevăzut pentru acesta; el este ales în acest post şi admis din oficiu drept candidat, sub rezerva ca mandatul său iniţial ca vicedirector general să nu fi fost deja reînnoit o dată de către congresul precedent şi ca el să îşi manifeste interesul de a fi considerat drept candidat la postul de director general.
4. În caz de eliberare simultană a posturilor de director general şi de vicedirector general, Consiliul de administraţie alege, dintre candidaţii acceptaţi în urma unui concurs, un vicedirector general pentru perioada care urmează pînă la viitorul congres. Pentru prezentarea candidaturilor, se aplică, prin analogie, paragraful 2.
5. În cazul eliberării postului de vicedirector general, Consiliul de administraţie însărcinează, la propunerea directorului general, pe unul dintre subdirectorii generali ai Biroului internaţional să îşi asume, pînă la viitorul congres, funcţiile vicedirectorului general.
Totuşi, în cazul posturilor care solicită calificări speciale, directorul general poate să se adreseze în exterior. El ţine, de asemenea, seama, cu ocazia numirii unui nou funcţionar, de faptul că, în principiu, persoanele care ocupă posturile gradelor D2, D1 şi P5 trebuie să provină din diferite ţări membre ale Uniunii. Cu ocazia promovării unui funcţionar al Biroului internaţional în gradele D1 şi P5, nu este obligatoriu să se aplice acelaşi principiu. În plus, exigenţele unei repartiţii geografice echitabile şi de limbă trec, după merit, în procesul de recrutare. Directorul general informează Consiliul de administraţie o dată pe an, în raportul asupra activităţilor Uniunii, despre numirile şi promovările în gradele P4 la D1.
2. Directorul general are următoarele atribuţii:
2.1. – să asigure funcţiile de depozitar al actelor Uniunii Poştale Universale şi de intermediar în procedura de adeziune de admitere în Uniune, precum şi de ieşire din aceasta;
2.2. – să notifice ansamblului administraţiilor regulamentele de aplicare hotărîte sau revizuite de către Consiliul de exploatare poştală;
2.3. – să pregătească proiectul bugetului anual al Uniunii la un nivel cît mai scăzut posibil, compatibil cu nevoile Uniunii, şi să îl supună, în timp oportun, examinării Consiliului de administraţie; să comunice bugetul ţărilor membre ale Uniunii, după aprobarea acestuia de către Consiliul de administraţie, şi să îl execute;
2.4. – să execute activităţile specifice solicitate de către organele Uniunii şi pe cele care îi sunt atribuite prin acte;
2.5. – să ia iniţiative care să vizeze realizarea obiectivelor fixate de către organele Uniunii, în cadrul politicii stabilite şi al fondurilor disponibile;
2.6. – să supună sugestii şi propuneri Consiliului de administraţie sau Consiliului de exploatare poştală;
2.7. – să pregătească, pentru Consiliul de exploatare poştală şi pe baza directivelor date de către acesta din urmă, proiectul planului strategic de supus congresului şi proiectul de revizuire anuală a planului;
2.8. – să asigure reprezentarea Uniunii;
2.9. – să servească drept intermediar în relaţiile dintre:
– Uniunea Poştală Universală şi uniunile restrînse;
– Uniunea Poştală Universală şi Organizaţia Naţiunilor Unite;
– Uniunea Poştală Universală şi organizaţiile internaţionale a căror activitate prezintă un interes pentru Uniune;
– Uniunea Poştală Universală şi organismele internaţionale, asociaţiile sau întreprinderile pe care organele Uniunii doresc să le consulte sau să le asocieze la lucrările lor;
2.10. – să îşi asume funcţia de secretar general al organelor Uniunii şi să supravegheze, cu acest titlu, ţinînd seama de dispoziţiile speciale ale prezentului regulament, în special:
– pregătirea şi organizarea lucrărilor organelor Uniunii;
– elaborarea, producerea şi distribuirea documentelor, rapoartelor şi proceselor-verbale;
– funcţionarea secretariatului în timpul reuniunilor organelor Uniunii;
2.11. – să asiste la şedinţele organelor Uniunii şi să ia parte la deliberări, fără drept de vot, cu posibilitatea de a se face reprezentat.
2. În caz de absenţă sau indisponibilitate a directorului general, vicedirectorul general exercită puterile acestuia. Acelaşi lucru se întîmplă şi în caz de eliberare a postului de director general prevăzut în art. 109 paragraful 3.
2. El este însărcinat, în special, să reunească, să coordoneze, să publice şi să distribuie informaţii de orice natură, care interesează serviciul poştal internaţional; să emită, la cererea părţilor în cauză, un aviz asupra problemelor litigioase; să dea urmare cererilor de interpretare şi de modificare a actelor Uniunii şi, în general, să realizeze studii şi lucrări de redactare sau de documentare pe care respectivele acte i le atribuie sau care ar fi în interesul Uniunii.
3. El realizează şi anchetele care sunt solicitate de către administraţiile poştale, în vederea cunoaşterii opiniei celorlalte administraţii asupra unei probleme determinate. Rezultatul unei anchete nu reprezintă caracterul unui vot şi nu se leagă formal de aceasta.
4. El intervine, cu titlul de oficiu de compensare, în lichidarea conturilor de orice natură, referitoare la serviciul poştal internaţional, între administraţiile poştale care solicită această intervenţie.
2. Biroul internaţional are grijă ca actele uniunilor restrînse şi aranjamentele speciale să nu prevadă condiţii mai puţin favorabile pentru public decît cele care sunt prevăzute în actele Uniunii şi să informeze administraţiile poştale de existenţa uniunilor şi a aranjamentelor sus-menţionate. El semnalează Consiliului de administraţie orice neregulă constatată în virtutea prezentei dispoziţii.
a) sunt admise propunerile care parvin Biroului internaţional cu cel puţin 6 luni înainte de data fixată pentru congres;
b) nici o propunere de ordin redacţional nu este admisă în timpul perioadei de 6 luni care precede data fixată pentru congres;
c) propunerile de fond, care parvin Biroului internaţional în intervalul cuprins între 6 şi 4 luni înainte de data fixată pentru congres, nu sunt admise decît dacă ele sunt sprijinite de cel puţin două administraţii;
d) propunerile de fond, care parvin Biroului internaţional în intervalul cuprins între 4 şi 2 luni, care precede data fixată pentru congres, nu sunt admise decît dacă ele sunt sprijinite de cel puţin opt administraţii. Propunerile care parvin ulterior nu sunt admise;
e) declaraţiile de sprijin trebuie să parvină Biroului internaţional în acelaşi timp cu propunerile la care se referă.
2. Propunerile privind Constituţia Uniunii Poştale Universale sau regulamentul general trebuie să parvină Biroul internaţional cu cel puţin 6 luni înainte de deschiderea congresului; acelea care parvin ulterior acestei date, dar înainte de deschiderea congresului, nu pot fi luate în considerare decît dacă congresul decide astfel cu majoritate de două treimi din numărul ţărilor reprezentate în congres şi dacă sunt respectate condiţiile prevăzute la paragraful 1.
3. Fiecare propunere nu trebuie să aibă, în principiu, decît un obiectiv şi să nu conţină decît modificări referitoare la acest obiectiv.
4. Propunerile de ordin redacţional sunt prevăzute, în antet, de către administraţiile care le prezintă, cu menţiunea "Propunere de ordin redacţional” şi publicate de către Biroul internaţional sub un număr urmat de litera “R”. Propunerile neprevăzute cu această menţiune, dar care, după părerea Biroului internaţional, nu sunt dec`t redacţionale, sunt publicate cu o menţiune corespunzătoare; Biroul internaţional întocmeşte pentru congres o listă a acestor propuneri.
5. Procedura descrisă la paragrafele 1 şi 4 nu se aplică nici propunerilor privind regulamentul interior al congreselor şi nici amendamentelor la propunerile deja făcute.
2. Aceste propuneri sunt adresate celorlalte administraţii poştale prin intermediul Biroului internaţional.
3. Propunerile privind regulamentele de aplicare nu au nevoie de sprijin, dar nu sunt luate în considerare de către Consiliul de exploatare poştală, decît dacă acesta le aprobă în regim de urgentă necesitate.
2. Propunerile de modificare a regulamentelor de aplicare sunt tratate de către Consiliul de exploatare poştală.
3. Dacă propunerea priveşte un aranjament sau protocolul său final, numai administraţiile poştale ale ţărilor membre care sunt parte la acest aranjament pot lua parte la operaţiunile descrise în paragraful 1.
2. Modificările aduse de către Consiliul de exploatare poştală regulamentelor de aplicare şi protocoalelor lor finale sunt notificate administraţiilor poştale de către Biroul internaţional. Acelaşi lucru este valabil pentru interpretările vizate la art. 59.3.3.2. al convenţiei şi ale dispoziţiilor corespunzătoare din aranjamente.
2. Sub rezerva paragrafului 1, deciziile de modificare a actelor Uniunii, care sunt adoptate între două congrese, nu sunt executorii decît la cel puţin 3 luni după notificarea lor.
– 35.278.600 franci elveţieni, pentru anul 1996;
– 35.126.900 franci elveţieni, pentru anul 1997;
– 35.242.900 franci elveţieni, pentru anul 1998;
– 35.451.300 franci elveţieni, pentru anul 1999;
– 35.640.700 franci elveţieni, pentru anul 2000.
Limita de bază pentru anul 2000 se aplică şi anilor ulteriori, în caz de am“nare a congresului prevăzut pentru anul 1999.
2. Cheltuielile aferente reuniunilor viitorului congres (deplasarea secretariatului, cheltuieli de transport, cheltuieli de instalare tehnică a interpretării simultane, cheltuieli de reproducere a documentelor în timpul congresului etc.) nu trebuie să depăşească limita de 3.599.300 franci elveţieni.
2bis. Consiliul de administraţie este autorizat să depăşească limitele fixate la paragraful 1 pentru a ţine seama de reeditarea Nomenclaturii internaţionale a birourilor de poştă. Valoarea totală a depăşirii autorizate în acest scop nu trebuie să depăşească 900.000 franci elveţieni.
3. Consiliul de administraţie este autorizat să depăşească limitele fixate la paragrafele 1 şi 2 pentru a ţine seama de majorările treptelor de prelucrare, de contribuţii cu titlul de pensii sau indemnizaţii, inclusiv de indemnizaţii de post, admise de Organizaţia Naţiunilor Unite pentru a fi aplicate personalului lor în funcţie la Geneva.
4. Consiliul de administraţie este, de asemenea, autorizat să ajusteze, în fiecare an, valoarea cheltuielilor, altele decît cele referitoare la personal, în funcţie de indicele elveţian al preţului de consum.
5. Prin derogare de la paragraful 1, Consiliul de administraţie sau, în caz de extremă urgenţă, directorul general poate autoriza depăşirea limitelor fixate pentru a face faţă reparaţiilor importante şi neprevăzute ale clădirii Biroului internaţional, fără ca valoarea acestora să depăşească 125.000 de franci elveţieni pe an.
6. Dacă apar ca insuficiente creditele prevăzute la paragrafele 1 şi 2, pentru a asigura buna funcţionare a Uniunii, aceste limite nu pot fi depăşite decît cu aprobarea majorităţii ţărilor membre ale acesteia. Orice consultaţie trebuie să comporte o expunere completă a faptelor care justifică o asemenea cerere.
7. Ţările care aderă la Uniune sau care sunt admise în calitate de membre ale acesteia, precum şi cele care ies din Uniune trebuie să-şi achite cotizaţia pentru întregul an în cursul căruia admiterea sau ieşirea lor trebuie efectuată.
8. Ţările membre plătesc în avans partea lor de contribuţie la cheltuielile anuale ale Uniunii, pe baza bugetului stabilit de către Consiliul de administraţie. Aceste părţi de contribuţie trebuie să fie plătite cel mai tîrziu în prima zi a exerciţiului financiar la care se raportează bugetul. Dacă acest termen este depăşit, sumele datorate sunt producătoare de dobînzi în profitul Uniunii, respectiv 3% pe an, în timpul primelor şase luni, şi 6% pe an începînd cu a şaptea lună.
9. În împrejurări excepţionale, Consiliul de administraţie poate absolvi o ţară membră de toate dobînzile datorate sau de o parte din ele, dacă aceasta s-a achitat, în capital, de toate datoriile restante.
10. O ţară membră poate, de asemenea, să fie absolvită, în cadrul unui plan de amortizare a conturilor sale întîrziate, aprobat de către Consiliul de administraţie, de toate dobînzile acumulate sau de o parte dintre ele ori invers; absolvirea este totuşi condiţionată de executarea completă şi punctuală a planului de amortizare, într-un termen convenit la maximum 5 ani.
11. Pentru a acoperi insuficienţele de trezorerie ale Uniunii, s-a constituit un fond de rezervă, a cărui valoare este fixată de către Consiliul de administraţie. Acest fond este alimentat în primul rînd prin excedente bugetare. El poate servi şi pentru echilibrarea bugetului sau pentru reducerea valorii contribuţiilor ţărilor membre.
12. În ceea ce priveşte insuficienţele trecătoare ale trezoreriei, Guvernul Confederaţiei Elveţiene face, pe termen scurt, avansurile necesare, conform condiţiilor care sunt fixate de comun acord. Acest guvern supraveghează fără remuneraţie ţinerea conturilor financiare, precum şi contabilitatea Biroului internaţional, în limitele condiţiilor fixate de către congres.
– clasa de 50 de unităţi;
– clasa de 40 de unităţi;
– clasa de 35 de unităţi;
– clasa de 25 de unităţi;
– clasa de 20 de unităţi;
– clasa de 15 unităţi;
– clasa de 10 unităţi;
– clasa de 5 unităţi;
– clasa de 3 unităţi;
– clasa de 1 unităţi.
Clasa de 0,5 unităţi este rezervată ţărilor mai puţin avansate, enumerate de către Organizaţia Naţiunilor Unite, şi altor ţări desemnate de către Consiliul de administraţie.
2. În afara claselor de contribuţie enumerate la paragraful 1, orice ţară membră poate să aleagă plata unui număr de unităţi de contribuţie mai mari de 50 de unităţi.
3. Ţările membre sunt înscrise într-una dintre clasele de contribuţie de mai sus, în momentul admiterii lor sau al aderării lor la Uniune, conform procedurii vizate la art. 21 paragraful 4 din Constituţia Uniunii Poştale Universale.
4. Ţările membre pot schimba ulterior clasa de contribuţie, cu condiţia ca această schimbare să fie notificată Biroului internaţional înainte de deschiderea congresului. Această notificare, care este adusă la cunoştinţă congresului, are efect la data intrării în vigoare a dispoziţiilor financiare, hotărîtă de către congres.
5. Ţările membre nu pot să solicite a fi declasate mai mult cu o clasă în acelaşi timp. Ţările membre care nu îşi fac cunoscută dorinţa de a schimba clasa de contribuţie înainte de deschiderea congresului sunt menţinute în clasa la care au aparţinut pînă atunci.
6. Totuşi, în împrejurări excepţionale, cum ar fi catastrofele naturale care necesită programe de ajutor internaţional, Consiliul de administraţie poate autoriza declasarea cu o clasă de contribuţie, la cererea unei ţări membre, dacă aceasta dovedeşte că nu îşi mai poate menţine contribuţia conform clasei alese iniţial.
7. Prin derogarea de la paragrafele 4 şi 5, surclasările nu sunt supuse nici unei restricţii.
2. În cazul în care una dintre administraţiile în cauză nu dă urmare unei propuneri de arbitraj în termen de 6 luni, Biroul internaţional, dacă cererea i-a fost adresată lui, provoacă la rîndul său desemnarea unui arbitru prin administraţia absentă sau îi desemnează el însuşi unul din oficiu.
3. Părţile în cauză pot conveni, de comun acord, desemnarea unui arbitru unic, care poate fi Biroul internaţional.
4. Deciziile arbitrilor sunt luate cu majoritate de voturi.
5. În cazul unor păreri împărţite, arbitrii aleg, pentru a tranşa diferendul, o altă administraţie poştală, şi ea dezinteresată în litigiu. În lipsa unei înţelegeri asupra alegerii, această administraţie este desemnată de către Biroul internaţional dintre administraţiile nepropuse de către arbitri.
6. Dacă este vorba de un diferend privind unul dintre aranjamente, arbitrii nu pot fi desemnaţi în afara administraţiilor care participă la acest aranjament.
Drept pentru care, plenipotenţiarii guvernelor ţărilor membre au semnat prezentul regulament general într-un exemplar, care este depus pe lîngă directorul general al Biroului internaţional. O copie de pe acesta va fi remisă fiecărei părţi de către guvernul ţării gazdă a congresului.
Întocmit la Seul la 13 septembrie 1994.
2. Each member country shall arrange for its representation at Congress by one or more plenipotentiaries furnished by their Government with the necessary powers. It may, if need be, arrange to be represented by the delegation of another member country. Nevertheless it shall be understood that a delegation may represent only one member country other than its own.
3. In debates, each country shall be entitled to one vote.
4. In principle, each Congress shall designate the country in which the next Congress will be held. If that designation proves inapplicable, the Council of Administration shall be authorized to designate the country where Congress is to meet, after consultation with the latter country.
5. After consultation with the International Bureau, the host Government shall fix the definitive date and the precise locality of Congress. In principle one year before that date the host Government shall send an invitation to the Government of each member country of the Union. This invitation may be sent direct or through the intermediary of another Government or through the Director-General of the International Bureau. The host Government shall also be responsible for notifying the decisions taken by Congress to all the Governments of member countries.
6. When a Congress has to be convened without a host Government, the International Bureau, with the agreement of the Council of Administration and after consultation with the Government of the Swiss Confederation, shall take the necessary steps to convene and organize the Congress in the country in which the seat of the Union is situated. In this event the International Bureau shall perform the functions of the host Government.
7. The meeting place of an Extraordinary Congress shall be fixed, after consultation with the International Bureau, by the member countries which have initiated that Congress.
8. Paragraphs 2 to 6 shall be applicable by analogy to Extraordinary Congresses.
2. The chairmanship shall devolve by right on the host country of Congress. If that country waives this right, it shall become a de jure member and, as a result, the geographical group to which it belongs shall have at its disposal an additional seat, to which the restrictive provisions of paragraph 3 shall not apply. In that case, the Council of Administration shall elect to the chairmanship one of the member countries belonging to the geographical group of the host country.
3. The forty other members of the Council of Administration shall be elected by Congress on the basis of an equitable geographical distribution. At least a half of the membership shall be renewed at each Congress; no member may be chosen by three successive Congresses.
4. Each member of the Council of Administration shall appoint its representative, who shall be competent in postal matters.
5. The office of member of the Council of Administration shall be unpaid. The operational expenses of this Council shall be borne by the Union.
6. The Council of Administration shall have the following functions:
6.1. to supervise the activities of the Union between Congresses, ensuring compliance with the decisions of Congress, studying questions with respect to governmental policies on postal issues, and taking account of international regulatory developments such as those relating to trade in services and to competition;
6.2. to consider and approve, within the framework of its competence, any action considered necessary to safeguard and enhance the quality of and to modernize the international postal service;
6.3. to promote, coordinate and supervise all forms of postal technical assistance within the framework of international technical cooperation;
6.4. to consider and approve the annual budget and accounts of the Union;
6.5. to authorize the ceiling of expenditure to be exceeded, if circumstances so require, in accordance with article 125, paragraphs 2bis, 3, 4 and 5;
6.6. to lay down the Financial Regulations of the UPU;
6.7. to lay down the rules governing the Reserve Fund;
6.8. to lay down the rules governing the Special Fund;
6.9. to lay down the rules governing the Special Activities Fund;
6.10. to lay down the rules governing the Voluntary Fund;
6.11. to provide control over the activities of the International Bureau;
6.12. to authorize election of a lower contribution class, if it is so requested, in accordance with the conditions set out in article 126, paragraph 6;
6.13. to lay down the Staff Regulations and the conditions of service of the elected officials;
6.14. to create or abolish International Bureau posts taking into account the restrictions imposed by the expenditure ceiling fixed;
6.15. to appoint or promote officials to the grade of Assistant Director-General (D 2);
6.16. to lay down the Regulations of the Social Fund;
6.17. to approve the annual report on the work of the Union prepared by the International Bureau and where appropriate to furnish observations on it;
6.18. to decide on the contacts to be established with postal administrations in order to carry out its functions;
6.19. after consulting the Postal Operations Council, to decide on the contacts to be established with the organizations which are not de jure observers, to consider and approve the reports by the International Bureau on UPU relations with other international bodies and to take the decisions which it considers appropriate on the conduct of such relations and the action to be taken on them; to designate in due course the intergovernmental and non-governmental international organizations which should be invited to be represented at a Congress and to instruct the Director-General to issue the necessary invitations;
6.20. to establish principles, as may be considered necessary, for the Postal Operations Council to take into account in its study of questions with major financial repercussions (charges, terminal dues, transit charges, basic airmail conveyance rates and the posting abroad of letter-post items), to follow closely the study of these questions, and to review and approve, for conformity with the aforementioned principles, Postal Operations Council proposals relating to these questions;
6.21. to study, at the request of Congress, the Postal Operations Council or postal administrations, administrative, legislative and legal problems concerning the Union or the international postal service; it shall be for the Council of Administration to decide, in the above-mentioned fields, whether it is expedient to undertake the studies requested by postal administrations between Congresses;
6.22. to approve the recommendations of the Postal Operations Council for the amendment, between two Congresses and in accordance with the procedure laid down in the Universal Postal Convention, of the postage charges for letter-post items;
6.23. to formulate proposals which shall be submitted for the approval either of Congress or of postal administrations in accordance with article 122;
6.24. to approve, within the framework of its competence, the recommendations of the Postal Operations Council for the adoption, if necessary, of regulations or of a new procedure until such time as Congress takes a decision in the matter;
6.25. to consider the annual report prepared by the Postal Operations Council and any proposals submitted by the Council;
6.26. to submit subjects for study to the Postal Operations Council for examination in accordance with article 104, paragraph 9.17;
6.27. to designate the country where the next Congress is to be held in the case provided for in article 101, paragraph 4;
6.28. to determine in due course and after consulting the Postal Operations Council, the number of Committees required to carry out the work of Congress and to specify their functions;
6.29. to designate, after consulting the Postal Operations Council and subject to the approval of Congress, the member countries prepared:
- to assume the vice-chairmanships of Congress and the chairmanships and vice-chairmanships of the Committees, taking as much account as possible of the equitable geographical distribution of the member countries; and
- to sit on the restricted Committees of Congress;
6.30. to decide whether minutes of meetings of a Committee of Congress should be replaced by reports;
6.31. to review and approve the draft Strategic Plan for presentation to Congress developed by the Postal Operations Council with the support of the International Bureau; to review and approve annual revisions of the Plan approved by Congress on the basis of recommendations from the Postal Operations Council, and to consult with the Postal Operations Council on the development and annual updating of the Plan.
7. In appointing officials to grade D 2, the Council of Administration shall consider the professional qualifications of the candidates recommended by the postal administrations of the member countries of which the candidates are nationals, ensuring that the posts of Assistant Director-General are as far as possible filled by candidates from different regions and from regions other than those from which the Director-General and Deputy Director-General originate, bearing in mind the paramount consideration of the efficiency of the International Bureau, while giving due weight to the Bureau’s internal promotion arrangements.
8. At its first meeting, which shall be convened by the Chairman of Congress, the Council of Administration shall elect four Vice-Chairmen from among its members and draw up its Rules of Procedure.
9. On convocation by its Chairman, the Council of Administration shall meet in principle once a year, at Union headquarters.
10. The Chairman, the Vice-Chairmen, the Committee Chairmen and the Chairman of the Strategic Planning Working Party of the Council of Administration shall form the Management Committee. This Committee shall prepare and direct the work of each session of the Council of Administration and take on all the tasks which the latter decides to assign to it or the need for which arises in the course of the strategic planning process.
11. The representative of each of the members of the Council of Administration participating in its meetings, except for meetings which take place during Congress, shall be entitled to reimbursement of the cost of either an economy class return air ticket or first class return rail ticket, or expenses incurred for travel by any other means subject to the condition that the amount does not exceed the price of the economy class return ticket. The same entitlement shall be granted to each member of its Committees, Working Parties or other bodies when these meet outside Congress and the sessions of the Council.
12. The Chairman of the Postal Operations Council shall represent that body at meetings of the Council of Administration on the agenda of which there are questions of interest to the body which he directs.
13. To ensure effective liaison between the work of the two bodies, the Postal Operations Council may designate representatives to attend Council of Administration meetings as observers.
14. The postal administration of the country in which the Council of Administration meets shall be invited to take part in the meetings in the capacity of observer, if that country is not a member of the Council of Administration.
15. The Council of Administration may invite any international body , any representative of an association or enterprise, or any qualified person whom it wishes to associate with its work to its meetings, without the right to vote. It may also invite, under the same conditions, one or more postal administrations of member countries concerned with questions on its agenda.
16. The members of the Council of Administration shall take an active part in its work. Member countries not belonging to the Council of Administration may, at their request, cooperate in the studies undertaken, subject to such conditions as the Council may establish to ensure the efficiency and effectiveness of its work. They may also be invited to chair Working Parties when their experience or expertise justifies it. The participation of member countries not belonging to the Council of Administration shall be carried out without additional expense for the Union.
2. The Council of Administration shall make to Congress a comprehensive report on its work and send it to postal administrations at least two months before the opening of Congress.
2. The members of the Postal Operations Council shall be elected by Congress on the basis of qualified geographical distribution. Twenty-four seats shall be reserved for developing countries and sixteen seats for developed countries. At least half of the members shall be renewed at each Congress.
3. The representative of each of the members of the Postal Operations Council shall be appointed by the postal administration of his country. This representative shall be a qualified official of the postal administration.
4. The operational expenses of the Postal Operations Council shall be borne by the Union. Its members shall not receive any payment. Travelling and living expenses incurred by representatives of administrations participating in the Postal Operations Council shall be borne by those administrations. However, the representative of each of the countries considered to be disadvantaged according to the lists established by the United Nations shall, except for meetings which take place during Congress, be entitled to reimbursement of the price of an economy class return air ticket or first class return rail ticket, or expenses incurred for travel by any other means, subject to the condition that the amount does not exceed the price of the economy class return air ticket.
5. At its first meeting, which shall be convened and opened by the Chairman of Congress, the Postal Operations Council shall choose from among its members a Chairman, a Vice-Chairman, the Committee Chairmen and the Chairman of the Strategic Planning Working Party .
6. The Postal Operations Council shall draw up its Rules of Procedure.
7. In principle, the Postal Operations Council shall meet every year at Union headquarters. The date and place of the meeting shall be fiĚ by its Chairman in agreement with the Chairman of the Council of Administration and the Director-General of the International Bureau.
8. The Chairman, the Vice-Chairman, the Committee Chairmen and the Chairman of the Strategic Planning Working Party of the Postal Operations Council shall form the Management Committee. This Committee shall prepare and direct the work of each meeting of the Postal Operations Council and take on all the tasks which the latter decides to assign to it or the need for which arises in the course of the strategic planning process.
9. The functions of the Postal Operations Council shall be the following:
9.1. to conduct the study of the most important operational, commercial, technical, economic and technical cooperation problems which are of interest to postal administrations of all member countries, including questions with major financial repercussions (charges, terminal dues, transit charges, airmail conveyance rates, parcel-post rates, and the posting abroad of letter-post items), and to prepare information, opinions and recommendations for action on them;
9.2. to revise the Detailed Regulations of the Union within six months following the end of the Congress unless the latter decides otherwise; in case of urgent necessity, the Postal Operations Council may also amend the said Regulations at other sessions; in both cases, the Operations Council shall be subject to Council of Administration guidance on matters of fundamental policy and principle;
9.3. to coordinate practical measures for the development and improvement of international postal services;
9.4. to take, subject to Council of Administration approval within the framework of the latter’s competence, any action considered necessary to safeguard and enhance the quality of and to modernize the international postal service;
9.5. to revise and amend, between two Congresses, in accordance with the procedure laid down in the Universal Postal Convention, and subject to Council of Administration approval, the postage charges for letter-post items;
9.6. to formulate proposals which shall be submitted for the approval either of Congress or of postal administrations in accordance with article 122; the approval of the Council of Administration is required when these proposals concern questions within the latter’s competence;
9.7. to examine, at the request of the postal administration of a member country, any proposal which that administration forwards to the International Bureau under article 121, to prepare observations on it and to instruct the International Bureau to annex these observations to the proposal before submitting it for approval to the postal administrations of member countries;
9.8. to recommend, if necessary, and where appropriate after approval by the Council of Administration and consultation of all the postal administrations, the adoption of regulations or of a new procedure until such time as Congress takes a decision in the matter;
9.9. to prepare and issue, in the form of recommendations to postal administrations, standards for technological, operational and other processes within its competence where uniformity of practice is essential; it shall similarly issue, as required, amendments to standards it has already set;
9.10. to develop, with the support of the International Bureau and in consultation with and with the approval of the Council of Administration, the draft Strategic Plan for consideration by Congress, and to revise the Plan approved by Congress on an annual basis, also with the support of the International Bureau and the approval of the Council of Administration;
9.11. to approve those parts of the annual report on the work of the Union prepared by the International Bureau which concern the responsibilities and functions of the Postal Operations Council;
9.12. to decide on the contacts to be established with postal administrations in order to carry out its functions;
9.13. to study teaching and vocational training problems of interest to the new and developing countries;
9.14. to take the necessary steps to study and publicize the experiments and progress made by certain countries in the technical, operational, economic and vocational training fields of interest to the postal services;
9.15. to study the present position and needs of the postal services in the new and developing countries and to prepare appropriate recommendations on ways and means of improving the postal services in those countries;
9.16. to take, in consultation with the Council of Administration, appropriate steps in the sphere of technical cooperation with all member countries of the Union and in particular with the new and developing countries;
9.17. to examine any other questions submitted to it by a member of the Postal Operations Council, by the Council of Administration or by any administration of a member country.
10. The members of the Postal Operations Council shall take an active part in its work. The postal administrations of member countries not belonging to the Postal Operations Council may, at their request, cooperate in the studies undertaken, subject to such conditions as the Council may establish to ensure the efficiency and effectiveness of its work. Such postal administrations may also be requested to chair Working Parties where their expertise or experience justify it.
11. The Postal Operations Council shall, at its last session before Congress, prepare for submission to Congress the draft basic work programme of the next Council, taking into account the draft Strategic Plan as well as the requests of member countries of the Union and of the Council of Administration and the International Bureau. This basic programme, which shall include a limited number of studies on topical subjects of common interest, shall be subject to review annually in the light of new realities and priorities.
12. In order to ensure effective liaison between the work of the two bodies, the Council of Administration may designate representatives to attend Postal Operations Council meetings as observers.
13. The Postal Operations Council may invite the following to take part in its meetings without the right to vote:
13.1. any international body or any qualified person whom it wishes to associate with its work;
13.2. postal administrations of member countries not belonging to the Postal Operations Council;
13.3. any association or enterprise that it wishes to consult with respect to its work.
2. The Postal Operations Council shall prepare for the Council of Administration an annual report on its work.
3. The Postal Operations Council shall prepare for Congress a comprehensive report on its work and send it to postal administrations of member countries at least two months before the opening of Congress.
2. Each Congress may amend these rules under the conditions laid down in the Rules of Procedure themselves.
Other languages may also be used on condition that the member countries which have made the request shall bear all of the costs involved.
2. The member country or countries which have requested a language other than the official language constitute a language group. The member countries using the official language shall constitute the French Language Group.
3. Documentation shall be published by the International Bureau in the official language and in the languages of the other duly constituted language groups, either directly or through the intermediary of the regional offices of those groups in conformity with the procedures agreed with the International Bureau. Publication in the different languages shall be effected in accordance with a common standard.
4. Documentation published directly by the International Bureau shall, as far as possible, be distributed simultaneously in the different languages requested.
5. Correspondence between the postal administrations and the International Bureau and between the latter and outside entities may be exchanged in any language for which the International Bureau has available a translation service.
6. The costs of translation into any language, including those resulting from the application of paragraph 5, shall be borne by the language group which has asked for that language. The French Language Group shall bear the cost of translation into the official language of documents and correspondence received in Arabic, English and Spanish. All other costs involved in the supply of documents shall be borne by the Union. The ceiling of the costs to be borne by the Union for the production of documents in Chinese, German, Portuguese and Russian shall be fixed by a Congress resolution.
7. The costs to be borne by a language group shall be divided among the members of that group in proportion to their contributions to the expenses of the Union. These costs may be divided among the members of the language group according to another system, provided that the countries concerned agree to it and inform the International Bureau of their decision through the intermediary of the spokesman of the group.
8. The International Bureau shall give effect to any change in the choice of language requested by a member country after a period which shall not exceed two years.
9. For the discussions at meetings of the Union’s bodies, the French, English, Spanish and Russian languages shall be admissible, by means of a system of interpretation with or without electronic equipment the choice being left to the judgment of the organizers of the meeting after consultation with the Director-General of the International Bureau and the member countries concerned.
10. Other languages shall likewise be admissible for the discussions and meetings mentioned in paragraph 9.
11. Delegations using other languages shall arrange for simultaneous interpretation into one of the languages mentioned in paragraph 9, either by the system indicated in the same paragraph, when the necessary technical modifications can be made, or by individual interpreters.
12. The costs of the interpretation services shall be shared among the member countries using the same language in proportion to their contributions to the expenses of the Union. However, the costs of installing and maintaining the technical equipment shall be borne by the Union.
13. Postal administrations may come to an understanding about the language to be used for official correspondence in their relations with one another. In the absence of such an understanding the language to be used shall be French.
2. At least seven months before the opening of Congress, the Director-General of the International Bureau shall send a memorandum to the Governments of member countries inviting them to submit their applications, if any, for the posts of Director-General and Deputy Director-General and indicating at the same time whether the Director-General and Deputy Director-General in office are interested in a renewal of their initial term of office. The applications, accompanied by a curriculum vitae, must reach the International Bureau at least two months before the opening of Congress. The candidates must be nationals of the member countries which put them forward. The International Bureau shall prepare the election documents for Congress. The election of the Director-General and that of the Deputy Director-General shall take place by secret ballot, the first election being for the post of Director-General.
3. If the post of Director-General falls vacant, the Deputy Director-General shall take over the functions of Director-General until the expiry of the latter’s term of office; he shall be eligible for election to that post and shall automatically be accepted as a candidate, provided that his initial term of office as Deputy Director-General has not already been renewed once by the preceding Congress and that he declares his interest in being considered as a candidate for the post of Director-General.
4. If the posts of Director-General and Deputy Director-General fall vacant at the same time, the Council of Administration shall elect, on the basis of the applications received following notification of the vacancies, a Deputy Director-General for the period extending up to the next Congress. With regard to the submission of applications, paragraph 2 shall apply by analogy.
5. If the post of Deputy Director-General falls vacant, the Council of Administration shall, on the proposal of the Director-General, instruct one of the Assistant Directors-General at the International Bureau to take over the functions of Deputy Director-General until the following Congress.
However, in the case of posts requiring special qualifications, the Director-General may seek applications from outside. He shall also consider, for the appointment of a new official, that, in principle, persons occupying grade D 2, D 1 and P 5 posts must be nationals of different member countries of the Union. For the promotion of an official of the International Bureau to grades D 1 and P 5, he shall not be bound to apply that principle. Moreover, the requirements of equitable geographical and language distribution shall rank behind merit in the recruitment process. The Director-General shall inform the Council of Administration once a year, in the Report on the work of the Union, of appointments and promotions in grades P 4 to D 1.
2. The Director-General shall have the following duties:
2.1. to act as depositary of the Acts of the Union and as intermediary in the procedure of accession and admission to and withdrawal from the Union;
2.2. to notify all administrations of the Detailed Regulations drawn up or revised by the Postal Operations Council;
2.3. to prepare the draft annual budget of the Union at the lowest possible level consistent with the requirements of the Union and to submit it in due course to the Council of Administration for consideration; to communicate the budget to the member countries of the Union after approval by the Council of Administration and to execute it;
2.4. to execute the specific activities requested by the bodies of the Union and those assigned to him by the Acts;
2.5. o take action to achieve the objectives set by the bodies of the Union, within the framework of the established policy and the funds available;
2.6. to submit suggestions and proposals to the Council of Administration or to the Postal Operations Council;
2.7. to prepare, for the Postal Operations Council and on the basis of directives issued by the latter, the draft Strategic Plan to be submitted to Congress and the draft annual revision;
2.8. to ensure the representation of the Union;
2.9. to act as an intermediary in relations between:
– the UPU and the Restricted Unions;
– the UPU and the United Nations;
– the UPU and the international organizations whose activities are of interest to the Union;
– the UPU and the international organizations or the associations or enterprises that the bodies of the Union wish to consult or associate with their work;
2.10. to assume the duties of Secretary-General of the bodies of the Union and supervise in this capacity and taking into account the special provisions of these General Regulations, in particular:
– the preparation and organization of the work of the Union’s bodies;
– the preparation, production and distribution of documents, reports and minutes;
– the functioning of the secretariat at meetings of the Union’s bodies;
2.11. to attend the meetings of the bodies of the Union and take part in the discussions without the right to vote, with the possibility of being represented.
2. If the Director-General is absent or prevented from discharging his duties, the Deputy Director-General shall exercise his functions. The same shall apply in the case of a vacancy in the post of Director-General as mentioned in article 109, paragraph 3.
2. In particular it shall collect, collate, publish and distribute all kinds of information of interest to the international postal service, give an opinion, at the request of the parties involved, on questions in dispute, act on requests for interpretation and amendment of the Acts of the Union and, in general, carry out such studies and editorial or documentary work as are assigned to it by those Acts or as may be referred to it in the interest of the Union.
3. It shall also conduct inquiries requested by postal administrations to obtain the views of other administrations on a particular question. The result of an inquiry shall not have the status of a vote and shall not be formally binding.
4. It shall act as a clearing house in the settlement of accounts of all kinds relating to the international postal service between postal administrations requesting this facility.
2. The International Bureau shall see that the Acts of Restricted Unions and Special Agreements do not include conditions less favourable to the public than those which are provided for in the Acts of the Union and shall inform postal administrations of the existence of such Unions and Agreements. The International Bureau shall notify the Council of Administration of any irregularity discovered through applying this provision.
(a) proposals which reach the International Bureau at least six months before the date fixed for Congress shall be accepted;
(b) no drafting proposal shall be accepted during the period of six months preceding the date fixed for Congress;
(c) proposals of substance which reach the International Bureau in the interval between six and four months before the date fixed for Congress shall not be accepted unless they are supported by at least two administrations;
(d) proposals of substance which reach the International Bureau in the interval between four and two months preceding the date fixed for Congress shall not be accepted unless they are supported by at least eight administrations; proposals which arrive after that time shall no longer be accepted;
(e) declarations of support shall reach the International Bureau within the same period as the proposals to which they refer.
2. Proposals concerning the Constitution or the General Regulations shall reach the International Bureau not later than six months before the opening of Congress; any received after that date but before the opening of Congress shall not be considered unless Congress so decides by a majority of two thirds of the countries represented at Congress and unless the conditions laid down in paragraph 1 are fulfilled.
3. Every proposal must, as a rule, have only one aim and contain only the changes justified by that aim.
4. Drafting proposals shall be headed “Drafting proposal” by the administrations which submit them and shall be published by the International Bureau under a number followed by the letter R. Proposals which do not bear this indication but which, in the opinion of the International Bureau, deal only with drafting points shall be published with an appropriate annotation; the International Bureau shall draw up a list of these proposals for Congress.
5. The procedure prescribed in paragraphs 1 and 4 shall not apply either to proposals concerning the Rules of Procedure of Congresses or to amendments to proposals already made.
2. These proposals shall be sent to other postal administrations through the intermediary of the International Bureau.
3. Proposals concerning the Detailed Regulations shall not require support but shall not be considered by the Postal Operations Council unless the latter agrees to the urgent necessity.
2. Proposals for amending the Detailed Regulations shall be dealt with by the Postal Operations Council.
3. If the proposal relates to an Agreement or its Final Protocol, only the postal administrations of member countries which are parties to that Agreement may take part in the procedure described in paragraph 1.
2. Amendments made to the Detailed Regulations and their Final Protocols by the Postal Operations Council shall be communicated to postal administrations by the International Bureau. The same shall apply to the interpretations referred to in article 59.3.3.2 of the Convention and in the corresponding provisions of the Agreements.
2. Subject to paragraph 1, decisions on amending the Acts of the Union which are adopted between Congresses shall not take effect until at least three months after their notification.
35 278 600 Swiss francs for 1996;
35 126 900 Swiss francs for 1997;
35 242 900 Swiss francs for 1998;
35 451 300 Swiss francs for 1999;
35 640 700 Swiss francs for 2000.
The basic limit for 2000 shall also apply to the following years in case the Congress scheduled for 1999 is postponed.
2. The expenditure relating to the convening of the next Congress (travelling expenses of the secretariat, transport charges, cost of installing simultaneous interpretation equipment, cost of reproducing documents during the Congress, etc) shall not exceed the limit of 3 599 300 Swiss francs.
2 bis. The Council of Administration shall be authorized to exceed the limits laid down in paragraph 1 to take account of the publication of the new edition of the International List of Post Offices. The total amount of the overrun authorized for this purpose shall not exceed 900 000 Swiss francs.
3. The Council of Administration shall be authorized to exceed the limits laid down in paragraphs 1 and 2 to take account of increases in salary scales, pension contributions or allowances, including post adjustments, approved by the United Nations for application to its staff working in Geneva.
4. The Council of Administration shall also be authorized to adjust, each year, the amount of expenditure other than that relating to staff on the basis of the Swiss consumer price index.
5. Notwithstanding paragraph 1, the Council of Administration, or in case of extreme urgency, the Director-General, may authorize the prescribed limits to be exceeded to meet the cost of major and unforeseen repairs to the International Bureau building, provided however that the amount of the increase does not exceed 125 000 Swiss francs per annum.
6. If the credits authorized in paragraphs 1 and 2 prove inadequate to ensure the smooth running of the Union, these limits may only be exceeded with the approval of the majority of the member countries of the Union. Any consultation shall include a complete description of the facts justifying such a request.
7. Countries which accede to the Union or are admitted to the status of members of the Union as well as those which leave the Union shall pay their contributions for the whole of the year during which their admission or withdrawal becomes effective.
8. Member countries shall pay their contributions to the Union’s annual expenditure in advance on the basis of the budget laid down by the Council of Administration. These contributions shall be paid not later than the first day of the financial year to which the budget refers. After that date, the sums due shall be chargeable with interest in favour of the Union at the rate of 3 percent per annum for the first six months and of 6 percent per annum from the seventh month.
9. In exceptional circumstances, the Council of Administration may release a member country from all or part of the interest owed if that country has paid the full capital amount of its debts in arrears.
10. A member country may also be released, within the framework of an amortization schedule approved by the Council of Administration for its accounts in arrears, from all or part of the interest accumulated or to accrue; such release shall, however, be subject to the full and punctual execution of the amortization schedule within an agreed period of five years at most.
11. To cover shortfalls in Union financing, a Reserve Fund shall be established the amount of which shall be fixed by the Council of Administration . This Fund shall be maintained primarily from budget surpluses. It may also be used to balance the budget or to reduce the amount of member countries’ contributions.
12. As regards temporary financing shortfalls, the Government of the Swiss Confederation shall make the necessary short-term advances, on conditions which are to be fixed by mutual agreement. That Government shall supervise, without charge, book-keeping and accounting of the International Bureau within the limits of the credits fixed by Congress.
class of 50 units;
class of 40 units;
class of 35 units;
class of 25 units;
class of 20 units;
class of 15 units;
class of 10 units;
class of 5 units;
class of 3 units;
class of 1 unit;
class of 0.5 unit, reserved for the least advanced countries as listed by the United Nations and for other countries designated by the Council of Administration.
2. Notwithstanding the contribution classes listed in paragraph 1, any member country may elect to contribute more than 50 units.
3. Member countries shall be included in one of the above-mentioned contribution classes upon their admission or accession to the Union in accordance with the procedure laid down in article 21, paragraph 4, of the Constitution.
4. Member countries may subsequently change contribution class on condition that this change is communicated to the International Bureau before the opening of Congress. This notification, which shall be brought to the attention of Congress, shall take effect on the date of the entry into force of the financial provisions drawn up by Congress.
5. Member countries may not insist on being lowered more than one class at a time. Member countries which have not made known their wish to change contribution class by the opening of Congress shall remain in the class to which they belonged up to that time.
6. Nevertheless, in exceptional circumstances such as natural disasters necessitating international aid programmes, the Council of Administration may authorize a reduction in contribution class when so requested by a member country if the said member establishes that it can no longer maintain its contribution at the class originally chosen.
7. Notwithstanding paragraphs 4 and 5, changes to a higher class shall not be subject to any restriction.
2. If one of the administrations party to the case does not act on a proposal for arbitration within a period of six months, the International Bureau, if so requested, shall itself call upon the defaulting administration to appoint an arbitrator or shall itself appoint one ex officio.
3. The parties to the case may agree to appoint a single arbitrator which may be the International Bureau.
4. The decision of the arbitrators shall be taken by a majority of votes.
5. In the event of a tie the arbitrators shall select another postal administration, not involved in the dispute either, to settle the matter. Should they fail to agree on the choice, this administration shall be appointed by the International Bureau from among administrations not proposed by the arbitrators.
6. If the dispute concerns one of the Agreements, the arbitrators may be appointed only from among the administrations that are parties to that Agreement.
In witness whereof the plenipotentiaries of the Governments of the member countries have signed these General Regulations in a single original which shall be deposited with the Director-General of the International Bureau. A copy thereof shall be delivered to each party by the Government of the country in which Congress is held.
Done at Seoul, 14 September 1994.
Subsemnaţii, plenipotenţiari ai guvernelor ţărilor membre ale Uniunii Poştale Universale, în baza prevederilor art. 22 paragraful 2 din Constituţia Uniunii Poştale Universale, adoptată la Viena la 10 iulie 1964, au hotărît de comun acord şi sub rezerva prevederilor art. 25 paragraful 4 din sus-numita Constituţie, în prezentul regulament general, următoarele dispoziţii care asigură aplicarea Constituţiei şi funcţionarea Uniunii Poştale Universale.
Capitolul I
Funcţionarea şi organele Uniunii
Articolul 101
Organizarea şi reuniunea congreselor
şi congreselor extraordinare
1. Reprezentanţii ţărilor membre se reunesc în congres cel mai tîrziu la 5 ani de la data punerii în aplicare a actelor congresului precedent.Funcţionarea şi organele Uniunii
Articolul 101
Organizarea şi reuniunea congreselor
şi congreselor extraordinare
2. Fiecare ţară membră se face reprezentată la congres de către unul sau mai mulţi plenipotenţiari împuterniciţi de către guvernul lor cu puterile necesare. Ea poate, la nevoie, să se facă reprezentată de către delegaţia unei alte ţări membre. Totuşi, se înţelege că o delegaţie nu poate reprezenta decît o singură ţară membră, alta decît a sa.
3. În deliberări fiecare ţară membră dispune de un vot.
4. În principiu, fiecare congres desemnează ţara în care va avea loc congresul următor. Dacă această desemnare este inaplicabilă, Consiliul de administrare este autorizat să desemneze ţara în care va avea loc congresul, după o înţelegere cu această ultimă ţară.
5. După o înţelegere cu Biroul internaţional, guvernul care invită fixează data definitivă şi locul exact ale congresului. În principiu, cu un an înaintea acestei date, guvernul care invită trimite o invitaţie guvernului fiecărei ţări membre. Această invitaţie poate fi adresată fie direct, fie prin intermediul unui alt guvern, ori prin intermediul directorului general al Biroului internaţional. Guvernul care invită este însărcinat cu notificarea către toate guvernele ţărilor membre a deciziilor luate de către congres.
6. Cînd un congres trebuie să fie reunit fără să existe un guvern care să invite Biroul internaţional, cu acordul Consiliului de administraţie şi după o înţelegere cu Guvernul Confederaţiei Elveţiene, ia măsurile necesare pentru a convoca şi a organiza congresul în ţara în care îşi are sediul Uniunea. În acest caz, Biroul internaţional exercită funcţiile guvernului care invită.
7. Locul reuniunii unui congres extraordinar este fixat, după o înţelegere cu Biroul internaţional, de către ţările membre care au luat iniţiativa acestui congres.
8. Paragrafele de la 2 la 6 sunt aplicabile prin analogie congreselor extraordinare.
Articolul 102
Componenţa, funcţionarea şi reuniunile
Consiliului de administraţie
1. Consiliul de administraţie se compune din 41 (patruzeci şi unu) de membri, care îşi exercită funcţiile în timpul perioadei care separă două congrese succesive.Componenţa, funcţionarea şi reuniunile
Consiliului de administraţie
2. Preşedinţia este acordată de drept ţării gazdă a congresului. Dacă această ţară nu acceptă, ea devine membru de drept şi, datorită acestui fapt, grupul geografic căruia îi aparţine dispune de un loc suplimentar, pentru care nu sunt aplicabile restricţiile din paragraful 3. În acest caz, Consiliul de administraţie alege la preşedinţie pe unul dintre membrii grupului geografic din care face parte ţara gazdă.
3. Cei 40 de membri ai Consiliului de administraţie sunt aleşi de către congres pe baza unei repartiţii geografice echitabile. Cel puţin jumătate din numărul membrilor este reînnoită cu ocazia fiecărui congres; nici o ţară membră nu poate fi aleasă succesiv de către trei congrese.
4. Fiecare membru al Consiliului de administraţie îşi desemnează reprezentantul, care trebuie să fie competent în domeniul poştal.
5. Funcţiile de membru al Consiliului de administraţie sunt gratuite. Cheltuielile de funcţionare a acestui consiliu sunt în sarcina Uniunii.
6. Consiliul de administraţie are următoarele atribuţii:
6.1. – să supervizeze toate activităţile Uniunii în intervalul dintre congrese, ţinînd seama de deciziile congresului, studiind problemele referitoare la politicile guvernamentale în materie poştală şi ţinînd seama de politicile reglementare internaţionale, cum ar fi cele referitoare la comerţul serviciilor şi la concurenţă;
6.2. – să examineze şi să aprobe, în cadrul competenţelor sale orice acţiune considerată ca necesară pentru salvarea şi întărirea calităţii serviciului poştal internaţional şi pentru modernizarea lui;
6.3. – să favorizeze, să coordoneze şi să supervizeze toate formele de asistenţă tehnică poştală în cadrul cooperării tehnice internaţionale;
6.4. – să examineze şi să aprobe bugetul şi conturile anuale ale Uniunii;
6.5. – să autorizeze, dacă împrejurările o solicită, depăşirea plafonului de cheltuieli, conform art. 125 paragrafele 2 bis, 3, 4 şi 5;
6.6. – să stabilească regulamentul financiar al Uniunii;
6.7. – să stabilească regulile care guvernează Fondul de rezervă;
6.8. – să stabilească regulile care guvernează Fondul special;
6.9. – să stabilească regulile care guvernează Fondul activităţilor speciale;
6.10. – să stabilească regulile care guvernează Fondul voluntar;
6.11. – să asigure controlul activităţii Biroului internaţional;
6.12. să autorizeze, dacă se solicită, alegerea unei clase de contribuţie inferioare, conform condiţiilor prevăzute la art. 126 paragraful 6;
6.13. – să hotărască statutul personalului şi condiţiile de desfăşurare a serviciului funcţionarilor aleşi;
6.14. – să creeze sau să suprime posturi în cadrul Biroului internaţional, ţinînd seama de restricţiile legate de plafonul de cheltuieli fixate;
6.15. – să numească sau să promoveze funcţionari la gradul de subdirector general (D2);
6.16. – să stabilească regulamentul Fondului social;
6.17. – să aprobe raportul anual, stabilit de către Biroul internaţional asupra activităţilor Uniunii, şi să prezinte, dacă este cazul, comentarii asupra acestui subiect;
6.18. – să hotărască contractele de stabilit cu administraţiile poştale pentru îndeplinirea funcţiilor sale;
6.19. – după consultarea cu Consiliul de exploatare poştală, să decidă asupra contactelor ce trebuie realizate cu organismele care nu sunt observatori de drept, să examineze şi să aprobe rapoartele Biroului internaţional asupra relaţiilor Uniunii cu celelalte organisme internaţionale, să ia deciziile pe care le consideră oportune în conduita ce trebuie acordată faţă de aceste relaţii şi de urmărire ce decurg din aceasta, să desemneze, în timp util, organizaţiile internaţionale guvernamentale şi neguvernamentale care trebuie să fie invitate, pentru a fi reprezentate la un congres, şi să însărcineze pe directorul general al Biroului internaţional să trimită invitaţiile necesare;
6.20. – să hotărască, în cazul în care consideră util, principiile de care Consiliul de exploatare poştală trebuie să ţină seama cînd va studia problemele care au repercusiuni financiare importante (taxe, cheltuieli terminale, cheltuieli de tranzit, taxa de bază pentru transportul aerian al curierului şi pentru prezentarea în străinătate a trimiterilor de corespondenţă), să urmărească îndeaproape studiul acestor probleme, să le examineze şi să le aprobe, pentru a le asigura conformitatea cu principiile sus-citate, cu propunerile Consiliului de exploatare poştală referitoare la aceste subiecte;
6.21. – să studieze, la cererea congresului, a Consiliului de exploatare poştală sau a administraţiilor poştale, problemele de ordin administrativ, legislativ şi juridic, care interesează Uniunea sau serviciul poştal internaţional. Consiliului de administraţie îi aparţine decizia în domeniile sus-menţionate privind oportunitatea întreprinderii de studii solicitate de către administraţiile poştale în intervalul dintre congrese;
6.22. – să aprobe recomandările Consiliului de exploatare poştală privind modificarea, în intervalul dintre două congrese şi conform procedurii prescrise în Convenţia poştală universală, a taxelor de francare a trimiterilor poştei de scrisori;
6.23. – să formuleze propuneri care să fie supuse aprobării fie congresului, fie administraţiilor poştale, conform art. 122;
6.24. – să aprobe, în cadrul competenţelor sale, recomandările Consiliului de exploatare poştală privind adoptarea, dacă este necesar, a unei reglementări sau a unei practici aşteptînd ca în această materie să decidă congresul;
6.25. – să examineze raportul anual stabilit de către Consiliul de exploatare poştală şi, eventual, propunerile supuse de către acesta din urmă;
6.26. – să supună examinării, Consiliului de exploatare poştală, subiecte de studiu, conform art. 104 paragraful 9.17.;
6.27. – să desemneze ţara gazdă a viitorului congres, în cazul prevăzut de art. 101 paragraful 4;
6.28. – să determine, în timp util şi după consultarea Consiliului de exploatare poştală, numărul de comisii necesare pentru buna conducere a lucrărilor congresului, şi să le fixeze atribuţiile;
6.29. – să desemneze, după consultarea Consiliului de exploatare poştală şi sub rezerva aprobării Congresului, ţările membre susceptibile:
– să îşi asume vicepreşedinţia congresului, precum şi preşedinţiile şi vicepreşedinţiile comisiilor, ţinînd seama, pe cît este posibil, de repartiţia geografică echitabilă a ţărilor membre;
– să facă parte din comisiile restrînse ale congresului;
6.30. – să decidă dacă este cazul sau nu să se înlocuiască procesele-verbale ale şedinţelor unei comisii a congresului cu rapoarte;
6.31 – să examineze şi să aprobe proiectul planului strategic ce urmează să fie prezentat în congres şi elaborat de către Consiliul de exploatare poştală cu ajutorul Biroului internaţional, să examineze şi să aprobe revizuirile anuale ale planului hotărît de către congres pe baza recomandărilor Consiliului de exploatare poştală şi să lucreze împreună cu Consiliul de exploatare poştală la elaborarea şi actualizarea anuală a planului.
7. Pentru numirea funcţionarilor de gradul SD, Consiliul de administraţie examinează titlurile de competenţă profesională ale candidaţilor recomandaţi de către administraţiile poştale ale ţărilor membre ai căror naţionali sunt, avînd grijă ca posturile de subdirector general să fie, în măsura posibilului, ocupate de către candidaţi provenind din regiuni diferite şi, respectiv, din alte regiuni decît cele din care sunt originari directorul general şi vicedirectorul general, avînd în vedere considerentul dominant al eficacităţii Biroului internaţional şi respectînd regimul interior de promovare din cadrul biroului.
8. La prima sa reuniune, care este convocată de către preşedintele congresului, Consiliul de administraţie alege, dintre membrii săi, patru vicepreşedinţi şi îşi hotărăşte regulamentul interior.
9. La convocarea preşedintelui său, Consiliul de administraţie se reuneşte, în principiu, o dată pe an, la sediul Uniunii.
10. Preşedintele, vicepreşedinţii, preşedinţii comisiilor şi preşedintele Grupului de planificare al Consiliului de administraţie formează comitetul de gestiune. Acest comitet pregăteşte şi conduce lucrările fiecărei sesiuni a Consiliului de administraţie şi îşi asumă toate sarcinile pe care acesta din urmă hotărăşte să i le încredinţeze sau a căror necesitate apare în timpul procesului de planificare strategică.
11. Reprezentantul fiecăruia dintre membrii Consiliului de administraţie, care participă la sesiunile acestui organ, cu excepţia reuniunilor care au loc în timpul congresului, are dreptul la rambursarea fie a preţului unui bilet de avion dus-întors, clasa economică, ori a unui bilet de cale ferată, clasa I, fie a costului călătoriei prin orice alt mijloc de transport, cu condiţia ca această valoare să nu depăşească preţul biletului de avion dus-întors, clasa economică. Acelaşi drept este acordat reprezentantului fiecărui membru al comisiilor sale, al grupelor sale de lucru sau a altor organe ale sale, atunci cînd acestea se reunesc în afara congresului şi sesiunilor consiliului.
12. Preşedintele Consiliului de exploatare poştală reprezintă acest consiliu la şedinţele Consiliului de administraţie, pe a căror ordine de zi figurează probleme legate de organul pe care îl conduce.
13. Pentru a asigura o legătură eficace între lucrările celor două organe, Consiliul de exploatare poştală poate desemna reprezentanţi pentru a asista, la reuniunile Consiliului de administraţie, în calitate de observatori.
14. Administraţia poştală a ţării în care se reuneşte consiliul de administraţie este invitată să participe la reuniuni, în calitate de observator, dacă această ţară nu este membră a Consiliului de administraţie.
15. Consiliul de administraţie poate să invite la reuniunile sale, fără drept de vot, orice organism internaţional, orice reprezentant de asociaţie ori de întreprindere sau orice persoană calificată care doreşte să se asocieze lucrărilor sale. De asemenea, el poate să invite în aceleaşi condiţii una sau mai multe administraţii poştale ale ţărilor interesate în problemele prevăzute pe ordinea sa de zi.
16. Membrii Consiliului de administraţie participă efectiv la activităţile sale. Ţările membre care nu aparţin Consiliului de administraţie pot, la cererea lor, să colaboreze la studiile întreprinse, respectînd condiţiile pe care consiliul poate să le stabilească pentru a asigura randamentul şi eficacitatea muncii sale. De asemenea, ele pot fi solicitate pentru a prezida grupe de lucru, atunci cînd cunoştinţele sau experienţa lor justifică acest lucru. Participarea ţărilor membre care nu aparţin Consiliului de administraţie se efectuează fără cheltuieli suplimentare pentru Uniune.
Articolul 103
Documentaţia asupra activităţilor Consiliului
de administraţie
1. După fiecare sesiune, Consiliul de administraţie informează ţările membre ale Uniunii şi uniunile restrînse asupra activităţilor sale, adresîndu-le în special o dare de seamă analitică, precum şi rezoluţiile şi deciziile sale.Documentaţia asupra activităţilor Consiliului
de administraţie
2. Consiliul de administraţie întocmeşte un raport congresului asupra ansamblului activităţii sale şi îl transmite administraţiilor poştale cu cel puţin două luni înainte de deschiderea congresului.
Articolul 104
Componenţa, funcţionarea şi reuniunile Consiliului
de exploatare poştală
1. Consiliul de exploatare poştală se compune din patruzeci de membri, care îşi exercită funcţiile pe timpul perioadei care separă două congrese succesive.Componenţa, funcţionarea şi reuniunile Consiliului
de exploatare poştală
2. Membrii Consiliului de exploatare poştală sunt aleşi de către congres, în funcţie de o repartiţie geografică specifică. Douăzeci şi patru de locuri sunt rezervate ţărilor în curs de dezvoltare şi şaisprezece, ţărilor dezvoltate. Cel puţin jumătate din numărul membrilor este reînnoită cu ocazia fiecărui congres.
3. Reprezentantul fiecăruia dintre membrii Consiliului de exploatare poştală este desemnat de către administraţia poştală a ţării sale. Acest reprezentant trebuie să fie un funcţionar calificat al administraţiei poştale.
4. Cheltuielile de funcţionare ale Consiliului de exploatare sunt în sarcina Uniunii. Membrii săi nu primesc nici o remuneraţie. Cheltuielile de voiaj şi de sejur ale reprezentanţilor administraţiilor care participă la Consiliul de exploatare poştală sunt în sarcina acestora. Totuşi reprezentantul fiecăruia dintre ţările considerate ca defavorizate, conform listelor stabilite de Organizaţia Naţiunilor Unite, are dreptul, în afara reuniunilor care au loc în timpul congresului, la rambursarea fie a preţului unui bilet de avion dus-întors, clasa economică, sau al unui bilet de cale ferată, clasa I, fie a costului călătoriei prin orice alt mijloc de transport, cu condiţia ca această valoare să nu depăşească preţul unui bilet de avion dus-întors, clasa economică.
5. În prima sa reuniune, care este convocată şi deschisă de către preşedintele congresului, Consiliul de exploatare poştală alege, dintre membrii săi, un preşedinte, un vicepreşedinte, preşedinţii comisiilor şi pe preşedintele Grupului de planificare strategică.
6. Consiliul de exploatare poştală îşi stabileşte regulamentul său interior.
7. În principiu, Consiliul de exploatare poştală se reuneşte în toţi anii la sediul Uniunii. Data şi locul reuniunii sunt fixate de către preşedintele sau după un acord cu preşedintele Consiliului de administraţie şi directorul general al Biroului internaţional.
8. Preşedintele, vicepreşedintele, preşedinţii comisiilor şi preşedintele Grupului de planificare strategică al Consiliului de exploatare poştală formează Comitetul de gestiune. Acest comitet pregăteşte şi conduce lucrările fiecărei sesiuni a Consiliului de exploatare poştală şi îşi asumă toate sarcinile pe care acesta din urmă hotărăşte să i le încredinţeze sau a căror necesitate apare în timpul procesului de planificare strategică.
9. Atribuţiile Consiliului de exploatare poştală sunt următoarele:
9.1. – să conducă studiul celor mai importante probleme de exploatare, comerciale, tehnice, economice şi de cooperare tehnică, care reprezintă interes pentru administraţiile poştale ale tuturor ţărilor membre ale Uniunii, în special al problemelor care au repercusiuni financiare importante (taxe, cheltuieli terminale, cheltuieli de tranzit, taxa de bază pentru transportul aerian al curierului, cote-părţi ale coletelor poştale şi prezentarea în străinătate a trimiterilor de corespondenţă), să elaboreze informaţii şi avize asupra lor şi să recomande măsurile de luat în privinţa lor;
9.2. – să procedeze la revizuirea regulamentelor de aplicare ale Uniunii în următoarele 6 luni după închiderea congresului, cel puţin dacă acesta nu hotărăşte altfel, în caz de urgentă necesitate, Consiliului de exploatare poştală poate să modifice respectivele regulamente şi în alte sesiuni. În ambele cazuri, Consiliul de exploatare rămîne subordonat directivelor Consiliului de administraţie în ceea ce priveşte politicile şi principiile fundamentale;
9.3. – să coordoneze măsurile practice pentru dezvoltarea şi ameliorarea serviciilor poştale internaţionale;
9.4. – să întreprindă, sub rezerva aprobării Consiliului de administraţie, în cadrul competenţelor acestuia din urmă, orice acţiune considerată necesară pentru salvarea şi întărirea calităţii serviciului poştal internaţional şi pentru modernizarea lui;
9.5. – să revizuiască şi să modifice, în intervalul dintre două congrese şi conform procedurii prescrise în Convenţia poştală universală, sub rezerva aprobării Consiliului de administraţie, taxele de francare a trimiterilor poştei de scrisori;
9.6. – să formuleze propuneri, care vor fi supuse spre aprobare fie congresului, fie administraţiilor poştale, conform art. 122; aprobarea consiliului de administraţie este solicitată atunci cînd propunerile se referă la problemele aflate în competenţa acestuia din urmă;
9.7. – să examineze, la cererea administraţiei poştale a unei ţări membre, orice propunere pe care această administraţie o transmite Biroului internaţional, conform art. 121, să pregătească comentariile aferente şi să însărcineze Biroul internaţional să le anexeze la respectiva propunere, înainte de a o supune aprobării administraţiilor poştale ale ţărilor membre;
9.8. – să recomande, dacă este necesar, şi, eventual, după aprobarea de către Consiliul de administraţie şi după consultarea ansamblului administraţiilor poştale, adoptarea unei reglementări sau a unei noi practici, aşteptînd ca în această materie să decidă congresul;
9.9. – să elaboreze şi să prezinte, sub formă de recomandări, administraţiilor poştale, norme în materie tehnică, de exploatare şi în alte domenii de competenţa sa, în care o practică uniformă este indispensabilă. La fel procedează, în caz de nevoie, şi pentru normele pe care deja le-a stabilit;
9.10. – să elaboreze, cu ajutorul Biroului internaţional, precum şi în consultare cu Consiliul de administraţie şi cu aprobarea acestuia, proiectul de plan strategic, care urmează să fie supus congresului; să revizuiască planul aprobat de către congres, în fiecare an, de asemenea, cu ajutorul Biroului internaţional şi cu aprobarea Consiliului de administraţie;
9.11. – să aprobe raportul anual, stabilit de Biroul internaţional asupra activităţilor Uniunii, în părţile sale care au tratat responsabilităţile şi funcţiile Consiliului de exploatare poştală;
9.12. – să decidă asupra contactelor ce urmează a fi luate cu administraţiile poştale, în vederea îndeplinirii funcţiilor sale;
9.13. – să procedeze la studierea problemelor de învăţămînt şi de formare profesională, care interesează ţările noi şi ţările în curs de dezvoltare;
9.14. – să ia măsurile necesare în vederea studierii şi difuzării experienţelor şi progreselor realizate de anumite ţări în domeniul tehnicii, exploatării, economiei şi formării profesionale, care interesează serviciile poştale;
9.15. – să studieze situaţia actuală şi necesităţile serviciilor poştale în ţările noi şi în ţările în curs de dezvoltare şi să elaboreze recomandările convenabile asupra căilor şi mijloacelor de ameliorare a serviciilor poştale în aceste ţări;
9.16. – să ia, după înţelegerea cu Consiliul de administraţie, măsurile corespunzătoare în domeniul cooperării tehnice cu toate ţările membre ale Uniunii, în special cu ţările noi şi cu ţările în curs de dezvoltare;
9.17. – să examineze toate celelalte probleme care îi sunt supuse de către un membru al Consiliului de exploatare poştală, de către Consiliul de administraţie sau de către oricare administraţie a unei ţări membre.
10. Membrii Consiliului de exploatare poştală participă efectiv la activităţile acestuia. Administraţiile poştale ale ţărilor membre, care nu aparţin Consiliului de exploatare poştală, pot, la cererea lor, să colaboreze la studiile întreprinse, respectînd condiţiile pe care acesta le poate stabili pentru a asigura randamentul şi eficacitatea muncii sale. Ele pot fi, de asemenea, solicitate pentru a prezida grupuri de lucru, atunci cînd cunoştinţele sau experienţa lor justifică acest lucru.
11. Consiliul de exploatare poştală stabileşte, în sesiunea sa, care precede congresul, proiectul de program de lucru de bază al viitorului consiliu, ce urmează a fi supus congresului, ţinînd seama de proiectul planului strategic, precum şi de solicitările ţărilor membre ale Uniunii, ale Consiliului de administraţie şi ale Biroului internaţional. Acest program de bază, cuprinzînd, un număr limitat de studii asupra subiectelor de actualitate şi de interes comun, este revizuibil în fiecare an, în funcţie de noile realităţi şi de priorităţi.
12. Pentru a asigura o legătură eficace între lucrările celor două organe, Consiliul de administraţie poate desemna reprezentanţi pentru a asista în calitate de observatori la reuniunile Consiliului de exploatare poştală.
13. Consiliul de exploatare poştală poate invita la reuniunile sale, fără drept de vot:
13.1. – orice organism internaţional sau orice persoană calificată, pe care el doreşte să o asocieze la lucrările sale;
13.2. – administraţiile poştale ale ţărilor membre care nu aparţin Consiliului de exploatare poştală;
13.3. – orice asociaţie sau întreprindere, pe care el doreşte să o consulte asupra problemelor privind activităţile sale.
Articolul 105
Documentaţia asupra activităţilor
Consiliului de exploatare poştală
1. După fiecare sesiune, Consiliul de exploatare poştală informează administraţiile poştale ale ţărilor membre şi uniunile restrînse asupra activităţilor sale, prezentîndu-le o dare de seamă analitică, precum şi rezoluţiile şi hotărîrile sale.Documentaţia asupra activităţilor
Consiliului de exploatare poştală
2. Consiliul de exploatare poştală întocmeşte, pentru Consiliul de administraţie, un raport anual asupra activităţilor sale.
3. Consiliul de exploatare întocmeşte, în atenţia congresului, un raport asupra ansamblului activităţii sale şi îl transmite administraţiilor poştale ale ţărilor membre, cu cel puţin două luni înainte de deschiderea congresului.
Articolul 106
Regulamentul interior al congreselor
1. Pentru organizarea lucrărilor sale şi a conducerii deliberărilor sale, congresul aplică regulamentul interior al congreselor, care este anexat prezentului regulament general.Regulamentul interior al congreselor
2. Fiecare congres poate modifica acest regulament în condiţiile fixate în regulamentul său interior.
Articolul 107
Limbile de lucru ale Biroului internaţional
Limbile de lucru ale Biroului internaţional sunt limbile franceză şi engleză.Limbile de lucru ale Biroului internaţional
Articolul 108
Limbile utilizate pentru documentaţia, deliberările
şi corespondenţa de serviciu
1. Pentru documentaţia Uniunii sunt utilizate limbile franceză, engleză, arabă, şi spaniolă. Sunt, de asemenea, utilizate limbile germană, chineză, portugheză şi rusă, cu condiţia ca utilizarea acestor ultime limbi să se limiteze la documentaţia de bază cea mai importantă.Limbile utilizate pentru documentaţia, deliberările
şi corespondenţa de serviciu
Sunt utilizate, de asemenea, şi alte limbi, cu condiţia ca ţările membre care solicită acest lucru să suporte toate costurile aferente.
2. Ţara sau ţările membre care solicită utilizarea unei alte limbi decît limba oficială constituie un grup lingvistic. Ţările membre care utilizează limba oficială constituie grupul lingvistic francez.
3. Documentaţia este publicată de către Biroul internaţional în limba oficială şi în limbile celorlalte grupuri lingvistice constituite, fie direct, fie prin intermediul birourilor regionale ale acestor grupuri, conform modalităţilor convenite cu Biroul internaţional. Publicarea în diferite limbi este realizată conform aceluiaşi model.
4. Documentaţia publicată direct de către Biroul internaţional este, în măsura posibilului, distribuită simultan în diferitele limbi solicitate.
5. Corespondenţa dintre administraţiile poştale şi Biroul internaţional şi dintre acesta din urmă şi terţi poate fi schimbată în oricare limbă pentru care Biroul internaţional dispune de un serviciu de traduceri.
6. Cheltuielile de traducere într-o limbă, indiferent care ar fi ea, inclusiv cele care rezultă din aplicarea paragrafului 5, sunt suportate de către grupul lingvistic care a solicitat această limbă. Sunt suportate de către grupul lingvistic francez cheltuielile de traducere în limba oficială a documentelor şi corespondenţei primite în limbile engleză, arabă şi spaniolă. Toate celelalte cheltuieli aferente furnizării documentelor sunt suportate de către Uniune. Plafonul cheltuielilor de suportat de către Uniune pentru producerea documentelor în germană, chineză, portugheză şi rusă este fixat printr-o rezoluţie a congresului.
7. Cheltuielile de suportat de către un grup lingvistic sunt repartizate între membrii acestui grup în mod proporţional cu contribuţia lor la cheltuielile Uniunii. Aceste cheltuieli pot fi repartizate între membrii grupului lingvistic, conform unei chei de repartiţie, cu condiţia ca cei interesaţi să se înţeleagă asupra acestui subiect şi să îşi notifice hotărîrea lor către Biroul internaţional prin intermediul unui purtător de cuvînt al grupului.
8. Biroul internaţional dă curs oricărei schimbări în alegerea limbii solicitate de către o ţară membră, după o perioadă care nu trebuie să depăşească 2 ani.
9. Pentru deliberările reuniunilor organelor Uniunii, limbile franceză, engleză, spaniolă şi rusă sunt admise prin intermediul unui sistem de interpretare – cu sau fără echipament electronic -, a căror alegere este lăsată la aprecierea organizatorilor reuniunii, după consultarea directorului general al Biroului internaţional şi a ţărilor membre interesate.
10. Celelalte limbi sunt în general autorizate pentru deliberările şi reuniunile indicate la paragraful 9.
11. Delegaţiile care utilizează alte limbi îşi asigură interpretarea simultană într-una dintre limbile menţionate la paragraful 9 fie prin sistemul indicat în acelaşi paragraf, cînd modificări de ordin tehnic necesar pot fi aduse, fie prin interpreţi particulari.
12. Cheltuielile pentru serviciile de interpretare sunt repartizate între ţările membre care utilizează aceeaşi limbă, proporţional cu contribuţia lor la cheltuielile Uniunii. Totuşi cheltuielile de instalare şi întreţinere a echipamentului tehnic sunt suportate de către Uniune.
13. Administraţiile poştale pot să se înţeleagă asupra limbii care se utilizează în corespondenţa de serviciu în relaţiile lor reciproce. În lipsa unei asemenea înţelegeri, limba care se utilizează este limba franceză.
Capitolul II
Biroul internațional
Articolul 109
Alegerea directorului general şi a vicedirectorului general
al Biroului internaţional
1. Directorul general şi vicedirectorul general al Biroului internaţional sunt aleşi de către congres pentru perioada care separă două congrese succesive, durata minimă a mandatului lor fiind de 5 ani. Mandatul lor poate fi reînnoit o singură dată. Cu excepţia unei decizii contrare a congresului, data intrării lor în funcţii este fixată pentru 1 ianuarie a anului care urmează congresului.Biroul internațional
Articolul 109
Alegerea directorului general şi a vicedirectorului general
al Biroului internaţional
2. Cu cel puţin 7 luni înainte de deschiderea congresului, directorul general al Biroului internaţional adresează o notă guvernelor ţărilor membre, invitîndu-le să prezinte eventuale candidaturi pentru posturile de director general şi vicedirector general şi să indice, în acelaşi timp, dacă directorul general sau vicedirectorul general în funcţii sunt interesaţi într-o eventuală reînnoire a mandatului lor iniţial. Candidaturile, însoţite de un curriculum vitae, trebuie să ajungă la Biroul internaţional cu cel puţin două luni înainte de deschiderea congresului. Candidaţii trebuie să aparţină ţărilor membre care îi prezintă. Biroul internaţional elaborează documentaţia necesară pentru congres. Alegerea directorului general şi aceea a vicedirectorului general au loc pe bază de scrutin secret, prima alegere fiind realizată pentru postul de director general.
3. În caz de eliberare a postului de director general, vicedirectorul general îşi asumă funcţiile directorului general pînă la sfîrşitul mandatului prevăzut pentru acesta; el este ales în acest post şi admis din oficiu drept candidat, sub rezerva ca mandatul său iniţial ca vicedirector general să nu fi fost deja reînnoit o dată de către congresul precedent şi ca el să îşi manifeste interesul de a fi considerat drept candidat la postul de director general.
4. În caz de eliberare simultană a posturilor de director general şi de vicedirector general, Consiliul de administraţie alege, dintre candidaţii acceptaţi în urma unui concurs, un vicedirector general pentru perioada care urmează pînă la viitorul congres. Pentru prezentarea candidaturilor, se aplică, prin analogie, paragraful 2.
5. În cazul eliberării postului de vicedirector general, Consiliul de administraţie însărcinează, la propunerea directorului general, pe unul dintre subdirectorii generali ai Biroului internaţional să îşi asume, pînă la viitorul congres, funcţiile vicedirectorului general.
Articolul 110
Funcţiile directorului general
1. Directorul general organizează, administrează şi conduce Biroul internaţional, al cărui reprezentant legal este. El este competent pentru a clasa posturile de gradele G1 la D1 şi pentru a numi şi promova funcţionari în aceste grade. Pentru numirile în gradele P1 la D1, el trebuie să ia în considerare calificările profesionale ale candidaţilor recomandaţi de către administraţiile poştale din ţările membre, de a căror naţionalitate sunt sau în care, îşi exercită activitatea lor profesională, ţinînd seama de o echitabilă repartiţie geografică continentală, de limbile utilizate, precum şi de toate celelalte considerente aferente, respectînd în întregime regimul interior de promovare al Biroului internaţional.Funcţiile directorului general
Totuşi, în cazul posturilor care solicită calificări speciale, directorul general poate să se adreseze în exterior. El ţine, de asemenea, seama, cu ocazia numirii unui nou funcţionar, de faptul că, în principiu, persoanele care ocupă posturile gradelor D2, D1 şi P5 trebuie să provină din diferite ţări membre ale Uniunii. Cu ocazia promovării unui funcţionar al Biroului internaţional în gradele D1 şi P5, nu este obligatoriu să se aplice acelaşi principiu. În plus, exigenţele unei repartiţii geografice echitabile şi de limbă trec, după merit, în procesul de recrutare. Directorul general informează Consiliul de administraţie o dată pe an, în raportul asupra activităţilor Uniunii, despre numirile şi promovările în gradele P4 la D1.
2. Directorul general are următoarele atribuţii:
2.1. – să asigure funcţiile de depozitar al actelor Uniunii Poştale Universale şi de intermediar în procedura de adeziune de admitere în Uniune, precum şi de ieşire din aceasta;
2.2. – să notifice ansamblului administraţiilor regulamentele de aplicare hotărîte sau revizuite de către Consiliul de exploatare poştală;
2.3. – să pregătească proiectul bugetului anual al Uniunii la un nivel cît mai scăzut posibil, compatibil cu nevoile Uniunii, şi să îl supună, în timp oportun, examinării Consiliului de administraţie; să comunice bugetul ţărilor membre ale Uniunii, după aprobarea acestuia de către Consiliul de administraţie, şi să îl execute;
2.4. – să execute activităţile specifice solicitate de către organele Uniunii şi pe cele care îi sunt atribuite prin acte;
2.5. – să ia iniţiative care să vizeze realizarea obiectivelor fixate de către organele Uniunii, în cadrul politicii stabilite şi al fondurilor disponibile;
2.6. – să supună sugestii şi propuneri Consiliului de administraţie sau Consiliului de exploatare poştală;
2.7. – să pregătească, pentru Consiliul de exploatare poştală şi pe baza directivelor date de către acesta din urmă, proiectul planului strategic de supus congresului şi proiectul de revizuire anuală a planului;
2.8. – să asigure reprezentarea Uniunii;
2.9. – să servească drept intermediar în relaţiile dintre:
– Uniunea Poştală Universală şi uniunile restrînse;
– Uniunea Poştală Universală şi Organizaţia Naţiunilor Unite;
– Uniunea Poştală Universală şi organizaţiile internaţionale a căror activitate prezintă un interes pentru Uniune;
– Uniunea Poştală Universală şi organismele internaţionale, asociaţiile sau întreprinderile pe care organele Uniunii doresc să le consulte sau să le asocieze la lucrările lor;
2.10. – să îşi asume funcţia de secretar general al organelor Uniunii şi să supravegheze, cu acest titlu, ţinînd seama de dispoziţiile speciale ale prezentului regulament, în special:
– pregătirea şi organizarea lucrărilor organelor Uniunii;
– elaborarea, producerea şi distribuirea documentelor, rapoartelor şi proceselor-verbale;
– funcţionarea secretariatului în timpul reuniunilor organelor Uniunii;
2.11. – să asiste la şedinţele organelor Uniunii şi să ia parte la deliberări, fără drept de vot, cu posibilitatea de a se face reprezentat.
Articolul 111
Funcţiile vicedirectorului general
1. Vicedirectorul general asistă pe directorul general şi este responsabil faţă de el.Funcţiile vicedirectorului general
2. În caz de absenţă sau indisponibilitate a directorului general, vicedirectorul general exercită puterile acestuia. Acelaşi lucru se întîmplă şi în caz de eliberare a postului de director general prevăzut în art. 109 paragraful 3.
Articolul 112
Secretariatul organelor Uniunii Poştale Universale
Secretariatul organelor Uniunii este asigurat de către Biroul internaţional, sub responsabilitatea directorului general. El adresează toate documentele publicate cu ocazia fiecărei sesiuni administraţiilor poştale membre ale organului, administraţiilor poştale ale ţărilor care, fără să fie membre ale organului, colaborează la studiile întreprinse, uniunilor restrînse precum şi celorlalte administraţii poştale ale ţărilor membre care le-au solicitat. Secretariatul organelor Uniunii Poştale Universale
Articolul 113
Lista ţărilor membre
Biroul internaţional stabileşte şi ţine la zi lista ţărilor membre ale Uniunii, indicînd în ea clasa lor de contribuţie, grupul lor geografic şi situaţia lor în raport cu actele Uniunii.Lista ţărilor membre
Articolul 114
Informaţii, avize, cereri de interpretare
şi modificare a actelor. Anchete.
Intervenţie în lichidarea conturilor
1. Biroul internaţional este tot timpul la dispoziţia Consiliului de administraţie, a Consiliului de exploatare poştală şi a administraţiilor poştale, pentru a le furniza toate informaţiile utile asupra problemelor referitoare la serviciu.Informaţii, avize, cereri de interpretare
şi modificare a actelor. Anchete.
Intervenţie în lichidarea conturilor
2. El este însărcinat, în special, să reunească, să coordoneze, să publice şi să distribuie informaţii de orice natură, care interesează serviciul poştal internaţional; să emită, la cererea părţilor în cauză, un aviz asupra problemelor litigioase; să dea urmare cererilor de interpretare şi de modificare a actelor Uniunii şi, în general, să realizeze studii şi lucrări de redactare sau de documentare pe care respectivele acte i le atribuie sau care ar fi în interesul Uniunii.
3. El realizează şi anchetele care sunt solicitate de către administraţiile poştale, în vederea cunoaşterii opiniei celorlalte administraţii asupra unei probleme determinate. Rezultatul unei anchete nu reprezintă caracterul unui vot şi nu se leagă formal de aceasta.
4. El intervine, cu titlul de oficiu de compensare, în lichidarea conturilor de orice natură, referitoare la serviciul poştal internaţional, între administraţiile poştale care solicită această intervenţie.
Articolul 115
Cooperare tehnică
Biroul internaţional este însărcinat, în cadrul cooperării tehnice internaţionale, să dezvolte asistenţă tehnică poştală sub toate formele ei.Cooperare tehnică
Articolul 116
Formulare furnizate de către Biroul internaţional
Biroul internaţional este însărcinat să facă şi să confecţioneze cupoanele-răspuns internaţionale şi să aprovizioneze cu ele, la preţul de revenire, administraţiile poştale care solicită acest lucru.Formulare furnizate de către Biroul internaţional
Articolul 117
Actele uniunilor restrînse şi aranjamentele speciale
1. Două exemplare din actele uniunilor restrînse şi din aranjamentele speciale încheiate prin aplicarea art. 8 din Constituţia Uniunii Poştale Universale trebuie să fie transmise Biroului internaţional de către lucrările acestor uniuni sau, în lipsă, de către una dintre părţile contractante.Actele uniunilor restrînse şi aranjamentele speciale
2. Biroul internaţional are grijă ca actele uniunilor restrînse şi aranjamentele speciale să nu prevadă condiţii mai puţin favorabile pentru public decît cele care sunt prevăzute în actele Uniunii şi să informeze administraţiile poştale de existenţa uniunilor şi a aranjamentelor sus-menţionate. El semnalează Consiliului de administraţie orice neregulă constatată în virtutea prezentei dispoziţii.
Articolul 118
Revista Uniunii Poştale Universale
Biroul internaţional redactează, cu ajutorul documentelor care îi sunt puse la dispoziţie, o revistă în limbile germană, engleză, arabă, chineză, spaniolă, franceză şi rusă.Revista Uniunii Poştale Universale
Articolul 119
Raportul anual asupra activităţilor
Uniunii Poştale Universale
Biroul internaţional întocmeşte, asupra activităţilor Uniunii, un raport anual, care este comunicat, după aprobarea lui de către Consiliul de administraţie, administraţiilor poştale, uniunilor restrînse şi Organizaţiei Naţiunilor Unite.Raportul anual asupra activităţilor
Uniunii Poştale Universale
Capitolul III
Procedura de introducere și examinare
a propunerilor
Articolul 120
Procedura de prezentare a propunerilor în congres
1. Sub rezerva excepţiilor prevăzute la paragrafele 2 şi 5, procedura următoare reglează introducerea propunerilor, de orice natură, ce urmează a fi supuse congresului de către administraţiile poştale ale ţărilor membre:Procedura de introducere și examinare
a propunerilor
Articolul 120
Procedura de prezentare a propunerilor în congres
a) sunt admise propunerile care parvin Biroului internaţional cu cel puţin 6 luni înainte de data fixată pentru congres;
b) nici o propunere de ordin redacţional nu este admisă în timpul perioadei de 6 luni care precede data fixată pentru congres;
c) propunerile de fond, care parvin Biroului internaţional în intervalul cuprins între 6 şi 4 luni înainte de data fixată pentru congres, nu sunt admise decît dacă ele sunt sprijinite de cel puţin două administraţii;
d) propunerile de fond, care parvin Biroului internaţional în intervalul cuprins între 4 şi 2 luni, care precede data fixată pentru congres, nu sunt admise decît dacă ele sunt sprijinite de cel puţin opt administraţii. Propunerile care parvin ulterior nu sunt admise;
e) declaraţiile de sprijin trebuie să parvină Biroului internaţional în acelaşi timp cu propunerile la care se referă.
2. Propunerile privind Constituţia Uniunii Poştale Universale sau regulamentul general trebuie să parvină Biroul internaţional cu cel puţin 6 luni înainte de deschiderea congresului; acelea care parvin ulterior acestei date, dar înainte de deschiderea congresului, nu pot fi luate în considerare decît dacă congresul decide astfel cu majoritate de două treimi din numărul ţărilor reprezentate în congres şi dacă sunt respectate condiţiile prevăzute la paragraful 1.
3. Fiecare propunere nu trebuie să aibă, în principiu, decît un obiectiv şi să nu conţină decît modificări referitoare la acest obiectiv.
4. Propunerile de ordin redacţional sunt prevăzute, în antet, de către administraţiile care le prezintă, cu menţiunea "Propunere de ordin redacţional” şi publicate de către Biroul internaţional sub un număr urmat de litera “R”. Propunerile neprevăzute cu această menţiune, dar care, după părerea Biroului internaţional, nu sunt dec`t redacţionale, sunt publicate cu o menţiune corespunzătoare; Biroul internaţional întocmeşte pentru congres o listă a acestor propuneri.
5. Procedura descrisă la paragrafele 1 şi 4 nu se aplică nici propunerilor privind regulamentul interior al congreselor şi nici amendamentelor la propunerile deja făcute.
Articolul 121
Procedura de prezentare a propunerilor
între două congrese
1. Pentru a fi luate în considerare, fiecare propunere, privind convenţia sau aranjamentele şi introduse de către o administraţie poştală între două congrese trebuie să fie sprijinită de către cel puţin alte două administraţii. Aceste propuneri rămîn fără urmare atunci cînd Biroul internaţional nu primeşte, în acelaşi timp, declaraţiile de sprijin necesare.Procedura de prezentare a propunerilor
între două congrese
2. Aceste propuneri sunt adresate celorlalte administraţii poştale prin intermediul Biroului internaţional.
3. Propunerile privind regulamentele de aplicare nu au nevoie de sprijin, dar nu sunt luate în considerare de către Consiliul de exploatare poştală, decît dacă acesta le aprobă în regim de urgentă necesitate.
Articolul 122
Examinarea propunerilor între două congrese
1. Orice propunere referitoare la convenţie, aranjamente şi protocoalele lor finale este supusă următoarei proceduri: un termen de două luni este lăsat administraţiilor poştale ale ţărilor membre pentru examinarea propunerii notificate prin circulară de către Biroul internaţional şi, eventual, pentru a face să parvină Biroului internaţional observaţiile lor. Nu sunt admise amendamente. Răspunsurile sunt reunite prin grija Biroului internaţional şi comunicate administraţiilor poştale, cu invitaţia de a se pronunţa “pro” sau “contra” propunerii. Acelea care nu au făcut să parvină votul lor în termen de două luni sunt considerate ca absente. Termenul citat începe de la data circularelor Biroului internaţional.Examinarea propunerilor între două congrese
2. Propunerile de modificare a regulamentelor de aplicare sunt tratate de către Consiliul de exploatare poştală.
3. Dacă propunerea priveşte un aranjament sau protocolul său final, numai administraţiile poştale ale ţărilor membre care sunt parte la acest aranjament pot lua parte la operaţiunile descrise în paragraful 1.
Articolul 123
Notificarea deciziilor adoptate între două congrese
1. Modificările aduse convenţiei, aranjamentelor şi protocoalelor finale la aceste acte sunt consacrate printr-o notificare a directorului general al Biroului internaţional către guvernele ţărilor membre.Notificarea deciziilor adoptate între două congrese
2. Modificările aduse de către Consiliul de exploatare poştală regulamentelor de aplicare şi protocoalelor lor finale sunt notificate administraţiilor poştale de către Biroul internaţional. Acelaşi lucru este valabil pentru interpretările vizate la art. 59.3.3.2. al convenţiei şi ale dispoziţiilor corespunzătoare din aranjamente.
Articolul 124
Punerea în vigoare a regulamentelor de aplicare
şi a celorlalte decizii adoptate între două congrese
1. Regulamentele de aplicare intră în vigoare la aceeaşi dată şi au aceeaşi durată ca şi actele provenite de la congres.Punerea în vigoare a regulamentelor de aplicare
şi a celorlalte decizii adoptate între două congrese
2. Sub rezerva paragrafului 1, deciziile de modificare a actelor Uniunii, care sunt adoptate între două congrese, nu sunt executorii decît la cel puţin 3 luni după notificarea lor.
Capitolul IV
Finanţe
Articolul 125
Fixarea şi reglarea cheltuielilor
Uniunii Poştale Universale
1. Sub rezerva paragrafelor 2 şi 6, cheltuielile anuale aferente activităţilor organelor Uniunii nu trebuie să depăşească sumele de mai jos, pentru anii 1996 şi următorii: Finanţe
Articolul 125
Fixarea şi reglarea cheltuielilor
Uniunii Poştale Universale
– 35.278.600 franci elveţieni, pentru anul 1996;
– 35.126.900 franci elveţieni, pentru anul 1997;
– 35.242.900 franci elveţieni, pentru anul 1998;
– 35.451.300 franci elveţieni, pentru anul 1999;
– 35.640.700 franci elveţieni, pentru anul 2000.
Limita de bază pentru anul 2000 se aplică şi anilor ulteriori, în caz de am“nare a congresului prevăzut pentru anul 1999.
2. Cheltuielile aferente reuniunilor viitorului congres (deplasarea secretariatului, cheltuieli de transport, cheltuieli de instalare tehnică a interpretării simultane, cheltuieli de reproducere a documentelor în timpul congresului etc.) nu trebuie să depăşească limita de 3.599.300 franci elveţieni.
2bis. Consiliul de administraţie este autorizat să depăşească limitele fixate la paragraful 1 pentru a ţine seama de reeditarea Nomenclaturii internaţionale a birourilor de poştă. Valoarea totală a depăşirii autorizate în acest scop nu trebuie să depăşească 900.000 franci elveţieni.
3. Consiliul de administraţie este autorizat să depăşească limitele fixate la paragrafele 1 şi 2 pentru a ţine seama de majorările treptelor de prelucrare, de contribuţii cu titlul de pensii sau indemnizaţii, inclusiv de indemnizaţii de post, admise de Organizaţia Naţiunilor Unite pentru a fi aplicate personalului lor în funcţie la Geneva.
4. Consiliul de administraţie este, de asemenea, autorizat să ajusteze, în fiecare an, valoarea cheltuielilor, altele decît cele referitoare la personal, în funcţie de indicele elveţian al preţului de consum.
5. Prin derogare de la paragraful 1, Consiliul de administraţie sau, în caz de extremă urgenţă, directorul general poate autoriza depăşirea limitelor fixate pentru a face faţă reparaţiilor importante şi neprevăzute ale clădirii Biroului internaţional, fără ca valoarea acestora să depăşească 125.000 de franci elveţieni pe an.
6. Dacă apar ca insuficiente creditele prevăzute la paragrafele 1 şi 2, pentru a asigura buna funcţionare a Uniunii, aceste limite nu pot fi depăşite decît cu aprobarea majorităţii ţărilor membre ale acesteia. Orice consultaţie trebuie să comporte o expunere completă a faptelor care justifică o asemenea cerere.
7. Ţările care aderă la Uniune sau care sunt admise în calitate de membre ale acesteia, precum şi cele care ies din Uniune trebuie să-şi achite cotizaţia pentru întregul an în cursul căruia admiterea sau ieşirea lor trebuie efectuată.
8. Ţările membre plătesc în avans partea lor de contribuţie la cheltuielile anuale ale Uniunii, pe baza bugetului stabilit de către Consiliul de administraţie. Aceste părţi de contribuţie trebuie să fie plătite cel mai tîrziu în prima zi a exerciţiului financiar la care se raportează bugetul. Dacă acest termen este depăşit, sumele datorate sunt producătoare de dobînzi în profitul Uniunii, respectiv 3% pe an, în timpul primelor şase luni, şi 6% pe an începînd cu a şaptea lună.
9. În împrejurări excepţionale, Consiliul de administraţie poate absolvi o ţară membră de toate dobînzile datorate sau de o parte din ele, dacă aceasta s-a achitat, în capital, de toate datoriile restante.
10. O ţară membră poate, de asemenea, să fie absolvită, în cadrul unui plan de amortizare a conturilor sale întîrziate, aprobat de către Consiliul de administraţie, de toate dobînzile acumulate sau de o parte dintre ele ori invers; absolvirea este totuşi condiţionată de executarea completă şi punctuală a planului de amortizare, într-un termen convenit la maximum 5 ani.
11. Pentru a acoperi insuficienţele de trezorerie ale Uniunii, s-a constituit un fond de rezervă, a cărui valoare este fixată de către Consiliul de administraţie. Acest fond este alimentat în primul rînd prin excedente bugetare. El poate servi şi pentru echilibrarea bugetului sau pentru reducerea valorii contribuţiilor ţărilor membre.
12. În ceea ce priveşte insuficienţele trecătoare ale trezoreriei, Guvernul Confederaţiei Elveţiene face, pe termen scurt, avansurile necesare, conform condiţiilor care sunt fixate de comun acord. Acest guvern supraveghează fără remuneraţie ţinerea conturilor financiare, precum şi contabilitatea Biroului internaţional, în limitele condiţiilor fixate de către congres.
Articolul 126
Clasele de contribuţie
1. Ţările membre contribuie la acoperirea cheltuielilor Uniunii conform clasei de contribuţie la care aparţin. Aceste clase sunt următoarele:Clasele de contribuţie
– clasa de 50 de unităţi;
– clasa de 40 de unităţi;
– clasa de 35 de unităţi;
– clasa de 25 de unităţi;
– clasa de 20 de unităţi;
– clasa de 15 unităţi;
– clasa de 10 unităţi;
– clasa de 5 unităţi;
– clasa de 3 unităţi;
– clasa de 1 unităţi.
Clasa de 0,5 unităţi este rezervată ţărilor mai puţin avansate, enumerate de către Organizaţia Naţiunilor Unite, şi altor ţări desemnate de către Consiliul de administraţie.
2. În afara claselor de contribuţie enumerate la paragraful 1, orice ţară membră poate să aleagă plata unui număr de unităţi de contribuţie mai mari de 50 de unităţi.
3. Ţările membre sunt înscrise într-una dintre clasele de contribuţie de mai sus, în momentul admiterii lor sau al aderării lor la Uniune, conform procedurii vizate la art. 21 paragraful 4 din Constituţia Uniunii Poştale Universale.
4. Ţările membre pot schimba ulterior clasa de contribuţie, cu condiţia ca această schimbare să fie notificată Biroului internaţional înainte de deschiderea congresului. Această notificare, care este adusă la cunoştinţă congresului, are efect la data intrării în vigoare a dispoziţiilor financiare, hotărîtă de către congres.
5. Ţările membre nu pot să solicite a fi declasate mai mult cu o clasă în acelaşi timp. Ţările membre care nu îşi fac cunoscută dorinţa de a schimba clasa de contribuţie înainte de deschiderea congresului sunt menţinute în clasa la care au aparţinut pînă atunci.
6. Totuşi, în împrejurări excepţionale, cum ar fi catastrofele naturale care necesită programe de ajutor internaţional, Consiliul de administraţie poate autoriza declasarea cu o clasă de contribuţie, la cererea unei ţări membre, dacă aceasta dovedeşte că nu îşi mai poate menţine contribuţia conform clasei alese iniţial.
7. Prin derogarea de la paragrafele 4 şi 5, surclasările nu sunt supuse nici unei restricţii.
Articolul 127
Plata furniturilor Biroului internaţional
Furniturile pe care Biroul internaţional le oferă contra plată administraţiilor poştale trebuie să fie plătite în cel mai scurt timp posibil şi cel mai tîrziu în termen de 6 luni, începînd din prima zi care urmează celei de transmitere a contului de către acesta. Dacă acest termen este depăşit, sumele datorate sunt producătoare de dobînzi în folosul Uniunii, respectiv 5% pe an, începînd din ziua expirării termenului sus-menţionat.Plata furniturilor Biroului internaţional
Capitolul V
Arbitraje
Articolul 128
Procedura de arbitraj
1. În caz de diferend de reglat prin arbitraj, fiecare dintre administraţiile poştale în cauză alege o administraţie poştală a unei ţări membre, care nu este direct interesată în litigiu. Cînd mai multe administraţii fac cauză comună, ele nu contează, pentru aplicarea acestor dispoziţii, decît ca o singură administraţie.Arbitraje
Articolul 128
Procedura de arbitraj
2. În cazul în care una dintre administraţiile în cauză nu dă urmare unei propuneri de arbitraj în termen de 6 luni, Biroul internaţional, dacă cererea i-a fost adresată lui, provoacă la rîndul său desemnarea unui arbitru prin administraţia absentă sau îi desemnează el însuşi unul din oficiu.
3. Părţile în cauză pot conveni, de comun acord, desemnarea unui arbitru unic, care poate fi Biroul internaţional.
4. Deciziile arbitrilor sunt luate cu majoritate de voturi.
5. În cazul unor păreri împărţite, arbitrii aleg, pentru a tranşa diferendul, o altă administraţie poştală, şi ea dezinteresată în litigiu. În lipsa unei înţelegeri asupra alegerii, această administraţie este desemnată de către Biroul internaţional dintre administraţiile nepropuse de către arbitri.
6. Dacă este vorba de un diferend privind unul dintre aranjamente, arbitrii nu pot fi desemnaţi în afara administraţiilor care participă la acest aranjament.
Capitolul VI
Dispoziții finale
Articolul 129
Condiţii de aprobare a propunerilor
privind regulamentul general
Pentru a deveni executorii, propunerile supuse congresului şi referitoare la prezentul regulament general trebuie să fie aprobate de majoritatea ţărilor membre reprezentate la congres. Cel puţin două treimi din numărul ţărilor membre trebuie să fie prezente în momentul votului.Dispoziții finale
Articolul 129
Condiţii de aprobare a propunerilor
privind regulamentul general
Articolul 130
Propuneri privind acordurile
cu Organizaţia Naţiunilor Unite
Condiţiile de aprobare vizate la art. 129 se aplică şi propunerilor de modificare a acordurilor încheiate între Uniunea Poştală Universală şi Organizaţia Naţiunilor Unite, în măsura în care aceste acorduri nu prevăd condiţiile de modificare a dispoziţiilor pe care le conţin.Propuneri privind acordurile
cu Organizaţia Naţiunilor Unite
Articolul 131
Punerea în aplicare şi durata regulamentului general
Prezentul regulament general va fi pus în aplicare la data de 1 ianuarie 1996 şi va rămîne în vigoare pînă la punerea în aplicare a actelor viitorului congres.Punerea în aplicare şi durata regulamentului general
Drept pentru care, plenipotenţiarii guvernelor ţărilor membre au semnat prezentul regulament general într-un exemplar, care este depus pe lîngă directorul general al Biroului internaţional. O copie de pe acesta va fi remisă fiecărei părţi de către guvernul ţării gazdă a congresului.
Întocmit la Seul la 13 septembrie 1994.
General Regulations
of the Universal Postal Union,
done at Seoul on September 14, 1994
The undersigned plenipotentiaries of the Governments of member countries of the Union, having regard to article 22, paragraph 2, of the Constitution of the Universal Postal Union, concluded at Vienna on 10 July 1964, have, by common consent, and subject to article 25, paragraph 4, of the Constitution, drawn up in these General Regulations the following provisions securing the application of the Constitution and the functioning of the Union.of the Universal Postal Union,
done at Seoul on September 14, 1994
Chapter I
Functioning of the Union’s bodies
Article 101
Organization and convening of Congresses
and Extraordinary Congresses
1. The representatives of member countries shall meet in Congress not later than five years after the date on which the Acts of the preceding Congress come into operation. Functioning of the Union’s bodies
Article 101
Organization and convening of Congresses
and Extraordinary Congresses
2. Each member country shall arrange for its representation at Congress by one or more plenipotentiaries furnished by their Government with the necessary powers. It may, if need be, arrange to be represented by the delegation of another member country. Nevertheless it shall be understood that a delegation may represent only one member country other than its own.
3. In debates, each country shall be entitled to one vote.
4. In principle, each Congress shall designate the country in which the next Congress will be held. If that designation proves inapplicable, the Council of Administration shall be authorized to designate the country where Congress is to meet, after consultation with the latter country.
5. After consultation with the International Bureau, the host Government shall fix the definitive date and the precise locality of Congress. In principle one year before that date the host Government shall send an invitation to the Government of each member country of the Union. This invitation may be sent direct or through the intermediary of another Government or through the Director-General of the International Bureau. The host Government shall also be responsible for notifying the decisions taken by Congress to all the Governments of member countries.
6. When a Congress has to be convened without a host Government, the International Bureau, with the agreement of the Council of Administration and after consultation with the Government of the Swiss Confederation, shall take the necessary steps to convene and organize the Congress in the country in which the seat of the Union is situated. In this event the International Bureau shall perform the functions of the host Government.
7. The meeting place of an Extraordinary Congress shall be fixed, after consultation with the International Bureau, by the member countries which have initiated that Congress.
8. Paragraphs 2 to 6 shall be applicable by analogy to Extraordinary Congresses.
Article 102
Composition, functioning and meetings
of the Council of Administration
1. The Council of Administration shall consist of forty-one members who shall exercise their functions during the period between two successive Congresses. Composition, functioning and meetings
of the Council of Administration
2. The chairmanship shall devolve by right on the host country of Congress. If that country waives this right, it shall become a de jure member and, as a result, the geographical group to which it belongs shall have at its disposal an additional seat, to which the restrictive provisions of paragraph 3 shall not apply. In that case, the Council of Administration shall elect to the chairmanship one of the member countries belonging to the geographical group of the host country.
3. The forty other members of the Council of Administration shall be elected by Congress on the basis of an equitable geographical distribution. At least a half of the membership shall be renewed at each Congress; no member may be chosen by three successive Congresses.
4. Each member of the Council of Administration shall appoint its representative, who shall be competent in postal matters.
5. The office of member of the Council of Administration shall be unpaid. The operational expenses of this Council shall be borne by the Union.
6. The Council of Administration shall have the following functions:
6.1. to supervise the activities of the Union between Congresses, ensuring compliance with the decisions of Congress, studying questions with respect to governmental policies on postal issues, and taking account of international regulatory developments such as those relating to trade in services and to competition;
6.2. to consider and approve, within the framework of its competence, any action considered necessary to safeguard and enhance the quality of and to modernize the international postal service;
6.3. to promote, coordinate and supervise all forms of postal technical assistance within the framework of international technical cooperation;
6.4. to consider and approve the annual budget and accounts of the Union;
6.5. to authorize the ceiling of expenditure to be exceeded, if circumstances so require, in accordance with article 125, paragraphs 2bis, 3, 4 and 5;
6.6. to lay down the Financial Regulations of the UPU;
6.7. to lay down the rules governing the Reserve Fund;
6.8. to lay down the rules governing the Special Fund;
6.9. to lay down the rules governing the Special Activities Fund;
6.10. to lay down the rules governing the Voluntary Fund;
6.11. to provide control over the activities of the International Bureau;
6.12. to authorize election of a lower contribution class, if it is so requested, in accordance with the conditions set out in article 126, paragraph 6;
6.13. to lay down the Staff Regulations and the conditions of service of the elected officials;
6.14. to create or abolish International Bureau posts taking into account the restrictions imposed by the expenditure ceiling fixed;
6.15. to appoint or promote officials to the grade of Assistant Director-General (D 2);
6.16. to lay down the Regulations of the Social Fund;
6.17. to approve the annual report on the work of the Union prepared by the International Bureau and where appropriate to furnish observations on it;
6.18. to decide on the contacts to be established with postal administrations in order to carry out its functions;
6.19. after consulting the Postal Operations Council, to decide on the contacts to be established with the organizations which are not de jure observers, to consider and approve the reports by the International Bureau on UPU relations with other international bodies and to take the decisions which it considers appropriate on the conduct of such relations and the action to be taken on them; to designate in due course the intergovernmental and non-governmental international organizations which should be invited to be represented at a Congress and to instruct the Director-General to issue the necessary invitations;
6.20. to establish principles, as may be considered necessary, for the Postal Operations Council to take into account in its study of questions with major financial repercussions (charges, terminal dues, transit charges, basic airmail conveyance rates and the posting abroad of letter-post items), to follow closely the study of these questions, and to review and approve, for conformity with the aforementioned principles, Postal Operations Council proposals relating to these questions;
6.21. to study, at the request of Congress, the Postal Operations Council or postal administrations, administrative, legislative and legal problems concerning the Union or the international postal service; it shall be for the Council of Administration to decide, in the above-mentioned fields, whether it is expedient to undertake the studies requested by postal administrations between Congresses;
6.22. to approve the recommendations of the Postal Operations Council for the amendment, between two Congresses and in accordance with the procedure laid down in the Universal Postal Convention, of the postage charges for letter-post items;
6.23. to formulate proposals which shall be submitted for the approval either of Congress or of postal administrations in accordance with article 122;
6.24. to approve, within the framework of its competence, the recommendations of the Postal Operations Council for the adoption, if necessary, of regulations or of a new procedure until such time as Congress takes a decision in the matter;
6.25. to consider the annual report prepared by the Postal Operations Council and any proposals submitted by the Council;
6.26. to submit subjects for study to the Postal Operations Council for examination in accordance with article 104, paragraph 9.17;
6.27. to designate the country where the next Congress is to be held in the case provided for in article 101, paragraph 4;
6.28. to determine in due course and after consulting the Postal Operations Council, the number of Committees required to carry out the work of Congress and to specify their functions;
6.29. to designate, after consulting the Postal Operations Council and subject to the approval of Congress, the member countries prepared:
- to assume the vice-chairmanships of Congress and the chairmanships and vice-chairmanships of the Committees, taking as much account as possible of the equitable geographical distribution of the member countries; and
- to sit on the restricted Committees of Congress;
6.30. to decide whether minutes of meetings of a Committee of Congress should be replaced by reports;
6.31. to review and approve the draft Strategic Plan for presentation to Congress developed by the Postal Operations Council with the support of the International Bureau; to review and approve annual revisions of the Plan approved by Congress on the basis of recommendations from the Postal Operations Council, and to consult with the Postal Operations Council on the development and annual updating of the Plan.
7. In appointing officials to grade D 2, the Council of Administration shall consider the professional qualifications of the candidates recommended by the postal administrations of the member countries of which the candidates are nationals, ensuring that the posts of Assistant Director-General are as far as possible filled by candidates from different regions and from regions other than those from which the Director-General and Deputy Director-General originate, bearing in mind the paramount consideration of the efficiency of the International Bureau, while giving due weight to the Bureau’s internal promotion arrangements.
8. At its first meeting, which shall be convened by the Chairman of Congress, the Council of Administration shall elect four Vice-Chairmen from among its members and draw up its Rules of Procedure.
9. On convocation by its Chairman, the Council of Administration shall meet in principle once a year, at Union headquarters.
10. The Chairman, the Vice-Chairmen, the Committee Chairmen and the Chairman of the Strategic Planning Working Party of the Council of Administration shall form the Management Committee. This Committee shall prepare and direct the work of each session of the Council of Administration and take on all the tasks which the latter decides to assign to it or the need for which arises in the course of the strategic planning process.
11. The representative of each of the members of the Council of Administration participating in its meetings, except for meetings which take place during Congress, shall be entitled to reimbursement of the cost of either an economy class return air ticket or first class return rail ticket, or expenses incurred for travel by any other means subject to the condition that the amount does not exceed the price of the economy class return ticket. The same entitlement shall be granted to each member of its Committees, Working Parties or other bodies when these meet outside Congress and the sessions of the Council.
12. The Chairman of the Postal Operations Council shall represent that body at meetings of the Council of Administration on the agenda of which there are questions of interest to the body which he directs.
13. To ensure effective liaison between the work of the two bodies, the Postal Operations Council may designate representatives to attend Council of Administration meetings as observers.
14. The postal administration of the country in which the Council of Administration meets shall be invited to take part in the meetings in the capacity of observer, if that country is not a member of the Council of Administration.
15. The Council of Administration may invite any international body , any representative of an association or enterprise, or any qualified person whom it wishes to associate with its work to its meetings, without the right to vote. It may also invite, under the same conditions, one or more postal administrations of member countries concerned with questions on its agenda.
16. The members of the Council of Administration shall take an active part in its work. Member countries not belonging to the Council of Administration may, at their request, cooperate in the studies undertaken, subject to such conditions as the Council may establish to ensure the efficiency and effectiveness of its work. They may also be invited to chair Working Parties when their experience or expertise justifies it. The participation of member countries not belonging to the Council of Administration shall be carried out without additional expense for the Union.
Article 103
Documentation on the activities of the
Council of Administration
1. After each session, the Council of Administration shall inform the member countries of the Union and the Restricted Unions about its activities by sending them, inter alia, a summary record and its resolutions and decisions. Documentation on the activities of the
Council of Administration
2. The Council of Administration shall make to Congress a comprehensive report on its work and send it to postal administrations at least two months before the opening of Congress.
Article 104
Composition, functioning and meetings
of the Postal Operations Council
1. The Postal Operations Council shall consist of forty members who shall exercise their functions during the period between successive Congresses. Composition, functioning and meetings
of the Postal Operations Council
2. The members of the Postal Operations Council shall be elected by Congress on the basis of qualified geographical distribution. Twenty-four seats shall be reserved for developing countries and sixteen seats for developed countries. At least half of the members shall be renewed at each Congress.
3. The representative of each of the members of the Postal Operations Council shall be appointed by the postal administration of his country. This representative shall be a qualified official of the postal administration.
4. The operational expenses of the Postal Operations Council shall be borne by the Union. Its members shall not receive any payment. Travelling and living expenses incurred by representatives of administrations participating in the Postal Operations Council shall be borne by those administrations. However, the representative of each of the countries considered to be disadvantaged according to the lists established by the United Nations shall, except for meetings which take place during Congress, be entitled to reimbursement of the price of an economy class return air ticket or first class return rail ticket, or expenses incurred for travel by any other means, subject to the condition that the amount does not exceed the price of the economy class return air ticket.
5. At its first meeting, which shall be convened and opened by the Chairman of Congress, the Postal Operations Council shall choose from among its members a Chairman, a Vice-Chairman, the Committee Chairmen and the Chairman of the Strategic Planning Working Party .
6. The Postal Operations Council shall draw up its Rules of Procedure.
7. In principle, the Postal Operations Council shall meet every year at Union headquarters. The date and place of the meeting shall be fiĚ by its Chairman in agreement with the Chairman of the Council of Administration and the Director-General of the International Bureau.
8. The Chairman, the Vice-Chairman, the Committee Chairmen and the Chairman of the Strategic Planning Working Party of the Postal Operations Council shall form the Management Committee. This Committee shall prepare and direct the work of each meeting of the Postal Operations Council and take on all the tasks which the latter decides to assign to it or the need for which arises in the course of the strategic planning process.
9. The functions of the Postal Operations Council shall be the following:
9.1. to conduct the study of the most important operational, commercial, technical, economic and technical cooperation problems which are of interest to postal administrations of all member countries, including questions with major financial repercussions (charges, terminal dues, transit charges, airmail conveyance rates, parcel-post rates, and the posting abroad of letter-post items), and to prepare information, opinions and recommendations for action on them;
9.2. to revise the Detailed Regulations of the Union within six months following the end of the Congress unless the latter decides otherwise; in case of urgent necessity, the Postal Operations Council may also amend the said Regulations at other sessions; in both cases, the Operations Council shall be subject to Council of Administration guidance on matters of fundamental policy and principle;
9.3. to coordinate practical measures for the development and improvement of international postal services;
9.4. to take, subject to Council of Administration approval within the framework of the latter’s competence, any action considered necessary to safeguard and enhance the quality of and to modernize the international postal service;
9.5. to revise and amend, between two Congresses, in accordance with the procedure laid down in the Universal Postal Convention, and subject to Council of Administration approval, the postage charges for letter-post items;
9.6. to formulate proposals which shall be submitted for the approval either of Congress or of postal administrations in accordance with article 122; the approval of the Council of Administration is required when these proposals concern questions within the latter’s competence;
9.7. to examine, at the request of the postal administration of a member country, any proposal which that administration forwards to the International Bureau under article 121, to prepare observations on it and to instruct the International Bureau to annex these observations to the proposal before submitting it for approval to the postal administrations of member countries;
9.8. to recommend, if necessary, and where appropriate after approval by the Council of Administration and consultation of all the postal administrations, the adoption of regulations or of a new procedure until such time as Congress takes a decision in the matter;
9.9. to prepare and issue, in the form of recommendations to postal administrations, standards for technological, operational and other processes within its competence where uniformity of practice is essential; it shall similarly issue, as required, amendments to standards it has already set;
9.10. to develop, with the support of the International Bureau and in consultation with and with the approval of the Council of Administration, the draft Strategic Plan for consideration by Congress, and to revise the Plan approved by Congress on an annual basis, also with the support of the International Bureau and the approval of the Council of Administration;
9.11. to approve those parts of the annual report on the work of the Union prepared by the International Bureau which concern the responsibilities and functions of the Postal Operations Council;
9.12. to decide on the contacts to be established with postal administrations in order to carry out its functions;
9.13. to study teaching and vocational training problems of interest to the new and developing countries;
9.14. to take the necessary steps to study and publicize the experiments and progress made by certain countries in the technical, operational, economic and vocational training fields of interest to the postal services;
9.15. to study the present position and needs of the postal services in the new and developing countries and to prepare appropriate recommendations on ways and means of improving the postal services in those countries;
9.16. to take, in consultation with the Council of Administration, appropriate steps in the sphere of technical cooperation with all member countries of the Union and in particular with the new and developing countries;
9.17. to examine any other questions submitted to it by a member of the Postal Operations Council, by the Council of Administration or by any administration of a member country.
10. The members of the Postal Operations Council shall take an active part in its work. The postal administrations of member countries not belonging to the Postal Operations Council may, at their request, cooperate in the studies undertaken, subject to such conditions as the Council may establish to ensure the efficiency and effectiveness of its work. Such postal administrations may also be requested to chair Working Parties where their expertise or experience justify it.
11. The Postal Operations Council shall, at its last session before Congress, prepare for submission to Congress the draft basic work programme of the next Council, taking into account the draft Strategic Plan as well as the requests of member countries of the Union and of the Council of Administration and the International Bureau. This basic programme, which shall include a limited number of studies on topical subjects of common interest, shall be subject to review annually in the light of new realities and priorities.
12. In order to ensure effective liaison between the work of the two bodies, the Council of Administration may designate representatives to attend Postal Operations Council meetings as observers.
13. The Postal Operations Council may invite the following to take part in its meetings without the right to vote:
13.1. any international body or any qualified person whom it wishes to associate with its work;
13.2. postal administrations of member countries not belonging to the Postal Operations Council;
13.3. any association or enterprise that it wishes to consult with respect to its work.
Article 105
Documentation on the activities
of the Postal Operations Council
1. After each session, the Postal Operations Council shall inform the member countries of the Union and the Restricted Unions about its activities by sending them, inter alia, a summary record and its resolutions and decisions. Documentation on the activities
of the Postal Operations Council
2. The Postal Operations Council shall prepare for the Council of Administration an annual report on its work.
3. The Postal Operations Council shall prepare for Congress a comprehensive report on its work and send it to postal administrations of member countries at least two months before the opening of Congress.
Article 106
Rules of procedure of Congresses
1. For the organisation of its work and the conduct of its debates, Congress shall apply the Rules of Procedure which are annexed to these General Regulations. Rules of procedure of Congresses
2. Each Congress may amend these rules under the conditions laid down in the Rules of Procedure themselves.
Article 107
Working languages of the International Bureau
The working languages of the International Bureau shall be French and English.Working languages of the International Bureau
Article 108
Languages used for documentation, for debates
and for official correspondence International Bureau
1. For the documentation of the Union, the French, English, Arabic and Spanish languages shall be used. The Chinese, German, Portuguese and Russian languages shall also be used provided that only the most important basic documentation is produced in these languages. Languages used for documentation, for debates
and for official correspondence International Bureau
Other languages may also be used on condition that the member countries which have made the request shall bear all of the costs involved.
2. The member country or countries which have requested a language other than the official language constitute a language group. The member countries using the official language shall constitute the French Language Group.
3. Documentation shall be published by the International Bureau in the official language and in the languages of the other duly constituted language groups, either directly or through the intermediary of the regional offices of those groups in conformity with the procedures agreed with the International Bureau. Publication in the different languages shall be effected in accordance with a common standard.
4. Documentation published directly by the International Bureau shall, as far as possible, be distributed simultaneously in the different languages requested.
5. Correspondence between the postal administrations and the International Bureau and between the latter and outside entities may be exchanged in any language for which the International Bureau has available a translation service.
6. The costs of translation into any language, including those resulting from the application of paragraph 5, shall be borne by the language group which has asked for that language. The French Language Group shall bear the cost of translation into the official language of documents and correspondence received in Arabic, English and Spanish. All other costs involved in the supply of documents shall be borne by the Union. The ceiling of the costs to be borne by the Union for the production of documents in Chinese, German, Portuguese and Russian shall be fixed by a Congress resolution.
7. The costs to be borne by a language group shall be divided among the members of that group in proportion to their contributions to the expenses of the Union. These costs may be divided among the members of the language group according to another system, provided that the countries concerned agree to it and inform the International Bureau of their decision through the intermediary of the spokesman of the group.
8. The International Bureau shall give effect to any change in the choice of language requested by a member country after a period which shall not exceed two years.
9. For the discussions at meetings of the Union’s bodies, the French, English, Spanish and Russian languages shall be admissible, by means of a system of interpretation with or without electronic equipment the choice being left to the judgment of the organizers of the meeting after consultation with the Director-General of the International Bureau and the member countries concerned.
10. Other languages shall likewise be admissible for the discussions and meetings mentioned in paragraph 9.
11. Delegations using other languages shall arrange for simultaneous interpretation into one of the languages mentioned in paragraph 9, either by the system indicated in the same paragraph, when the necessary technical modifications can be made, or by individual interpreters.
12. The costs of the interpretation services shall be shared among the member countries using the same language in proportion to their contributions to the expenses of the Union. However, the costs of installing and maintaining the technical equipment shall be borne by the Union.
13. Postal administrations may come to an understanding about the language to be used for official correspondence in their relations with one another. In the absence of such an understanding the language to be used shall be French.
Chapter II
International Bureau
Article 109
Election of the Director-General and Deputy
Director-General of the International Bureau
1. The Director-General and the Deputy Director-General of the International Bureau shall be elected by Congress for the period between two successive Congresses, the minimum duration of their term of office being five years. Their term of office shall be renewable once only. Unless Congress decides otherwise, the date on which they take up their duties shall be fixed at 1 January of the year following that in which Congress is held. International Bureau
Article 109
Election of the Director-General and Deputy
Director-General of the International Bureau
2. At least seven months before the opening of Congress, the Director-General of the International Bureau shall send a memorandum to the Governments of member countries inviting them to submit their applications, if any, for the posts of Director-General and Deputy Director-General and indicating at the same time whether the Director-General and Deputy Director-General in office are interested in a renewal of their initial term of office. The applications, accompanied by a curriculum vitae, must reach the International Bureau at least two months before the opening of Congress. The candidates must be nationals of the member countries which put them forward. The International Bureau shall prepare the election documents for Congress. The election of the Director-General and that of the Deputy Director-General shall take place by secret ballot, the first election being for the post of Director-General.
3. If the post of Director-General falls vacant, the Deputy Director-General shall take over the functions of Director-General until the expiry of the latter’s term of office; he shall be eligible for election to that post and shall automatically be accepted as a candidate, provided that his initial term of office as Deputy Director-General has not already been renewed once by the preceding Congress and that he declares his interest in being considered as a candidate for the post of Director-General.
4. If the posts of Director-General and Deputy Director-General fall vacant at the same time, the Council of Administration shall elect, on the basis of the applications received following notification of the vacancies, a Deputy Director-General for the period extending up to the next Congress. With regard to the submission of applications, paragraph 2 shall apply by analogy.
5. If the post of Deputy Director-General falls vacant, the Council of Administration shall, on the proposal of the Director-General, instruct one of the Assistant Directors-General at the International Bureau to take over the functions of Deputy Director-General until the following Congress.
Article 110
Duties of the Director-General
1. The Director-General shall organize, administer and direct the International Bureau, of which he is the legal representative. He shall be empowered to classify posts in grades G 1 to D 1 and to appoint and promote officials in those grades. For appointments in grades P 1 to D 1, he shall consider the professional qualifications of the candidates recommended by the postal administrations of the member countries of which the candidates are nationals or in which they exercise their professional activities, taking into account equitable geographical distribution with respect to continents and languages together with all other relevant considerations, while giving due weight to the Bureau’s internal promotion arrangements. Duties of the Director-General
However, in the case of posts requiring special qualifications, the Director-General may seek applications from outside. He shall also consider, for the appointment of a new official, that, in principle, persons occupying grade D 2, D 1 and P 5 posts must be nationals of different member countries of the Union. For the promotion of an official of the International Bureau to grades D 1 and P 5, he shall not be bound to apply that principle. Moreover, the requirements of equitable geographical and language distribution shall rank behind merit in the recruitment process. The Director-General shall inform the Council of Administration once a year, in the Report on the work of the Union, of appointments and promotions in grades P 4 to D 1.
2. The Director-General shall have the following duties:
2.1. to act as depositary of the Acts of the Union and as intermediary in the procedure of accession and admission to and withdrawal from the Union;
2.2. to notify all administrations of the Detailed Regulations drawn up or revised by the Postal Operations Council;
2.3. to prepare the draft annual budget of the Union at the lowest possible level consistent with the requirements of the Union and to submit it in due course to the Council of Administration for consideration; to communicate the budget to the member countries of the Union after approval by the Council of Administration and to execute it;
2.4. to execute the specific activities requested by the bodies of the Union and those assigned to him by the Acts;
2.5. o take action to achieve the objectives set by the bodies of the Union, within the framework of the established policy and the funds available;
2.6. to submit suggestions and proposals to the Council of Administration or to the Postal Operations Council;
2.7. to prepare, for the Postal Operations Council and on the basis of directives issued by the latter, the draft Strategic Plan to be submitted to Congress and the draft annual revision;
2.8. to ensure the representation of the Union;
2.9. to act as an intermediary in relations between:
– the UPU and the Restricted Unions;
– the UPU and the United Nations;
– the UPU and the international organizations whose activities are of interest to the Union;
– the UPU and the international organizations or the associations or enterprises that the bodies of the Union wish to consult or associate with their work;
2.10. to assume the duties of Secretary-General of the bodies of the Union and supervise in this capacity and taking into account the special provisions of these General Regulations, in particular:
– the preparation and organization of the work of the Union’s bodies;
– the preparation, production and distribution of documents, reports and minutes;
– the functioning of the secretariat at meetings of the Union’s bodies;
2.11. to attend the meetings of the bodies of the Union and take part in the discussions without the right to vote, with the possibility of being represented.
Article 111
Duties of the Deputy Director-General
1. The Deputy Director-General shall assist the Director-General and shall be responsible to him. Duties of the Deputy Director-General
2. If the Director-General is absent or prevented from discharging his duties, the Deputy Director-General shall exercise his functions. The same shall apply in the case of a vacancy in the post of Director-General as mentioned in article 109, paragraph 3.
Article 112
Secretariat of the Union’s bodies
The secretariat of the Union’s bodies shall be provided by the International Bureau under the responsibility of the Director-General. It shall send all the documents published on the occasion of each session to the postal administrations of the members of the body, to the postal administrations of countries which, while not members of the body, cooperate in the studies undertaken, to the Restricted Unions and to postal administrations of other member countries which ask for them.Secretariat of the Union’s bodies
Article 113
List of member countries
The International Bureau shall prepare and keep up to date the list of member countries of the Union showing therein their contribution class, their geographical group and their position with respect to the Acts of the Union.List of member countries
Article 114
Information. Opinions. Requests for interpretation
and amendment of the Acts. Inquiries.
Role in the settlement of accounts
1. The International Bureau shall be at all times at the disposal of the Council of Administration, the Postal Operations Council and postal administrations for the purpose of supplying them with any necessary information on questions relating to the service. Information. Opinions. Requests for interpretation
and amendment of the Acts. Inquiries.
Role in the settlement of accounts
2. In particular it shall collect, collate, publish and distribute all kinds of information of interest to the international postal service, give an opinion, at the request of the parties involved, on questions in dispute, act on requests for interpretation and amendment of the Acts of the Union and, in general, carry out such studies and editorial or documentary work as are assigned to it by those Acts or as may be referred to it in the interest of the Union.
3. It shall also conduct inquiries requested by postal administrations to obtain the views of other administrations on a particular question. The result of an inquiry shall not have the status of a vote and shall not be formally binding.
4. It shall act as a clearing house in the settlement of accounts of all kinds relating to the international postal service between postal administrations requesting this facility.
Article 115
Technical co-operation
The International Bureau shall develop postal technical assistance in all its forms within the framework of international technical co-operation. Technical co-operation
Article 116
Forms supplied by the International Bureau
The International Bureau shall be responsible for arranging the manufacture of international reply coupons and for supplying them, at cost, to postal administrations ordering them. Forms supplied by the International Bureau
Article 117
Acts of Restricted Unions and Special Agreements
1. Two copies of the Acts of Restricted Unions and of Special Agreements concluded under article 8 of the Constitution shall be sent to the International Bureau by the offices of such Unions, or failing that, by one of the contracting parties. Acts of Restricted Unions and Special Agreements
2. The International Bureau shall see that the Acts of Restricted Unions and Special Agreements do not include conditions less favourable to the public than those which are provided for in the Acts of the Union and shall inform postal administrations of the existence of such Unions and Agreements. The International Bureau shall notify the Council of Administration of any irregularity discovered through applying this provision.
Article 118
Union periodical
The International Bureau shall publish, with the aid of the documents made available to it, a periodical in Arabic, Chinese, English, French, German, Russian and Spanish.Union periodical
Article 119
Annual report on the work of the Union
The International Bureau shall make an annual report on the work of the Union, which shall be sent, after approval by the Council of Administration, to postal administrations, the Restricted Unions and the United Nations.Annual report on the work of the Union
Chapter III
Procedure for the submission and consideration
of proposals
Article 120
Procedure for submitting proposals to Congress
1. Subject to the exceptions provided for in paragraphs 2 and 5, the following procedure shall govern the submission of proposals of all kinds to Congress by postal administrations of member countries: Procedure for the submission and consideration
of proposals
Article 120
Procedure for submitting proposals to Congress
(a) proposals which reach the International Bureau at least six months before the date fixed for Congress shall be accepted;
(b) no drafting proposal shall be accepted during the period of six months preceding the date fixed for Congress;
(c) proposals of substance which reach the International Bureau in the interval between six and four months before the date fixed for Congress shall not be accepted unless they are supported by at least two administrations;
(d) proposals of substance which reach the International Bureau in the interval between four and two months preceding the date fixed for Congress shall not be accepted unless they are supported by at least eight administrations; proposals which arrive after that time shall no longer be accepted;
(e) declarations of support shall reach the International Bureau within the same period as the proposals to which they refer.
2. Proposals concerning the Constitution or the General Regulations shall reach the International Bureau not later than six months before the opening of Congress; any received after that date but before the opening of Congress shall not be considered unless Congress so decides by a majority of two thirds of the countries represented at Congress and unless the conditions laid down in paragraph 1 are fulfilled.
3. Every proposal must, as a rule, have only one aim and contain only the changes justified by that aim.
4. Drafting proposals shall be headed “Drafting proposal” by the administrations which submit them and shall be published by the International Bureau under a number followed by the letter R. Proposals which do not bear this indication but which, in the opinion of the International Bureau, deal only with drafting points shall be published with an appropriate annotation; the International Bureau shall draw up a list of these proposals for Congress.
5. The procedure prescribed in paragraphs 1 and 4 shall not apply either to proposals concerning the Rules of Procedure of Congresses or to amendments to proposals already made.
Article 121
Procedure for submitting proposals
between Congresses
1. To be eligible for consideration every proposal concerning the Convention or the Agreements submitted by a postal administration between Congresses shall be supported by at least two other administrations. Such proposals shall lapse if the International Bureau does not receive, at the same time, the necessary number of declarations of support. Procedure for submitting proposals
between Congresses
2. These proposals shall be sent to other postal administrations through the intermediary of the International Bureau.
3. Proposals concerning the Detailed Regulations shall not require support but shall not be considered by the Postal Operations Council unless the latter agrees to the urgent necessity.
Article 122
Consideration of proposals between Congresses
1. Every proposal concerning the Convention, the Agreements and their Final Protocols shall be subject to the following procedure: a period of two months shall be allowed to postal administrations of member countries for consideration of the proposal notified by an International Bureau circular and for forwarding their observations, if any, to the Bureau. Amendments shall not be admissible. The replies shall be collected by the International Bureau and communicated to postal administrations with an invitation to vote for or against the proposal. Those which have not sent in their vote within a period of two months shall be considered as abstaining. The aforementioned periods shall be reckoned from the dates of the International Bureau circulars. Consideration of proposals between Congresses
2. Proposals for amending the Detailed Regulations shall be dealt with by the Postal Operations Council.
3. If the proposal relates to an Agreement or its Final Protocol, only the postal administrations of member countries which are parties to that Agreement may take part in the procedure described in paragraph 1.
Article 123
Notification of decisions adopted between
Congresses
1. Amendments made to the Convention, the Agreements and the Final Protocols to those Acts shall be sanctioned by notification thereof to the Governments of member countries by the Director-General of the International Bureau. Notification of decisions adopted between
Congresses
2. Amendments made to the Detailed Regulations and their Final Protocols by the Postal Operations Council shall be communicated to postal administrations by the International Bureau. The same shall apply to the interpretations referred to in article 59.3.3.2 of the Convention and in the corresponding provisions of the Agreements.
Article 124
Entry into force of the Detailed Regulations and
of the other decisions adopted between Congresses
1. The Detailed Regulations shall come into force on the same date and shall have the same duration as the Acts laid down by Congress. Entry into force of the Detailed Regulations and
of the other decisions adopted between Congresses
2. Subject to paragraph 1, decisions on amending the Acts of the Union which are adopted between Congresses shall not take effect until at least three months after their notification.
Chapter IV
Finance
Article 125
Fixing and regulation of the expenditure of the Union
1. Subject to the provisions of paragraphs 2 to 6, the annual expenditure relating to the activities of bodies of the Union may not exceed the following sums for 1996 and subsequent years: Finance
Article 125
Fixing and regulation of the expenditure of the Union
35 278 600 Swiss francs for 1996;
35 126 900 Swiss francs for 1997;
35 242 900 Swiss francs for 1998;
35 451 300 Swiss francs for 1999;
35 640 700 Swiss francs for 2000.
The basic limit for 2000 shall also apply to the following years in case the Congress scheduled for 1999 is postponed.
2. The expenditure relating to the convening of the next Congress (travelling expenses of the secretariat, transport charges, cost of installing simultaneous interpretation equipment, cost of reproducing documents during the Congress, etc) shall not exceed the limit of 3 599 300 Swiss francs.
2 bis. The Council of Administration shall be authorized to exceed the limits laid down in paragraph 1 to take account of the publication of the new edition of the International List of Post Offices. The total amount of the overrun authorized for this purpose shall not exceed 900 000 Swiss francs.
3. The Council of Administration shall be authorized to exceed the limits laid down in paragraphs 1 and 2 to take account of increases in salary scales, pension contributions or allowances, including post adjustments, approved by the United Nations for application to its staff working in Geneva.
4. The Council of Administration shall also be authorized to adjust, each year, the amount of expenditure other than that relating to staff on the basis of the Swiss consumer price index.
5. Notwithstanding paragraph 1, the Council of Administration, or in case of extreme urgency, the Director-General, may authorize the prescribed limits to be exceeded to meet the cost of major and unforeseen repairs to the International Bureau building, provided however that the amount of the increase does not exceed 125 000 Swiss francs per annum.
6. If the credits authorized in paragraphs 1 and 2 prove inadequate to ensure the smooth running of the Union, these limits may only be exceeded with the approval of the majority of the member countries of the Union. Any consultation shall include a complete description of the facts justifying such a request.
7. Countries which accede to the Union or are admitted to the status of members of the Union as well as those which leave the Union shall pay their contributions for the whole of the year during which their admission or withdrawal becomes effective.
8. Member countries shall pay their contributions to the Union’s annual expenditure in advance on the basis of the budget laid down by the Council of Administration. These contributions shall be paid not later than the first day of the financial year to which the budget refers. After that date, the sums due shall be chargeable with interest in favour of the Union at the rate of 3 percent per annum for the first six months and of 6 percent per annum from the seventh month.
9. In exceptional circumstances, the Council of Administration may release a member country from all or part of the interest owed if that country has paid the full capital amount of its debts in arrears.
10. A member country may also be released, within the framework of an amortization schedule approved by the Council of Administration for its accounts in arrears, from all or part of the interest accumulated or to accrue; such release shall, however, be subject to the full and punctual execution of the amortization schedule within an agreed period of five years at most.
11. To cover shortfalls in Union financing, a Reserve Fund shall be established the amount of which shall be fixed by the Council of Administration . This Fund shall be maintained primarily from budget surpluses. It may also be used to balance the budget or to reduce the amount of member countries’ contributions.
12. As regards temporary financing shortfalls, the Government of the Swiss Confederation shall make the necessary short-term advances, on conditions which are to be fixed by mutual agreement. That Government shall supervise, without charge, book-keeping and accounting of the International Bureau within the limits of the credits fixed by Congress.
Article 126
Contribution classes
1. Member countries shall contribute to defraying Union expenses according to the contribution class to which they belong. These classes shall be the following: Contribution classes
class of 50 units;
class of 40 units;
class of 35 units;
class of 25 units;
class of 20 units;
class of 15 units;
class of 10 units;
class of 5 units;
class of 3 units;
class of 1 unit;
class of 0.5 unit, reserved for the least advanced countries as listed by the United Nations and for other countries designated by the Council of Administration.
2. Notwithstanding the contribution classes listed in paragraph 1, any member country may elect to contribute more than 50 units.
3. Member countries shall be included in one of the above-mentioned contribution classes upon their admission or accession to the Union in accordance with the procedure laid down in article 21, paragraph 4, of the Constitution.
4. Member countries may subsequently change contribution class on condition that this change is communicated to the International Bureau before the opening of Congress. This notification, which shall be brought to the attention of Congress, shall take effect on the date of the entry into force of the financial provisions drawn up by Congress.
5. Member countries may not insist on being lowered more than one class at a time. Member countries which have not made known their wish to change contribution class by the opening of Congress shall remain in the class to which they belonged up to that time.
6. Nevertheless, in exceptional circumstances such as natural disasters necessitating international aid programmes, the Council of Administration may authorize a reduction in contribution class when so requested by a member country if the said member establishes that it can no longer maintain its contribution at the class originally chosen.
7. Notwithstanding paragraphs 4 and 5, changes to a higher class shall not be subject to any restriction.
Article 127
Payment for supplies from the International
Bureau
Supplies provided by the International Bureau to postal administrations against payment shall be paid for in the shortest possible time and at the latest within six months from the first day of the month following that in which the account is sent by the Bureau. After that period the sums due shall be chargeable with interest in favour of the Union at the rate of 5 percent per annum reckoned from the date of expiry of that period. Payment for supplies from the International
Bureau
Chapter V
Arbitration
Article 128
Arbitration procedure
1. If a dispute has to be settled by arbitration, each of the postal administrations party to the case shall select a postal administration of a member country not directly involved in the dispute. When several administrations make common cause, they shall count only as a single administration for the purposes of this provision. Arbitration
Article 128
Arbitration procedure
2. If one of the administrations party to the case does not act on a proposal for arbitration within a period of six months, the International Bureau, if so requested, shall itself call upon the defaulting administration to appoint an arbitrator or shall itself appoint one ex officio.
3. The parties to the case may agree to appoint a single arbitrator which may be the International Bureau.
4. The decision of the arbitrators shall be taken by a majority of votes.
5. In the event of a tie the arbitrators shall select another postal administration, not involved in the dispute either, to settle the matter. Should they fail to agree on the choice, this administration shall be appointed by the International Bureau from among administrations not proposed by the arbitrators.
6. If the dispute concerns one of the Agreements, the arbitrators may be appointed only from among the administrations that are parties to that Agreement.
Chapter VI
Final provisions
Article 129
Conditions for approval of proposals concerning
the General Regulations
To become effective, proposals submitted to Congress relating to these General Regulations shall be approved by a majority of the member countries represented at Congress. At least two thirds of the member countries of the Union shall be present at the time of voting.Final provisions
Article 129
Conditions for approval of proposals concerning
the General Regulations
Article 130
Proposals concerning the Agreements
with the United Nations
The conditions of approval referred to in article 129 shall apply equally to proposals designed to amend the Agreements concluded between the Universal Postal Union and the United Nations, in so far as those Agreements do not lay down conditions for the amendment of the provisions they contain.Proposals concerning the Agreements
with the United Nations
Article 131
Entry into force and duration of the
General Regulations
These General Regulations shall come into force on 1 January 1996 and shall remain in operation until the entry into force of the Acts of the next Congress. Entry into force and duration of the
General Regulations
In witness whereof the plenipotentiaries of the Governments of the member countries have signed these General Regulations in a single original which shall be deposited with the Director-General of the International Bureau. A copy thereof shall be delivered to each party by the Government of the country in which Congress is held.
Done at Seoul, 14 September 1994.