HGM208/1995 Внутренний номер: 295953 Varianta în limba de stat | Карточка документа | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Республика Молдова | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
ПРАВИТЕЛЬСТВО | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
Nr. 208
от 31.03.1995 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
об утверждении Инструкции о ведении делопроизводства по петициям физических и юридических лиц, поданным в государственные органы, на предприятия, в учреждения и организации Республики Молдова | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Опубликован : 05.05.1995 в Monitorul Oficial Nr. 24 статья № : 192 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
ИЗМЕНЕНО
[Наименование изменено ПП1004 от 28.08.08, МО167-168/05.09.08 ст.1008]
[Наименование дополнено ПП441 от 27.04.04, MO73-76/07.05.04 ст.582]
Во исполнение Закона Республики Молдова N 190-XIII от 19 июля 1994 года "О подаче петиций"
Правительство Республики Молдова ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить Инструкцию о ведении делопроизводства по петициям физических и юридических лиц, поданным в государственные органы, на предприятия, в учреждения и организации Республики Молдова (прилагается).
[Пкт.1 изменен ПП1004 от 28.08.08, МО167-168/05.09.08 ст.1008] [Пкт.1 дополнен ПП441 от 27.04.04, MO73-76/07.05.04 ст.582]
2. Органам центрального и местного публичного управления обеспечить ведение делопроизводства по петициям физических и юридических лиц всеми подведомственными или расположенными на их территории организациями в соответствии с Инструкцией, утвержденной настоящим постановлением.
[Пкт.2 изменен ПП1004 от 28.08.08, МО167-168/05.09.08 ст.1008] [Пкт.2 изменен ПП441 от 27.04.04, MO73-76/07.05.04 ст.582]
3. Признать утратившим силу Постановление Совета Министров Молдавской ССР N 41 от 5 февраля 1982 г. \"Об утверждении Инструкции о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в министерствах, государственных комитетах, ведомствах, исполнительных комитетах Советов народных депутатов, на предприятиях, в учреждениях и организациях Молдавской ССР\" (Ведомости Верховного Совета и Правительства Молдавской ССР, 1982 г., N 3, ст. 27).
ПРЕМЬЕР-МИНИСТР
РЕСПУБЛИКИ МОЛДОВА Андрей САНГЕЛИ
г.Кишинэу, 31 марта 1995 г. N 208
ИНСТРУКЦИЯ
о ведении делопроизводства по петициям физических лиц
законно созданных организаций, поданным в государственные органы,
на предприятия, в учреждения и организации Республики Молдова [Наименование инструкции дополнено ПП441 от 27.04.04, MO73-76/07.05.04 ст.582]
I. Общие положения
1. Настоящая Инструкция устанавливает единый порядок делопроиводства при учете и рассмотрении петиций физических и юридических лиц поданных от имени коллективов, которые они представляют в письменной или электронной форме, а также осуществления контроля за ходом их рассмотрения и приема просителей в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (далее - органы).
[Пкт.1 абз.1 дополнен ПП441 от 27.04.04, MO73-76/07.05.04 ст.582]
Настоящая Инструкция не распространяется на ведение делопроизводства по петициям, порядок рассмотрения которых предусмотрен уголовно-процессуальным законодательством, законодательством об исполнительном производстве, законодательством об административных правонарушениях и трудовым законодательством.
[Пкт.1 изменен ПП1004 от 28.08.08, МО167-168/05.09.08 ст.1008] 2. Делопроизводство по петициям, адресованным физическими лицами в организации, ведется отдельно от других видов делопроизводства.
Руководители органов, структурных подразделений и работники их аппарата управления обязаны принять необходимые меры для соблюдения настоящей инструкции. При необходимости они осуществляют контроль за ведением делопроизводства и принимают меры по совершенствованию этой деятельности.
3. Учет, регистрация, рассмотрение петиций, осуществление контроля за исполнением и хранением петиций, организация приема просителей в органах возлагается на канцелярию,структурные подразделения, секретаря или назначенное для этого должностное лицо (в дальнейшем - канцелярия).
4. При увольнении лиц, ответственных за ведение делопроизводства по петициям, дела с петициями и соответствующими материалами передаются по акту.
Вновь принятые работники должны знать требования Закона Республики Молдова N 190-XIII от 19 июля 1994 года \"О подаче петиций\" и настоящей Инструкции.
II. Учет петиций
5. Петиции, поступившие в органы, регистрируются централизованно в тот же день канцелярией на регистрационно-контрольных карточках формата А5 и А6 (приложения N 1,2 и 3). Информация по поступившим петициям вводится в банк данных компьютера согласно макету регистрационно-контрольной карточки экрана в соответствии с регистрационным номером там, где применяется компьютер а электронный вариант регистрируется в электронном архиве органа.
[Пкт.5 абз.1 изменен ПП1004 от 28.08.08, МО167-168/05.09.08 ст.1008] Конверты, в которых находились петиции, сохраняются в случаях, когда их можно использовать для установления адреса отправителя или когда почтовый штемпель необходим для подтверждения даты отправления и получения петиции.
По петициям, принятым во время приема, устанавливается тот же порядок регистрации а электронная версия петиции хранится 3 года в базе данных электронного архива органа.
[Пкт.5 абз.3 изменен ПП1004 от 28.08.08, МО167-168/05.09.08 ст.1008] Петиция, поданная в электронной форме, должна соответствовать требованиям к электронному документу и цифровой подписи в соответствии с действующим законодательством. В петиции в электронной форме указываются фамилия, имя, место жительства и электронный адрес просителя [Пкт.5 абз.4-5 введены ПП1004 от 28.08.08, МО167-168/05.09.08 ст.1008] 6. При регистрации петиций на первой странице проставляется регистрационный штамп (приложение N 4), в котором указывается дата поступления петиций и регистрационный индекс. Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора петиции, порядкового номера и года регистрации петиции (например, Д- 404/04). Регистрационный индекс сожет быть составлен или дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию и сохранность петиций, способствующими их отбору и анализу.
[Пкт.6 абз.2 изменен ПП441 от 27.04.04, MO73-76/07.05.04 ст.582]
7. Повторным петициям, как правило, присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационной контрольной карточки указывается регистрационный индекс первой петиции.В правом верхнем углу повторных петиций и на регистрационно-контрольных карточках делается отметка \"Повторно\" и подбирается вся предшествующая переписка.
Повторными считаются петиции, поступившие от одного и того же лица, в которых поднимается один и тот же вопрос, если со времени подачи первой петиции истек установленный законодательством срок рассмотрения и заявитель не получил ответа или не удовлетворен данным ему ответом.
8. Петиции лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в одну и ту же организацию, регистрируются под индексом первой петиции с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например, Д-401/1, Д-401/2, Д-401/3).
9. На каждую петицию заполняется от руки регистрационно-контрольная карточка в двух экземплярах. Первый экземпляр карточки помещается в информационную картотеку в алфавитном порядке или по тематике вопросов петиции, а второй экземпляр – в контрольную картотеку по датам исполнения.
[Пкт.9 абз.1 в редакции ПП1004 от 28.08.08, МО167-168/05.09.08 ст.1008] Если регистрационно-контрольные карточки помещаются в информационную картотеку по тематике вопросов, затрагиваемых в петициях, рекомендуется дополнительно использовать алфавитные карточки (приложение N 5), которые должны располагаться в картотеке в алфавитном порядке. В целях упрощения отбора карточек может быть использован алфавитный указатель.
III. Порядок рассмотрения и сроки исполнения петиций 10.Зарегистрированные петиции передаются на рассмотрение руководству органа в день их поступления.
Резолюция руководства, фамилия автора резолюции и срок исполнения в обязательном порядке вносятся в регистрационно-контрольные карточки.
Если в резолюции указано несколько исполнителей, ответственность за правильное и своевременное исполнение несут в равной степени все указанные соисполнители.
Первый исполнитель из указанных в резолюции является ответственным за созыв остальных соисполнителей и организацию исполнения всех поставленных в петиции вопросов.
Передача петиций на исполнение производится только через ответственное лицо с указанием в регистрационно-контрольных карточках фамилий исполнителей, а петиции, полученные в электронной форме, копируются в файл архива с указанием даты и времени получения и передаются на исполнение в тот же день назначенному руководителем исполнителю в приемлемой для информирования форме.
[Пкт.10 абз.5 изменен ПП1004 от 28.08.08, МО167-168/05.09.08 ст.1008] Передача петиций на исполнение из одного структурного подразделения в другое осуществляется только с разрешения руководителя органа с обязательной отметкой об этом в регистрационных контрольных карточках.
11. Для соблюдения сроков исполнения петиций в письмах-запросах обязательно указывается предполагаемый срок получения ответа.
12. Отсутствие непосредственного исполнителя (временная нетрудоспособность, командировка, отпуск и т.д.) не освобождает организацию или ее подразделения от своевременного и качественного рассмотрения петиций.
13. Если исполнитель не может рассмотреть петицию в установленный срок, то он должен обратиться в письменном виде к руководству организации с обоснованной просьбой о продлении срока.
[Пкт.13 дополнен ПП441 от 27.04.04, MO73-76/07.05.04 ст.582]
131. Коллективные петиции рассматриваются, как правило, в присутствии авторов
[Пкт.131 введен ПП441 от 27.04.04, MO73-76/07.05.04 ст.582]
14. Все сведения о ходе рассмотрения петиции (разрешение о продлении срока, дополнительный запрос, напоминание исполнителю, кому дан ответ, дата и индекс ответа и т.п.) должны вноситься в соответствующие графы регистрационно-контрольной карточки включая в файлы по осуществлению контроля над петициями в электронной форме.
[Пкт.14 изменен ПП1004 от 28.08.08, МО167-168/05.09.08 ст.1008] IV. Контроль за рассмотрением петиций
15. Контроль за своевременным рассмотрением петиций в органах возлагается на специально назначенных должностных лиц, которые обязаны обеспечивать полное, тщательное и своевременное рассмотрение петиций и исполнение решений, принятых в связи с ними.
16. Петиции, полученные через другие органы, требующие сообщить результаты рассмотрения, берутся на особый контроль. В этом случае на всех экземплярах регистрационно- контрольных карточек в верхнем правом углу проставляется штамп \"Контроль\" или знак контроля \"К\".
161.Петиции, полученные в электронной форме, берутся на специальный контроль. В этом случае в правом верхнем углу регистрационно-контрольной карточки производится надпись «Электронная форма» или проставляется знак «ЭФ». [Пкт.161 введен ПП1004 от 28.08.08, МО167-168/05.09.08 ст.1008] 17. Регистрационно-контрольные карточки на петиции, взятые на контроль, располагаются в отдельной картотеке по датам исполнения.
18, Контроль за исполнением документов осуществляется при помощи компьютера или путем ежедневного просмотра контрольной картотеки.
Ответственные лица обязаны напоминать исполнителям о представлении результатов за неделю до истечения срока.
19. Петиции, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия действенных мер по разрешению всех затронутых в петиции вопросов и направления ответа в соответствии с действующим законодательством. Решение о снятии с контроля петиций принимают руководители и другие должностные лица органов, ответственных за своевременное рассмотрение петиций.
Дата отправки ответа считается датой снятия петиции с контроля, а датой рассмотрения электронной петиции считается дата отправления ответа на электронный адрес автора петиции.
[Пкт.19 абз.2 изменен ПП1004 от 28.08.08, МО167-168/05.09.08 ст.1008]
20. Лица, ответственные за осуществление контроля еженедельно сообщают руководству органа данные о случаях нарушения сроков рассмотрения петиций по установленной форме (приложение N 6). V. Составление ответов на петиции и формирование дел
21. Ответы на петиции оформляются в письменной или электронной форме на бланках формата А4 (210 Х297 мм) и А5 (210Х148 мм), которые должны соответствовать Правилам составления организационных и распорядительных документов, утвержденным Постановлением Правительства Республики Молдова N 618 от 5 октября 1993г. и требованиям к электронному документу и цифровой подписи в соответствии с действующим законодательством.
[Пкт.21 изменен ПП1004 от 28.08.08, МО167-168/05.09.08 ст.1008] 22. При пересылке на рассмотрение в большом количестве петиций адресатам могут быть использованы трафаретные бланки.
23. При отправке ответа просителю сначала указывается фамилия и имя получателя, затем почтовый адрес. Например, Бужор Александру 277001, г.Кишинэу, бул. Дойна, 10/5, кв. 15.
Ответ на петиции доводится до сведения просителя в письменной форме и подписывается руководителем органа или другим уполномоченным лицом, или в электронной форме с применением цифровой подписи. С согласия просителя ответ может быть сообщен ему письменно или в устной форме.
[Пкт.23 абз.2 в редакции ПП1004 от 28.08.08, МО167-168/05.09.08 ст.1008] 24. Ответ на петицию отправляется, как правило, через канцелярию органа.
Индекс ответа состоит из регистрационного индекса петиции и в необходимых случаях может быть дополнен номером дела (по номенклатуре), в которое подшивается переписка по данному вопросу.
При получении петиций в электронной форме создается электронный файл, который хранится в электронном архиве петиций в порядке, установленном соответствующим органом. [Пкт.24 абз.3 введен ПП1004 от 28.08.08, МО167-168/05.09.08 ст.1008] 241. Если результаты рассмотрения петиции подлежат сообщению и вышестоящему органу, ему посылаются обширная информация о результатах рассмотрения и копия ответа, направленного просителю
[Пкт.24/1 введен ПП441 от 27.04.04, MO73-76/07.05.04 ст.582]
25. Лица, ответственные за осуществление делопроизводственных операций, проверяют правильность оформления ответов (наличие подписи, даты, индекса, адресата, виз и др.) и вносят необходимые записи в регистрационно-контрольные карточки.
26. Рассмотренные петиции, все материалы, необходимые для формирования дел, возвращаются должностным лицам, ведущим делопроизводство, не позднее следующего дня после их рассмотрения. Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается.
После окончательного рассмотрения и разрешения на каждой петиции должны стоять надпись \"В дело\" и личная подпись должностного лица, ответственного за осуществление контроля.
Оригиналы актов (трудовая книжка, акт, удостоверяющий личность, медицинская справка и т.д.) возвращаются просителю
[Пкт.26 изменен ПП441 от 27.04.04, MO73-76/07.05.04 ст.582]
27. Петиции, копии ответов на них и документы, связанные с рассмотрением петиций, а также документы по приему просителей формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел соответствующего органа.
Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждая петиция и все документы по ее рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторной петиции или представления дополнительных документов они подшиваются к соответствующей группе документов.
28. При формировании дел проверяются правильность расположения документов в деле и их комплектность. Нерассмотренные петиции и неправильно оформленные документы в дело не подшиваются.
Обложка дела комплектуется согласно образцу, предусмотренному Типовой инструкцией о ведении делопроизводства в отраслевых органах центрального и местного публичного управления Республики Молдова, утвержденной Постановлением Правительства Республики Молдова N 618 от 5 октября 1993 г.
29. Руководители органов, структурных подразделений и работники аппарата управления обязаны обеспечить целостность документов, связанных с рассмотрением петиций.
30. Дела с петициями и соответствующими документами а также информация в базе данных автоматизированной информационной системы хранятся в течение 3 лет.
[Пкт.30 изменен ПП1004 от 28.08.08, МО167-168/05.09.08 ст.1008] 31. По истечении сроков хранения документы по петициям а также информация в базе данных автоматизированной информационной системы уничтожаются в установленном порядке.
[Пкт.31 изменен ПП1004 от 28.08.08, МО167-168/05.09.08 ст.1008] VI. Организация приема просителей
32. Расписание приема просителей согласовывается с руководителем органа, составляется в соответствии с Законом о функционировании языков на территории Республики Молдова и вывешивается в доступном для просителей месте.
33. Учет приема просителей в органах или по месту жительства просителей и их устных обращений ведется на регистрационно-контрольных карточках (приложения N 1, 2 и 3) и в рамках соответствующей автоматизированной информационной системы.
[Пкт.33 абз.1 изменен ПП1004 от 28.08.08, МО167-168/05.09.08 ст.1008] Во время приема просителям даются соответствующие разъяснения.
[Пкт.33 абз.3 исключен ПП1004 от 28.08.08, МО167-168/05.09.08 ст.1008]
Петиции, поданные во время приема, рассматриваются в порядке, установленном Законом о подаче петиций и настоящей Инструкцией.
VII. Анализ работы с петициями и по приему просителей
34. Руководители органов систематически анализируют тематику петиций обобщают результаты их рассмотрения, принимают меры к устранению причин и условий, порождающих обоснованные петиции. Указанные действия могут быть осуществлены другими уполномоченными на то должностными лицами.
Лица, ответственные за ведение делопроизводства по петициям, подготавливают материалы для соответствующего анализа и обобщения, систематизируют их в виде аналитических справок, которые представляются руководителями органов два раза в год (не позднее 20 июля и 20 января).
35. Министерства, департаменты, государственные учреждения, органы местного публичного управления систематически организуют и проверяют работу с петициями и организацию приема просителей в подведомственных органах или в органах, расположенных на их территории, принимают меры по устранению недостатков и совершенствованию этой работы.
[Пкт.35 изменен ПП441 от 27.04.04, MO73-76/07.05.04 ст.582]
Приложение N 1
Приложение N 1, стр. 2
Приложение N 2
Приложение N 2, стр. 2
Приложение N 3
УКАЗАНИЯ
по заполнению регистрационно-контрольной карточки
Лицевая сторона регистрационно-контрольной карточки
Проситель - фамилия, имя, место жительства, электронный адрес, телефон; на анонимных петициях делается запись "анонимная".
[Приложение 3, ч.1 абз.1 изменен ПП1004 от 28.08.08, МО167-168/05.09.08 ст.1008] Предыдущие петиции - даты и регистрационные индексы предыдущих петиций.
Вид петиции - петиция, поступившая по почте в электронной форме или поданная на приеме, количество листов.
[Приложение 3, ч.1 абз.3 изменен ПП1004 от 28.08.08, МО167-168/05.09.08 ст.1008] Автор, дата, индекс сопроводительного письма - название органа, переславшего петицию.
Дата, индекс поступления - дата поступления петиции (по почте в электронной форме или на приеме) и регистрационный индекс.
[Приложение 3, ч.1 абз.5 изменен ПП1004 от 28.08.08, МО167-168/05.09.08 ст.1008] Краткое содержание петиции. Исполнитель - наименование органа или структурного подразделения, ответственного за рассмотрение петиции.
Резолюция - переносится с документа или записывается во время приема.
Автор резолюции - должность, фамилия и имя руководителя, автора первой резолюции.
Срок исполнения - указывается в соответствии с резолюцией или сроками исполнения, установленными законодательством.
Запись об изменении сроков производится в следующей графе с указанием нового срока должности и фамилии руководителя, принявшего решение об изменении срока.
В правом верхнем углу проставляется штамп \"Повторно\" (при регистрации повторных петиций) и указывается шифр предыдущей петиции.
Обратная сторона регистрационно-контрольной карточки.
Ход исполнения - графа \"дата передачи на исполнение\"- указывается дата вручения документа исполнителю.
Графа \"Исполнитель\" - фамилия, имя и телефон исполнителя (графы заполняются при каждом перемещении документа).
Графа \"Отметка о промежуточном ответе или дополнительном запросе\" - адресат, дата, индекс, краткое содержание промежуточного ответа или запроса.
Графа \"Контрольные отметки\" - отметка о напоминаниях, ходе исполнения и т.п.
Дата, индекс исполнения ответа - дата и регистрационный индекс документа, содержащего окончательное решение.
Адресат - указываются все адресаты, которым послан документ с окончательным решением.
Содержание - заголовок ответного документа с указанием принятого решения (удовлетворено, отказано, разъяснено).
С контроля снял - должность, фамилия и имя руководителя или другого лица, уполномоченного снять петицию с контроля.
одпись - подпись ответственного за контроль по работе с петициями. Дело______том______даты________
- индекс дела по номенклатуре, номер тома и количество листов (проставляются после завершения рассмотрения и подшивки в дело). Фонд________опись________дело_________ - проставляются после сдачи дела в архив.
Размеры рекомендуемых регистрационно-контрольных карточек А5 (148Х210 мм) и А6 (105 Х148 мм).
Приложение N 4 Наименование органа
Дата_________________
Индекс_______________
(размер 15Х41 мм)
Приложение N 5
ФамилияИмя Срок исполнения Индекс Приложение N 6
ПЕРЕЧЕНЬ петиций физических лиц,взятых на
контроль для исполнения в_______
по состоянию на______________199__
Подпись должностного лица, осуществляющего контроль за исполнением
Приложение N 7
-----------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------
(название органа и структурного подразделения)
Фонд__________________
Опись N_______________
Дело__________________
Дело N__________том N___________ -----------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------
(заголовок дела)*
Фонд__________________ Дата открытия_______________
Опись N_______________ Дата закрытия_______________
Дело__________________ Количество листов___________
Срок хранения_______________
------------------
* Указать шифр по номенклатуре
Образец обложки дел V |