Внутренний номер: 313841
Varianta în limba de stat
Республика Молдова
от 28.04.2004
об утверждении и введении в действие Положения
о порядке проведения инвентаризации
о порядке проведения инвентаризации
Утратил силу согласно ПП60 от 29.05.12, MO166-169/10.08.12 ст.953
В соответствии со ст. 9 и 41 Закона о бухгалтерском учете № 426-ХIII от 4 апреля 1995 года ПРИКАЗЫВАЮ:
В соответствии со ст. 9 и 41 Закона о бухгалтерском учете № 426-ХIII от 4 апреля 1995 года ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить и ввести в действиe Положение о порядке проведения инвентаризации со дня опубликования в Monitorul Oficial al Republicii Moldova.
2. Признать утратившим силу Положение о порядке проведения инвентаризации, утвержденное приказом Министерства финансов № 30 от 05.03.2001 г. (Monitorul Oficial al Republicii Moldova № 35-38 от 29.03.2001 г., часть III, ст.101).
МИНИСТР ФИНАНСОВ Зинаида ГРЕЧАНЫЙ
Кишинэу, 28 апреля 2004 г.
№ 27.
УТВЕРЖДЕН ЗАРЕГИСТРИРОВАН
Министерством финансов Министерством юстиции
Республики Молдова Республики Молдова
28 апреля 2004 г. 12 июля 2004 г.
№ 27 № 376
____________ Зинаида Гречаный ___________ Виктория Ифтоди
ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке проведения инвентаризации
Введение
1. Положение о порядке проведения инвентаризации (далее-Положение) разработано на основании Закона о бухгалтерском учете, а также обязательных требований о периодическом проведении инвентаризации собственности юридических и физических лиц, с целью подтверждения правдивости и достоверности, данных бухгалтерского учета и финансовых отчетов.
2. В данном Положении детально представлены порядок проведения инвентаризации имущества, активов и пассивов, подлежащих инвентаризации, порядок определения и отражения результатов инвентаризации, а также типовые формы, используемые при инвентаризации.
Цель
3. Цель настоящего Положения заключается в установлении реального состояния имущества предприятия.
4. Основными задачами инвентаризации являются:
a) определение фактического наличия основных средств, земельных участков, нематериальных ценностей, финансовых вложений, товарно-материальных запасов, денежных средств, объема незавершенного производства, дебиторских задолженностей и обязательств и др.;
b) контроль за состоянием активов, посредством сопоставления их фактического наличия с данными бухгалтерского учета;
c) выявление ценностей, которые частично утратили свои первоначальные качества, или морально устаревших моделей;
d) выявление неиспользуемых ценностей с целью их последующей реализации;
e) проверка соблюдения правил и условий хранения товарно-материальных запасов, денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств;
f) проверка реальности балансовой стоимости долгосрочных активов, товарно-материальных запасов, сумм денежных средств в кассах, на счетах финансовых учреждений, дебиторской и кредиторской задолженности, незавершенного производства, расходов будущих периодов и других статей баланса.
Сфера действия
5. Настоящее Положение распространяется на все юридических и физических лиц независимо от форм собственности и организационно-правовой формы (государственные и муниципальные предприятия, хозяйственные товарищества и общества, кооперативы, некоммерческие организации и прочие юридические и физические лица, занимающиеся предпринимательской, адвокатской или нотариальной деятельностью и их филиалы), которые в соответствии с Законом о бухгалтерском учете обязаны проводить инвентаризацию основных средств, инвестиций, осуществленных вложений, незавершенного капитального строительства и капитального ремонта, незавершенного производства, товарно-материальных запасов, денежных средств, расчетов и т.д.
6. Юридические и физические лица обязаны проводить полную инвентаризацию собственности:
a) в начале деятельности, основная цель которой - установление и оценка элементов собственности, составляющих взнос в уставный капитал;
b) не реже одного раза в год, как правило, в конце года, на протяжении всего периода функционирования предприятия. Годовая инвентаризация элементов собственности осуществляется, как правило, по завершении финансового года. Экономические агенты с многоотраслевой структурой деятельности могут проводить инвентаризацию до 31 декабря при условии правильного определения и отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском балансе, составляемом за соответствующий год;
c) в сроки, установленные руководителем предприятия, в соответствии с Законом о бухгалтерском учете;
d) в случае смены (замещения) материально ответственного лица в день приема-передачи материальных ценностей;
e) при установлении фактов краж, хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей - непосредственно в момент их выявления;
f) в случае пожара или стихийных бедствий (наводнений, землетрясений и др.) - непосредственно после тушения пожара или прекращения стихийного бедствия;
g) при переоценке основных средств, товарно-материальных запасов и т.д.;
h) в случае реорганизации или ликвидации предприятия;
i) в случае изменения цен;
j) на основании решения контролирующих органов при проведении контроля или других органов, предусмотренных законом;
k) каждый раз, когда имеются сведения о недостачах или излишках, которые могут быть установлены только путем проведения инвентаризации.
7. Инвентаризации также подлежат ценности, не принадлежащие предприятию, но находящиеся в его ведении (на хранении, принятые на комиссию, арендованные, полученные на переработку и др.), а также не зарегистрированные по различным причинам.
8. Инвентаризация ценных материалов и алмазов, сельскохозяйственных материалов и продуктов, строительных материалов и др. осуществляется в соответствии с настоящим Положением и внутренним Положением, согласованным и утвержденным в порядке, установленном законодательством, исходя из специфики данной отрасли экономики.
9. В случае коллективной материальной ответственности, инвентаризация проводится в обязательном порядке при смене (замене) заведующего участка (цеха, склада) и/или по требованию одного или нескольких материально ответственных лиц того же участка (цеха, склада).
10. При получении жалобы со стороны покупателя о недостаче товаров и материалов, осуществляется полная или выборочная инвентаризация товаров и материалов, по которым поступили жалобы.
Определения
11. В настоящем Положении использованы следующие понятия:
Инвентаризация - это совокупность операций, с помощью которых устанавливается наличие всех видов активов и пассивов в количественно-стоимостных или только в стоимостных показателях, в зависимости от ситуации, находящихся в составе имущества предприятия или в его ведении на дату их осуществления.
Внезапная проверка - это проверка, осуществляемая неожиданно, т.е. необъявленная заранее.
Балансовая стоимость - это сумма, по которой актив или пассив оценивается на дату составления бухгалтерского баланса.
Инвентарная стоимость - стоимость, установленная при оценке элементов собственности на момент проведения инвентаризации, в зависимости от их полезности на предприятии и рыночной цены.
Количественно-стоимостной метод заключается в ведении количественного учета по категориям ценностей в местах их хранения, а в бухгалтерском учете - в ведении количественно-стоимостного учета.
Валово-стоимостной метод заключается в ведении аналитического учета только в стоимостном выражении как в бухгалтерском учете, так и на уровне материально ответственного лица.
Экономический агент - любое физическое или юридическое лицо, осуществляющее предпринимательскую, адвокатскую или нотариальную деятельность.
Общий порядок проведения инвентаризации
12. Инвентаризация основных средств, сырья, материалов, готовой продукции, товаров, денежных средств и других ценностей осуществляется в местах их хранения и по каждому материально ответственному лицу, на хранении которого находятся ценности, а также по держателям ценностей.
13. Проверка фактических остатков осуществляется при обязательном участии материально ответственных лиц (кассиров, администраторов хозяйств, предприятий, отделов, складов, пунктов приобретения и др.)
14. В межинвентаризационный период на предприятиях могут проводиться систематические проверки и выборочные инвентаризации ценностей в местах их хранения и переработки. Такие проверки и инвентаризации осуществляются по распоряжению руководителя предприятия членами инвентаризационной комиссии, которые являются служащими предприятия, или специальными комиссиями, в состав которых включаются компетентные лица.
Основная задача выборочных проверок и инвентаризаций заключается в проведении контроля за целостностью ценностей, а также за соблюдением материально ответственными лицами установленного порядка по ведению первичного учета и правил хранения.
15. Инвентаризация ценностей, как правило, должна проводиться в порядке их расположения в помещении. Во время инвентаризации не допускается беспорядочного перехода от одного вида ценностей к другому.
16. Наличие ценностей при инвентаризации устанавливается обязательными расчетами, измерениями и взвешиваниями. При инвентаризации ценностей методом взвешивания, ведомость расчета заполняется одним членом инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом.
Категорически запрещается вносить в инвентаризационные описи данные со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки фактического наличия элементов собственности.
17. Наименование инвентаризуемых ценностей, объектов и их количество отражаются в инвентаризационной описи согласно номенклатуре и в единицах измерения, принятых в бухгалтерском учете.
Единицы измерения устанавливаются согласно Классификатору Республики Молдова "Единицы измерения и расчета", утвержденному и введенному в действие с 01.01.98 г. Постановлением Молдовастандарт № 336-ST от 03.10.97 г.
18. Инвентаризация осуществляется посредством отражения проинвентари-зированных ценностей в бланках типовой формы ИНВ-2 "Инвентаризационная опись" (Приложение 6) и/или ИНВ-2А "Инвентаризационная опись" (Приложение 17), вследствие подтверждения наличия каждого инвентарного объекта.
Инвентаризационная опись ИНВ-3 "Сличительная ведомость по результатам инвентаризации" используется как документ для установления недостач и излишков ценностей, которые были выявлены в процессе инвентаризации, посредством переноса из инвентаризационных описей (ИНВ-2 и/или ИНВ-2А) только тех позиций, по которым возникли разницы.
На ценности, по которым инвентаризационная комиссия установила порчу, составляется отдельная инвентаризационная опись (ИНВ-2 и/или ИНВ-2А), а затем, также переносятся в сличительную ведомость по результатам инвентаризации (ИНВ-3). В инвентаризационной описи (ИНВ-1) для участков, ведущих валово-стоимостной учет, устанавливаются стоимостные разницы. Этот метод применяется для учета товаров и тары, находящихся на предприятиях розничной торговли.
Инвентаризационные описи составляются в трех экземплярах (один - материально ответственным лицом, а два - одним из членов инвентаризационной комиссии по материально-ответственным лицам и видам ценностей) и на каждой странице подписываются всеми членами комиссии, материально-ответственным лицом и бухгалтером, который ведет учет данного подразделения (склада, цеха). В случае приема-передачи ценностей, инвентаризационные описи составляются в пяти экземплярах: один - материально ответственным лицом, которое передало ценности, один - материально ответственным лицом, которое приняло ценности, а три - одним из членов инвентаризационной комиссии.
В конце дня сопоставляются данные инвентаризационных описей, составленных материально ответственным лицом с данными члена инвентаризационной комиссии.
Инвентаризационные описи могут заполняться вручную или с помощью средств вычислительной техники.
Инвентаризационные описи, составленные вручную, заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно. Не допускаются исправления или помарки.
Исправление ошибок производится во всех экземплярах инвентаризационных описей путем зачеркивания (тонкой линией) и проставления над зачеркнутыми записями правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.
В инвентаризационных описях не допускается оставлять незаполненные строки. Последние незаполненные строки инвентаризационных описей прочеркиваются.
19. Инвентаризация материальных запасов, денежных средств, бланков строгой отчетности должна проводиться, как правило, внезапно, а основных средств, незавершенного капитального строительства и незавершенного производства, расчетов и других статей баланса - по состоянию на первое число месяца.
20. Инвентаризация отгруженных, но не оплаченных покупателями в срок или находящихся на складах других предприятий ценностей, заключается в тщательной проверке обоснованности сумм, числящихся на соответствующих счетах. На данных счетах (отгруженные товары, на сохранении и прочие) могут оставаться только суммы, подтвержденные первичными документами: для находящихся в пути ценностей - платежными поручениями поставщиков или другими заменяющими их документами; для отгруженных ценностей - копиями счет-фактур, предъявленных покупателями, и копиями платежных поручений после их подтверждения получателями.
21. Если проинвентаризованные ценности, находящиеся на ответственном хранении одного материально ответственного лица, складируются в разных помещениях или если помещение имеет несколько входов, тогда члены инвентаризационной комиссии обязаны опечатать все помещения и входы, в которых проводится инвентаризация, за исключением помещения, в котором началась инвентаризация, и которое опечатывается только в случае, когда результаты инвентаризации не установлены за один день.
При возобновлении работ по инвентаризации проверяется, не повреждена ли печать, в противном случае, факт повреждения печати заносится в Протокол об опечатывании (Приложение 3), который подписывается членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом с принятием соответствующих мер.
В случае прекращения инвентаризации (в связи с обеденным перерывом, ночным временем или по другим причинам) документы, составленные инвентаризационной комиссией, хранятся в помещении, подвергшемся инвентаризации, в ящиках, шкафах, сейфах и т.д., которые закрываются на ключ и опечатываются. Печати на протяжении всего периода проведения инвентаризации хранятся у ответственного (председателя) инвентаризационной комиссии.
22. Ценности, принадлежащие другим предприятиям (взятые в аренду, в лизинг, принятые на хранение, на комиссию, на переработку и т.д.) инвентаризуются одновременно с собственными ценностями. Для данных ценностей составляются отдельные инвентаризационные описи, содержащие информацию о номере и дате акта о принятии на хранение, документа (фактура, накладная), подтверждающего поступление этих ценностей, сведения о количестве, стоимости и другие полезные данные. Данные описи направляются физическим или юридическим лицам, которым принадлежат данные ценности. Владелец ценностей обязан подтвердить точность данных. Их неподтверждение, рассматривается как признание правильности данных, отраженных в инвентаризационных описях, а в случае наличия несоответствий предприятие выясняет расхождения и сообщает об этом юридическим или физическим лицам, которым принадлежат ценности.
Материальные ценности, находящиеся на хранении на складах других предприятий, заносятся в отдельные инвентаризационные описи на основании документов, подтверждающих передачу данных ценностей на хранение. В них указываются: наименование, количество, качество, реальная стоимость (согласно данным учета), дата передачи груза на хранение, место хранения, номер и дата документа.
При получении от предприятий, где хранятся ценности копий инвентаризационной описи, комиссия сопоставляет фактическое наличие ценностей (согласно данным копий инвентаризационных описей) с количеством, указанным в инвентаризационной описи.
23. В инвентаризационных описях товарно-материальных ценностей, находящихся на переработке на других предприятиях, указываются наименование предприятия, занятого переработкой, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей на переработку, номер и дата сопроводительных документов.
24. Одновременно с инвентаризацией ценностей бухгалтерия предприятия должна проверить записи по всем соответствующим счетам в сопоставлении с корреспондирующими счетами. Например, по основным средствам (в согласовании с соответствующими счетами капитальных вложений) необходимо установить, все ли объекты введены в эксплуатацию и зарегистрированы в учете; по товарно-материальным запасам - все ли ценности поступили и оприходованы; по незавершенному производству - все ли затраты списаны на выпущенную продукцию и т.д.
25. Непосредственно после инвентаризации до открытия склада (кладовой и т.п.) членам контрольной инвентаризационной комиссии в присутствии членов инвентаризационной комиссии и материально ответственного лица необходимо произвести контрольную проверку проинвентаризированных ценностей (для подтверждения точности) в местах, где она проводилась. В первую очередь проверяются наиболее ценные и пользующиеся повышенным спросом ценности, значащиеся в описи.
Результаты контрольной проверки вносятся в Акт контрольной проверки инвентаризации ценностей (Приложение 15).
При выявлении расхождений между данными инвентаризационной описи и данными контрольной проверки по решению центральной комиссии или руководителя предприятия проводится повторная инвентаризация в целях ее подтверждения или, в случае необходимости, назначается новый состав инвентаризационной комиссии для проведения повторной инвентаризации ценностей.
Все контрольные проверки в том числе и их результаты заносятся в Книгу учета контрольных проверок инвентаризации (Приложение 16).
26. При внезапных инвентаризациях все ценности готовятся к инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии, в остальных случаях - заблаговременно. Ценности должны быть сгруппированы, рассортированы и уложены по наименованиям, размерам в порядке, удобном для подсчета их количества.
27. Руководитель предприятия несет ответственность за правильность и своевременность осуществления инвентаризации имущества. Руководство предприятия должно создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия ценностей в сжатые сроки:
- организовать складирование товарно-материальных ценностей, сгруппированных по сорто- и типоразмерам, их кодификацию и составление ярлыков по полкам;
- обеспечить объектам, находящимся в эксплуатации, инвентарные номера;
- организовать ежедневное ведение технико-оперативного учета товарно-материальных ценностей по материально ответственным лицам, бухгалтерского учета и ежемесячное проведение сверки данных из этих учетов;
- обеспечить необходимым персоналом для работы с товарно-материальными запасами, которые подлежат инвентаризации для их сортировки, взвешивания, измерения и др.;
- обеспечить участие компетентных лиц с предприятия или со стороны для идентификации инвентаризируемых ценностей (по качеству, сорту, цене и пр.) по требованию инвентаризационной комиссии, которые обязаны подписать инвентаризационные описи для подтверждения данных, записанных в них;
- снабдить в необходимом количестве оборудованием и инструментами для измерения, взвешивания и др., средствами по идентификации (каталоги, образцы, ноты и др.), а также необходимыми бланками и канцелярскими принадлежностями;
- снабдить инвентаризационную комиссию вычислительной техникой и средствами для опечатывания проинвентаризированных пространств;
- обеспечить закрытие складов (кладовых и других помещений) двумя разными замками.
Главный бухгалтер, руководители подразделений и соответствующих служб обязаны контролировать соблюдение установленных правил проведения инвентаризации.
28. В течение всего периода проведения инвентаризации программа и период инвентаризации должны быть афишированы на видном месте.
29. Первоначальная (балансовая) стоимость проинвентаризированных ценностей оценивается по рыночной стоимости, называемой и инвентарной стоимостью, которая отражается в соответствующей рубрике Сличительной ведомости по результатам инвентаризации (Приложение 7) только вследствие установления их обесценивания.
При определении инвентарной стоимости применяется принцип осмотрительности, согласно которому не допускается переоценка активов и доходов и, соответственно, недооценка обязательств и расходов.
Когда инвентарная стоимость, установленная в зависимости от полезности ценностей для предприятия, больше стоимости, отраженной в бухгалтерском учете (балансовой стоимости), в инвентаризационные описи записывается стоимость из бухгалтерского учета. В случае, когда инвентарная стоимость меньше стоимости, отраженной в бухгалтерском учете (балансовой стоимости), в инвентаризационные описи записывается инвентарная стоимость (настоящая стоимость, установленная в зависимости от полезности ценностей и рыночной цены).
Разница между инвентарной и балансовой стоимостью (в случае ее появления) регистрируется в бухгалтерском учете в соответствии с требованиями, установленными Национальными стандартами бухгалтерского учета (далее - НСБУ) и другими действующими нормативными актами.
Инвентаризационная комиссия
30. Для непосредственного проведения инвентаризации имущества создается инвентаризационная комиссия в составе:
- председателя комиссии;
- членов комиссии.
На средних и больших предприятиях комиссия должна состоять не менее чем из пяти человек с соответствующей технической и экономической подготовкой, которая бы обеспечила своевременное и качественное проведение инвентаризации имущества, включая и оценку элементов собственности, а на малых предприятиях - не менее чем из трех человек. Членами инвентаризационной комиссии не могут быть материально ответственные лица за склады, подлежащие инвентаризации, а также бухгалтеры, которые ведут учет соответствующего хозяйства, за исключением малых предприятий. На малых предприятиях, у физических и юридических лиц, где число работников не превышает двух человек, а материальные ценности, подлежащие инвентаризации, не превышают установленный администраторами предприятия лимит, инвентаризация может быть осуществлена одним лицом.
Инвентаризация имущества может проводиться как собственными сотрудниками, так и физическими или юридическими лицами на основании заключенного с ними контракта.
31. Деятельность инвентаризационных комиссий координируется при необходимости центральной комиссией в составе:
- руководителя предприятия или его заместителя (председателя комиссии);
- главного бухгалтера, а на предприятиях, где учет ведется аудиторской фирмой, представителя аудиторской фирмы;
- начальников структурных подразделений (служб);
- компетентных специалистов.
32. Состав центральной и инвентаризационной комиссий утверждается письменным Распоряжением (приказом) о проведении инвентаризации (Приложение 2), изданным руководителем предприятия.
Центральная комиссия:
- организует проведение инвентаризации и осуществляет инструктаж членов комиссии для более эффективного проведения инвентаризации;
- осуществляет контрольные проверки правильности проведения инвентаризации, а также выборочные инвентаризации ценностей в местах их хранения и переработки в межинвентаризационный период;
- в случае необходимости (при установлении разногласий между данными инвентаризационных описей и результатами контрольных проверок и др.) и по решению центральной комиссии или руководителя предприятия проводится повторная инвентаризация для подтверждения ее результатов;
- рассматривает письменные объяснения, полученные от лиц, у которых выявлена недостача и/или излишки, порча материальных ценностей, а также другие нарушения, и вносит предложения о порядке регулирования выявленных недостач и потерь от порчи ценностей.
33. Инвентаризационные комиссии:
- осуществляют инвентаризацию ценностей в местах их хранения и производства;
- совместно с бухгалтерией предприятия участвуют в определении результатов инвентаризации и разрабатывают предложения по возмещению недостач и зачету излишков, выявленных при инвентаризации, а также участвуют в оформлении необходимых документов по списанию недостач в пределах норм естественной убыли;
- вносят предложения по вопросам хранения ценностей, а также реализации неиспользованных ценностей;
- несут ответственность за:
своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с решением руководителя предприятия;
полноту и точность внесения в опись фактических данных об остатках товарно-материальных запасов, денежных средств, дебиторских и кредиторских задолженностей и т.д.;
правильность указания в описи отличительных признаков ценностей (тип, качество, марка, размер, порядковый номер по описи, инвентарный номер и т.д.), согласно которым определяется их стоимость;
правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации в соответствии с установленным порядком.
34. Члены инвентаризационных комиссий привлекаются к ответственности в установленном законом порядке за внесение в опись заведомо неправильных данных о фактических остатках ценностей, дебиторских и кредиторских задолженностях с целью сокрытия недостач и растрат или излишков материальных и других ценностей.
35. Перед началом проведения инвентаризации членам инвентаризационных комиссий под расписку вручается Распоряжение (приказ) о проведении инвентаризации (Приложение 2), а председателю комиссии - контрольная пломба. В распоряжении указывается состав комиссии, порядок проведения инвентаризации, подразделения (склады, цехи, участки), подлежащие инвентаризации, сроки начала и окончания работ.
Указанные распоряжения регистрируются бухгалтерией в Книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (Приложение 14).
36. Запрещается проводить инвентаризацию имущества при неполном составе членов инвентаризационной комиссии.
Члены инвентаризационной комиссии могут замещаться только в обоснованных случаях и с письменного решения руководителя предприятия.
37. В случае отсутствия материально ответственного лица инвентаризационная комиссия опечатывает объект (склад), в котором проводится инвентаризация, и сообщает об этом руководителю предприятия, который обязан письменно уведомить материально ответственное лицо о предстоящей инвентаризации, указав место, день и дату ее начала.
Если материально ответственное лицо или его заместитель не появились в назначенном месте, в установленные дату и время, инвентаризация проводится инвентаризационной комиссией в присутствии другого (других) лица (лиц), представляющего(их) материально ответственное лицо, назначенное(ых) письменным решением руководителя.
38. При коллективной материальной ответственности инвентаризация проводится при обязательном участии заведующего складом или его заместителя и материально ответственных лиц.
39. Инвентаризационная комиссия обязана:
a) до начала инвентаризационных операций потребовать от материально ответственного(ых) лица (лиц), ответственного(ых) за хранение ценностей, Инвентаризационную декларацию (Приложение 4), которая содержит следующую информацию:
- владеет(ют) или нет он (они) ценностями, находящимися в других местах складирования;
- кроме материальных ценностей данного предприятия имеет(ют) или нет на ответственном хранении и другие ценности, принадлежащие третьим лицам, полученные с или без документов;
- имеет (ют) излишки или недостачи ценностей на участке, о количестве или стоимости которых ему (им) известно;
- имеет(ют) непринятые или подлежащие отправке (поставке) ценности, на которые составлены соответствующие документы;
- получал(ли) или выдавал(ли) ценности без первичных документов;
- имеет(ют) наличность или другие ценные бумаги, полученные от продажи ценностей, находящихся на его (их) ответственном хранении;
- имеет(ют) расходные и приходные документы, которые не были зарегистрированы в учете или которые не были переданы в бухгалтерию и др.
Материально ответственное(ые) лицо(а) в письменной декларации указывает(ют) вид, номер и дату последнего документа по приходу и расходу (отпуску) ценностей, находящихся на его (их) ответственном хранении.
Декларация датируется и подписывается материально ответственным(ми) лицом (лицами), ответственным(ых) за хранение ценностей, и членами инвентаризационной комиссии, которые подтверждают, что декларация была составлена в его (их) присутствии;
b) указать все места (помещения), где находятся материальные ценности, подлежащие инвентаризации;
c) обеспечить закрытие и опечатывание всех входов в помещение в присутствии материально ответственного лица каждый раз, когда прекращается инвентаризация или при уходе из помещения;
d) отметить и подписать на последней операции складские карточки, указав дату, на которую были проинвентаризированы материальные ценности; завизировать документы по приходу и расходу материальных ценностей, находящихся на ответственном хранении, но незарегистрированных; осуществить их регистрацию в карточках складского учета и передать в бухгалтерию на основании Регистра приема-передачи документов таким образом, чтобы данные бухгалтерского учета отражали реальность. На предприятиях розничной торговли, использующих валово-стоимостной метод, материально ответственное лицо обязано до начала инвентаризации составить отчетность, в которой бы указывалась стоимость всех приходных и расходных документов, сумма наличности в кассе, а также обеспечить передачу этой отчетности в бухгалтерию;
e) проверить наличность, находящуюся у материально ответственного лица, и установить сумму поступлений за текущий день, требуя оформления отчета (ведомости числа и цены монет, находящихся у материально ответственного лица в розничной продаже) и внесения наличности в кассу предприятия; снять контрольные ленты с кассовых аппаратов и печать предприятия (участков, цехов, складов) там, где это необходимо, и хранить их в безопасности до установления результатов инвентаризации.
40. Инвентаризационная комиссия оформляет протокол, в котором отражаются результаты инвентаризации, а также результаты проверки состояния складских помещений и обеспечение сохранности материальных ценностей.
По окончании инвентаризации все материалы по ней (инвентаризационные описи, расчеты и др.) и протокол передаются, при необходимости, на рассмотрение центральной комиссии или руководителю предприятия для информирования и принятия решений.
Инвентаризация долгосрочных материальных активов
41. До начала проведения инвентаризации необходимо проверить:
- наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;
- наличие документов на основные средства, сданные или принятые предприятием в аренду, и сданные или принятые на хранение и во временное пользование. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.
При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации в документы вносятся соответствующие исправления.
42. При инвентаризации основных средств инвентаризационная комиссия в обязательном порядке производит осмотр объектов в натуре и заносит в инвентаризационные описи полное их наименование, назначение, инвентарный номер, заводской номер (номер, указанный в техническом паспорте) и основные технические или эксплуатационные показатели.
43. В случае выявления объектов, не принятых на учет, или неправильно указанных данных, характеризующих их, комиссия должна включить их в инвентаризационную опись, включая исправленные данные и их технические показатели. Например:
- по зданиям - указывается их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общая полезная площадь), число этажей (без подвалов), год постройки и др.;
- по каналам - протяженность, глубину и ширину (по дну и поверхности);
- по мостам - местонахождение, вид материалов и основные размеры;
- по дорогам - тип дороги (шоссе и др.), ширина, протяженность, толщина и материалы покрытия;
- по оборудованию - тип, модель, назначение, заводской и инвентарный номера и т. п.
Первоначальная оценка выявленных инвентаризацией неучтенных активов должна быть произведена в соответствии с требованиями НСБУ 16 "Учет долгосрочных материальных активов".
44. Основные средства, подвергшиеся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию, вследствие которых изменилось их основное назначение, вносятся в опись под наименованием, соответствующим их новому назначению.
45. Если комиссия установила, что произведенные работы несут капитальный характер (постройка этажей, пристройка новых помещений и др.), частичная ликвидация строений и сооружений (снос отдельных элементов построек) не отражены в бухгалтерском учете, она должна, по существующим документам, определить сумму увеличения или снижения первоначальной стоимости объекта и внести в инвентаризационную опись произведенные изменения.
Одновременно комиссия должна установить виновных лиц и причины, по которым конструктивные изменения тех или иных объектов не получили отражения в учетных регистрах.
46. Машины, оборудование и силовые установки заносятся в инвентаризационные описи отдельно с указанием инвентарного номера, номера техпаспорта, завода-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д.
47. Объекты основных средств, которые на момент инвентаризации находятся вне предприятия (морские и речные суда, железнодорожный подвижной состав, самолеты, автомобили, электрическое оборудование, рабочие установки, измерительные, контрольные и регулирующие приборы и установки, транспортные средства, отправленные на ремонт за пределы предприятия), должны инвентаризироваться до момента их выбытия с предприятия.
48. Основные средства, непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, записываются в отдельную инвентаризационную опись с указанием времени выбытия из эксплуатации и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.).
49. Земельные участки инвентаризируются на основании документов, подтверждающих собственность на землю, и плана их расположения.
Здания инвентаризируются путем идентификации прав собственности на них, их дел, посредством проверки и сопоставления констатаций с данными соответствующих документов.
Специальные сооружения и оборудование, такие как электроэнергетические, термические сети, сети газо- и водоснабжения, канализации, телекоммуникационные связи, железные дороги и другие аналогичные объекты, инвентаризируются согласно настоящего Положения и внутренним Положениям, согласованным и утвержденным в порядке, установленном законодательством, исходя из специфики данной отрасли экономики.
50. Одновременно с инвентаризацией собственных проверяются и арендованные основные средства или основные средства, находящиеся на хранении. Описи арендованных и находящихся на хранении основных средств составляются отдельно по каждому арендодателю и предприятию, передавшему их на хранение. В них, кроме установленных сведений, указываются также наименование арендодателя и срок их аренды или хранения.
Один экземпляр инвентаризационной описи арендованных или находящихся на хранении основных средств высылается арендодателю для подтверждения.
Инвентаризация нематериальных активов
51. Инвентаризационной комиссии необходимо проверить:
- наличие документов, подтверждающих права предприятия на использование нематериальных активов;
- правильность и своевременность отражения в балансе стоимости нематериальных активов, относящихся к объектам промышленной собственности (ОПС) и принадлежащих предприятию на правах собственности.
При обнаружении неучтенных нематериальных активов комиссия имеет право выбрать метод их первоначальной оценки согласно требованиям НСБУ 13 "Учет нематериальных активов" и установить возможный нормативный срок их полезного функционирования, учитывая технико-экономические показатели данных активов.
52. Подтверждение факта использования нематериальных активов производится на основании следующего перечня документов, который конкретизируется для каждого отдельного случая оценки нематериальных активов:
- оригинал или нотариально заверенная копия патента, свидетельства о регистрации;
- копия описания нематериальных активов;
- акт использования нематериальных активов;
- использование торговых марок продукции и услуг, фирменного названия для обозначения товара, сортов растений, созданных в результате селекции, пород животных, созданных в результате племенной работы по отбору и под влиянием изменений условий кормления, содержания и эксплуатации;
- документ, подтверждающий оплату денежных средств или рыночную стоимость другой формы компенсации, использованных для приобретения или создания нематериальных активов;
- договор об уступке (передаче) предприятию прав на охрану, зарегистрированный в Агентстве по охране промышленной собственности;
- лицензионный договор на право использования объектов промышленной собственности, зарегистрированный в Агентстве по охране промышленной собственности и др.
Инвентаризация товарно-материальных запасов
53. Инвентаризация товарно-материальных запасов производится в порядке их расположения в данном помещении. Не допускается во время инвентаризации беспорядочный переход от одного вида товарно-материальных запасов к другому.
В случае хранения товарно-материальных запасов в разных, изолированных друг от друга помещениях, у одного и того же материально ответственного лица, инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проведения инвентаризации одного помещения вход в него опечатывается, и комиссия переходит для работы в следующее.
54. Товарно-материальные запасы заносятся в инвентаризационные описи отдельно по каждому наименованию с указанием номенклатурного или инвентарного номера, качества и количества.
55. Члены комиссии, в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц, проверяют фактическое наличие товарно-материальных запасов путем обязательного пересчета, взвешивания или измерения. Категорически запрещается вносить в описи данные об остатках товарно-материальных ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.
56. Товарно-материальные запасы, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти товарно-материальные запасы заносятся в отдельную инвентаризационную опись. В описи указывается, когда и от кого они поступили, дата поступления и номер приходного документа, наименование, количество, цена и стоимость. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии делается отметка "Полученные во время инвентаризации".
57. На больших складах, при длительном проведении инвентаризации, в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера предприятия, товарно-материальные запасы могут отпускаться материально ответственными лицами только в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ценности заносятся в отдельную инвентаризационную опись с отметкой "Отпущенные во время инвентаризации". В расходных документах делается такая же отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии.
58. Товарно-материальные запасы, принадлежащие другим предприятиям (находящиеся на хранении, в комиссионной продаже, на переработке и др.), подлежат инвентаризации одновременно с собственными товарно-материальными запасами. Для таких ценностей составляют отдельные инвентаризационные описи, содержащие следующие данные: номер и дата акта о принятии на хранение, контракт о принятии на комиссию и накладные о поставке ценностей, количество, стоимость и другие необходимые данные.
59. При установлении фактов о неоприходовании поступивших товарно-материальных запасов необходимо затребовать письменные объяснения у лиц, получивших их, в противном случае дело передается следственным органам.
60. Разнородные фактические товарно-материальные запасы инвентаризируются путем подсчета, взвешивания или кубического измерения.
Упакованные ценности раскрываются выборочно. Они не открываются в случаях, когда это приводит к их повреждению или потере качества.
По жидкости, реальное количество которой не может быть установлено переливом или измерением, количество определяется в зависимости от объема, плотности, состава и пр. и проверяется путем снятия проб из емкостей, посредством измерений или лабораторных проб, когда устанавливаются плотность, состав и другие характеристики жидкостей.
Объемные материалы (цемент, сталь, железобетон, карьерные и балластные материалы, сельскохозяйственные материалы и продукты и др.), инвентаризация которых проводится посредством взвешивания и измерения, требующих значительных расходов или приводящих к их порче, могут быть проинвентаризированы на основании технических и математических расчетов (Приложение 1).
В инвентаризационных описях вышеперечисленных материалов указывается способ проведения инвентаризации, а также технические данные, являющиеся основой для расчетов.
Ценности с высоким уровнем естественной убыли инвентаризируются в первую очередь.
61. Вес объемистых кормов (сено в стогах, солома в скирдах, корневые в кучках или в земельных ямах, силос в башнях и др.) определяется согласно расчетам определения веса на основании объема в соответствии с отраслевыми признаками.
В процессе фактической проверки количества (веса) зерна (злаки) и концентрированного корма устанавливается и качество (вид, качество, категория). Уровень качества устанавливается согласно требованиям стандартов качества.
62. Тара заносится в опись по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и др.).
По поврежденной таре инвентаризационной комиссией составляется акт с указанием причин и лиц, ответственных за тару.
63. Количество материалов и товаров, хранящихся в запечатанной упаковке поставщика, в порядке исключения может определяться на основании документов или посредством выборочной проверки отдельных частей этих ценностей. Определение веса или объема материалов в тюках допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.
Ведомости обмеров и расчеты прилагаются к инвентаризационной описи. При инвентаризации большого количества товаров и материалов путем взвешивания калькуляционная ведомость оформляется одним из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом. В конце рабочего дня (или по окончании взвешивания) данные этих ведомостей сличаются, и полученный итог вносится в инвентаризационную опись.
64. Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются в местах их расположения и заносятся в отдельные описи с указанием лиц, ответственных за их хранение.
Инвентаризация проводится путем осмотра каждого предмета.
По малоценным и быстроизнашивающимся предметам, пришедшим в негодность, инвентаризационной комиссией составляются акты установленной формы с указанием периода эксплуатации, причин, приведших к негодности, возможностей использования этих предметов в хозяйственных целях.
Инвентаризация незавершенных активов
Незавершенное производство
65. Инвентаризация незавершенного производства имеет целью определить:
- фактическое наличие готовой продукции, которая не прошла все этапы обработки, предусмотренные технологическим процессом производства;
- фактическое наличие готовой продукции, которая уже была завершена, но не прошла все пробы технической приемки или не была укомплектована всеми необходимыми частями и принадлежностями;
- объемы и фактическую себестоимость незавершенных работ, услуг.
66. Промышленным предприятиям необходимо:
- определить фактическое наличие полуфабрикатов (деталей, агрегатов) и изделий, находящихся в процессе изготовления и сборки;
- выявить неучтенный брак;
- выявить остаток незавершенного производства по аннулированным заказам, а также по заказам, выполнение которых приостановлено;
- определить фактическую себестоимость полуфабрикатов (деталей, агрегатов), находящихся в производстве в процессе изготовления или сборки.
67. На строительно-монтажных предприятиях в инвентаризационные описи незавершенной продукции включаются:
- категории работ и элементы строительства, по которым не выполнен полный объем работ, предусмотренных в указателе сметных норм;
- выполненные (завершенные), но не принятые заказчиком работы.
68. Сырье, материалы, заготовки, запчасти, полуфабрикаты и пр., находящиеся на рабочих местах, не относятся к незавершенному производству. Они инвентаризируются отдельно и относятся на счета запасов, уменьшая соответствующие расходы, а после окончания инвентаризации восстанавливаются на первоначальных счетах расходов.
69. На сельскохозяйственных предприятиях в категорию незавершенного производства продукции (работ) включаются: осенняя вспашка, удобрения, озимые посевы, многолетние посевы, подъем целины, подготовка парников под урожай будущего года, прочие зимние посевы (в теплицах, питомниках) и др.; в птицеводстве - затраты на инкубацию яиц после 11 декабря отчетного периода; в рыбоводстве - себестоимость переходящих на следующий год сеголеток в зимовальных прудах; в пчеловодстве - себестоимость меда, оставленного на зиму в ульях в качестве корма для пчелосемей.
К готовой продукции теплиц относится весь посадочный материал (черенки, саженцы, рассада), достигший возраста посадки или предназначенный для продажи.
70. До начала инвентаризации необходимо сдать на склады все детали, узлы и агрегаты, обработка которых окончена; собрать из цехов все остатки продукции и отходы, оформив подтверждающие их документы; представить на контроль все полуфабрикаты, использование которых не отвечает требованиям стандартов.
71. Полуфабрикаты незавершенного производства и полуфабрикаты, находящиеся в цехах, должны быть приведены в порядок для обеспечения правильности и удобства подсчета их количества.
Проверка остатков незавершенного производства полуфабрикатов (деталей, узлов, агрегатов) производится путем фактического пересчета, взвешивания и измерения.
72. Инвентаризационные описи составляются отдельно по каждому цеху (участку, управлению) с указанием наименования полуфабрикатов, стадии или степени их готовности, их количества или объема.
73. Окончательно забракованные детали в состав незавершенного производства не включаются и регистрируются отдельно.
74. По незавершенному производству, представляющему собой неоднородную массу или смесь (в соответствующих отраслях экономики) в инвентаризационных описях, а также в сличительных ведомостях приводятся два количественных показателя: количество этой массы или смеси и количество сырья или материалов (по отдельным наименованиям), входящих в ее состав. Количество сырья или материалов определяется техническими расчетами в порядке, установленном отраслевыми инструкциями.
75. В инвентаризационных описях незавершенных долгосрочных активов для каждого объекта в отдельности на основе фактических данных отмечаются: наименование объекта, детальное описание стадии, на которой он находится, на основе стоимости, отраженной в документации (смете), а также в зависимости от объема работ, выполненных на момент инвентаризации.
Незавершенное капитальное строительство
76. Инвентаризационная комиссия должна проверить:
a) не числится ли в составе незавершенного капитального строительства строительное оборудование, переданное в монтаж, но фактически не подвергшееся монтажу. Материалы и оборудование, полученные от заказчиков для монтажа и не подвергшиеся монтажу, не включенные в строительные работы, инвентаризируются отдельно;
b) состояние законсервированных и временно неиспользуемых строительных объектов. По этим объектам необходимо выявить причины и основание для их консервации.
77. По законченным объектам, которые по различным причинам не были введены в эксплуатацию, составляются отдельные инвентаризационные описи. В данных описях необходимо указать причины задержки ввода указанных объектов в эксплуатацию.
78. Для незаконченных строительных объектов, а также для незавершенных проектно-изыскательских работ, подлежащих списанию с баланса, составляются акты, в которых приводятся данные о характере выполненных работ и их стоимости, с указанием причин прекращения строительства. В этих целях должна использоваться соответствующая техническая документация (чертежи, сметы, сметно-финансовые расчеты), акты о введении в эксплуатацию, этапы, журналы учета выполненных работ по объектам строительства и др.
Незавершенные работы капитального ремонта
79. Инвентаризация незавершенных работ капитального ремонта производится путем проверки состояния выполненных работ.
Незавершенные работы капитального ремонта зданий, сооружений, машин, оборудования, транспортных средств и других объектов, в случае, когда имеет место увеличение их стоимости или срока их полезного функционирования, выделяются в отдельные инвентаризационные описи, в которых указывается наименование объекта, подлежащего ремонту; степень выполнения ремонта; сметная и фактическая себестоимость выполненных работ.
80. Объекты, полностью или частично введенные в эксплуатацию, но которые не были оформлены как основные средства, вносятся в отдельные инвентаризационные описи.
81. Объекты, по которым капитальные работы прекращены, вносятся в отдельные инвентаризационные описи с указанием причин их приостановления или прекращения, подтверждения прекращения работ и предлагаемые меры.
Инвентаризация животных
82. Молодняк, животные на откорме, птицы, кролики, ценные пушные звери и семьи пчел инвентаризируются не реже одного раза в квартал.
Продуктивный и рабочий скот, который представляет основное стадо или отару, регистрируется в инвентаризационных описях, в которых указываются: номер животного (бирка, тавро), год рождения, порода, живая масса (вес) животного (кроме лошадей, ослов, по которым масса (вес) не указывается) и в отдельных случаях первоначальная или переоцененная стоимость.
83. Порода указывается на основании данных бонитировки скота.
84. Крупный рогатый скот, рабочий скот, свиньи (матки и хряки), ценные экземпляры овец и других животных (племенное ядро) регистрируются отдельно. Прочие животные основного стада, учитываемые групповым порядком, регистрируются в описи с указанием количества голов и живой массы (веса) по каждой группе.
Молодняк крупного рогатого скота, племенных лошадей и рабочего скота включается в инвентаризационные описи индивидуально с указанием инвентарных номеров, кличек, пола, породы и т.д.
85. Животные на откорме, свиньи, овцы и козы, птица и другие виды животных учитываются в групповом порядке с указанием количества голов и живой массы (веса) по каждой группе.
86. Инвентаризационные описи составляются отдельно по фермам, цехам, отделениям, в разрезе учетных групп и материально ответственным лицам.
Инвентаризация денежных средств и бланков
строгой отчетности
87. При инвентаризации денежных средств применяется Акт об инвентаризации наличия денежных средств (Приложение 9), а при инвентаризации бланков и документов строгой отчетности - Инвентаризационная опись ценностей и бланков строгой отчетности (Приложение 8).
88. При инвентаризации кассы проверяется фактическое наличие денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе. Одновременно проверке подвергаются бланки строгой отчетности.
89. Наличность в леях и валюте в кассе предприятия инвентаризируется внезапно.
90. Наличные денежные средства в кассе включают денежные знаки, почтовые марки, марки государственной пошлины и др.
Почтовые марки и марки государственной пошлины вносятся в инвентаризационные описи по номинальной стоимости, за исключением марок, имеющих филателистическую ценность.
91. Проверка фактического наличия денежных документов (путевки в санатории и дома отдыха, почтовые марки, марки госпошлины) предполагает определение стоимости, подлинность каждого документа и правильность его оформления. Проверка производится по отдельным видам документов с указанием в акте названия, номера, серии и общей суммы.
92. Бланки строгой отчетности вносятся в инвентаризационные описи в порядке кодов, серий, номеров с целью легкого установления их целостности в соответствии с нормативными актами.
93. Ценные бумаги (акции, облигации и др.) вносятся в инвентаризационные описи с указанием их наименования, номера, кода, серии, формы, количества и стоимости. В обязательном порядке указывается начальный и конечный номера соответствующего пакета.
94. Инвентаризация денежных средств производится способом сверки сумм, числящихся на этом счете:
a) выручки - с данными выписки со счета финансового учреждения, почтового отделения, копий сопроводительных документов о поступлении выручки в кассу и т.д.;
b) по суммам, переведенным связанными сторонами, - с данными извещений, полученных от них (авизо) с указанием даты, номера платежного поручения, суммы и наименования финансового учреждения или почтового отделения, принявшего перечисление.
95. Инвентаризация денежных средств, находящихся в банке на расчетном, валютном и текущем счетах, на специальных аккредитивах и других счетах, производится путем сверки остатков сумм из выписки по счету финансовых учреждений с бухгалтерскими данными.
Инвентаризация дебиторской и кредиторской
задолженности
96. Инвентаризация расчетов с учредителями, финансовыми учреждениями, с бюджетом, покупателями, поставщиками, связанными сторонами, собственными работниками, депонентами и другими дебиторами и кредиторами заключается в выявлении, в соответствии с документами, остатков и в тщательной проверке обоснованности сумм, числящихся на этих счетах. Комиссия устанавливает сроки возникновения дебиторской и кредиторской задолженности, ее реальность и лиц, виновных в пропуске сроков исковой давности, если последняя имеет место.
97. Всем дебиторам, расчеты с которыми не осуществляются в порядке "инкассо", предприятия-кредиторы отправляют выписки с аналитических счетов о числящейся за ними задолженности. Подтвержденные Выписки со счета (Приложение 11) предъявляются инвентаризационной комиссии для подтверждения имеющейся задолженности.
98. Предприятия-дебиторы обязаны в течение 5 дней со дня получения выписки подтвердить остаток дебиторской задолженности и/или сообщить свои возражения.
99. Суммы, отраженные на счетах дебиторской и кредиторской задолженностей с покупателями, связанными сторонами, поставщиками, с прочими дебиторами и кредиторами, должны быть подтверждены.
В случаях, когда до конца отчетного периода не удалось устранить возникшие разногласия или невыясненные расхождения, расчеты с дебиторами и кредиторами отражаются каждой статьей баланса, вытекающих из бухгалтерских записей.
Заинтересованная сторона может обратиться к компетентным органам, представив материалы о разногласиях с целью их разрешения.
100. В рамках расчетов с собственными работниками проверяются суммы своевременно невостребованной заработной платы, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.
101. При инвентаризации авансов проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу, даты их выдачи и целевого назначения.
102. Инвентаризационная комиссия способом документальной проверки должна установить:
a) тождественность расчетов с финансовыми учреждениями, со связанными сторонами предприятия, которые самостоятельно составляют бухгалтерские балансы, и с вышестоящими органами;
b) правильность и обоснованность числящейся на балансе суммы задолженности по недостачам и хищениям, принятые меры к взысканию этой задолженности;
c) правильность и обоснованность числящейся на балансе суммы дебиторской и кредиторской задолженностей, а также принятие мер принудительного характера с целью взыскания дебиторской задолженности, не инкассируемой финансовым учреждением.
По суммам дебиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности, оформляется информационная справка, в которой указываются лица, виновные в пропуске этих сроков.
103. По указанным видам дебиторской и/или кредиторской задолженностей к Описи инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженностей (Приложение 10) прилагается информационная справка, в которой приводятся наименования и адреса дебиторов и кредиторов, сумма задолженности, мотивы ее появления, период возникновения и на основании каких документов появилась задолженность.
104. Результаты инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженностей вносятся в Опись инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженностей на основании данных выписки со счета, подтвержденных дебиторами и кредиторами, а в случае их неподтверждения - на основании оправдательных документов.
Определение результатов инвентаризации
Сопоставление данных инвентаризации с данными бухгалтерии
105. Результаты инвентаризации определяются путем сопоставления фактических данных, отраженных в инвентаризационных описях, с данными аналитического учета (складские карточки) и бухгалтерии.
106. Для выявления результатов инвентаризации необходимо:
- произвести проверку точности запасов, отраженных в карточках складского учета и остатков проинвентаризированных ценностей из бухгалтерского учета. Обнаруженные ошибки должны быть исправлены;
- сопоставить количество ценностей, записанных в инвентаризационных описях, с данными аналитического учета по каждой позиции в отдельности;
- отразить позиции с разницами в Сличительной ведомости по результатам инвентаризации (Приложение 7);
- получение инвентаризационной комиссией письменных объяснений (объяснительная записка) от лиц, несущих ответственность за выявленные недостачи, излишки и порчи ценностей, а также за потери, связанные с пропуском сроков исковой давности дебиторской задолженности, или по другим причинам;
- установить на основании полученных объяснений и изученных документов характер выявленных недостач, потерь, порчи, а также излишков;
- разработать предложения о порядке регулирования расхождений между фактическим наличием и данными бухгалтерского учета, выявленных после инвентаризации;
- зарегистрировать в бухгалтерском учете излишки и недостачи с целью согласования данных бухгалтерского учета с проинвентаризованными данными по активам и пассивам.
Зачет недостач установленными излишками
107. Расхождения, выявленные при инвентаризации, регламентируются следующим образом:
a) излишки ценностей и суммовые разницы, полученные при зачете недостач излишками, относят на увеличение доходов;
b) недостача ценностей относится на расходы периода;
c) недостача ценностей сверх установленных норм естественной убыли, а также потери от порчи ценностей - взыскиваются с виновных лиц в размерах, установленных действующим законодательством;
d) когда не установлены виновные лица, недостача материальных ценностей и потери от порчи ценностей сверх норм естественной убыли относятся на расходы периода.
108. В случае, когда недостача не признается правонарушением, при определении суммы дебета ценностей учитывается возможность взаимного зачета недостач установленными излишками, если выполняются следующие условия:
- существует риск возникновения путаницы между сортами одной и той же группы материальных ценностей по причине их внешнего сходства: по цвету, типовому рисунку, размеру, модели, упаковке и по другим элементам. Перечень групп ценностей, товаров, упаковок и прочие, которые выполняют условия взаимного зачитывания при появлении риска путаницы, ежегодно утверждается администратором по предложению комиссии и регистрируется в учетной политике предприятия;
- установленные разницы излишков или недостач должны относиться к одному и тому же отчетному периоду, одному управлению и материально ответственному лицу;
- недостачи, установленные при инвентаризации, не должны быть результатом хищений или порчи по вине лиц, ответственных за хранение недостающих ценностей.
109. Для осуществления взаимозачета ответственные лица должны представить подробные объяснения.
Инвентаризационная комиссия представляет предложения о возможности взаимного зачета. Окончательное решение принимает руководитель предприятия, который после детального рассмотрения всех представленных материалов принимает соответствующее решение.
110. Взаимный зачет пересортицы производится в равном объеме по установленным излишкам и недостачам, по сортам, подлежащим зачету.
В случае, когда количество сортов, подлежащих зачету, по которым были установлены излишки, превышает количество сортов, допущенных к зачету, по которым обнаружены недостачи, применяется метод установления количественного равенства путем исключения из расчетов сверхразниц. Такой зачет начинает проводиться с сортов, имеющих самые низкие цены в порядке возрастания.
В случае, когда количество сортов, подлежащих зачету, по которым были установлены недостачи, больше количества сортов, допущенных к зачету, по которым были установлены излишки, применяется метод установления количественного равенства путем исключения из расчета количества, превышающего общий итог излишков, начиная с сортов, имеющих самые низкие цены в возрастающем порядке.
Установление недостач, подлежащих взысканию
111. Разницы по недостаче, выявленные после зачета недостач по пересортице и применения всех норм естественной убыли, представляют собой убытки предприятия и взыскиваются с виновных лиц в размерах, установленных действующим законодательством.
112. Если по окончании инвентаризации не установлены конкретные виновные лица по пересортице, суммовые разницы относятся на расходы периода сверх норм естественной убыли и списываются в порядке, предусмотренном статьей 108 настоящего положения.
В случае установления недостач по ценностям, подлежащим возмещению, но которые не могут быть приобретены на рынке, стоимость их возмещения определяется комиссией, сформированной из специалистов в соответствующей области.
Выявленные недостачи материальных ценностей могут взыскиваться с виновных лиц в форме аналогичных материальных ценностей (по той же стоимости) только с разрешения руководителя предприятия.
Образцы Решения о взыскании и Платежного обязательства представлены соответственно в Приложениях 12 и 13.
Применение норм естественной убыли
113. Нормы естественной убыли могут применяться лишь в случае выявления фактических недостач. Запрещается списание ценностей в пределах норм естественной убыли до установления факта недостачи.
Нормы естественной убыли не применяются предварительно, а только после установления фактических недостач и только в пределах этих недостач по категориям ценностей, по которым обнаружены недостачи. Также нормы естественной убыли не применяются автоматически по всем ценностям, а только по тем ценностям, по которым эти нормы установлены действующим законодательством. Эти нормы считаются максимальными пределами.
Результаты инвентаризации
114. Результаты инвентаризации заносятся инвентаризационной комиссией в протокол после подтверждения остатков ценностей бухгалтерией предприятия.
115. Протокол о результатах инвентаризации содержит следующие данные:
- дата составления, фамилия, имя, отчество членов инвентаризационной комиссии, номер и дата распоряжения (приказа) об учреждении инвентаризационной комиссии, проинвентаризированные участки, дата начала и окончания инвентаризационных операций;
- результаты инвентаризации;
- заключения и предложения комиссии о причинах установленных излишков и недостач и о виновных лицах, а также предложенные (принятые) в связи с этим меры;
- объем изношенных ценностей, находящихся без движения, с медленным движением, сложно реализуемых, без обеспеченной продажи, а также предложенные меры по их восстановлению в экономическом обороте;
- предложения по изъятию из эксплуатации инвентарных объектов, деклассификации (перевод из одной категории в другую) или по списанию некоторых ценностей;
- установление условий хранения, складирования, консервации, обеспечения сохранности ценностей, находящихся на ответственном хранении;
- другие аспекты, связанные с деятельностью проинвентаризованных участков.
116. Высказанные в протоколе (протоколах) инвентаризационной комиссии предложения предоставляются в трехдневный срок после завершения инвентаризации, при необходимости - по участкам в отдельности, руководителю предприятия. Последний, согласуя представленную информацию с бухгалтерской службой и начальником юридического отдела, принимает решение в срок не более 5 дней о выполнении представленных предложений.
Результаты инвентаризации регистрируются как в технико-оперативном учете, так и в бухгалтерском учете в течение не более 5 дней с момента определения результатов инвентаризации.
Раскрытие информации
117. В объяснительной записке к финансовым отчетам следует раскрывать следующую информацию:
a) подтверждение данных, отраженных в финансовых отчетах посредством инвентаризации;
b) осуществление полной или частичной инвентаризации собственности с указанием участков, не подвергшихся инвентаризации;
c) результаты инвентаризации (окончательные недостачи и излишки, произведенные компенсации, стоимость ценностей, подверженных естественной убыли и др.);
d) отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете;
e) меры, принятые для ликвидации обнаруженных недостач;
f) недостачи и излишки, причиненные виновными лицами, способ их покрытия за счет виновных лиц (непосредственная оплата, удержания из заработной платы, в судебном порядке и т.д.);
g) покрытие виновными лицами сумм недостач прошлых лет, погашенных в текущем году.
Краткие указания по использованию и составлению бланков
типовой формы при инвентаризации
118. Бланки представлены в виде установленных образцов и могут быть изменены по требованиям каждого предприятия (организации) согласно действующему законодательству.
Инвентаризационная опись ИНВ-1 - для участков,
ведущих валово-стоимостный учет (Приложение 5)
Формат А 4, напечатанный с обеих сторон.
119. Служит документом при:
- инвентаризации канцтоваров, бланков, материалов для упаковки, а также для учета технических книг;
- инвентаризации товаров и тары, находящихся на участках, ведущих валово-стоимостный учет, на предприятиях розничной торговли;
- установлении суммовых недостач и излишков в инвентаризируемом участке;
- регистрации в учете по местам складирования - в качестве оправдательного документа;
- установлении резервов (запасов) для обесценивания.
120. Составляется в трех экземплярах по местам складирования в случаях, предусмотренных действующим законодательством, из которых: один экземпляр - материально ответственным лицом, а два экземпляра - членом инвентаризационной комиссии по инвентаризируемым участкам и подписывается на каждом листе членами инвентаризационной комиссии, материально ответственным лицом и бухгалтером, который ведет учет данного участка. В случае приема-передачи участка инвентаризационная опись составляется в пяти экземплярах, из которых один экземпляр - материально ответственным лицом, передавшим ценности, один экземпляр - материально ответственным лицом, принявшим ценности, а три экземпляра - членом инвентаризационной комиссии.
В инвентаризационные описи вносятся фактические остатки, установленные инвентаризационной комиссией путем подсчета, взвешивания, измерения или кубического измерения - в зависимости от ситуации.
Данные о проинвентаризованных ценностях вносятся в инвентаризационные описи сразу же после установления проинвентаризованного количества в порядке, в котором они были сгруппированы, с учетом размеров и единиц измерения, принятых в оперативном учете на местах складирования и в бухгалтерии.
Фактические запасы оцениваются в инвентаризационных описях по тем же ценам, которые были использованы при регистрации ценностей в бухгалтерии.
Инвентарная стоимость устанавливается инвентаризационной комиссией в соответствии с действующим законодательством.
После окончания инвентаризации, на каждой странице подсчитывается итог натуральных показателей в рубрике "Количество" и итог рубрики "Стоимость", затем инвентаризационная комиссия составляет итог всех инвентаризационных описей, который содержит: номер каждой инвентаризационной описи, итог натуральных показателей и стоимость проинвентаризированных материальных ценностей из каждой описи, а также итог натуральных показателей и общую стоимость проинвентаризированных ценностей.
До установления результатов инвентаризации путем сопоставления фактического стоимостного остатка проинвентаризированных ценностей и остатков из бухгалтерии осуществляется проверка точности всех оценок, расчетов, итогов и записей в бухгалтерском учете и в учете на местах складирования. Установленные ошибки исправляются до определения результатов инвентаризации.
121. Находится в обращении:
- у материально ответственного лица (или лиц в случае приема-передачи ценностей) - для подписания каждой страницы инвентаризационной описи с указанием на последней странице описи, что весь объем был определен в его (их) присутствии, что соответствующие запасы находятся на его (их) хранении и ответственностю, что он(они) не имеет(ют) запасы, не прошедшие инвентаризации, а также тот факт, что цены, количество, качество и единицы измерения были установлены в его(их) присутствии и он(они) не имеет(ют) замечаний;
- у членов инвентаризационной комиссии - для подписания каждой страницы инвентаризационной описи, для подсчета итогов по каждой странице инвентаризационных описей, выявления недостач или излишков товарно-материальных запасов, определения убыли и составления протокола о результатах инвентаризации;
- в бухгалтерии, где производится сопоставление данных бухгалтерского учета и отчета материально ответственного лица, переданного в бухгалтерию, и фактическим итогом инвентаризации;
- у главного бухгалтера и юридической службы вместе с протоколами, в которых определяются причины деградации или порчи ценностей и виновные лица, а также с протоколом результатов инвентаризации для представления предложений инвентаризационной комиссией;
- у руководителя предприятия вместе с вышеуказанными протоколами для принятия решения по представленным предложениям.
122. Передается в архив бухгалтерии (1-й экземпляр).
Инвентаризационная опись ИНВ-2 (Приложение 6)
Формат А 4, напечатанный с обеих сторон.
123. Служит документом для инвентаризации ценностей, находящихся на учете предприятия, ведущего количественный учет. Например: малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, стоимость единицы которых ниже 1/2 установленного лимита.
124. Составляется в трех экземплярах по местам складирования: один экземпляр - материально ответственным лицом, а два - членом инвентаризационной комиссии. К концу каждого дня сопоставляются данные из инвентаризационной описи, составленной материально-ответственным лицом, с данными, записанными членом инвентаризационной комиссии. Подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом на каждой странице.
В случае коллективной материальной ответственности в несколько смен, инвентаризационные описи подписываются всеми ответственными лицами, а в случае приема-передачи ценностей - они составляются в пяти экземплярах и подписываются как лицом(и), передающим(и) ценности, так и ответственным(и) лицом(и), принимающим(ми) ценности.
В случае принятия ценностей на хранение и/или на комиссионную продажу, на обработку или др. инвентаризационные описи составляются в трех экземплярах. Копия отправляется юридическим и физическим лицам, которым принадлежат эти ценности.
125. Находится в обращении:
- у материально ответственного лица - для подписи каждого листа с указанием на последней странице описи, что все количество было установлено в его присутствии, что соответствующие ценности находятся на его хранении и ответственности;
- в бухгалтерии - для выявления количественно-стоимостных разниц и подписи инвентаризационной описи о точности числящегося остатка, а также для проверки осуществленных расчетов;
- на предприятии, которому принадлежат ценности, полученные на хранение, на переработку и др., в целях сообщения возможных неточностей (3-й экземпляр).
126. Сдается в архив бухгалтерии (1-й экземпляр).
Сличительная ведомость по результатам инвентаризации
ИНВ-3 (Приложение 7)
Формат 1/3, напечатанный с обеих сторон.
127. Служит:
- основным документом для определения недостач и излишков ценностей, денежных средств, дебиторских и кредиторских задолженностей, включая обесценивание;
- оправдательным документом для регистрации установленных излишков и недостач в учете складов (кладовых) и в бухгалтерии;
- документом для определения резервов (запасов) в случае обесценивания.
128. Составляется инвентаризационной комиссией и бухгалтером в двух экземплярах. После выявления разниц данные инвентаризационной описи, составленной материально ответственным лицом, сопоставляются с данными, записанными членом инвентаризационной комиссии. Подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии, бухгалтером и материально ответственным лицом на каждой странице.
Инвентарная стоимость устанавливается комиссией с соблюдением действующего законодательства.
129. Находится в обращении:
- в бухгалтерии для расчета суммовой разницы и подписи инвентаризационной описи о точности фактического остатка, а также для проверки осуществленных расчетов;
- у инвентаризационной комиссии для установления недостач, излишков, а также для отметки в протоколе результатов инвентаризации;
- у главного бухгалтера и юридической службы вместе с протоколами, включающими перечень причин деградации или порчи ценностей, виновных лиц, а также с протоколом результатов инвентаризации для представления предложений инвентаризационной комиссией;
- у руководителя предприятия вместе с вышеназванными протоколами - для принятия решения по представленным предложениям.
130. Сдается в архив бухгалтерии (1-й экземпляр).
Инвентаризационная опись ценностей и бланков
строгой отчетности ИНВ-4 (Приложение 8)
Формат А3, напечатанный с обеих сторон.
131. Используется для записи результатов инвентаризации фактического наличия ценностей и бланков строгой отчетности, для определения разницы между показателями в натуральном и стоимостном выражении по данным бухгалтерского учета и данным инвентаризации.
132. Составляется и обращается как Инвентаризационная опись (ИНВ-1).
Акт инвентаризации наличия денежных
средств ИНВ-5 (Приложение 9)
Формат А 4, напечатанный с обеих сторон.
133. Используется для отражения результатов инвентаризации наличия денежных средств (наличные деньги, почтовые марки и др.), находящихся в кассе предприятия.
Комиссия проверяет фактическое наличие денежных средств путем пересчета всей наличности, ценных бумаг, чековых книжек и др. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается членами комиссии и материально ответственным лицом.
До начала инвентаризации каждым материально ответственным(и) лицом(и), ответственным(ых) за хранение денежных средств, оформляется инвентаризационная декларация (Приложение 4).
В случае замены материально ответственного лица акт составляется в трех экземплярах (первый - для бухгалтерии; второй - для материально ответственного лица, передающего ценности; третий - для материально ответственного лица, принимающего ценности).
134. Составляется и обращается как Инвентаризационная опись (ИНВ-1).
Опись инвентаризации дебиторской и кредиторской
задолженностей ИНВ-6 (Приложение 10)
Формат А4, напечатанный с обеих сторон.
135. Используется для инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженностей в результате расчетов с кредиторами и дебиторами.
На первом листе (на лицевой и оборотной сторонах) отражаются дебиторские суммы, а на втором листе (лицевая и оборотная стороны) - кредиторские суммы.
136. Составляется инвентаризационной комиссией в одном экземпляре на основании установленных остатков согласно подтверждающим документам и на основании сумм, отраженных на данных счетах. Подписывается и представляется в бухгалтерию.
К инвентаризационной описи прилагаются выписки со счета.
137. Сдается в архив бухгалтерии.
Выписка со счета ИНВ-7 (Приложение 11)
Формат А 4, напечатанный с обеих сторон.
138. Служит для сообщения и требования от дебиторов и кредиторов по оставшимся неоплаченным задолженностям, подлежащих получению и/или погашению, появившихся в результате осуществления финансово-экономических отношений.
139. Составляется финансово-экономической службой предприятия в трех экземплярах на основании данных аналитического учета по дебиторским и/или кредиторским задолженностям.
140. Находится в обращении:
- у главного бухгалтера и у руководителя предприятия для подписи (все экземпляры);
- у предприятия-дебитора или предприятия-кредитора (1-й и 2-й экземпляры), которые возвращают предприятию-эмитенту второй экземпляр, подписанный на обратной стороне руководителем предприятия и главным бухгалтером, - для подтверждения дебиторской и/или кредиторской задолженностей.
В случае, когда предприятие имеет кредиторские задолженности, тогда возможные замечания по суммам, предусмотренным в выписке со счета, оговариваются в объяснительной записке, подписанной руководителем предприятия и главным бухгалтером, которая прилагается ко второму экземпляру выписки со счета.
141. Сдается в архив:
- в бухгалтерию предприятия-эмитента (подтвержденный 2-й и 3-й экземпляры);
- в бухгалтерию предприятия-получателя (1-й экземпляр).
Инвентаризационная опись ИНВ-2А (Приложение 17)
Формат А 4, напечатанный с обеих сторон.
142. Служит документом для инвентаризации ценностей, находящихся в собственности предприятия, ведущего количественно-стоимостный учет.
143. Составляется и обращается как Инвентаризационная опись (ИНВ-1).
Дата вступления положения в силу
144. Настоящее положение вступает в силу со дня его опубликования в Monitorul Oficial al Republicii Moldova.
ANEXA 2
ANEXA 3
ANEXA 4
ANEXA 5
ANEXA 6
ANEXA 7
ANEXA 8
ANEXA 9
ANEXA 10
ANEXA 11
ANEXA 12
ANEXA 13
ANEXA 14
ANEXA 15
ANEXA 16
ANEXA 17