În baza art.4 alin.(2) al Legii nr.1453-XV din 08 noiembrie 2002 cu privire la notariat (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2002, nr.154-157, art.1209), precum şi în vederea stabilirii modului de îndeplinire a actelor notariale şi completare a registrelor notariale de către notari şi alte persoane care desfăşoară activitate notarială,
    1. Se aprobă Regulamentul cu privire la modul de îndeplinire a actelor notariale şi completare a registrelor notariale (se anexează).
    2. Prezentul ordin intră în vigoare după expirarea a 10 zile de la publicarea în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.
    3. Controlul executării ordinului se pune în sarcina viceministrului justiţiei, dnei Elena MOCANU.

    MINISTRUL JUSTIŢIEI                                                           Vitalie  PÎRLOG

    Nr.95. Chişinău, 28  februarie  2008.

           Aprobat:                                                   Înregistrat:
    prin Ordinul ministrului                                      la Ministerul Justiţiei
    justiţiei al Republicii Moldova                           al Republicii Moldova
    nr. 95 din 28 februarie 2008                             nr. 558 din 29 februarie 2008
    Ministrul justiţiei                                               Ministrul justiţiei
    Vitalie Pîrlog___________                              Vitalie Pîrlog__________

REGULAMENTUL
CU PRIVIRE LA MODUL DE ÎNDEPLINIRE A ACTELOR NOTARIALE
ŞI COMPLETARE A REGISTRELOR NOTARIALE

    1. Prezentul Regulament este elaborat în scopul  stabilirii modului de îndeplinire a actelor notariale şi completare a registrelor notariale de către notari. În cazul în care, prin lege, alte persoane sînt abilitate să îndeplinească acte notariale, prevederile Regulamentului se aplică şi acestora în modul corespunzător.
    2. Actele notariale se redactează de către notar la solicitarea părţilor.
    3. Actele notariale se întocmesc pe hîrtie de formatul A4, dimensiunea 297 x 210 mm. Textul se culege cu caractere de mărimea 12-14 puncte, spaţiere la 1,5 intervale, cu respectarea cîmpului - din stînga - 30 mm, de sus - 25 mm, din dreapta - 15 mm, de jos - 25 mm. Textele actelor notariale pot fi plasate pe ambele părţi ale filei. În acest caz, pe verso filei se vor respecta următoarele cîmpuri - din dreapta - 30 mm, de sus - 25 mm, din stînga -15 mm, de jos - 25 mm. Pe verso filei fără text se face menţiunea “Fără text”.
    4. Numărul de exemplare ale documentului în care se expune conţinutul actului juridic autentificat notarial se stabileşte de persoanele care solicită îndeplinirea actului notarial, dar nu poate depăşi numărul părţilor actului juridic, plus unul, care se va păstra în arhiva notarului. Menţiunea cu privire la numărul de exemplare ale actului notarial îndeplinit şi păstrarea unui exemplar în arhiva notarului se face în textul actului notarial.
    5. Actele notariale se semnează de către părţi sau reprezentanţii acestora, în prezenţa notarului şi, după caz, în prezenţa celor chemaţi a încuviinţa încheierea actelor pe care părţile le întocmesc, precum şi a martorilor, dacă Legea stabileşte prezenţa lor.
    6. Se recomandă notarului să solicite persoanelor care semnează actul notarial să-şi scrie numele şi prenumele cu mînă proprie, în cazul în care semnătura nu le include.
    Actele notariale se vor semna, de regulă, cu cerneală de culoare albastră.
    7. Nu se admite trecerea semnăturilor părţilor actului notarial pe o foaie fără text.    
    8. Actul notarial constituit din mai multe file va fi cusut cu aţă de culoare albă sau roşie, numerotat şi sigilat, cu indicarea numărului de file ale actului. Pe marginea  fiecărei a  două file alăturate se va aplica sigiliul.    
    9. În cazul în care este necesară amînarea îndeplinirii actului notarial, notarul este obligat să informeze solicitantul despre motivele şi termenul amînării. La solicitarea scrisă a părţii, notarul va expune în scris motivele şi termenul amînării.
    10. Îndeplinirea actului notarial poate fi refuzată în baza temeiurilor prevăzute de lege. La cererea persoanei căreia i-a fost refuzată îndeplinirea actului notarial, motivele refuzului se expun în scris. Cererea scrisă a solicitantului actului notarial va cuprinde: informaţia cu privire la tipul actului solicitat şi documentele prezentate pentru îndeplinirea actului notarial. Documentele enumerate în cerere se anexează la aceasta.
    11. Notarul va emite încheierea de refuz în termen maxim de 10 zile din ziua depunerii cererii şi o va aduce la cunoştinţa solicitantului. Încheierea se va întocmi în 2 exemplare şi va cuprinde: data adoptării, numele şi prenumele notarului, datele solicitantului actului notarial, actul notarial solicitat, motivele de drept şi de fapt care împiedică îndeplinirea actului notarial, căile şi termenul de atac. Încheierea de refuz se înregistrează în Registrul de corespondenţă. Un exemplar al încheierii se eliberează solicitantului, iar celălalt rămîne spre păstrare în arhiva notarului. Actele anexate la cerere se restituie solicitantului. Notarul va reţine copia actelor prezentate, care se anexează la încheierea de refuz. Pe copii se face menţiunea cu privire la prezentarea şi restituirea originalului şi se semnează de către notar şi solicitant.
    12. La cererea scrisă a părţilor, a succesorilor sau a altor persoane care justifică un interes legitim, notarul eliberează duplicatul actului notarial, originalul căruia se află la păstrarea sa. În cerere se indică: actul solicitat, numărul şi data întocmirii, motivul solicitării duplicatului. La cerere se anexează copia avizului, publicat în Monitorul Oficial al Republicii Moldova, în care este indicată pierderea originalului.
    13. În textul duplicatului se reproduce integral cuprinsul actului, precum şi cel al girului notarial.
    Pe prima pagină a actului notarial eliberat, în colţul drept de sus se scrie citeţ menţiunea “Duplicat”. La sfîrşitul documentului se aplică girul privind eliberarea duplicatului.
    De pe actele notariale anulate, reziliate, revocate sau ale căror termen a expirat şi de pe originalele actelor emise de alte autorităţi în temeiul cărora a fost îndeplinit actul notarial se eliberează doar copii.
    14. În cazul autentificării actelor juridice de dispoziţie asupra bunurilor imobile (cu excepţia testamentului), notarul verifică situaţia proprietăţii şi sarcinile bunului în baza documentelor prezentate. În acest scop, solicitantul actului notarial va prezenta actele de proprietate, extrasul din registrul bunurilor imobile, certificatul privind existenţa sau absenţa restanţelor la impozitul pe bunurile imobile şi alte acte necesare pentru valabilitatea actului notarial întocmit, care se anexează la actul păstrat în arhiva notarului, în original sau în copii, după caz.
    15. În cazul în care originalul documentelor justificative necesare pentru întocmirea actului notarial nu poate fi reţinut în arhiva notarului (mandatul general, actul de proprietate în cazul înstrăinării unei cote-părţi, actele de proprietate în cazul grevării cu sarcini etc.), notarul va reţine copia acestuia, pe care o anexează la actul notarial instrumentat. Pe copie se face menţiune cu privire la prezentarea şi restituirea originalului acestuia şi se semnează de către notar şi părţi. Pe documentul justificativ al dreptului de proprietate asupra bunului, în cazul înstrăinării unei cote-părţi, se face menţiunea despre înstrăinare, cu aplicarea semnăturii şi sigiliului notarului.
    16. Dacă obiect al actului de dispoziţie sau al constituirii de drepturi reale imobiliare este o parte din bunul imobil, în textul actului juridic cota se indică în fracţie ordinară sau  în  procente.    
    17. În cazul anulării, rezilierii sau revocării actului juridic autentificat, notarul, la cererea titularului de drept, va restitui originalul documentelor de proprietate prezentate pentru autentificarea actului. În acest caz, notarul face menţiunea respectivă pe actul juridic anulat, reziliat sau revocat, indicînd actul prin care s-a anulat, reziliat sau revocat, data înscrierii menţiunii, cu aplicarea semnăturii şi sigiliului notarului. Menţiunea respectivă se efectuează în colţul drept al primei pagini a actului, precum şi în Registrul actelor notariale şi în Opisul alfabetic. Originalele actelor de proprietate se restituie, păstrîndu-se copiile autentice ale acestora şi actul prin care s-a dispus anularea, rezilierea sau revocarea.
    18. Notarul legalizează semnătura traducătorului doar în cazul în care acesta şi-a înregistrat calitatea de traducător. În acest scop, traducătorul va depune la notar cererea în care se va include: solicitarea de înregistrare în calitate de traducător, limbile din care sau în care va efectua traduceri conform calificării, declaraţia de asumare a răspunderii pentru exactitatea traducerilor şi specimenul semnăturii pentru legalizare. La cerere se anexează copia legalizată a diplomei de licenţă ce confirmă faptul că traducătorul a absolvit programul de studii superioare în domeniul limbilor moderne indicate în cerere.
    Textul traducerii se încheie cu următoarea inscripţie, aplicată de traducător: “Subsemnatul (numele, prenumele traducătorului), licenţiat în limbi moderne (se indică limba străină în care sau din care se efectuează traducerea), certific autenticitatea traducerii cu textul înscrisului (autentic; în copie legalizată; cu semnătură legalizată; în extras, după caz), care a fost vizat de mine (semnătura traducătorului şi data vizării traducerii)”.
    Inscripţia va fi scrisă, în mod obligator, în limba moldovenească şi în limba străină în care sau din care se efectuează traducerea.
    19. Notarul deschide procedura succesorală în baza:
    a) declaraţiei scrise a moştenitorilor legali sau testamentari privind acceptarea sau renunţarea la succesiune, cu condiţia că a fost solicitată şi deschiderea procedurii;
    b) cererii organului financiar, în cazul succesiunii vacante;
    c) cererii creditorilor celui ce a lăsat moştenire.
    20. Declaraţia de acceptare a succesiunii va conţine următoarele date: numele şi prenumele celui ce a lăsat moştenirea, data decesului acesteia, iar în cazul în care sînt cunoscute - ultimul domiciliu al persoanei care a lăsat moştenirea, cercul de moştenitori (numele şi domiciliul moştenitorilor), bunurile succesorale şi eventualele datorii ale persoanei care a lăsat moştenire, şi, după caz, solicitarea de deschidere a procedurii succesorale. În cazul succesiunilor succesive, în declaraţie se indică numele şi prenumele tuturor autorilor după care s-a deschis succesiunea, data decesului şi moştenitorii acestora.
    21. Moştenitorul poate renunţa la succesiune în condiţiile stabilite de lege, în baza unei declaraţii, depuse la notar, care va conţine date cu privire la: numele şi domiciliul moştenitorului care renunţă la succesiune, data decesului persoanei care a lăsat moştenirea şi, după caz, numele moştenitorilor legali sau testamentari în favoarea cărora renunţă, cît şi solicitarea de deschidere a procedurii succesorale.
    22. La autentificarea declaraţiei de acceptare sau de renunţare la succesiune notarul solicită, în mod obligatoriu, prezentarea actului stării civile care confirmă faptul decesului persoanei care a lăsat moştenirea.
    23. După persoana care a lăsat moştenire se deschide o singură procedură succesorală. Deschiderea procedurii succesorale se înegistrează în Registrul dosarelor succesorale şi a testamentelor, în modul prevăzut de Regulamentul cu privire la registrul dosarelor succesorale şi a testamentelor, aprobat prin ordinul ministrului justiţiei nr.38 din 03 februarie 2006 (publicat în Monitorul Oficial 2006, nr. 43-46, art.145).
    În cazul în care, conform informaţiei obţinute din registrul electronic rezultă că, procedura succesorală nu a fost deschisă, iar decesul persoanei care a lăsat moştenirea a survenit într-o dată anterioară înregistrării obligatorii a procedurilor succesorale deschise în registrul menţionat, notarul este obligat să solicite suplimentar, în scris, verificarea informaţiei corespunzătoare în opisurile alfabetice de evidenţă a procedurilor succesorale înregistrate în teritoriul de activitate ce corespunde locului de deschidere a succesiunii.  Informaţia despre existenţa sau absenţa înregistrării deschiderii dosarului succesoral va fi comunicată de către deţinătorii opisurilor alfabetice, în scris, în termen de 5 zile lucrătoare.
    Dacă din informaţia comunicată de către deţinătorul opisului alfabetic rezultă că procedura nu a fost deschisă, notarul va înregistra deschiderea acesteia în Registrul dosarelor succesorale şi a testamentelor.
    24. După obţinerea confirmării de înregistrare din Registrul dosarelor succesorale şi al testamentelor, deschiderea procedurii succesorale se transcrie în Registrul de evidenţă a dosarelor succesorale şi în Opisul alfabetic al acestora.
    Numărul dosarului succesoral va include numărul unic din Registrul dosarelor succesorale şi al testamentelor, numărul de ordine din Registrul de evidenţă a dosarelor succesorale ţinut de notar şi anul deschiderii procedurii.
    25. În cazul în care pe unul şi acelaşi teritoriu îşi desfăşoară activitatea mai mulţi notari, competenţa de îndeplinire a procedurii succesorale aparţine primului notar sesizat, care a iniţiat deschiderea procedurii succesorale.
    26. Declaraţiile privind acceptarea sau renunţarea la succesiune şi cererile privind deschiderea procedurii succesorale se înregistrează, în ordinea parvenirii, în Registrul de evidenţă al dosarelor succesorale ţinut de notar. În colţul stîng de sus al declaraţiei şi cererii se indică numărul dosarului succesoral şi data recepţionării acestora de către notarul, în procedura căruia se află dosarul. Celelalte cereri şi declaraţii, depuse în cadrul procedurii succesorale, se înregistrează în Registrul de corespondenţă.
    27. La dosarul succesoral se anexează cererile şi declaraţiile moştenitorilor, creditorilor, legatarilor, ale executorilor testamentari etc.; copia actului de stare civilă ce confirmă faptul decesului persoanei care a lăsat moştenirea; actele ce confirmă temeiul chemării la succesiune (copiile certificatelor de naştere, căsătorie şi alte acte prevăzute de lege care confirmă chemarea la succesiune, originalul testamentului - în cazul succesiunii testamentare); actele de proprietate care confirmă dreptul de proprietate asupra bunurilor incluse în masa succesorală; în cazul bunurilor supuse înregistrării, se prezintă extrasele din registrele  de înregistrare a acestor bunuri; actele de evaluare a bunurilor moştenite; actele de inventariere a bunurilor succesorale, de numire a custodelui; alte acte prezentate de către moştenitori sau eliberate de către notar în legătură cu procedura succesorală deschisă.
   În cazul moştenirilor succesive, notarul anexează la dosarul succesoral dovada verificării deschiderii dosarului succesoral după celelalte persoane care au lăsat moştenirea.
    28. În caz de necesitate, la cererea sau cu acordul moştenitorilor, procedura succesorală poate fi strămutată la alt notar din aceeaşi circumscripţie. Strămutarea se efectuează în baza actului de  predare/primire semnat de ambii notari. Notarul care a strămutat procedura va face menţiunea respectivă în Registrul dosarelor succesorale şi al testamentelor.
    Strămutarea procedurii nu afectează valabilitatea actelor îndeplinite pînă la momentul transmiterii.
    29. Informaţia despre toate actele notariale îndeplinite de notar se înregistrează în Registrul actelor notariale. Înainte de utilizare, toate registrele vor fi cusute, filele lor numerotate şi înregistrate la Ministerul Justiţiei.
    Notarul nu poate deţine concomitent mai multe registre. Numai după completarea Registrului se va purcede la înregistrarea actelor notariale în următorul Registru. Numerotarea actelor notariale  începe cu unu în fiecare an şi se face în continuare pe durata întregului an calendaristic. 
    Înscrierea informaţiei despre actul notarial în Registrul actelor notariale se efectuează de către notar, notarul-stagiar sau un salariat, angajat de notar în baza contractului individual de muncă.
    Registrul actelor notariale se completează conform rubricilor stabilite.
    În prima rubrică se indică numărul de înregistrare al fiecărui act notarial care trebuie să corespundă cu numărul indicat în girul de autentificare.
    În rubrica a 2-a se indică data întocmirii actului notarial. Data se înscrie cu cifre şi trebuie să cuprindă consecutiv ziua întocmirii actului compusă din două cifre luna - din două cifre şi anul - din ultimele două cifre. (Exemplu: întîi septembrie 2007 se va indica - 01.09.07).
    În rubrica a 3-a se indică datele de identificare ale părţilor actului notarial. Pentru persoanele fizice se indică numele, prenumele şi domiciliul acestora.
    Dacă actul este întocmit prin reprezentant, se indică numele şi prenumele părţii; numele, prenumele şi domiciliul reprezentantului, temeiul reprezentării.
    Dacă actul notarial este întocmit cu participarea persoanei care consimte la întocmirea actului notarial, se indică numele, prenumele şi domiciliul părţii, calitatea persoanei care consimte, numele, prenumele şi domiciliul acesteia.
    Dacă actul notarial este semnat de altă persoană împuternicită, în modul stabilit, se indică numele, prenumele şi domiciliul părţii, se face menţiunea “din împuternicirea căruia a semnat”, în continuare se indică numele, prenumele şi domiciliul persoanei care a semnat.
    Dacă actul notarial este întocmit în prezenţa martorilor, după datele părţii actului notarial se face menţiunea “semnat în prezenţa martorilor”, indicîndu-se în continuare numele, prenumele şi domiciliul martorilor.
    Dacă parte a actului notarial este o persoană juridică, se indică denumirea completă a acesteia, sediul, data înregistrării, numele, prenumele şi domiciliul reprezentantului, temeiul reprezentării.
    În rubrica a 4-a se indică actul în baza căruia s-a stabilit identitatea şi, după caz, codul de identificare al părţilor actului notarial, al reprezentantului acestora şi/sau al martorilor, al persoanei împuternicite să semneze, numărul, data eliberării şi organul care a eliberat actul de identitate.
    În rubrica a 5-a se descrie succint informaţia despre actul notarial îndeplinit, astfel încît să poată fi identificat conţinutul acestuia. 
    În rubrica a 6-a se indică cu  cifre mărimea taxei de stat.
    În rubrica a 7-a se indică cu cifre mărimea plăţii pentru serviciul notarial propriu-zis.
    Dacă solicitantul actului notarial, conform legii, beneficiază de scutire sau reducere la taxa de stat sau plata pentru serviciul notarial, acest fapt se specifică, după caz, în rubrica a 6-a sau rubrica a 7-a.
    În rubrica a 8-a se aplică semnătura solicitantului actului notarial, prin care se confirmă ridicarea actului notarial întocmit.
    În rubrica a 9-a “menţiuni” se indică cazurile întocmirii actului notarial în afara biroului, anularea, revocarea sau rezilierea actului notarial, ridicarea sau expedierea actului notarial la cererea organelor de urmărire penală sau a instanţei de judecată şi alte informaţii pertinente.
   30. După completarea Registrului actelor notariale sau la sfîrşitul anului calendaristic, sub ultima înregistrare se va face menţiunea care va cuprinde: perioada de completare, primul şi ultimul număr de înregistrare, numerele omise, numerele care se repetă, alte menţiuni, după caz.
    31. Notarul este obligat să ţină Opisul alfabetic al actelor notariale, în care se trec numele şi prenumele tuturor părţilor, tipul actului notarial, numărul şi data întocmirii.
    La rubrica “menţiuni” se indică anularea, rezilierea sau revocarea actului notarial, ridicarea sau expedierea actului notarial la cererea organelor de urmărire penală sau a instanţei de judecată şi alte informaţii pertinente.
    32. Notarul este obligat să ţină Registrul de evidenţă a dosarelor succesorale şi Opisul alfabetic al dosarelor succesorale.
    33. În Registrul de evidenţă a dosarelor succesorale se indică numărul de ordine; data adresării; numărul dosarului succesoral; numele şi prenumele moştenitorului (creditorului); numele, prenumele persoanei care a lăsat moştenirea; data decesului; ultimul domiciliu al persoanei ce a lăsat moştenire; data şi numărul certificatului de moştenitor eliberat; tipul certificatului (legal sau testamentar) şi data transmiterii dosarului în arhivă. Dosarul de moştenire se transmite în arhivă, dacă, conform cererilor înregistrate, au fost eliberate certificate de moştenitor pentru toată averea succesorală.
    La rubrica “menţiuni” se indică cazurile de strămutare a dosarului succesoral în procedura altui notar, informaţia privind renunţarea moştenitorului la succesiune, menţiuni privind expedierea dosarului la cererea organelor de urmărire penală sau a instanţei de judecată şi alte informaţii pertinente.
    34. În Registrul de evidenţă a dosarelor succesorale se înregistrează declaraţiile de acceptare sau renunţare la succesiune, pretenţiile creditorilor, cererile privind luarea măsurilor pentru conservarea bunurilor succesorale. Toate declaraţiile următoare (suplimentare) de la alţi moştenitori şi creditori se înregistrează, de asemenea, în Registrul de evidenţă a dosarelor succesorale
    35. În Opisul alfabetic al dosarelor succesorale se indică numărul de ordine, numele şi prenumele persoanei care a lăsat moştenirea; data decesului; ultimul domiciliu; numărul dosarului succesoral; data deschiderii procedurii succesorale; numărul şi data eliberării certificatului de moştenitor.
    36. Notarul este obligat să ţină Opisul alfabetic al testamentelor în care se înregistrează numele, prenumele testatorului, numărul de ordine al testamentului, data autentificării şi numărul de înregistrare al acestuia.
    În rubrica “menţiuni” se indică cazurile de anulare, revocare a testamentului, data şi ora înregistrării informaţiei despre testamentul întocmit în Registrul dosarelor succesorale şi al testamentelor.
    37. Notarul este obligat să ţină Registrul de înregistrare, modificare şi radiere a gajului bunurilor mobile, care urmează să fie completat conform rubricilor indicate (numărul de ordine; numărul, data şi ora înregistrării; debitorul gajist (numele, prenumele sau denumirea întreprinderii/adresa sau sediul); creditorul gajist (numele, prenumele sau denumirea întreprinderii/adresa sau sediul); obligaţia garantată prin gaj (mărimea creanţei garantate şi termenul executării); bunul gajat; tipul contractului de gaj (înregistrat şi/sau autentificat); interzicerea gajului următor; datele despre gajurile precedente asupra patrimoniului în cauză; situaţia bunului gajat).
    38. Corectarea înscrierilor în registre se dispune numai în cazul unor greşeli de ordin material sau unor omisiuni. Erorile sau omisiunile pot fi corectate sau completate prin efectuarea menţiunii în acest sens, iar textul greşit se va tăia cu o linie în aşa mod încît textul iniţial să poată fi citit. Se recomandă efectuarea înscrierilor în registre cu cerneală de culoare albastră. Efectuarea înscrierilor cu creionul nu se admite.
    Documentele care atestă achitarea plăţii pentru serviciul notarial propriu-zis şi a taxei de stat nu se anexează în Registrul actelor notariale.
    39. Îndeplinirea actelor notariale şi înscrierile în registre se pote face prin metoda manuală sau electronică.