În scopul gestionării omogene a resurselor umane din serviciul public şi monitorizării carierei funcţionarilor publici, precum şi în vederea executării art.13 alin.(5) din Legea nr.158-XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2008, nr.230-232, art.840), cu modificările şi completările ulterioare, Guvernul HOTĂRĂŞTE:
    Se aprobă completările ce se operează în Hotărîrea Guvernului nr.201 din 11 martie 2009 ,,Privind punerea în aplicare a prevederilor Legii nr.158-XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public” (se anexează).

    PRIM-MINISTRU                                                     Iurie LEANCĂ

    Nr. 647. Chişinău, 28 august 2013.

    Hotărîrea Guvernului nr.201 din 11 martie 2009 „Privind punerea în aplicare a prevederilor Legii nr.158-XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public” (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2009, nr.55-56, art.249), cu modificările şi completările ulterioare, se completează după cum urmează:
    1) punctul 1 se completează cu un nou alineat cu următorul cuprins:
    „Instrucţiunea cu privire la gestionarea dosarului personal al funcţionarului public, conform anexei nr.11”;
    2) se completează cu anexa nr.11 cu următorul cuprins:
    1. Instrucţiunea cu privire la gestionarea dosarului personal al funcţionarului public (în continuare – Instrucţiune) este elaborată în vederea executării art.13 alin.(5) din Legea nr.158-XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public şi reglementează conţinutul, modul de întocmire, completare, actualizare, păstrare şi acces la dosarul personal al funcţionarului public.
    2. Dosarul personal al funcţionarului public reprezintă o totalitate de acte şi informaţii care cuprind date cu caracter personal şi profesional despre persoana care exercită o funcţie publică.
    3. Pentru fiecare funcţionar public se întocmeşte un singur dosar personal. Dosarul personal se întocmeşte în termen de 10 zile de la numirea funcţionarului public debutant într-o funcţie publică.
    4. Dispoziţiile pct.3 al prezentei Instrucţiuni sînt aplicabile şi funcţionarilor publici cărora, potrivit legii, nu li se stabileşte perioadă de probă şi care nu au avut anterior dosare personale.
    5. Fiecare dosar personal are număr şi dată de înregistrare, conform registrului de evidenţă a dosarelor personale ale funcţionarilor publici. Numărul şi data, precum şi denumirea autorităţii publice în care se fac înregistrările respective, se consemnează pe verso copertei dosarului personal.
Modelul registrului de evidenţă a dosarelor personale ale funcţionarilor publici este specificat în anexa nr.1 la prezenta Instrucţiune.
    6. În cazul în care dosarul personal a fost transmis autorităţii publice de către autoritatea publică în care anterior a activat funcţionarul public, de către autoritatea supusă lichidării (reorganizării) sau de către Serviciul de Stat de Arhivă sau organele sale teritoriale, numărul şi data de înregistrare se consemnează în mod consecutiv, prin inserarea pe verso copertei dosarului personal a unui nou rînd.
    7. Dosarele personale ale funcţionarilor publici care sînt conducători sau conducători adjuncţi ai autorităţilor publice sînt gestionate în cadrul autorităţii publice care are competenţa legală de numire a acestora în funcţii.
    8. Dosarul personal, al cărui model este specificat în anexa nr.2 la prezenta Instrucţiune, este constituit din:
    a) copertă;
    b) fişa de evidenţă a persoanelor care au avut acces la dosarul personal;
    c) cuprinsul dosarului personal;
    d) informaţii despre funcţionarul public şi despre modul în care acesta îşi exercită funcţia publică.
    9. Informaţiile despre funcţionarul public şi despre modul în care acesta îşi exercită atribuţiile sînt structurate în secţiuni, vizibil separate între ele prin foi colorate, separeuri sau alte modalităţi.
    10. În secţiunea 1-a “Date generale” se include nomenclatorul actelor conţinute în secţiunea 1-a, formularul “Date generale”, precum şi următoarele documente:
    a) copia de pe buletinul de identitate;
    b) copia de pe livretul militar, după caz;
    c) adeverinţa medicală care să ateste o stare de sănătate corespunzătoare exercitării funcţiei publice, după caz;
    d) cazierul judiciar şi, după caz, declaraţia pe propria răspundere.
    11. În secţiunea a 2-a “Studiile şi dezvoltarea profesională” se include nomenclatorul actelor conţinute în secţiunea a 2-a, precum şi următoarele documente:
    a) copiile de pe actele de studii;
    b) copiile de pe actele ce atestă cunoaşterea limbilor de circulaţie internaţională specificate la art.4 din Legea nr.155 din 21 iulie 2011 pentru aprobarea Clasificatorului unic al funcţiilor publice;
    c) copiile de pe documentele ce confirmă realizarea formelor de dezvoltare profesională.
    12. În secţiunea a 3-a „Raporturi de serviciu” se include nomenclatorul actelor conţinute în secţiunea a 3-a, precum şi următoarele documente:
    a) copiile de pe actele administrative de numire;
    b) copiile de pe fişele postului;
    c) documentele aferente desfăşurării perioadei de probă şi evaluării funcţionarului public debutant, inclusiv copia de pe actul administrativ de confirmare în funcţie, după caz;
    d) documentul care atestă depunerea jurămîntului, semnat de funcţionarul public;
    e) copiile de pe actele administrative prin care a fost modificat raportul de serviciu;
    f) copiile de pe  actele administrative prin care s-a conferit gradul de calificare;
    g) copiile de pe actele administrative de aprobare/constatare a suspendării raportului de serviciu;
    h) copiile de pe actele administrative prin care se dispune reîncadrarea în  funcţie a funcţionarului public;
    i) copiile de pe actele administrative de încetare a raporturilor de serviciu.
    13. În secţiunea a 4-a „Stimulări şi indemnizaţii” se include formularul „Stimulări şi indemnizaţii”.
    14. În secţiunea a 5-a „Evaluarea anuală a performanţelor profesionale” se include formularul “Evaluarea anuală a performanţelor profesionale”.
    15. În secţiunea a 6-a „Concedii” se include formularul „Concedii”.
    16. În secţiunea a 7-a „Sancţiuni disciplinare” se include formularul „Sancţiuni disciplinare”.
    17. În secţiunea a 8-a „Declaraţii de venituri şi proprietate şi de interese personale” se include nomenclatorul actelor conţinute în secţiunea a 8-a, precum şi următoarele documente:
    a) copiile de pe declaraţiile cu privire la venituri şi proprietate;
    b) copiile de pe declaraţiile de interese personale;
    c) copiile de pe extrasele autentificate din registrul de evidenţă a declaraţiilor.
    18. În secţiunea a 9-a „Altele” se include nomenclatorul actelor conţinute în secţiunea a 9-a, precum şi originalele sau copiile altor acte administrative sau documente care îl vizează pe funcţionarul public sau sînt prevăzute de legislaţia în vigoare.
    19. Documentele incluse în secţiunile dosarului personal se plasează în ordinea cronologică a emiterii acestora, cu excepţia celor de la pct.10 lit.a-d) din prezenta Instrucţiune, care se plasează în ordinea indicată.
    20. Nu se permite ca în dosarul personal să se facă referiri la apartenenţa politică, religioasă sau la viaţa privată a funcţionarului public.
    21. Întocmirea dosarului personal se realizează, cu respectarea dispoziţiilor pct.3 şi 4 ale prezentei Instrucţiuni, de către persoana cu atribuţii în domeniul gestionării dosarelor personale, potrivit fişei postului.
    22. Completarea dosarului personal la etapa întocmirii acestuia se efectuează de către persoana cu atribuţii în domeniul gestionării dosarelor personale, cu excepţia formularului ”Date generale” de la secţiunea 1, care se completează de către funcţionarul public, cu verificarea ulterioară de către persoana cu atribuţii în domeniul gestionării dosarelor personale.
    23. Actualizarea dosarului personal se efectuează prin includerea în dosarul personal de noi documente, introducerea de noi înscrieri în formularele secţiunilor şi în nomenclatoarele actelor conţinute în secţiuni. În cazul în care rîndurile incluse în formulare, în registrul de evidenţă a dosarelor personale ale funcţionarilor publici, în fişa de evidenţă a persoanelor care au avut acces la dosarul personal şi/sau în nomenclatoarele actelor conţinute în secţiuni se epuizează, acestea se inserează pe o nouă pagină.
    24. Actualizarea se realizează pe măsură ce în privinţa funcţionarului public au fost emise noi documente, dar nu mai tîrziu de 10 zile lucrătoare de la data emiterii documentelor respective. Responsabilitatea pentru actualizare revine persoanei cu atribuţii în domeniul gestionării dosarelor personale.
    25. În situaţia modificării unor elemente cuprinse în dosarul personal care nu au legătură cu funcţia publică, funcţionarul public are obligaţia de a aduce la cunoştinţă subdiviziunii resurse umane schimbările respective în termen de 15 zile lucrătoare de la data producerii lor, iar aceasta are obligaţia de a asigura, prin intermediul persoanei cu atribuţii în domeniul gestionării dosarelor personale, actualizarea dosarului personal în termen de cel mult 10 zile lucrătoare de la data luării la cunoştinţă a acestora.
    26. Datele cuprinse în dosarul personal se pot rectifica în următoarele situaţii:
    a) la cererea scrisă şi motivată a funcţionarului public;
    b) la cererea scrisă şi motivată a conducătorului subdiviziunii resurse umane sau, după caz, a persoanei cu atribuţii în domeniul gestionării dosarelor personale, cu aprobarea conducătorului autorităţii publice şi cu înştiinţarea funcţionarului public în cauză;
    c) în temeiul hotărîrii judecătoreşti definitive şi irevocabile.
    27. În cererea de solicitare a rectificării se menţionează informaţia considerată a fi incorectă sau incompletă.
    28. Rectificarea datelor din dosarul personal se aduce la cunoştinţă funcţionarului public în cauză.
    29. Rectificarea datelor din dosarul personal se face pe baza documentelor prezentate în original. Documentele originale se restituie titularului, iar copiile de pe acestea, certificate pentru conformitate cu originalul de către conducătorul subdiviziunii resurse umane, se păstrează în dosarul personal.
    30. Rectificarea se realizează prin radierea datelor incorecte sau incomplete cu un corector fluid, după care, în locul vechilor specificări, se consemnează cele noi.
    31. Fiecare filă a dosarului personal se numerotează. Nu se numerotează coperta, fişa de evidenţă a persoanelor ce au avut acces la dosarul personal şi nomenclatoarele actelor conţinute în secţiuni. Numerotarea se realizează separat pe fiecare secţiune.
    32. Funcţionarul public are dreptul, ca urmare a unei solicitări verbale adresate conducătorului subdiviziunii resurse umane, de acces la dosarul său personal. Fiecare acces la dosarul personal se consemnează în fişa de evidenţă a persoanelor care au avut acces la dosarul personal.
    33. Dreptul de acces la dosarul personal îl au şi conducătorii autorităţii publice sau ai subdiviziunii în care îşi desfăşoară activitatea funcţionarul public. Dispoziţiile pct.32 al prezentei Instrucţiuni se aplică în mod corespunzător.
    34. Funcţionarul public are dreptul, la cererea sa verbală sau scrisă adresată conducătorului subdiviziunii resurse umane, de a primi:
    a) copii simple de pe documentele din dosarul său personal sau certificate prin ştampilă şi semnătură de către conducătorul subdiviziunii resurse umane;
    b) extrase de pe documentele întocmite, certificate prin ştampilă şi semnătură de către conducătorul subdiviziunii resurse umane;
    c) adeverinţe  care să ateste informaţii cuprinse în dosarul său personal.
    35. Copiile, extrasele şi adeverinţele, de genul celor specificate la pct.34 al prezentei Instrucţiuni, pot  fi obţinute, în condiţiile legii, şi de către alte persoane sau instituţii.
    36. Persoanele care au acces la datele cuprinse în dosarul personal au obligaţia de a păstra confidenţialitatea datelor cu care au făcut cunoştinţă, în condiţiile legii. Încălcarea normelor de confidenţialitate atrage, după caz, răspunderea civilă, contravenţională sau penală.
    37. Toate dosarele personale se păstrează în safeuri sau dulapuri metalice la care au acces doar conducătorul subdiviziunii resurse umane şi persoana cu atribuţii în domeniul gestionării dosarelor personale. Se interzice scoaterea dosarelor personale din încăperile unde se păstrează, cu excepţia cazurilor prevăzute de prezenta Instrucţiune.
    38. În caz de transfer sau promovare a funcţionarului public în cadrul unei alte autorităţi, aceasta este obligată să solicite în scris transmiterea dosarului personal, iar autoritatea publică, în termen de cel mult 5 zile lucrătoare din data recepţionării solicitării scrise, transmite, prin poştă, cu confirmare, noii autorităţi dosarul personal al respectivului funcţionar public.
    39. Dosarul personal al funcţionarului public al cărui raport de serviciu a încetat, cu excepţia eliberării în legătură cu promovarea sau transferul într-o altă autoritate publică, se păstrează de către autoritatea publică în care respectivul funcţionar a activat pînă la ulterioara ocupare de către acesta a unei funcţii publice. Dispoziţiile pct.38 al prezentei Instrucţiuni se aplică în mod corespunzător.
    În situaţia încetării raportului de serviciu al funcţionarului public care a împlinit vîrsta necesară obţinerii dreptului la pensie pentru limită de vîrstă, dosarul personal al acestuia se transmite, în ordinea prevăzută de pct.43 al prezentei Instrucţiuni, Serviciului de Stat de Arhivă sau, după caz, organelor teritoriale.
    40. Dosarul personal al funcţionarului public ale cărui raporturi de serviciu sînt suspendate în condiţiile legii se păstrează de către autoritatea publică care a suspendat raporturile de serviciu ale titularului.
    41. În cazul reorganizării autorităţii publice, dosarele personale ale funcţionarilor publici ale căror raporturi de serviciu cu autoritatea publică nu se modifică sau nu încetează, ori se modifică prin transfer sau promovare, se păstrează de către aceasta.
    42. În cazul lichidării (reorganizării) autorităţii publice şi al preluării funcţiilor şi competenţelor acesteia de către o altă autoritate publică, inclusiv nou-creată, dosarele personale ale funcţionarilor publici se transmit acesteia pe bază de proces-verbal de către autoritatea publică supusă lichidării (reorganizării).
    43. În cazul lichidării unei autorităţi publice, fără ca activitatea acesteia să fie continuată de o altă autoritate publică, dosarele personale ale funcţionarilor publici se transmit Serviciului de Stat de Arhivă sau, după caz, organelor teritoriale ale acesteia pe bază de proces-verbal. În situaţia în care titularul dosarului personal va ocupa o funcţie publică, se aplică în mod corespunzător dispoziţiile pct.38 al prezentei Instrucţiuni.
    44. În cazul detaşării funcţionarului public, dosarul personal se păstrează de către autoritatea publică de la care funcţionarul public este detaşat. Eventualele modificări intervenite pe perioada detaşării se transmit autorităţii respective sub semnătura conducătorului autorităţii publice la care funcţionarul public a fost detaşat.

    anexa nr.1

    anexa nr.2