HGM208/1995
ID intern unic:  295953
Версия на русском 		Fişa actului juridic

Republica Moldova
GUVERNUL
HOTĂRÎRE Nr. 208
din  31.03.1995
pentru aprobarea Instrucţiunilor privind ţinerea lucrărilor de secretariat
referitoare la petiţiile persoanelor  fizice şi juridice, adresate organelor
de stat, întreprinderilor, instituţiilor şi organizaţiilor Republicii Moldova
Publicat : 05.05.1995 în Monitorul Oficial Nr. 24     art Nr : 192
    MODIFICAT
    HG1004 din 28.08.08, MO167-168/05.09.08 art.1008
    HG441 din 27.04.04, MO73-76/07.05.04 art.582

    [Titlul hotărîrii modificat prin HG1004 din 28.08.08,MO167-168/05.09.08 art.1008]
    [Titlul modificat prin HG441 din 27.04.04,MO73-76/07.05.04 art.582]

    Întru executarea Legii Republicii Moldova nr. 190-XII  din 19 iulie 1994 "Cu privire la petiţionare", Guvernul Republicii Moldova HOTĂRĂŞTE:
    1. Se aprobă Instucţiunile privind ţinerea lucrărilor de secretariat referitoare la petiţiile persoanelor fizice şi juridice, adresate organelor de stat, întreprinderilor, instituţiilor şi organizaţiilor Republicii Moldova (se anexează).
    [Pct.1 modificat prin HG1004 din 28.08.08, MO167-168/05.09.08 art.1008]
    2. Autorităţile administraţiei publice centrale şi locale se obligă să asigure ţinerea lucrărilor de seretariat referitoare la petiţiile persoanelor fizice şi juridice, în toate organele din subordine şi cele amplasate pe teritoriul lor, în conformitate cu Instrucţiunile aprobate prin prezenta hotărîre.
    [Pct.2 modificat prin HG1004 din 28.08.08, MO167-168/05.09.08 art.1008]
    [Pct.1-2 modificate prin HG441 din 27.04.04, MO73-76/07.05.04 art.582]
    3. Se abrogă Hotărîrea Sovietului Miniştrilor al R.S.S. Moldoveneşti nr.41 din 5 februarie 1982 "Cu privire la aprobarea Insrucţiunile privind ţinerea lucrărilor de seretariat legate de propunerile, cererile şi plîngerile cetăţenilor la ministerele, comitetele de stat, departamentele, comitetele executive ale Sovietelor de deputaţi ai norodului, întreprinderile, în instituţiile şi organizaţiile R.S.S.Moldovenească" (Veştile Sovietului Suprem şi ale Guvernului R.S.S. Moldoveneşti, 1982, nr.3, art.27).

    PRIM-MINISTRU
    AL REPUBLICII MOLDOVA                       ANDREI SANGHELI

    Chişinău, 31 martie 1995.
    Nr. 208.
Aprobate
prin Hotărîrea Guvernului
Republicii Moldova nr.208
din  31  martie 1995
I N S T R U C Ţ I U N I
privind ţinerea lucrărilor de secretariat referitoare la petiţiile persoanelor fizice,
organizaţiilor legal constituite,adresate organelor de stat, întreprinderilor,
instituţiilor şi organizaţiilor Republicii Moldova

    [Titlul modificat prin HG441 din 27.04.04, MO73-76/07.05.04 art.582]
I. Dispoziţii generale                
    . Prezentele Instrucţiuni stabilesc modul unic de ţinere a lucrărilor de secretariat privind evidenţa şi examinarea petiţiilor persoanelor fizice şi juridice în numele colectivelor pe care le reprezintă depuse în scris sau în formă electronică, precum şi efectuarea controlului asupra examinării şi primirii  în audienţă a petiţionarilor în organele de stat, întreprinderi, instituţii şi organizaţii  (în continuare - organe).
    Prezentele Instrucţiuni nu se extind asupra ţinerii lucrărilor de secretariat aferente petiţiilor, modul de examinare al cărora este prevăzut de legislaţia de procedură penală, de procedură civilă, de procedura de executare legislaţia cu privire la contravenţiile administrative şi de legislaţia muncii.
    [Pct.1 modificat prin HG1004 din 28.08.08, MO167-168/05.09.08 art.1008]
    [Pct.1 al.1) modificat prin HG441 din 27.04.04,MO73-76/07.05.04 art.582]
    2. Lucrările de secretariat aferente petiţiilor, adresate de persoanele  fizice organelor, se ţin separat de alte lucrări de secretariat.
    Conducătorii organelor, subdiviziunilor interioare şi lucrătorii  aparatului de conducere al acestora sînt obligaţi să ia măsuri de rigoare pentru respectarea prezentelor Instrucţiuni.
    In caz de necesitate, efectuează controale asupra modului de ţinere a lucrărilor de secretariat, întreprind măsuri în vederea perfecţionării acestei activităţi.
    3. Evidenţa, înregistrarea, examinarea petiţiilor, efectuarea controlului asupra soluţionării şi păstrării petiţiilor, organizarea audienţei petiţionarilor în organe sînt puse în sarcina cancelariei, subdiviziunilor interioare, secretarului sau persoanei desemnate pentru  aceasta (în continuare - cancelaria).
    4. La concedierea persoanelor responsabile de ţinerea lucrărilor de secretariat aferente petiţiilor, dosarele cu petiţii şi materialele respective se transmit pe bază de act.
    Persoanele nou angajate  trebuie să cunoască prevederile Legii Republicii  Moldova nr.190-XII  din 19  iulie 1994  "Cu privire la petiţionare" şi ale prezentelor Instrucţiuni.
        II. Evidenţa Petiţiilor
    5.  Petiţiile primite de organe se înregistrează centralizat în aceeaşi zi de către cancelarie pe fişele de evidenţă  şi control , formatul A5 şi A6 (anexele nr.1, nr.2 şi nr.3).
    Informaţia referitoare la petiţiile primite se introduce în banca de date a computerului conform machetei fişei de evidenţă şi control a ecranului, în corespundere cu numărul de înregistrare, acolo unde este utilizat computerul, iar versiunea electronică parvenită se înregistrează în arhiva electronică a organului.
    Plicurile în care s-au aflat petiţiile se păstrează,  în cazurile cînd pot fi utilizate la stabilirea adresei expeditorului sau cînd ştampila poştală este necesară  pentru confirmarea datei de expediere şi primire a petiţiei.
    Pentru petiţiile primite în timpul audienţei se stabileşte aceeaşi ordine de înregistrare, iar suportul electronic al petiţiei se păstrează 3 ani în baza de date a arhivei electronice a organului în versiunea înaintată de autor pe suport electronic.
    Petiţia în formă electronică trebuie să corespundă cerinţelor faţă de documentul electronic, inclusiv faţă de aplicarea semnăturii digitale, în conformitate cu legislaţia în vigoare.
    Petiţia în formă electronică conţine informaţii privind numele, prenumele, domiciliul şi adresa electronică a petiţionarului.
    [Pct.5 modificat prin HG1004 din 28.08.08, MO167-168/05.09.08 art.1008]
    6. La înregistrarea petiţiilor, pe prima pagină se aplică ştampila de înregistrare (anexa nr.4), în care se indică  data primirii petiţiei şi indicele de înregistrare.
    Indicele de înregistrare constă din litera iniţială a numelui petiţionarului, numărul şi anul de înregistrare a petiţiei (de exemplu: D - 404/04).Indicele de înregistrare poate fi constituit ori completat cu alte semne distinctive care asigură  sistematizarea  şi integritatea petiţiilor, facilitează selectarea şi analiza acestora.
    [Pct.6 al.2 modificat prin HG441 din 27.04.04,MO73-76/07.05.04 art.582]
    7. Petiţiilor  repetate, de regulă, li se atribuie indicele de înregistrare  de rînd, iar în rubrica respectivă a fişei  de evidenţă şi control se indică indicele de înregistrare al primei petiţii. În colţul drept de sus al petiţiilor repetate şi pe fişele de evidenţă şi control se face inscripţia "Repetată" şi se selectează corespondenţa precedentă.
    Repetate se consideră petiţiile care sînt înaintate de  una şi aceeaşi persoană, abordează una şi aceeaşi problemă, în cazul în care de la data  înregistrării primei petiţii a expirat termenul de examinare stabilit de legislaţie şi petiţionarul  nu a primit răspuns sau nu este de acord cu răspunsul primit.
    8.  Petiţiile unei persoane în care se abordează una şi aceeaşi problemă, expediate către diferiţi adresanţi şi primite pentru examinare în una şi aceeaşi organizaţie, se înregistrează cu indicele primei petiţii, adăugîndu-se numărul de ordine, scris prin bară (de exemplu, D-401/1, D-401/2, D-401/3).
    9. Pentru fiecare petiţie se completează manual fişa de evidenţă şi control în două exemplare. Primul exemplar se plasează în fişierul informaţional în ordine alfabetică sau conform tematicii petiţiilor, iar al doilea exemplar se plasează în fişierul de control conform datelor de soluţionare.
    [Pct.9  al.1) în redacţia HG1004 din 28.08.08, MO167-168/05.09.08 art.1008]
    Dacă fişele de evidenţă şi control se plasează  în  fişierul informaţional conform tematicii  problemelor abordate în petiţii, se recomandă a utiliza suplimentar fişele alfabetice (anexa  nr.5), care urmează a fi aranjate în fişier în ordine alfabetică. Pentru a facilita selectarea fişelor, poate fi utilizat indicele alfabetic.
II. Procesul de examinare şi termenele de soluţionare a petiţiilor
    10. Petiţiile  înregistrate se transmit spre examinare conducerii organului în ziua în care au fost primite.
    Rezoluţia conducerii, numele de familie al  autorului rezoluţiei şi termenul de soluţionare se trec în mod obligatoriu în fişele de evidenţă şi control.
    În cazul  în care în  rezoluţie sînt  indicaţi  cîţiva executori,  responsabilitatea  pentru  soluţionarea corectă şi în termen o poartă în măsură egală toţi executorii indicaţi.
    Primul  executor dintre cei indicaţi în rezoluţie este responsabil pentru convocarea celorlalţi coexecutori şi organizarea soluţionării tuturor problemelor abordate în petiţie.
    Transmiterea petiţiilor spre soluţionare se efectuează exclusiv prin  intermediul persoanei responsabile, cu indicarea numelor de familie ale executorilor în fişele de evidenţă şi control, iar petiţiile parvenite în formă electronică se copiază în fişierul de arhivă cu indicarea datei şi orei de recepţie şi se transmit spre executare în aceeaşi zi executorului desemnat de conducător în forma accesibilă de informare a acestuia.
    [Pct.10 al.5) modificat prin HG1004 din 28.08.08, MO167-168/05.09.08 art.1008]
    Transmiterea petiţiilor spre soluţionare dintr-o subdiviziune  interioară  în alta se efectuează  numai cu autorizaţia conducătorului organului şi cu notarea obligatorie a acestui fapt în fişele de evidenţă şi control.
    11. În scopul respectării termenelor de soluţionare a petiţiilor, în scrisorile-aviz  se indică în  mod obligatoriu termenul presupus de primire a răspunsului.
    12. Lipsa executorului nemijlocit (incapacitatea temporară de muncă, aflare în delegaţie, concediu etc.) nu  scuteşte organizaţia sau subdiviziunea sa de examinarea  în  termen şi adecvată a petiţiilor.
    13.  Dacă executorul nu poate examina petiţia în termenul stabilit, se adresează în scris conducerii organizaţiei cu rugăminte argumentată privind prelungirea termenului.
    [Pct.13 modificat prin HG441 din 27.04.04,MO73-76/07.05.04 art.582]
    131. Petiţiile colective se examinează, de regulă, în prezenţa autorilor.
    [Pct.131 introdus prin HG441 din 27.04.04,MO73-76/07.05.04 art.582]
    14. Toate datele privind desfăşurarea examinării petiţiei (permisiunea de amînare a termenelor, interpelarea suplimentară, înştiinţarea executorului, cui i s-a dat răspunsul, data şi indicele răspunsului etc.) trebuie incluse în rubricile respective ale fişei de evidenţă şi control, inclusiv în fişierele de control ale petiţiilor în formă electronică.
    [Pct.14 modificat prin HG1004 din 28.098.08, MO167-168/05.09.08 art.1008]
IV. Controlul asupra examinării petiţiilor
   [Titlul modificat prin HG441/27.04.04,MO73-76/07.05.04 art.582]
    15. Controlul asupra examinării în termen a petiţiilor în organe se pune în sarcina funcţionarilor special desemnaţi, care sînt obligaţi să asigure examinarea exhaustivă, reglementară şi în termen a petiţiilor şi executarea deciziilor luate în legătură cu acestea.
    16. Petiţiile primite prin intermediul altor organe, la care se  solicită comunicarea rezultatelor, se iau sub un control special. În aceste cazuri, în colţul de sus din dreapta al tuturor exemplarelor fişei de evidenţă şi control se aplică  ştampila "Control" sau semnul controlului "C".
    161 . Petiţiile parvenite în formă electronică se iau sub un control special. În acest caz, în colţul de sus din dreapta al fişei de evidenţă şi control se face menţiunea “Forma electronică” sau se aplică marcajul “F.E.
    [Pct.161 introdus prin HG1004 din 28.08.08, MO167-168/05.09.08 art.1008]
    17.  Fişele  de evidenţă şi control ale petiţiilor luate sub control sînt aranjate într-un fişier aparte conform  datelor de executare.
    18.  Controlul  asupra executării documentelor se efectuează cu ajutorul  computerului sau verificînd  zilnic fişierul de control.
    Persoanele  responsabile sînt obligate să avertizeze executorii, cu o săptămînă înaintea expirării termenului, despre prezentarea rezultatelor.
    19. Dacă la petiţie se dă un răspuns intermediar, aceasta continuă să fie sub control. Controlul se consideră încheiat numai după adoptarea deciziei şi luarea de măsuri eficiente în vederea soluţionării tuturor chestiunilor abordate în petiţie şi expedierea răspunsului conform legislaţiei în vigoare. Decizia privind suspendarea controlului asupra rezolvării petiţiilor o adoptă conducătorii sau alte persoane oficiale din organe, responsabile de examinarea în termen a petiţiilor.
    Data expedierii răspunsului este considerată data suspendării controlului asupra soluţionării petiţiei, iar data executării petiţiei electronice este considerată data expedierii răspunsului, la adresa electronică, a autorului petiţiei..
    [Pct.19 modificat prin HG1004 din 28.08.08, MO167-168/05.09.08 art.1008]
    20. Persoanele responsabile de efectuarea controlului comunică săptămînal conducerii organului date privind  nerespectarea termenelor de examinare a petiţiilor, conform  formularului stabilit (anexa nr.6).
V. Perfectarea răspunsurilor la petiţiişi constituirea dosarelor
    21. Răspunsurile la petiţii se perfectează în scris sau în formă electronică pe blanchete format A4 (297x210mm) şi A5 (148x210mm) care să corespundă Regulilor de întocmire a documentelor organizatorice şi de dispoziţie, aprobate prin Hotărîrea Guvernului  Republicii Moldova nr.618 din 5 octombrie 1993 şi cerinţelor faţă de documentul electronic, inclusiv faţă de aplicarea semnăturii digitale, în conformitate cu legislaţia în vigoare.
     [Pct.21 modificat prin HG1004 din 28.08.08, MO167-168/05.09.08 art.1008]
    22.  La expedierea spre examinare în număr mare a petiţiilor către destinari, pot fi utilizate formulare-şablon.
    23. În răspunsul expediat petiţionarului se indică mai  întîi numele de familie şi prenumele acestuia, apoi adresa.
    De exemplu                    Dlui Bujor Alexandru,
                                          277001, or. Chişinău,
                                          bd. Doina, 10, bl.5, ap.15
   Răspunsul la petiţii se aduce la cunoştinţa petiţionarului în scris şi este semnat de conducătorul organului sau de o altă persoană autorizată ori în formă electronică, cu aplicarea semnăturii digitale. Cu consimţămîntul petiţionarului, răspunsul poate fi comunicat acestuia pe suport de hîrtie sau în formă verbală.
    [Pct.23 al.2) în redacţia HG1004 din 28.08.08, MO167-168/05.09.08 art.1008]
    24. Răspunsul la petiţie este expediat, de regulă, de către cancelaria organului.
    Indicele  răspunsului constă din indicele de înregistrare al petiţiei şi, în caz de necesitate, poate fi completat cu numărul dosarului  (conform  nomenclatorului),  în care se acumulează corespondenţa în cauză.
    În cazul petiţiilor primite în formă electronică, se constituie dosarul electronic care se păstrează în arhiva electronică a petiţiilor în modul stabilit de organul respectiv.”
    [Pct.24 modiifcat prin HG1004 din 28.08.08, MO167-168/05.09.08 art.1008]
    241. În cazul în care rezultatele examinării petiţiei urmează a fi comunicate şi organului ierarhic superior, acestuia i se expediază o informaţie amplă despre rezultatele examinării şi copia de răspuns prezentat petiţionarulu.
    [Pct.241 introdus prin HG441 din 27.04.04,MO73-76/07.05.04 art.582]
    25. Persoanele responsabile de efectuarea lucrărilor de secretariat verifică corectitudinea perfectării răspunsurilor (semnătura, data, indicele, adresantul, vizele etc.) şi  fac consemnări necesare în fişele de evidenţă şi control.
    26. Petiţiile examinate, toate materialele necesare pentru constituirea dosarelor se restituie persoanelor responsabile de ţinerea lucrărilor de secretariat, cel tîrziu a doua zi după examinare. Constituirea şi păstrarea dosarelor de către executori este interzisă.
    După examinarea şi soluţionarea  definitivă, pe fiecare petiţie  trebuie să fie operată menţiunea "La dosar" şi aplicată semnătura persoanei responsabile de efectuarea controlului.
    Originalele actelor (carnetul de muncă, buletinul de identitate, certificatul de sănătate etc.) se restituie petiţionarului.
    [Pct.26 modificat prin HG441 din 27.04.04,MO73-76/07.05.04 art.582]
    27. Petiţiile, copiile de pe răspunsurile la acestea şi documentele cu privire la examinarea petiţiilor, precum şi documentele privind audienţa petiţionarilor se constituie în dosare conform nomenclatorului dosarelor aprobat de organul respectiv.
    În dosare documentele se aranjează în ordine cronologică ori alfabetică. Fiecare petiţie şi toate documentele privind examinarea ei constituie în dosar o grupă aparte. În cazul primirii unei petiţii repetate sau prezentării unor documente suplimentare, acestea se cos la grupa respectivă de documente.
    28.  La constituirea dosarelor, se verifică corectitudinea ordonării documentelor în  dosar, deplinătatea  lor. Petiţiile neexaminate şi documentele perfectate incorect nu se pun în dosar.
    Coperta dosarului se completează conform modelului prevăzut de Instrucţiunile-tip cu privire la ţinerea lucrărilor de secretariat în organele administraţiei publice centrale de specialitate şi ale autoadministrării locale ale Republicii Moldova, aprobate prin Hotărîrea Guvernului Republicii Moldova nr.618 din 18 octombrie 1993.
    29. Conducătorii organelor, subdiviziunilor interioare şi lucrătorii  aparatului de conducere sînt obligaţi să asigure integritatea documentelor cu privire la examinarea petiţiilor.
    30.  Dosarele cu petiţiile şi documentele respective, precum şi informaţia în bazele de date ale sistemului informaţional automatizat se păstrează timp de 3 ani.
    [Pct.30 modiifcat prin HG1004 din 28.08.08, MO167-168/05.09.08 art.1008]
    31.  Documentele cu privire la petiţii, precum şi informaţia din bazele de date ale sistemului informaţional automatizat se nimicesc în modul stabilit, la expirarea termenelor de păstrare.
    [Pct.31 modiifcat prin HG1004 din 28.08.08, MO167-168/05.09.08 art.1008]
VI. Organizarea audienţei petiţionarilor
    32. Programul de audienţă a petiţionarilor este coordonat cu conducătorul organului, întocmit  în conformitate cu Legea cu privire la funcţionarea limbilor vorbite pe teritoriul Republicii Moldova şi afişat într-un loc accesibil petiţionarilor.
    33.  Evidenţa audienţelor, acordate în organe sau la locul de trai al petiţionarilor, şi a cererilor, expuse verbal de aceştia, se ţine pe fişele de evidenţă şi control (anexele nr.1, nr.2 şi nr.3) şi în cadrul sistemului informaţional automatizat respectiv.
    În procesul audienţei, petiţionarilor li se dau explicaţiile respective.
    Petiţiile prezentate în audienţă sînt  examinate  în  modul stabilit  de Legea cu privire la petiţionare şi de prezentele Instrucţiuni.
    [Pct.33 modiifcat prin HG1004 din 28.08.08, MO167-168/05.09.08 art.1008]
VII. Analiza lucrului cu petiţiile şi a audienţelor acordate 
    34. Conducătorii organelor analizează sistematic tematica petiţiilor, generalizează rezultatele examinării acestora, iau măsuri în vederea înlăturării cauzelor şi condiţiilor care generează petiţii  întemeiate. Operaţiile nominalizate pot fi efectuate şi de alte persoane oficiale, desemnate în aceste scopuri.
    Persoanele responsabile deţinerea lucrărilor de secretariat referitoare la petiţii pregătesc materialele pentru analiză şi generalizare, le sistematizează sub formă de informaţii analitice, pe care le prezintă conducătorilor organelor de două ori pe an (nu mai tîrziu de 20 iulie şi 20 ianuarie).
    35. Ministerele, departamentele, instituţiile de stat, autorităţile administraţiei publice locale organizează şi controlează sistematic lucrul cu petiţiile şi  acordarea audienţei  petiţionarilor  în organele din subordine sau amplasate în teritoriu, adoptă decizii vizînd înlăturarea neajunsurilor şi îmbunătăţirea acestei activităţi.
    [Pct.35 modificat prin HG441 din 27.04.04,MO73-76/07.05.04 art.582]
Anexa nr.1

  5
  FIŞA DE EVIDENŢĂ ŞI CONTROL     9
  Petiţionarul      (Numele, prenumele, domiciliul, adresa electronică, telefonul)   15
  Petiţii anterioare                        nr.                    din                       nr. 9
  Tipul petiţiei                               pe                        file 9
  Autorul, data      indicele scrisorii de însoţire       12
  Data, nr.de intrare                                                Indicele tematic 9
  Conţinutul succint   24
  Executantul   9
  Rezoluţia       24
     Autorul rezoluţiei 9
     Termenul de rezolvare     9
  5
   

    Observaţie: Cifrele din partea dreaptă a formei indică lăţimea cîmpului.
    [Anexa nr.1 p.1 modiifcată prin HG1004 din 28.08.08, MO167-168/05.09.08 art.1008]
Anexa nr.1, p.2

        5
  M E R S U L   R E A L I Z Ă R I I     9
Data predării spre rezolvare Executantul Note privind răspunsurile intermediare sau interpelările suplimentare   Note  privind controlul 16
        9
        9
        9
        9
        9
        9
        9
Data, indicele de rezolvare (răspunsul)     9
Adresantul             23
Conţinutul               9
Scos de sub control                                                         Semnătura       9
Dosarul           Vol.                     file   fondul inv. dosar     5

Observaţie: Lăţimea formei - 148 mm, lungimea- 210 mm.
               
Anexa nr.2

  3
  FIŞA DE EVIDENŢĂ ŞI CONTROL     6
    Petiţionarul     (Numele, prenumele, domiciliul, adresa electronică, telefonul)             12
    Petiţii anterioare                      nr.                  din                       nr. 6
    Tipul petiţiei                                              pe                       file   6
    Autorul, data , indicele scrisorii de însoţire       9
    Data, nr. de intrare                                      Indicele tematic     6
    Conţinutul succint       18
    Executantul       6
    Rezoluţia     18
   Autorul rezoluţiei       6
   Termenul de rezolvare         6
  3
    [Anexa nr.2 p.1 modiifcată prin HG1004 din 28.08.08, MO167-168/05.09.08 art.1008]
Anexa nr.2 p.2

  3
M E R S U L   R E A L I Z Ă R I I     16
Data predării spre rezolvare   Executantul Note privind răspunsurile  intermediare sau interpelările suplimentare     Note   privind controlul 12
        6
        6
        6
        6
        6
        6
Data, indicele de rezolvare (răspunsul)             6
Adresantul         7
Conţinutul         20
Scos de sub control                                                                   Semnătura   6
Dosarul             Vol.               file         fondul inv.dosar         6
  3
    Observaţie: Lungimea - 148 mm, lăţimea- 105 mm.
Anexa nr.3
I N D I C A Ţ I I
privind completarea fişei de evidenţă şi control
    
    Recto fişei de evidenţă şi control
    
    Petiţionarul  -  numele, prenumele, domiciliul, adresa electronică, telefonul;  pe petiţiile anonime se aplică menţiunea "anonimă".
    [Al.1 modiifcat prin HG1004 din 28.08.08, MO167-168/05.09.08 art.1008]
    Petiţiile anterioare  - datele şi indicii de înregistrare  a petiţiilor anterioare.
    Tipul petiţiei  - petiţie primită prin poştă în formă electronică sau  prezentată în timpul audienţei, numărul de file.
    [Al.3 modiifcat prin HG1004 din 28.08.08, MO167-168/05.09.08 art.1008]
    Petiţionarul,  data,indicele scrisorii  de  însoţire  - denumirea organului care a expediat petiţia.
    Data, indicele de intrare  - data primirii petiţiei (prin poştă în formă electronică sau în timpul audienţei) şi indicele de înregistrare.
    [Al.5 modiifcat prin HG1004 din 28.08.08, MO167-168/05.09.08 art.1008]
    Conţinutul succint al petiţiei. Executantul - denumirea organului  sau a subdiviziunii interioare responsabile de examinarea petiţiei.
    Rezoluţia - se transcrie din document sau se  înscrie  în timpul audienţei.
    Autorul rezoluţiei  -  funcţia, numele şi  prenumele conducătorului, autorului primei rezoluţii.
    Termenul de rezolvare - se  indică conform rezoluţiei sau termenelor de rezolvare stabilite de legislaţie. Menţiunea privind modificarea termenelor se face în coloana următoare,  cu indicarea  noului  termen,precum şi funcţiei, numelui de familie al conducătorului care a decis prelungirea termenelor.
    În colţul drept de sus se aplică ştampila "Repetată", dacă se înregistrează o petiţie repetată, şi se înscrie şi indicele petiţiei precedente.
    Verso fişei de evidenţă şi control
    Mersul realizării - coloana "Data predării spre rezolvare" - se înscrie data remiterii documentului executantului.
    Coloana  "Executantul"  - numele, prenumele şi telefonul executantului (coloanele se completează la fiecare transmitere a documentului).
    Coloana   "Note privind  răspunsurile  intermediare sau interpelările suplimentare" -  adresantul, data, indicele, conţinutul  succint al răspunsului intermediar sau al interpelării.
    Coloana   "Note privind controlul"  - menţiuni  privind avertizările, mersul rezolvării etc.
    Data, indicele de rezolvare (răspunsul) - data şi  indicele de înregistrare a documentului ce conţine hotărîrea definitivă.
    Adresantul  - se indică  toţi  adresanţii  cărora li  s-a expediat documentul cu hotărîrea definitivă.
    Conţinutul  -  titlul  documentului  de răspuns cu indicarea deciziei luate (satisfăcut, refuzat, explicat).
    Scos de sub control  - funcţia  numele  şi  prenumele conducătorului sau al altei persoane autorizate pentru scoaterea de sub control a petiţiei.
    Semnătura  -  semnătura  responsabilului  de  control asupra lucrului cu petiţiile.
    Dosarul_______,  vol._______,  file  __________  -  indicele dosarului conform nomenclatorului, numărul volumului, numărul de file (se înscriu după încheierea examinării şi coaserea  în dosar).
    Fondul _______, inv. _________, dosar _________ - se înscriu după predarea dosarelor la arhivă.
    Dimensiunile recomandate ale fişelor de evidenţă şi control: A5 (148 x 210 mm) şi A6 (105 x 148mm).

Anexa nr.4

                   Denumirea organului
                   Data ______________
                   Indicele __________
                   (Dimensiunea 15 x 41 mm)
    
    
Anexa nr.5
                   Numele
                   Prenumele
                   Termenul de rezolvare
                   Indicele
    
Anexa nr.6
                                                    
L I S T A
petiţiilor persoanelor fizice, luate sub control
    spre rezolvare în ______________________________
    la data de _____________________________199_____
        

Nr. d/o Tipul petiţiei, petiţionarul, data primirii, numărul, conţinutul succint     Rezoluţia Termenul de   rezolvare Executorul, mersul     rezolvării Note
1 2 3 4 5 6


    Semnătura persoanei autorizate pentru controlul asupra rezolvării.
Anexa nr.7
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
(denimirea organului şi a subdiviziunii structurale)
                                                    Fond._______________________
                                                    Nr.Inv.______________________
                                                    Dosar_______________________
                                            
DOSAR nr.__________ vol.    nr._______
          
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
(titlul dosarului)*
                        
    Fond.________________                    Data începerii__________________
    Nr.Inv._______________                    Date încheierii__________________
    Dosar________________                    File__________________________
                                          Termen de păstrare______________
___________________
* Se va menţiona indicativul din nomenclator
Modelul copertei dosarului