ID intern unic: 303445
Версия на русском
Republica Moldova
din 05.10.1993
pentru aprobarea Regulilor de întocmire a documentelor organizatorice
şi de dispoziţie şi Instrucţiunii-tip cu privire la ţinerea lucrărilor de
secretariat în organele administraţiei publice centrale de specialitate
şi ale autoadministrării locale ale Republicii Moldova
şi de dispoziţie şi Instrucţiunii-tip cu privire la ţinerea lucrărilor de
secretariat în organele administraţiei publice centrale de specialitate
şi ale autoadministrării locale ale Republicii Moldova
În scopul perfecţionării lucrărilor de secretariat în organele administraţiei publice centrale de specialitate şi ale autoadministrării locale, Guvernul Republicii Moldova HOTĂRĂŞTE:
1. Se aprobă Regulile de întocmire a documentelor organizatorice şi de dispoziţie şi Instrucţiunea-tip cu privire la ţinerea lucrărilor de secretariat în organele administraţiei publice centrale de specialitate şi ale autoadministrării locale ale Republîcii Moldova.
2. Ministerele, departamentele de stat, comitetele executive şi primăriile, în baza Regulilor de întocmire a documentelor organizatorice şi de dispoziţie şi conform Instrucţiunii-tip cu privire la ţinerea lucrărilor de secretariat în organele administraţiei publice centrale de specialitate şi ale autoadministrării locale ale Republicii Moldova, să elaboreze pe parcursul anilor 1993-1994 şi să aprobe, după coordonarea cu Departamentul de Stat al Limbilor şi cu Serviciul de Stat de Arhivă, instrucţiuni privind efectuarea lucrărilor de secretariat pentru toate unităţile din subordinea lor.
3. Organele administraţiei publice centrale de specialitate şi ale autoadministrării locale ale Republicii Moldova să asigure ţinerea lucrărilor de secretariat în strictă corespundere cu Regulile şi Instrucţiunea-tip nominalizate.
PRIM-MINISTRU
AL REPUBLICII MOLDOVA Andrei SANGHELI
AL REPUBLICII MOLDOVA Andrei SANGHELI
APROBAT
Hotărîrea Guvernului
Republicii Moldova
din 5 octombrie 1993 nr.618
SISTEMUL
UNIFICAT DE DOCUMENTAŢIE ORGANIZATORICĂ ŞI DE
DISPOZIŢIE
REGULI DE ÎNTOCMIRE A DOCUMENTELOR
DISPOZIŢIE
REGULI DE ÎNTOCMIRE A DOCUMENTELOR
ORGANIZATORICE ŞI DE DISPOZIŢIE
Prezentele reguli se extind asupra documentaţiei organizatorice şi de dispoziţie ce se întocmeşte în procesul de activitate a organelor administraţiei publice centrale de specialitate şi ale autoadministrării locale ale Republicii Moldova* şi a unităţilor din subordinea acestora.
____________________
* În continuare, organele administraţiei publice " O.A.P.
1. Elementele constitutive
1.1. La întocmirea documentelor organizatorice şi de dispoziţie se folosesc următoarele elemente:
1. " Stema de Stat a Republicii Moldova;
2. " emblema O.A.P., unităţilor;
3. " imprimarea decoraţiilor republicii;
4. " codul organizaţiei conform Clasificatorului întreprinderilor şi organizaţiilor republicane (C.Î.O.R.);
5. " codul documentului conform Clasificatorului documentaţiei administrative (C.D.A.);
6. " denumirea O.A.P.;
7. " denumirea unităţilor;
8. " denumirea unităţilor structurale;
9. " codul poştal, adresa poştală şi telegrafică, numărul de telefon,. telefax, numărul contului de decontare;
10. " denumirea tipului documentului;
11. " data;
12. " indicele de înregistrare;
13. " referinţa la indicele de înregistrare şi data documentului intrat
14. " locul întocmirii sau editării;
15. " parafa de limitare a accesului la document;
16. " adresa destinatarului;
17. " parafa de aprobare;
18. " rezoluţia;
19. " titlul textului;
20. " menţiuni cu privire la control;
21. " textul;
22. " menţiuni privind anexele;
23. " semnătura;
24. " parafa de coordonare;
25. " vizele;
26. " ştampila, sigiliul;
27. " menţiuni privind certificarea copiei;
28. " numele de familie al executantului, telefonul;
29. " menţiuni privind rezolvarea documentului şi depunerea la dosar;
30. " menţiuni transfer de date pe suport periferic;
31. " menţiuni privind data de intrare a documentului.
1.2. Documentele sînt adresate unităţilor, subunităţilor lor structurale sau unei persoane oficiale concrete. De exemplu:
Fabrica de Bijuterii din Chişinău
Secţia aprovizionare şi desfacere
sau
Dlui Nicanor Popa
Economist principal
Fabrica de Bijuterii din Chişinău
Secţia aprovizionare şi desfacere
În documentul adresat conducătorului unei organizatii denumirea acesteia e inclusă în componenţa denumirii funcţiei destinatarului. De exemplu:
Dlui Nihai Vodă
Directorul Fabricii dc Bijuterii
din Chişinău
În documentul expediat în mai multe organizaţii similare destinatarii se indică la general.
De exemplu:
Directorilor de întreprinderi şi
conducătorilor de organizaţii
Documentul trebuie să fie adresat la cel mult patru destinatari. Nu se indică cuvîntul "Copie" înaintea celui de-al doilea, al treilea şi al patrulea adresant.
Dacă documentul se expediază la mai mult de patru destinatari, "este necesar să fie alcătuită lista de exptediere, iar pe fiecare document se indică numai un singur destinatar.
Dacă documentul se expediază unei persoane particulare, la început se indică numele de familie şi prenumele destinatarului, apoi adresa.
De exemplu:
Dlui Cheorghe Petrache 277001, Chişinău,
str. Hînceşti, 12 bl. 4, ap. 3
În componenţa elementului "Destinatar" poate fi inclusă şi adresa.
1.3. Indicaţiile privind rezolvarea documentului se fixează sub formă de rezoluţie, ce include: numele de familie şi prenumele executantului, conţinutul dispoziţiei şi termenul de executare. Rezoluţia e însoţită de semnătură şi dată. De exemplu:
Dlui Leon Botnaru
Rog să întocmiţi pînă la 12.04.93 planul
de realizare a prodacţiei
Revenco 02.04.93
1.4. Parafa de aprobare este constituită din cuvîntul "APROB" (se scrie cu majuscule, fără spaţiu între ele, fără ghilimele sau două puncte), denumirea, funcţiei persoanei oficiale ce aprobă documentul, semnătura personală, numele, prenumele şi data. De exemplu:
APROB
Directorul Institutului
Semnătura Nicu Vasilache
17.02.93
La aprobarea documentului de către conducătorul unei organizaţii ierarhic superioare sau al unei unităţi participante, denumirea funcţiei va fi urmată de denumirea organizaţiei. De exemplu:
APROB
Directorul Arhivei Naţionale
a Republicii Moldova
Semnătura Ion Cucu
17.02.93
La aprobarea documentelor prin hotărîre, ordin, proces-verbal, parafa de aprobare este compusă din cuvîntul "APROBAT", denumirea documentului la cazul nominativ, data şi numărul lui. De exemplu:
APROBAT
Ordinul directorului institutului
20.04.93 nr. 76
sau
APROBAT
Procesul-verbal al adunării
colectivului de muncă
15.03.93 nr. 4
Parafa de aprobare se plasează în partea dreaptă de sus a documentului.
1.5. Datele semnării, aprobării, coordonării documentului, precum şi datele ce se conţin în text se scriu în cifre arabe, într-un singur rînd, în următoarea consecutivitate: ziua, luna, anul. De exemplu: data de 29 ianuarie 1993 se scrie - 29.01.93.
În textele documentelor ce conţin informaţii cu caracter financiar se admite scrierea datelor în litere şi cifre: 29 ianuarie 1993.
1.6. În titlul textului se indică conţinutul succint al documentului. Titlul trebuie să fie concis, să redea întocmai sensul textului. El trebuie să coincidă cu denumirea documentului. De exemplu: ordin (cu privire la) "Cu privire la crearea întreprinderii"; procesul-verbal (al cui) "al şedinţei consiliului ştiinţific".
În documentele întocmite pe hîrtie de formatul A4 (97 X 210 mm) se indică în mod pbligatoriu titlul textului.
La documentele de formatul A5 (210 X 148 mm) titlul textului poate fi omis.
1.7. Dacă documentul conţine anexe, ce sînt enumerate în text, menţiunea cu privire la prezenţa lor se întocmeşte în modul următor:
Anexă: pe 10 file în 2 ex.
În cazul cînd documentul conţine anexe ce nu sînt enumerate în text denumirea lor se scrie cu indicarea numărului de file şi de exemplare în fiecare anexă. De exemplu:
Anexă: pe 10 file în 2 ex.
2. Notă explicativă la proiectul standardului pe 4 file în 1 ex.
Dacă la document se conexează un alt document ce are anexă, menţiunea despre prezenţa anexei se scrie în modul următor:
Anexă: scrisoarea Serviciului de Stat de Arhivă din 17.01.91 nr. 01"4/152 şi anexa la ea, în total pe 7 f.
În caz că anexa nu se expediază pe toate adresele, indicate în document, menţiunea despre prezenţa acesteia se scrie în modul următor:
Anexă: pe 6 file în 2 ex. pe prima adresă.
1.8. În componenţa elementului "Semnătura" se include denumirea funcţiei persoanei care semnează documentul (completă, dacă documentul nu este întocmit pe blanchetă, şi prescurtată - pe documentul întocmit pe blanchetă), semnătura personală, numele, prenumele.
De exemplu:
Rectorul Universităţii
de Stat de Medicină, Semnătura Nicolae Brînză
Rectorul Universităţii, Semnătura Nicolae Brănză
La semnarea documentului de mai multe persoane oficiale, semnăturile lor se plasează una sub alta în dependenţă de funcţia pe care o deţine semnatarul. De exemplu:
Directorul uzinei, Semnătura Anatol Munteanu
Contabil-şef, Semnătura Ion Păduraru
La semnarea documentului de mai multe persoane cu funcţii similare, semnăturile lor se plasează la acelaşi nivel. De exemplu:
Ministrul Sănătăţii, Ministrul Ştiinţei şi Invăţămîntulul,
Semnătura Cheorghe Movilă Semnătura Ion Mocanu
1.9. Parafa de coordonare o constituie cuvîntul "COORDONAT" (se scrie cu majuscule, fără spaţiu între ele, fără ghilimele sau două puncte), denumirea funcţiei persoanei cu care se coordonează documentul (inclusiv denumirea unităţii), semnătura persoanei, numele, prenumele şi data. De exemplu:
COORDONAT
Şeful Direcţiei resurse materlale
a Ministerului Comerţului şi Resurselor
Materiale
Semnătura Tudor Ciocanu
12.01.93
Dacă documentul e coordonat de un organ colegial sau prin intermediul scrisorii, parafa de coordonare se întocmeşte în felul următor:
COORDONAT
Procesul-verbal al şedinţei comitetului sindical
14.04.93 nr. 25
sau
COORDONAT
Scrisoarea Serviciului de Stat
de Arhivă al Republicii Moldova
12.05.93 nr. 01 - 4/185
Parafa de coordonare se plasează mai jos de elementul "Semnătura" sau pe o foaie aparte de coordonare.
1.10. Elementele "Semnătura", "Parafa de aprobare" şi "Parafa de coordonare" vor include funcţia persoanei ce a semnat, aprobat sau coordonat documentul, precum şi numele de familie, prenumele ei şi data.
Nu se admite folosirea prepoziţiei "Pentru" sau a barei înaintea denumirii funcţiei, în caz de semnare de către altă persoană, ci se indică fincţia şi numele persoanei care semnează documentul.
1.11. Pe documentele ce adeveresc drepturile persoanelor oficiale, care fixează cheltuirea mijloacelor băneşti şi valorilor materiale, precum şi a celor prevăzute în special de acte juridice, semnătura persoanei responsabile se autentifică prin ştampila cu stema ţării.
Ştampila se aplică astfel, ca amprenta ei să cuprindă o parte din denumirea funcţiei semnatarului.
1.12. Pentru legalizarea copiei documentului, mai jos de elementul "Semnătura", se înscrie "Pentru conformitate" sau "Conform cu originalul", precum şi denumirea funcţiei pe care o deţine persoana care a legalizat copia, semnătura ei personală, numele, prenumele şi data. De exemplu:
Pentru conformitate:
Inspectorul secţiei cadre, Semnătura Dan Sturza
25.04.93
Pe copiile rămase în dosarele documentelor ieşite nu este obligatoriu să se indice data legalizării şi funcţia persoanei ce a legalizat copia.
Dacă copia documentului este expediată în alte unităţi sau înmînată personal, semnătura de legalizare se confirmă prin ştampilă.
1.13. Viza va include semnătura personală; numele, prenumele, data. În caz de necesitate, se indică şi funcţia persoanei care vizează. De exemplu:
Şeful direcţiei juridice
Semnătura Alexandru Popovici
29.01.93
1.14. Numele persoanei care a întocmit documentul şi numărul ei de telefon se plasează pe recto sau, în lipsă de spaţiu, pe verso ultimei file a documentului, în colţul stîng de jos. De exemplu:
Josu 234-351.
1.15. Menţiunea privind rezolvarea documentului şi depunerea lui la dosar trebuie să includă următoarele date:
informaţii scurte despre rezolvare, în cazul lipsei documentului ce atestă rezolvarea. Dacă un asemenea document există, se face trimitere la numărul şi data lui;
cuvîntul "La dosar";
numărul dosarului, în care se va păstra documentul.
Menţiunea privind rezolvarea documentului şi depunerea lui la dosar este semnată şi dătată de executantul documentului sau de conducătorul subunităţii structurale, în care a fost rezolvat documentul.
1.16. Menţiunea privind intrarea documentului se plasează în partea de jos a primei file şi include denumirea abreviată a unităţii destinatare, data intrării şi indicele lui.
1.17. Indicele de înregistrare a documentelor întocmite şi intrate este constituit din numărul curent, care poate fi completat cu indicele nomenclatorului dosarelor.
În documentele întocmite în comun de mai multe organizaţii indicele de înregistrare ale autorilor se separă prin bară în ordinea, în care aceştia sînt indicaţi în document (de la stînga la dreapta).
Referinţa la indicele de înregistrare şi data documentului intrat se constituie din indicele şi data, indicate în documentul la care se răspunde.
1.18. Menţiunea privind trecerea datelor pe purtător mecanic constă din nota "Informaţia e trecută pe purtător mecanic, semnătura persoanei responsabile pentru trecerea informaţiei şi data trecerii.
2. Cerinţele pentru întocmirea blanchetelor
2.1. Blanchetele documentului trebuie să includă toate elementele necesare în ordinea stabilită de prezentele reguli.
2.2. Se stabilesc două tipuri de blanchete: blancheta pentru scrisori şi blancheta generală pentru alte documente organizatorice şi de dispoziţie (ordine, dispoziţii, procese-verbale etc.) anexele nr. 1-9).
Se imprimă tipografic blanchete numai la acele tipuri de documente, numărul cărora depăşeşte cifra de 200 pe an.
2.3. Sînt stabilite două tipuri de blanchete pe hîrtie format A4 (297 X 210 mm) şi A5 (210 X 148 mm).
Pentru fiecare tip de blanchete se stabilesc 2 variante de amplasare a elementelor: unghiulară şi longitudinală. Dimensiunile elementelor şi modul lor de amplasare sînt indicate în anexa nr. 9.
2.4. Blanchetele documentelor cu elemente imprimate tipografic se tipăresc în limba romănă şi în limba rusă, iar în localităţile cu populaţie găgăuză " în limbile romănă, găgăuză sau rusă.
Elementele amplasate longitudinal se imprimă în limba romănă în partea stîngă a blanchetei, iar în dreapta " în limba găgăuză sau rusă.
Elementele amplasate unghiular se imprimă în limba romănă, iar mai jos - în limbile găgăuză sau rusă.
Elementele se plasează în centru (începutul şi sfîrşitul fiecărui rînd al elementului se află la o distanţă egală de la marginile spaţiului pentru elemente) sau pe flanc (fiecare rînd al elementului începe de la extrema stîngă a spaţiului rezervat pentru elemente).
2.5. Conform Legii cu privire la Stema de Stat a R.S.S.M. din 3 noiembrie 1990, Stema de Stat a Republicii Moldova se plasează pe blanchetele documentelor, emise de Preşedintele Republicii Moldova, Parlamentul Republicii Moldova, Guvernul Republicii Moldova, ministerele şi departamentele de stat, de alte organe subordonate Guvernului, de Judecătoria Supremă a Republicii Moldova, de judecătoriile populare raionale (orăşeneşti), de comitetele executive raionale şi de primării, de birourile Notariatului de Stat, precum şi de întreprinderi, instituţii şi organizaţii care, în corespundere cu legislaţia Republicii Moldova, dispun de ştampile cu imaginea Stemei de Stat.
Pe blanchetele cu elementele plasate pe flanc, Stema de Stat se .amplasează în partea de sus, la mijloc, deasupra denumirii unităţii, iar pe blanchetele cu elementele plasate pe centru - în centru, în partea de sus.
Dimensiunile Stemei de Stat nu trebuie să depăşească 20 mm.
2.6. Denumirea unităţii (completă, prescurtată sau abreviată) a organelor ierarhic superioare, precum şi a subdiviziunilor structurale trebuie să corespundă denumirii atestate în actele juridice respective.
2.7. În calitate de emblemă a unităţii se foloseşte marca comercială, înregistrată în modul stabilit. Emblema se plasează la acelaşi nivel cu denumirea unitătii.
2.8. Blancheta scrisorii conţine următoarele elemente: "Codul poştal, adresa poştală şi telegrafică, numărul de telefon, telefax, telex, numărul contului bancar", "Data", "Indicele", "Referinţe la indicile şi data documentului de intrare".
2.9. Blancheta generală conţine elementele: "Data", "Indicele", "Locul întocmirii sau editării".
2.10. Blanchetele se tipăresc cu caractere sau corpuri de literă de la 6 pînă la 16.
Pentru elementul "Denumirea organizaţiei" se admite utilizarea corpului de literă de la 6 pînă la 24.
2.11. Blanchetele trebuie să conţină următoarele dimensiuni ale marginilor:
din stînga - 35 mm;
de sus - nu mai mică de 10 mm;
din dreapta - nu mai mică de 8 mm;
de jos - 10 mm.
Dacă documentul este tipărit pe ambele părţi ale filei, dimensiunea marginii din stînga trebuie să fie de cel puţin 8 mm, iar a celei din dreapta - de 35 mm. Dimensiunile marginii de sus şi de jos rămîn neschimbate.
2.12. Blanchetele se tipăresc pe hîrtie albă sau pe hîrtie de culoare deschisă, cu vopsea de culoare închisă, ce face posibilă multiplicarea documentului cu ajutorul mijloacelor poligrafice operative.
2.13. La imprimarea elementelor constituite, baza rîndurilor învecinate se plasează la distanţa celui mai mic interval de rînd al maşinii de scris.
2.14. Semnele respective ale marginii şi ale altor elemente se marchează pe formular în formă de colţişoare sau alte semne convenţionale. Se permite marcarea semnelor pentru fălţuire şi perforare.
3. Regulile de redactare a textelor documentelor
3.1. Textele documentelor organizatorice şi de dispoziţie se întocmesc în formă de chestionar, tabele, text coerent, precum şi în formă combinată a acestora.
3.2. La alcătuirea textelor sub formă de chestionar indicii se exprimă prin substantiv la cazul nominativ sau prin îmbinări cu verb la persoana a doua, numărul plural, timpul prezent sau trecut "au fost", "s-au aflat", "aveţi", "posedaţi". Caracteristicile, exprimate prin cuvinte trebuie să fie coordonate cu denumirea indicilor.
3.3. Rubricile şi rîndurile tabelelor trebuie să conţină titluri, exprimate prin substantive la cazul nominativ. Subtitlurile rubricilor şi rîndurilor trebuie să fie coordonate cu titlurile.
Dacă tabelul e tipărit pe mai multe pagini, rubricile tabelului se numerotează şi pe paginile următoare se tipăresc numai numerele rubricilor.
3.4. Textul continuu coerent, ce conţine mai multe hotărîri sau concluzii, trebuie să fie sistematizat pe capitole şi puncte numerotate cu cifre arabe.
3.5. În documentele de dispoziţie ale unităţilor, ce activează în baza principiului conducerii unice, precum şi în documentele adresate administraţiei, textul este redactat la persoana întîi, numărul singular ("ordon", "propun", "rog").
3.6. În documentele de dispoziţie ale organelor colegiale textul este redactat la persoana a treia, numărul singular ("a hotărît", "hotărăşte", "a decis", "decide").
În documentele de dispoziţie întocmite în comun de cîteva unităţi textul se redactează la persoana întîi, numărul plural ("am hotărît", "hotărîm", "am decis", "decidem").
Textul procesului-verbal al şedinţei se redactează la persoana a treia numărul singular ("s-a examinat", "au luat cuvîntul", "s-a hotărît" sau "s-a decis").
3.7. Documentele ce stabilesc drepturi şi obligaţii (regulament, instrucţiune), precum şi cele ce conţin descrierea sau atestarea faptelor (proces-verbal, certificat) sînt redactate la persoana a treia, numărul singular sau plural ("secţia exercită funcţiile", "din componenţa asociaţiei fac parte", "comisia a stabilit").
3.8. Redactarea scrisorilor se face:
La persoana întîi, numărul plural ("expediem spre examinare", "rugăm să ne expediaţi"),
la persoana întîi, numărul singular ("consider necesar", "rog să alocaţi"),
la persoana a treia numărul singular ("ministerul e de acord", "comitetul executiv consideră posibil").
4. Cerinţele faţă de documentele întocmite cu ajutorul maşinilor de scris
4.1. Textele documentelor se tipăresc pe blanchete de formatul A4 la interval de 1,5 rînduri, iar pe cele de formatul A5 la interval de un rînd.
Se admite tipărirea la intervale de două rînduri a textelor pregătite pentru imprimare tipografică.
4.2. Elementele (cu excepţia textului) compuse din cîteva rînduri se tipăresc la interval de un rînd. Părţile componente ale elementelor "Destinatarul", "Parafa, aprobării", "Parafa coordonării" se tipăresc la intervale de 1,5"2 rînduri. De exemplu:
COORDONAT
1.5
Rectorul Universităţii de Stat din Moldova
2
Semnătura Marian Bodrug
4.3. Elementele documentului se tipăresc la intervalul de 2"3 rînduri.
4.4. Denumirea tipului documentului se tipăreşte cu majuscule.
4.5. Numele şi prenumele în elementul "Semnătura" se tipăreşte la nivelul ultimului rînd al denumirii funcţiei.
4.6. Lungimea. maximală a elementelor alcătuite din mai multe rînduri este de 28 semne.
În cazul cînd textul depăşeşte 150 semne (5 rînduri) el se prelungeşte pînă la limita marginii din dreapta. La sfîrşitul titlului nu se pune punct.
4.7. La tipărirea documentelor se folosesc opt poziţii standard ale tabulatorului:
0 - de la extrema marginii din stînga se tipăresc următoarele elemente: "Data", "Locul întocmirii sau editării", "Titlu textului", "Textul" (fără alineate), "Menţiuni privind anexele", "Numele de familie al executantului şi numărul telefonului", "Menţiune privind rezolvarea documentului şi depunerea la dosar", denumirile funcţiei în elementele "Semnătura" şi "Parafa de coordonare", semnătura de certificare "Pentru conformitate", precum şi cuvintele "A EXAMINAT", "AU LUAT CUVÎNTUL", "S-A"HOTARIT", "ORDON", "PROPUN";
1 - la intervalul de cinci semne de tipar începe alineatul în text;
4 - la intervalul de 32 semne de tipar se plasează elementul "Destinatarul";
5 - la intervalul de 40 semne de tipar se plasează elementul "Parafa de aprobare" şi "Parafa de limitare a accesului la document";
6 - la nivelul de 48 de semne de tipar se plasează numele şi prenumele semnatarului.
7 - la nivelul de 56 semne de tipar se tipăreşte codul conform clasificatorului de documente respective şi pentru alcătuirea tabelelor.
Poziţiile tabulatorului 2, 3 şi 7 se folosesc pentru întocmirea tabelelor.
4.8. Prezenţa mai multor parafe de aprobare şi coordonare impune, plasarea lor la acelaşi nivel în rînduri verticale, începînd de la poziţiile "0" şi "5" ale tabulatorului.
4.9. În cazul cînd textul documentului conţine note sau trimiteri la documentul, în baza căruia a fost emis, cuvintele "Notă" şi "În baza" se tipăresc de la poziţia "0" a tabulatorului, iar textul ce se referă la ele - la interval de un rînd.
4.10. La întocmirea documentelor pe două şi mai multe pagini cea dea doua, precum şi următoarele trebuie numerotate.
Numerele paginilor se scriu cu cifre arabe, se plasează sus, la mijlocul lor, fără cuvîntul "Pagină" (p.) şi semne de punctuaţie.
Anexa 1
SERVICIUL DE STAT STEMA DE STAT ГОСУДАРСТВЕННАЯ АРХИВНАЯ
DE ARHIVĂ СЛУЖБА РЕСПУБЛИКИ
AL REPUBLICII MOLDOVA МОЛДОВА
001856 8 001856 8
______________________
_________ Nr. _________
or. Chişinău
г. Кишинев
Model de blanchetă generală
Anexa 2
COMITETUL EXECUTIV STEMA DE STAT РЕСПУБЛИКА МОЛДОВА
REPUBLICA MOLDOVA РЕЗИНСКИЙ РАЙОННЫЙ СОВЕТ
CONSILIUL RAIONAL REZINA ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
___________________________
___________ Nr. ____________
or. Chişinău
г. Кишинев
Model de blanchetă generală
Anexa 3
Serviciul de Stat de Arhivă STEMA DE STAT Государственная Архивная
al Republicii Moldova Служба Республики Молдова
ARHIVA NAŢIONALĂ НАЦИОНАЛЬНЫЙ АРХИВ
A REPUBLICII MOLDOVA РЕСПУБЛИКИ МОЛДОВА
___________________________
___________ Nr. ____________
or. Chişinău
Model de blanchetă generală
Anexa 4
STEMA DE STAT
MINISTERUL ECONOMIEI
AL REPUBLICII MOLDOVA МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИКИ
РЕСПУБЛИКИ МОЛДОВА
MINISTERUL ECONOMIEI
AL REPUBLICII MOLDOVA МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИКИ
РЕСПУБЛИКИ МОЛДОВА
__________________________
___________ Nr. ____________
or. Chişinău
Model de blanchetă generală
Anexa 5
SERVICIUL DE STAT STEMA DE STAT ГОСУДАРСТВЕННАЯ АРХИВНАЯ
DE ARHIVĂ СЛУЖБА РЕСПУБЛИКИ
AL REPUBLICII MOLDOVA МОЛДОВА
277028, or. Chişinău, 277028, ă. Кишинев
str. Gh. Asachi, 67-b, ул. Г. Асаки, 67-б,
t. 72-97-93, c/d 69120622 тел.72-97-93, р/с 69120622 оперу
"Banca Socială Moldova" "Молдсоцбанк" г. Кишинев.
or. Chişinău.
001856 8 001856 8
_____________ nr. __________
La nr. _________ din _________
Model de blanchetă de scrisoare
Anexa 6
REPUBLICA MOLDOVA STEMA DE STAT РЕСПУБЛИКА МОЛДОВА
CONSILIUL ORĂŞENESC КИШИНЕВСКИЙ ГОРОДСКОЙ
CHIŞINĂU СОВЕТ
PRIMĂRIA ПРИМЭРИЯ
277612, or. Chişinău, 277612, г. Кишинев
Bd. Ştefan cel Mare, 83 пр. Штефан чел Маре, 83
Tel.: 22-72-36, 22-23-80 Тел.: 22-72-36, 22-23-80
_____________ Nr. __________
La nr. _________ din _________
Model de blanchetă de scrisoare
Anexa 7
REPUBLICA MOLDOVA STEMA DE STAT РЕСПУБЛИКА МОЛДОВА
CONSILIUL ORĂŞENESC КИШИНЕВСКИЙ ГОРОДСКОЙ
CHIŞINĂU СОВЕТ
PRIMĂRIA ПРИМЭРИЯ
Direcţia dezvoltare Управление
social-economică социально-экономического
a comunelor suburbane развития пригородных сел
277012, or. Chişinău, 277012, г. Кишинев
Bd. Ştefan cel Mare, 83 пр. Штефан чел Маре, 83
Tel.: 22-92-59, 22-13-85 Тел.: 22-92-59, 22-13-85
_____________ Nr. __________
La nr. _________ din _________
Model de blanchetă de scrisoare
Anexa 8
STEMA DE STAT
MINISTERUL FINANŢELOR
AL REPUBLICII MOLDOVA
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ
РЕСПУБЛИКИ МОЛДОВА
277012, or. Chişinău, str. Cosmonauţilor, 7
Teleimprimator 163220 Neva
tel. 22-66-29
277012, г. Кишинев, ул. Космонавтов, 7
Телетайп 163220 Нева
_____________ Nr. __________
La nr. _________ din _________
Model de blanchetă de scrisoare
Anexa 9
Amplasarea elementelor
| 20 | 1 2 3 | 4 5 | |
| 6 7 8 9 10 | 15 16 17 18 | ||
| A | |||
| 11 12 | |||
| 13 14 | |||
| 19 | |||
| 21 22 23 | |||
| 24 25 26 27 28 | |||
| 29 | 30 | 31 | |
Notă. Elementele 4 şi 5 în blanchetele de scrisoare se amplasează în spaţiu A.
APROBAT
Hotărîrea Guvernulul
Republicii Moldova
din 5 octombrie 1993 nr. 618.
INSTRUCŢIUNI-TIP
cu privire la ţinerea, lucrărilor de secretariat în organele administraţiei
publice centrale de specialitate şi ale autoadministrării locale ale
Republicii Moldova
publice centrale de specialitate şi ale autoadministrării locale ale
Republicii Moldova
I. Dispoziţii generale
1.1. Prezentele Instrucţiuni determină cerinţele de bază faţă de documentarea activităţii administrative şi organizarea lucrului cu documentele în ministere, departamente, direcţii, servicii, inspectoratele de stat şi în organele autoadministrării locale ale Republicii Moldova.
1.2. Instrucţiunile se referă la documentele oficiale, cu excepţia celor secrete. Modul de întocmire şi păstrare a documentelor secrete se stabileşte prin instrucţiuni speciale.
Notă: În unele chestiuni de interes major O.A.P. pot elabora în conformitate cu prezentele instrucţiuni şi alte materiale informative (regulamente, îndrumare etc).
1.3. Documeniele O.A.P. ca şi ale, altor instituţii şi organizaţii de stat constituie proprietatea statului şi sînt reglementate de legislaţia în vigoare a Republicii Moldova, de documentele normative şi metodice ale Serviciului de Stat de Arhivă al Republicii Moldova, ale Departamentului de Stat al Limbilor al Republicii Moldova, de regulamentele, statutele organelor respective.
1.4. O.A.P. organizează tehnica operaţiunilor de secretariat, modul de întocmire şi perfectare a documentelor în baza instrucţiunilor şi altor documente normativ-metodice elaborate de sine stătător în conformitate cu prezentele Instrucţiuni.
1.5. Instrucţiunile cu privire la ţinerea lucrărilor de secretariat în O.A.P. sînt aprobate de conducătorul organizaţiei respective după coordonarea acestora cu Serviciul de Stat de Arhivă şi Departamentul de Stat al Limbilor.
1.6. Prezentele Instrucţiuni reglementează modul de primire, evidenţă, ordonare, perfectare şi multiplicare (tirajare) a documentelor, controlul rezolvării, păstrării şi utilizării acestora.
1.7. Prevederile Instrucţiunilor se aplică atît formelor tradiţionale de ţinere a lucrărilor de secretariat, cît şi documentelor mecanolizibile, create cu ajutorul mijloacelor birotice şi tehnice de calcul, neţinîndu-se cont de suporţii lor. Tehnologiile de prelucrare automată a informaţiei documentare trebuie să corespundă cerinţelor prezentelor Instrucţiuni.
1.8. Asigurarea documentară a administrării, exercitarea controlului asupra respectării sistemului unic al lucrărilor de secretariat în subdiviziunile structurale ale O.A.P., dirijarea metodică şi instruirea cadrelor în acest domeniu este pusă în sarcina Serviciului secretariat-administrativ (S.S.A.*) al O.A.P.
__________________________
*Denumirea şi structura S.S.A. este stabllită de regulamentele acestor servicii (Direcţiilor administrative, cancelariilor, secretariatelor, secţiilor generale etc.)
1.9. Răspunderea pentru organuzarea şi ţinerea corectă a lucrărilor de secretariat, precum şi pentru păstrarea în stare perfectă a documentelor o poartă conducătorii O.A.P. şi ai subdiviziunilor structurale ale acestora.
1.10. Conducătorii subdiviziunilor structurale desemnează persoane responsabile pentru ţinerea lucrărilor de secretariat, care asigură evidenţa şi circulaţia documentelor în termenele stabilite, informează conducerea privitor la rezolvarea acestora, familiarizează personalul cu documentele normative şi metodice ce ţin de domeniul dat. Drepturile şi obligaţiunile de serviciu ale persoanelor responsabile sînt prevăzute de fişa postului.
1.11. Funcţionarii încadraţi în O.A.P. şi în subdiviziunile structurale ale acestora poartă răspundere personală pentru respectarea cerinţelor instrucţiunilor în cauză, pentru integritatea documentelor ce se află în posesia lor. Pierderea documentelor este anunţată imediat conducerii subdiviziunilor structurale şi S.S.A.
1.12. O.A.P. şi subdiviziunile lor structurale sînt obligate:
- să ia măsuri necesare pentru a reduce volumul corespondenţei oficiale, evitînd emiterea unor documente în probleme ce pot fi soluţionate verbal sau direct;
- să controleze periodic starea în care se află lucrările de secretariat şi modul de păstrare a documentelor de arhivă atît în aparatul administrativ, cît şi în unităţile din subordine;
- să organizeze instruirea cadrelor responsabile de ţinerea lucrărilor de secretariat;
- să contribuie la raţionalizarea şi automatizarea tehnicii lucrărilor de secretariat;
- să asigure încunoştinţarea noilor angajaţi cu structura aparatului şi cu prezentele Instrucţiuni.
1.13. La schimbarea conducătorilor subdiviziunilor structurale, primirea-predarea dosarelor şi a documentelor în curs de rezolvare se efectuează, prin întocmirea unui proces-verbal, care se păstrează la serviciul de secretariat al subdiviziunii.
1.14. Controlul general asupra modului de organizare şi ţinere a lucrărilor de secretariat şi de dirijare metodică este realizat de către Serviciul de Stat de Arhivă şi instituţiile arhivistice subordonate acestuia de Departamentul de Stat al Limbilor.
2. Întocmirea, perfectarea şi multiplicarea actelor administrative
La întocmirea şi perfectarea actelor administrative este necesar să se respecte regulile ce asigură valabilitatea lor, executarea şi găsirea operativă, posibilitatea prelucrării acestora cu ajutorul mijloacelor tehnice de calcul, calitatea întocmirii lor ca purtătoare de informaţie.
Pentru ca actele să fie valabile este necesar ca ele să conţină următoarele elemente obligatorii: denumirea organizaţiei - autorul, tipul documentului, data, titlul textului, textul, indicele, semnătura.
În procesul întocmirii şi perfectării actelor componenţa elementelor poate fi completată în funcţie de destinaţia lor.
Documentele trebuie întocmite şi perfectate în strictă conformitate cu Regulile de întocmire a documentelor organizatorice şi de dispoziţie.
2.1. Blanchetele documentelor
2.1.1. Actele oficiale, de regulă, se întocmesc pe blanchete, care contin numărul stabilit de elemente obligatorii şi se amplasează într-o ordine determinată de Regulile de întocmire a documentelor organizatorice şi de dispoziţie.
2.1.2. "Blanchetele se imprimă pe hîrtie albă de formatul A4 (297 - 210 mm) A5 (210 - 148 mm). În cazuri excepţionale se admite utilizarea hîrtiei colorate uşor în nuanţe deschise.
Utilizarea blanchetelor cu formă liberă este interzisă.
2.1.3. Actele emise de două sau mai multe organe şi organizaţii nu se întocmesc pe blanchete ci pe hîrtie de scris.
2.1.4. La întocmirea documentelor de acelaşi tip ce se folosesc frecvent pot fi utilizate formulare (tipizate) imprimate în condiţii tipografice.
2.2. Prezentarea elementelor obligatorii în acte
Elementele obligatorii se plasează pe acte conform Regulilor de întocmire a documentelor organizatorice şi de dispoziţie
2.2.1. Stema de Stat a Republicii Moldova
Stema de Stat se plasează în partea de sus a blanchetelor O.A.P., unităţilor şi subunităţilor lor, cărora în conformitate cu legislaţia Republicii Moldova li se acordă dreptul de a avea ştampile cu imaginea Stemei de Stat.
2.2.2. Denumirea unităţii " autorul actului
Denumtrea unităţii se indică complet, în corespundere cu regulamentul sau statutul ei. Abrevierea denumirii se indică numai după denumirea completă şi numai în caz dacă ea este prezentă în textul regulamentului, statutului.
2.2.3. Datarea documentului
Toate documentele se datează obligatoriu. Data documentului se consideră cea a semnării, adoptării şi aprobării lui, sau data cînd s-a produs Evenimentul fixat în el. Data o indică persoana ce semnează sau aprobă documentul.
Documentele întocmite de cîteva unităţi vor purta data semnării ultimei unităţi.
2.2.4. Semnarea documentului
Pentru a-i atribui documentului un caracter oficial şi a-i da valoare juridică, el trebuie certificat. Modalităţile principale de certificare sînt semnarea şi aprobarea.
Documentele expediate în organele ierarhic superioare sînt semnate de către conducătorul unităţii, iar în lipsa lui - de către persoana care îl înlocuieşte.
Documentele organelor colegiale sînt semnate de către preşedintele şi secretaral şedinţei în cauză.
Dacă lipseşte persoana, semnătura căreia este dactilografiată pe proiectul documentului, el este semnat de către adjunct sau de persoana care îl înlocuieşte, indicîndu-şi funcţia şi numele de familie. În acest caz, în document se fac la maşina de dactilografiat sau de mînă corectările respective.
Pe documentele ce necesită o certificare specială a autenticităţii lor, în afară de semnătură se aplică şi ştampila cu imaginea Stemei de Stat. Ea se aplică pe documentele cu caracter economico-financiar, certificate, adeverinţe, statute, regulamente, carnete de muncă, procese-verbale deconstatare, precum şi în alte cazuri necesare.
Amprenta ştampilei trebuie să cuprindă denumirea funcţiei şi semnătura personală.
Dacă documentul e dactilografiat pe blanchetă, denumirea funcţiei semnatarului e redată prescurtat. De exemplu:
Director, Semnătura Tudor Munteanu
Dacă documentul nu este dactilografiat pe blanchetă, denumirea funcţiei semnatarului e redată complet. De exemplu:
Directorul uzinei Semnătura Tudor Munteanu
de tractoare,
La semnarea documentelor elaborate de o comisie nu se indică funcţia persoanelor ce au întocmit documentul, ci distribuirea funcţiilor în cadrul comisiei. De exemplu:
Preşedintele Comisiei, Semnătura Ion Merineanu
Membrii Comisiei: (semnătura membrilor comi-
siei, prenumele şi numele
lor de familie în ordine alfabetică)
2.2.5. Coordonarea documentului
Pentru verificarea utilităţii unor documente, corespunderii lor cu legislaţia şi actele juridice în vigoare se recurge la coordonarea documentelor.
Coordonarea documentelor şe efectuează în cadrul O.A.P. cu subdiviziunile lui structurale, cu persoane concrete, cît şi în afara lui cu unităţile subordonate şi nesubordonate.
Coordonarea în cadrul O.A.P. se face prin vizarea proiectului de către persoanele oficiale. Viza trebuie să conţină semnătura personală, descifrarea ei şi data vizării. Dacă e necesar, se indică funcţia semnatarului. Obiecţiile, completările se scriu pe o coală de hîrtie aparte, iar în textul vizei se face remarca: "Amendamentele se anexează".
Vizele se aplică pe exemplarele documentelor ce rămîn la O.A.P., pe recto ultimei pagini sub elementul "semnătura". Proiectele ordinelor, dispoziţiilor şi hotărîrilor organelor colegiale se vizează în primul exemplar pe verso ultimei file a documentului.
Coordonarea documentelor în afara O.A.P. se face prin parafa respectivă pe recto documentului, mai jos de elementul "semnătura" cu indicarea cuvîntului "COORDONAT", denumirii funcţiei persoanei care coordonează documentul (inclusiv denumirea unităţii), semnătura personală, numele, prenumele şi data.
Parafa de coordonare poate fi aplicata pe o foaie de hîrtie aparte, dacă documentul în cauză atinge interesele cîtorva unităţi. Pe document se menţionează: "Foaia de coordonare se anexează".
2.2.6. Aprobarea documentului
Documentele, care urmează să fie aprobate, capătă valoare juridică în momentul aprobării lor.
De regulă, se aprobă următoarele tipuri de documente: regulamentele, statutele,) dările de seamă şi balanţele, unităţilor şi subunităţilor; structura şi personalul scriptic; planurile şi programele de perspectivă şi curente; procesele-verbale de constatare, de predare-primire, instrucţiunile acestora etc.
Aprobarea documentului se face prin aplicarea parafei de aprobare sau prin emiterea unui document de dispoziţie respectivă (decizie, ordin, dispoziţie). Ambele modalităţi de aprobare au valoare juridică identică.
În componenţa elementului "APROB" se include denumirea funcţiei persoanei care aprobă documentul (completă, dacă documentul nu este întocmit pe blanchetă, şi prescurtată - pe documentul întocmit pe blanchetă), semnătura personală, numele, prenumele şi data.
Se recomandă ca documentelei de dispoziţie să fie emise în toate cazurile cînd rezolvarea acestora necesită desfăşurarea unor acţiuni suplimentare.
Documentele se aprobă de către conducătorii O.A.P., precum şi de către organele ierarhic superioare, în competenţa cărora intră rezolvarea problemelor expuse în documentele aprobate.
2.2.7. Rezoluţia
În rezoluţie se dau indicaţii privind rezolvarea documentului. Rezoluţia se plasează în partea dreaptă, sus, sub elementul "adresat", paralel textului documentului. Dacă locul respectiv nu permite, atunci se admite plasarea ei pe orice loc liber, pe recto primei pagini a documentului, cu excepţia marginilor.
Plasarea rezoluţiei pe text este interzisă.
Se admite redactarea rezoluţiei pe o filă aparte.
2.2.8. Adresa documentului
La expedierea documentelor este necesar să se respecte următoarele cerinţe: documentele sînt adresate unităţilor, subunităţilor acestora sau unei persoane oficiale concrete.
Adresa destinatarului cuprinde:
denumirea unităţii căreia îi este destinată scrisoarea s-au numele persoanei destinatare, strada, numărul blocului, apartamentul, codul poştal, localitatea.
Dacă documentul este adresat unei unităţi sau subdiviziuni ale acesteia fără a indica o persoană oficială concretă, denumirea lor se scrie la cazul nominativ. De exemplu:
Ministerul Finanţelor
al Republicii Moldova
Direcţia administrativă
Dacă documentul este adresat unei persoane oficiale se indică numele de familie şi prenumele însoţit de abrevierea dlui sau dnei (domnului, doamnei), denumirea funcţiei la nominativ şi cea a unităţii la genetiv. De exemplu:
Dlui lon Munteanu
Specialist principal al
Direcţiei Economice
a Ministerului Finareţelor
3. Documentarea activităţii administrative
3.1. Activitatea O.A.P. este asigurată de un sistem de acte administrative ce constituie baza lui documentara.
3.2. Structura documentară este determinată de competenţa O.A.P., de "cercul funcţiilor administrative, specificate în regulamentele sau statutele lor, de modul de soluţionare a problemelor (unipersonal sau colegial), de proporţiile şi caracterul relaţiilor reciproce dintre O.A.P. şi organele ierarhic superioare, unităţile subordonate şi alte organizaţii.
3.3. În conformitate cu documentele normative în vigoare în activitatea O.A.P. se emit şi se adoptă următoarele acte administrative de bază:
- în O.A.P. cu forma de conducere unipersonală (ministere, departamente, direcţii, servicii, inspectorate de stat) - ordine, directive, instrucţiuni;
Consiliile de conducere aleacestor organe adoptă hotărîri.
- în organele O.A.P. cu forma de conducere colegială (consilii locale, comitete executive, raionale, primării ale oraşelor, orăşelelor, satelor, preturi) - decizii, dispoziţii.
În afară de aceasta se întocmesc regulamente, statute, note informative, scrisori, procese-verbale, delegaţii, avize, rapoarte, adeverinţe, memorii şi alte acte administrative (vezi glosarul anexat).
4. Prescripţii de întocmire şi perfectare a unor tipuri
de acte administrative
de acte administrative
4.1. Ordinul
4.1.1. Textul ordinului este alcătuit, de regulă, din două părţi: de constatare şi de dispoziţie (anexa nr. 1). În partea de constatare se expun faptele ce au servit drept motiv pentru emiterea ordinului, în partea de dispoziţie se enumeră acţiunile preconizate.
Dacă ordinul se emite în baza unui document respectiv al organului ierarhic superior, în partea de constatare trebuie indicate: denumirea, numărul, data şi titlul acestui document.
4.1.2. Partea de dispoziţie a ordinului începe cu cuvîntul "ORDON" care se tipăreşte cu majuscule fără a întrerupe textul din alineat la 2 intervale mai jos de textul precedent, după care se pun două puncte Acţiunile preconizate se dispun pe puncte, ce se numerotează cu cifre arabe. Fiecare punct trebuie început cu indicarea executantului concret: subdiviziunea structurală sau persoana oficială.
În continuare se expun acţiunile prevăzute, exprimate printr-un verb la infinitiv, şi se indică termenul rezolvării.
4.1.3. Proiectul de ordin se coordonează cu subdiviziunile structurale interesate, iar în cazul necesar - cu întreprinderile şi unităţile implicate. Viza de coordonare se aplică pe primul exemplar al proiectului.
Pînă la semnara proiectul de ordin se vizează de compartimentul juridic.
În proiectul definitivat rectificări poate face numai conducătorul organului respectiv care semnează ordinul şi pune data.
4.1.4. Ordinele se numerotează consecutiv pentru fiecare an calendaristic. La numărul ordinului referitor la personal, după titlu se adaugă litera "p".
4.2. Directiva
4.2.1. Directiva se emite, de regulă, în problemele cu caracter metodico-informativ sau de organizare a executării ordinelor, instrucţiunilor şi altor acte administrative. .
4.2.2. Directiva este semnată de către locţiitorii conducătorilor O.A.P. sau conducătorii subdiviziunilor structurale în cadrul competenţei acestora.
4.2.3. Directivele se perfectează la fel ca şi ordinele.
4.2.4. Partea de dispoziţie a directivei începe cu cuvintele "se propune", "se obligă".
4.2.5. Directivele se numerotează consecutiv pentru fiecare an calendaristic.
4.3. Decisia
4.3.1. La pregătirea proiectelor de decizii e necesar:
- să se studieze şi să se analizeze minuţios toate documentele ce se referă la proiectul de decizie care urmează a fi elaborat;
- să se ia cunoştinţă de deciziile anterioare privitoare la chestiunea data;
- să fie antrenaţi, în caz de necesitate, în elaborarea proiectului de decizie specialiştii respectivi.
4.3.2. Textul deciziei trebuie să fie laconic, cu formulări clare, să fie alcătuit din două părţi: partea de constatare şi cea de decizie (anexa nr. 2).
4.3.3. În partea de constatare se descriu cauzele adoptării deciziei, scopul şi sarcinile acţiunilor preconizate. Dacă drept bază pentru adoptarea deciziei a servit un document de dispoziţie al organelor ierarhic superioare, atunci în partea de constatare se indică denumirea, numărul, data şi tutlul documentului.
Partea de constatare poate să lipsească în cazul cînd acţiunile preconizate nu au nevoie de explicare.
4.3.4. Partea de decizie trebuie să înceapă cu cuvintele "Consiliul municipal...", "Primăria...", fiind urmate de cuvîntul "A DECIS", "DECIDE", care se tipăreşte cu majuscule fără a întrerupe textul.
Partea de decizie se expune pe puncte, dacă decizia preconizează mai multe măsuri cu caracter diferit. Acţiunile de acelaşi fel pot fi enumerate într-un singur punct (în alineate aparte).
Punctele deciziei se numerotează cu cifre arabe. În caz de necesitate punctele se despart în subpuncte. Numărul punctului trebuie să conţină numărul punctului şi numărul de ordine al subpunctului, separate prin punct. De exemplu: 1.1; 1.2; 3.1; 3.2.1.
În calitate de executanţi sînt indicate unităţile. Persoana oficială se indică în calitate de executant numai în cazul cînd rezolvarea sarcinii e pusă în seama unei persoane concrete. În asemenea cazuri se scrie denumirea completă a funcţiei, numele şi prenumele persoanei în cauză.
În ultimul punct al părţii de decizie se indică organizaţia sau persoana oficială, în seama căreia este pus controlul îndeplinirii deciziei.
De exemplu: "Controlul asupra rezolvării prezentei decizii se pune în sarcina...".
4.3.5. Proiectul de decizie trebuie redactat minuţios, tipărit pe formularul corespunzător, vizat de către cel ce l-a întocmit şi de către conducătorul unităţii ce propune spre examinare proiectul în cauză şi coordonat cu conducătorii unităţilor ale căror interese sînt vizate de conţinutul proiectului de decizie.
Vizele şi parafele coordonării pot fi dispuse pe recto al ultimei file a primului exemplar sau pe o filă aparte.
Pînă la semnare proiectul de decizie se vizează de compartimentul juridic.
Deciziile adoptate sînt semnate de către preşedintele Comitetului executiv raional (C.E.R.), primar şi secretar.
4.3.6. Proiectele de decizii vizate se prezintă secretarului organului respectiv cu zece zile înainte de şedinţă.
4.3.7. Proiectele de decizii, adoptate la şedinţele respective ale organelor autoadministrării locale, cu corectările şi completările de rigoare, se transmit persoanelor care au redactat proiectele pentru introducerea corectărilor şi completărilor, iar apoi se restituie secretarului pentru perfectare finală şi semnare.
La deciziile pregătite pentru semnare executanţii anexează listele unităţilor şi persoanelor, cărora urmează să le fie expediate documeniele semnate.
4.3.8. Deciziilor li se atribuie un număr format din numărul procesului-verbal al şedinţei, urmat de numărul de rînd al deciziei din ordinea de zi a şedinţei separat prin bară (de exemplu 15/3, 16/11).
4.3.9. Se interzice introducerea rectificărilor în textul original al deciziilor adoptate.
În cazul cînd în decizii se atestă greşeli, despre aceasta este informat semnatarul.
4.3.10. Copiile de pe decizii se admit numai cu permisiunea preşedintelui sau a secretarului. Chestiunea privind publicarea anumitor decizii ale organelor în cauză ţine de competenţa organelor colegiale respective.
4.4. Dispoziţia
4.4.1. Dispoziţia, de regulă, trebuie să fie alcătuită dintr-o singură parte de dispoziţie.
Partea de constatare este, de fapt partea introductivă a frazei şi începe cu formulări de tipul "în conformitate cu", "în scopul", "în vederea realizării". În aşa caz părtea dispozitivă trebuie separată de partea de constatare prin alineat.
4.4.2. Partea de bază a dispoziţiei trebuie să înceapă cu indicarea acţiunii preconizate. Acţiunea se exprimă printr-un verb la infinitiv: a obliga, a indica, a propune, a aproba etc.
4.4.3. Dispoziţia se semnează de către preşedintele executivului, primar, pretor. Dispoziţiile se numerotează consecutiv pentru fiecare an calendaristic (anexa nr. 3).
4.5. Procesul-verbal
Procesele-verbale sînt de trei feluri: proces-verbal al şedinţei, proces-verbal de constatare, proces-verbal de predare-primire. Procesele-verbale, de regulă, se întocmesc pe blanchete generale sau formulare tipizate.
Procesele-verbale se numerotează consecutiv pentru fiecare an calendaristic.
4.5.1. Procesul-verbal al şedinţei
4.5.1.1. Procesul-verbal al şedinţei se întocmeşte de către secretarii organelor respective sau de către persoane însărcinate cu redactarea lor;
4.5.1.2. Procesul-verbal al şedinţei are următoarea structură:
- titlul, cu indicarea felului şedinţei şi data ei;
- menţiuni prealabile;
- ordinea de zi;
- redarea discuţiilor, cu indicarea persoanelor care au luat cuvîntul şi ideilor, opiniilor şi propunerilor prezentate;
- deciziile luate;
- semnăturile.
4.5.1.3. Titlul procesului-verbal este alcătuit din denumirea organului colegial. De exemplu: "...al şedinţei consiliului raional", "...al şedinţei colegiului ministerului", "...al şedinţei consiliului direcţiei de cultură" etc.
4.5.1.4. La menţiuni prealabile se indică numele şi prenumele preşedintelui şi secretarului organului colegial; în ordine alfabetică - ale membrilor organului respectiv prezenţi, invitaţilor, cu indicarea denumirii unităţii pe care o reprezintă; ordinea de zi, cu enumerarea chestiunilor ce vor fi examinate, urmate de numele şi funcţiile raportorilor şi coraportorilor.
Notă: În cazul cînd numărul invitaţilor depăşeşte cifra 5, la procesul-verbal se anexează o listă a persoanelor prezente la şedinţă.
4.5.1.5. În procesele-verbale ale şedinţelor consiliilor locale la menţiuni prealabile se indică: numărul total al consilierilor, numărul consilierilor prezenţi la şedinţă, numărul invitaţilor, numele şi prenumele persoanei ce conduce şedinţa.
La procesele-verbale se anexează lista membrilor prezenţi, celor absenţi.
4.5.1.6. Ordinea de zi cuprinde totalitatea chestiunilor care urmează să fie discutate în şedinţă, numele şi funcţia raportorilor.
4.5.1.7. Textul procesului-verbal al şedinţei se întocmeşte pe baza înregistrărilor (stenografice, magnetice ete.), efectuate în timpul şedinţei, precum şi pe baza materialelor (tezelor, rapoartelor, cuvîntărilor, proiectelor, deciziilor etc.) prezentate în cadrul şedinţei.
4.5.1.8. Consecutivitatea expunerii problemelor discutate trebuie să coincidă cu cea din ordinea de zi.
4.5.1.9. Textul fiecărui compartiment al procesului-verbal trebuie să conţină următoarele componente: "S-A EXAM1NAT", "AU LUAT CUVINTUL" "S-A DECIS" sau "S-A HOTĂRIT", scrise cu majuscule.
4.5.1.10. Înaintea cuvîntului "S-A EXAMINAT" se indică numărul punctului din ordinea de zi. În rîndul următor (din alineat) se indică: prenumele, numele şi funcţia raportorului. După numele de familie se pune liniuţă şi se expune conţinutul succint al chestiunii în cauză, propunerile raportorului.
4.5.1.11. Dacă este prezentat un raport scris, conţinutul raportului nu se expune în procesul-verbal. În acest caz după numele şi prenumele raportorului se menţionează: "raportul se anexează".
Cuvîntul "S-A EXAMINAT" nu se repetă înaintea expunerii textului cuvîntării coraportorului.
4.5.1.12. Compartimentul procesului-verbal "AU LUAT CUVÎNTUL"-se perfectează la fel ca şi compartimentul "S-A EXAMINAT",
4.5.1.13. La sfîrşitul expunerii cuvîntărilor se notează decizia sau hotărîrea privind chestiunea discutată.
Formula "S-A DECIS" sau "S-A HOTĂRÎT" trebuie să fie scrisă din alineat, la două intervale mai jos de textul precedent, după care se pun două puncte. În continuare din alineat se expune textul deciziei, hoţărîrii pe puncte.
4.5.1.14. Procesele-verbale ale şedinţelor, de regulă, sînt semnate de preşedintele şi secretarul şedinţei (anexa nr. 4).
4.5.1.15. Procesele-verbale ale şedinţelor consiliilor locale sînt semnate de preşedintele şedinţei.
4.5.1.16. Procesele-verbale ale şedinţelor pot fi:
1. Redactate în registre speciale, în prealabil fiind numerotate şi parafate (pentru primării);
2. Dactilografiate pe blanchete generale sau pe hîrtie în 2 exemplare.
Dacă procesul-verbal se perfectează pe hîrtie, se indică în mod obligatoriu următoarele elemente: denumirea deplină a O.A.P., titlul actului respectiv cu indicarea ţelului şedinţei, data şi locul întocmirii.
3. Înregistrate pe bandă magnetică.
Dacă mersul şedinţei a fost înregistrat pe bandă magnetică, în baza acesteia se alcătuieşte procesul-verbal, se dactilografiază în două exemplare şi se semnează de către preşedintele şedinţei.
4.5.2. Procesul-verbal de constatare
4.5.2.1. Textul procesului-verbal este alcătuit din două părţi: introductivă şi de constatare.
În partea introductivă se indică motivul elaborării procesului-verbal şi se enumeră alcătuitorii şi cei prezenţi. După cuvîntul "Baza" se indică documentul de dispoziţie sau prescripţia orală.
După cuvîntul "INTOCMIT" se enumeră funcţiile, numele şi prenumele persoanelor care au întocmit procesul-verbal.
Dacă procesul-verbal a fost elaborat de o comisie, în acest caz se dactilografiază numele şi prenumele preşedintelui. Numele şi prenumele altor membri ai comisiei se dispun în ordine alfabetică. După cuvîntul "AU PARTICIPAT" se enumeră funcţiile, numele şi prenumele persoanelor care au fost prezente la întocmirea procesului-verbal.
În partea de constatare se expun scopurile şi sarcinile întocmirii procesului-verbal, esenţa şi caracterul lucrului efectuat, faptele stabilite, precum şi concluziile şi propunerile.
4.5.2.2. Titlul procesului-verbal trebuie să reflecte laconic conţinutul faptului sau al evenimentului ce constituie obiectul procesului-verbal.
4.5.2.3. Locul şi data întocmirii procesului-verbal trebuie să corespundă locului şi datei evenimentului ce constituie obiectul procesului-verbal.
4.5.2.4. La sfîrşitul textului (înaintea semnăturilor) se plasează informaţia cu privire la numărul de exemplare ale procesului-verbal şi destinaţia fiecăruia.
4.5.2.5. Procesul-verbal este semnat de către toate persoanele care au luat parte la întocmirea lui fără indicarea funcţiilor lor.
4.5.2.6. În cazul cînd există diferite opinii ale alcătuitorilor procesului-verbal sau ale particiipanţilor la întocmirea lui ele se notează mai jos de semnături sau pe o filă aparte.
4.5.2.7. Procesele-verbale de constatare au un domeniu de aplicare variat: procese-verbale de recepţie, de consum, de inventariere, de revizie contabilă sau control financiar, de constatare a lipsei unor documente sau a deteriorării irecondiţionabile, cu privire la selecţionarea documentelor propuse pentru eliminare etc. (anexa nr. 5).
4.5.3. Procesul-verbal de predare-primire
4.5.3.1. Procesele-verbale de predare-primire au următoarea structură:
- denumirea unităţii în cadrul căreia se efectuează predarea-primirea;
- titlul de "proces-verbal de predare-primire";
- data;
- temeiul în baza căruia se face operaţiunea de predare-primire;
- menţiuni în problema caracterului operaţiunii de predare-primire (temporar, concediu de odihnă sau medical, sau definitiv);
- numele şi funcţia persoanelor care au participat la operaţiunea de predare-primire;
- lista completă a obiectelor ce fac obiectul predării-primirii. Lista trebuie să descrie starea obiectelor predate-primite, gradul de uzare, elementele lipsă, în cazul unor maşini instalaţii, mobilier. În situaţia în care lista obiectelor predate-primite este sub formă de anexă în procesul-verbal se menţionează prezenţa anexei,
- semnăturile precedate de cuvintele "a predat", "a primit", "a asistat".
4.6. Scrisori oficiale, telegrame, mesaje telefonice
4.6.1. Scrisorile oficiale se întocmesc în O.A.P. pentru a expune un motiv (o rugăminte), a răspunde la o cerere, precum şi pentru a comunica unele informaţii.
Scrisorile de însoţire se întocmesc doar în cazul în care sînt necesare explicaţii privind modul de soluţionare a problemelor abordate în document sau redau scopul expedierii documentului anexat.
4.6.2. Textul scrisorii se compune, de regulă, din două părţi legate logic între ele. În prima parte se prezintă faptele sau evenimentele ce au servit drept motiv pentru întocmirea scrisorii.
În partea a doua se formulează concluziile, propunerile sau rugămintea.
4.6.3. Scrisorile oficiale se elaborează avînd drept subiect o singură problemă şi se dactilografiază pe blanchete de scrisori.
4.6.4. Indicarea datei, formularea titlului, notarea adresei, certificarea şi semnarea scrisorii se face în conformitate cu Regulile de întocmire a documentelor organizatorice şi de dispoziţie.
4.6.5. Telegramele se expediază în cazuri excepţionale şi se redactează în două exemplare, adresa fiind notată ca şi la scrisori. Menţiunea despre tipul telegramei (urgenţă, cifrată etc.) se face înaintea adresei.
4.6.6. Textul telegramei se expune succint, fără conjuncţii şi prepoziţii (dacă aceasta nu denaturează conţinutul), fără trecerea cuvintelor dintr-un rînd în altul şi fără corectări. Semnătura se aplică din rînd nou.
4.6.7. Mesajul telefonic se foloseşte pentru transmiterea informaţiilor prin telefon în raza oraşului, raionului. La transmiterea mesajului telefonic se indică: destinatarul, funcţia, numele şi prenumele semnatarului, data şi ora cînd a fost transmis, numărul de telefon al organizaţiei ce l-a transmis.
4.7. Note informative şi memorii
4.7.1. Textul notei informative şi a memoriului trebuie să fie alcătuit din două părţi. În prima parte se expun faptele ce au servit drept motiv pentru elaborarea documentului, iar în a doua " concluziile şi propunerile autorului.
4.7.2. Data sau perioada de timp la care se referă faptele, expuse în nota informativă sau în memoriu, trebuie inclusă în titlu. De exemplu: "Cu privire la bugetul Primăriei pe anul...".
4.7.3. Notele informative şi memoriile se dactilografiază pe blanchetele generale ale O.A.P., sînt semnate de către conducătorii acestora sau de adjuncţii lor.
Notele informative şi memoriile cu caracter intern se dactilografiază pe hîrtie şi se semnează de alcătuitori.
5. Organizarea circulaţiei documentelor
5.1. Regulile generale de organizare a circulaţiei documentelor (O.C.D.).
5.1.1. O.C.D. în O.A.P. trebuie să corespundă următoarelor cerinţe:
- circulaţia documentelor trebuie sa fie exercitată operativ, ca un scop bine determinat şi să se realizeze optimal;
- trebuie excluse instanţele şi emiterea de documente ce nu sînt dictate de necesităţi stringente;
5.2. Ordinea circulaţiei şi rezolvării documentelor de întrare
5.2.1. Primirea şi prelucrarea iniţială a corespondenţei intrate în O.A.P. se face în mod centralizat în cadrul serviciului secretariat-administrativ, iar în lipsa lor " de către funcţionarii desemnaţi în acest scop.
5.2.2. Prelucrarea iniţială a corespondenţei de intrare se reduce la verificarea corectitudinii livrării şi integrităţii corespondenţei, la fixarea faptului de intrare a documentului şi la pregătirea ei pentru a fi transmisă conform destinaţiei. Corespondenţa expediată greşit se reexpediază la adresa destinatarului indicat.
5.2.3. Toate plicurile cu excepţia celor cu menţiunea "personal" şi a scrisorilor sosite la adresa deputaţilor, organizaţiilor obşteşti, se deschid. Astfel se controlează completivitatea plicurilor şi documentelor conţinute în ele. Dacă se atestă deteriorării, lipsa documentului sau a anexei, precum şi necorespunderea numărului indicat pe plic cu numărul documentului, despre aceasta se comunică expeditorului. De regulă, plicurile se distrug, cu excepţia cazurilor cînd adresa expeditorului sau timpul expedierii şi primirii documentului pot fi stabilite numai în baza plicului.
5.2.4. Pe toate documentele de intrare, în colţul drept de jos pe recto al primei file se aplică parafa de înregistrare se fixează data primirii documentului.
5.2.5. Documentele se clasifică de către şeful S.S.A, sau de funcţionarii desemnaţi în acest scop, în documente înregistrabile şi neînregistrabile.
5.2.6. Documentele intrate, după înregitrarea lor pe fişe sau registre, fixarea parafei de înregistrare, se transmit spre examinare conducerii O.A.P. Documentele adresate unei persoane concrete se transmit, de regulă, direct acestei persoane.
5.2.7. Conducătorului O.A.P. i se transmit documentele organizaţiilor guvernamentale, ierarhic superioare, care conţin informaţii privind problemele vitale ale activităţii organului respectiv, rezolvarea cărora cere decizia conducătorului. Celelalte documente se transmit adjuncţilor sau funcţionarilor desemnaţi în acest scop.
5.2.8. Documentele trebuie transmise spre examinare în ziua primirii lor. Telegramele, mesajele telefonice şi alte acte urgente se transmit spre examinare şi rezolvare în primul rînd.
Dacă în documentul primit se fac trimiteri la alte documente, ultimele se selectează şi se transmit conducerii O.A.P. împreună cu documentele primite sau cu nota informativă respectivă.
5.2.9. Rezultatele examinării documentelor se reflectă în rezoluţiile aplicate, de regulă, pe documente pe prima filă deasupra textului în partea dreaptă de sus. Rezoluţia trebuie să conţină indicaţii clare şi exhaustive privind modul şi caracterul rezolvării documentelor, nominalizarea executantului şi termenul de rezolvare a documentului.
5.2.10. Documentele primite după examinarea lor de către conducerea O.A.P. se restituie S.S.A. sau funcţionarilor desemnaţi în acest scop pentru a înregistra textul rezoluţiei în fişa de înregistrare şi pentru a fi luate în evidenţă, în caz de necesitate. După aceasta se repartizează conform destinaţiei.
5.2.11. Documentele trebuie să conţină o singură rezoluţie. Rezoluţiile ulterioare ale conducătorilor sînt necesare cînd ele concretizează ordinea rezolvării documentelor. Examinarea documentelor trebuie să se facă într-un termen cît mai scurt, de regulă în ziua primirii documentului.
5.2.12. "Responsabil de, rezolvarea documentului este persoana nominalizată prima în rezoluţie. Responsabilului de rezolvare i se acordă dreptul de a-i convoca pe coexecutanţi.
5.2.13. Documentele rezolvate se transmit pentru a fi cusute la dosar în acele subdiviziuni sau acelor funcţionari, care întocmesc dosarele în problemele respective.
5.3. Ordinea circulaţiei documentelor de ieşire şi celor interne în procesul pregătirii lor
5.3.1. Ordinea circulaţiei documentelor de ieşire include alcătuirea proiectului documentului, elaborarea lui, coordonarea, vizarea (cînd e necesar), semnarea (aprobarea), înregistrarea (documentelor înregistrabile) şi expedierea.
5.3.2. În scopul încunoştinţării şi coordonării prealabile, proiectul documentului poate fi multiplicat şi transmis concomitent tuturor persoanelor şi unităţilor participante la elaborarea lui.
5.3.3. Pînă la transmiterea documentului pregătit spre semnare executantul trebuie să verifice conţinutul lui, corectitudinea perfectării, prezenţa vizelor şi a anexelor. Documentul este prezentat spre semnare însoţit de materialele în baza cărora a fost elaborat.
5.3.4. Documentele de ieşire sînt semnate de către conducerea O.A.P., de către şefii subdiviziunilor structurale ale acestora. Actele semnate se transmit pentru înregistrare şi expediere S.S.A.
5.3.5. Prelucrarea corespondenţei expediate se reduce la: sortarea, adresarea, împachetarea, stabilirea costului de expediere, completarea formularelor poştale şi predarea ei la oficiul poştal. Pentru corespondenţa recomandată se alcătuieşte un inventar de expediere.
5.3.6. S.S.A. sau funcţionarii desemnaţi în acest scop verifică corectitudinea perfectării documentelor, prezenţa anexelor indicate în documentul de bază. Documentele întocmite greşit se restituie executanţiior.
Documentele expediate concomitent pe aceeaşi adresă se pun într-un singur plic.
Documentele transmise pentru expediere trebuie prelucrate şi expediate în aceeaşi zi.
5.3.7. Documentele interne se elaborează, se perfectează şi se rezolvă în cadrul O.A.P. şi subdiviziunilor lor structurale.
Circulaţia documentelor interne la etapele elaborării şi perfectării lor se organizează în corespundere cu regulile generale de circulaţie a documentelor de ieşire, iar la etapa de rezolvare (utilizare) - cu cele privind documentele de intrare.
5.3.8. Proiectele documentelor de dispoziţie, după întocmirea şi coordonarea lor cu persoanele şi organizaţiile interesate, se transmit spre examinare organului respectiv sau spre semnare conducerii O.A.P., subdiviziunilor structurale ale acestora. Fiind semnate, documentele menţionate se înregistrează, se multiplică şi se transmit sau se expediază pentru rezolvare.
5.3.9. Specificul circulaţiei proceselor-verbale ale şedinţelor îl constituie lipsa etapelor de pregătire a proiectului documentului, de vizare şi coordonare a lui. Procesele-verbale ce conţin însărcinări pentru persoane oficiale sau organizaţii din subordine se transmit destinatarilor în forma unor exemplare multiplicate sau a unor extrase din procesele-verbale.
5.3.10. Memoriile remise conducerii O.A.P., secţiilor şi serviciilor acestora, notele informative, comunicatele şi alte documente interne cu caracter operativ se examinează de către persoanele oficiale cărora le-au fost adresate, după care se transmit în modul stabilit pentru executare în subdiviziunile corespunzătoare sau se depun la dosarul respectiv.
5.3.11. Distribuirea documentelor în interiorul O.A.P. o efectuează S.S.A. sau persoanele responsabile de asigurarea documentară.
5.4. Ordinea primirii şi remiterii documentelor
5.4.1. Primirea şi remiterea documentelor de intrare, ieşire şi a celor interne, la toate etapele circulaţiei se face cu menţiuni speciale în fişa, în registrul de înregistrare sau în alte fişe de evidenţă. Sub semnatură se pot remite documentele luate la control sau alte documente importante.
5.4.2. Remiterea documentelor în cadrul subdiviziunii structurale trebuie să se facă prin intermediul secretarului (persoanei responsabile) care face menţiunea respectivă în fişa sau registrul de înregistrare. Circulaţia documentului dintr-un compartiment în altul se face prin intermediul S.S.A. sau a funcţionarului responsabil în cauză. În fişa sau registrul de înregistrare se face menţiunea respectivă privind transmiterea documentului.
6. Înregistrarea documentelor şi constituirea aparatului informativ
6.1. Regulile generale de înregistrare a documentelor
6.1.1. Fiecare document se înregistrează doar o singură dată. Documentele de intrare se înregistrează în ziua primirii, iar cele de ieşire şi cele interne " în ziua semnării.
Nici un act din cele înregistrabile nu poate fi remis spre rezolvare fără a fi înregistrat.
La transmiterea documentelor înregistrate dintr-un compartiment în altul, ele nu sînt supuse înregistrării repetate.
6.1.2. Înregistrarea documentelor se face în mod centralizat în cadrul S.S.A.
6.1.3. Înregistrarea documentelor se face în dependenţă de tipul documentelor, conţinutul acestora şi de autori. De exemplu se înregistrează separat documentele guvernamentale, ordinele şi dispoziţiile conducătorilor privind activitatea de bază, personalul scriptic, hotărîrile colegilor O.A.P., deciziile consiliilor locale etc.
6.1.4. Se înregistrează în mod obligatoriu documentele primite de la organele ierarhic superioare sau cele expediate pe adresa lor, documentele interne de importanţă majoră (hotărîri, dispoziţii, ordine, procese-verbale, memorii etc.), precum şi propunerile, cererile şi sesizările cetăţenilor.
Documentele primite de la alte organizaţii sau expediate pe adresa lor se înregistrează numai dacă ele cer soluţionare sau răspuns.
6.1.5. O.A.P. trebuie să aibă la dispoziţie lista documentelor ce nu se înregistrează (anexa nr.6). Lista unor asemenea documente este aprobată de şefii S.S.A. ale O.A.P.
6.1.6. Indicele documentului de intrare, de ieşire şi a celui intern constă, de regulă, din indicele dosarului conform nomenclatorului şi din numărul curent de înregistrare.
Drept indice al documentelor de dispoziţie şi al proceselor-verbale se prezintă numerele lor de înregistrare, care se atribuie în limitele fiecărui tip de document.
6.2. Înregistrarea documentelor şi regulile de completare ale acestora
6.2.1. Documentele pot fi înregistrate pe fişe, în registre sau pe suporţii intermediari.
6.2.2. Pentru înregistrarea documentelor în registre se folosesc registre de două feluri:
- registre de intrare (anexa nr.7)
- registre de ieşire (anexa nr.8).
De regulă, registrele se tipărese în condiţii tipografice
6.2.3. Pentru înregistrarea documentelor pe fişe se folosesc fişe tipărite în condiţii tipografice de formatul A5 (210 X 148) sau de forma - A6 (148 X 105) (anexa nr. 9).
6.2.4. Completarea elementelor pe fişele de înregistrare
6.2.4.1. La rubrica "Corespondent" se înscrie denumirea unităţii expeditor sau a unităţii destinatar. La înregistrarea propunerilor, cererilor şi sesizărilor cetăţenilor se înscrie numele de familie, locul de lucru sau adresa de la domiciliu.
6.2.4.2. La rubrica "Termen de rezolvare" se indică data la care documentul trebuie să fie rezolvat.
6.2.4.3. La rubrica "Numărul filelor" se indică numărul de file ale documentului de bază şi ale celui anexat.
6.2.4.4. La rubrica "Data intrării şi indicele documentului" se indică data primirii documentului şi indicele care i se atribuie în unitatea în care se înregistrează.
6.2.4.5. La rubrica "Data şi indicele documentului" se înscrie data şi indicele atribuit acestuia de unitatea care l-a elaborat.
6.2.4.6. La rubrica "Tipul documentului şi conţinutul succint" se indică tipul documentului, titlul şi continutul acestuia pe scurt.
6.2.4.7. La înregistrarea scrisorilor, tipul documentului nu se indică.
6.2.4.8. La înregistrarea pe fişă a conţinutului rezoluţiei se indică autorul ei şi data.
6.2.4.9. Nota cu privire la rezolvarea documentului trebuie să reflecte soluţionarea în esenţă a chestiunii, data şi indicele documentului de răspuns. Dacă nu se cere un răspuns scris, se indică data, autorul şi modul de soluţionare a problemei abordate în documentul de iniţiativă.
6.2.4.10. La rubrica "Menţiuni privind controlul se fixează notele vizînd controlul termenelor de rezolvare a documentului, în care se indică data efectuării controlului şi cauzele concrete ale tărăgănării rezolvării documentului. Rubrica poate fi folosită pentru note privind circulaţia documentului.
6.2.4.11. Rubricile fişei de înregistrare "Fondul nr.", "Inventarul nr." "Dosarul nr." se completează în arhivă.
6.2.4.12. Pentru atribuirea numerelor de înregistrare curentă a documentelor de iniţiativă, de intrare şi ieşire se foloseşte baremul unic (anexa nr. 10).
7. Controlul rezolvării documentelor
7.1. Sarcinile controlului rezolvării documentelor
7.1.1. Scopul controlului este de a asigura rezolvarea calitativă şi în termenele stabilite a documentelor şi însărcinărilor fixate în ele.
7.1.2. Controlul asupra rezolvării documentelor este realizat de către conducătorii O.A.P. şi ai subdiviziunilor acestora. Controlul asupra termenelor de rezolvare a documentelor se pune în sarcina S.S.A. sau a funcţionarilor desemnaţi în acest scop.
7.2. Termenele de rezolvare a documentelor
7.2.1. Termenele rezolvării documentelor pot fi termene tip şi termene individuale.
7.2.2. Termenele tip de rezolvare se stabilesc, de regulă, pentru categoriile de masă ale documentelor ce urmează să fie luate la control în corespundere cu Lista-model (anexa nr. 11).
În celelalte cazuri termenele de rezolvare a documentelor nu vor depăşi 10 zile. Un termen mai îndelungat poate fi stabilit pentru rezolvarea documentelor dificile prin caracterul rezolvării acestora.
7.2.3. Termenele individuale de rezolvare se stabilesc pentru documentele de importanţă majoră de către conducătorii O.A.P. şi ai subdiviziunilor acestora sau se indică direct în document.
La stabilirea termenului de rezolvare se ţine cont de complexitatea conţinutului documentului şi de posibilităţile practice ale unităţii.Termenele individuale se fixează în rezoluţia conducătorului. Dacă termenul individual de rezolvare a documentului se deosebeşte de termenul-tip, stabilit pentru categoria respectivă de documente, timpul rezolvării se consideră termenul individual.
7.2.4. Dacă în documentul de intrare este indicat termenul care presupune primirea răspunsului, acest termen trebuie respectat.
7.2.5. Termenul de rezolvare a documentului intrat se calculează din momentul primirii lui în O.A.P.
7.2.6. Termenul de rezolvare a documentului poate fi prelungit numai de către persoana sau unitatea care 1-a stabilit. Prelungirea termenului de rezolvare trebuie efectuată odată cu primirea documentului sau cu cel puţin 2-3 zile înainte de expirarea termenului de rezolvare, dacă pe parcursul rezolvării se constată imposibilitatea respectării termenului indicat. În caz contrar se consideră că documentul nu a fost rezolvat în termen.
7.2.7. Controlul asupra desfăşurării rezolvării documentului se realizează din momentul primirii lui. În cazul reţinerii rezolvării documentului, conducătorii O.A.P. şi ai subdiviziunilor acestora sînt obligaţi să ia măsuri pentru a elucida şi a înlătura cauzele reţinerii şi pentru a asigura rezolvarea în termen a documentului.
7.3. Efectuarea controlului asupra rezolvării documentelor
7.3.1. Controlul asupra rezolvării documentelor se face după fişele şi registrele de înregistrare.
Controlul asupra rezolvării însărcinărilor din documentele de dispoziţie internă se face, deasemenea, cu ajutorul fişelor sau registrelor. Fişele de control se elaborează şi pentru însărcinările conducerii O.A.P. şi ale subdiviziunilor ei exprimate oral.
7.3.2. Pe fişele şi documentele de control, în locul stabilit de Regulile pentru întocmirea documentelor organizatorice şi de dispoziţie, se fixează simbolul controlului - "C" sau parafa "Control".
În registre menţiunea de control se fixează în rubrica "Note cu privire la rezolvarea documentului".
7.3.3. Controlul asupra rezolvării propunerilor, cererilor şi sesizărilor cetăţenilor se face după fişierul scrisorilor sau registrul de înregistrare a acestora.
7.3.4. Documentul se consideră rezolvat numai atunci cînd sînt soluţionate problemele abordate în el şi autorului i s-a expediat răspunsul. Dacă rezolvarea nu a fost documentată, nemijlocit pe document, pe fişa de control sau în registru se face menţiunea respectivă.
7.3.5. După rezolvare documentele se scot de la control. A scoate documentele de la control poate numai cel organ sau persoană oficială care l-a luat la control. În asemenea situaţii pe document, pe fişă sau în registru se face menţiunea respectivă.
7.3.6. Datele privind rezolvarea documentelor luate la control se generalizează conform situaţiei de la ziua întîi a fiecărei luni şi se raportează conducerii O.A.P. şi a subdiviziunilor acestora.
În O.A.P. se fac bilanţuri lunare privind rezolvarea documentelor ce urmează a fi luate la control (anexa nr. 12).
8. Întocmirea nomenclatorului dosarelor şi constituirea dosarelor
8.1. Întocmirea nomenclatorului dosarelor
8.1.1. Nomenclatorul dosarelor reprezintă o listă a tuturor dosarelor care se constituie în O.A.P. pe baza indicatorului termenelor de păstrare, sub forma unui tabel, în care se înscriu, pe compartimente de muncă, grupele de documente create de acestea în raport cu problemele la care se referă, cu indicarea termenelor de păstrare.
În nomenclator se includ şi registrele, condicile, fişierele şi alte materiale preconstituite.
8.1.2. Nomenclatorul dosarelor serveşte: la repartizarea şi clasificarea documentelor rezolvate în dosare, ca idicator al indicilor documentelor şi al termenului de păstrare a dosarelor, în calitate de schemă pentru alcătuirea catalogului informativ al documentelor rezolvate şi pentru întocmirea inventarelor dosarelor cu termen permanent şi temporar (pînă la 10 ani) de păstrare în arhiva Q.A.P.
8.1.3. Există 3 feluri de nomenclatoare: tip, model şi nomenclatorul organizaţiei concrete.
Nomenclatorul-tip şi model se întocmesc de către serviciile secretariat-administrativ ale O.A.P. pentru organizaţiile subordonate şi se aprobă de către şefii lor.
Pînă la aprobare ele se coordonează cu comisia centrală de expertiză (C.C.E ) a organului respectiv şi Serviciul de Stat de Arhivă.
Nomenclatorul-tip se întocmeşte pentru organizaţiile cu structură şi activitate omogenă. El determină componenţa tipică a dosarelor cu un sistem unic de indexare şi, serveste drept act normativ.
Nomenclatorul dosarelor-model determină componenţa şi indexarea aproximativă (model) a dosarelor organizaţiilor omogene după activitate, dar cu structură diferită.
Ele au un caracter recomandabil.
8.1.4. Nomenelatoarele dosarelor O.A.P, se întocmesc de către S.S.A. sau de funcţionarii desemnaţi în acest scop pe baza nomenclatoarelor subdiviziunilor structurale şi cu ajutorul metodic al arhivei O.A.P.
Nomenclatoarele dosarelor se întocmesc dupa o formă prestabilită, se coordonează cu arhiva de stat respectivă, se aprobă de către conducerea O.A.P. şi se pune în aplicare începînd cu 1 ianuarie al fiecărui an nou (anexa nr. 13).
8.1.5. Nomenclatorul dosarelor nu se modifica anual, ci numai în cazul cînd au loc schimbări în structura unităţii. Dacă se înfiinţeaza noi compartimente de muncă sau subdiviziuni în cadrul lor, nomenclatorul se completează cu denumirea acestora şi grupele de dosare pe care le constituie. În acest scop în fiecare compartiment al nomenclatorului se lasă numere de rezervă. Dacă asemenea modificări nu au avut loc, nomenclatorul la sfîrşitul fiecărui an, se precizează şi se redactilografiază. Exemplarul anual al nomenclatorului este un document ce se păstrează şi se include în compartimentul nomenclatorului S.S.A. respectiv.
8.1.6. După aprobarea nomenclatorului dosarelor O.A.P. subdiviziunile structurale ale acestuia primesc extrase din compartimentele corespunzătoare pentru organizarea corectă a lucrărilor de secretariat.
8.1.7. În nomenclatoarele dosarelor O.A.P. şi ale subdiviziunilor acestora se include toată documentaţia atît cea proprie, cît şi cea primită din afară.
În nomenclatorul dosarelor nu se includ, de regulă, publicaţiile Parlamentului şi ale Guvernului Republicii Moldova, broşurile, îndrumarele, buletinele şi alte publicaţii similare.
8.1.8. Nomenclatorul dosarelor se alcătuieşte pe scheme structurale (dacă există o structură bine definită) sau pe direcţiile de activitate (în subdiviziunile fără structură).
La alcătuirea nomenclatorului dosarelor pe scheme structurale, în calitate de compartimente figurează denumirile subdiviziunilor structurale, amplasate în conformitate cu schema de încadrare. Drept compartimente ale nomenclatoarelor dosarelor în subdiviziunile fără structură-figurează subdiviziunile sau direcţiile de activitate.
8.1.9. Indicele dosarelor O.A.P. sau ale subdiviziunilor acestora constau din marcarea subdiviziunilor structurală sau a direcţiilor de activitate şi din numărul de ordine al dosarelor în cadrul subdiviziunii sau direcţiei de activitate respective. Indicii dosarelor se notează prin cifre arabe. De exemplu: 12-05, unde 12 indică subdiviziunea structurală, iar 05 - numărul de ordine al titlului dosarului, conform nomenclatorului.
În nomenclatorul dosarelor se recomandă să se păstreze aceiaşi indici pentru dosarele similare din cadrul diferitor subdiviziuni structurale şi pentru dosarele transmisibile.
În secţiile fără structură ale O.A.P. şi cu un număr mic de documente indicii dosarelor sînt numerele de ordine ale acestora conform nomenclatorului.
8.1.10. Titlurile dosarelor se înscriu în compartimentele respective ale nomenclatorului în funcţie de gradul de importanţă al documentelor.
La început se înscriu titlurile dosarelor ce conţin documente cu caracter organiziatoric şi de dispoziţie. În continuare se înscriu titlurile dosarelor care conţin documente de planificare şi evidenţă, corespondenţă etc.
Titlurile dosarelor se stabilesc în dependenţă de conţinutul documentelor grupate în dosare, indicîndu-se tipul documentului (hotărîre, dispoziţie, proces-verbal), precum şi alte date care precizează conţinutul dosarului, informaţii privitor la autor, unele detalii ale evenimentelor descrise, indicaţii cu privire la autenticitate sau prezenţa copiilor.
8.1.11. Rubrica a treia a nomenclatorului dosarelar se completează la sfîrşitul anului calendaristic.
8.1.12. La rubrica "Note" se înscriu denumirile indicatoarelor termenelor de păstrare utilizate pentru determinarea termenului de păstrare a dosarului, se fac menţiuni privitor la alcătuirea dosarelor transmisibile, selectarea dosarelor pentru eliminare, responsabilii de gruparea dosarelor, transmiterea lor în altă unitate pentru a fi continuate etc.
8.1.13. La sfîrşitul anului, nomenclatorul se încheie cu o notă de totalizare privind numărul dosarelor la momentul respectiv.
8.1.14. În obligaţiunile O.A.P. intră şi întocmirea indicatoarelor termenelor de păstrare a documentelor precum şi ale unitaţilor subordonate lor, care se aprobă de Serviciul de Stat, de Arhivă al Republicii Moldova.
8.2. Constituirea dosarelor
8.2.1. Constituirea dosarelor înseamnă gruparea documentelor rezolvate în dosare, conform nomenclatorului.
8.2.2. Gruparea documentelor în dosare se efectuează de către S.S.A. sau persoanele responsabile pentru ţinerea lacrărilor de secretarit la sfîrşitul fiecărui an calendaristic. La gruparea dosarelor se va ţine cont de următoarele: se grupează numai documentele rezolvate, documentele care vizează aceleaşi probleme şi au acelaşi termen de păstrare. Documentele din dosar se ordonează cronologic, în ordinea numerelor de intrare sau a datei începînd co numărul cel mai mic, astfel încît actele mai vechi " din ianuarie să fie la începutul dosarului, iar cele mai noi - din decembrie - la sfîrşitul dosarului. Se înlătură documentele nefolositoare, respectiv dubletele, maculatoarele, documentele din alt domeniu, de asemenea acele, agrafele, clamele metalice şi filele nescrise.
8.2.3. Documentele cu termen permanent şi temporar da păstrare se clasifică în dosare separate.
8.2.4. Actele de dispoziţie şi decizie se grupează împreună cu anexele. Anexele de volum mic se conexează la documentele la care se referă. Anexele de volum mare trebuie păstrate în dosare aparte.
Statutele, regulamentele, instrucţiunile, aprobate prin documente de dispoziţie, se consideră anexe ale acestora şi se unese. Dacă au fost aprobate ca documente aparte, atunci se grupează separat.
8.2.5. Procesele-verbale se grupează în ordine cronologică pe numere. Materialele la procesele-verbale se grupează în dosare în dependenţă de volumul lor - împreună cu procesul-verbal sau, aparte şi se sistematizează în ordinea numerelor proceselor-verbale.
8.2.6. Ordinele, dispoziţiile referiteare la activitatea de bază se grupează separat de cele referitoare la personalul scriptic.
8.2.7. În dosarele personale documentele se coasă în ordinea intrării lor. Fişele conturilor analitice ale funcţionarilor şi alte documente similare se grupează în dosare separate în ordinea alfabetică a numelor de familie.
8.2.8. Propunerile, cererile şi sesizările cetăţenilor se grupează separat: a) propuneri şi cereri privind perfecţionarea activităţii O.A.P. şi b) cereri şi sesizări cu caracter personal. În aceste dosare documentele se clasifică în ordine cronologică sau alfabetică.
Fiecare cerere (sesizare) şi documentele ce ţin de examinarea ei formează un grup aparte. În cazul cînd se primeşte o cerere (sesizare) repetată sau apar documente suplimentare (pe parcursul anului calendaristic), acestea se conexeaza la grupul dat de documente.
8.2.9. Corespondenţa se clasifică în dosare pe perioada anului calendaristic şi include toate documentele ce apar în procesul soluţionării problemei. Corespondenţa se sistematizează în consecutivitate cronologică: documentul-răspuns se ataşează la documentul-cerere.
La reluarea corespondenţei într-o anumită problemă documentele se includ în dosarul anului în curs, cu indicarea indicelui dosarului din anul precedent.
8.2.10. Indicaţiile metodice şi controlul asupra corectitudinii grupării dosarelor intră în obligaţiunile S.S.A. sau ale funcţionarilor desemnaţi semnaţi în acest scop.
8.2.11. În procesul clasificării documentelor se verifică corectitudinea perfectării lor (prezenţa semnăturilor, a datelor, indicilor, certificatului).
Documentele neperfectate sau perfectate greşit se restituie executantului spre finisare.
9. Pregătirea documentelor pentru păstrare de stat şi
valorificarea lor ulterioară
valorificarea lor ulterioară
9.1. Expertiza valorii documentelor
9.1.1. Expertiza valorii documentelor constă în stabilirea valorii nominale a documentelor în scopul selectării lor pentru păstrare de stat şi stabilirea termenelor de păstrare.
9.1.2. În scopul organizării şi efectuării expertizei valorii documentelor şi selectării lor pentru păstrare permanentă, precum şi pentru controlul şi acordarea ajutorului metodic în ministerele, departamentele de stat se constituie comisii centrale de expertiză (C.C.E.), iar în organizaţiile subordonate acestora şi în consiliile locale - comisii de expertiză (C.E.)
9.1.3. Funcţiile şi drepturile comisiilor de expertiză sînt determinate în regulamentele lor, confirmate de conducerea organelor respective în baza Regulamentului-model (anexa nr. 14) aprobat de Serviciul de Stat de Arhivă.
9.1.4. Expertiza valorii documentelor se efectuează anual. Selecţionarea documentelor pentru păstrare permanentă se face în baza Indicatorului termenelor de păstrare, a nomenclatorului dosarelor, răsfoind fiecare filă în parte.
9.1.5. În procesul expertizei valorii documentelor se selectează documentele cu termen permanent şi temporar de păstrare (peste 10 ani) pentru depunere în arhiva departamentală; documentele cu termen temporar ce vor rămîne în continuare în compartimentele de muncă şi documentele al căror termen de păstrare a expirat.
9.1.6.. Ca rezultat al expertizei valorii documentelor se întocmesc inventare ale dosarelor cu termen permanent şi temporar (peste 10 ani) de păstrare, ale personalului scriptic, precum şi procese-verbale de eliminare a documentelor, al căror termen de păstrare a expirat.
9.1.7. Registrele, condicele şi alte scripte preconstituite se trec în inventar după dosare.
9.2. Perfectarea dosarelor
9.2.1. La finele fiecărui an organele administraţiei publice sînt obligate să pregătească documentele pentru predare la arhiva departamentală. În scopul acesta se efectuează definitivarea şi perfectarea dosarelor constituite în cursul anului, care constă în:
- numerotarea filelor dosarelor, care începe cu numărul 1. Ele se numerotează în colţul din dreapta, sus, cu creion negru. În dosarele compuse din mai multe volume filele fiecărui volum se numerotează separat.
Fiecare dosar trebuie să conţină cel mult 250 de file (o grosime de 30 - 40 mm);
- certificarea dosarului: pe o filă nescrisă, adăugată la sfîrşitul dosarului sau pe ultima pagină rămasă nescrisă a registrelor şi condicelor se face următoarea certificare: "Prezentul dosar (registru, condică etc.) conţine... file (în cifre şi, în paranteze, în litere)". Se indică data cînd a fost efectuată certificarea şi semnătura executantului;
- coaserea sau legarea dosarelor trebuie să asigure citirea completă a textului, datelor şi rezoluţiilor;
- completarea datelor pe prima copertă a dosarului (anexa nr. 15);
- verificarea conformităţii titlurilor dosarelor cu componenţa documentelor incluse în el. În cazurile necesare, în titlul dosarului se pot face rectificări (indicînd numerele ordinelor, proceselor-verbale, modificările denumirilor etc.).
9.2.2. În dosare se clasifică documentele acumulate pe parcursul unui an. Fac excepţie dosarele transmisibile.
9.2.3. Dosarele cu termen temporar de păstrare nu sînt supuse perfectării.
9.3. Întocmirea inventarelor dosarelor
9.3.1. La finele fiecărui an se face, inventarierea dosarelor închise, ce conţin documente cu termen permanent şi temporar (peste 10 ani) de păstrare şi cele ale personalului, care au fost supuse expertizei, grupate şi definitivate conform prezentei Instrucţiuni.
9.3.2. Inventarul dosarului este un ghid arhivistic, un document de evidenţă ce reprezintă o listă sistematizată a titlurilor dosarelor, a componenţei şi conţinutului documentelor cuprinse în el.
9.3.3. Inventarele se întocmesc separat pentru:
- dosarele cu termen permanent de păstrare;
- dosarele cu termen temporar de pastrare (peste 10 ani);
- dosarele personalului;
- dosarele cu un anumit specific (registre de gospodărie, acţiuni de notariat, registre cadastrale etc.).
9.3.4. Pentru dosarele cu termen temporar de păstrare (pînă la 10 ani) inventare nu se întocmesc.
9.3.5. În compartimentele de muncă ale O.A.P. anual de către persoanele responsabile de arhivă se întocmesc inventare ale dosarelor cu termen permanent de păstrare, care la timpul respectiv se predau arhivei departamentale a O.A.P. În viitor aceste inventare vor servi drept bază pentru întocmirea inventarelor centralizatoare ale O.A.P. Acestea sînt întocmite de către arhiva organului respectiv, fiind apoi predate la păstrare de stat.
9.3.6. La întocmirea inventarelor se respectă următoarele cerinţe:
- în inventar se includ doar dosarele închise (scoase din lucrările de secretariat);
- titlurile dosarelor se ordonează pe compartimente, în ordinea în care acestea figurează în nomenclator;
- fiecare dosar este inclus în inventar sub un număr aparte. Dacă dosarul este compus din 2"3 volume, fiecare volum se numerotează separat.
- numerotarea dosarelor în inventar se efectuează în modul stabilit pentru cîţiva ani;
- dacă în inventar sînt incluse cîteva dosare cu acelaşi titlu, se scrie deplin doar titlul primului dosar, restul poartă menţiunea "idem". Celelalte date se completează deplin.
- dosarele transmisibile se includ în inventar în anul încheierii lor;
- ordinea confirmării numerelor la inventarele compartimentelor de muncă se coordonează cu arhiva O.A.P.;
- rubrica "Note" din inventar se foloseşte pentru indicarea stării fizice a dosarului, documentelor, datelor privitoare la primirea sau transmiterea acestora altor compartimente de muncă, prezenţa copiilor etc.
Compartimentele anuale ale inventarelor se întocmesc conform formei stabilite (anexa nr. 16): pentru dosarele cu termen permanent de păstrare în patru exemplare, pentru cele cu termen temporar de păstrare şi cele privind personalul - trei exemplare.
9.3.7. Inventarele semnate, verificate şi certificate se expediază spre aprobare instituţiei arhivistice respective.
9.3.8. Inventarele unităţilor ce păstrează permanent documentele Fondului Arhivistic de Stat şi ale Fondului Arhivistic Obştesc sînt examinate de către acestea de sine stătător, conform "Instrucţiunii cu privire la eliminarea documentelor organizaţiilor obşteşti, ministerelor, departamentelor ce le păstrează permanent".
9.4. Păstrarea provizorie a documentelor
9.4.1. Din momentul deschiderii dosarelor şi pînă la predarea lor în arhiva departamentală ele se păstrează în încăperile compartimentelor de muncă.
9.4.2. Dosarele se păstrează în birourile de lucru sau în încăperi amenajate special pentru arhivă, dotate cu mijloace adecvate de păstrare, pentru a preveni degradarea, distrugerea sau sustragerea documentelor.
9.4.3. Dosarele se păstrează în dulapuri de cancelarie ce se încuie, pentru a le proteja de praf şi raze solare şi a asigura integritatea acestora.
9.4.4. Conducătorii compartimentelor de muncă şi persoanele responsabile de lucrările de secretariat poartă răspundere pentru păstrarea documentelor.
9.4.5. Constituirea şi păstrarea dosarelor conform nomenclatorului permite găsirea cu uşurinţă şi utilizarea acestora. Extrasul din nomenclator se afişează pe uşa dinăuntrul dulapului, pe cotoarele dosarelor se notează indicativele din nomenclator.
9.4.6. Ridicarea şi eliberarea unor anumite documente din dosarele cu termen permanent de păstrare este interzisă. În cazuri excepţionale (de exemplu, la solicitarea organelor judiciare) o asemenea ridicare se poate face cu permisiunea şefului organului respectiv, lăsînd o copie exactă a documentului ridicat şi un proces-verbal privind cauzele ridicării originalului.
9.4.7. În cazul desfiinţării sau comasării O.A.P. sau a compartimentelor de muncă ale acestora documentele de arhivă se predau persoanei care a preluat activitatea.
9.4.8. Remiterea dosarelor funcţionarilor, altor compartimente de muncă, în interes de serviciu, se face numai cu permisiunea şefului în baza unui registru sau fişe speciale unde se indică subdiviziunea, indicativul dosarului, data eliberării şi restituirii, persoana căreia i-a fost eliberat documentul, semnătura de primire şi restituire.
9.5. Depunerea documentelor spre păstrare la arhiva departamentală
9.5.1. Documentele constituite în activitatea organelor administraţiei publice, care au însemnătate istorică, social-culturală, ştiinţifică, economică şi politică, fac parte din Fondul Arhivistic al Republicii Moldova. Indiferent de apartenenţa departamentală, timpul şi locul emiterii, mijloacele de fixare a informaţiei, aceste documente urmează să fie depuse la păstrare de stat.
9.5.2. În scopul păstrării documentelor Fondului Arhivistic al Republicii Moldova şi a documentelor cu termen temporar de păstrare şi de însemnătate practică (inclusiv documentele personalului), ţinerii evidenţei, utilizării, selectării şi pregătirii acestora pentru depunere la păstrare de stat, O.A.P. constituie arhive departamentale.
9.5.3. În activitatea lor arhivele departamentale se călăuzesc de legislaşia în vigoare a Republicii Moldova, de ordinele şi dispoziţiile O.A.P., de documentele normative şi metodice ale Serviciului de Stat de Arhivă şi instituţiilor subordonate lui, de regulamentul arhivei O.A.P. în cauză.
9.5.4. În arhiva departamentală se depun dosarele cu termen permanent şi temporar (peste 10 ani) de păstrare şi cele ale personalului scriptic în baza inventarelor. Celelalte dosare nu se depun în arhivă, ci se păstrează în compartimentul de muncă, iar după expirarea termenului de păstrare fixat se elimină în mondul stabilit.
9.5.5. Predarea dosarelor din compartimentele de muncă la arhiva departamentală se face conform graficului stabilit, întocmit de arhivă, coordonat cu conducerea acestora şi confirmat de şeful S.S.A.
9.5.6. Procesul pregătirii în compartimentele de muncă a documentelor şi dosarelor pentru păstrare în arhiva departamentală este controlat de şeful (responsabilul) arhivei. Toate neajunsurile constatate se înlătură de compartimentele de muncă în cauză.
9.5.7. Primirea documentelor se face de către şeful (responsabilul) arhivei în prezenţa lucrătorului din compartimentul de muncă respectiv. În ambele exemplare ale inventarelor, în dreptul fiecărui dosar, se menţionează prezenţa sau lipsa acestora. La sfîrşitul inventarului se indică în cifre şi litere numărul dosarelor primite spre păstrare, numerele dosarelor lipsă, data primirii şi semnăturile celor ce au predat-primit documentele.
9.5.8. Şeful (responsabilul) arhivei este obligat să ţină evidenţa inventarelor documentelor şi a circulaţiei acestora pe parcursul păstrării lor în arhiva departamentală.
9.5.9. Documentele pot fi scoase din evidenţa arhivei în cazul selectării, deteriorării irecondiţionabile, cînd sînt predate la păstrare de stat sau cînd se constată lipsa acestora.
În toate cazurile menţionate mai sus, lucrătorul care răspunde de arhivă este obligat să întocmească procesul-verbal, care va fi prezentat conducerii O.A.P. spre aprobare, fiind coordonat cu instituţia arhivistică respectivă.
9.5.10. Dacă unitatea nu are compartimente de muncă, ordonarea dosarelor se face numai pe ani, avîndu-se în vedere că dosarele care cuprind documente din mai mulţi ani să fie ordonate la anul de început.
9.5.11. După expirarea termenelor-limită de păstrare provizorie a documentelor O.A.P., stabilite de Regulamentul cu privire la Fondul arhivistic de Stat, ele se depun la păstrare permanentă în arhivele de stat.
9.5.12. Serviciul de Stat de Arhivă al Republicii Moldova stabileşte categoriile unităţilor subordonate O.A.P., de la care se primesc sau nu se primesc documente în arhivele de stat, şi indică categoriile de documente ce urmează să fie depuse la păstrare de stat.
Anexa 1
la p.4.1.1.
MINISTERUL ECONOMIEI STEMA DE STAT МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИКИ
AL REPUBLICII MOLDOVA РЕСПУБЛИКИ МОЛДОВА
ORDIN
ПРИКАЗ
____________________ 199___ Nr. ______
or. Chişinău
Cu privire la asigurarea
păstrării reglementare
a documentelor de arhivă
În rezultatul verificării prezenţei dosarelor s-a constatat pierderea a 10 dosare cu termen permanent de păstrare pe anii 1980"1985, pierdere cauzată de lipsa încăperii cu condiţii corespunzătoare pentru păstrarea documentelor şi de atitudinea iresponsabilă a şefului arhivei ministerului dl lon Munteanu faţă de păstrarea şi integritatea acestora.
În scopul prevenirii pierderii documentelor şi asigurării condiţiilor respective de păstrare a lor,
ORDON:
1. A avertiza şeful arhivei ministerului dl. lon Munteanu pentru deficienţele depistate.
2. A se repartiza spaţiu separat pentru păstrarea documentelor de arhivă, amenajîndu-1 în corespundere cu cerinţele la zi.
3. ...
Ministru, Semnătura Numele, prenumele
Model de ordin
Anexa 2
la p.4.3.2.
REPUBLICA MOLDOVA STEMA DE STAT РЕСПУБЛИКА МОЛДОВА
CONSILIUL ORĂŞENESC КИШИНЕВСКИЙ ГОРОДСКОЙ
CHIŞINĂU СОВЕТ
PRIMĂRIA ПРИМЭРИЯ
D E C I Z I E
Р Е Ш Е Н И Е
_________________ 199___ Nr. ______
or. Chişinău
Cu privire la programul de
Activitate al Primăriei oraşului
Chişinău pe trimestrul II al anului 1993
Primăria oraşului Chişinău
DECIDE:
Se aprobă programul de activitate al Primăriei oraşului Chişinău pe trimestrul II al anului 1993 (se anexează).
Primar, Semnătura Numele, prenumele
Secretar, Semnătura Numele, prenumele
Model de decizie a Primăriei
Anexa 3
la p.4.4.3.
REPUBLICA MOLDOVA STEMA DE STAT РЕСПУБЛИКА МОЛДОВА
CONSILIUL ORĂŞENESC КИШИНЕВСКИЙ ГОРОДСКОЙ
CHIŞINĂU СОВЕТ
PRIMĂRIA ПРИМЭРИЯ
D I S P O Z I Ţ I E Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е
____________________ 199___ Nr. ______
or. Chişinău
Cu privire la constituirea
comisiei de expertiză
În scopul efectuării expertizei valorii documentelor create în activitatea Primăriei or. Chişinău şi selectării acestora pentru păstrarea permanentă şi pentru a fi propuse spre eliminare.
1. A constitui comisia de expertiză (C.E.) în următoarea componenţă: preşedintele comisiei dl Ion Pîntea - secretarul Primăriei; membrii comisiei: dna Maria Tănase - şeful arhivei Primăriei; dl Nicolae Sîrbu - şeful secţiei generale.
În activitatea sa comisia se va călăuzi de Instrucţiunea cu privire la ţinerea lucrărilor de secretariat în O.A.P., Indicatorului termenelor de păstrare şi de nomenclatorul-tip al dosarelor.
Primar, Semnătura Numele, prenumele
Model de dispoziţie a Primăriei
Anexa 4
la p.4.5.1.14
REPUBLICA MOLDOVA STEMA DE STAT РЕСПУБЛИКА МОЛДОВА
CONSILIUL ORĂŞENESC КИШИНЕВСКИЙ ГОРОДСКОЙ
CHIŞINĂU СОВЕТ
PRIMĂRIA ПРИМЭРИЯ
____Proces-Verbal__ ___
23.03.1993 nr.14
or. Chişinău
г. Кишинев
al şedinţei Consiliului
orăşenesc Chişinău
Total membrii ai Consiliului _____________, din ei prezenţi _____________
(în cifre) (în cifre)
(lista se anexează).
Invitaţi ___________ (lista se anexează)
Preşedintele şedinţei ___________________________________________
(numele, prenumele, denumirea funcţiei)
Ordinea de zi:
1. _________________________________________________________
2. _________________________________________________________
(denumirea chestiunii, numele, prenumele raportorilor)
1. S-A EXAMINAT: __________________________________________
(denumirea chestiunii)
___________________________________________________________
(numele, prenumele, funcţia raportorului - conţinutul raportorului)
AU LUAT CUVÎNTUL: _______________________________________
(numele, prenumele, funcţia, redarea succintă
__________________________________________________________
a opiniilor, propunerilor)
S-A DECIS:
(textul deciziei)
2. S-A EXAMINAT:
AU LUAT CUVÎNTUL:
S-A DECIS:
Denumirea funcţiei Semnătura Numele, prenumele
preşedintele şedinţei
Anexa 5
la p.4.5.2.7
SERVICIUL DE STAT STEMA DE STAT ГОСУДАРСТВЕННАЯ АРХИВНАЯ
DE ARHIVĂ СЛУЖБА РЕСПУБЛИКИ
AL REPUBLICII MOLDOVA МОЛДОВА
001856 8 001856 8
____Proces-Verbal__ ___ APROB
23.03.1993 nr.14
or. Chişinău
г. Кишинев _____________________
(denumirea funcţiei conducătorului
O.A.P.)
Semnătura (numele, prenumele)
Data
Cu privire la selecţionarea
documentelor propuse pentru
eliminare ca nefolositoare în
_____________________
(denumirea O.A.P.)
Baza: (referinţă la documentele de dispoziţie sau prescripţia orală)
Întocmit de către Comisia Centrală de Expertiză:
Preşedintele Comisiei ___________________________________
(numele, prenumele, funcţia)
Membrii Comisiei: ______________________________________
____________________________________________________
(numele, prenumele, funcţia)
Comisia în baza ________________________________________
____________________________________________________
(denumirea Indicatorului termenelor de păstrare, nomenclatorului)
a selectat pentru eliminare ca nefolositoare, fiind lipsite de importanţă istorico-documentară şi utilitate practică, cu termen de păstrare expirat următoarele dosare şi documentele ale
____________________________________________________
(denumirea O.A.P.)
| Nr. crt. | Titlul dosarului | Datele extreme ale dosarului | Numărul dosarului (volumului) | Termenul de păstrare a dosarului, nr. articolului după Indicator | Note |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
În total ________________________________________
(în cifre şi litere)
dosare pentru anii ________________________________
Denumirea funcţiei alcătuitorului semnătura Numele, prenumele
procesului verbal
Preşedintele comisiei, semnătura Numele prenumele
Membrii comisiei: semnăura Numele prenumele
Parafa coordonării cu instituţia
arhivistică respectivă
Anexa 6
la p. 6.1.5.
LISTA MODEL
a documentelor ce nu vor fi înregistrate de către
Serviciul secretariat-administrativ al O.A.P.
1. Documente de contabilitate
2. Scrisori expediate în copie pentru informare
3. Comunicări privitoare la şedinţe, consfătuiri şi oridinele de zi
4. Grafice, comenzi
5. Informaţii expediate pentru a se lua act
6. anunţuri publicitare, placarde, programe ale conferinţelor
7. Norme de consum de materiale
8. Scrisori de felicitare, vederi, telegrame
9. Bilete de invitaţie
10. Publicaţii periodice (ziare, reviste)
11. Dări de seamă trimestriale, semestriale
12. Formulare de evidenţă statistică
13. Documente ale comisiilor electorale
14. Documente ale comisiilor permanente ale comisiilor locale
15. Telegrame, scrisori, privind deplasările, concediile
16. Programe de studiu
17. Cataloage de preţuri (copii)
___________________
Notă: Documentele în p.1, 4, 10 şi 12 se iau în evidenţă în compartimentele de muncă respective ale O.A.P.
Anexa 7
la p. 6.2.2.
_________________________________________________
(denumirea O.A.P.)
REGISTRUL
documentelor de intrare pe anii _____________
| Nr. crt. de înregistrare | Data înregistrării | Nr. şi data documentului intrat/nr.anexelor | De la cine provine documentul | Conţinutul succint al documentului |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Nr. filelor | Rezoluţia conducerii, compartimentul de muncă, căruia i s-a repartizat documentul | Confirmarea de primire a documentului | Nota cu privire la rezolvarea documentului |
| 6 | 7 | 8 | 9 |
Model de registru al documentelor de intrare
Anexa 8
la p. 6.2.2.
_________________________________________________
(denumirea O.A.P.)
REGISTRUL
documentelor ieşite pe anii _____________
| Nr. crt. de înregistrare | Data înregistrării | Destinatarul | Conţinutul succint al documentului | Nota cu privire la recepţionarea răspunsului |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Model de registru al documentelor ieşite
Anexa 9
la p. 6.2.3.
| Corespondent | Termen de rezolvare | ||
| Numărul filelor documentului | |||
| Data intrării şi indicele documentului | Data şi indicele documentului | de bază | anexat |
| Tipul documentului şi conţinutul succint | |||
| Rezoluţia sau cui i s-a transmis documentului | |||
| Confirmarea de primire a documentului | Nota cu privire la rezolvarea documentului | ||
recto
| Menţiuni privind controlul | ||
| Fond nr. | Inventar nr. | Dosar nr. |
verso
Model de fişă de înregistrare
Anexa 10
la p.6.2.4.12
| 01 | 11 | 21 | 31 | 41 | 51 | 61 | 71 | 81 | 91 |
| 02 | 12 | 22 | 32 | 42 | 52 | 62 | 72 | 82 | 92 |
| 03 | 13 | 23 | 33 | 43 | 53 | 63 | 73 | 83 | 93 |
| 04 | 14 | 24 | 34 | 44 | 54 | 64 | 74 | 84 | 94 |
| 05 | 15 | 25 | 35 | 45 | 55 | 65 | 75 | 85 | 95 |
| 06 | 16 | 26 | 36 | 46 | 56 | 66 | 76 | 86 | 96 |
| 07 | 17 | 27 | 37 | 47 | 57 | 67 | 77 | 87 | 97 |
| 08 | 18 | 28 | 38 | 48 | 58 | 68 | 78 | 88 | 98 |
| 09 | 19 | 29 | 39 | 49 | 59 | 69 | 79 | 89 | 99 |
| 10 | 20 | 30 | 40 | 50 | 60 | 70 | 80 | 90 | 100 |
Model de barem unic
Anexa 11
la p. 7.2.2.
LISTA-MODEL
a documentelor luate la control cu indicarea termenelor
de rezolvare
de rezolvare
1. Legile Republicii Moldova, hotărîrile Parlanientului şi Prezidiului Parlamentului, decretele şi ordonanţele Preşedintelui Republicii Moldova: hotărîrile şi dispoziţiile Guvernului Republicii Moldova:
- în conformitate cu termenul stabilit în ele sau pe parcursul unei luni din momentul semnării;
2. Indicaţiile, însărcinările şi scrisorile Preşedintelui Republicii Moldova şi ale Guvernului Republicii:
- în conformitate cu termenul stabilit sau pe parcursul unei luni din momentul semnării, iar cele cu parafa "urgent" - 5 zile;
3. Deciziile şi dispoziţiile organelor autoadministrării locale:
- în conformitate cu termenul stabilit sau pe parcursul unei luni din momentul semnării;
4. Interpelările, cererile şi scrisorile deputaţilor poporului Republicii Moldova şi consilierilor organelor autoadministrării locale ce vizează activitatea lor:
- fără amînare la scrisorile deputaţilor poporului Republicii Moldova şi consilierilor organelor autoadministrării locale, dacă nu necesită studiere şi control suplimentar;
- pînă la 30 zile - la scrisorile ce, implică studiere suplimentară;
5. Ordinele conducătorilor organelor administraţiei publice şi ale subdiviziunilor acestora:
- în conformitate cu termenul stabilit;
6. Hotărîrile organelor colegiale ale O.A.P,:
- la data indicată în ele;
7. Scrisorile-interpelări şi scrisorile-însărcinări ale organelor ierarhic superioare, precum şi scrisorile altor unităţi cu rezoluţia conducerii O.A.P.
- în conformitate cu termenul stabilit;
- 10 zile;
8. Documentele de iniţiativă cu privire la activitatea de bază:
- la data indicată în ele;
9. Propunerile, cererile şi sesizările cetăţenilor:
- fără amînare (dacă nu implică studiere şi control suplimentar), dar nu mai tîrziu de 15 zile de la data primirii lor;
- pînă la o lună, dacă e nevoie de un control special, verificare suplimentară a unor materiale etc;
10. Telegrame (radiograme) şi telefonograme:
- de la 2 pînă la 5 zile.
Anexa 12
la p.7.3.6.
Cu privire la rezolvarea documentelor luate
la control individual
la data de ___________________ 19___
| Nr. crt. | Denumirea subdiviziunii | Documente la control | Din ele | |||||
| în total | primite luna trecută | rezolvate | rezolvate în termen | cu termen prelungit de rezolvare | nerezolvate | |||
| în total | termen prelungit | |||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
Şeful serviciului Semnătura Numele, prenumele
secretariat administrativ
Data
Anexa 13
la p.8.1.4.
________________________________________________
(denumirea ministerului, departamentului, consiliului local)
NOMENCLATORUL DOSARELOR APROB
_________________________ ______________________________
(locul întocmirii) (denumirea funcţiei conducătorului OAP)
pe anul 19___ ___________ ____________
(semnătura) numele, prenumele
___________
(data)
| Indicele dosarului | Titlul dosarului (volumului) | Numărul dosarului (volumului) | Termenul de păstrare al dosarului şi nr.articolelor indicatorului | Note |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
(Denumirea compartimentului)
Denumirea funcţiei conducătorului Semnătura Numele, prenumele
Serviciului secretariat-administrativ
_______________
data
Viza şefului de arhivă
(persoanei responsabile) Semnătura Numele prenumele
Parafa de coordonare a instituţiei
arhivistice respective
Prelungire la anexa 13
Înscrierea de totalizare cu privire la categoriile şi numărul dosarelor, întocmite în
________________ în anul 19 ____.
(denumirea instituţiei)
| Conform termenelor de păstrare | Total | Inclusiv | |
| transmisibile | cu menţiunea (C.E.C.) | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Permanent | |||
| Cu termenul peste 10 ani | |||
| În total | |||
Datele de totalizare sînt transmise în arhiva ___________________________
(denumirea instituţiei)
Denumirea funcţiei conducătorului Serviciului
secretariat administrativ Semnătura Numele, prenumele
Anexa 14
la p.9.1.3.
SERVICIUL DE STAT STEMA DE STAT ГОСУДАРСТВЕННАЯ
DE ARHIVĂ АРХИВНАЯ СЛУЖБА
AL REPUBLICII MOLDOVA РЕСПУБЛИКИ МОЛДОВА
001856 8 001856 8
REGULAMENTUL -TIP
______________ Nr. ________
or. Chişinău
г. Кишинев
al Comisiei centrale de expertiză
(C.C.E.) a ministerului
departamentului*
___________________
* Prezentul Regulament îşi extinde acţiunea asupra C.C.E. ale ministerelor, departamentelor, serviciilor, Inspectoratelor de stat (în continuare " ministerele) ce dispun de unităţi subordonate.
I. Dispoziţii generale
1.1. Pentru organizarea şi realizarea activităţii metodice şi practice în vederea expertizei valorii nominale şi pregătirii pentru predarea în arhivă a documentelor, inclusiv a celor administrative, tehnico-ştiinţifice, filmo-foto-fono şi a altei documentaţii speciale, precum şi în scopul dirijării şi coordonării activităţii comisiilor de expertiză (C.E.) ale subdiviziunilor structurale ale ministerului şi unităţilor subordonate se creează Comisia centrală de expertiză.
1.2. Comisia centrală de expertiză este un organ consultativ. Hotărîrile ei intră în vigoare după ce sînt aprobate de conducerea ministerului, iar în caz de necesitate de conducerea instituţiei arhivistice corespunzătoare.
1.3. Comisia centrală de expertiză este desemnată prin ordinul conducerii ministerului şi este constituită din cei mai calificaţi specialişti din subdiviziunile structurale de bază, sub preşedinţia unui lucrător de conducere. Din componenţa Comisiei fac parte din oficiu şeful arhivei ministerului respectiv şi reprezentantul Arhivei Naţionale. În componenţa C.C.E. pot fi incluşi şi reprezentanţi ai unităţilor din subordine.
1.4. În activitatea sa C.C.E. se călăuzeşte de Legea privind Fondul Arhivistic al Republicii Moldova, de Regulamentul Fondului Arhivistic de Stat al Republicii Moldova, de normativele privind asigurarea documentară a conducerii, de ordinele şi directivele ce acţionează în sistemul dat, normele, instrucţiunile şi indicaţiile Serviciului de Stat de Arhivă al Republicii Moldova, de indicatoare-tip şi departamentale ale termenelor de păstrare a documentelor, de actele metodico-normative ale organizaţiilor, instituţiilor arhivistice, de Regulamentul-tip al C.C.E. al ministerului în cauză.
1.5. În conformitate cu prezentul Regulament-tip, ministerul elaborează regulamentul propriu al C.C.E., care se aprobă de conducerea ministerului, fiind, totodată, coordonat cu organul arhivistic de stat.
II. Funcţiile Comisiei centrale de expertiză
Comisia centrală de expertiză exercită următoarele funcţii:
2.1. Formulează propuneri şi recomandaţii asupra problemelor legate de optimizarea structurii documentelor Fondului Arhivistic al Republicii Moldova, elaborate în perioada de activitate a ministerului şi unităţilor subordonate lui.
2.2. Examinează şi prezintă spre aprobare Arhivei Naţionale listele unităţilor din subordinea lor nemijlocită, cele care constituie şi nu constituie surse de completare, proiectele de instrucţiuni privind lucrările de secretariat, indicatoarele termenelor de păstrare a documentelor ce urmează să fie predate în arhivele de stat, regulamentele comisiilor de expertiză ale subdiviziunilor structurale din ministere şi unităţile din subordine, precum şi proiectele altor documente metodico-normative privind modul de ţinere a lucrărilor de secretariat, de expertizare a valorii şi de pregătire a documentelor pentru păstrarea în arhivă.
2.3. Examinează şi elaborează recomandări privind problemele metodice şi practice de expertiză a valorii documentelor, modul de ţinere a lucrărilor de secretariat (clasificarea documentelor, întocmirea nomenclatoarelor şi aplicarea lor în activitatea practică a ministerului, unităţilor din subordonarea lui nemijlocită, constituirea documentelor în procesul de ţinere a lucrărilor de secretariat şi pregătirea lor pentru păstrare în arhivă) şi prezintă aceste recomandări spre examinare Comisiei de expertiză şi control (C.E.C.) a instituţiei arhivistice corespunzătoare,
2.4. Determină, de comun acord cu arhiva şi serviciul secretariat-administrativ din cadrul ministerului, modul de organizare şi selectare a documentelor pentru păstrare şi eliminare din subdiviziunile structurale ale ministerului şi din unităţile subordonate lui.
2.5. Examinează şi ia decizii privind acceptarea şi înaintarea pentru aprobare în modul stabilit:
graficele de pregătire şi predare a documentelor în arhiva de stat;
inventarele anuale ale dosarelor cu termen de păstrare permanent şi de lungă durată (mai mult de 10 ani);
listele, proiectele, problemele (temele) documentaţiei tehnico-ştiinţifice cu termen de păstrare permanent;
procesele-verbale privind selecţionarea documentelor propuse pentru eliminare în legătură cu expirarea termenului de păstrare.
2.6. Cu acordul instituţiei respective de arhivă, poate adopta hotărîri pentru acordarea C.E. a subdiviziunilor structurale din minister şi unităţile subordonate lui a dreptului de a elimina în mod independent documentele cu termene expirate de păstrare, conform modului stabilit, după examinarea inventarelor dosarelor cu termen de păstrare permanent şi de lungă durată pentru perioada de timp corespunzătoare.
2.7. Examinează propunerile privind stabilirea termenelor de păstrare a documentelor, neprevăzute de listele în vigoare şi schimbarea termenelor de păstrare a unor documente şi în modul stabilit, înaintează instituţiei arhivistice propunerile de rigoare spre examinare.
2.8. Efectuează dirijarea metodică şi exercită controlul asupra activităţii comisiilor de expertiză ale unităţilor din subordinea ministerului, ia în dezbatere, periodic, în şedintele sale rezultatele controalelor activităţii comisiilor de expertiză, rapoartele şi comunicările preşedinţilor acestor comisii.
2.9. Organizează instructaje şi consultaţii pentru membrii comisiilor de expertiză ale unităţilor subordonate ministerului.
Participă, cu concursul arhivei departamentale a ministerului şi serviciilor de ţinere a lucrărilor de secretariat, la pregătirea şi organizarea acţiunilor în vederea ridicării calificării profesionale a lucrătorilor serviciilor de secretariat şi ai arhivelor, membrilor C.E. ale organizaţiilor subordonate.
2.10. Acordă ajutor, metodic şi practic unităţilor subordonate, ce nu se află în evidenţa instituţiilor arhivistice, în prablemele elaborării,. examinării şi coordonării nomenclatoarelor dosarelor, întocmirii îndrumarelor privind organizarea, păstrarea şi evidenţa documentelor.
III. Drepturile Comisiei centrale de expertiză
Comisia centrală de expertiză are următoarele drepturi:
3.1. În conformitate cu normele stabilite dă recomandări subdiviziunilor structurale ale ministerului şi unităţilor subordonate lui în problemele de expertiză a valorii documentelor, precum şi la căutarea dosarelor cu termen de păstrare permanent şi de lungă durată ce lipsesc, solicită explicaţii în scris privind cauzele lipsei dosarelor şi documentelor.
3.2. Pune în dezbatere în şedinţele sale informaţiile conducătorilor subdiviziunilor structurale, ai serviciilor de secretariat şi ai arhivelor unităţilor subordonate despre calitatea întocmirii documentelor şi grupării dosarelor în activitatea de secretariat, starea evidenţei şi păstrării dosarelor cu termen de păstrare permanent şi de lungă durată.
3.3. Solicită subdiviziunilor structurale ale ministerului şi unităţilor subordonate lui concluzii şi alte materiale necesare pentru determinarea termenelor de păstrare a documentelor.
3.4. Invită la şedinţele C.C.E., în calitate de consultanţi şi experţi, specialişti din subdiviziunile structurale ale ministerului şi unităţilor din subordinea lui, iar în caz de necesitate, lucrători ai instituţiilor arhivistice respective.
3.5. Participă la organizarea controalelor şi trecerea în revistă a stării lucrărilor, de secretariat şi a arhivelor unităţilor subordonate ministerului.
3.6. Informează conducerea ministerului şi a unităţilor subordonate lui despre activitatea C.C.E. şi C.E. din subdiviziunile şi C.E. din unităţile subordonate.
IV. Organizarea activităţii Comisiei centrale de expertiză
4.1. Comisia centrală de expertiză activează în comun cu Comisia de expertiză şi control a instituţiei arhivistice corespunzătoare şi primeşte de la acestea indicaţiile organizatorice şi metodice necesare.
4.2. C.C.E. activează conform planului aprobat de conducerea ministerului şi prezintă acesteia dări de seamă cu privire la rezultatele activităţii sale.
4.3. Problemele de competenţa C.C.E. se examinează la şedinţele ei ce se ţin în funcţie de necesităţi, dar nu mai rar de două ori pe an.
4.4. Hotărîrile C.C.E. se adoptă prin majoritate simplă de voturi. Şedinţele C.C.E. se consemnează în procese-verbale.
4.5. Lucrările de secretariat ale C.C.E. şi păstrarea documentelor ei sînt atribuţiile secretarului comisiei.
Anexa 15
la p.9.2.1
la p.9.2.1
____________________________________________________
____________________________________________________
____________________________________________________
(denumirea OAP şi a subdiviziunii structurale)
Fond _______
Nr. Inv _________
Dosar ______
Dosar nr.________ vol nr.________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
(titlul dosarului)*
Fond _______ Data începerii __________
Nr. Inv _________ Data încheierii __________
Dosar ______ File ___________
Termen de păstrare ______
___________
* Se va menţiona indicativul din nomenclator
Modelul copertei dosarului
Anexa 16
la p. 9.3.6.
_______________________________________________
(denumirea ministerului, departamentului, consiliul local)
_______________________________________________
(denumirea compartimentului de muncă)
Parafa de aprobare a inventarului
de către instituţia arhivistică respectivă
Fondul nr. ______________
Inventarul nr. ____________
al dosarelor cu termen permanent
de păstrare pe anii ____________
| Nr. crt. | Indicativul dosarului conform nomenclatorului | Conţinutul dosarului (volumului) | Datele extreme | Nr. filelor | Observaţii |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Prezentul inventar format din __________ file ___________
dosare de la nr. ___________ pînă la nr. _________ inclusiv:
clasificarea alfanumerică : (exp: 72 "a", 81 "a", 81 "b" ...) ___
_______________________________________________
Inventarul a fost întocmit:
___________________
(denumirea funcţiei) Semnătura Numele, prenumele
Data
Certific
Preşedintele C.C.E. Semnătura Numele, prenumele
Model al compartimentului anual al inventarului dosarelor cu termen permanent de păstrare
Glosar
1 . Delegaţie " act care atestă o misiune sau însărcinare specială dată unei persoane sau unui grup de persoane împuternicite cu rezolvarea unei anumite probleme sau grup de probleme pe o perioadă determinată.
În afara elementelor obişnuite ale oricărui act administrativ (antet, număr, dată, semnătură, ştampilă) ca elemente obligatorii specifice delegaţiei apar: titlul "Delegaţie", obiectul delegaţiei, actul de indentitate, perioada de valabilitate a delegaţiei,
2. Circulara
Circulara este documentul prin care O.A.P. transmite unităţilor din subordine, concomitent şi cu acelaşi conţinut, dispoziţii sau îndrumări.
Circulara, spre deosebire de ordin, decizie, scrisoare, are un caracter general de îndrumare şi conţinutul ei se referă la atribuţiile specifice unităţilor cărora le este adresată. În concluzie, orice scrisoare cu conţinut identic, adresată mai multor destinatari, este o circulară.
3. Minuta
Minuta este un act oficial ca şi procesul-verbal, care consemnează anumite lucruri.
Minuta administrativă este folosită de O.A.P. pentru rezolvarea problemelor în următoarele situaţii:
- ca document preliminar de înţelegere între delegaţii unităţilor cu ocazia încercării acestora de a rezolva probleme de interes comun;
- ca document cu scopul de a constata discuţiile şi înţelegerile între delegaţii unităţilor cu ocazia încheierii unui contract economic;
- ca document întocmit la recepţionarea parţială a unor lucrări şi servicii.
4. Raportul
Raportul cuprinde, de obicei, o expunere făcută de un membru al unui organ de control cu privire la întreprinderea unei sarcini sau a atribuţiilor de serviciu, semnalarea unor stări de lucrări, prezentarea situaţiei activităţii în compartimentul de muncă respectiv.
Raportul se întocmeşte din oficiu sau ca urmare a dispoziţiei date de organul care îl solicită, sau în temeiul unor prevederi ale unor acte normative.
5. Instrucţiunea
Instrucţiunea este actul administrativ care conţine norme emise de O.A.P. în domeniul lor de cornpetenţă pentru subdiviziunile structurale ale acestuia.
Instrucţiunile sînt, în general, acte complementare, explicative, de detaliere a unor acte cu caracter normativ (legi, hotărîri, decizii) şi au acelaşi caracter normativ.
6. Cererea
Cererea este un document prin care se solicită un drept legal. Cererea poate fi adresată atît de persoane juridice, cît şi de persoane fizice.
7. Adeverinţa
Adeverinţa este un document emis la cererea unei persoarre fizice prin care se atestă un drept, un fapt, o situaţie.
Adeverinţa se eliberează pe baza unor acte, registre etc., în care sînt consemnate elementele care fac obiectul adeverinţei. Elementele adeverinţei sînt: antetul, numărul şi data; titlul "adeverinţă"; atestarea dreptului sau faptului respectiv; indicarea scopului ("prezenta a fost eliberată pentru a-i servi la..."); semnătura, ştampila unităţii emitente.
8. Certificatul
Act oficial prin care se confirmă exactitatea unui fapt ori autenticitatea unui înscris.
Certificatul este un document eliberat de un organ de stat specializat, prin care se atestă drepturi sau fapte deosebite: certificat de căsătorie, de studii, de deces etc.
Certificatele sînt documente tipizate, cu rubricaţie specifică pentru faptele care se atestă şi care sînt extrase în general din registre ca: registre de stare civilă, registre matricole, şcolare etc.
9. Aviz
Înştiinţare scrisă cu caracter oficial. Părere, apreciere competenţă emisă de cineva din afară, de organizaţia ierarhic superioară asupra unei probleme; rezoluţie a unei autorităţi competente.
10. Statut, regulament
Act sau ansamblu de dispoziţii cu caracter oficial, prin care se reglementează scopul, structura şi modul de funcţionare al unei organizaţii, asociaţii etc.
11. Dareade seamă
Darea de seamă este documentul care cuprinde expunerea şi analiza activităţii unei unităţi, într-o anumită etapă.
Darea de seamă este prezentată de conducere în faţa colectivului în adunarea generală, în şedinţe, care se ţin periodic. Se întocmeşte pe baza rapoartelor de activitate, prezentate de compartimentele subordonate şi a informaţiilor organelor de conducere.
Notă. Actele enumerate se întocmesc şi perfectează în strictă conformitate cu Regulile de întocmire a documentelor organizatorice şi de dispoziţie.