Abrogată prin HG143 din 27.02.19, MO86-92/08.03.19 art.170; în vigoare 08.03.19

    MODIFICAT
    HG179 din 11.03.13, MO56-59/15.03.13 art.229



    În temeiul Legii nr. 880-XII din 22 ianuarie 1992 privind Fondul Arhivistic al Republicii  Moldova (Monitorul Parlamentului Republicii Moldova, 1992, nr. 1, art. 20), cu modificările şi completările ulterioare, Guvernul HOTĂRĂŞTE:
    1. Se aprobă:
    Regulamentul privind organizarea şi funcţionarea Serviciului de Stat de Arhivă, conform anexei nr.1;
    structura aparatului central al Serviciului de Stat  de Arhivă, conform anexei nr.2;
    lista instituţiilor subordonate Serviciului de Stat de Arhivă fără statut de persoană juridică, conform anexei nr.3;
    componenţa Colegiului Serviciului de Stat de Arhivă, conform anexei nr.4.
    2. Se stabileşte efectivul-limită de personal al aparatului central al Serviciului de Stat de Arhivă în număr de 22 unităţi; al Arhivei Naţionale a Republicii Moldova – 54 unităţi, inclusiv personal auxiliar – 6 unităţi; al Arhivei organizaţiilor social-politice a Republicii Moldova – 15 unităţi, inclusiv personal auxiliar – 4 unităţi, cu un fond anual de retribuire a muncii conform legislaţiei în vigoare.
    [Pct.2 modificat prin HG179 din 11.03.13, MO56-59/15.03.13 art.229]
    3. Conducerea Serviciului de Stat de Arhivă este exercitată de către directorul general, asistat de 2 directori generali adjuncţi. În cadrul serviciului nominalizat funcţionează ca organ consultativ un colegiu constituit din 9 persoane.
    [Pct.3 modificat prin HG179 din 11.03.13, MO56-59/15.03.13 art.229]
    4. Se abrogă Hotărîrea Guvernului  nr.400 din 9 iunie 1994 “Cu privire la aprobarea structurii şi Regulamentului Serviciului de Stat de Arhivă al Republicii Moldova” (Monitor, 1994, nr.7, art. 58).

    PRIM-MINISTRU                                                               Vladimir FILAT

    Contrasemnează:
    Ministrul finanţelor                                                               Veaceslav Negruţa

    Nr. 695. Chişinău, 14 septembrie 2012.

    1. Regulamentul privind organizarea şi funcţionarea Serviciului de Stat de Arhivă (în continuare – Regulament) stabileşte misiunea, funcţiile de bază, atribuţiile şi drepturile Serviciului de Stat de Arhivă (în continuare – Serviciu), precum şi modul de organizare a acestuia.
    2. Serviciul este autoritate administrativă centrală de specialitate, subordonată Guvernului, care elaborează şi promovează politica statului în domeniul arhivistic.
    3. Serviciul este persoană juridică de drept public, dispune de ştampilă cu imaginea Stemei de Stat a Republicii Moldova şi denumirea sa în limba de stat, precum şi de conturi trezoreriale.
    4. Serviciul îşi desfăşoară activitatea în conformitate cu Constituţia Republicii Moldova, legile şi hotărîrile Parlamentului, decretele Preşedintelui Republicii Moldova, ordonanţele, hotărîrile şi dispoziţiile Guvernului, cu alte acte normative, cu tratatele internaţionale în domeniu, la care Republica Moldova este parte, precum şi cu prezentul Regulament.
    5. Misiunea Serviciului constă în elaborarea şi implementarea politicii de stat în domeniul arhivisticii şi efectuării lucrărilor de secretariat, determinarea orientărilor strategice de dezvoltare şi modernizare continuă a sistemului arhivistic din Republica Moldova.
    6. În vederea realizării misiunii sale, Serviciul are următoarele funcţii de bază:
    1) elaborarea şi implementarea documentelor de politici în domeniul arhivistic şi asigurarea corespunderii acestora cu strategiile şi programele naţionale;
    2) reglementarea, în condiţiile legii, a modului de organizare şi funcţionare a sistemului arhivistic şi elaborarea cadrului normativ pentru funcţionarea acestuia;
    3) asigurarea completării, evidenţei centralizate de stat, păstrării, utilizării şi publicării documentelor Fondului Arhivistic al Republicii Moldova;
    4) exercitarea controlului asupra modului de realizare a lucrărilor de secretariat în autorităţile publice, precum şi la întreprinderi, instituţii şi organizaţii, indiferent de forma de proprietate, întreprinderea măsurilor de contracarare a încălcărilor depistate, în conformitate cu legislaţia în vigoare;
    5) administrarea arhivelor centrale de stat, coordonarea şi monitorizarea metodică, în condiţiile legii, a depozitelor de arhivă speciale de stat, a serviciilor arhivă municipale, raionale şi din UTA Găgăuzia şi a arhivelor departamentale care realizează păstrarea provizorie a documentelor Fondului Arhivistic al Republicii Moldova.
    7. Serviciul are următoarele atribuţii:
    1) determină direcţiile prioritare în dezvoltarea sistemului arhivistic;
    2) elaborează proiecte de acte normative şi legislative în domeniul arhivistic şi asigură respectarea şi realizarea prevederilor acestora;
    3) asigură completarea Fondului arhivistic de stat cu documente de valoare cultural-istorică, ştiinţifică şi practică, inclusiv cu cele aflate în posesia persoanelor fizice, şi păstrarea acestora;
    4) ţine evidenţa de stat centralizată a documentelor Fondului arhivistic de stat care se păstrează în arhivele de stat, în depozitele de arhivă speciale de stat şi în cele departamentale, a documentelor Fondului arhivistic obştesc care se păstrează în arhivele persoanelor juridice, fondurilor şi colecţiilor de documente ale persoanelor fizice şi exercită controlul de stat asupra asigurării integrităţii lor;
    5) determină instituţiile-surse de completare a arhivelor de stat, ale căror documente fac parte din Fondul arhivistic de stat şi din Fondul arhivistic obştesc; elaborează şi aprobă Lista instituţiilor-surse de completare a Fondului arhivistic de stat şi cea a Fondului arhivistic obştesc, Indicatorul documentelor-tip şi al termenelor lor de păstrare pentru organele administraţiei publice, instituţiile, organizaţiile şi întreprinderile republicii, nomenclatoarele-tip ale documentelor şi termenele lor de păstrare, coordonează indicatoarele documentelor şi termenele lor de păstrare ramurale, instrucţiunile cu privire la efectuarea lucrărilor de secretariat în autorităţile administraţiei publice centrale şi locale;
    6) asigură crearea, funcţionarea şi dezvoltarea aparatului ştiinţific de informare asupra documentelor Fondului Arhivistic care se păstrează în arhivele de stat, în depozitele de arhivă speciale de stat şi în cele departamentale; publică ghiduri arhivistice despre componenţa şi conţinutul documentelor Fondului Arhivistic; monitorizează activitatea instituţiilor arhivistice în vederea publicării documentelor de arhivă;
    7) organizează punerea în practica arhivelor a metodelor eficiente de păstrare, restaurare, conservare, utilizare şi pază a documentelor, elaborează nomenclatorul utilajelor şi materialelor necesare arhivelor de stat şi determină utilitatea lor;
    8) stabileşte cerinţe generale faţă de modul de documentare a activităţii de administrare şi organizare a lucrului cu documentele în autorităţile administraţiei publice centrale şi locale, la întreprinderi, instituţii şi organizaţii, indiferent de forma de proprietate, elaborează documente metodice privind organizarea şi efectuarea lucrărilor de secretariat;
    9) organizează activitatea cercetărilor ştiinţifico-metodice în domeniul arhivologiei, documentologiei şi arheografiei a instituţiilor din subordine; întreprinde măsuri pentru aplicarea rezultatelor cercetărilor ştiinţifice în practica arhivistică;
    10) asigură promovarea experienţei avansate în domeniu; organizează în acest scop conferinţe ştiinţifico-practice şi seminare republicane şi zonale;
    11) asigură perfecţionarea profesională continuă a funcţionarilor din aparatul central, a specialiştilor instituţiilor din subordine şi a arhivelor departamentale;
    12) coordonează activitatea de pregătire şi instruire a personalului în domeniul arhivistic;
    13) întreprinde, în comun cu autorităţile administraţiei publice centrale şi locale, cu persoanele juridice, măsuri pentru eficientizarea activităţii serviciilor arhivă municipale şi raionale,  arhivelor departamentale şi arhivelor persoanelor juridice, ale căror documente sînt componentă a Fondului arhivistic obştesc;
    14) colaborează cu alte organe de specialitate ale administraţiei publice şi cu autorităţile administraţiei publice locale, cu societatea civilă în vederea realizării misiunii Serviciului;
    15) reprezintă interesele statului în diferite organisme internaţionale, în conformitate cu prevederile acordurilor de colaborare în domeniul arhivistic, în condiţiile legii.
    8. Serviciul are următoarele drepturi:
    1) să emită, în vederea executării legislaţiei în vigoare, ordine cu caracter normativ, instrucţiuni şi alte acte ce ţin de reglementarea relaţiilor în domeniile sale de activitate;
    2) să monitorizeze îndeplinirea de către autorităţile publice centrale şi locale, întreprinderi, asociaţii, instituţii şi organizaţii, indiferent de subordonarea lor, a hotărîrilor Guvernului Republicii Moldova ce vizează activitatea arhivistică şi realizarea lucrărilor de secretariat;
    3) să solicite şi să obţină de la autorităţile publice centrale şi locale, întreprinderi, organizaţii şi instituţii informaţia necesară privind activitatea arhivelor departamentale şi efectuarea lucrărilor de secretariat;
    4) să examineze în cadrul şedinţelor Colegiului informaţiile autorităţilor administraţiei publice centrale şi locale cu privire la activitatea arhivelor departamentale şi realizarea lucrărilor de secretariat;
    5) să dea indicaţii şi să facă propuneri autorităţilor publice, întreprinderilor, instituţiilor şi organizaţiilor în vederea lichidării neajunsurilor depistate în activitatea arhivelor departamentale şi efectuarea lucrărilor de secretariat;
    6) să stabilească modul scoaterii temporare în afara hotarelor statului a documentelor şi copiilor documentelor Fondului Arhivistic al Republicii Moldova;
    7) să creeze, după necesitate, comisii interdepartamentale sau grupuri de lucru, pentru examinarea unor proiecte speciale sau probleme ale arhivisticii, organizării şi  efectuării lucrărilor de secretariat;
    8) să monitorizeze activitatea instituţiilor arhivistice din republică;
    9) să determine tipurile de servicii prestate de arhivele de stat şi să înainteze Guvernului propuneri pentru aprobarea tarifelor la serviciile contra plată şi a listei serviciilor prestate fară plată;
    10) să delegheze în interiorul ţării şi în străinătate, în modul stabilit, specialişti din cadrul Serviciului;
    11) să editeze  publicaţii informaţionale speciale în domeniul arhivisticii.
    9. Conducerea Serviciului este exercitată de directorul general, numit şi eliberat în/din funcţie de Guvern.
   Directorul general este asistat în activitatea sa de conducere de doi directori generali adjuncţi, numiţi în funcţie şi eliberaţi din funcţie de Guvern, conform legislaţiei în vigoare. Directorii generali adjuncţi exercită atribuţiile delegate de directorul general.
    În cazul absenţei temporare a directorului general, funcţiile acestuia le exercită directorul general adjunct împuternicit.
    [Pct.9 modificat prin HG179 din 11.03.13, MO56-59/15.03.13 art.229]
    10. Directorul general:
    1) poartă răspundere pentru realizarea funcţiilor şi atribuţiilor Serviciului, reprezintă Serviciul în relaţiile cu terţii, precum şi cu persoanele fizice şi juridice din ţară sau din străinătate;
    2) asigură executarea legilor, decretelor Preşedintelui Republicii Moldova, hotărîrilor Parlamentului, ordonanţelor, hotărîrilor şi dispoziţiilor Guvernului, precum şi îndeplinirea sarcinilor ce decurg din prevederile prezentului Regulament şi din alte acte normative;
    3) poartă răspundere personală pentru utilizarea raţională a mijloacelor financiare ale Serviciului, pentru integritatea bunurilor materiale, autenticitatea indicilor cuprinşi în evidenţa contabilă şi în dările de seamă;
    4) aprobă regulamentele subdiviziunilor interioare ale aparatului central al Serviciului, regulamentele de organizare şi funcţionare a instituţiilor subordonate, fişele postului pentru funcţiile publice, precum şi obiectivele individuale de activitate şi indicatorii de performanţă a funcţionarilor publici din aparatul central şi din instituţiile subordonate;
    5) aprobă statele de personal şi schemele de încadrare ale aparatului central al Serviciului şi ale instituţiilor subordonate şi este abilitat cu dreptul de a efectua modificări în acestea, în limita structurii şi a efectivului-limită de personal aprobate de Guvern;
    6) numeşte în funcţie funcţionarii publici din aparatul central al Serviciului şi din instituţiile subordonate, modifică, suspendă şi încetează raporturile de serviciu ale acestora, în condiţiile legii; angajează şi concediază personalul, inclusiv personalul contractual al aparatului central şi al instituţiilor subordonate, în condiţiile legislaţiei în vigoare. Aplică în privinţa salariaţilor măsuri de stimulare sau de sancţionare, în conformitate cu legislaţia în vigoare;
    7) emite ordine şi dispoziţii ce vizează activitatea de bază a Serviciului, cu publicarea acestora în modul stabilit, şi controlează executarea lor, aprobă actele normative departamentale. În anumite cazuri, emite ordine în comun cu conducătorii altor autorităţi publice centrale;
    8) organizează examinarea petiţiilor cetăţenilor în vederea soluţionării în termen şi calitativ a problemelor abordate în ele;
    9) exercită şi alte împuterniciri atribuite prin lege.
    11. Atribuţiile, sarcinile şi responsabilităţile individuale ale directorilor generali adjuncţi, conducătorilor subdiviziunilor interioare ale aparatului central al Serviciului, conducătorilor/conducătorilor de subdiviziuni din instituţiile subordonate se stabilesc prin fişa postului şi pe baza regulamentelor de organizare şi funcţionare ale acestora.
    [Pct.11 modificat prin HG179 din 11.03.13, MO56-59/15.03.13 art.229]
    12. În cadrul Serviciului funcţionează Colegiul Serviciului constituit din 9 persoane. Componenţa Colegiului se aprobă de Guvern, la propunerea directorului general.
    [Pct.12 modificat prin HG179 din 11.03.13, MO56-59/15.03.13 art.229]
    13. Colegiul îşi desfăşoară activitatea în conformitate cu Regulamentul privind organizarea şi funcţionarea acestuia, aprobat prin ordinul directorului general. Hotărîrile Colegiului se adoptă cu simpla majoritate de voturi ale membrilor şi se pun în aplicare prin emiterea de către directorul general a ordinelor respective.
    14. Pe lîngă Serviciu funcţionează, ca organe consultative, Consiliul Consultativ şi  Comisia Centrală de Expertiză şi Control.
    Consiliul Consultativ constituit  din oameni de ştiinţă şi specialişti cu experienţă în domeniul arhivistic ai instituţiilor ştiinţifice, bibliotecilor, muzeelor şi savanţi examinează problemele actuale din domeniul arhivisticii şi elaborează propuneri privind soluţionarea acestora.
    Comisia Centrală de Expertiză şi Control examinează şi soluţionează problemele metodico-ştiinţifice privind expertiza valorii documentelor şi includerea lor în componenţa Fondului Arhivistic.
    Regulamentele de organizare şi funcţionare ale Consiliului Consultativ, Comisiei Centrale de Expertiză şi Control şi componenţa acestora se aprobă prin ordinul directorului general al Serviciului.
    15. În cadrul Serviciului pot fi create comisii şi grupuri de lucru care sînt convocate pentru abordarea şi soluţionarea unor chestiuni specifice. În lucrările comisiilor şi grupurilor de lucru pot fi antrenaţi specialişti din diverse domenii.
    16. Dreptul de primă semnătură pe toate actele Serviciului îl are directorul general.
    În lipsa directorului general, în conformitate cu legislaţia în vigoare, unele acte ale Serviciului pot fi semnate de alte persoane cu funcţii de răspundere. Directorii generali adjuncţi, conducătorii subdiviziunilor interioare ale aparatului central al Serviciului şi instituţiilor din subordine au dreptul de a semna actele Serviciului, în temeiul ordinului directorului general sau avînd împuternicire specială. Pentru semnarea actelor Serviciului este folosită semnătura olografă  sau o altă formă (digitală), în conformitate cu legislaţia în vigoare.
    [Pct.16 modificat prin HG179 din 11.03.13, MO56-59/15.03.13 art.229]

    Conducerea
    Direcţia dezvoltare a arhivisticii, evidenţă de stat a documentelor şi E-transformare
    Direcţia politici de completare, păstrare departamentală şi lucrări de secretariat
    Secţia financiară şi evidenţă contabilă
    Serviciul juridic
    Serviciul resurse umane
    Serviciul audit intern
    Serviciul documentare şi arhivare
    Serviciul informare şi comunicare cu mass-media

    Arhiva Naţională a Republicii Moldova
    Arhiva organizaţiilor social-politice a Republicii Moldova
    director general al Serviciului de Stat de Arhivă, preşedinte al Colegiului
    directori generali adjuncţi ai Serviciului de Stat de Arhivă
    conducător al Arhivei Naţionale
    conducător al Arhivei organizaţiilor social-politice
    şef al Direcţiei dezvoltare a arhivisticii, evidenţă de stat a documentelor şi E-transformare
    şef al Direcţiei politici de completare, păstrare departamentală şi lucrări de secretariat
    reprezentant al serviciului juridic din cadrul Serviciului de Stat de Arhivă
    şef al Secţiei financiare şi evidenţă contabilă
    [Anexa nr.4 modificată prin HG179 din 11.03.13, MO56-59/15.03.13 art.229]