В целях единообразного управления человеческими ресурсами на государственной службе и мониторинга карьеры государственных служащих, а также исполнения части (5) статьи 13 Закона о государственной должности и статусе государственного служащего №158-XVI от 4 июля 2008 года (Официальный монитор Республики Молдова, 2008 г., №230-232, ст.840), с последующими изменениями и дополнениями, Правительство ПОСТАНОВЛЯЕТ:
    Утвердить дополнения, которые вносятся в Постановление Правительства №201 от 11 марта 2009 г. «О введении в действие положений Закона о государственной должности и статусе государственного служащего №158-XVI от 4 июля 2008 года» (прилагаются).

    ПРЕМЬЕР-МИНИСТР                                             Юрие ЛЯНКЭ

    № 647. Кишинэу, 28 августа 2013 г. 

    В Постановление Правительства №201 от 11 марта 2009 г. «О введении в действие положений Закона о государственной должности и статусе государственного служащего №158-XVI от 4 июля 2008 года» (Официальный монитор Республики Молдова, 2009 г., №55-56, ст.249), с последующими изменениями и дополнениями, внести следующие дополнения:
    1) пункт 1 дополнить новым абзацем следующего содержания:
    «Инструкция о порядке ведения личных дел государственных служащих согласно приложению №11»;
    2) дополнить приложением №11 следующего содержания:
    1. Инструкция о порядке ведения личных дел государственных служащих (в дальнейшем – Инструкция) разработана в целях исполнения части (5) статьи 13 Закона №158-XVI от 4 июля 2008 года о государственной должности и статусе государственного служащего и регулирует содержание, порядок формирования, заполнения, обновления,  хранения  личных дел государственных служащих и доступа к ним.
    2. Личное дело государственного служащего представляет совокупность документов и сведений, которые содержат персональные и профессиональные данные о лице, исполняющем государственную должность.
    3. Для каждого государственного служащего оформляется только одно личное дело. Личное дело оформляется в течение 10 дней с момента назначения начинающего государственного служащего на государственную должность.
    4. Положения пункта 3 настоящей Инструкции применяются и к государственным служащим, которым, в соответствии с законодательством, испытательный срок не устанавливается и на которых ранее личные дела не заводились.
    5. Каждое личное дело имеет регистрационный номер и дату регистрации согласно регистру учета личных дел государственных служащих. Регистрационный номер, а также наименование органа публичного управления, в котором производятся соответствующие записи, указываются на обороте обложки личного дела.
    Образец регистра учета личных дел государственных служащих представлен в приложении №1 к настоящей Инструкции.
    6. В случае когда личное дело было передано органу публичного управления органом публичного управления, в котором государственный служащий работал ранее, или органом публичного управления, подлежащим ликвидации (реорганизации), или Государственной архивной службой или ее территориальными органами, регистрационный номер и дата регистрации  указываются последовательно путем внесения на обороте обложки личного дела новой строки.
    7. Личные дела государственных служащих, являющихся руководителями или заместителями руководителей органов публичного управления, ведутся  органом публичного управления, правомочным назначать их на должности.
    8. Личное дело, образец которого представлен в приложении №2 к настоящей Инструкции, состоит из:
    a) обложки;
    b) карточки учета лиц, которые имели доступ к личному делу;
    c) содержания личного дела;
    d) сведений о государственном служащем и о том, как он исполняет замещаемую государственную должность.
    9. Сведения о государственном служащем и о том, как он выполняет свои обязанности, структурируются в разделы, которые визуально разграничиваются цветными листами, разделителями или иным способом.
    10. В раздел 1  «Общие данные» включается опись документов, содержащихся в разделе 1, форма «Общие данные», а также:
    a) копия удостоверения личности;
    b) копия военного билета по необходимости;
    c) медицинская справка, свидетельствующая о состоянии здоровья, соответствующем исполнению государственной должности, по необходимости;
    d) справка об отсутствии судимости и по необходимости декларация под собственную ответственность.
    11. В раздел 2  «Образование и профессиональное развитие» включается опись документов, содержащихся в разделе 2, а также:
    a) копии документов об образовании;
    b) копии документов, свидетельствующих о знании языков международного общения, указанных в статье 4 Закона №155 от 21 июля 2011 года об утверждении Единого классификатора государственных должностей;
    c) копии документов, подтверждающих прохождение форм профессионального развития.
    12. В раздел 3  «Служебные отношения»  включается опись документов, имеющихся в разделе 3, а также:
    a) копии административных актов о назначении;
    b) копии должностных инструкций;
    c) документы о прохождении испытательного срока и об оценке начинающего государственного служащего, в том числе копия административного акта об утверждении на должность  по необходимости;
    d) документ, подтверждающий принесение присяги, подписанный государственным служащим;
    e) копии административных актов, которыми были изменены служебные отношения;
    f) копии административных актов, которыми был присвоен классный чин;
    g) копии административных актов об утверждении/констатации приостановления служебных отношений;
    h) копии административных актов, которыми постановляется восстановление государственного служащего на должность;
    i) копии административных актов о прекращении служебных отношений.
    13. В раздел 4  «Поощрения и пособия» включается форма «Поощрения и пособия».
    14. В раздел 5  «Годовая оценка профессиональных достижений» включается форма «Годовая оценка профессиональных достижений».
    15. В раздел 6  «Отпуска» включается форма «Отпуска».
    16. В раздел 7  «Дисциплинарные взыскания» включается форма «Дисциплинарные взыскания».
    17. В раздел 8  «Декларации о доходах и имуществе и о личных интересах» включается опись документов, имеющихся в разделе 8, а также:
    a) копии деклараций о доходах и имуществе;
    b) копии деклараций о личных интересах;
    c) копии заверенных выписок из реестра деклараций.
    18. В раздел 9  «Прочее» включается опись документов, содержащихся в разделе 9, а также помещаются оригиналы или копии других административных актов или документов, которые касаются государственного служащего или предусмотрены действующим законодательством.
    19. Документы, помещенные в разделы личного дела, размещаются в хронологическом порядке их издания, за исключением документов, перечисленных в подпунктах а)-d) пункта 10 настоящей Инструкции, которые размещаются в указанном порядке.
    20. В личном деле не допускается указание сведений о политической, религиозной принадлежности или о частной жизни государственного служащего.
    21. Личное дело оформляется при соблюдении положений пунктов 3 и 4 настоящей Инструкции лицом, ответственным за ведение личных дел согласно  должностной инструкции.
    22. На этапе оформления личное дело заполняется лицом, ответственным за ведение личных дел, за исключением формы «Общие данные» в разделе 1, которая заполняется государственным служащим, а затем проверяется лицом, ответственным за  ведение личных дел.
    23. Личное дело обновляется путем приобщения к нему новых документов, внесения новых записей в формы разделов и во внутреннюю опись документов. В случае если строки, включенные в формы, в книгу учета личных дел государственных служащих, в карточку учета лиц, которые имели доступ к личному делу, и/или во внутреннюю опись документов, содержащихся в личном деле, заканчиваются, на новой странице добавляются дополнительные строки.
    24. Личное дело обновляется по мере того, как в отношении государственного служащего издаются новые документы, но не позднее 10 рабочих дней со дня их издания. Ответственность за обновление личных дел несет лицо, ответственное за  ведение личных дел.
    25. В случае изменения некоторых элементов личного дела, не связанных с государственной должностью, государственный служащий обязан в течение 15 рабочих дней со дня возникновения соответствующих изменений довести их до сведения кадрового подразделения. Кадровое подразделение обязано обеспечить посредством лица, ответственного за  ведение личных дел, обновление личного дела в течение не более 10 рабочих дней от даты  ознакомления с ним.
    26. Данные, содержащиеся в личном деле, могут исправляться в следующих ситуациях:
    a) по письменному и обоснованному заявлению государственного служащего;
    b) по письменному и обоснованному заявлению начальника кадрового подразделения или по необходимости лица, ответственного за ведение личных  дел, с одобрения руководителя органа публичного управления и с уведомлением соответствующего государственного служащего;
    c) на основании окончательного и вступившего в законную силу судебного решения.
    27. В заявлении о внесении исправления указывается информация, которая считается неправильной или неполной.
    28. Исправление данных в личном деле доводится до сведения соответствующего государственного служащего.
    29. Исправление данных в личном деле производится на основании документов, представленных в оригинале. Оригиналы документов возвращаются владельцу, а копии с них, достоверность которых подтверждается руководителем кадрового подразделения, хранятся в личном деле.
    30. Исправление производится путем вычеркивания неправильных или неполных данных жидким корректором, затем вместо предыдущих записей вносятся новые.
    31. Каждый лист личного дела нумеруется. Не нумеруется обложка, карточка учета лиц, которые имели доступ к личному делу, и внутренняя  опись документов, содержащихся  в разделах. Нумерация производится по каждому отдельному разделу.
    32. Государственный служащий имеет право на доступ к своему личному делу на основании  устного запроса, адресованного начальнику кадрового подразделения. Каждый доступ к личному делу отмечается в карточке учета лиц, которые имели доступ к личному делу.
    33. Право доступа к личному делу имеют и руководители органа публичного управления или подразделения, в котором осуществляет свою деятельность государственный служащий. Положения пункта 32 настоящей Инструкции применяются соответствующим образом.
    34. Государственный служащий имеет право по устному или письменному заявлению в адрес начальника кадрового подразделения получить:
    a) простые копии документов, которые содержатся в его личном деле или копии, заверенные печатью и подписью начальника кадрового подразделения;
    b) выписки из оформленных документов,  заверенные печатью и подписью начальника кадрового подразделения;
    c) справки, подтверждающие сведения, которые содержатся в его личном деле.
    35. Копии, выписки и справки, подобные указанным в пункте 34 настоящей Инструкции, могут быть получены в соответствии с законодательством и другими лицами или учреждениями.
    36. Лица, которые имеют доступ к данным, содержащимся в личном деле, обязаны соблюдать конфиденциальность данных, с которыми они ознакомились в соответствии с законодательством. Нарушение норм конфиденциальности влечет за собой гражданскую, административную или уголовную ответственность по необходимости.
    37. Все личные дела хранятся в сейфах или металлических шкафах, к которым имеет доступ только начальник кадрового подразделения и лицо, ответственное за ведение личных дел. Запрещается вынос личных дел за пределы помещений, где они хранятся, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией.
    38. В случае перевода или продвижения государственного служащего в другой орган, этот орган обязан запросить в письменном виде передачу личного дела, а орган публичного управления, в течение не более 5 рабочих дней со дня поступления письменного запроса, отправляет личное дело соответствующего государственного служащего по почте с уведомлением в новый орган публичного управления. 
    39. Личное дело государственного служащего, служебные отношения которого прекращены, за исключением случая освобождения от должности в связи с продвижением или переводом в другой орган публичного управления, хранится органом публичного управления, в котором соответствующий служащий работал до последующего занятия им государственной должности. Положения пункта 38 настоящей Инструкции применяются соответствующим образом.
    В случае прекращения служебных отношений государственного служащего в связи с  достижением  возраста, необходимого для получения права на пенсию по возрасту, его личное дело передается  в порядке, предусмотренном пунктом 43 настоящей Инструкции, Государственной архивной службе или по необходимости ее территориальным органам.
    40. Личное дело государственного служащего, служебные отношения которого приостанавливаются в соответствии с законодательством, хранится органом публичного управления, которым  были приостановлены служебные отношения.
    41. В случае реорганизации органа публичного управления личные дела государственных служащих, служебные отношения которых не изменены или не прекращены, либо изменены путем перевода или продвижения, хранятся реорганизованным органом публичного управления.
    42. В случае ликвидации (реорганизации) органа публичного управления и передачи его функций и компетенций другому органу публичного управления, в том числе вновь созданному, личные дела государственных служащих передаются ему органом публичного управления, подлежащим ликвидации (реорганизации), на основании протокола.
    43. В случае ликвидации органа публичного управления без передачи его функций другому органу публичного управления личные дела государственных служащих передаются на основании протокола Государственной архивной службе или по необходимости ее территориальным органам. В ситуации когда обладатель личного дела будет занимать государственную должность, применяются соответствующим образом положения пункта 38 настоящей Инструкции.
    44. В случае откомандирования государственного служащего личное дело хранится органом публичного управления, из которого государственный служащий был откомандирован. Возможные изменения возникают в период откомандирования, передаются под роспись руководителя органа публичного управления, в который государственный служащий был откомандирован.

    anexa nr.1

    anexa nr.2