Рассмотрев вопрос об утверждении типового Положения об организации и функционировании секретариата в судах и апелляционных палатах, выслушав информацию г-на Думитру Вистерничана, Высший совет магистратуры установил следующее.
    31 августа 2012 г. в Официальном мониторе Республики Молдова опубликован Закон № 153 от 5 июля 2012 г. о внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты, посредством которого были внесены изменения в Закон № 514-XIII от 6 июля 1995 г. о судоустройстве.
    Согласно положениям ч. (2)  ст. 45 Закона № 514-XIII от 6 июля 1995 г. о судоустройстве, с последующими изменениями и дополнениями, организационная и административная деятельность судебной инстанции обеспечивается секретариатом судебной инстанции, которым руководит его начальник, назначаемый на должность председателем судебной инстанции в соответствии с положениями Закона о государственной должности и статусе государственного служащего № 158-XVI от 4 июля 2008 года.
    В данном контексте рабочая группа, назначенная Высшим советом магистратуры Решением № 564/23 от 30 июля 2013 г. о создании рабочей группы по разработке проекта Положения о деятельности начальников секретариата в судебных инстанциях, разработала проект типового Положения об организации и функционировании секретариата в судах и апелляционных палатах, который был обсужден с председателями, начальниками секретариатов и бухгалтерами судебных инстанций во время круглых столов, организованных при поддержке Программы USAID ROLISP, в Кишиневском, Бэлцском и Комратском округах. Одновременно проект типового  Положения представлен на публичное обсуждение посредством размещения на веб-странице Высшего совета магистратуры.
    В результате анализа всех полученных предложений и рекомендаций типовое  Положение об организации и функционировании секретариата в судах и апелляционных палатах было завершено и предложено совету на утверждение.
    Изучив проект типового Положения и учитывая мнения и предложения членов совета, Высший совет магистратуры в соответствии положениями ст. 4 и 24 Закона №  947 от 19 июля 1996 г. о Высшем совете магистратуры РЕШИЛ:
    1. Утвердить типовое Положение об организации и функционировании секретариата в судах и апелляционных палатах согласно приложению к настоящему решению.
    2. Настоящее решение публикуется в Официальном мониторе Республики Молдова и на веб-странице Высшего совета магистратуры.

    ВРЕМЕННО ИСПОЛНЯЮЩИЙ
    ОБЯЗАННОСТИ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ 
    ВЫСШЕГО СОВЕТА МАГИСТРАТУРЫ                                 Думитру ВИСТЕРНИЧАН

    № 108/3. Кишинэу, 28 января 2014 г.


    Настоящее Положение устанавливает юридический статус, миссию,  функции и права секретариата в судах и апелляционных палатах, а также способ организации его деятельности.
    Положение об организации и функционировании секретариата в судах и апелляционных палатах (далее – Положение) разработано с целью обеспечения исполнения судами и апелляционными палатами своих функций, предусмотренных Конституцией Республики Молдова, Законом № 514-XIII от 6 июля 1995 г. о судоустройстве, Законом № 544-XIII от 20 июля 1995 г. о статусе судьи и другими законодательными и нормативными актами.
    2. Юридический статус и роль секретариата в судах и апелляционных палатах
 Секретариат в судах и апелляционных палатах обеспечивает суду/апелляционной палате организационную и административную поддержку.
    3. Миссия
    Секретариат в судах и апелляционных палатах предоставляет организационную и административную поддержку посредством:
    1) обеспечения и организации эффективного управления делами;
    2) эффективного планирования и использования человеческих и финансовых ресурсов;
    3) эффективного контакта с гражданами;
    4) материально-технического обеспечения.
    Данная поддержка осуществляется с целью обеспечения эффективности  правосудия и эффективного функционирования судебной инстанции.
    4. Функции секретариата судов и апелляционных палат
     С целью реализации своей миссии секретариат выполняет следующие основные функции:
    1) предоставляет поддержку судьям в процессе осуществления правосудия;
    2) обеспечивает административную и организационную поддержку с целью эффективной реализации судебного процесса;
    3) обеспечивает использование Интегрированной программы управления делами и систем аудиозаписи во время рассмотрения дел;
    4) размещает на информационном панно информацию о делах, назначенных к рассмотрению;
    5) размещает судебные решения на веб-странице судебной инстанции;
    6) обобщает судебную практику относительно определенных категорий дел;
    7) составляет  и анализирует квартальную, полугодовую и годовую судебную статистику;
    8) обеспечивает правильную организацию бухгалтерского учета;
    9) составляет и представляет в срок квартальные и годовые финансовые отчеты;
    10) ведет учет сотрудников судебной инстанции, реестров и трудовых книжек;
    11) ведет учет дел, переданных в архив;
    12) обеспечивает материально-техническую поддержку для осуществления деятельности судебной инстанции;
    13) выполняет и другие функции в соответствии с настоящим Положением и действующим законодательством.
    5. Права Секретариата
    Секретариат судебной инстанции обладает следующими правами:
    a) запрашивать и получать информацию от председателя, заместителя председателя, судей судебной инстанции во время исполнения своих обязанностей;
    b) организовывать и участвовать в различных собраниях, конференциях, круглых столах в своей области деятельности;
    c) участвовать в разработке проектов нормативных актов и привлекать к сотрудничеству отечественных и зарубежных экспертов, советников, консультантов;
    d) сотрудничать с подобными учреждениями других государств с целью реализации установленных задач;
    e) может располагать и другими правами согласно действующему законодательству.
    6. Обязанности персонала
     6.1 Персонал секретариата суда/апелляционной палаты обязан исполнять должностные обязанности ответственно, объективно и без промедлений, соблюдать профессиональную этику и конфиденциальность во время исполнения служебных обязанностей.
    6.2 С целью обеспечения эффективного контакта с гражданами персонал секретариата судебной инстанции обязан:
    a) отвечать на запросы граждан на государственном языке или на официальном языке межэтнического общения на соответствующей территории;
    b) представлять учреждение и назвать себя полным именем и по требованию гражданина указать свою должность в судебной инстанции;
    c) профессионально отвечать на полученные от граждан вопросы, относящиеся к его компетенции.
    6.3 За неисполнение служебных обязанностей и разглашение конфиденциальной служебной информации персонал секретариата несет ответственность в соответствии с законом.
    7. Руководство секретариата
    7.1 Деятельность секретариата организуется начальником секретариата, назначаемым на должность председателем судебной инстанции в соответствии с положениями Закона о государственной должности и статусе государственного служащего № 158-XVI от 4 июля 2008 года. Начальник секретариата, который может иметь юридическое или финансово-экономическое образование, осуществляет свои полномочия в соответствии с действующим законодательством и настоящим Положением.
    7.2. Начальник секретариата осуществляет следующие основные  полномочия:
     a) организует деятельность персонала, связанную с составлением и обнародованием в сроки, установленные процессуальными нормами, информации о делах, назначенных для рассмотрения, в том числе о предмете этих дел;
    b) организует работу персонала, отвечающего за обеспечение случайного распределения дел, поступивших в судебную инстанцию;
    c) организует работу по размещению судебных решений на веб-странице судебной инстанции;
    d) управляет финансовыми средствами, выделенными судебной инстанции,  под координацией и контролем председателя судебной инстанции;
    e) координирует и проверяет деятельность подразделений секретариата судебной инстанции, за исключением предоставления информации общественного интереса в рамках закона и связей с СМИ (которые прямо согласовываются и проверяются председателем судебной инстанции), обеспечивает управление и оптимальное использование финансовых, материальных, интеллектуальных и информационных ресурсов в процессе реализации стратегических планов деятельности судебной инстанции;
    f) разрабатывает и представляет на утверждение председателю судебной инстанции стратегические планы деятельности судебной инстанции;
    g) организует и согласовывает развитие и реализацию стратегических планов деятельности судебной инстанции;
    h) утверждает после согласования с председателем судебной инстанции положение об организации и функционировании секретариата судебной инстанции;
    i) осуществляет иные полномочия, предусмотренные законом или делегированные председателем судебной инстанции.
    7.3 Председатель судебной инстанции предоставляет начальнику секретариата в зависимости от случая  право первой подписи.
    7.4 В случае отсутствия начальника секретариата судебной инстанции председатель судебной инстанции поручает исполнение его функций полностью или частично одному из руководителей подразделений секретариата судебной инстанции. Он может располагать правом первой подписи и реализует задачи, порученные начальнику секретариата на основании закона и настоящего Положения. Одновременно заместитель несет ответственность за отклонения от законных норм, выявленные в осуществленной в соответствующем периоде деятельности.
    8. Разграничение компетенций председателя судебной инстанции и начальника секретариата
    8.1 Председатель судебной инстанции осуществляет контроль над составлением и обнародованием в сроки, установленные процессуальными нормами, информации о делах, назначенных для рассмотрения, в том числе о предмете этих дел, а начальник секретариата организует работу персонала, связанную с составлением и обнародованием в сроки, установленные процессуальными нормами, информации о делах, назначенных для рассмотрения, в том числе о предмете этих дел. Полномочия начальника секретариата в данном отношении ограничиваются обеспечением условий для размещения на веб-странице судебной инстанции перечня дел, назначенных для рассмотрения. Одновременно начальник секретариата проверяет размещение информации о делах, назначенных для рассмотрения, на информационном панно судебной инстанции и постоянно отчитывается перед председателем судебной инстанции по всем сегментам деятельности по каждому судье в отдельности.
    8.2 Председатель судебной инстанции проверяет процесс случайного распределения дел, поступивших в судебную инстанцию для рассмотрения, а начальник секретариата организует работу персонала, отвечающего за обеспечение случайного распределения дел, поступивших в судебную инстанцию. Иными словами, начальник секретариата обеспечивает и периодически проверяет правильность  и полноту общих данных, вводимых в Интегрированную программу управления делами.
    8.3 Начальник секретариата несет ответственность за управление распределенными судебной инстанции финансовыми средствами. При принятии на работу начальника секретариата председатель судебной инстанции издает административный акт, на основании которого начальнику секретариата предоставляются финансово-экономические полномочия и право подписи.
    8.4 Начальник секретариата несет ответственность за согласование и проверку деятельности подразделений секретариата судебной инстанции, обеспечение управления и оптимального использования финансовых, материальных, интеллектуальных и информационных ресурсов в процессе реализации стратегических планов деятельности судебной инстанции. Таким образом, деятельность, осуществляемая начальником секретариата, основывается на оснащении судебной инстанции оборудованием, внедрении систем аудио/видеозаписи судебных заседаний, минимизировании ручной работы в предусмотренных законом рамках, улучшении условий труда сотрудников, эффективном использовании финансовых ресурсов согласно утвержденному стратегическому плану деятельности.
    8.5 Начальник секретариата разрабатывает и представляет на утверждение председателю судебной инстанции стратегические планы деятельности судебной инстанции. Стратегическое планирование отражает прогноз деятельности судебной инстанции, посредством которого определяются и устанавливаются цели организации и необходимые для достижения данных целей действия. Стратегический план деятельности судебной инстанции должен содержать задачи, которые должны быть реализованы, анализ внешней и внутренней среды деятельности судебной инстанции, анализ существующей ситуации, приоритетов, направлений деятельности и описание процесса мониторинга внедрения стратегического плана. Начальник секретариата несет ответственность за координацию и внедрение стратегического плана деятельности судебной инстанции.
    8.6 Начальник секретариата осуществляет иные полномочия, предусмотренные законом или делегированные председателем судебной инстанции. Функции, делегированные начальнику секретариата, могут относиться к управлению человеческими ресурсами судебной инстанции, подготовке, проведению и мониторингу государственных закупок для судебной инстанции, проверке и мониторингу рассмотрения петиций, поданных в судебную инстанцию, участию в оценке профессиональной деятельности государственных служащих судебной инстанции и т.д. 
    9. Структура секретариата
     9.1 В состав секретариата судебной инстанции входят служба судебного делопроизводства и административная служба.
    9.2  Служба судебного делопроизводства секретариата судебной инстанции обеспечивает деятельность судей в процессе осуществления ими правосудия. В рамках службы судебного делопроизводства создаются подразделения секретарей судебных заседаний, помощников судей, переводчиков, синхронных переводчиков, а также подразделения обобщения судебной статистики, анализа, систематизации и унификации судебной практики, подразделения документирования и обеспечения осуществления судебного процесса. Персонал службы судебного делопроизводства состоит из государственных служащих, подпадающих под действие Закона о государственной должности и статусе государственного служащего № 158-XVI от 4 июля 2008 года.
  9.3 В состав службы судебного делопроизводства секретариата судов и апелляционных палат входят помощники судей, секретари судебных заседаний, сотрудники управления/отдела/службы систематизации, обобщения судебной практики и связей с общественностью, управления/отдела/службы учета и процессуального документирования и отдела/службы перевода.
    9.4 Административная служба секретариата судебной инстанции обеспечивает организационную деятельность судебной инстанции. В рамках административной службы создаются финансово-экономическое подразделение, подразделение информационных технологий, архив, библиотека, другие подразделения, необходимые для осуществления деятельности судебной инстанции. Персонал административной службы состоит из государственных служащих, подпадающих под действие Закона о государственной должности, и статусе государственного служащего № 158-XVI от 4 июля 2008 года, и контрактного персонала, осуществляющего вспомогательную деятельность, на который распространяются нормы трудового законодательства.
  9.5 В состав административной службы секретариата судов и апелляционных палат входят сотрудники финансово-экономической службы, отдела кадров, архивной службы, службы рассылки и отдела материально-технического обеспечения.
    10. Основные задачи и ответственность подразделений секретариата судебных инстанций
    10.1 Помощник судьи несет ответственность за:
    a) подбор необходимых судье нормативных актов и сбор других сведений, относящихся к рассмотрению судьей распределенного ему дела; 
    b) обобщение правовых вопросов по делам, распределенным соответствующему судье, и разработку рекомендаций по вопросам, связанным с толкованием и применением закона;
    c) проверку наличия документов, которые должны быть представлены участниками процесса;
    d) разработку по указанию судьи проектов процессуальных актов;
    e) обеспечение деперсонализации судебных решений и их опубликование на веб-странице судебной инстанции;
    f) участие в рабочих группах и комиссиях в рамках своих полномочий;
    g) предоставление доступа к делу, находящемуся в процессе рассмотрения, участникам процесса и адвокатам на основании мандата с заполнением и подписанием декларации;
    h) выполнение по указанию судьи иных полномочий, связанных с осуществлением правосудия.
    9.2  Секретарь судебного заседания несет ответственность за:
    a) предоставление поддержки судьям в процессе осуществления правосудия;
    b) обеспечение административной и организационной поддержки составу судей с целью эффективного проведения судебного процесса;
    c) обеспечение использования Интегрированной программы управления делами и систем аудиозаписи во время рассмотрения дел;
    d) размещение на информационном панно информации о делах, назначенных для рассмотрения;
    e) составление процессуальных актов, предусмотренных действующим законодательством.
    10.3 Управлением/отделом систематизации, обобщения судебной практики и связей с общественностью  руководит начальник управления/отдела, в подчинении которого находится служба мониторинга и связей с общественностью. В управлении систематизации, обобщения судебной практики и связей с общественностью могут быть созданы отдел по уголовным делам, отдел по гражданским и административным делам.
    10.4 Управление/отдел/служба систематизации, обобщения судебной практики и связей с общественностью осуществляет следующие полномочия:
    a) обобщает судебную практику, относящуюся к определенным категориям дел;
    b) составляет отзывы на проекты решений пленума Высшей судебной палаты разъяснительного характера;
    c) анализирует квартальную, полугодовую и годовую судебную статистику;
    d) разрабатывает пояснительные записки о деятельности судебной инстанции;
    e) обеспечивает связь судебной инстанции с общественностью.
    9.5  Служба мониторинга и связей с общественностью осуществляет следующие полномочия:
    a) доводит информацию общественного интереса до сведения участников судебных процессов и других лиц;
    b) управляет веб-страницей и электронной почтой судебной инстанции;
    c) разрабатывает официальные сообщения о деятельности судебной инстанции, резонансных делах и после согласования с председателем судебной инстанции размещает их на веб-странице;
    d) рассматривает поданные в судебную инстанцию петиции.
    10.6 Управлением/отделом учета и процессуального документирования руководит начальник управления/отдела, в подчинении которого находится отдел перевода. В управлении учета и процессуального документирования могут быть созданы отдел по уголовным делам, отдел по гражданским и административным делам. 
    10.7 Управление учета и процессуального документирования осуществляет следующие полномочия:
    a) проводит мониторинг процесса регистрации и учета исковых заявлений, дел, апелляций и кассационных жалоб;
    b) проверяет сроки запросов и получения дел, причины затягивания отправления дел или составления запросов;
    c) проверяет сроки регистрации дел и передачи копий судебных актов участникам процесса;
    d) проводит мониторинг использования Интегрированной программы управления делами;
    e) обеспечивает составление статистических отчетов;
    f) обеспечивает передачу дел и материалов в архив судебной инстанции.
    10.8 Отдел учета и процессуального документирования или в зависимости от случая отдел по гражданским и административным делам, отдел по уголовным делам и правонарушениям осуществляет следующие полномочия:
    a) обеспечивает регистрацию исковых заявлений и дел в Интегрированной программе управления делами и соответствующих реестрах;
    b) проверяет учет и оборот исковых заявлений и дел;
    c) обеспечивает соблюдение предусмотренных действующим законодательством сроков отправления дел и судебных актов;
    d) составляет номенклатуру дел;
    e) подготавливает дела к передаче в архив;
    f) составляет статистические отчеты;
    g) получает и регистрирует заявления о выдаче исполнительного листа;
    h) выдает исполнительные листы; отправляет на исполнение исполнительные листы, которые предаются на исполнение прямо в судебной инстанции;
    i) проверяет своевременную отправку необходимых информационных сообщений о приведении в исполнение судебных решений.
    10.9 В состав административной службы секретариата судебной инстанции  входят следующие подразделения:
    a) финансово-экономическая служба;
    b) отдел кадров;
    c) архивная служба;
    d) служба рассылки;
    e) служба материально-технического обеспечения.
    10.10 Финансово-экономическая служба осуществляет следующие полномочия:
    a) обеспечивает правильную организацию бухгалтерского учета;
    b) согласовывает правильное использование финансовых средств в соответствии с утвержденными сметами расходов;
    c) обеспечивает процесс разработки и согласования проекта бюджета судебной инстанции;
    d) составляет и представляет в срок квартальные и годовые финансовые отчеты;
    e) обеспечивает инвентаризацию и учет материальных средств;
    f) разрабатывает проект бюджета;
    g) составляет документы о договорах или тендерах.
    10.11 Отдел кадров осуществляет следующие полномочия:
    a) ведет учет сотрудников судебной инстанции, реестров и трудовых книжек;
    b) проводит мониторинг и предоставляет поддержку конкурсной комиссии для организации и проведения конкурса на замещение государственных должностей и вакантных должностей;
    c) ведет учет профессионального развития государственных служащих;
    d) обеспечивает учет годовых, медицинских отпусков персонала.
    10.12 Архивная служба осуществляет следующие полномочия:
    a) ведет учет переданных в архив дел;
    b) предоставляет информацию из дел и копии материалов дела участникам процесса;
    c) разрабатывает номенклатуру дел;
    d) обеспечивает отбор, обработку и передачу дел, документов в Национальный архив.
    10.13 Служба рассылки осуществляет следующие полномочия:
    a) осуществляет регистрацию переписки в реестре и ее передачу  получателю;
    b) обеспечивает безопасность в процессе отправки зарегистрированной переписки и другого имущества или ценностей по назначению;
    c) обеспечивает целостность информации и документов, полученных к отправке;
    d) предоставляет необходимую информацию по требованию граждан.
    10.14 Отдел материально-технического обеспечения:
    a) обеспечивает материально-техническую поддержку для осуществления деятельности судебной инстанции;
    b) управляет материальным имуществом;
    c) обеспечивает постоянное функционирование компьютерной техники в судебной инстанции;
    d) обеспечивает целесообразное использование транспортных средств;
    e) обеспечивает постоянную чистоту в офисах и  залах заседаний;
    f) обеспечивает выполнение комплексного ремонта здания судебной инстанции;
    g) обеспечивает соблюдение правил охраны труда в осуществляемой деятельности.