На основании положений ст. 3, 5 и 40 Закона № 880-XII от 22.01.1992 Об архивном фонде Республики Молдова (Монитор Парламента, 1992 , № 1, ст. 20) ПРИКАЗЫВАЮ:
    Утвердить:
    1. «Перечень типовых документов и сроков их хранения для органов публичного управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Молдова»;
    2. Указания по применению Перечня.
    3. Исполнение настоящего приказа поручить заведующим управлений центрального аппарата Государственной архивной службы Республики Молдова.
    4. Настоящий приказ вступает в силу с даты опубликования в Официальном мониторе Республики Молдова.

    ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР
    ГОСУДАРСТВЕННОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ              Ион ВАРТА

    № 57. Кишинэу, 27 июля 2016 г.

    1.1. «Перечень типовых документов и сроков их хранения для органов публичного управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Молдова» составлен в соответствии с Законом об Архивном фонде Республики Молдова № 880-ХII от 22 января 1992 г. и с учетом положений действующих нормативных документов по экспертизе ценности и комплектованию государственных архивов.
    1.2. Перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых органами публичного управления, учреждениями, организациями, предприятиями в процессе своей деятельности, а также документацию, образующуюся в результате научно-технической и производственной деятельности учреждений, организаций, предприятий¹.
    –––––––––––––––––––––––––––––––––––––
    ¹Далее в тексте вместо слов «учреждений, организаций, предприятий» употребляется слово «организаций».

    Документы, отражающие специфические функции организаций (присущие определенной ведомственной системе), предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях.
    1.3. Состав документов и сроки их хранения в Перечне определены в результате непосредственного изучения документов, с учетом рекомендаций специалистов соответствующих отраслей.
    1.4. Перечень будет использован в качестве нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение типовых документов, т.е. общих для всех или большинства органов публичного управления, других организаций (в том числе организаций, действующих на общественных началах). Для облегчения работы по отбору документов в Перечень включены также некоторые виды документов специфического характера.
    1.5. Перечень был составлен для обеспечения организации, сохранности и качественного пополнения состава Архивного фонда Республики Молдова. Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, при разработке ведомственных перечней документов, а также в практике работы экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных служб органов публичного управления и других организаций.
    2.1. Перечень построен по функционально-отраслевому принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций.
    2.2. Перечень состоит из двух частей. Первая часть включает документы, образующиеся в управленческой деятельности организаций, вторая - документы, образующиеся в научно-технической и производственной деятельности организаций.
    2.2.1. Первая часть Перечня состоит из 12 разделов:
    Раздел I включает документацию, отражающую распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и организа­цию ведомственного хранения документов;
    Разделы 2-4 содержат документы, последовательно раскрывающие прогнозирование, планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность организаций;
    Раздел 5 включает документацию по набору и использованию трудовых ресурсов, организации труда, производительности труда, трудовой дисциплине, нормированию труда, тарификации, заработной плате, охране труда;
    Раздел 6 содержит документы об образовании и обучении кадров: организации деятельности дошкольных учреждений, образовании, подготовке кадров, повышении их квалификации, приеме, распределении, перемещении и учете кадров, проведении аттестации, а также награждении, присвоении почетных и ученых званий, присуждении ученых степеней;
    Раздел 7 включает документацию, отражающую вопросы социально-культурного развития трудовых коллективов, в том числе социальное страхование, медицинское и санаторно-курортное обслуживание, жилищно-бытовые вопросы, деятельность библиотек, развитие физкультуры и спорта, а также организацию общественного питания;
    Раздел 8 содержит документы о научно-информационной деятельности организаций и издании ведомственной литературы;
    Раздел 9 включает документы об организации и осуществлении международного экономического, научно-технического и культурного сотрудничества;
    Раздел 10 содержит документацию по маркетингу, материально-техническому снабжению, организации хранения имущественно - материальных ценностей и сбыту;
    Раздел 11 включает документацию по административному и хозяйственному обслуживанию организаций, использованию административных зданий, транспортному обслуживанию, по организации связи, охраны и гражданской защиты;
    Раздел 12 содержит документы, раскрывающие вопросы организации и деятельности общественных организаций.
    Документы по планированию и отчетности организаций (в том числе и обще­ственных) даны в обобщенной формулировке наименований статей во 2-м и 4-м разделах Перечня, в других разделах указаны лишь отдельные планово-отчетные документы, отличающиеся спецификой содержания или сроками хранения. Документы, образующиеся при реализации функций, осуществляемых профорганизациями совместно с администрацией организаций, включены в 5-й и 7-й разделы Перечня. Отдельные документы по экономическому, научно-техническому и культурному сотрудничеству с зарубежными странами включены в 1,6,8,10-й разделы (ч. I); 3-й (ч. II).
    2.2.2. Вторая часть Перечня состоит из 7 разделов:
    Раздел 1 включает основные виды документов, образующихся в организациях при проведении научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ и испытании опытных образцов изделий;
    Раздел 2 содержит документы, образующиеся в области изобретательства, рационализации и патентно-лицензионных работ;
    Раздел 3 включает документы по планировке, проектированию, строительству, реконструкции, ремонту объектов;
    Раздел 4 содержит документы, отражающие основные вопросы организации процесса производства, внедрения новой техники и технологии, механизации и автоматизации производственных процессов; конструкторских работ по изделиям серийного производства; технологии и технологического оснащения производства; энергетического обеспечения, эксплуатации и ремонта оборудования;
    Раздел 5 включает документы о качестве продукции, техническом контроле и стандартизации;
    Раздел 6 содержит основные документы о контроле за состоянием окружающей среды и мероприятиях по ее охране;
    Раздел 7 включает основные виды документов, образующихся при проектировании и функционировании информационных и автоматизированных систем.
    Вопросы охраны окружающей среды отражены в том числе и в проектной документации, включенной в раздел 3 данного Перечня.
    В разделе 3 (подраздел 3.4. «Проектирование объектов капитального строительства») сроки хранения документов определены соответственно стадиям проектирования и с учетом особенностей отбора научно-технической документации по индивидуальному, типовому и экспериментальному проектированию.
    В 7-м разделе представлена типовая документация, которая используется как на бумажной основе, так и в электронном виде.
    2.3. Документы в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости вопросов. Статьям в Перечне присвоена единая нумерация (графа № 1). Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов (графа № 2), а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «документы», а в скобках раскрываются наименования всех видов документов, включенных в статью.
    2.4. Сроки хранения документов в Перечне дифференцированы по двум категориям организаций.
    2.4.1. К первой категории отнесены организации, в результате деятельности которых образуются документы, имеющие политическое, народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение и подлежащие включению в состав Архивного фонда Республики Молдова. Сроки хранения документов этих организаций даны в 3-й графе Перечня.
    2.4.2. Вторая категория включает организации вспомогательного и обслуживающего характера, непосредственно от которых документы в состав Архивного фонда Республики Молдова не включаются. Сроки хранения документов этой группы даны в 4-й графе Перечня.
    2.5. Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя соответствующую статью в Перечне, проводить полистный просмотр дел. Отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.
    2.6. Документы должны приниматься на хранение в архивы преимущественно в виде подлинников, только при отсутствии подлинников принимаются копии соответствующих документов.
    2.7. Перечень максимально ограничивает поступление в архивы дублетных документов.
    Нормативные документы (уставы, положения, правила, инструкции и др.) рекомендуется принимать на хранение, как правило, в фонде руководящего (утверждающего) органа. Прием плановой документации должен осуществляться в составе фонда организации — автора документа.
    В целях обеспечения сохранности наиболее ценных документов и их широкого использования допускается определенная дублетность документов при их поступлении на хранение в разные государственные архивы. Так, подлежат приему в фондах организаций размноженные экземпляры постановлений Правительства Республики Молдова, решения коллегий центральных органов публичного управления, относящиеся к деятельности конкретных организаций.
    В некоторых случаях вопросы дублетности документов будут решены по согласованию с Государственной архивной службой.
    2.8. При экспертизе ценности научно-технической документации следует учитывать, что местом хранения подлинной научно-технической документации являются организации-разработчики (авторы), а также организации-заказчики.
    Полный комплект научно-технической документации (подлинники и копии) по проекту объекта капитального строительства (за исключением проектов по строительству железных и шоссейных дорог магистрального значения), как правило, сосредоточивается у генпроектировщика. Полный комплект научно-технической документации проектов железных и шоссейных дорог сосредоточен в управлениях дорог.
    Подлинная научно-техническая документация отдельных частей проекта, выполненных на договорных началах субподрядными организациями, передается генпроектировщику по согласованию с ним для укомплектования проектов с последующей передачей в государственные архивы. Патентная документация поступает на государственное хранение в виде подлинников. Научно-техническая документация в машиночитаемой форме, имеющая историческое значение, принимается на государственное хранение в случае, если ее информация не повторяется на традиционных носителях.
    2.9. Постоянные сроки хранения научно-технической документации в настоящем перечне (часть II, раздел 3, графа 3) относятся к проектам, имеющим особое значение. Они включаются и в конкретные перечни проектов, научно-техническая документация которых подлежит передаче на государственное хранение.
    Сроки хранения по остальным проектам определены в графе 4 настоящего Перечня.
    2.10. Отметка «ЭПК», поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные архивы.
    2.11. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2015 г., начинается с 1 января 2016 г.
    Сроки хранения научно-технической документации исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания разработки темы, проекта.
    Для документов, которым установлен срок хранения 75 лет — «В» ЭПК, исчисление срока хранения следует проводить с учетом возраста человека (обозначенного буквой «В») к моменту окончания дела. Продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна равняться разности 75 лет — «В», где «В» — возраст лица к моменту окончания дела.
    Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет ограниченное практическое значение. Срок ее хранения определяется самими организациями.
    2.12. Документация, не вошедшая в соответствующие разделы настоящего Перечня, но имеющая срок хранения «постоянно» или отметку «ЭПК» («ЭК») по какому-либо ведомственному перечню, в зависимости от результатов ее конкретного изучения принимается на государственное хранение или уничтожается по миновании в ней практической надобности. Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой «ЭПК» («ЭК») принимается ЭПК архивных учреждений Республики Молдова.
    2.13. Снижение в ведомственных перечнях сроков хранения, установленных данным Перечнем, запрещается. Повышение в ведомственных перечнях сроков хранения, предусмотренных настоящим Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда необходимость вызывается специфическими особенностями работы организаций данной системы.
    Снятие стоящей при сроках хранения отметки «ЭПК» в ведомственных перечнях разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения, обобщенных в статьях данного перечня.
    2.14. Примечания, используемые в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения документов. Примечание «На государственное хранение не передаются. Хранятся в организациях» уточняет место хранения документов, имеющих, как правило, справочный характер. В других примечаниях указываются признаки выделения определенных разновидностей документов или конкретные разновидности документов, сроки хранения которых отличаются от указанных в 3-й и 4-й графах. Так, примечание: «В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения» конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации. Примечания «после истечения срока действия договора», «после утверждения», «после замены новыми», «после снятия изделий с производства», «после ввода объекта в эксплуатацию» и т.д. указывают, что исчисление срока, названного в 3-й, 4-й графах, осуществляется с указанного момента. В примечаниях оговорены сроки хра­нения определенных документов из общего их комплекса с учетом содержания, авторства, времени и места создания.
    3.1. Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии, в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, под мониторингом соответствующего архивного учреждения (или при необходимости при участии представителя соответствующего архивного учреждения).
    3.2. Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением, уделяя основное внимание документам, подлежащим передаче в архивы, а также имеющим отметку «ЭПК».
    3.3. После завершения экспертизы ценности документов производится оформление ее результатов путем составления описей дел постоянного и долговременного сроков хранения и акта о выделении документов к уничтожению.
    3.4. Оформление дел и составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения осуществляется в соответствии с требованиями действующих типовых инструкций.
    3.5. Организации-источники комплектования Архивного фонда Республики Молдова составляют описи (годовые разделы описи) на дела постоянного хранения в 4 экземплярах, на дела по личному составу в 3 экземплярах и акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения в 2 экземплярах. К описям составляется необходимый научно-справочный аппарат (историческая справка, предисловие, титульный лист, указатели, оглавление и т.п.).
    3.6. Описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения с научно-справочным аппаратом к ним, а также акт о выделении документов к уничтожению представляются в соответствующие архивные учреждения для утверждения или согласования.
    3.7. Дела с постоянным сроком хранения включаются в состав Архивного фонда Республики Молдова и передаются по утвержденным описям в соответствующие архивы в сроки, установленные Положением о Государственном архивном фонде и Положением об Общественном архивном фонде.
    3.8. Уничтожение без соответствующего разрешения документов Архивного фонда, хранящихся в государственных архивах, других хранилищах и в архивах юридических лиц, является незаконным и влечет за собой ответственность, предусмотренную статьей 329 Кодекса о правонарушениях Республики Молдова.
    3.9. Документы, включенные в акт о выделении к уничтожению, после его согла­сования с соответствующим государственным архивом и утверждения руководителем учреждения, передаются организациям, ведающим заготовками вторичного сырья. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными.
    3.10. Контроль за правильностью применения настоящего Перечня осуществляют Государственная архивная служба Республики Молдова и государственные архивы.

    перечень