Examinînd chestiunea despre aprobarea Regulamentului-cadru cu privire la organizarea şi funcţionarea secretariatului judecătoriilor şi curţilor de apel, audiind informaţia domnului Dumitru Visternicean, Consiliul Superior al Magistraturii
    La 31 august 2012 în Monitorul Oficial al Republicii Moldova a fost publicată Legea nr. 153 din 5 iulie 2012 pentru modificarea şi completarea unor acte legislative, prin care au fost aduse modificări Legii nr. 514-XIII din 6 iulie 1995 privind organizarea judecătorească.
    Conform prevederilor art. 45 alin. (2) din Legea nr. 514-XIII din 6 iulie 1995 privind organizarea judecătorească, cu modificările şi completările ulterioare, activitatea organizatorică şi cea administrativă a instanţei judecătoreşti este asigurată de secretariatul instanţei judecătoreşti, condus de un şef numit în funcţie de către preşedintele instanţei judecătoreşti în conformitate cu Legea nr. 158-XVI din 4 iulie 2008 privind funcţia publică şi statutul funcţionarului public.
    În acest context, grupul de lucru, desemnat de Consiliul Superior al Magistraturii prin Hotărîrea nr. 564/23 din 30 iulie 2013 cu privire la constituirea grupului de lucru pentru elaborarea proiectului Regulamentului privind activitatea şefilor secretariatelor instanţelor judecătoreşti, a elaborat proiectul Regulamentului-cadru cu privire la organizarea şi funcţionarea secretariatului judecătoriilor şi curţilor de apel, care a fost discutat cu preşedinţii, şefii secretariatelor şi contabilii instanţelor judecătoreşti în cadrul meselor rotunde organizate cu suportul Programului USAID ROLISP, în circumscripţiile Chişinău, Bălţi şi Comrat. Totodată proiectul Regulamentului-cadru a fost expus pentru discuţii publice, fiind plasat pe pagina web a Consiliului Superior al Magistraturii.
    În urma analizei tuturor propunerilor şi sugestiilor parvenite, a fost definitivat Regulamentul-cadru cu privire la organizarea şi funcţionarea secretariatului judecătoriilor şi curţilor de apel şi s-a propus Consiliului pentru aprobare.
    Studiind proiectul Regulamentului-cadru menţionat şi ţinînd cont de opiniile şi sugestiile membrilor, Consiliul Superior al Magistraturii, în conformitate cu prevederile art. 4 şi 24 din Legea nr. 947 din 19 iulie 1996 cu privire la Consiliul Superior al Magistraturii,
    1. A aproba Regulamentul-cadru cu privire la organizarea şi funcţionarea secretariatului judecătoriilor şi curţilor de apel, conform anexei la prezenta hotărîre.
    2. Prezenta hotărîre se publică în Monitorul Oficial al Republicii Moldova şi pe pagina web a Consiliului Superior al Magistraturii.

    PREȘEDINTELE INTERIMAR
    AL CONSILIULUI SUPERIOR
    AL MAGISTRATURII                                                      Dumitru VISTERNICEAN

    Nr. 108/3. Chişinău, 28 ianuarie 2014.

    Prezentul Regulament stabileşte statutul juridic, misiunea, funcţiile şi drepturile secretariatului judecătoriilor şi curţilor de apel, precum şi modul de organizare a activităţii acestora.
    Regulamentul cu privire la organizarea şi funcţionarea secretariatului judecătoriilor şi curţilor de apel (în continuare Regulament) este elaborat în vederea asigurării executării de către judecătorii şi curţi de apel a funcţiilor sale prevăzute de Constituţia Republicii Moldova, Legea nr.514-XIII din 6 iulie 1995 privind organizarea judecătorească, Legea nr. 544-XIII din 20 iulie 1995 cu privire la statutul judecătorului şi de alte acte legislative şi normative.
    2. Statutul juridic şi rolul secretariatului judecătoriilor şi curţilor de apel
    Secretariatul judecătoriilor şi curţilor de apel asigură asistenţa organizatorică şi administrativă a judecătoriei/ curţii de apel.
    3. Misiunea
    Secretariatul judecătoriilor şi curţilor de apel oferă asistenţa organizatorică şi administrativă prin:
    1) asigurarea şi organizarea gestionării eficiente a dosarelor;
    2) planificarea şi utilizarea eficientă a resurselor umane şi financiare;
    3) comunicarea eficientă cu cetăţenii;
    4) suportul tehnico-material.
    Aceasta se va realiza pentru asigurarea eficienţei actului de justiţie şi a bunei funcţionări a instanţei de judecată.
    4. Funcţiile secretariatului judecătoriilor şi curţilor de apel
    În vederea realizării misiunii sale, secretariatul exercită următoarele funcţii de bază:
    1) asistă judecătorii în procesul de înfăptuire a justiţiei;
    2) asigură suportul administrativ şi organizaţional în scopul realizării efective a procesului de judecată;
    3) asigură utilizarea Programului Integrat de Gestionare a Dosarelor şi a sistemelor de înregistrare audio în cadrul examinării cauzelor;
    4) afişează pe panoul informativ a informaţiei cu privire la cauzele numite spre examinare;
    5) publică hotărîrile judecătoreşti pe pagina web a instanţei judecătoreşti;
    6) generalizează practica judiciară referitoare la anumite categorii de pricini;
    7) întocmeşte şi analizează statistica judiciară trimestrială, semestrială şi anuală;
    8) asigură organizarea corectă a evidenţei contabile;
    9) întocmeşte şi prezentă în termen rapoartele financiare trimestriale şi anuale;
    10) ţine evidenţa angajaţilor instanţei judecătoreşti, a registrelor şi carnetelor de muncă;
    11) ţine evidenţa dosarelor transmise în arhivă;
    12) asigură suportul tehnico-material pentru desfăşurarea activităţii instanţei judecătoreşti;
    13) realizează alte funcţii în conformitate cu prezentul Regulament şi legislaţia în vigoare.
    5. Drepturile secretariatului
    Secretariatul instanţei judecătoreşti este învestit cu următoarele drepturi:
    a) să solicite şi să primească informaţii de la preşedinte, vicepreşedinte, judecătorii instanţei, în realizarea sarcinilor ce le revin;
    b) să organizeze şi să participe la diferite întruniri, conferinţe, mese rotunde în domeniul său de activitate;
    c) să participe la elaborarea proiectelor de acte normative şi să antreneze la elaborare experţi, consilieri, consultanţi din ţară şi de peste hotare;
    d) să colaboreze cu instituţii similare din alte state în vederea realizării sarcinilor propuse;
    e) poate avea şi alte drepturi conform legislaţiei în vigoare.
    6. Obligaţiile personalului
     6.1 Personalul secretariatului judecătoriei / curţii de apel este obligat să îndeplinească cu responsabilitate, obiectivitate şi promptitudine atribuţiile de serviciu, să respecte etica profesională şi confidenţialitatea informaţiei obţinute în cadrul exercitării atribuţiilor de serviciu.
    6.2 În vederea asigurării comunicării eficiente cu cetăţenii, personalul secretariatului instanţei judecătoreşti este obligat:
    a) să răspundă la solicitările cetăţenilor în limba de stat sau în limba oficială de comunicare interetnică în teritoriul respectiv;
    b) să prezinte instituţia şi să se prezinte cu numele complet şi, la solicitarea cetăţeanului, să numească funcţia deţinută în cadrul instanţei; 
    c) să răspundă în mod profesionist la întrebările ce ţin de competenţa sa, parvenite din partea cetăţenilor.
     6.3 Pentru nerespectarea atribuţiilor de serviciu şi pentru divulgarea informaţiei confidenţiale de serviciu, personalul secretariatului poartă răspundere în condiţiile legii.
    7. Conducerea secretariatului
    7.1 Activitatea secretariatului este organizată de şeful secretariatului, numit în funcţie de preşedintele instanţei judecătoreşti în conformitate cu prevederile Legii nr. 158-XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public. Şeful secretariatului, care poate avea studii juridice sau financiar economice, îşi exercită atribuţiile în conformitate cu legislaţia în vigoare şi prezentul Regulament.
    7.2. Şeful secretariatului are următoarele atribuţii de bază:
     a) organizează activitatea personalului legată de întocmirea şi afişarea, în termenul stabilit de normele procesuale, a informaţiei privind cauzele fixate pentru judecare, inclusiv privind obiectul acestora;
    b) organizează activitatea personalului responsabil de asigurarea distribuirii aleatorii a cauzelor parvenite în instanţa judecătorească;
    c) organizează activitatea de publicare a hotărîrilor judecătoreşti pe pagina web a instanţei;
    d) gestionează, în coordonare cu preşedintele instanţei şi sub controlul acestuia, mijloacele financiare alocate instanţei judecătoreşti;
    e) coordonează şi verifică activitatea subdiviziunilor secretariatului instanţei judecătoreşti, cu excepţia furnizării informaţiei de interes public în limitele legii şi relaţii cu mass-media (coordonată şi verificată nemijlocit de preşedintele instanţei judecătoreşti), asigură administrarea şi utilizarea optimă a resurselor financiare, materiale, intelectuale şi informaţionale în procesul implementării planurilor strategice de activitate a instanţei judecătoreşti;
    f) elaborează şi prezintă spre aprobare preşedintelui instanţei judecătoreşti planurile strategice de activitate a instanţei judecătoreşti;
    g) organizează şi coordonează dezvoltarea şi implementarea planurilor strategice de activitate a instanţei judecătoreşti;
    h) aprobă, după coordonarea cu preşedintele instanţei judecătoreşti, regulamentul de organizare şi funcţionare a secretariatului instanţei judecătoreşti;
    i) exercită alte funcţii atribuite prin lege sau delegate de către preşedintele instanţei judecătoreşti.
    7.3. Şeful secretariatului, după caz, este învestit de către preşedintele instanţei cu dreptul la prima semnătură.
    7.4. În caz de absenţă a şefului secretariatului instanţei judecătoreşti, funcţiile acestuia sau o parte din ele sînt delegate de către preşedintele instanţei judecătoreşti unuia dintre conducătorii subdiviziunilor secretariatului instanţei judecătoreşti. Acesta poate dispune de dreptul la prima semnătură şi va realiza sarcinile puse în faţa şefului secretarialului prin lege şi prezentul regulament. Totodată va purta răspundere pentru abaterile de la normele legale stabilite în activitatea realizată în perioada respectivă.
    8. Delimitarea competenţelor preşedintelui instanţei judecătoreşti şi şefului secretariatului
    8.1 Preşedintele instanţei de judecată exercită controlul asupra întocmirii şi afişării, în termenul stabilit de norma procesuală, a informaţiei privind cauzele fixate pentru judecare, inclusiv  privind obiectul acestora, iar şeful secretariatului organizează activitatea personalului legată de întocmirea şi afişarea, în termenul stabilit de normele procesuale, a informaţiei privind cauzele fixate pentru judecare, inclusiv privind obiectul acestora. Atribuţiile şefului secretariatului în acest sens se vor limita la asigurarea condiţiilor pentru plasarea pe pagina web a instanţei de judecată a listelor cauzelor fixate pentru judecare. Totodată, şeful secretariatului va verifica ca informaţia privind cauzele fixate pentru judecare să fie plasată pe panoul informativ al instanţei de judecată şi va raporta permanent preşedintelui instanţei pe toate segmentele de activitate pentru fiecare judecător în parte.
    8.2 Preşedintele instanţei de judecată verifică procesul de repartizare aleatorie a dosarelor parvenite în instanţă spre examinare, iar şeful secretariatului organizează activitatea personalului responsabil de asigurarea distribuirii aleatorii a cauzelor parvenite în instanţa judecătorească. Cu alte cuvinte, şeful secretariatului asigură şi verifică periodic corectitudinea şi completivitatea datelor generale introduse în Programul Integrat de Gestionare a Dosarelor.
    8.3. Şeful secretariatului este responsabil pentru gestionarea mijloacelor financiare alocate instanţei judecătoreşti. La angajarea şefului secretariatului, preşedintele instanţei de judecată emite un act administrativ prin care va învesti şeful secretariatului cu atribuţii financiar-economice şi dreptul la semnătură.
    8.4. Şeful secretariatului este responsabil pentru coordonarea şi verificarea activităţii subdiviziunilor secretariatului instanţei judecătoreşti, asigurarea administrării şi utilizării optime a resurselor financiare, materiale, intelectuale şi informaţionale în procesul implementării planurilor strategice de activitate a instanţei judecătoreşti. Astfel, activităţile desfăşurate de către şeful secretariatului se vor axa pe asigurarea cu echipament a instanţei de judecată, implementarea  sistemelor de înregistrare audio/video a şedinţelor de judecată, minimizarea lucrului manual în limitele prevăzute de lege, îmbunătăţirea condiţiilor de muncă a angajaţilor, utilizarea eficientă a resurselor financiare conform planului strategic de activitate aprobat.
    8.5. Şeful secretariatului elaborează şi prezintă spre aprobare preşedintelui instanţei judecătoreşti planurile strategice de activitate a instanţei judecătoreşti. Planificarea strategică va reflecta previziunea activităţii instanţei de judecată, prin care vor fi identificate şi stabilite obiectivele organizaţiei şi acţiunile necesare pentru a îndeplini aceste obiective. Planul strategic de activitate a instanţei de judecată va cuprinde obiectivele care urmează a fi realizate, analiza mediului extern şi intern de activitate a instanţei de judecată, analiza situaţiei existente, priorităţi, direcţii de activitate şi descrierea procesului de monitorizare a implementării planului strategic. Şeful secretariatului este responsabil pentru coordonarea şi implementarea planului strategic de activitate a instanţei de judecată.
    8.6. Şeful secretariatului exercită alte funcţii atribuite prin lege sau delegate de către preşedintele instanţei judecătoreşti. Funcţiile delegate şefului secretariatului pot ţine gestionarea resurselor umane ale instanţei de judecată, pregătirea, desfăşurarea şi monitorizarea achiziţiilor publice pentru instanţa de judecată, verificarea şi monitorizarea examinării petiţiilor parvenite în instanţa de judecată, participarea la evaluarea profesională a funcţionarilor publici din cadrul instanţei de judecată, etc.
    9. Structura secretariatului
    9.1. Secretariatul instanţelor judecătoreşti se constituie din grefă şi serviciul administrativ.
    9.2. Grefa secretariatului instanţei judecătoreşti asistă judecătorii în procesul de înfăptuire a justiţiei. În cadrul grefei se instituie, respectiv, subdiviziuni ale grefierilor, asistenţilor judiciari, traducătorilor, interpreţilor, subdiviziuni pentru generalizarea statisticii judiciare, pentru analiza, sistematizarea şi unificarea practicii judiciare, precum şi subdiviziuni pentru documentarea şi asigurarea desfăşurării procesului judiciar. Personalul grefei este compus din funcţionari publici supuşi reglementărilor Legii nr. 158-XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcţia publică şi  statutul funcţionarului public.
    9.3. Din grefa secretariatului judecătoriilor şi curţilor de apel fac parte asistenţii judiciari, grefierii, colaboratorii direcţiei/secţiei/serviciului sistematizare, generalizare a practicii judiciare şi relaţii cu publicul, direcţiei/secţiei/serviciului evidenţă şi documentare procesuală şi ai secţiei/serviciului translare.
    9.4. Serviciul administrativ al secretariatului instanţei judecătoreşti asigură activitatea organizatorică a instanţei judecătoreşti. În cadrul serviciului administrativ se instituie subdiviziunile: financiar-economică, de tehnologii informaţionale, arhiva, biblioteca, precum şi alte subdiviziuni necesare pentru activitatea instanţei judecătoreşti. Personalul serviciului administrativ este compus din funcţionari publici, supuşi reglementărilor Legii nr. 158-XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public, şi personal contractual care desfăşoară activităţi auxiliare, supus reglementărilor legislaţiei muncii.
    9.5. Serviciul administrativ al secretariatului judecătoriilor şi curţilor de apel este compus din colaboratorii serviciului financiar-economic, serviciului resurse umane, serviciului arhivă, serviciului expediţie şi ai secţiei asigurare tehnico-materială.
    10. Sarcinile de bază şi responsabilităţile subdiviziunilor secretariatului instanţelor de judecată
    10.1 Asistentul judiciar este responsabil pentru:
    a) colectarea actelor normative necesare judecătorului şi altei informaţii necesare pentru judecarea dosarului distribuit judecătorului; 
    b) generalizarea problemelor de drept în dosarele distribuite judecătorului respectiv şi elaborarea recomandărilor pe marginea problemelor legate de interpretarea şi aplicarea legii;
    c) verificarea prezenţei actelor care urmau a fi prezentate de către participanţii la proces;
    d) elaborarea, la indicaţia judecătorului, proiectelor de acte procesuale;
    e) asigurarea depersonalizării hotărîrilor judecătoreşti şi publicarea lor pe pagina web a instanţei judecătoreşti;
    f) participarea în grupuri de lucru şi în comisii, în limitele competenţei sale;
    g) oferă acces la dosarul în proces de examinare participanţilor la proces şi avocaţilor în bază de mandat cu completarea şi semnarea declaraţiei;
    h) îndeplinirea, la indicaţia judecătorului, altor atribuţii legate de înfăptuirea justiţiei.
    10.2. Grefierul este responsabil pentru:
    a) asistarea judecătorilor în procesul de înfăptuire a actului de justiţie;
    b) asigurarea suportului administrativ şi organizaţional completului de judecată în scopul realizării efective a procesului de judecată;
    c) asigurarea utilizării Programului Integrat de Gestionare a Dosarelor şi a sistemelor de înregistrare audio în cadrul examinării cauzelor;
    d) afişarea pe panoul informativ a informaţiei cu privire la cauzele numite spre examinare;
    e) întocmirea actelor procesuale prevăzute de legislaţia în vigoare.
    10.3. Direcţia/secţia sistematizare, generalizare a practicii judiciare şi relaţii cu publicul este condusă de şeful direcţiei/secţiei şi are în subordinea sa serviciul monitorizare şi relaţii cu publicul. În cadrul direcţiei sistematizare, generalizare a practicii judiciare şi relaţii cu publicul poate fi creată secţia penală, secţia civilă şi de contencios administrativ.
    10.4. Direcţia/secţia/serviciul sistematizare, generalizare a practicii judiciare şi relaţii cu publicul exercită următoarele atribuţii:
    a) generalizează practica judiciară referitoare la anumite categorii de pricini;
    b) avizează proiectele de hotărîri ale Plenului Curţii Supreme de Justiţie cu caracter explicativ;
    c) analizează statistica judiciară trimestrială, semestrială şi anuală;
    d) elaborează note explicative privind activitatea instanţei de judecată;
    e) asigură comunicarea instanţei judecătoreşti cu publicul.
    10.5. Serviciul monitorizare şi relaţii cu publicul exercită următoarele atribuţii:
    a) aduce la cunoştinţa justiţiabililor şi altor persoane informaţii de interes public;
    b) gestionează pagina web şi poşta electronică a instanţei de judecată;
    c) elaborează comunicate despre activitatea instanţei de judecată, cauzele de rezonanţă şi, după coordonare cu preşedintele instanţei, publicarea acestora pe pagina web;
    d) examinează petiţiile parvenite în instanţa de judecată.
    10.6. Direcţia/secţia evidenţă şi documentare procesuală este condusă de şeful direcţiei/secţiei şi are în subordinea sa secţia translare. În cadrul direcţiei evidenţă şi documentare procesuală poate fi creată secţia civilă şi de contencios administrativ şi secţia penală şi contravenţională. 
    10.7. Direcţia evidenţă şi documentare procesuală exercită următoarele atribuţii:
    a) monitorizează procesul de înregistrare şi evidenţă a cererilor de chemare în judecată, dosarelor, apelurilor şi recursurilor;
    b) verifică termenele de interpelare şi parvenire a dosarelor, motivele tergiversării expedierii dosarelor sau perfectării interpelărilor;
    c) verifică termenele de înregistrare a dosarelor, monitorizează respectarea termenelor de expediere a dosarelor şi remiterii copiilor actelor judecătoreşti participanţilor la proces;
    d) monitorizează utilizarea Programului Integrat de Gestionare a Dosarelor;
    e) asigură întocmirea rapoartelor statistice;
    f) asigură transmiterea dosarelor şi materialelor în arhiva instanţei.
    10.8. Secţia evidenţă şi documentare procesuală sau, după caz, secţia civilă şi de contencios administrativ, secţia penală şi contravenţională exercită următoarele atribuţii:
    a) asigură înregistrarea cererilor de chemare în judecată şi a dosarelor în Programul Integrat de Gestionare a Dosarelor şi registrele corespunzătoare;
    b) verifică evidenţa şi circulaţia cererilor de chemare în judecată şi a dosarelor;
    c) asigură respectarea termenelor prevăzute de legislaţia în vigoare pentru expedierea dosarelor şi actelor judecătoreşti;
    d) perfectează nomenclatoarele dosarelor;
    e) pregătesc dosarele pentru transmitere în arhivă;
    f) întocmesc rapoarte statistice;
    g) primesc şi înregistrează cereri de eliberare a titlului executoriu;
    h) eliberează titlurile executorii; expediază spre executare titlurile executorii care se înaintează spre executare direct în instanţa de judecată;
    i) controlează expedierea la timp a comunicărilor necesare de punere în executare a hotărîrilor judecătoreşti.
    10.9. Serviciul administrativ al secretariatului instanţei de judecată are în structura sa următoarele compartimente:
    a) serviciul financiar-economic;
    b) serviciul resurse umane;
    c) serviciul arhivă;
    d) serviciul expediţie;
    e) secţia asigurare tehnico-materială.
    10.10. Serviciul financiar - economic exercită următoarele atribuţii:
    a) asigură organizarea corectă a evidenţei contabile;
    b) coordonează utilizarea corectă a mijloacelor financiare în corespundere cu devizele de cheltuieli aprobate;
    c) asigură procesul de elaborare şi coordonare a proiectului de buget al instanţei judecătoreşti;
    d) întocmeşte şi prezentă în termen rapoartele financiare trimestriale şi anuale;
    e) asigură inventarierea şi evidenţa bunurilor materiale;
    f) elaborează proiectul de buget;
    g) întocmeşte documentele cu privire la contracte sau tendere.
    10.11. Serviciul resurse umane exercită următoarele atribuţii:
    a) ţine evidenţa angajaţilor instanţei judecătoreşti, a registrelor şi carnetelor de muncă;
    b) monitorizează şi acordă asistenţă comisiei de concurs pentru organizarea şi desfăşurarea concursului pentru ocuparea funcţiilor publice şi posturilor vacante;
    c) ţine evidenţa dezvoltării profesionale a funcţionarilor publici;
    d) asigură evidenţa concediilor anuale, medicale ale personalului.
    10.12. Serviciul arhivă exercită următoarele atribuţii:
    a) ţine evidenţa dosarelor transmise în arhivă;
    b) furnizează informaţii din dosare şi copii de pe materialele dosarelor participanţilor la proces;
    c) elaborează nomenclatorul dosarelor;
    d) asigură selectarea, prelucrarea şi transmiterea dosarelor, documentelor la Arhiva Naţională.
    10.13. Serviciul expediţie exercită următoarele atribuţii:
    a) realizează înregistrarea corespondenţei în registru şi transmiterea acesteia destinatarului;
    b) asigură securitatea în procesul de expediere a corespondenţei înregistrate şi a altor bunuri sau valori la destinaţie;
    c) asigură integritatea informaţiei şi documentele primite spre expediere;
    d) furnizează informaţia necesară la cererea cetăţenilor.
    10.14. Secţia asigurare tehnico-materială:
    a) asigură suportul tehnico-material pentru desfăşurarea activităţii instanţei judecătoreşti;
    b) gestionează bunurile materiale;
    c) asigură funcţionarea continuă a tehnicii de calcul din cadrul instanţei judecătoreşti;
    d) asigură folosirea raţională a unităţilor de transport;
    e) asigură curăţenia permanentă în birourile şi sălile de şedinţe;
    f) asigură efectuarea reparaţiilor complexe ale clădirii instanţei judecătoreşti;
    g) asigură respectarea regulilor de protecţie a muncii în activitatea exercitată.