ID intern unic: 339872
Версия на русском
Republica Moldova
din 22.12.2010
pentru aprobarea Regulamentului cu privire la asigurarea
regimului secret în cadrul autorităţilor publice şi al altor
persoane juridice
regimului secret în cadrul autorităţilor publice şi al altor
persoane juridice
MODIFICAT
HG886 din 22.10.14, MO325-332/31.10.14 art.954
În temeiul Legii nr. 245-XVI din 27 noiembrie 2008 cu privire la secretul de stat (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2009, nr.45-46, art.123), cu modificările ulterioare, Guvernul HOTĂRĂŞTE:
1. Se aprobă Regulamentul cu privire la asigurarea regimului secret în cadrul autorităţilor publice şi al altor persoane juridice (se anexează).
2. În vederea implementării regulamentului nominalizat, autorităţile publice şi alte persoane juridice, care utilizează informaţii atribuite secret de stat, în termen de 3 luni din la data intrării în vigoare a acestuia, vor elabora şi vor aproba normele proprii cu privire la asigurarea regimului secret şi vor întreprinde măsurile necesare pentru realizarea prezentei hotărîri.
3. Cetăţenilor care, la momentul intrării în vigoare a prezentei hotărîri, dispun de dreptul de acces la secretul de stat şi al căror acces a fost coordonat cu Serviciul de Informaţii şi Securitate al Republicii Moldova, li se va menţine acest drept pînă la expirarea termenelor stabilite de art. 24 alin. (2) lit. b) şi alin. (3) din Legea nr. 245-XVI din 27 noiembrie 2008 cu privire la secretul de stat, pentru forma 1 şi, respectiv, forma 2 de acces la secret de stat.
4. Cetăţenii care, la momentul intrării în vigoare a prezentei hotărîri, dispun de dreptul de acces la secret de stat, însă accesul acestora nu a fost coordonat cu Serviciul de Informaţii şi Securitate al Republicii Moldova, vor fi supuşi măsurilor de verificare în termen de 5 ani din data intrării în vigoare a prezentei hotărîri.
5. Autorităţile publice şi alte persoane juridice vor asigura verificarea persoanelor prevăzute în pct.4 din prezenta hotărîre, conform unui plan coordonat cu Serviciul de Informaţii şi Securitate al Republicii Moldova.
6. Se abrogă Hotărîrea Guvernului nr. 638 din 18 septembrie 1995 „Pentru aprobarea Regulamentului cu privire la asigurarea regimului secret în organele puterii legislative, executive, juridice, organele administraţiei publice locale, întreprinderile, instituţiile şi organizaţiile Republicii Moldova”.
PRIM-MINISTRU Vladimir FILAT
Contrasemnează:
Ministrul de stat Victor Bodiu
Nr. 1176. Chişinău, 22 decembrie 2010.
2. Regimul secret reprezintă ansamblul de măsuri organizatorico-juridice, care fac parte din sistemul naţional de protecţie a secretului de stat, privind metodele şi mijloacele utilizate de protejare a informaţiilor şi a purtătorilor materiali de informaţii atribuite la secret de stat, precum şi acţiunile întreprinse în acest domeniu, care se referă inclusiv la:
1) secretizarea şi desecretizarea informaţiilor;
2) cerinţele înaintate faţă de autorităţile publice, alte persoane juridice şi personalul acestora cu privire la protecţia secretului de stat;
3) modul de acces la secretul de stat;
4) întocmirea, evidenţa, păstrarea, procesarea, multiplicarea, utilizarea, transmiterea, distrugerea informaţiilor atribuite la secret de stat;
5) protecţia secretului de stat prin măsuri de ordin juridic şi de ordin procedural, măsuri de protecţie fizică, de protecţie a sistemelor informaţionale, de telecomunicaţii, precum şi a personalului;
6) exercitarea controlului asupra măsurilor referitoare la protecţia secretului de stat.
3. În sensul prezentului Regulament se definesc următoarele noţiuni:
autorizaţie de acces la secret de stat – document prin care se confirmă că persoana fizică, titular al acesteia, poate avea acces la secret de stat de un anumit grad de secretizare;
articole secrete – complexele, sistemele şi articolele de înarmare şi tehnică militară, precum şi anumite instalaţii, agregate, blocuri, reţele, dispozitive, materiale, produse chimice, aparataj, utilaj, machete de produse şi altele asemenea, care fac parte din categoria informaţiilor atribuite la secret de stat;
secretizarea informaţiei – încadrarea informaţiei la un anumit grad de secretizare;
desecretizarea informaţiei – scoaterea informaţiei secretizate de sub incidenţa reglementărilor privind secretul de stat şi suprimarea parafei de secretizare aplicată pe purtătorul material de asemenea informaţie;
certificat de securitate – document prin care se confirmă dreptul persoanelor juridice, cu excepţia autorităţilor publice, de a desfăşura o activitate ce ţine de utilizarea informaţiilor atribuite la secret de stat, crearea mijloacelor de protejare a informaţiei, realizarea măsurilor şi/sau prestarea serviciilor de protecţie a secretului de stat;
zonă de securitate – perimetru delimitat şi special amenajat unde sînt gestionate informaţiile atribuite la secret de stat.
4. Măsurile de protecţie a informaţiilor atribuite la secret de stat trebuie stabilite în raport cu:
1) gradul de secretizare a informaţiilor;
2) volumul şi purtătorii materiali ai informaţiilor;
3) modul de acordare a dreptului de acces la secret de stat;
4) calitatea, funcţia şi numărul persoanelor care au sau pot avea acces la secret de stat;
5) ameninţările, riscurile şi vulnerabilităţile ce pot avea consecinţe asupra informaţiilor atribuite la secret de stat.
6. În funcţie de gravitatea prejudiciilor ce pot fi cauzate intereselor şi/sau securităţii Republicii Moldova în cazul divulgării sau pierderii acestor informaţii, Legea nr. 245-XVI din 27 noiembrie 2008 cu privire la secretul de stat (în continuare – Legea) stabileşte 4 grade de secretizare a informaţiilor atribuite la secret de stat şi, respectiv, parafele de secretizare pentru purtătorii materiali de asemenea informaţii:
1) „Strict secret” – grad de secretizare atribuit informaţiilor a căror divulgare neautorizată poate aduce prejudicii deosebit de grave intereselor şi/sau securităţii Republicii Moldova;
2) „Secret” – grad de secretizare atribuit informaţiilor a căror divulgare neautorizată poate dăuna grav intereselor şi/sau securităţii Republicii Moldova;
3) „Confidenţial” – grad de secretizare atribuit informaţiilor a căror divulgare neautorizată poate dăuna intereselor şi/sau securităţii Republicii Moldova;
4) „Restricţionat” – grad de secretizare atribuit informaţiilor a căror divulgare neautorizată poate fi în dezavantajul intereselor şi/sau securităţii Republicii Moldova sau poate conduce la divulgarea unei informaţii secretizate cu parafa „Strict secret”, „Secret” sau „Confidenţial”.
7. În corespundere cu gradele de secretizare a informaţiilor atribuite la secret de stat, sînt stabilite următoarele termene de secretizare a informaţiilor, care încep din ziua în care pe purtătorul material de informaţii atribuite la secret de stat a fost aplicată parafa de secretizare:
1) „Strict secret” – pînă la 25 de ani;
2) „Secret” – pînă la 15 ani;
3) „Confidenţial” – pînă la 10 ani;
4) „Restricţionat” – pînă la 5 ani.
8. Termenul de secretizare a informaţiilor despre persoanele care colaborează sau au colaborat confidenţial cu organele ce desfăşoară activitate de informaţii, de contrainformaţii şi operativă de investigaţii este nelimitat, indiferent de gradul de secretizare.
9. Termenul de secretizare a datelor despre identitatea şi calitatea ofiţerului de informaţii este de 50 de ani din data eliberării din serviciu a ofiţerului, dar nu mai puţin de 25 de ani din data decesului acestuia. Termenul poate fi prelungit pe perioade consecutive a cîte 10 ani, la decizia directorului Serviciului de Informaţii şi Securitate, în cazul în care desecretizarea datelor contravine intereselor asigurării securităţii naţionale şi/sau a drepturilor şi intereselor legitime ale urmaşilor ofiţerului de informaţii.
10. Termenele de secretizare pot fi prelungite în anumite situaţii excepţionale de către Comisia interdepartamentală pentru protecţia secretului de stat, în baza unei motivaţii temeinice, la solicitarea conducătorilor autorităţilor publice învestite cu împuterniciri de dispoziţie asupra informaţiilor atribuite la secret de stat sau, după caz, din oficiu.
11. Drept temei pentru secretizarea informaţiilor, elaborate/primite în cadrul activităţii de administrare, de producţie, ştiinţifice şi de altă natură a autorităţilor publice şi altor persoane juridice şi aplicarea parafei de secretizare pe purtătorii lor materiali, este corespunderea cu:
1) prevederile articolelor 7 şi 8 din Lege;
2) Nomenclatorul informaţiilor atribuite la secret de stat;
3) nomenclatoarele departamentale de informaţii care urmează a fi secretizate.
12. Categoriile informaţiilor atribuite la secret de stat se stabilesc conform Nomenclatorului informaţiilor atribuite la secret de stat.
13. În scopul concretizării şi sistematizării informaţiilor în domeniile lor de activitate, autorităţile publice învestite cu împuterniciri de dispoziţie asupra acestor informaţii, elaborează, în baza şi în limitele Nomenclatorului informaţiilor atribuite la secret de stat, nomenclatoare departamentale detaliate de informaţii, care urmează a fi secretizate. După caz, pot fi elaborate şi nomenclatoare interdepartamentale detaliate de informaţii, care urmează a fi secretizate şi care trebuie să corespundă Nomenclatorului informaţiilor atribuite la secret de stat.
14. Pentru elaborarea nomenclatoarelor departamentale detaliate de informaţii care urmează a fi secretizate, în cadrul autorităţilor publice învestite cu împuterniciri de dispoziţie asupra acestora se instituie comisii în componenţa cărora se includ, în mod obligatoriu, şi reprezentanţi ai subdiviziunilor interioare de protecţie a informaţiilor atribuite la secret de stat. În vederea elaborării nomenclatoarelor interdepartamentale detaliate de informaţii care urmează a fi secretizate, se instituie comisii interdepartamentale, în componenţa cărora se includ, în mod obligatoriu, şi reprezentanţi ai subdiviziunilor interioare de protecţie a informaţiilor atribuite la secret de stat din cadrul fiecărei autorităţi publice implicate.
15. În nomenclatorul departamental detaliat de informaţii, care urmează a fi secretizate, trebuie să fie prevăzute categoriile informaţiilor, iar, în caz de necesitate, şi informaţiile aparte privind aspectele de activitate ale autorităţii publice. Gradul de secretizare a acestor informaţii se stabileşte în mod diferenţiat, ţinîndu-se cont de gravitatea prejudiciilor ce pot fi cauzate intereselor şi/sau securităţii Republicii Moldova în cazul divulgării sau pierderii acestor informaţii.
16. Nomenclatoarele departamentale/interdepartamentale detaliate de informaţii, care urmează a fi secretizate, se aprobă de conducătorul autorităţii/conducătorii autorităţilor publice respective şi conţin informaţii cu împuternicirile de dispoziţie asupra cărora sînt învestite autorităţile publice în cauză, stabilesc gradele şi termenele lor de secretizare.
17. Conţinutul nomenclatoarelor departamentale/interdepartamentale detaliate de informaţii, care urmează a fi secretizate, nu sînt date publicităţii. Ele urmează să fie aduse la cunoştinţa structurilor de subordonare departamentală, precum şi a persoanelor juridice care efectuează lucrări cu utilizarea informaţiilor atribuite la secret de stat, în partea ce se referă la activitatea acestora, pentru a putea fi utilizate la secretizarea informaţiilor. De asemenea, persoanele juridice care efectuează lucrări cu utilizarea informaţiilor atribuite la secret de stat, în coordonare cu beneficiarul acestor lucrări, pot elabora nomenclatoare detaliate separate de informaţii care urmează a fi secretizate.
18. Secretizarea informaţiei se efectuează prin încadrarea acesteia la un anumit grad de secretizare, potrivit nomenclatorului departamental/ interdepartamental detaliat de informaţii, care urmează a fi secretizate, şi, respectiv, asigurarea aplicării parafei de secretizare, conform gradului de secretizare.
19. Decizia cu privire la secretizarea informaţiei se adoptă de către persoana cu funcţii de răspundere care semnează documentul, la propunerea executantului, şi se manifestă prin aplicarea semnăturii pe suportul material de informaţii.
20. Secretizarea documentelor care se semnează de către conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice se efectuează la propunerea şefilor subdiviziunilor interioare care au întocmit documentul.
21. Secretizarea documentelor care se semnează de către şefii subdiviziunilor interioare se efectuează la propunerea executanţilor.
22. Aplicarea parafei de secretizare pe document se asigură de către persoana care-l întocmeşte.
23. Gradul de secretizare a informaţiei se determină în conformitate cu Nomenclatorul informaţiilor atribuite la secret de stat şi nomenclatoarele departamentale/interdepartamentale detaliate de informaţii care urmează a fi secretizate, iar în cazuri aparte – conform părţii care se referă la lucrările ce urmează a fi efectuate în baza acestor nomenclatoare.
24. Gradul de secretizare a informaţiilor ce se conţin în document se determină de executant şi persoana care semnează sau aprobă documentul.
25. Gradul de secretizare a informaţiilor privind efectuarea unor lucrări în comun şi a altor lucrări se determină de către beneficiarul acestor lucrări în comun cu executantul lucrărilor.
26. Gradul de secretizare a informaţiilor ce se conţin în tezele de licenţă, masterat, doctorat, alte lucrări cu tematică secretă, se determină de către executant şi conducătorul lui ştiinţific.
27. Gradul de secretizare a informaţiilor ce se conţin în cererea de înregistrare a dreptului de proprietate intelectuală se determină de către autor (coautori) şi conducătorul autorităţii publice învestite cu împuterniciri de dispoziţie asupra informaţiilor atribuite la secret de stat, care prezintă cererea.
28. Documentul elaborat pe baza prelucrării informaţiilor cu grade de secretizare diferite va fi secretizat conform noului conţinut, care poate fi superior originalelor.
29. Documentul rezultat din cumularea neprelucrată a unor extrase provenite din informaţii secretizate va primi gradul de secretizare corespunzător conţinutului extrasului cu cel mai înalt nivel de secretizare.
30. Rezumatele, traducerile şi extrasele din documentele secretizate primesc gradul de secretizare corespunzător conţinutului.
31. Dacă unele părţi ale unui document (spre exemplu, pagini, paragrafe, secţiuni, anexe) conţin informaţii ce se atribuie la diferite grade de secretizare, pe acestea se vor aplica parafele corespunzătoare gradului de secretizare respectiv. În acest caz, gradul de secretizare atribuit documentului integral va fi cel al părţii cu cel mai înalt grad de secretizare.
32. Scrisorile sau notele care însoţesc documentele anexate poartă nivelul de secretizare cel mai înalt care a fost atribuit acestora din urmă. Autoritatea emitentă indică în mod clar gradul de secretizare în cazul în care sînt separate de anexele lor.
33. Parafa de secretizare reflectă gradul superior de secretizare a informaţiilor ce se conţin în lucrări, documente, articole şi se marchează prin una din inscripţiile: „Strict secret”, „Secret”, „Confidenţial” sau „Restricţionat”.
34. Parafa de secretizare a lucrării, etapelor şi părţilor ei componente se indică de către beneficiarul acestora în sarcina (planul) de executare a lucrării.
35. Cînd se aplică parafa „Strict secret”, se indică, sub linie, punctul din nomenclatorul departamental/interdepartamental detaliat de informaţii care urmează a fi secretizate, în baza căruia se determină parafa.
36. Parafa de secretizare a articolului şi a fiecărei părţi componente a acestuia se indică, de către cel care elaborează sau fabrică, în documentaţia cu privire la articol (spre exemplu, condiţiile tehnice, instrucţiunile privind exploatarea, paşaportul tehnic).
37. Secretizarea informaţiilor care nu corespund criteriilor stabilite în punctul 11 din prezentul Regulament şi, respectiv, aplicarea parafei de secretizare cu privire la aceste informaţii nu se admite.
38. În cazul în care persoanele cu funcţii de răspundere din cadrul autorităţilor publice şi altor persoane juridice consideră că divulgarea anumitor informaţii este de natură să aducă atingere intereselor şi/sau securităţii Republicii Moldova, dar nu pot fi identificate cu cele incluse în nomenclatorul respectiv, vor asigura secretizarea preliminară a acestora, prin aplicarea parafei, conform gradului de secretizare apreciat.
39. Dacă informaţia care nu este prevăzută în nomenclatorul departamental/interdepartamental detaliat de informaţii care urmează a fi secretizate dezvăluie informaţiile ce se conţin în acest nomenclator, atunci acestea trebuie să aibă acelaşi grad de secretizare, care este menţionat în punctele respective ale nomenclatorului.
40. Persoanele responsabile, în termen de o lună de la secretizarea preliminară a informaţiilor, sînt obligate să prezinte persoanei cu funcţie de răspundere, care a aprobat nomenclatorul respectiv, propuneri de completare/modificare a acestuia, însoţite de o motivaţie temeinică. Pînă la adoptarea unei decizii definitive, caracterul secret al acestor informaţii va fi asigurat în conformitate cu cerinţele prezentului Regulament.
41. După aprecierea informaţiilor secretizate preliminar în conformitate cu prevederile articolului 12 alineatul (3) din Lege, conducătorii autorităţilor publice şi ai altor persoane juridice, care au aprobat nomenclatorul respectiv, vor lua o decizie argumentată, în formă scrisă, cu privire la completarea/modificarea nomenclatorului în vigoare sau scoaterea parafei de secretizare atribuite preliminar.
42. Propunerile de modificare şi/sau completare a Nomenclatorului informaţiilor atribuite la secret de stat, însoţite de motivaţia temeinică, se înaintează Guvernului.
43. Conducătorii autorităţilor publice, învestite cu împuterniciri de dispoziţie asupra informaţiilor atribuite la secret de stat, vor dispune verificarea periodică, dar nu mai rar decît o dată la 5 ani, de regulă, după revizuirea conţinutului nomenclatoarelor departamentale/interdepartamentale detaliate de informaţii care urmează a fi secretizate, a tuturor informaţiilor secrete de stat cărora le-au fost atribuite grade de secretizare, prilej cu care, dacă este necesar, vor fi reevaluate gradele, respectiv, parafele, precum şi termenele de secretizare a acestora. Dacă este posibil, autoritatea emitentă indică pe documentul secretizat data sau termenul începînd cu care informaţiile pe care acesta le cuprinde li se va putea reduce gradul de secretizare sau vor putea fi desecretizate.
44. La finisarea lucrărilor efectuate în comun şi a altor lucrări, integral sau etapizat, beneficiarul acestora în comun cu executantul vor examina chestiunea cu privire la păstrarea sau modificarea gradului de secretizare a informaţiilor stabilit anterior şi, în caz de necesitate, vor opera modificări şi completări la capitolul respectiv al sarcinii în vederea executării lucrărilor.
45. Modificarea gradului de secretizare a informaţiilor implică, în mod obligatoriu, modificarea parafei de secretizare pe purtătorii materiali şi/sau în documentaţia de însoţire a acestora.
46. Modificarea parafei de secretizare se efectuează în conformitate cu prevederile articolului 15 din Lege.
47. În termen de 6 luni de la data stabilită de reducere a gradului de secretizare categoriilor de informaţii prevăzute în Nomenclatorul informaţiilor atribuite la secret de stat şi în nomenclatoarele departamentale de informaţii care urmează a fi secretizate, autorităţile publice sau alte persoane juridice, în temeiul deciziei conducătorilor autorităţilor publice cu împuterniciri de dispoziţie asupra acestor informaţii, vor asigura modificarea parafei de secretizare a purtătorilor materiali de informaţii atribuite la secret de stat.
48. În toate celelalte cazuri, modificarea parafei de secretizare a purtătorilor materiali de informaţii atribuite la secret de stat se efectuează, în temeiul deciziei persoanei cu funcţie de răspundere care a secretizat informaţia sau a succesorului ei de drept, în termen de 3 luni de la data stabilită de reducere a gradului de secretizare a informaţiilor conţinute de ele.
49. Modificarea parafei de secretizare în cazul majorării gradului de secretizare a informaţiilor se face imediat, în temeiul deciziei scrise a persoanei cu funcţie de răspundere care a secretizat informaţia sau a succesorului ei de drept.
50. Decizia cu privire la modificarea parafei de secretizare urmează să fie argumentată şi se emite în formă scrisă.
51. Persoana cu funcţii de răspundere care a secretizat informaţia sau succesorul ei de drept, în cel mai restrîns termen, informează despre decizia cu privire la modificarea parafei de secretizare autorităţile sau persoanele juridice cărora le-a fost expediat documentul, iar acestea, la rîndul lor, au responsabilitatea de a informa destinatarii succesivi cărora le-au transmis originalul documentului sau o copie a acestuia. În baza deciziei menţionate, autorităţile sau persoanele juridice destinatare efectuează modificarea respectivă a parafei de secretizare a documentului.
52. În cazul în care propunerea cu privire la secretizarea sau modificarea parafei de secretizare a fost înaintată de către autoritatea publică sau persoana juridică care a primit documentul, expeditorul va informa destinatarul documentului despre decizia luată, indiferent de caracterul acesteia.
53. Privitor la modificarea parafei de secretizare a documentelor şi articolelor se efectuează înscrieri în registrele de evidenţă respective, în fişe, pe documente, în documentaţia tehnică (de însoţire) a articolelor. Data şi noul grad de secretizare vor fi indicate pe document deasupra sau sub vechea inscripţie, care va fi anulată prin trasarea unei linii oblice.
54. Informaţiile secrete de stat se desecretizează de către persoanele cu funcţii de răspundere cu împuterniciri de secretizare a informaţiilor respective dacă:
1) termenul de secretizare a expirat;
2) s-au schimbat circumstanţele obiective şi, drept urmare, protecţia în continuare a anumitor informaţii atribuite la secret de stat devine inoportună;
3) au fost operate modificări în articolele 7 şi 8 din Lege, în Nomenclatorul informaţiilor atribuite la secret de stat sau în nomenclatoarele departamentale/interdepartamentale detaliate de informaţii care urmează a fi secretizate şi, drept urmare, protecţia în continuare a anumitor informaţii atribuite la secret de stat devine inoportună;
4) există o decizie privind recunoaşterea secretizării informaţiilor drept neîntemeiată.
55. Persoanele cu funcţii de răspundere care au emis documente secrete vor evalua periodic necesitatea de desecretizare sau de micşorare a gradului de secretizare acordat anterior acestora. Ori de cîte ori este posibil, emitentul unui document secretizat trebuie să precizeze dacă acesta poate fi desecretizat ori trecut la un grad inferior de secretizare, la o anumită dată sau la producerea unui anumit eveniment.
56. În scopul evaluării necesităţii de desecretizare sau de micşorare a gradului de secretizare acordat informaţiilor, pot fi create comisii speciale în componenţa cărora va fi inclusă, în mod obligatoriu, o persoană din cadrul Subdiviziunii de protecţie a informaţiilor atribuite la secret de stat, care dispune de forma de acces corespunzătoare gradului de secretizare a acestor informaţii.
57. Decizia cu privire la desecretizarea informaţiilor se adoptă de către persoanele cu funcţii de răspundere cu împuterniciri de secretizare a informaţiilor respective. Această decizie se emite în formă scrisă şi urmează să fie argumentată.
58. Comisia interdepartamentală pentru protecţia secretului de stat, precum şi conducătorii autorităţilor publice şi ai altor persoane juridice sînt împuterniciţi de a desecretiza informaţiile care au fost secretizate neîntemeiat de către persoanele cu funcţii de răspundere din subordine.
59. În cazul păstrării informaţiilor atribuite la secret de stat în fondurile închise ale arhivelor, purtătorii materiali ai acestora se vor desecretiza de către conducătorii arhivelor de stat, cu condiţia că organizaţia întemeietoare a fondului sau succesorul ei de drepturi le deleagă astfel de împuterniciri. În caz de lichidare a organizaţiei întemeietoare a fondului şi de lipsă a succesorului ei de drepturi, chestiunea privind desecretizarea purtătorilor materiali de informaţii atribuite la secret de stat este examinată de Comisia interdepartamentală pentru protecţia secretului de stat.
60. Persoanele cu funcţii de răspundere împuternicite de a secretiza informaţiile vor asigura informarea autorităţilor sau persoanelor juridice, cărora le-a fost expediat documentul, despre faptul desecretizării acestuia.
61. Informaţiile secretizate, despre care s-a stabilit cu certitudine că sînt divulgate sau iremediabil pierdute, vor fi desecretizate. Desecretizarea se face numai în baza investigaţiei prin care s-a stabilit faptul divulgării sau pierderii informaţiilor respective ori a suportului material al acestora, cu acordul scris al emitentului.
62. În cazul în care se consideră că anumite informaţii au fost secretizate neîntemeiat, cetăţenii sau persoanele juridice sînt în drept să conteste decizia de secretizare, în conformitate cu prevederile articolului 17 din Lege.
64. Crearea, reorganizarea şi lichidarea Subdiviziunilor de protecţie se efectuează în baza deciziei (ordinului) conducătorilor autorităţilor publice sau altor persoane juridice deţinătoare de informaţii atribuite la secret de stat, prin coordonare cu Serviciul de Informaţii şi Securitate. La crearea noilor Subdiviziuni de protecţie, Serviciul de Informaţii şi Securitate verifică existenţa condiţiilor necesare pentru funcţionarea normală a acestora.
65. Funcţiile, drepturile, obligaţiile, organizarea Subdiviziunii de protecţie se stabilesc în regulamentul de funcţionare al acesteia, elaborat în conformitate cu cerinţele prezentului Regulament, coordonat cu Serviciul de Informaţii şi Securitate şi aprobat de conducătorul autorităţii publice sau al altor persoane juridice.
66. În funcţie de volumul şi importanţa activităţilor ce implică informaţii atribuite la secret de stat, Subdiviziunile de protecţie pot include subdiviziuni de regim secret, care organizează asigurarea şi respectarea regimului secret în autorităţile publice sau alte persoane juridice, şi subdiviziuni ale lucrărilor de secretariat secrete, care elaborează şi înfăptuiesc măsuri ce ţin de asigurarea regimului secret la executarea lucrărilor de secretariat secrete cu efectuarea controlului asupra respectării lor. De asemenea, reieşind din specificul activităţii şi volumul informaţiilor atribuite la secret de stat în cadrul autorităţilor publice sau al altor persoane juridice, pot fi create grupuri de lucru, secţii sau unităţi secrete, iar în cadrul acestora pot fi numiţi reprezentanţi ai Subdiviziunii de protecţie.
67. În autorităţile publice sau alte persoane juridice unde se efectuează un volum mare de lucrări secrete pot fi numiţi locţiitori ai conducătorilor autorităţilor publice sau persoanelor juridice, responsabili de asigurarea regimului secret.
68. Atunci cînd autorităţile publice sau alte persoane juridice efectuează un volum redus de lucrări cu informaţii atribuite la secret de stat, acţiunile cu privire la asigurarea regimului secret şi organizarea controlului permanent privind respectarea măsurilor de protecţie a informaţiilor atribuite la secret de stat se realizează de către conducătorul acestora sau de către o persoană numită prin ordin special de către conducător. În acest caz, atribuţiile Subdiviziunii de protecţie vor fi îndeplinite de persoana respectivă.
69. Subdiviziunea de protecţie coordonează activitatea altor subdiviziuni în partea ce ţine de asigurarea protecţiei secretului de stat şi se subordonează nemijlocit conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice şi locţiitorului responsabil de asigurarea regimului secret.
70. Se interzice angajarea temporară a persoanelor în Subdiviziunea de protecţie, în subdiviziunile de cifrare sau mobilizare ale autorităţilor publice sau ale altor persoane juridice.
71. Desemnarea persoanelor în funcţia de locţiitori ai conducătorilor autorităţilor publice şi ai altor persoane juridice, responsabili de asigurarea regimului secret, a şefilor Subdiviziunilor de protecţie, precum şi eliberarea acestora din funcţie se efectuează prin coordonare cu Serviciul de Informaţii şi Securitate.
72. În cadrul Subdiviziunilor de protecţie sînt angajate persoanele care au drept de acces la secret de stat, dau dovadă de cunoştinţe necesare şi au experienţă în organizarea regimului secret.
73. Şeful Subdiviziunii de protecţie trebuie să dispună de dreptul de acces la secret de stat, corespunzător celui mai înalt grad de secretizare a informaţiilor gestionate de autoritatea publică sau altă persoană juridică respectivă.
74. La desemnarea în/eliberarea din funcţie a persoanelor din cadrul Subdiviziunii de protecţie se va efectua inventarierea documentelor şi altor purtători materiali de informaţii atribuite la secret de stat, aflate în gestiunea persoanelor respective, prin întocmirea unui proces-verbal de predare-primire.
75. Pentru efectuarea inventarierii poate fi instituită, după caz, o comisie formată din cel puţin trei persoane, care dispun de forma de acces la secret de stat corespunzătoare celui mai înalt grad de secretizare a informaţiilor care urmează a fi predate-primite.
76. În timpul inventarierii se verifică existenţa documentelor şi a altor purtători materiali de informaţii atribuite la secret de stat, prin confruntarea cu datele indicate în actele de evidenţă.
77. În autorităţile publice şi alte persoane juridice unde se efectuează controale anuale privind verificarea disponibilului documentelor şi altor purtători materiali de informaţii atribuite la secret de stat, cu perfectarea actelor corespunzătoare, în procesul-verbal de predare-primire se permite a se indica numărul documentelor şi altor purtători materiali de informaţii atribuite la secret de stat pentru fiecare an în parte, iar pentru perioada care a expirat de la ultimul control anual se indică numărul documentelor şi altor purtători materiali de informaţii atribuite la secret de stat transmise şi primite, în conformitate cu toate tipurile de evidenţă. Cînd lipsesc actele controlului anual pe o anumită perioadă, în procesul-verbal de primire-predare se reflectă pentru fiecare an în parte numărul documentelor şi altor purtători materiali de informaţii atribuite la secret de stat luate în evidenţă şi a celor existente, în conformitate cu toate tipurile de evidenţă.
78. În procesul-verbal de predare-primire se indică, de asemenea, încălcările de regim depistate, alte date cu privire la starea de lucruri a Subdiviziunii de protecţie. Eventualele obiecţii şi explicaţii se anexează la procesul-verbal de predare-primire.
79. Despre constatarea lipsei unor documente sau altor purtători materiali de informaţii atribuite la secret de stat se informează neîntîrziat conducătorul autorităţii sau al altei persoane juridice, iar acesta din urmă va informa, după caz, Subdiviziunea de protecţie a instituţiei ierarhic superioare şi/sau Serviciul de Informaţii şi Securitate.
80. Procesul-verbal trebuie să fie semnat de persoana care predă documentele şi alţi purtători materiali de informaţii atribuite la secret de stat, persoana care le primeşte, după caz, membrii comisiei de predare-primire, şi va fi aprobat de conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice.
81. În cazul absenţei temporare a şefului Subdiviziunii de protecţie (concediu, delegare, caz de boală), se întocmeşte un proces-verbal de predare-primire a documentelor şi altor purtători materiali de informaţii atribuite la secret de stat necesare în lucru. Procesul-verbal se semnează de către şeful Subdiviziunii de protecţie, după caz, conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice şi persoana numită pentru îndeplinirea obligaţiilor acestuia, care dispune de forma corespunzătoare de acces la secret de stat. Persoana numită pentru îndeplinirea obligaţiilor şefului Subdiviziunii de protecţie nu poartă răspundere pentru documentele şi alţi purtători materiali de informaţii atribuite la secret de stat care se păstrează în safeuri, dulapuri de metal, depozite, alţi suporţi speciali, dacă integritatea amprentelor ştampilelor pe acestea este păstrată.
82. Subdiviziunea de protecţie are următoarele sarcini de bază:
1) preîntîmpinarea accesului neîntemeiat la informaţiile atribuite la secret de stat;
2) descoperirea şi lichidarea surselor de divulgare a informaţiilor atribuite la secret de stat în procesul de activitate a autorităţilor publice şi altor persoane juridice;
3) asigurarea regimului secret în procesul efectuării tuturor lucrărilor secrete de către autorităţile publice şi alte persoane juridice;
4) organizarea lucrărilor de secretariat secrete.
83. Subdiviziunea de protecţie are următoarele atribuţii generale:
1) elaborează şi propune spre aprobare conducerii autorităţii publice sau a altei persoane juridice actele normative interne cu privire la protecţia informaţiilor atribuite la secret de stat, monitorizează aplicarea normelor în vigoare de protecţie a secretului de stat;
2) participă la elaborarea nomenclatoarelor departamentale/ interdepartamentale detaliate de informaţii care urmează a fi secretizate şi a altor acte normative ce reglementează modul departamental de asigurare a regimului secret;
3) elaborează, în comun cu şefii subdiviziunilor interioare, Nomenclatorul funcţiilor care necesită acces la secretul de stat;
4) coordonează activitatea de protecţie a informaţiilor atribuite la secret de stat şi efectuează controlul asupra îndeplinirii cerinţelor în vigoare cu privire la asigurarea regimului secret, inclusiv în procesul lucrărilor de secretariat, analizează aspectele activităţii autorităţii publice sau al altei persoane juridice în vederea preîntîmpinării, depistării şi lichidării încălcării normelor de protecţie a secretului de stat;
5) întocmeşte Programul de prevenire a scurgerii de informaţii atribuite la secret de stat şi îl supune avizării Serviciului de Informaţii şi Securitate, iar după aprobare, acţionează pentru aplicarea acestuia;
6) informează Serviciul de Informaţii şi Securitate despre cazurile de divulgare a informaţiilor secrete, precum şi despre dispariţia documentelor şi altor purtători materiali de informaţii secrete;
7) participă din oficiu la efectuarea investigaţiilor privind faptele de încălcare a regimului secret;
8) asigură colaborarea cu alte instituţii referitor la protecţia secretului de stat;
9) consiliază conducerea autorităţii publice sau a altei persoane juridice în legătură cu toate aspectele ce ţin de protecţia secretului de stat;
10) informează conducerea autorităţii publice sau al altei persoane juridice despre vulnerabilităţile şi riscurile existente în sistemul de protecţie a informaţiilor atribuite la secret de stat şi propune măsuri pentru înlăturarea acestora;
11) acordă sprijin Serviciului de Informaţii şi Securitate privind verificarea cetăţenilor care necesită perfectarea (reperfectarea) dreptului de acces la secret de stat;
12) organizează activităţi de instruire specifică a personalului autorităţilor publice sau altor persoane juridice care au acces la secret de stat;
13) ţine evidenţa persoanelor pentru care a fost perfectat (reperfectat) dreptul de acces la secret de stat, asigură păstrarea autorizaţiilor de acces şi a certificatului de securitate eliberat persoanei juridice;
14) ţine evidenţa safeurilor, dulapurilor de metal, depozitelor speciale şi altor încăperi în care se permite păstrarea documentelor şi altor purtători materiali de informaţii secrete;
15) exercită alte atribuţii în domeniul protecţiei secretului de stat, potrivit Legii şi prezentului Regulament.
84. Atribuţiile personalului din Subdiviziunea de protecţie se stabilesc prin fişa postului, aprobată de conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice. Se interzice implicarea personalului din Subdiviziunea de protecţie în executarea altor obligaţii ce nu decurg din prevederile prezentului Regulament.
85. Pregătirea profesională a angajaţilor Subdiviziunilor de protecţie în domeniul asigurării regimului secret se asigură de către autorităţile publice sau persoanele juridice respective.
87. Accesul cetăţenilor la secretul de stat se perfectează (reperfectează) benevol în condiţiile stabilite de Lege şi prezentul Regulament şi este permis cetăţenilor Republicii Moldova cu capacitate deplină de exerciţiu, începînd cu vîrsta de 18 ani, care:
1) şi-au exprimat în scris consimţămîntul pentru aplicarea măsurilor de verificare din partea organelor competente;
2) au fost supuşi măsurilor de verificare în legătură cu perfectarea dreptului de acces la secretul de stat;
3) şi-au asumat în scris obligaţia privind păstrarea secretului de stat care le va fi încredinţat;
4) şi-au exprimat în scris acordul pentru limitarea drepturilor lor în legătură cu accesul la secretul de stat;
5) au fost familiarizaţi, contra semnătură, cu normele ce prevăd răspunderea pentru încălcarea legislaţiei privind secretul de stat.
88. Dreptul de acces la secretul de stat se acordă prin ordin sau dispoziţie scrisă:
1) de către conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice în care persoana lucrează, îşi îndeplineşte serviciul sau studiază;
2) de către persoana cu funcţii de răspundere care numeşte în funcţie conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice;
3) de către conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice care este beneficiară a lucrărilor legate de secretul de stat, în cazul în care autoritatea publică sau persoana juridică nu este subordonată altei autorităţi publice sau al altei persoane juridice ori nu intră în domeniul lor de administrare;
4) de către conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice unde se desfăşoară activitatea legată de secretul de stat, dacă solicitarea persoanei de a dispune de informaţii atribuite la secret de stat nu este legată de locul său de muncă, de serviciu sau de studii.
89. La perfectarea dreptului de acces la secretul de stat se va decide asupra compensaţiei care urmează a fi acordată persoanei în legătură cu îndeplinirea permanentă a lucrărilor ce prevăd accesul la secretul de stat, în mărimea şi modul stabilit de Guvern.
90. Modul de acces la secretul de stat pentru Preşedintele Republicii Moldova, Preşedintele Parlamentului şi deputaţii în Parlament, Prim-ministru, membrii Guvernului, preşedintele Curţii Constituţionale, preşedintele Curţii Supreme de Justiţie, Procurorul General, directorul Serviciului de Informaţii şi Securitate, directorul Serviciului de Protecţie şi Pază de Stat, guvernatorul Băncii Naţionale a Moldovei, preşedintele Curţii de Conturi, Avocatul Poporului şi adjuncţii Avocatului Poporului, preşedintele Comisiei Naţionale a Pieţei Financiare, preşedinţii de raioane şi conducătorii altor autorităţi administrative centrale prevăzute de Legea nr.64-XII din 31 mai 1990 cu privire la Guvern este reglementat de articolul 28 alineatul (1) din Lege.
[Pct.90 modificat prin HG886 din 22.10.14, MO325-332/31.10.14 art.954]
91. Accesul cetăţenilor străini şi al apatrizilor la secretul de stat se acordă în cazuri excepţionale, în condiţiile stabilite de articolul 28 alineatul (4) din Lege.
92. În funcţie de gradul de secretizare a informaţiilor, sînt stabilite următoarele forme de acces la secretul de stat:
1) forma 1 – pentru lucrul cu informaţii atribuite la secret de stat avînd gradele de secretizare „Strict secret”, „Secret”, „Confidenţial” şi „Restricţionat”;
2) forma 2 – pentru lucrul cu informaţii atribuite la secret de stat avînd gradele de secretizare „Secret”, „Confidenţial” şi „Restricţionat”;
3) forma 3 – pentru lucrul cu informaţii atribuite la secret de stat avînd gradul de secretizare „Confidenţial” şi „Restricţionat”;
4) forma 4 – pentru lucrul cu informaţii atribuite la secret de stat avînd gradul de secretizare „Restricţionat”.
93. Dreptul de acces la secretul de stat se perfectează pentru următoarele termene:
1) forma 1 – 5 ani;
2) forma 2 – 7 ani;
3) forma 3 – 9 ani;
4) forma 4 – 12 ani.
94. Durata dreptului de acces la secretul de stat nu poate depăşi durata atribuţiilor care au servit drept temei pentru acordarea acestuia.
95. Numărul persoanelor cărora urmează să li se perfecteze dreptul de acces la informaţiile atribuite la secret de stat trebuie să fie strict determinat în funcţie de necesitatea utilizării unor astfel de informaţii în procesul activităţii desfăşurate şi se va stabili în Nomenclatorul funcţiilor care necesită acces la secretul de stat (în continuare – Nomenclatorul funcţiilor), aprobat de către conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice (forma nr. 1, anexă la prezentul Regulament) şi avizat de către Serviciul de Informaţii şi Securitate. Orice modificare/completare ce se operează în Nomenclatorul funcţiilor se avizează de către Serviciul de Informaţii şi Securitate.
96. Nomenclatorul funcţiilor se reexaminează cel puţin o dată la 5 ani pentru a verifica dacă funcţiile aprobate corespund formei de acces indicate şi principiului necesităţii de a lucra cu informaţii atribuite la secret de stat. Dacă se va constata că Nomenclatorul funcţiilor nu mai corespunde cerinţelor existente, se va întocmi unul nou. La prezentarea acestuia spre avizare Serviciului de Informaţii şi Securitate, autoritatea publică sau altă persoană juridică va indica în scrisoarea de însoţire cînd a fost avizat precedentul Nomenclator al funcţiilor, numărul de persoane şi forma de acces prevăzută pentru funcţiile respective. Dacă numărul funcţiilor/persoanelor din Nomenclator se majorează, se va indica motivul majorării.
97. Materialele referitoare la cetăţenii care necesită perfectarea (reperfectarea) dreptului de acces la secretul de stat se pregătesc de către subdiviziunea resurse umane, iar acolo unde aceasta lipseşte – de către persoana responsabilă de lucrul cu personalul.
98. În scopul perfectării dreptului de acces la secretul de stat, cetăţenii Republicii Moldova completează Chestionarul de bază (forma nr. 2, anexă la prezentul Regulament) şi prezintă 2 fotografii color de mărimea 4,5 x 6 cm. Pentru perfectarea dreptului de acces la informaţiile cu gradul de secretizare „Strict secret” şi „Secret”, concomitent cu Chestionarul de bază se completează un Chestionar suplimentar (forma nr. 3, anexă la prezentul Regulament). Toate datele indicate de către cetăţean trebuie să fie autentice.
99. Cetăţenii care necesită perfectarea dreptului de acces la secretul de stat îşi manifestă în prealabil acordul scris cu privire la aplicarea măsurilor de verificare din partea organelor competente.
100. Subdiviziunea resurse umane sau persoana responsabilă de lucrul cu personalul în procesul pregătirii materialelor referitoare la cetăţenii care necesită perfectarea dreptului de acces la secretul de stat confruntă informaţia indicată în Chestionarul de bază (suplimentar) cu datele din actele corespunzătoare (buletin de identitate, livret militar, alte acte), concretizează dacă cetăţeanul a avut anterior acces la secretul de stat, care formă de acces i-a fost perfectată, alte aspecte necesare perfectării dreptului de acces.
101. Orice modificare ulterioară a datelor indicate în Chestionarul de bază (suplimentar) se va comunica neîntîrziat subdiviziunii resurse umane sau persoanei responsabile de lucrul cu personalul.
102. Subdiviziunea resurse umane sau persoana responsabilă de lucrul cu personalul vizează şi prezintă Subdiviziunii de protecţie materialele referitoare la perfectarea dreptului de acces la secretul de stat.
103. Subdiviziunea de protecţie din cadrul autorităţii publice sau al altei persoane juridice care perfectează dreptul de acces la secretul de stat verifică prezenţa sau lipsa circumstanţelor prevăzute în articolul 25 alineatul (1) literele a), d), e) şi h) din Lege. În acest sens, pot fi solicitate actele confirmative necesare.
104. Pentru aplicarea măsurilor de verificare, autoritatea publică sau altă persoană juridică va înainta Serviciului de Informaţii şi Securitate o solicitare motivată (forma nr. 5, anexă la prezentul Regulament), în scopul iniţierii măsurilor de verificare privind existenţa sau lipsa circumstanţelor prevăzute în articolul 25 alineatul (1) literele b), c), f), g), i), j) şi k) din Lege. Solicitarea va fi însoţită de Chestionarul de bază, după caz, Chestionarul suplimentar şi Lista rudelor şi persoanelor apropiate, întocmit potrivit modelului din forma nr. 6, anexă la prezentul Regulament, care include: tata, mama, fraţii, surorile, copiii care au împlinit vîrsta de 16 ani, soţia (soţul), fosta soţie (fostul soţ), concubinul (concubina), cumnaţii (cumnatele), ce se completează şi se introduc în plic separat şi sigilat. La prima poziţie din Lista rudelor şi persoanelor apropiate, se indică angajatul supus măsurilor de verificare.
105. Procedura de verificare în vederea acordării accesului la secretul de stat are drept scop identificarea riscurilor de securitate, aferente gestionării informaţiilor secrete de stat.
106. Măsurile de verificare urmează a fi efectuate de către Serviciul de Informaţii şi Securitate în termen de o lună de la data primirii solicitării autorităţii publice sau al altei persoane juridice, numărul acestora fiind direct proporţional gradului de secretizare a informaţiilor la care va avea acces persoana.
107. Ori de cîte ori apar indicii că titularul autorizaţiei de acces la secretul de stat nu mai îndeplineşte criteriile de compatibilitate privind accesul la informaţiile atribuite la secret de stat, măsurile de verificare se reiau la solicitarea conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice.
108. În baza rezultatelor măsurilor de verificare, Serviciul de Informaţii şi Securitate formulează concluzia cu privire la posibilitatea sau imposibilitatea de a acorda cetăţeanului dreptul de acces la secretul de stat (forma nr. 7, anexă la prezentul Regulament), care se perfectează în 2 exemplare, unul dintre care se remite solicitantului, iar celălalt se păstrează la Serviciul de Informaţii şi Securitate.
109. Concluzia cu privire la imposibilitatea de acordare cetăţeanului a dreptului de acces la secretul de stat trebuie să conţină temeiul corespunzător prevăzut în articolul 25 alineatul (1) din Lege, care a servit drept bază pentru adoptarea ei. Aceasta este executorie pentru persoanele cu funcţii de răspundere împuternicite să adopte decizia privind acordarea dreptului de acces la secretul de stat, însă nu exclude posibilitatea înaintării unei solicitări repetate după înlăturarea circumstanţelor care fac imposibilă acordarea dreptului de acces la secretul de stat.
110. În termen de 5 zile de la primirea concluziei Serviciului de Informaţii şi Securitate, conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice va adopta decizia cu privire la acordarea dreptului de acces la secretul de stat şi va elibera autorizaţia de acces de forma corespunzătoare (forma nr. 8, anexă la prezentul Regulament) sau va refuza acordarea dreptului de acces la secretul de stat.
111. Imediat după primirea concluziei pozitive a Serviciului de Informaţii şi Securitate şi pînă la adoptarea deciziei cu privire la acordarea dreptului de acces la secretul de stat, cetăţeanul este familiarizat, contra semnătură, de către Subdiviziunea de protecţie cu dispoziţiile legale privind protecţia secretului de stat şi limitarea unor drepturi ale acestuia în legătură cu accesul la secretul de stat, precum şi cu normele ce prevăd răspunderea pentru încălcarea legislaţiei cu privire la secretul de stat şi semnează angajamentul de confidenţialitate (forma nr. 4, anexă la prezentul Regulament).
112. În decizia cu privire la acordarea dreptului de acces la secretul de stat se va indica: forma de acces la secretul de stat, termenul pentru care se perfectează, numele, prenumele, funcţia cetăţeanului căruia, se acordă dreptul de acces la secretul de stat, cuantumul compensaţiei stabilite în legătură cu îndeplinirea lucrărilor ce prevăd accesul la secretul de stat.
113. Decizia privind refuzul de acordare a dreptului de acces la secretul de stat se adoptă în temeiul prevederilor articolului 25 din Lege, se comunică în scris solicitantului şi poate fi atacată în organul ierarhic superior sau în instanţa de judecată.
114. Pentru confirmarea dreptului de acces la secretul de stat în raport cu terţii, Subdiviziunea de protecţie eliberează cetăţeanului, în temeiul dispoziţiei conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice, un certificat de acces la secretul de stat de forma corespunzătoare (forma nr. 9, anexă la prezentul Regulament), în care se indică activitatea (delegaţie, însărcinare) ce implică accesul la informaţii secretizate, pe care acesta urmează să o îndeplinească. Certificatul se restituie Subdiviziunii de protecţie imediat ce a fost îndeplinită activitatea pentru care a fost eliberat. Evidenţa certificatelor respective se asigură potrivit Registrului de evidenţă a certificatelor de acces la secretul de stat (forma nr.10, anexă la prezentul Regulament).
115. Şeful Subdiviziunii de protecţie va asigura evidenţa strictă a tuturor cetăţenilor cărora le-a fost perfectat dreptul de acces la secretul de stat şi a autorizaţiilor de acces eliberate în Registrul de evidenţă privind accesul la secret de stat (forma nr. 11, anexă la prezentul Regulament). În cazul în care, potrivit legislaţiei în vigoare, datele despre identitatea şi calitatea cetăţenilor nu pot fi divulgate, evidenţa acestora se va ţine într-un registru separat.
116. Despre eliberarea autorizaţiei de acces la secretul de stat va fi informat Serviciul de Informaţii şi Securitate (forma nr. 12, anexă la prezentul Regulament). La scrisoarea de informare se va anexa Fişa de evidenţă a persoanei care dispune de acces la secret de stat (forma nr. 13, anexă la prezentul Regulament).
117. În cazuri excepţionale, determinate de situaţii de criză, calamităţi sau evenimente imprevizibile, conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice poate acorda acces temporar la informaţiile atribuite la secret de stat anumitor cetăţeni care nu deţin autorizaţie de acces, cu condiţia asigurării unui sistem corespunzător de evidenţă.
118. Cetăţenii care primesc dreptul de acces temporar la informaţiile atribuite la secret de stat vor semna angajamentul de confidenţialitate, iar informaţia despre aceştia va fi comunicată Serviciului de Informaţii şi Securitate, în cel mai scurt timp posibil, pentru efectuarea măsurilor de verificare, conform procedurii stabilite.
119. În cazul informaţiilor „Strict secrete” şi „Secrete”, accesul temporar va fi acordat, pe cît posibil, cetăţenilor care au deja acces la informaţiile atribuite la un anumit grad de secretizare.
120. Pentru personalul Serviciului de Informaţii şi Securitate, procedura de verificare, perfectare (reperfectare) a dreptului de acces la secret de stat şi de evidenţă a autorizaţiilor de acces se reglementează prin acte normative interne.
121. Cetăţenii care au acces la secretul de stat vor respecta cu stricteţe obligaţiile privind păstrarea secretului de stat, stabilite în articolul 29 din Lege. Ei vor fi instruiţi, obligatoriu, cu privire la protecţia informaţiilor atribuite la secret de stat, înaintea începerii activităţii, iar ulterior, la intervale prestabilite şi ori de cîte ori este nevoie.
122. Instruirea personalului se realizează de către Subdiviziunea de protecţie şi urmăreşte însuşirea corectă a cerinţelor de securitate şi a modului de implementare eficientă a măsurilor de protecţie a informaţiilor atribuite la secret de stat.
123. Activitatea de instruire se efectuează planificat, în scopul prevenirii, contracarării şi eliminării riscurilor şi ameninţărilor la adresa securităţii informaţiilor atribuite la secret de stat.
124. Instruirea personalului se realizează diferenţiat, potrivit gradului de secretizare a informaţiilor la care autorizaţia de acces permite accesul şi va fi înscrisă de către Subdiviziunea de protecţie în Fişa individuală de instruire (forma nr. 14, anexă la prezentul Regulament).
125. După fiecare instruire, cetăţeanul care deţine autorizaţie de acces va semna că a luat act de conţinutul reglementărilor privind protecţia informaţiilor atribuite la secret de stat.
126. Organizarea şi coordonarea activităţii de instruire a Subdiviziunilor de protecţie se va asigura de către Serviciul de Informaţii şi Securitate.
127. Reperfectarea dreptului de acces la secretul de stat se efectuează cu respectarea condiţiilor necesare perfectării dreptului de acces la secretul de stat, în cazurile:
1) expirării termenului pentru care a fost perfectat acest drept, dacă este necesar să se lucreze în continuare cu informaţii atribuite la secret de stat;
2) perfectării unei alte forme de acces la secret de stat în legătură cu necesitatea de a lucra cu informaţii atribuite la secret de stat cu un grad mai înalt de secretizare.
128. Pentru reperfectarea dreptului de acces la secretul de stat, măsurile de verificare se raportează la perioada scursă de la eliberarea autorizaţiei de acces anterioare.
129. Dacă există necesitatea să se lucreze în continuare cu informaţii atribuite la secret de stat de acelaşi grad de secretizare, eliberarea unei noi autorizaţii de acces la secretul de stat nu se efectuează la reperfectarea dreptului de acces în legătură cu expirarea termenului pentru care a fost perfectat acest drept. În acest caz, pe autorizaţia de acces la secretul de stat anterioară se va aplica menţiunea privind prelungirea termenului de valabilitate, cu indicarea termenului nou.
130. Menţiunea privind prelungirea termenului de valabilitate poate fi aplicată pe autorizaţia de acces la secretul de stat pînă la expirarea termenului anterior de valabilitate al acesteia. În această situaţie, termenul nou de valabilitate al autorizaţiei de acces va începe din ultima zi calendaristică în care a expirat termenul anterior de valabilitate al ei.
131. Dreptul de acces la secretul de stat se suspendă sau încetează în conformitate cu prevederile articolului 27 din Lege, la decizia persoanei cu funcţii de răspundere împuternicită să adopte decizia cu privire la acordarea acestui drept.
132. Termenul pentru care a fost suspendat dreptul de acces la secretul de stat nu prelungeşte termenul de valabilitate al autorizaţiei de acces la secretul de stat.
133. În cazul în care se constată existenţa temeiurilor de încetare a dreptului de acces la secretul de stat, autorizaţia de acces îşi încetează valabilitatea şi se distruge în baza unui proces-verbal.
134. Faptul suspendării, încetării valabilităţii, distrugerii autorizaţiei de acces se consemnează în Registrul de evidenţă privind accesul la secretul de stat.
135. Prelungirea termenului de valabilitate, suspendarea sau încetarea valabilităţii autorizaţiei de acces la secretul de stat se comunică Serviciului de Informaţii şi Securitate, în modul stabilit în forma nr. 12, anexă la prezentul Regulament.
137. Comisia interdepartamentală eliberează certificatul de securitate doar după efectuarea unei expertize speciale a persoanei juridice privind existenţa condiţiilor pentru desfăşurarea activităţii legate de secretul de stat şi atestării conducătorului acesteia. La eliberarea certificatului de securitate, persoanele juridice trebuie să posede un Program de prevenire a scurgerii de informaţii atribuite la secret de stat, avizat conform reglementărilor în vigoare.
138. Pentru obţinerea certificatului de securitate, persoanele juridice depun la Comisia interdepartamentală o cerere (forma nr. 15, anexă la prezentul Regulament), la care anexează formularul completat al Chestionarului de securitate (forma nr. 16, anexă la prezentul Regulament), introdus într-un plic separat şi sigilat şi Programul de prevenire a scurgerii de informaţii atribuite la secret de stat. Documentele ce confirmă datele indicate în chestionarul de securitate se prezintă în copii legalizate notarial. În caz contrar, copiile vor fi confirmate prin prezentarea originalului.
139. Comisia interdepartamentală va asigura înregistrarea corespunzătoare a tuturor documentelor prezentate de către solicitant pentru obţinerea certificatului de securitate.
140. În termen de 5 zile de la primirea cererii, Comisia interdepartamentală va remite formularul completat al chestionarului de securitate şi o copie a Programului de prevenire a scurgerii de informaţii atribuite la secret de stat Serviciului de Informaţii şi Securitate, solicitînd efectuarea expertizei speciale a persoanei juridice privind existenţa condiţiilor pentru desfăşurarea activităţii legate de secretul de stat.
141. Expertiza specială se efectuează în termen de pînă la 2 luni din momentul solicitării şi are ca obiectiv verificarea:
1) îndeplinirii cerinţelor stabilite de articolul 32 alineatul (3) din Lege, în volumul necesar pentru asigurarea protecţiei informaţiilor utilizate la efectuarea lucrărilor, corespunzător gradului de secretizare a acestora;
2) autenticităţii şi/sau caracterului complet al datelor prezentate de către solicitant.
142. În vederea desfăşurării măsurilor de expertizare, persoana juridică are obligaţia să permită accesul reprezentanţilor Serviciului de Informaţii şi Securitate în sedii, la echipamente, la activităţi, respectiv, să prezinte documentele necesare şi să furnizeze, la cerere, alte date şi informaţii.
143. Ori de cîte ori apar indicii că titularul certificatului de securitate nu mai îndeplineşte condiţiile necesare pentru desfăşurarea activităţii legate de secretul de stat, măsurile de expertizare se reiau.
144. În baza rezultatelor măsurilor de expertizare, Serviciul de Informaţii şi Securitate formulează concluzia cu privire la îndeplinirea sau neîndeplinirea condiţiilor pentru desfăşurarea activităţii legate de secretul de stat (forma nr. 17, anexă la prezentul Regulament). Concluzia se întocmeşte în 2 exemplare, dintre care unul se păstrează la Serviciul de Informaţii şi Securitate, iar altul se remite Comisiei interdepartamentale.
145. Concluzia cu privire la neîndeplinirea condiţiilor pentru desfăşurarea activităţii legate de secretul de stat trebuie să conţină temeiul corespunzător expus în articolul 32 alineatul (3) din Lege şi/sau în punctul 141 din prezentul Regulament, care a servit drept bază pentru adoptarea acesteia. Concluzia nu exclude posibilitatea efectuării unei expertize repetate după înlăturarea circumstanţelor care nu corespund cerinţelor necesare pentru desfăşurarea activităţii legate de secretul de stat.
146. În vederea eliberării certificatului de securitate, Comisia interdepartamentală, în termen de cel mult 5 zile de la primirea concluziei cu privire la existenţa condiţiilor pentru desfăşurarea activităţii legate de secretul de stat, va organiza şi va efectua atestarea conducătorului persoanei juridice.
147. Atestarea constă în aprecierea cunoştinţelor conducătorului persoanei juridice în domeniul secretului de stat. Aprecierea se efectuează în baza unui interviu de atestare în cadrul căruia conducătorul persoanei juridice este chestionat cu privire la reglementările în vigoare în domeniul secretului de stat.
148. Şedinţa Comisiei interdepartamentale ce ţine de atestarea conducătorului persoanei juridice se consideră deliberativă dacă la ea sînt prezenţi 2/3 din numărul total de membri. Decizia Comisiei interdepartamentale se ia prin vot deschis, cu simpla majoritate de voturi a membrilor Comisiei.
149. Rezultatele atestării se reflectă în Fişa de atestare (forma nr. 18, anexă la prezentul Regulament), care se întocmeşte de către secretarul Comisiei interdepartamentale, se semnează de membrii acesteia şi se aduce la cunoştinţa conducătorului persoanei juridice supus atestării, contra semnătură.
150. În termen de 5 zile de la primirea încheierii de expertiză de la Serviciul de Informaţii şi Securitate sau, după caz, de la atestarea conducătorului persoanei juridice, Comisia interdepartamentală eliberează persoanei juridice Certificatul de securitate (forma nr. 19, anexă la prezentul Regulament) sau refuză eliberarea acestuia.
151. Pentru fiecare gen de activitate, care face obiectul certificatului de securitate, Comisia stabileşte condiţiile pe care trebuie să le respecte solicitantul.
152. În decizia cu privire la refuzul de eliberare a certificatului de securitate trebuie să fie indicat temeiul respectiv.
153. Eliberarea certificatului de securitate este refuzată în cazul:
1) neîndeplinirii cerinţelor stabilite de articolul 32 alineatul (3) din Lege, în volumul necesar pentru asigurarea protecţiei informaţiilor utilizate la efectuarea lucrărilor, corespunzător gradului de secretizare a acestora;
2) prezentării unor date neautentice şi/sau incomplete de către solicitant.
154. Evidenţa certificatelor de securitate eliberate se realizează de către Comisia interdepartamentală, conform Registrului de evidenţă a certificatelor de securitate (forma nr. 20, anexă la prezentul Regulament).
155. Certificatul de securitate eliberat trebuie să conţină:
1) denumirea organului care l-a eliberat;
2) seria, numărul şi data eliberării. Seria se formează din ultimele două cifre ale anului în care se eliberează certificatul de securitate, iar numărul corespunde numărului de ordine din Registrul de evidenţă a certificatelor de securitate;
3) gradul de secretizare a informaţiilor la care se permite accesul;
4) denumirea completă a persoanei juridice;
5) sediul persoanei juridice;
6) numărul de identificare de stat;
7) genul (genurile) de activitate pentru care se acordă accesul;
8) condiţiile stabilite pentru practicarea genului (genurilor) de activitate;
9) termenul de valabilitate al certificatului de securitate;
10) după caz, date cu privire la prelungirea, suspendarea termenului de valabilitate al certificatului de securitate; date cu privire la modificarea denumirii, sediului persoanei juridice; date cu privire la folosirea serviciilor prestate de către Subdiviziunea de protecţie a altei persoane juridice;
11) semnătura preşedintelui Comisiei interdepartamentale, amprenta ştampilei.
156. Termenul de valabilitate al certificatului de securitate este determinat de perioada de desfăşurare a activităţii legate de secretul de stat, dar nu mai mult de un an.
157. Se interzice transmiterea certificatului de securitate de la o persoană juridică la alta, precum şi utilizarea unui singur certificat de securitate de сătre mai multe persoane juridice.
158. În cazul în care genul de activitate autorizat prin certificatul de securitate se practică în mai multe obiecte (unităţi) separate teritorial (spre exemplu, filiale, reprezentanţe), solicitantului, odată cu certificatul, i se eliberează copii legalizate ale acestuia cu indicarea adresei fiecărui obiect.
159. Copiile certificatelor de securitate urmează a fi înregistrate în Registrul de evidenţă a certificatelor de securitate.
160. În cazul în care după eliberarea certificatului de securitate intervin modificări în datele prezentate de către solicitant la eliberarea certificatului, acesta este obligat, în termen de pînă la 15 zile, să comunice aceste modificări Comisiei interdepartamentale. Concomitent, solicitantul va prezenta Comisiei documentele care confirmă modificările intervenite, certificatul de securitate eliberat, după caz, copiile acestuia, în vederea operării modificărilor de rigoare.
161. Comisia interdepartamentală, în termen de 15 zile, va introduce modificările necesare în certificatul de securitate.
162. Pînă la restituirea certificatului de securitate solicitantului (inclusiv pînă la eliberarea noilor copii de pe acesta), persoana juridică va activa în baza unei copii legalizate, eliberate de Comisia interdepartamentală pentru această perioadă. La eliberarea certificatului de securitate cu modificările de rigoare, solicitantul va restitui Comisiei interdepartamentale copia legalizată.
163. Distrugerea certificatului de securitate se interzice, cu excepţia cazurilor prevăzute în punctul 173 din prezentul Regulament. Nu se admite pierderea certificatului de securitate. În caz că a intervenit una dintre situaţiile menţionate, solicitantul comunică acest fapt Comisiei interdepartamentale într-un termen cît mai restrîns, însă nu mai tîrziu de 3 zile. Pentru termenul de valabilitate rămas al certificatului de securitate se eliberează un duplicat.
164. Dacă există necesitatea de a continua activitatea legată de secretul de stat după expirarea termenului de valabilitate al certificatului de securitate, persoana juridică va solicita prelungirea valabilităţii acestuia pe termenul prevăzut în punctul 156 din prezentul Regulament.
165. Cererea cu privire la prelungirea termenului de valabilitate al certificatului de securitate se depune la Comisia interdepartamentală cu cel puţin 3 luni înainte de expirarea termenului anterior de valabilitate al certificatului de securitate. La cerere se anexează documentele care confirmă necesitatea prelungirii termenului de valabilitate al certificatului.
166. Prelungirea termenului de valabilitate al certificatului de securitate se efectuează cu respectarea condiţiilor necesare eliberării acestuia.
167. Pe certificatul de securitate se va aplica menţiunea privind prelungirea termenului de valabilitate, cu indicarea termenului nou. Menţiunea privind prelungirea termenului de valabilitate poate fi aplicată pe certificatul de securitate pînă la expirarea termenului anterior de valabilitate al acestuia. În acest caz, termenul nou de valabilitate al certificatului de securitate va începe din ultima zi calendaristică în care a expirat termenul anterior de valabilitate al acestuia.
168. Dreptul de acces la secret de stat al persoanelor juridice este suspendat în cazurile în care:
1) împotriva acesteia a fost pornită urmărirea penală pentru săvîrşirea unei infracţiuni incompatibile cu activitatea ce presupune utilizarea informaţiilor atribuite la secret de stat, pînă la pronunţarea hotărîrii judecătoreşti definitive şi irevocabile;
2) este necesară efectuarea unei expertize suplimentare în legătură cu posibila apariţie a circumstanţelor care nu corespund condiţiilor prevăzute în punctul 141 din prezentul Regulament, pînă la terminarea măsurilor de expertiză, dar nu mai mult de 30 de zile;
3) suspendarea activităţii persoanei juridice, pe un termen ce nu va depăşi termenul de valabilitate al certificatului de securitate.
169. Decizia cu privire la suspendarea dreptului de acces la secretul de stat al persoanei juridice se comunică acesteia în termen de 10 zile din data emiterii.
170. Pe perioada suspendării, certificatul de securitate, după caz, copiile legalizate de pe acesta şi duplicatul se retrag de către Comisia interdepartamentală. La expirarea termenului de suspendare, certificatul de securitate se restituie persoanei juridice sau se distruge în baza unui proces-verbal.
171. Dreptul de acces la secretul de stat al persoanelor juridice încetează în cazurile:
1) apariţiei sau descoperirii circumstanţelor care nu corespund cerinţelor stabilite în articolul 32 alineatul (3) din Lege;
2) depistării unor date neautentice şi/sau incomplete la eliberarea certificatului de securitate;
3) expirării termenului pentru care a fost perfectat, dacă nu a fost solicitată prelungirea acestuia;
4) suspendării activităţii persoanei juridice pe un termen ce depăşeşte termenul de valabilitate al certificatului de securitate;
5) încălcării, chiar şi o singură dată, a obligaţiilor asumate ce ţin de protecţia secretului de stat;
6) dizolvării persoanei juridice.
172. Decizia cu privire la încetarea dreptului de acces la secretul de stat al persoanei juridice se comunică acesteia în termen de 10 zile din data emiterii.
173. La încetarea dreptului de acces la secretul de stat al persoanei juridice, certificatul de securitate se retrage de către Comisia interdepartamentală şi se distruge în baza unui proces-verbal.
174. Faptul suspendării, încetării, distrugerii certificatului de securitate se consemnează în Registrul de evidenţă a certificatelor de securitate.
176. Documentele şi alţi purtători materiali de informaţii atribuite la secret de stat trebuie să conţină:
1) parafa de secretizare;
2) numărul de înregistrare;
3) data de înregistrare şi termenul de secretizare a informaţiilor;
4) funcţia, numele, prenumele şi semnătura persoanei cu funcţie de răspundere care a secretizat informaţiile.
177. Pe toate documentele ce conţin informaţii atribuite la secret de stat se aplică în mod obligatoriu parafa de secretizare. Parafa de secretizare se aplică pe toate exemplarele documentului, în partea dreaptă superioară a fiecărei file.
178. Atunci cînd documentul urmează să fie distribuit în mai multe exemplare, fiecare dintre acestea va purta numărul de exemplare, care apare pe prima pagină, sub parafa de secretizare, împreună cu numărul total de file.
179. Pe documentele care sînt adresate unei anumite persoane se aplică suplimentar, sub parafa de secretizare, menţiunea „Personal”, iar cele ce se referă la mobilizare, se marchează cu litera „M”.
180. Fiecărui document i se atribuie un număr de înregistrare care se înscrie pe toate exemplarele documentului şi pe anexele acestora. Numărul de înregistrare este urmat de menţiunile: „SS” – pentru informaţiile avînd gradul de secretizare „Strict secret, „S” – pentru informaţiile avînd gradul de secretizare „Secret”, „C” – pentru informaţiile avînd gradul de secretizare „Confidenţial” şi „R” – pentru informaţiile avînd gradul de secretizare „Restricţionat”.
181. La înscrierea numărului de înregistrare se va indica în mod obligatoriu data.
182. Termenul de secretizare a informaţiilor începe de la data la care pe document a fost aplicată parafa de secretizare.
183. Fiecare filă a documentului trebuie să fie numerotată, avînd înscris numărul curent al paginii, urmat de numărul total al acestora. Filele fiecărei anexe la document vor fi numerotate separat.
184. La sfîrşitul documentului se indică funcţia, numele, prenumele persoanei cu funcţie de răspundere care a secretizat informaţiile, cu aplicarea semnăturii acesteia, precum şi numele, prenumele, semnătura celui care a întocmit documentul.
185. Cînd documentele ce conţin informaţii atribuite la secret de stat se semnează de o singură persoană, datele privind funcţia, numele şi prenumele acesteia se înscriu sub text, în centrul paginii.
186. Dacă documentele se semnează de două sau mai multe persoane, funcţia, numele şi prenumele conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice se înscriu în partea stîngă, iar ale celorlalţi semnatari – în partea dreaptă, în ordinea corespunzătoare funcţiilor.
187. Cînd documentele care conţin informaţii atribuite la secret de stat se emit în comun de două sau mai multe autorităţi publice sau alte persoane juridice, denumirile acestora se înscriu separat în antet, iar la sfîrşit se semnează de către conducătorii autorităţilor publice sau persoanelor juridice respective, de la stînga la dreapta, aplicîndu-se ştampilele corespunzătoare.
188. Pe documente se menţionează, după caz, destinatarul. Pentru documentul care urmează să fie expediat la cinci şi mai mulţi destinatari se întocmeşte o listă de expediere, aprobată de către persoana cu funcţie de răspundere care a secretizat şi a semnat documentul. În acest caz, pe fiecare exemplar se indică un singur destinatar. Lista de expediere se coordonează cu Subdiviziunea de protecţie.
189. Documentul destinat unei alte autorităţi publice sau al altei persoane juridice se va întocmi pe foaie cu antet.
190. Exemplarul documentului de ieşire, care rămîne în dosar, poate să nu fie întocmit pe foaie cu antet, însă acesta trebuie să conţină celelalte elemente necesare, inclusiv numărul de înregistrare, data şi menţiunea cu privire la funcţia, numele, prenumele persoanei cu funcţie de răspundere care a secretizat şi a semnat documentul, confirmată prin semnătura executantului.
191. În situaţia în care documentul de bază este însoţit de anexe, la sfîrşitul textului se indică, pentru fiecare anexă: numărul anexei, denumirea (dacă denumirea anexei este indicată în textul documentului, atunci în anexă denumirea nu se indică), numărul de înregistrare, numărul de file al acesteia şi gradul de secretizare. La expedierea documentelor prin scrisoare de însoţire, se va indica suplimentar numărul de exemplare anexate şi numărul total de file.
192. În cazurile în care există un număr mare de anexe, se poate face inventarierea lor cu indicarea elementelor necesare ale documentelor incluse în anexă, iar în scrisoarea de însoţire se scrie: „Anexă conform inventarului nr. ______ pe _____ file”.
193. Anexele se secretizează în funcţie de conţinutul lor, şi nu de cel al documentelor pe care le însoţesc.
194. Scrisoarea de însoţire a documentului nu va cuprinde informaţii detaliate referitoare la conţinutul documentelor anexate.
195. Documentele anexate se semnează, dacă este cazul, de persoanele care au semnat documentul iniţial.
196. Întocmirea documentelor ce conţin informaţii atribuite la secret se stat, respectiv, multiplicarea acestora, se face într-un număr strict limitat de exemplare.
197. Informaţiile atribuite la secret de stat vor fi marcate, inscripţionate şi gestionate numai de către persoanele care au autorizaţie de acces la secretul de stat de forma corespunzătoare.
198. Parafa de secretizare se aplică prin ştampilare, dactilografiere, tipărire sau olograf.
199. Porţiunile clar identificabile din documentele complexe secretizate, cum sînt secţiunile, capitolele, titlurile, anexele, paragrafele, alte părţi componente, care au grade diferite de secretizare sau care nu sînt secretizate, trebuie marcate corespunzător gradului de secretizare.
200. Parafa de secretizare va fi aplicată separat de celelalte menţiuni, cu caractere şi/sau culori diferite.
201. Toate documentele secretizate aflate în lucru sau în stadiu de proiect vor avea înscrisă menţiunea „Proiect” şi vor fi marcate potrivit gradului de secretizare a informaţiilor ce le conţin. Gestionarea documentelor secretizate, aflate în lucru sau în stadiu de proiect, se face în aceleaşi condiţii ca şi ale celor în formă definitivă.
202. Atunci cînd se utilizează documente secretizate pentru întocmirea unui alt document, menţiunile de pe documentele secretizate le vor determina pe cele ale documentului rezultat. Pe documentul rezultat se vor preciza, după caz, documentele sursă care au stat la baza întocmirii lui.
203. Numărul şi data iniţială de înregistrare a documentului secretizat trebuie păstrate, chiar dacă i se aduc amendamente, pînă cînd documentul respectiv va face obiectul revizuirii gradului de secretizare.
204. În cazul în care menţiunile nu pot fi aplicate nemijlocit pe purtătorul material de informaţii atribuite la secret de stat, ele se indică în documentaţia de însoţire a acestuia.
205. Fotografiile, filmele, microfilmele şi negativele lor, rolele, bobinele, containerele sau alţi suporţi de păstrare a acestora se marchează vizibil cu o etichetă care indică parafa de secretizare, numărul şi data înregistrării.
206. Microfilmele trebuie să aibă afişat, la cele două capete, parafa de secretizare, iar la începutul rolei – lista elementelor de conţinut.
207. Gradul de secretizare a informaţiilor înregistrate pe benzi audio se imprimă verbal, atît la începutul înregistrării, cît şi la sfîrşitul acesteia.
208. Marcarea gradului de secretizare pe benzi video trebuie să asigure afişarea pe ecran a parafei de secretizare. În cazul în care, înainte de înregistrarea benzilor, nu se poate stabili cu exactitate gradul de secretizare, parafa se aplică prin inserarea unui segment de bandă la începutul şi la sfîrşitul benzii video.
209. Benzile audio şi video care conţin informaţii atribuite la secret de stat păstrează gradul de secretizare cel mai înalt atribuit pînă în momentul:
1) distrugerii printr-un procedeu autorizat;
2) atribuirii unui grad mai înalt de secretizare prin adăugarea unei înregistrări cu grad superior de secretizare.
210. Proiecţiile de imagini trebuie să afişeze, la începutul şi la sfîrşitul acestora, numărul şi data înregistrării, precum şi parafa de secretizare.
211. Rolele, bobinele, containerele sau alţi suporţi de păstrare a benzilor magnetice, inclusiv cele video, pe care au fost imprimate informaţii atribuite la secret de stat, vor avea înscris, la loc vizibil, cea mai înaltă parafă de secretizare atribuită acestora, care va rămîne aplicată pînă la distrugerea sau demagnetizarea lor.
212. La efectuarea unei înregistrări pe bandă magnetică, atît la începutul, cît şi la sfîrşitul fiecărui pasaj, se va menţiona gradul de secretizare. În cazul detaşării de pe suportul fizic, fiecare capăt al benzii va fi marcat, la loc vizibil, cu parafa de secretizare.
213. În toate cazurile, ambalajele sau suporţii în care se păstrează documente sau materiale ce conţin informaţii atribuite la secret de stat vor avea marcată parafa de secretizare, numărul şi data înregistrării şi li se va ataşa o listă cu denumirea acestora.
215. Lucrările de secretariat secrete în cadrul autorităţilor publice sau altor persoane juridice se organizează şi se efectuează de către Subdiviziunile de protecţie (subdiviziunile lucrărilor de secretariat secrete).
216. În cadrul Subdiviziunilor de protecţie trebuie să fie create condiţiile necesare pentru lucrul cu informaţii atribuite la secret de stat, conform cerinţelor prezentului Regulament.
217. Evidenţa documentelor (de intrare, de ieşire, interne) şi a altor purtători materiali de informaţii atribuite la secret de stat se ţine, conform registrelor de evidenţă, în formă manuală şi/sau electronică.
218. Ţinerea manuală a registrelor poate fi efectuată sub formă de fişier sau prin introducerea menţiunilor în cartea pentru înregistrări.
219. Drept principiu de bază al evidenţei se consideră atribuirea fiecărui document de intrare şi de ieşire a unui singur număr de înregistrare. La evidenţa pe fişe, pentru fiecare document se întocmeşte o singură fişă de evidenţă, într-un număr necesar de exemplare.
220. În autorităţile publice sau alte persoane juridice unde există un număr neînsemnat de documente de intrare, de ieşire şi interne (pînă la 500 pe an), se permite evidenţa lor conform Registrului de evidenţă a documentelor de intrare, de ieşire şi a celor interne (forma nr.21, anexă la prezentul Regulament), cu un număr unic de ordine.
221. Toate registrele (cărţile pentru înregistrări şi fişele de evidenţă) se înregistrează în Registrul unic de evidenţă a registrelor şi dosarelor finalizate, conform modelului din forma nr. 22, anexă la prezentul Regulament, în care se înregistrează din momentul deschiderii, avînd un număr propriu de evidenţă.
222. Cărţile pentru înregistrări trebuie să fie şnuruite, iar filele numerotate şi sigilate cu ştampila Subdiviziunii de protecţie. Numărul de file se indică pe ultima pagină şi se autentifică de către şeful Subdiviziunii de protecţie, prin aplicarea semnelor de control: semnătura şi ştampila.
223. La finele anului, numărul de fişe din fişierul finisat se indică în registrul unic de evidenţă al registrelor, dosarelor finalizate. Înscrierea finală, autentificată de către şeful Subdiviziunii de protecţie, cu indicarea numărului total de fişe, se face pe o filă aparte, plasată la începutul sau sfîrşitul fişierului.
224. Înregistrarea în registrul manual trebuie executată astfel încît să excludă posibilitatea de a fi radiată (ştearsă, distrusă) în mod mecanic, chimic sau în orice alt mod, fără a lăsa urme vizibile ale radierii (ştergerii, distrugerii). Rectificările, modificările şi completările registrului se autentifică prin semnătura persoanei din cadrul Subdiviziunii de protecţie, cu indicarea datei.
225. Gradul de secretizare a registrelor de evidenţă se determină în funcţie de gradul de secretizare a informaţiilor ce se conţin în ele.
226. Evidenţa documentelor avînd gradul de secretizare „Strict secret” se ţine separat.
227. În registre se reflectă datele cu privire la circulaţia documentelor, din momentul primirii sau întocmirii pînă la finisarea executării şi clasarea lor în dosare, transmiterea destinatarului sau distrugerea lor.
228. Pentru asigurarea controlului şi executarea documentelor se ţine Registrul de evidenţă şi control (forma nr. 23, anexă la prezentul Regulament) sau se vor întocmi fişiere informative.
229. Rezoluţia referitoare la document se face pe o fişă ataşabilă (fişă de însoţire), care se păstrează împreună cu documentul şi prevede executantul, indicaţia nemijlocită, termenul de execuţie, semnătura conducătorului autorităţii publice sau altei persoane juridice şi data. Responsabil pentru executarea documentului este persoana al cărei nume este indicat primul în rezoluţie, dacă nu a fost numită o altă persoană.
230. La înscrierea rezoluţiilor, efectuarea însemnărilor pe documente, precum şi la fiecare recipisă de primire şi restituire a documentelor se indică în mod obligatoriu data.
231. Răspunsul din partea unei subdiviziuni la un document poate fi dat sub formă de rezoluţie sau referinţă sumară direct pe fişa ataşabilă (fişă de însoţire) la documentul respectiv, care se restituie expeditorului împreună cu documentul, conform numărului de intrare. Concomitent în registrul de evidenţă a documentelor de intrare se indică numărul şi data expedierii. În acelaşi mod se permite a expedia spre executare instituţiilor subordonate interpelările parvenite de la alte autorităţi publice sau persoane juridice.
232. Documentele semnate de către conducătorii autorităţilor publice sau ai altor persoane juridice, care urmează a fi înregistrate, expediate şi clasate la dosar, precum şi documentele de intrare executate se predau de către executanţi Subdiviziunii de protecţie.
233. În caz de necesitate, executanţii pot remite altor executanţi ai subdiviziunilor interioare respective, în timpul programului de muncă, documentele ce conţin informaţii atribuite la secret de stat, cu excepţia celor care au gradul de secretizare „Strict secret”, dacă aceste documente îi priveşte nemijlocit şi le sînt adresate de către conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice ori de şeful subdiviziunii. În acest caz, restituirea documentului către executantul de la care a fost primit se va efectua în aceeaşi zi.
234. Remiterea unor astfel de documente de la un executant la altul se efectuează contra semnătură (recipisă) în Inventarul interior al documentelor care se află la executant (forma nr. 24, anexă la prezentul Regulament). De asemenea, conducătorii autorităţilor publice sau ai altor persoane juridice, precum şi şefii subdiviziunilor sînt obligaţi să semneze în inventarul interior pentru documentele primite de la executanţi.
235. Fiecare document sau alt purtător material de informaţii atribuite la secret de stat va fi inscripţionat cu numărul de înregistrare şi data cînd este înscris în registrul de evidenţă. Numerele de înregistrare sînt urmate de menţiunile „SS”, „S”, „C” sau „R”, corespunzător gradului de secretizare atribuit.
236. Emitenţii şi deţinătorii de informaţii atribuite la secret de stat sînt obligaţi să înregistreze şi să ţină evidenţa tuturor documentelor şi materialelor primite, expediate sau a celor întocmite de unitatea proprie, potrivit legii.
237. Evidenţa actelor normative şi a celor cu caracter de dispoziţie emise de către autoritatea publică sau altă persoană juridică se efectuează conform registrului prevăzut în forma nr. 25, anexă la prezentul Regulament. Evidenţa actelor normative primite pentru informare sau executare de la autorităţile publice (hotărîri ale Parlamentului, decrete ale Preşedintelui, hotărîri şi dispoziţii ale Guvernului, acte emise de către alte autorităţi publice, inclusiv locale) se efectuează conform registrului prevăzut în forma nr. 26, anexă la prezentul Regulament.
238. Informarea cu conţinutul actelor normative şi de dispoziţie se efectuează contra semnătură (recipisă) pe o fişă specială, numai la indicaţia scrisă a conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice emitente.
239. În registrele de evidenţă a informaţiilor atribuite la secret de stat vor fi menţionate numele şi prenumele persoanei care a primit documentul, iar aceasta va semna pentru primire.
240. Atribuirea numerelor de înregistrare în registrele de evidenţă se face consecutiv, pe parcursul unui an calendaristic. Numerele de înregistrare se înscriu obligatoriu pe toate exemplarele documentelor sau materialelor care conţin informaţii atribuite la secret de stat, precum şi pe documentele anexate.
241. Anual, documentele se clasează în dosare, potrivit problematicii, termenelor de păstrare stabilite în nomenclatoarele departamentale detaliate de informaţii care urmează a fi secretizate, precum şi altor criterii.
242. Clasarea documentelor sau altor purtători materiali de informaţii atribuite la secret de stat se face separat, în funcţie de suportul şi formatul acestora, cu folosirea mijloacelor de păstrare şi protejare adecvate.
243. Informaţiile avînd gradul de secretizare „Strict secret” şi cele cu privire la mobilizare vor fi compartimentate fizic şi păstrate separat de celelalte informaţii.
244. Atribuirea aceluiaşi număr de înregistrare unor documente cu conţinut diferit este interzisă.
245. Registrele de evidenţă vor fi completate de persoanele desemnate care deţin autorizaţie de acces la secret de stat de forma corespunzătoare.
247. Ţinerea caietelor de lucru pentru înscrierea informaţiilor avînd gradul de secretizare „Strict secret” se efectuează doar cu permisiunea scrisă a conducătorilor autorităţilor publice sau altor persoane juridice.
248. Filele caietelor trebuie să fie şnuruite, numerotate, sigilate şi semnate de către şeful Subdiviziunii de protecţie. Caietele se secretizează, pe copertele acestora se indică destinaţia lor, numele, prenumele executantului şi numărul de înregistrare.
249. Filele carnetelor de notiţe speciale şi cotorul acestora se numerotează, iar pe fiecare filă se indică numărul de evidenţă al carnetului. În cazul editării caietelor de notiţe speciale cu fişe de control, cotoarele acestora nu se numerotează.
250. La eliberarea carnetelor de notiţe speciale pentru unică utilizare, persoana din cadrul Subdiviziunii de protecţie va indica în Fişa de evidenţă a documentelor (dosarelor) eliberate (forma nr. 28, anexă la prezentul Regulament) numărul de file existente şi numărul de file rămase la restituirea carnetului. Consemnarea cu privire la transmiterea şi distrugerea filelor detaşabile se efectuează pe cotoarele filelor detaşate sau pe fişa de control a carnetului de notiţe special.
251. Carnetele de notiţe speciale, eliberate pentru unică utilizare, trebuie să fie prevăzute cu un suport rigid care exclude posibilitatea de imprimare a amprentelor documentului întocmit.
252. Inventarele interioare broşate ale documentelor care se află la executanţi se iau în evidenţă în Registrul de evidenţă a caietelor de lucru sau în conturile personale (forma nr. 29, anexă la prezentul Regulament). Conturile personale se iau în evidenţă în registre separate, conform modelului din forma nr. 27, anexă la prezentul Regulament.
253. Mapele de lucru, servietele şi valizele speciale se eliberează executanţilor contra semnătură (recipisă). La restituirea acestora Subdiviziunii de protecţie, se verifică corectitudinea sigilării lor şi respectarea termenului de restituire.
254. În lipsa executanţilor, în caz de necesitate, mapele de lucru, servietele şi valizele speciale pot fi deschise, cu permisiunea şefului Subdiviziunii de protecţie, de către angajaţii Subdiviziunii de protecţie, în prezenţa unui reprezentant al subdiviziunii în care activează executantul. Aceste persoane fac înscrieri, confirmate prin semnătură (recipisă), în inventarele interioare ale documentelor ce se află la executanţi sau într-un registru special, ţinut de Subdiviziunea de protecţie, indicînd cine, cînd şi cu ce scop a efectuat deschiderea, corespunderea documentelor cu inventarul interior, numărul ştampilelor cu care a fost şi cu care urmează a fi sigilată mapa de lucru, servieta sau valiza specială. În cazul în care este necesară extragerea documentelor din mapa de lucru, servieta sau valiza specială se indică numărul documentelor extrase şi numărul de file al acestora. După deschidere, mapa de lucru, servieta sau valiza specială, se sigilează cu ştampila personală a reprezentantului subdiviziunii în care activează executantul. La întoarcere, executantul este obligat să verifice prezenţa documentelor.
255. Pentru sigilarea mapelor de lucru, servietelor sau valizelor speciale, a depozitelor de păstrare a documentelor, executanţilor li se eliberează, contra semnătură (recipisă) în contul personal sau în Registrul de evidenţă a ştampilelor (forma nr. 30, anexă la prezentul Regulament), ştampile de metal numerotate.
257. Transmiterea informaţiilor atribuite la secret de stat între autorităţile publice, alte persoane juridice sau cetăţeni se va efectua cu permisiunea autorităţii publice cu împuterniciri de dispoziţie asupra acestora.
258. Transmiterea informaţiilor atribuite la secret de stat, în procesul de elaborare şi adoptare a actelor normative poate fi efectuată fără permisiunea emitentului acestor informaţii, în limitele necesare îndeplinirii cerinţelor de tehnică legislativă.
259. La transmiterea informaţiilor atribuite la secret de stat vor fi create, în mod obligatoriu, condiţii necesare pentru protecţia acestor informaţii. În acest sens:
1) autorităţile publice trebuie să îndeplinească cerinţele prevăzute în articolul 32 alineatul (3) literele a) – e) din Lege;
2) alte persoane juridice, cu excepţia autorităţilor publice, trebuie să dispună de certificat de securitate pentru efectuarea lucrărilor cu utilizarea informaţiilor avînd un anumit grad de secretizare;
3) cetăţenii trebuie să dispună de dreptul de acces la informaţiile atribuite la secret de stat, de forma corespunzătoare.
260. Predarea-primirea informaţiilor atribuite la secret de stat între expeditor şi destinatar se face cu respectarea măsurilor de protecţie, prevăzute în prezentul Regulament.
261. Corespondenţa secretă se transmite numai prin Subdiviziunile de protecţie ale autorităţilor publice sau ale altor persoane juridice.
262. La primirea documentelor ce urmează a fi transmise, persoana din cadrul Subdiviziunii de protecţie verifică prezenţa tuturor exemplarelor şi filelor documentelor, ciornelor, corespunderea numerelor de înregistrare de pe documente cu numerele din registrele de evidenţă, corectitudinea întocmirii documentelor, prezenţa anexelor.
263. Documentele pot fi transmise destinatarilor cu sau fără scrisoare de însoţire.
264. La transmiterea documentelor cu scrisoare de însoţire, întocmirea lor se efectuează în modul prevăzut de punctele 191-192 ale prezentului Regulament.
265. Dacă anexele se transmit către destinatari diferiţi, enumerarea lor se face pentru fiecare destinatar în parte.
266. Dacă la expeditor nu rămîn copii (exemplare) ale anexelor transmise, atunci în scrisoarea de însoţire se face menţiunea „Numai destinatarului”.
267. Evidenţa documentelor întocmite se efectuează în registrele de evidenţă a documentelor întocmite (formele nr. 31 şi nr. 32, anexă la prezentul Regulament).
268. La transmiterea unui număr mare de anexe prin scrisoare de însoţire, dacă enumerarea acestora în registrele de evidenţă a documentelor întocmite este imposibil de efectuat, în rubrica „Tipul şi conţinutul succint al documentului” se va indica, în litere, numărul total de file al anexelor.
269. Documentele pot fi transmise destinatarilor fără scrisoare de însoţire, dacă conţinutul şi destinaţia acestora nu necesită explicaţii suplimentare.
270. La transmiterea documentelor fără scrisori de însoţire, pe plicurile în care se pun astfel de documente se înscriu numerele de înregistrare ale tuturor documentelor, indicîndu-se numărul de exemplare, iar în registrele de evidenţă se înscrie numărul şi data expedierii. Transmiterea documentelor ce se referă la mobilizare se face în plicuri aparte, separat de alte documente secretizate.
271. Toate documentele ce conţin informaţii atribuite la secret de stat se transmit către alte autorităţi publice sau alte persoane juridice în plicuri sigilate, opace şi rezistente.
272. Pe verso plicului, în centru se lipeşte eticheta de hîrtie cu amprenta de cauciuc „Pentru plicuri”, în aşa fel ca ea să cuprindă toate colţurile la mijloc.
273. Etichetele trebuie să fie confecţionate din hîrtie subţire care nu se supune stratificării, iar mărimea acestora trebuie să depăşească cu 3-4 mm diametrul amprentei ştampilei de cauciuc. Deasupra etichetelor se aplică un strat subţire de clei, care trebuie să depăşească marginile etichetei de hîrtie.
274. Pe plic se indică următoarele date:
1) parafa de secretizare – în colţul drept de sus;
2) după caz, menţiunea „Personal” sau litera „M” – sub parafa de secretizare;
3) semnătura persoanei care a efectuat împachetarea şi ştampila „Pentru plicuri”;
4) după caz, menţiunea „Urgent”, legalizată prin ştampila „Pentru plicuri” – în partea de sus în centrul plicului;
5) adresa destinatarului;
6) adresa expeditorului;
7) numerele de înregistrare a documentelor ce se conţin în plic.
275. La transmiterea unui document în mai multe exemplare, fără scrisoare de însoţire, în afara numărului de înregistrare al documentului, între paranteze, se indică numerele exemplarelor.
276. Documentele avînd gradele de secretizare „Strict secret”, „Secret” şi „Confidenţial” se transmit către alte autorităţi publice sau alte persoane juridice în plicuri duble. În acest caz, pe plicul exterior, în colţul stîng de sus se face înscrierea de preîntîmpinare „Plic dublu”. Parafa de secretizare, din punctul de vedere al securităţii, nu trebuie, în nici un caz, să apară pe plicul exterior.
277. La împachetarea dublă, pe plicul interior pot fi indicate şi alte date, inclusiv menţiunile restrictive, numele expeditorului şi al destinatarului.
278. Transmiterea şi distribuirea corespondenţei secretizate se efectuează de către curieri speciali, în conformitate cu prevederile Legii Serviciului de Stat de Curieri Speciali nr. 402-XV din 2 decembrie 2004 şi ale Regulamentului Serviciului de Stat de Curieri Speciali, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr. 635 din 29 iunie 2005 „Cu privire la Serviciul de Stat de Curieri Speciali”.
279. Conducătorii autorităţilor publice şi ai altor persoane juridice deţinătoare de informaţii atribuite la secret de stat vor desemna cel puţin o persoană din cadrul Subdiviziunii de protecţie proprii pentru transmiterea şi executarea operaţiunilor de predare-primire a corespondenţei secretizate, între acestea şi Serviciul de Stat de Curieri Speciali.
280. În caz de necesitate, cu permisiunea scrisă a conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice, documentele secretizate, cu excepţia celor care au gradul de secretizare „Strict secret”, pot fi transmise în raza localităţii respective de către angajaţii Subdiviziunii de protecţie, desemnaţi în conformitate cu punctul 279 din prezentul Regulament, în serviete speciale, sigilate cu ştampila Subdiviziunii de protecţie şi numai însoţiţi de transportul departamental. Transmiterea şi distribuirea corespondenţei avînd gradul de secretizare „Strict secret” de către angajaţii desemnaţi ai Subdiviziunii de protecţie în raza localităţii respective se admite, doar în cazuri excepţionale, cu asigurarea pazei corespunzătoare (înarmate).
281. Transmiterea şi distribuirea corespondenţei secretizate de către angajaţii desemnaţi ai Subdiviziunii de protecţie, în afara localităţii respective, se admite, doar în cazuri excepţionale, cu asigurarea pazei corespunzătoare (înarmate).
282. În interiorul aceleiaşi clădiri sau al unui grup de clădiri, documentele ce conţin informaţii atribuite la secret de stat pot fi transmise într-un singur plic închis, menţionînd numai numele destinatarului, cu condiţia ca expedierea (distribuirea) să fie efectuată de persoana desemnată din cadrul Subdiviziunii de protecţie, care dispune de acces la secretul de stat de forma corespunzătoare.
283. Predarea-primirea corespondenţei în procesul transmiterii şi distribuirii se face contra semnătură (recipisă), în conformitate cu formele respective de evidenţă.
285. În afara programului de muncă, corespondenţa secretizată este recepţionată de către persoanele de serviciu din cadrul autorităţii publice sau al altei persoane juridice, care înregistrează plicurile în Registrul de evidenţă a plicurilor (forma nr.33, anexă la prezentul Regulament), fără a le deschide. Corespondenţa recepţionată în acest mod se transmite, neîntîrziat, Subdiviziunii de protecţie, contra semnătură (recipisă).
286. Distribuirea corespondenţei secretizate, în afara programului de muncă, către autorităţile publice sau alte persoane juridice care nu dispun permanent de persoane de serviciu nu se efectuează.
287. La recepţionarea corespondenţei se verifică: corectitudinea adresei, integritatea ambalajului (plicului) şi amprentele ştampilei, corespunderea lor denumirii expeditorului, corespunderea numerelor indicate pe plic cu numerele indicate în registrul (borderoul, inventarul) de distribuire.
288. În cazul constatării unor nereguli (spre exemplu, deteriorarea ambalajului, necorespunderea amprentelor ştampilei cu denumirea expeditorului), plicul este recepţionat prin întocmirea unui proces-verbal, semnat de persoana care a distribuit plicul şi de cea care l-a recepţionat, fapt ce se consemnează în registru.
289. Un exemplar al procesului-verbal se remite, după caz, Serviciului de Stat de Curieri Speciali sau expeditorului pentru luarea măsurilor necesare.
290. Dacă plicul este deteriorat astfel încît permite divulgarea conţinutului documentelor pe care le conţine, plicul cu documentele respective se va păstra intact, iar despre acest fapt va fi informat neîntîrziat conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice şi Serviciul de Informaţii şi Securitate.
291. Persoana care recepţionează corespondenţa semnează lizibil în registrul (borderoul, inventarul) de distribuire, indicînd prin litere numărul plicurilor recepţionate, data, ora recepţionării lor şi legalizează semnătura sa prin ştampila respectivă. Ulterior, în registrul de evidenţă a plicurilor sau în Registrul de control al plicurilor (forma nr. 34, anexă la prezentul Regulament) se indică numărul de expediţie şi se scrie prin litere numărul plicurilor recepţionate. Persoana de serviciu indică suplimentar în registrul de evidenţă a plicurilor numărul documentelor indicat pe plicuri. Aceste înscrieri se confirmă prin semnătura curierului special care a distribuit corespondenţa, indicînd data şi ora de predare a corespondenţei.
292. Toate plicurile recepţionate şi înregistrate în registrul de control al plicurilor se remit contra semnătură (recipisă) şefului Subdiviziunii de protecţie sau persoanei împuternicite pentru a fi deschise. La deschiderea plicurilor se verifică corespunderea numerelor de înregistrare indicate pe ele cu numerele indicate pe documentele din plic, numărul documentelor cu datele de evidenţă indicate în scrisoarea de însoţire, numărul de exemplare şi de file ale tuturor documentelor.
293. Dacă plicul conţine mai multe documente, fiecare dintre ele se înregistrează cu un număr separat.
294. Persoana care deschide plicurile trebuie să se convingă de faptul că a extras toată corespondenţa din ele.
295. După deschiderea plicului, documentele se înregistrează neîntîrziat în Registrul de evidenţă a documentelor recepţionate sau în Fişele de evidenţă a documentelor recepţionate (formele nr. 35 şi nr. 36, anexă la prezentul Regulament) ori, respectiv, în formele de evidenţă ale documentaţiei tehnice.
296. Plicurile cu menţiunea „Personal” se deschid doar de către destinatar sau de persoana împuternicită. Înscrierea datelor referitoare la document se efectuează din spusele persoanei care a deschis plicul. În Registrul de evidenţă a documentelor recepţionate (formele nr. 35 şi nr. 36, anexă la prezentul Regulament) se face înscrierea „Plic cu menţiunea „Personal”. După ce a luat cunoştinţă de conţinutul documentului, destinatarul acestuia restituie documentul în plic Subdiviziunii de protecţie. Documentele cu menţiunea „Personal” se păstrează în plic sigilat de către Subdiviziunea de protecţie. Ulterior, la decăderea necesităţii de a păstra documentele cu menţiunea „Personal”, acestea se distrug în modul stabilit de prezentul Regulament.
297. În cazurile în care se constată necorespunderi în datele de evidenţă ale documentelor recepţionate, acestea vor fi menţionate într-un proces-verbal, întocmit în două exemplare, semnat de şeful şi persoana respectivă din cadrul Subdiviziunii de protecţie. Un exemplar al procesului-verbal împreună cu recto plicului în care au fost primite documentele se expediază Subdiviziunii de protecţie a autorităţii publice sau al altei persoane juridice expeditoare, iar celălalt exemplar se clasează în dosar.
298. La primirea procesului-verbal, Subdiviziunea de protecţie a autorităţii publice sau al altei persoane juridice expeditoare întreprinde măsurile necesare în vederea explicării şi lichidării necorespunderilor indicate în procesul-verbal.
299. Documentele expediate greşit se restituie expeditorului sau, de comun acord cu acesta, se expediază conform destinaţiei, în plicuri noi, pe care se vor indica numerele lor de înregistrare, anexînd recto plicului expeditorului, iar în registrul de control al plicurilor se înscrie numărul acestuia şi data expedierii.
300. Numărul de înregistrare a documentelor recepţionate se indică în mod obligatoriu în Registrul de control al plicurilor.
301. La înregistrarea documentelor recepţionate, în partea inferioară a primei pagini se aplică ştampila, în care se indică denumirea autorităţii publice sau al altei persoane juridice, numărul de evidenţă (de intrare), data înregistrării, numărul de file ale documentului de bază şi ale anexelor la acesta (filele anexelor nesecretizate se indică separat). Pe prima filă a anexelor se aplică ştampila „La nr.____ de intrare”, indicîndu-se anul de înregistrare.
302. Documentele recepţionate de la structurile subordonate sau interioare, ce dispun de Subdiviziuni de protecţie, care au fost semnate de către conducătorii autorităţilor publice, altor persoane juridice sau organelor ierarhic superioare, pot fi transmise destinatarului cu numărul de înregistrare atribuit conform Registrului de evidenţă a documentelor, indicat în forma nr. 37, anexă la prezentul Regulament.
303. Ediţiile, materialele broşate, alte documente parvenite fără scrisori de însoţire trec în evidenţă în Registrul de control al plicurilor, în care se înscriu numerele de inventar sau alte numere de evidenţă, atribuite acestor documente la înregistrarea lor în registrele respective.
304. În cazul în care anexele nu pot fi clasate în dosar (spre exemplu, broşurile, documentele de format mare), se efectuează inventarierea lor, cu menţiunea respectivă în scrisorile de însoţire şi în registrele de evidenţă a documentelor recepţionate, iar scrisorile de însoţire se clasează în dosar. Anexele nesecretizate la documente, dacă nu se păstrează în comun, vor fi remise la secretariat, contra semnătură (recipisă) în Registrul de evidenţă a documentelor recepţionate, efectuîndu-se consemnarea respectivă pe scrisoarea de însoţire.
305. Documentele recepţionate, luate în evidenţa corespunzătoare, se remit, contra semnătură (recipisă), conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice căreia îi sînt adresate spre examinare.
306. Documentele avînd gradul de secretizare „Strict secret” se remit conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice, contra semnătură (recipisă), doar de către şeful Subdiviziunii de protecţie sau de persoana numită pentru îndeplinirea obligaţiilor acestuia.
307. Remiterea documentelor spre executare se efectuează numai prin intermediul Subdiviziunii de protecţie.
308. Remiterea documentelor neînregistrate spre executare nu se admite.
309. Documentele care au gradul de secretizare „Strict secret” pot fi aduse la cunoştinţă doar persoanelor care dispun de acest drept, în virtutea funcţiilor exercitate, numai în privinţa aspectelor legate nemijlocit de activitatea acestora şi doar cu permisiunea scrisă a conducătorului autorităţii publice, altei persoane juridice sau a persoanei căreia i-au fost adresate.
310. La primirea documentelor de la executanţi, angajaţii Subdiviziunii de protecţie verifică corespunderea numerelor de înregistrare respective şi a numărului de file ale documentelor cu menţiunile din registrul de evidenţă respectiv şi din Inventarul interior al documentelor care se află la executant, semnînd pentru recepţionarea documentelor.
312. Documentele secrete se multiplică într-un număr strict stabilit de exemplare şi se transmit numai acelor subdiviziuni, autorităţi publice sau alte persoane juridice, cărora le sînt necesare în procesul activităţii.
313. Multiplicarea documentelor secrete se face în baza Foii de comandă privind multiplicarea documentelor secrete, potrivit formei nr. 38, anexă la prezentul Regulament.
314. Se interzice multiplicarea documentelor secrete într-un număr de exemplare mai mare decît cel indicat în Foaia de comandă privind multiplicarea documentelor secrete, cu excepţia înlocuirii filelor rebutate.
315. Multiplicarea documentelor ce conţin informaţii atribuite la secret de stat, cu excepţia celor care au gradul de secretizare „Strict secret”, se face în baza aprobării şefului subdiviziunii interioare, cu avizul Subdiviziunii de protecţie, ambele înscrise pe Foaia de comandă privind multiplicarea documentelor secrete.
316. Multiplicarea documentelor avînd gradul de secretizare „Strict secret” se face în baza aprobării conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice, cu avizul Subdiviziunii de protecţie, ambele înscrise pe foaia de comandă privind multiplicarea documentelor secrete.
317. La solicitare, multiplicarea documentelor ce conţin informaţii atribuite la secret de stat pentru alte autorităţi publice sau persoane juridice se poate efectua în baza Foii de comandă privind multiplicarea documentelor secrete, întocmite de către acestea. Executarea lucrărilor de multiplicare în asemenea cazuri se autorizează de către conducătorul autorităţii publice sau al persoanei juridice – executant, prin efectuarea înscrierii respective în Foaia de comandă privind multiplicarea documentelor secrete.
318. Foile de comandă privind multiplicarea documentelor secrete se înregistrează de către Subdiviziunea de protecţie în Registrul de evidenţă a foilor de comandă (forma nr. 39, anexă la prezentul Regulament). Pe foile de comandă privind multiplicarea documentelor secrete, parvenite de la alte autorităţi publice sau persoane juridice, se indică prin fracţie şi numărul de înregistrare al scrisorii de expediere.
319. Documentele secrete care urmează a fi multiplicate, împreună cu Foaia de comandă respectivă, se transmit, prin intermediul Subdiviziunii de protecţie, către subdiviziunea de multiplicare, contra semnătură (recipisă), în formele corespunzătoare de evidenţă. Documentele se transmit doar pe termenul necesar îndeplinirii comenzii.
320. Subdiviziunile de multiplicare asigură înregistrarea documentelor primite şi a Foilor de comandă privind multiplicarea documentelor secrete ce le însoţesc în Registrul de evidenţă a documentelor secrete multiplicate (forma nr. 40, anexă la prezentul Regulament).
321. Pe documente, precum şi în registrele de evidenţă respective se fac menţiuni cu privire la data, numărul de copii sau de extrase efectuate, de pe care pagini sau părţi ale documentului, numărul de înregistrare a copiilor sau extraselor.
322. Consemnarea operaţiunii de multiplicare se face atît pe original, cît şi pe toate copiile rezultate. Pe documentul original menţiunea cu privire la multiplicare se aplică în partea de jos a ultimei pagini sau pe verso documentului original, indicîndu-se numărul copiilor făcute de pe el, data, numărul de înregistrare al acestora şi cui au fost expediate. Dacă numărul destinatarilor este mare, poate fi întocmit un tabel de distribuire, care se înregistrează ca document anexat la original.
323. Pe copiile rezultate în urma multiplicării, marcarea se aplică pe prima pagină, sub numărul de înregistrare al documentului, prin aplicarea menţiunii „Copie”.
324. În cazul copierii succesive, la date diferite, a unui document secret, originalul va fi marcat la fiecare operaţiune, care va fi, de asemenea, înscrisă în registru. Exemplarele rezultate în urma copierii documentului secret se numerotează în ordine succesivă, chiar dacă operaţiunea se efectuează de mai multe ori şi la date diferite.
325. Extrasul dintr-un document care conţine informaţii atribuite la secret de stat se face în baza Foii de comandă privind multiplicarea documentelor secrete, analogic procedurii stabilite pentru multiplicare, iar documentul rezultat va avea menţionat sub numărul de exemplar cuvîntul „Extras” şi numărul de înregistrare al documentului original.
326. Multiplicarea documentelor parvenite de la alte autorităţi publice sau alte persoane juridice se face doar cu consimţămîntul conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice cu împuterniciri de dispoziţie asupra acestuia.
327. Parafa de secretizare atribuită unui document original se aplică, în mod identic, reproducerilor sau traducerilor.
328. Traducerea documentului se înregistrează cu acelaşi număr de înregistrare ca şi originalul documentului, efectuîndu-se înscrierea corespunzătoare în formele de evidenţă.
329. Dacă emitentul doreşte să aibă control exclusiv asupra reproducerii, documentul va conţine o indicaţie vizibilă cu următorul conţinut: „Reproducere interzisă”.
330. Informaţiile atribuite la secret de stat, înscrise pe documente cu regim restrictiv de reproducere, care au menţiunea „Reproducerea interzisă”, nu se multiplică.
331. În cazul multiplicării unui document care conţine informaţii atribuite la secret de stat se procedează astfel:
1) se stabileşte numărul de exemplare în care va fi multiplicat;
2) se completează şi se aprobă, în modul stabilit, Foaia de comandă, după care aceasta se înregistrează în registrul de evidenţă a foilor de comandă;
3) documentul original, împreună cu Foaia de comandă, se predă subdiviziunii de multiplicare pe bază de semnătură (recipisă);
4) după verificarea exemplarelor rezultate, acestea, împreună cu documentul original şi Foaia de comandă, se predau, pe bază de semnătură (recipisă) în Registrul de evidenţă a documentelor secrete multiplicate, Subdiviziunii de protecţie în vederea distribuirii sau expedierii.
332. La finisarea operaţiunilor de multiplicare se vor întreprinde măsurile necesare în vederea excluderii posibilităţii de reproducere neautorizată a informaţiilor multiplicate, fapt consemnat în Foaia de comandă privind multiplicarea documentelor secrete sau în Registrul de evidenţă a documentelor secrete multiplicate.
333. Stenografierea, redactarea după dictare sau de pe dispozitivele de redare a sunetului documentelor ce conţin informaţii atribuite la secret de stat, cu excepţia celor avînd gradul de secretizare „Strict secret”, se efectuează numai în încăperi izolate, unde este exclusă posibilitatea de ascultare a conţinutului acestora de către persoanele neautorizate.
334. Înregistrările stenografice a informaţiilor atribuite la secret de stat, cu excepţia celor care au gradul de secretizare „Strict secret”, se efectuează numai în caietele pentru stenografiere.
335. Purtătorii de informaţii magnetici sau de altă natură, destinaţi pentru imprimarea informaţiilor atribuite la secret de stat, şi caietele pentru stenografiere se înregistrează în Registrul de evidenţă al caietelor de lucru, iar după finalizarea activităţii se predau spre păstrare Subdiviziunii de protecţie. Pe purtătorul de informaţii se aplică numărul de înregistrare.
336. Toţi purtătorii materiali de informaţii atribuite la secret de stat, utilizaţi în activitatea de multiplicare, pînă la transmiterea lor Subdiviziunii de protecţie sau pînă la distrugere, se păstrează în condiţii care să asigure protecţia corespunzătoare a secretului de stat (safeuri, dulapuri de metal, depozite speciale sigilate, alţi suporţi speciali).
338. Documentele secrete primite spre multiplicare tipografică se înregistrează în Registrul de evidenţă a lucrărilor tipografice secrete (forma nr. 41, anexă la prezentul Regulament).
339. Tirajul ediţiilor secrete şi lista destinatarilor acestora se aprobă de către beneficiar, după coordonarea cu Subdiviziunea de protecţie a autorităţii publice cu împuterniciri de dispoziţie asupra informaţiei respective.
340. Ediţiile cu tiraj mare (spre exemplu: cărţi, instrucţiuni, broşuri) se tipăresc cu numerele de inventar atribuite originalelor acestora în Registrul de evidenţă a ediţiilor secrete (forma nr. 42, anexă la prezentul Regulament), pînă la predarea lor tipografiei. Dacă în ediţie sînt incluse mai multe documente care au numere de evidenţă separate, atunci acestei ediţii i se atribuie un număr unic de inventar.
341. Ordinele, instrucţiunile, indicaţiile şi alte acte cu caracter organizatoric şi de dispoziţie, precum şi documentaţia tehnică care se ţine în evidenţa de inventar se tipăresc cu numerele de evidenţă atribuite acestora.
342. Dacă într-o ediţie au fost incluse documente cu diferite grade de secretizare, atunci acestei ediţii i se aplică parafa de secretizare care corespunde celui mai înalt grad.
343. Pe copertă şi pe foaia de titlu a fiecărui exemplar al ediţiei (documentului) se indică: parafa de secretizare, numărul exemplarului şi numărul de inventar sau de evidenţă atribuit ediţiei (documentului). Pe verso ultimei file de text se înscrie o menţiune cu privire la: filele copertei pe care sînt indicate informaţii secrete, numărul de pagini, numărul planşelor (schemelor) nenumerotate.
344. Dacă ediţia secretă este formată din cîteva părţi (capitole, articole) cu diverse grade de secretizare, parafa de secretizare se aplică la începutul fiecărei dintre aceste părţi.
345. Dacă în ediţia secretă sînt incluse scheme, desene, hărţi, alte elemente componente de dimensiuni mai mari decît formatul ediţiei, atunci ele, de regulă, se plasează la sfîrşitul ediţiei, iar pe verso foii de titlu se indică numărul de planşe, numerele acestora şi numărul de file intercalate. Dacă planşele nu se plasează la sfîrşitul ediţiei, atunci se menţionează între care pagini au fost intercalate.
346. În cazul în care există un număr mare de planşe, acestea se broşează în blocuri separate, la sfîrşitul ediţiei sau în albume aparte.
347. Pe planşe se aplică parafa de secretizare respectivă, numărul comenzii tipografice şi anul de ediţie.
348. Evidenţa documentelor în tipografie se ţine conform Registrului de evidenţă a lucrărilor tipografice secrete.
349. Foaia de comandă privind multiplicarea documentelor secrete executate, împreună cu originalele documentelor, se transmit Subdiviziunii de protecţie sau subdiviziunii documentaţiei tehnice, în bază de semnătură (recipisă) în registrul de evidenţă a lucrărilor tipografice secrete.
350. Imprimările de corectură se iau în evidenţă în registre corespunzătoare, cu numerele de evidenţă a originalelor. Ele se expediază beneficiarilor, în modul stabilit, pentru transmiterea documentelor secrete.
351. Pînă la începutul paginării, şpalturile se păstrează de către persoana desemnată special în acest scop sau nemijlocit de către zeţar în regalurile pentru forme (dulapuri, safeuri), încuiate şi sigilate.
352. La finisarea lucrărilor, toate materialele secrete se pun în safeuri (dulapuri de metal) şi depozite, iar încăperile unde acestea se păstrează se verifică, se încuie, se sigilează şi se predau sub pază. La sfîrşitul schimbului, formele de zaţ care se află în maşinile de tipar se acoperă cu scuturi şi se sigilează.
353. La finisarea multiplicării tipografice a documentelor secrete, executanţii, împreună cu angajaţii Subdiviziunii de protecţie, verifică locurile de muncă şi tehnica de multiplicare pentru a exclude posibilitatea de a rămîne producţie tipărită secretă (inclusiv rebutată).
354. După executarea comenzii (obţinerea permisiunii de a publica ediţia) şi după verificarea corectitudinii textului ediţiei, tot materialul rebutat (imprimările de corectură, şpalturile, paginaţia, ultima corectură, matriţele) se verifică şi, de comun acord cu beneficiarul, se distrug în modul stabilit de prezentul Regulament.
355. Tirajele ediţiei tipărite se ţin în evidenţă în acelaşi registru în care au fost luate în evidenţă originalele cu numerele atribuite originalelor. Ediţiile secrete ale publicaţiilor cu tiraj mare, primite din alte autorităţi publice sau alte persoane juridice, se ţin în evidenţă în Registrul de evidenţă a ediţiilor secrete.
356. În cazul în care se depistează lipsa sau pierderea unor file (exemplare) în procesul de multiplicare tipografică a documentelor secrete, executantul informează imediat conducătorul tipografiei şi şeful Subdiviziunii de protecţie.
357. Completarea filelor sau a exemplarelor care lipsesc se efectuează cu permisiunea autorităţii publice cu împuterniciri de dispoziţie asupra informaţiilor respective, în baza Foii de comandă privind multiplicarea documentelor secrete, aprobată în modul corespunzător.
358. Ediţiile şi documentele secrete editate, pînă la remiterea lor beneficiarului, se păstrează împachetate şi sigilate în safeuri sau în încăperi speciale.
359. Transmiterea documentelor (tirajului ediţiei) secrete multiplicate tipografic se efectuează în modul stabilit de prezentul Regulament, în conformitate cu lista de expediere, în care se enumără destinatarii şi numărul de exemplare expediate. În registrul de evidenţă a ediţiilor secrete se face o înscriere cu privire la data transmiterii documentelor şi locul de aflare a listei destinatarilor, cu indicarea numărului de înregistrare al acesteia.
361. În Nomenclatorul dosarelor se includ toate dosarele care reflectă activitatea autorităţii publice sau al altei persoane juridice, dosarele subdiviziunilor care activează provizoriu (spre exemplu, a comisiilor tehnice, a altor comisii), dosarele nefinalizate şi cele sosite din alte autorităţi publice sau alte persoane juridice pentru a fi continuate, precum şi Registrul unic de evidenţă al registrelor, dosarelor finalizate. Dosarele pe problemele care se soluţionează pe parcursul mai multor ani (dosare transmisibile) se introduc în Nomenclatorul dosarelor pe fiecare an, avînd acelaşi număr de ordine pe întreaga perioadă de timp necesară pentru soluţionarea acestor probleme, cu efectuarea menţiunii respective în Nomenclatorul dosarelor pe anul care a expirat: „Transmisibil, început în anul _____”.
362. Nomenclatoarele dosarelor se împart în nomenclatoare individuale (pentru documentele unei subdiviziuni interioare concrete) şi nomenclatoare de totalizare (formate din nomenclatoarele individuale ale subdiviziunilor interioare din autoritatea publică sau altă persoană juridică). Pentru persoanele juridice cu activitate economică şi documentaţie similară se întocmeşte într-un nomenclator-tip al dosarelor.
363. Nomenclatorul dosarelor se întocmeşte de către Subdiviziunea de protecţie în comun cu şefii subdiviziunilor interioare şi, după caz, şeful arhivei secrete a autorităţii publice sau al altei persoane juridice. Elaborarea Nomenclatorului dosarelor se efectuează în conformitate cu regulile stabilite de Serviciul de Stat de Arhivă, ţinîndu-se cont de importanţa documentelor, uniformitatea documentelor intrate la dosar, termenele lor de păstrare. În cazul unui număr mic de dosare secrete (pînă la zece), Nomenclatorul dosarelor poate fi întocmit pentru cîţiva ani, însă nu mai mult de cinci.
364. Nomenclatorul dosarelor semnat de către şeful Subdiviziunii de protecţie, coordonat cu Serviciul de Stat de Arhivă şi aprobat de către conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice se aplică începînd cu 1 ianuarie al anului următor.
365. Nomenclatorul dosarelor se ţine în evidenţă conform Registrului de evidenţă a documentelor întocmite (formele nr. 31 şi nr. 32, anexă la prezentul Regulament) şi se păstrează pe parcursul anului la şeful Subdiviziunii de protecţie sau la persoana responsabilă de păstrarea lui. După efectuarea controlului anual, Nomenclatorul dosarelor se clasează într-un dosar, separat cu nomenclatoarele. Evidenţa nomenclatoarelor broşate se ţine în Registrul unic de evidenţă a registrelor şi dosarelor finalizate (forma nr. 22, anexă la prezentul Regulament).
366. Nomenclatorul dosarelor se întocmeşte în aşa fel încît fiecare executant să aibă posibilitatea a lua cunoştinţă de volumul informaţiilor secrete necesare pentru îndeplinirea obligaţiilor de serviciu.
367. În caz de necesitate, în Nomenclatorul dosarelor pot fi operate modificări şi completări, în ordinea stabilită pentru aprobarea acestuia.
368. Termenele de păstrare a dosarelor incluse în Nomenclatorul dosarelor se stabilesc conform listelor tip sau listelor departamentale desfăşurate ale documentelor ce conţin termenele de păstrare.
369. Volumele dosarelor şi registrelor se introduc în Nomenclatorul dosarelor pe măsura deschiderii lor, cu indicarea numelui executantului responsabil de întocmirea dosarului (volumului), registrului.
370. În Nomenclatorul dosarelor se fac înscrieri cu privire la data deschiderii şi finalizării dosarului (volumului), numărul de file şi alte date necesare. Dacă pe parcursul anului în autoritatea publică sau altă persoană juridică se deschid noi dosare, acestea se includ suplimentar în Nomenclatorul dosarelor. În acest scop, la fiecare capitol al Nomenclatorului dosarelor se rezervă numere. La expirarea anului, la sfîrşitul Nomenclatorului dosarelor se indică numărul de dosare (volume) deschise care se păstrează provizoriu şi care permanent şi numărul de dosare transmisibile pentru anul următor.
371. Nomenclatorul dosarelor reprezintă documentul de evidenţă principal pentru anul în curs şi constituie baza organizării evidenţei, conform Registrului unic de evidenţă a registrelor şi dosarelor finalizate (forma nr. 22, anexă la prezentul Regulament).
372. Numerele de ordine ale dosarelor, conform Nomenclatorului dosarelor, reprezintă numerele dosarelor respective. În cazul unui număr mare de dosare incluse în Nomenclatorul dosarelor, acestora li se pot atribui indici care se formează din semnele convenţionale ale subdiviziunii interioare şi numărul de ordine al dosarelor (în limitele nomenclatorului dosarelor pentru subdiviziunea interioară).
373. Documentele se clasează în dosare pe diferite criterii (problematică, tip de documente, grad de secretizare, termen de păstrare, corespondenţă cu anumite autorităţi sau alte persoane juridice etc.). Întocmirea dosarelor se efectuează în conformitate cu regulile stabilite de Serviciul de Stat de Arhivă al Republicii Moldova.
374. Dosarele se întocmesc pe măsura clasării documentelor anului în curs. Dosarele transmisibile se întocmesc într-un număr strict limitat.
375. Documentele păstrate permanent se includ în dosare separat de cele păstrate provizoriu.
376. În dosare se clasează numai documentele executate şi întocmite corect. La recepţionarea documentelor executate pentru a fi clasate în dosare se verifică corectitudinea întocmirii acestora.
377. Pe coperta dosarului se va aplica: parafa de secretizare corespunzătoare gradului de secretizare a informaţiilor care se conţin în documentele clasate, denumirea autorităţii publice sau a altei persoane juridice (a subdiviziunii interioare), numărul dosarului, după caz, titlul dosarului, data, luna, anul deschiderii şi finalizării dosarului, numărul de file al acestuia, precum şi termenul de păstrare.
378. Data deschiderii şi finisării dosarului corespunde datei clasării primului şi ultimului document în dosar.
379. Concomitent cu dosarul se întocmeşte şi fişa de evidenţă privind eliberarea documentelor (dosarelor), conform formei nr. 28, anexă la prezentul Regulament, care se păstrează într-un plic lipit pe partea interioară a copertei dosarului şi se predă în arhivă împreună cu dosarul. La completarea deplină a fişei de evidenţă privind eliberarea documentelor (dosarelor) se întocmeşte o fişă nouă, care se anexează la cea completată şi se păstrează împreună cu dosarul.
380. Fişa completată se include în Inventarul interior al dosarului (forma nr. 44, anexă la prezentul Regulament), mai jos de însemnările totale, dar nu se consideră ca filă la dosar şi nu se numerotează.
381. Toate dosarele finisate trebuie să fie corect perfectate: filele dosarului trebuie să fie broşate, numerotate şi incluse în inventarul interior, iar pe inventar şi pe o filă specială cusută la sfîrşitul dosarului se face o înscriere de confirmare.
382. Toate documentele cusute la dosar se numerotează pe fiecare filă, în colţul drept de sus. Denumirea documentelor, numărul de evidenţă şi data acestora cu numărul de file se includ în inventarul interior al documentelor, care se află în dosar.
383. Filele inventarului interior se numerotează separat. Numărul acestora se va indica în menţiunea de confirmare, după numărul total de file ale dosarului.
384. După finalizarea dosarului, la sfîrşitul inventarului interior se indică, în cifre şi în litere, numărul documentelor incluse în el. De asemenea, se indică funcţia, numele, prenumele persoanei din cadrul Subdiviziunii de protecţie care a întocmit inventarul, iar pe fila specială cusută la sfîrşitul dosarului se efectuează o înscriere, în cifre şi în litere, privind numărul filelor cusute în el, conform modelului stabilit în forma nr. 44, anexă la prezentul Regulament.
385. Dosarul cu documente se coase, se sigilează şi se legalizează prin semnătura persoanei din cadrul Subdiviziunii de protecţie care l-a întocmit.
386. Sigilarea dosarului se efectuează cu ajutorul unei etichete de hîrtie cu amprentele ştampilei Subdiviziunii de protecţie, care se lipeşte în aşa mod încît să cuprindă aţele şireturilor cu care a fost cusut dosarul.
387. Fiecare dosar poate să conţină cel mult 250 de file. În cazul în care documentele clasate în dosar depăşesc acest număr, se întocmeşte un alt volum, indicîndu-se numărul lui de ordine.
388. Se interzice includerea în dosar a documentelor care nu se atribuie la acesta, a ciornelor, precum şi a documentelor care urmează a fi restituite.
389. Rectificările efectuate în inventarul interior al dosarului trebuie să fie legalizate prin semnăturile persoanei care-l întocmeşte şi a şefului Subdiviziunii de protecţie.
390. În vederea asigurării regimului secret, documentele, pe parcursul anului, pot fi păstrate în biblioraft sau în mape cu clape, iar la finele anului se clasează în dosar.
391. Pentru dosarele cu şine şi mapele cu clape se întocmeşte inventarul interior al documentelor care se află în ele şi foaia de titlu pe care se fac menţiunile stabilite de prezentul Regulament.
392. Eliberarea dosarelor sau a unor documente aparte, necesare în activitatea de serviciu, se efectuează de către Subdiviziunea de protecţie doar executanţilor care au drept de acces la acestea, contra semnătură (recipisă) în fişa de evidenţă privind eliberarea documentelor (dosarelor), în care se indică datele cu privire la dosarul sau documentul eliberat (numărul dosarului sau al documentului eliberat, numărul exemplarului documentului şi numărul de file al acestuia).
393. Dosarele şi documentele eliberate ce conţin informaţii cu gradul de secretizare „Strict secret” se restituie în aceeaşi zi.
394. Dacă este necesar ca executantul să ia cunoştinţă numai de conţinutul anumitor documente ce se află în dosar, care nu au legătură nemijlocită cu activitatea desfăşurată, informarea cu aceste documente se face cu permisiunea scrisă a şefului subdiviziunii în care lucrează executantul, în prezenţa unei persoane din cadrul Subdiviziunii de protecţie.
395. Lucrul cu documentele şi dosarele avînd gradul de secretizare „Strict secret” se efectuează în condiţii care asigură păstrarea acestora şi exclud posibilitatea de acces al altor persoane la conţinutul lor.
396. Retragerea din dosar a documentelor sau transferarea acestora dintr-un dosar în altul se efectuează, în cazuri excepţionale, numai cu permisiunea şefului Subdiviziunii de protecţie, prin anexarea în dosarul respectiv a unei Adeverinţe de substituire, în conformitate cu forma nr. 45, anexă la prezentul Regulament. În cazul în care din dosar se retrag definitiv unele documente, în inventarul interior al dosarului şi în formele de evidenţă se vor face menţiunile respective.
397. La retragerea documentelor din dosarele înregistrate în registrele de evidenţă ale anilor precedenţi, acestea trebuie înregistrate din nou în registrele de evidenţă a documentelor secrete ale anului în curs, cu efectuarea menţiunilor respective în adeverinţa de substituire.
398. Adeverinţa de substituire este semnată de către şeful Subdiviziunii de protecţie.
399. Menţiunile cu privire la modificarea numărului de file ale dosarului la retragerea definitivă a documentelor din acesta se indică pe copertă, în inventarul interior şi pe fila specială de confirmare.
400. La retragerea definitivă a documentelor din dosar, renumerotarea filelor acestuia nu se efectuează.
401. Toate dosarele finisate se ţin în evidenţă în Registrul unic de evidenţă al registrelor, dosarelor finalizate.
402. În cazul în care dosarul conţine mai multe volume, fiecare dintre acestea se înregistrează în Registrul unic de evidenţă a registrelor, dosarelor finalizate, cu un număr aparte, care se aplică pe copertă.
403. În Registrul unic de evidenţă a registrelor, dosarelor finalizate se fac menţiuni cu privire la data deschiderii şi finisării dosarului, termenele de păstrare, numărul de file ale acestuia, după caz alte date necesare.
404. Dosarele finisate se transmit pentru păstrare în arhivă. Despre predarea dosarului în arhivă sau, eventual, distrugerea acestuia se va indica în Registrul unic de evidenţă a registrelor şi dosarelor finalizate.
405. Autorităţile publice sau alte persoane juridice care deţin informaţii atribuite la secret de stat vor organiza şi vor efectua expertiza valorii documentelor în vederea predării acestora spre păstrare în arhivele secrete departamentale sau pentru distrugere. În acest sens, în autorităţile publice sau alte persoane juridice se creează comisii de expertiză, formate din cel puţin 3 membri.
406. Pentru păstrarea documentelor finisate, în autorităţile publice sau alte persoane juridice se creează arhive secrete departamentale, subordonate Subdiviziunilor de protecţie, care trebuie să asigure selectarea, evidenţa, păstrarea şi utilizarea documentelor Fondului Arhivistic al Republicii Moldova, constituite ca urmare a activităţii lor şi a subdiviziunilor subordonate.
407. Dosarele finisate se păstrează cel puţin un an în Subdiviziunea de protecţie, după care se transmit în arhiva secretă departamentală, în baza inventarelor întocmite în acest sens. Un exemplar al inventarului cu recipisa de la arhivă pentru primirea dosarelor se restituie depunătorului şi se păstrează în Subdiviziunea de protecţie.
408. La predarea-primirea documentelor în arhiva secretă departamentală se verifică corectitudinea întocmirii şi selectării acestora. Documentele, dosarele şi inventarele la a căror întocmire s-au admis încălcări, urmează a fi rectificate de către persoanele responsabile pentru predarea documentelor în arhivă.
409. Documentele se păstrează în arhivele secrete departamentale pe parcursul termenului de secretizare a acestora.
410. La expirarea termenului de secretizare, documentele desecretizate care prezintă valoare istorică, ştiinţifică, culturală se transmit spre păstrare permanentă la Arhiva Naţională a Republicii Moldova, în modul stabilit de legislaţia în vigoare.
411. La dosarele selectate pentru păstrarea permanentă se întocmesc inventare, care vor fi aprobate de către comisiile de expertiză şi control ale instituţiilor de arhivă respective. Inventarele dosarelor care se vor păstra temporar se întocmesc separat de inventarele dosarelor care vor fi păstrate permanent. Aceste inventare se întocmesc în două exemplare şi nu se expediază în instituţiile de arhivă.
412. În cazul reorganizării sau lichidării autorităţii publice sau altei persoane juridice, pentru soluţionarea chestiunilor privind păstrarea ulterioară a documentelor Fondului arhivistic de stat se instituie o comisie, în componenţa căreia vor intra inclusiv reprezentanţi ai organului de stat pentru supravegherea şi administrarea Fondului Arhivistic al Republicii Moldova şi angajaţi ai Subdiviziunii de protecţie.
413. Documentele şi dosarele secretizate, păstrate provizoriu la expirarea termenelor stabilite, se distrug în modul prevăzut de prezentul Regulament.
414. Angajaţii arhivei fondurilor secrete întocmesc schema amplasării documentelor şi dosarelor şi planul evacuării lor în situaţii excepţionale. Schema şi planul se coordonează cu şeful Subdiviziunii de protecţie şi se aprobă de către conducătorul arhivei.
415. Evidenţa şi păstrarea documentelor şi dosarelor în arhiva secretă departamentală se efectuează în conformitate cu regulile de activitate a Arhivei de Stat şi cu prezentul Regulament.
416. Documentele şi dosarele, cu excepţia celor avînd gradul de secretizare „Strict secret” care se păstrează în arhivele secrete departamentale, pot fi eliberate pentru utilizare temporară executanţilor care au acces la secretul de stat, cu permisiunea şefilor subdiviziunilor lor interioare şi Subdiviziunii de protecţie. Dosarele se eliberează executanţilor la locul de muncă în cazuri excepţionale, în baza fişei de evidenţă privind eliberarea documentelor (dosarelor).
417. Documentele de arhivă şi dosarele care au gradul de secretizare „Strict secret” nu se eliberează executanţilor la locul de muncă. Informarea cu conţinutul unor astfel de documente se efectuează în încăperea arhivei sau Subdiviziunii de protecţie, cu permisiunea şefului Subdiviziunii de protecţie şi a conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice.
418. Controlul disponibilului de documente secrete în arhivele secrete departamentale se efectuează cel puţin o dată la 5 ani.
419. Modificarea parafei de secretizare şi desecretizarea documentelor şi dosarelor, care se păstrează în arhiva secretă departamentală, se efectuează în modul stabilit de prezentul Regulament.
420. Despre modificarea parafei de secretizare sau desecretizarea documentelor şi dosarelor, care se află la păstrare în arhiva secretă departamentală se fac menţiunile respective pe acestea, indicîndu-se numărul şi data deciziei cu privire la modificarea parafei de secretizare sau cu privire la desecretizare.
421. Dosarele desecretizate se transmit pentru păstrare obişnuită, conform actului de inventar, cu efectuarea menţiunilor respective în formele de evidenţă a documentaţiei din arhivă.
422. Modificarea parafei de secretizare a documentelor secrete selectate pentru arhivele de stat se efectuează de către arhivele de stat împreună cu autorităţile publice sau cu alte persoane juridice şi, după caz, cu succesorii lor de drept, ale căror documente se păstrează în arhive.
423. Desecretizarea purtătorilor materiali de informaţii atribuite la secret de stat care se păstrează în fondurile închise ale arhivelor se efectuează de către conducătorii arhivelor de stat, cu condiţia că organizaţia întemeietoare a fondului sau succesorul ei de drept le deleagă astfel de împuterniciri. În caz de lichidare a organizaţiei întemeietoare a fondului şi de lipsă a succesorului ei de drept, problema desecretizării purtătorilor materiali de informaţii atribuite la secret de stat este examinată de către Comisia interdepartamentală pentru protecţia secretului de stat.
424. Documentele şi dosarele avînd gradul de secretizare „Strict secret”, care se află la păstrare de stat, pot fi eliberate pentru utilizare provizorie cetăţenilor care dispun de dreptul de acces la secret de stat, autorităţilor publice sau altor persoane juridice care deţin certificat de securitate, cu permisiunea autorităţii publice cu împuterniciri de dispoziţie asupra acestor informaţii, care a predat aceste documente şi dosare la păstrare, sau a succesorilor acestora.
426. Pentru bibliotecile secrete se eliberează încăperi speciale, care trebuie să dispună de depozite, săli de lectură dotate cu locuri de lucru pentru executanţi (abonaţi), separate prin pereţi despărţitori de protecţie, cu ferestre (bariere) pentru eliberarea şi restituirea documentelor, care ar permite supravegherea vizuală a executanţilor (abonaţilor) cărora li s-au eliberat documente secrete.
427. Se interzice păstrarea documentelor avînd gradul de secretizare „Strict secret” în bibliotecile secrete ale autorităţilor publice sau ale altor persoane juridice.
428. Evidenţa documentelor din bibliotecile secrete se ţine de către Subdiviziunea de protecţie sau reprezentantul acesteia în Registrul de evidenţă a ediţiilor secrete sau în Registrul de evidenţă a materialelor broşate (forma nr. 46, anexă la prezentul Regulament).
429. Documentele secrete se eliberează pentru utilizare în sala de lectură executanţilor (abonaţilor), care dispun de dreptul de acces la acestea, la prezentarea permisului scris (cu indicarea tematicii sau a denumirii ediţiei, documentului), eliberat de şeful subdiviziunii interioare respective şi vizată de şeful Subdiviziunii de protecţie.
430. Documentele pot fi eliberate executanţilor (abonaţilor) la locul de muncă, în cazuri excepţionale, cu respectarea cerinţelor prezentului Regulament.
431. Eliberarea documentelor se face contra semnătură (recipisă) în Fişa de evidenţă privind eliberarea documentelor (dosarelor).
432. Însemnările necesare de pe documentele eliberate se efectuează în caiete de lucru ţinute la evidenţă.
433. Pentru fiecare executant (abonat) care utilizează serviciile bibliotecii secrete se întocmeşte o fişă în care se introduc numerele de evidenţă a documentelor eliberate acestuia.
434. Eliberarea documentelor din bibliotecile secrete reprezentanţilor altor autorităţi publice sau persoane juridice se efectuează la prezentarea dispoziţiei eliberate abonatului de aceste autorităţi publice sau al persoanei juridice, a certificatului de acces la secret de stat de forma corespunzătoare şi a permisului scris, eliberat de conducătorul autorităţii publice sau al persoanei juridice în gestiunea căreia se află biblioteca sau de şeful subdiviziunii interioare care a primit reprezentantul menţionat. Aceşti abonaţi fac înscrieri necesare numai în caietele de lucru luate în evidenţă. La finisarea lucrului cu documentele secrete eliberate, aceste înscrieri se examinează şi se vizează de şeful subdiviziunii interioare respective, caietele fiind predate Subdiviziunii de protecţie pentru transmiterea lor conform destinaţiei, în modul stabilit de prezentul Regulament.
435. Controlul asupra disponibilului documentelor în bibliotecile secrete şi asupra respectării regulilor de utilizare a acestora se efectuează cel puţin o dată în an, în modul stabilit de prezentul Regulament, de către comisii special instituite în acest scop.
437. Distrugerea documentelor şi a altor purtători materiali de informaţii atribuite la secret de stat (în continuare – materiale) se face pe calea arderii, topirii, fragmentării (în fragmente cu suprafaţa de cel mult 2,5 mm2), dizolvării sau descompunerii chimice, transformării într-o masă moale fără formă sau praf, prin alte metode, astfel încît să nu mai poată fi reconstituite.
438. Documentele şi dosarele avînd gradul de secretizare „Strict secret” se distrug numai prin ardere.
439. Selectarea pentru distrugere a materialelor cu termenele de păstrare expirate se face de către comisia de experţi, care a efectuat expertiza valorii acestora. Materialele selectate pentru distrugere se includ într-un proces-verbal, conform formei nr. 47, anexă la prezentul Regulament, care va fi semnat de membrii comisiei de experţi şi aprobat de conducătorul instituţiei.
440. Materialele secretizate cu parafa „Strict secret”, altele decît cele menţionate în punctul 439 din prezentul Regulament luate în evidenţă, se distrug în prezenţa şefului Subdiviziunii de protecţie şi a unei persoane autorizate să aibă acces la astfel de informaţii, în baza unui proces-verbal întocmit conform formei nr. 47, anexă la prezentul Regulament, aprobat de conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice. Procesul-verbal de distrugere este semnat de către şeful Subdiviziunii de protecţie şi de persoana care asistă la distrugere.
441. Distrugerea materialelor avînd gradele de secretizare „Secret”, „Confidenţial” şi „Restricţionat”, altele decît cele menţionate în punctul 439 din prezentul Regulament, luate în evidenţă, se face în baza unui proces-verbal întocmit conform formei nr. 47, anexă la prezentul Regulament, în prezenţa a două persoane care dispun de dreptul de acces la secretul de stat de forma respectivă, dintre care cel puţin una este din cadrul Subdiviziunii de protecţie. Procesul-verbal este semnat de către persoanele care asistă la distrugere, avizat de Subdiviziunea de protecţie şi aprobat de conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice.
442. După finisarea verificării anuale a disponibilului de documente, fişele de evidenţă provizorie de asemenea se distrug, fapt ce va fi consemnat într-un proces-verbal.
443. Documentele de lucru, ciornele sau materialele acumulate sau create în procesul de elaborare a unui document, care conţin informaţii atribuite la secret de stat, de regulă, se distrug. În cazul în care se păstrează, acestea vor fi datate, parafate conform gradului cel mai înalt de secretizare a informaţiilor conţinute, arhivate şi protejate corespunzător gradului de secretizare a documentului final.
444. Distrugerea ciornelor documentelor ce conţin informaţii atribuite la secret de stat se realizează de către persoanele care le-au elaborat, în comun cu un angajat al Subdiviziunii de protecţie. Procesul-verbal de distrugere a ciornelor se întocmeşte în cazul în care acestea au fost înregistrate într-o formă de evidenţă.
445. În situaţii de urgenţă, protecţia, inclusiv prin distrugere, a materialelor secretizate cu parafa „Strict secret” are întotdeauna prioritate faţă de alte materiale.
446. Dacă din dosarele supuse distrugerii se extrag anumite documente necesare activităţii ulterioare, în procesul-verbal se indică tipul documentelor şi din care dosare sînt extrase (numărul de înregistrare, denumirea documentelor, numerele dosarelor şi filelor), precum şi în care dosare noi, după care numere de file sînt cusute documentele extrase sau înregistrate în registrele anului în curs.
447. În registrele de evidenţă se fac însemnările privind locul aflării documentelor extrase, iar în procesul-verbal de distrugere se indică numărul real al filelor rămase la dosarul ce urmează a fi distrus.
448. Dosarele se distrug împreună cu inventarul interior, după verificarea obligatorie a fiecărei file, cu înscrierile respective în actele şi inventarele interioare ale dosarelor.
449. Denumirea, numărul de înregistrare, numărul exemplarului, parafa de secretizare, numărul de exemplare şi de file ale fiecărui document (material) care urmează a fi distrus se verifică pînă la includerea acestuia în procesul-verbal, conform registrelor de evidenţă.
450. Materialele selectate şi incluse în procesul-verbal de distrugere se păstrează separat de alte materiale, în ambalaj sigilat.
451. Operarea unor rectificări în procesele-verbale de distrugere nu se admite. În cazuri excepţionale, operarea rectificărilor se va certifica prin semnăturile tuturor celor care au semnat procesul-verbal.
452. Se interzice distrugerea materialelor pînă la aprobarea procesului-verbal în modul stabilit.
453. Pînă la distrugere, se verifică corespunderea materialelor cu informaţia indicată în procesul-verbal.
454. Distrugerea materialelor trebuie să se efectueze în cel mai scurt termen posibil, după aprobarea procesului-verbal. Dacă materialele destinate distrugerii sînt transportate în afara autorităţii publice sau al altei persoane juridice, atunci ele se distrug în aceeaşi zi.
455. Transportarea materialelor la locul de distrugere se efectuează în ambalaj sigilat.
456. Materialele se distrug de către persoanele care au participat la verificarea acestora şi au semnat procesul-verbal de distrugere.
457. După distrugerea materialelor, în procesul-verbal se fac înscrierile respective cu privire la acest fapt, iar în registrele de evidenţă se va indica numărul procesului-verbal de distrugere şi data înregistrării lui.
458. Se interzice operarea modificărilor în procesul-verbal de distrugere după verificarea materialelor, efectuarea înscrierilor în registrele de evidenţă pînă la distrugerea materialelor sau transportarea proceselor-verbale, inventarelor sau altor documente, care nu sînt destinate distrugerii, la locul de distrugere a materialelor.
459. Procesele-verbale de distrugere se clasează şi se păstrează în dosare speciale ale Subdiviziunii de protecţie.
460. Procesele-verbale de distrugere a dosarelor se păstrează permanent, iar procesele-verbale de distrugere a altor materiale – timp de 10 ani.
462. Anual, pînă la data de 1 martie, se verifică disponibilul tuturor documentelor şi dosarelor avînd gradele de secretizare „Strict secret”, „Secret”, „Confidenţial” şi „Restricţionat”, indiferent de timpul primirii sau întocmirii lor şi de faptul unde şi la cine se află, cu excepţia arhivelor.
463. Controlul se efectuează de către o comisie specială, instituită prin ordinul (decizia) conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice, formată din cel puţin trei persoane, care au atribuţie directă la documentele verificate şi acces la secretul de stat de forma respectivă, cu includerea obligatorie în componenţa ei a angajaţilor din Subdiviziunea de protecţie.
464. În cazul existenţei unui număr neînsemnat de documente atribuite la secret de stat, controlul poate fi efectuat de către conducătorul sau unul din angajaţii autorităţii publice sau altei persoane juridice, în comun cu un angajat al Subdiviziunii de protecţie.
465. În timpul controlului se verifică circulaţia (primirea, transmiterea, multiplicarea, distrugerea) documentelor atribuite la secret de stat din anul supus verificării, efectuîndu-se concomitent confruntarea datelor de evidenţă cu documentele efectiv disponibile. În acest scop, se utilizează registre de evidenţă a documentelor, recipise, inventare, procese-verbale de distrugere a documentelor şi alte forme de evidenţă, inclusiv cele în care se înregistrează multiplicarea documentelor.
466. Rezultatele controlului se înscriu într-un proces-verbal în care se indică:
1) tipul controlului efectuat;
2) denumirea subdiviziunii în care s-a efectuat controlul;
3) temeiul efectuării controlului;
4) componenţa comisiei de control;
5) termenele efectuării controlului;
6) caracterizarea succintă a situaţiei lucrărilor de secretariat secrete şi asigurarea regimului secret în activitatea executanţilor cu documentele secrete;
7) numărul total de documente luate în evidenţă în perioada de control, separat, pe toate tipurile de evidenţă;
8) numărul şi denumirea documentelor care nu sînt luate în evidenţă, la cine au fost depistate şi din care motive nu au fost luate în evidenţă;
9) numărul documentelor şi numărul de evidenţă a documentelor care nu au fost prezentate în timpul verificării, pe numele cui au fost trecute şi motivele neprezentării lor;
10) încălcările cerinţelor prezentului Regulament admise de către angajaţii Subdiviziunilor de protecţie, de alţi angajaţi cu indicarea faptelor concrete, a numelui, prenumelui şi funcţiei celor care le-au comis;
11) deciziile şi propunerile privind rezultatele controlului şi măsurile de lichidare a încălcărilor depistate.
467. Procesul-verbal privind controlul efectuat este semnat de către membrii comisiei şi aprobat de conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice ori de către locţiitorul acestuia.
468. Despre rezultatele controlului asupra disponibilului documentelor secrete se fac menţiunile respective în inventarul interior al documentelor care se află la executant, în prezenţa acestuia.
469. Dacă în timpul controlului se constată lipsa unor documente secrete, comisia va informa imediat despre acest fapt conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice, precum şi şeful Subdiviziunii de protecţie, care, la rîndul lor, vor asigura informarea autorităţilor publice cu împuterniciri de dispoziţie asupra informaţiilor respective şi a Serviciului de Informaţii şi Securitate.
470. Subdiviziunea de protecţie, cel puţin o dată în trimestru, verifică respectarea modului de asigurare a regimului secret de către executanţi la locul de muncă. Controlul se efectuează în prezenţa executanţilor, iar în cazurile în care aceştia lipsesc – în prezenţa şefului subdiviziunii interioare sau a locţiitorului acestuia.
471. Rezultatele controlului, încălcările depistate şi măsurile întreprinse pentru înlăturarea acestora sînt înscrise într-un registru special pentru evidenţa controalelor la locurile de muncă ale executanţilor, ţinut de Subdiviziunea de protecţie.
472. Executanţii vizaţi sînt informaţi, contra semnătură, despre înscrierile cu privire la control efectuate în registru.
473. Conducătorii autorităţilor publice şi ai altor persoane juridice, Subdiviziunile de protecţie, precum şi şefii subdiviziunilor interioare sînt obligaţi să întreprindă măsuri de înlăturare a tuturor încălcărilor depistate în urma controalelor şi să asigure, în limita competenţelor, respectarea regimului secret, în conformitate cu prevederile Legii şi ale prezentului Regulament.
475. Subdiviziunea de protecţie trebuie să fie pregătită permanent pentru desfăşurarea activităţii în condiţiile unor situaţii de urgenţă. Fiecare persoană din cadrul Subdiviziunii de protecţie trebuie să-şi cunoască obligaţiile şi succesiunea acţiunilor, în caz de situaţii de urgenţă.
476. În vederea pregătirii pentru situaţii de urgenţă, Subdiviziunea de protecţie, în comun cu alţi specialişti din cadrul autorităţii publice sau ai altei persoane juridice, elaborează şi înaintează spre aprobare ai conducătorului acesteia documentele prin care se determină:
1) nomenclatorul documentelor şi dosarelor secrete, care urmează a fi transportate la locurile de evacuare, distruse sau predate în arhivă pentru păstrarea de stat, precum şi a celor care rămîn la faţa locului;
2) listele persoanelor responsabile pentru evidenţa şi păstrarea documentelor şi dosarelor secrete, care urmează a fi evacuate şi paza acestora în momentul transportării, distrugerii sau predării la păstrare în arhiva de stat;
3) măsurile cu privire la paza documentelor şi dosarelor secrete în locurile de evacuare.
477. Toate documentele şi dosarele secrete se repartizează pe următoarele categorii, conform destinaţiei acestora:
1) categoria I – include documentele şi dosarele care se transportă la locurile de evacuare;
2) categoria a II-a – include documentele şi dosarele care urmează a fi distruse la faţa locului;
3) categoria a III-a – include documentele şi dosarele care se predau spre păstrare în Fondul Arhivistic al Republicii Moldova;
4) categoria a IV-a – include documentele şi dosarele care rămîn pe loc.
478. Repartizarea documentelor pe categorii se efectuează de către comisii special instituite, formate din şefi de subdiviziune (locţiitori ai acestora), angajaţi ai Subdiviziunii de protecţie. Repartizarea documentelor se aprobă de către conducătorii autorităţilor publice sau ai altor persoane juridice respective.
479. În locurile de păstrare a acestor documente şi dosare (safeuri, containere, dulapuri de metal, saci, serviete, alţi suporţi speciali) trebuie să fie afişate inscripţii cu privire la destinaţia documentelor şi dosarelor, precum şi numele, prenumele, funcţia persoanelor responsabile pentru evidenţa şi păstrarea lor.
480. Pentru transportare se selectează documentele şi dosarele secrete necesare în activitatea zilnică în locurile de evacuare.
481. Distrugerea documentelor şi dosarelor secrete se efectuează în condiţiile stabilite de prezentul Regulament, după adoptarea deciziei cu privire la evacuarea autorităţii publice sau al altei persoane juridice.
482. Predarea documentelor şi dosarelor secrete selectate pentru păstrarea de stat se efectuează în modul stabilit de prezentul Regulament. Locurile de predare a documentelor şi dosarelor de arhivă se determină din timp de către autorităţile publice sau a altei persoane juridice.
483. La obiectivul (sau o parte a acestuia) care nu se evacuează se păstrează numai documentele necesare activităţii curente, într-un număr strict limitat.
484. În timpul situaţiei de urgenţă, autorităţile publice sau alte persoane juridice vor asigura respectarea regimului secret stabilit.
485. În zona de evacuare, la indicaţia conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice care se evacuează, se stabileşte regimul secret, în conformitate cu cerinţele prezentului Regulament.
486. Odată cu apariţia situaţiei de urgenţă se intensifică controlul asupra disponibilului documentelor şi dosarelor secrete la locul de evacuare şi la obiectivul evacuat. Despre rezultatele controalelor efectuate este informat şeful Subdiviziunii de protecţie. Verificarea completă a documentelor şi dosarelor se efectuează imediat după încheierea evacuării.
487. În autorităţile publice sau alte persoane juridice, amplasate în zona de frontieră, arhive secrete nu se creează. Documentele şi dosarele secrete ce prezintă valoare istorică sînt transmise pentru păstrare în arhivele departamentale sau în alte locuri de către autorităţile publice sau alte persoane juridice în cauză, la indicaţia acestora.
488. Documentele şi dosarele secrete ale autorităţilor publice sau ale altor persoane juridice din zona de frontieră se repartizează în două categorii:
1) categoria I, include documentele şi dosarele care se transportă la locurile de evacuare;
2) categoria a II-a, include documentele care urmează a fi distruse la faţa locului.
489. La evacuare, documentele şi dosarele secrete din categoria I trebuie să fie împachetate în ambalaje speciale care, la iniţiativa Subdiviziunii de protecţie, se pregătesc din timp, într-un număr suficient. Transportarea acestor documente şi materiale se efectuează cu mijloace de transport acoperite, iar ordinea de transportare a acestora se stabileşte de către şeful Subdiviziunii de protecţie.
490. Pentru organizarea transportării şi sigilării ambalajului în care se află documentele şi dosarele secrete, conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice numeşte din timp o persoană responsabilă din cadrul Subdiviziunii de protecţie.
491. Transportarea se efectuează în conformitate cu prevederile prezentului Regulament.
492. Pentru amplasarea Subdiviziunii de protecţie, la locul de evacuare trebuie să fie destinate încăperi (spaţii) aparte, asigurate cu pază.
493. La locul de evacuare, documentele şi dosarele secrete se păstrează în cadrul Subdiviziunii de protecţie numai în dulapuri de metal sau containere speciale. În afara programului de muncă, executanţii sînt obligaţi să predea documentele secrete Subdiviziunii de protecţie pentru păstrare în ambalaj sigilat (spre exemplu, mape de lucru, serviete).
494. Se interzice de a scoate documentele secrete din zona de evacuare fără paza corespunzătoare.
495. În locurile de evacuare, lucrările de secretariat secrete se ţin în conformitate cu cerinţele stabilite de prezentul Regulament.
496. Pentru a asigura eliberarea la timp a documentelor şi dosarelor secrete, selectate şi pregătite în prealabil, necesare activităţii în timpul situaţiilor de urgenţă, se permite păstrarea acestora în mape de lucru (serviete, valize, containere) separate şi sigilate de către executanţi. Pentru aceste documente se întocmeşte un inventar în două exemplare, unul dintre care se predă contra semnătură (recipisă) responsabilului desemnat pentru organizarea transportării, iar al doilea se păstrează în mapa executantului.
497. Executanţii care pleacă la locul evacuării predau cheile de la safeurile personale Subdiviziunii de protecţie. Încăperile în care se află documentele şi dosarele secrete ce rămîn pe loc se asigură cu pază corespunzătoare.
498. După evacuarea obiectivului sau a unei părţi a acestuia, Subdiviziunea de protecţie va asigura verificarea încăperilor, depozitelor, safeurilor, fapt consemnat într-un proces-verbal.
499. Documentele şi dosarele secrete din categoria a II-a se distrug pe loc, despre care fapt se întocmeşte un proces-verbal, potrivit cerinţelor prezentului Regulament.
500. În caz de infectare a documentelor şi dosarelor care urmează a fi transportate (categoria I) cu substanţe radioactive, otrăvitoare, alte substanţe, se efectuează dezinfectarea (dezactivarea, degazarea) acestora. Dacă asemenea posibilităţi nu există, documentele şi dosarele respective se transportă, cu respectarea tuturor măsurilor de precauţie, în locuri sigure pentru dezinfectare.
501. În cazul unor pericole eminente de atac (acaparare), se efectuează distrugerea imediată sau evacuarea tuturor documentelor şi a dosarelor secrete.
503. În autorităţile publice şi alte persoane juridice în care există un volum mare de documentaţie tehnică se creează subdiviziuni ale documentaţiei tehnice secrete, ce activează sub controlul Subdiviziunii de protecţie.
504. Pentru păstrarea documentaţiei tehnice şi pentru lucrul cu o astfel de documentaţie, sînt destinate încăperi speciale, care să asigure protecţia corespunzătoare a informaţiilor atribuite la secret de stat.
506. Înregistrarea filelor destinate pentru executarea manuscriselor şi a originalelor se efectuează în Registrul de evidenţă preliminară a documentaţiei tehnice secrete sau Fişa de evidenţă preliminară a documentaţiei tehnice secrete, potrivit formelor nr. 48 şi nr. 49, anexă la prezentul Regulament. Filele destinate pentru executarea documentaţiei tehnice secrete care au diferite denumiri şi/sau grade de secretizare se iau în evidenţă preliminară cu numere de înregistrare diferite.
507. Filele suplimentare necesare în procesul executării documentaţiei tehnice secrete se înregistrează cu acelaşi număr de evidenţă preliminară, indicîndu-se noua dată de înregistrare şi numărul de file.
508. Pe recto primei file se indică denumirea documentaţiei tehnice secrete elaborate.
509. Parafa de secretizare se aplică pe fiecare pagină a documentaţiei tehnice secrete, în colţul drept de sus, iar fiecare pagină se numerotează.
510. Pe fiecare filă luată în evidenţă se aplică ştampila de înregistrare, indicîndu-se numărul şi data, iar pe prima pagină se va indica numărul total de file.
511. Pe filele de formatul A0 şi A1, B0 şi B1, ştampila de înregistrare se aplică suplimentar pe recto în două colţuri pe diagonală.
512. Pe filele lipite (prinse), ştampila de înregistrare se aplică în locul în care acestea sînt lipite (prinse), iar în registrul de evidenţă se indică numărul acestora.
513. Pe filele broşate, ştampila de înregistrare se aplică pe copertă şi pe prima filă.
514. Aplicarea unor etichete pe filele luate în evidenţă preliminară se efectuează numai cu permisiunea Subdiviziunii de protecţie sau a subdiviziunilor documentaţiei tehnice secrete, despre care fapt, pe documente, se efectuează o însemnare legalizată.
515. După elaborarea manuscrisului documentaţiei tehnice secrete se pregăteşte originalul acesteia. Lista persoanelor care sînt în drept să permită executarea originalului după manuscris se aprobă de conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice.
516. Executarea originalului prin copiere manuală se efectuează pe file luate în evidenţă preliminară, indicîndu-se pe ele parafa de secretizare, numărul exemplarului, denumirea şi marcarea documentului.
517. În cazul fotocopierii originalului, ştampila şi numărul de înregistrare se va asigura prin reproducerea de pe manuscris.
518. Semnele de înregistrare şi ştampilele se aplică în locurile stabilite de standardele respective.
519. După executarea originalului şi înregistrarea acestuia în registrul de evidenţă, manuscrisul documentaţiei tehnice secrete se distruge în modul stabilit de prezentul Regulament.
520. Executarea copiilor documentaţiei tehnice secrete, care se află în evidenţă preliminară, se efectuează ca excepţie, pentru prezentarea acesteia spre coordonare preventivă.
521. În cazul în care drept bază pentru elaborarea manuscrisului documentaţiei tehnice secrete este necesar a se utiliza copia documentaţiei tehnice secrete elaborate anterior, care se află în evidenţă preliminară sau de inventar, atunci această copie se radiază din evidenţa anterioară şi se înregistrează preliminar cu noua ei denumire.
522. Evidenţa preliminară poate fi asigurată în formă unică pentru toate tipurile de documentaţie tehnică secretă sau poate fi ţinută separat pentru diferite tipuri de documentaţie tehnică secretă, adăugîndu-se la numărul de evidenţă un indice distinctiv.
523. Evidenţa se ţine anual, începînd cu primul număr. Documentaţia tehnică secretă care urmează a fi transferată pe anul următor se înregistrează cu numere noi.
524. Registrele de evidenţă preliminară a documentaţiei tehnice secrete se păstrează în decurs de un an de la închiderea tuturor numerelor de evidenţă şi se distrug în baza unui proces-verbal.
525. Evidenţa fişelor de evidenţă a documentaţiei tehnice secrete se ţine în Registrul de evidenţă a circulaţiei fişelor, potrivit formei nr. 50, anexă la prezentul Regulament.
526. Fişele de evidenţă preliminară a documentaţiei tehnice secrete se ţin neîntrerupt. Fişele epuizate după verificarea anuală se distrug în baza unui proces-verbal, făcîndu-se însemnările respective în Registrul de înregistrare şi de evidenţă a circulaţiei fişelor.
1) documentaţia tehnică secretă, elaborată de autoritatea publică sau altă persoană juridică şi aprobată în modul stabilit;
2) documentaţia tehnică secretă, aprobată în modul stabilit, primită de la alte autorităţi publice sau persoane juridice, după înregistrarea acesteia în Registrul de control al plicurilor.
528. Nu se supune evidenţei de inventar documentaţia tehnică secretă care se clasează (coase) în dosar şi documentaţia tehnică secretă care a fost primită pentru coordonare sau pentru utilizare provizorie.
529. Evidenţa de inventar poate fi ţinută separat, conform diferitor criterii de clasificare (spre exemplu: denumire, tipul documentaţiei, tipul de executare).
530. Evidenţa de inventar se ţine conform formelor nr. 51, nr. 52 şi nr. 46, anexă la prezentul Regulament. Fişele evidenţei de inventar a documentaţiei tehnice secrete se ţin în evidenţă conform Registrului de înregistrare şi de evidenţă a circulaţiei fişelor.
531. Copiile documentaţiei tehnice secrete executate în autorităţile publice sau alte persoane juridice şi expediate destinatarilor se ţin în evidenţă în Fişele evidenţei de inventar a copiilor documentaţiei tehnice secrete (forma nr. 53, anexă la prezentul Regulament). Despre întocmirea acestor fişe se face o însemnare în Registrul evidenţei de inventar a documentaţiei tehnice secrete/Fişa evidenţei de inventar a documentaţiei tehnice secrete.
532. Autorităţile publice sau alte persoane juridice, care nu elaborează documentaţie tehnică secretă şi nu dispun de originale şi duplicate, pot ţine evidenţa copiilor, precum şi a ediţiilor secrete în Registrul evidenţei de inventar a materialelor scrise broşate.
533. Documentaţiei tehnice secrete luate în evidenţă după radierea ei din evidenţa preliminară i se acordă un singur număr de inventar, indiferent de numărul de file pe care a fost editată şi numerele de evidenţă care au fost incluse în ea. În cazurile în care se ţine evidenţa diferitor tipuri de documentaţie tehnică secretă, la numerele de inventar se vor adăuga indici distinctivi.
534. După ce documentaţia tehnică secretă a fost luată în evidenţa de inventar, aceasta se radiază din evidenţa preliminară.
535. La radierea documentaţiei tehnice secrete din evidenţa preliminară, în Registrul de evidenţă preliminară a documentaţiei tehnice secrete /Fişa de evidenţă preliminară a documentaţiei tehnice secrete se introduce numărul de inventar acordat acesteia, iar în Registrele prevăzute în formele nr. 51, nr. 52 şi nr. 46, anexă la prezentul Regulament, se face însemnarea cu privire la numărul de evidenţă preliminară a acestei documentaţii.
536. Pe fiecare filă din document, în locul stabilit de standardele respective, se aplică ştampila, indicîndu-se numărul de inventar şi data cînd a fost luat în evidenţă.
537. Dacă copiile originalului documentaţiei tehnice secrete urmează a fi broşate, numărul de inventar se aplică suplimentar pe cîmpul primei pagini şi al foii de titlu (dacă există). Pe documentaţia tehnică secretă în formă textuală, numărul de inventar se aplică în partea de sus a primei pagini şi a foii de titlu, iar pe cele grafice – mai sus de înscrierea principală.
538. Pe documentaţia tehnică secretă recepţionată de la alte autorităţi publice sau persoane juridice, numărul de inventar şi datele luării în evidenţă se aplică:
1) pe originale – pe cîmpul de coasere a fiecărei file, iar numerele de înregistrare se vor trasa cu tuş în linii subţiri;
2) pe duplicate – în rubrica stabilită a fiecărei file;
3) pe documentele completate în mape sau broşate în albume – pe etichete sau în colţul stîng de sus al copertei, precum şi pe prima pagină sau foaie de titlu a inventarului şi pe foaia de titlu (dacă există) a mapei (albumului);
4) pe copiile ce se păstrează în file aparte – în colţul stîng de sus al fiecărei file.
539. Documentaţia tehnică secretă care se ţine în evidenţă de inventar poate fi eliberată executanţilor în caz de necesitate de serviciu.
540. Originalele documentaţiei tehnice secrete se eliberează pentru executarea copiilor şi duplicatelor, operarea în ele a modificărilor, precum şi pentru restabilirea lor. Originalele se eliberează executanţilor numai la indicaţia scrisă a şefului subdiviziunii interioare, iar originalele documentaţiei tehnice avînd gradul de secretizare „Strict secret” – la indicaţia scrisă a conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice.
542. Originalele documentaţiei tehnice secrete pot fi completate şi păstrate în mape.
543. Copiile documentaţiei tehnice secrete se păstrează şi se expediază altor autorităţi publice sau persoane juridice atît pe file aparte, cît şi completate în mape sau broşate în albume.
544. Documentaţia tehnică secretă se completează în mape (albume), în caz de necesităţi de producţie, respectîndu-se condiţiile cu privire la informarea executanţilor numai cu informaţia necesară lor.
545. Mapei sau albumului i se atribuie un număr nou de inventar, iar parafa de secretizare se aplică în conformitate cu gradul de secretizare a informaţiilor cuprinse în documentaţia tehnică secretă din mapă (album).
546. În inventarul anexat la mapă (album) se enumeră, în ordine succesivă, documentaţia tehnică secretă conţinută în aceasta (denumirea documentelor, gradul de secretizare, numărul de evidenţă, numerele exemplarelor, numărul de file). Enumerarea filelor la întocmirea inventarului anexat la mapa (albumul) documentaţiei tehnice secrete se începe cu foaia de titlu.
547. Numărul de inventar al documentaţiei tehnice secrete incluse în mapă (album), se închide prin menţiunea „inclus în numărul de inventar ___”, înscrisă în registrele prevăzute în formele nr. 51, nr. 52 şi nr. 46, anexă la prezentul Regulament.
548. Copiile broşate ale documentaţiei tehnice secrete în formă textuală poartă numărul de inventar al originalului.
549. Fotoimprimările secrete anexate la copii se lipesc pe filele luate în evidenţă. Numărul acestora se confirmă prin semnătura legalizată şi se înscrie în registrele prevăzute în formele nr. 51 şi nr. 52, anexă la prezentul Regulament.
550. Se interzice aplicarea unor imprimări sau etichete care conţin informaţii atribuite la secret de stat pe coperta documentaţiei tehnice secrete.
551. Registrele evidenţei de inventar a documentaţiei tehnice secrete nu pot fi eliberate executanţilor.
552. Pentru căutarea documentaţiei tehnice secrete luate în evidenţa de inventar se întocmesc fişiere şi cataloage speciale, care pot fi ţinute atît în formă manuală, cît şi electronică, cu respectarea cerinţelor stabilite pentru asigurarea protecţiei secretului de stat.
554. Avizul cu privire la modificări se întocmeşte de autorităţile publice sau alte persoane juridice, deţinători ai originalelor. Avizele secrete cu privire la modificări se iau în evidenţa de inventar conform formelor nr. 51 şi nr. 52, anexă la prezentul Regulament.
555. Toate modificările în documentaţia tehnică secretă se operează de angajaţi special desemnaţi din subdiviziunile documentaţiei tehnice secrete din cadrul autorităţilor publice sau altor persoane juridice. În caz de necesitate, în această activitate pot fi antrenate persoane din cadrul subdiviziunilor interioare de producţie, care au acces la documentaţia tehnică secretă supusă modificării.
556. Modificările se înregistrează în tabelul de modificări sau în lista de înregistrare a modificărilor. Dacă pe document nu există loc suficient pentru operarea modificărilor sau în timpul efectuării modificărilor poate fi afectată claritatea imaginii, se pregătesc file aparte ale originalului, cu luarea în calcul a modificărilor respective şi păstrîndu-se numărul de inventar precedent.
557. Dacă originalul documentaţiei tehnice secrete se înlocuieşte în întregime cu un alt original, acestuia din urmă i se acordă un nou număr de inventar. Această documentaţie tehnică secretă se înregistrează în registrele prevăzute în formele nr. 51 şi nr. 52, anexă la prezentul Regulament. Pe originalul anterior al documentaţiei tehnice secrete se face o menţiune despre înlocuirea lui, cu referire la numărul nou de inventar.
558. Dacă se înlocuiesc unele file din original, pe ele se păstrează numărul de inventar. Menţiunea cu privire la înlocuirea acestor file (fără modificarea numărului total de file) se înscrie în Registrul evidenţei de inventar a documentaţiei tehnice secrete/Fişa evidenţei de inventar a documentaţiei tehnice secrete. Totodată, modificarea numărului de file va fi reflectată şi în Fişa evidenţei de inventar a copiilor documentaţiei tehnice secrete.
559. Originalele (unele file) înlocuite ale documentaţiei tehnice secrete se păstrează de rînd cu originalele în vigoare.
560. Înlocuirea unor file ale copiilor documentaţiei tehnice secrete se efectuează prin rebroşare şi efectuarea unei noi înscrieri legalizate pe o filă separată, ataşată după fila cu înscrierea legalizată anterioară, care la fel rămîne în broşură. Noua înscriere poate fi făcută pe aceeaşi filă cu înscrierea anterioară, dacă există loc suficient. Filele înlocuite ale copiilor se distrug în modul stabilit, imediat după operarea modificărilor.
561. În documentaţia tehnică secretă editată prin metode tipografice, modificările se operează prin trasarea textului sau imaginilor grafice cu tuş. Dacă se modifică o parte a textului, atunci pe filele modificate se face o referinţă la suplimentele editate.
562. Pregătirea (restabilirea) originalelor documentaţiei tehnice secrete în locul celora care au devenit inutilizabile se efectuează numai după întocmirea procesului-verbal despre anularea lor.
563. Restabilirea originalelor se efectuează pe file luate în evidenţă preliminară. Originalele restabilite se iau în evidenţă sub aceleaşi numere de inventar prin efectuarea înscrierii respective în registrele prevăzute în formele nr.51 şi nr.52, anexă la prezentul Regulament. Pe originalul restabilit se aplică menţiunea „original restabilit nr. ___”, indicîndu-se numărul de ordine al procedurii de restabilire. Originalul care conţine cîteva file poate fi restabilit parţial, indicîndu-se acest fapt în registrele prevăzute în formele nr.51 şi nr.52, anexă la prezentul Regulament. Pe fila de înregistrare a modificării originalului restabilit se reproduc datele cu privire la toate modificările operate anterior în acest document. Originalele anulate care au devenit inutilizabile se retrag din circulaţie şi se păstrează separat de cele în vigoare, în decurs de un an, iar apoi se distrug, fapt care se consemnează într-un proces-verbal.
564. Duplicatele nu se restabilesc. La necesitate, ele se execută repetat.
566. Filmarea şi fotografierea unor procese secrete se efectuează în conformitate cu planurile de activitate ale autorităţilor publice şi ale altor persoane juridice, aprobate de conducerea autorităţii publice cu împuterniciri de dispoziţie asupra acestor informaţii.
567. Accesul grupului de filmare (executantului) la filmări (fotografiere) se efectuează cu permisiunea în scris a conducătorului autorităţii publice cu împuterniciri de dispoziţie asupra acestor informaţii, în care se indică lista obiectelor (proceselor) care urmează a fi filmate (fotografiate), componenţa grupului de filmare şi termenul de îndeplinire a lucrărilor.
568. Gradul de secretizare a filmului în întregime, a unor imagini, fonograme sincronice şi textului crainicului, a altor elemente ale acestuia se determină de către autoritatea publică sau altă persoană juridică – beneficiar, în timpul scrierii şi coordonării scenariului (planului de scenariu), în conformitate cu prevederile prezentului Regulament.
569. Este interzisă filmarea, fotografierea şi prezentarea video a proceselor de fabricare şi testare a articolelor avînd gradul de secretizare „Strict secret”. În caz de necesitate, aceste acţiuni pot fi efectuate doar cu permisiunea conducătorilor autorităţilor publice cu împuterniciri de dispoziţie asupra informaţiilor respective şi a beneficiarului, în prezenţa şefului Subdiviziunii de protecţie a autorităţii publice sau al altei persoanei juridice unde se efectuează filmările, fotografierea sau prezentarea video.
570. Lucrările de filmare pentru producerea filmelor secrete pot fi efectuate de către autorităţile publice, precum şi în studiourile şi laboratoarele cinematografice ale persoanelor juridice care dispun de certificatul de securitate respectiv.
571. Numărul persoanelor care participă nemijlocit la procesul de filmare şi creare a documentelor cinematografice şi fotografice trebuie să fie cît mai limitat. Componenţa grupurilor de filmare şi autorii scenariilor secrete (planurilor de scenariu) se aprobă de către autoritatea publică cu împuterniciri de dispoziţie asupra informaţiilor respective. Responsabil pentru filmare este o persoană din cadrul Subdiviziunii de protecţie.
572. Filmarea şi fotografierea informaţiilor secrete, prelucrarea materialului filmat, executarea, copierea filmelor secrete se efectuează în conformitate cu Foaia de comandă privind executarea lucrărilor fotografice secrete (forma nr. 54, anexă la prezentul Regulament) cu utilizarea materialelor cinematografice şi fotografice marcate şi luate în evidenţă de Subdiviziunea de protecţie, pînă la începerea acestor lucrări. Numerele de inventar ale materialelor cinematografice şi fotografice se indică în foile de comandă privind executarea lucrărilor fotografice secrete.
573. Evidenţa de inventar a negativelor fotografice, a pozitivelor (imprimărilor foto), a diapozitivelor imprimate de pe ele, a suporţilor electronici se ţine în Registrul de evidenţă a negativelor fotografice şi fotoimprimărilor (forma nr. 55, anexă la prezentul Regulament). În acest registru se ţin în evidenţă şi negativele fotografice, imprimările fotografice şi diapozitivele, suporţii electronici primiţi de la alte autorităţi publice sau alte persoane juridice.
574. Documentele cinematografice şi fotografice (negativele, pozitivele, diapozitivele, suporţii electronici) cu aceeaşi denumire, grad de secretizare al unuia şi aceluiaşi obiect se iau în evidenţă în Registrul de evidenţă a negativelor fotografice şi fotoimprimărilor cu acelaşi număr de inventar, indicîndu-se numărul exemplarului.
575. În cazurile în care nu există posibilitatea de a marca capetele peliculei, aparatul de filmare sau de fotografiere încărcat cu o atare peliculă trebuie să fie sigilat. Descărcarea şi încărcarea aparatelor de filmat şi de fotografiat sigilate în procesul filmării (fotografierii) se efectuează în prezenţa unei persoane din cadrul Subdiviziunii de protecţie. Caseta filmată se plasează într-o cutie specială, care se sigilează. Dacă nu există posibilitatea de a marca pelicula şi placa fotografică, ele se eliberează la unitate şi de fiecare format aparte. Informaţia de pe suportul electronic se transferă, în prezenţa unei persoane din cadrul Subdiviziunii de protecţie, pe un alt tip de suport, cu întocmirea unui proces-verbal în conformitate cu prezentul Regulament. Suportul de informaţie se plasează într-o cutie specială, care se păstrează în conformitate cu prezentul Regulament. Informaţia iniţială după copiere se nimiceşte prin formatarea dispozitivului de fotografiere sau filmare folosit.
576. Se interzice de a diviza (fragmenta) peliculele cinematografice şi materialele fotografice cu capetele marcate, pregătite pentru filmare. Dacă în timpul filmărilor secrete s-au produs rupturi ale peliculelor, acest fapt se consemnează în procese-verbale corespunzătoare.
577. Peliculele uzate se expun iluminării şi se distrug, fapt ce se reflectă în Registrul de evidenţă a negativelor fotografice şi fotoimprimărilor.
578. Filmelor cinematografice secrete şi altor documente cinematografice secrete, în caz de necesitate, li se atribuie denumiri convenţionale. Filmarea, prelucrarea, sonorizarea, copierea, montarea şi tirajarea documentelor cinematografice secrete se înregistrează în registrele de evidenţă, elaborate de subdiviziunile de protecţie, ţinîndu-se cont de cerinţele prezentului Regulament.
579. Pe fiecare negativ developat, căruia i s-a atribuit un număr de evidenţă, executantul lucrării indică parafa de secretizare, numărul de evidenţă, data, numărul exemplarului, metrajul peliculei, numărul cadrelor, numele şi prenumele său. În cazul suporţilor electronici, se va indica capacitatea acestora.
580. Dacă din cauza dimensiunii mici a peliculei este imposibil de a face aceste înscrieri pe negativ, pînă la începerea filmării, ele se efectuează pe şabloane speciale, care se fixează în partea dreaptă, mai sus de obiectul filmării şi împreună cu acestea se fotografiază.
581. În cazul în care nu este posibil de a fixa şablonul pe obiectul de filmare, acesta se fotografiază la începutul şi sfîrşitul filmării. În cazul filmării mai multor teme pe una şi aceeaşi peliculă, şabloanele se filmează înainte şi la finalizarea fiecărei teme. Parafa de secretizare se indică pe cadrul de titlu al filmului şi la începutul textului crainicului. Pe fotografii, parafa de secretizare se aplică pe recto documentelor fotografice.
582. Negativele cinematografice şi fotografice, peliculele fotografice, suporţii electronici se păstrează în dulapuri de metal, separate de alte documente. Pe capacul cutiilor de metal se indică: parafa de secretizare, denumirea convenţională, numărul rolei (bobinei), numărul de evidenţă al acesteia, desenul şi numărul lipiturilor.
583. Cînd există un număr mare de negative cinematografice şi pelicule fotografice, ele se păstrează în încăperi speciale dotate cu mijloace de protecţie împotriva incendiilor. După dispariţia necesităţii practice şi după expirarea termenului de păstrare, negativele şi fotografiile se distrug în baza unui proces-verbal, cu reflectarea acestui fapt în Registrul de evidenţă a negativelor fotografice şi fotoimprimărilor.
584. Fotografiile montate în alte documente secrete se radiază din Registrul de evidenţă a negativelor fotografice şi fotoimprimărilor, în care se înscriu numerele de inventar şi numerele exemplarelor documentelor la care acestea se anexează.
585. În ambalajul în care materialele secrete (cinematografice şi fotografice) filmate se prezintă studioului cinematografic (laboratorului cinematografic şi fotografic) sau beneficiarului filmului pentru a fi prelucrate, se plasează un inventar în care se indică: parafa de secretizare, denumirea convenţională a documentelor cinematografice şi fotografice şi numărul bobinelor. Persoana din cadrul studioului (laboratorului) cinematografic este obligată să controleze integritatea ştampilelor la primirea materialelor în Subdiviziunea de protecţie, iar după developarea peliculei – marcarea şi integritatea ei. Se interzice prelucrarea materialelor cinematografice şi fotografice secrete care nu au fost luate în evidenţă în modul stabilit.
586. Dacă filmul cinematografic conţine cîteva părţi, pe fiecare parte a acestuia trebuie să existe racorduri standard, pe care se indică: parafa de secretizare, metrajul (volumul), numărul lipiturilor, numărul părţii (bobinei), tema, comanda şi numărul de inventar.
587. Fiecare parte se plasează într-o cutie de metal aparte, pe care se înscriu toate datele menţionate în racorduri.
588. Cadrele rebutate, precum şi cadrele neprevăzute în comandă (scenariu) se retrag (se decupează) şi se distrug, în modul stabilit. La fel se retrag şi se distrug şi resturile (fragmentele) peliculei în procesul montării filmului.
589. Filmul cinematografic finisat este recepţionat de o comisie, în componenţa căreia se includ reprezentanţi ai autorităţilor publice interesate şi ai beneficiarului.
590. Comisia întocmeşte un proces-verbal în care se va consemna faptul dacă filmul cinematografic corespunde scenariului aprobat (planului de scenariu), parafei de secretizare, va menţiona metrajul (volumul) şi alte date necesare. Procesul-verbal se aprobă de persoana care a aprobat scenariul (planul de scenariu) şi va servi drept bază pentru ca filmul cinematografic să fie luat în evidenţa de inventar.
591. Multiplicarea filmelor cinematografice secrete şi transmiterea lor se efectuează într-un număr strict limitat, determinat de conducerea autorităţii publice care a aprobat scenariul cinematografic. Se interzice efectuarea fotografiilor de pe cadrele cinematografice. În caz de necesitate, de pe anumite cadre, cu permisiunea conducătorului autorităţii publice cu împuterniciri de dispoziţie asupra informaţiilor respective, de comun cu beneficiarul, pot fi executate fotografii sau diapozitive, care sînt luate în evidenţa de inventar ca documente cinematografice şi fotografice separate.
592. Aparatele de filmat şi de fotografiat pentru filmări secrete se iau în evidenţă şi se păstrează în laboratoarele cinematografice şi fotografice şi se eliberează contra recipisă în registrul de evidenţă.
593. Scenariile (planurile de scenariu), planurile de filmare, sarcinile şi alte documente ce se referă la lucrările cinematografice şi fotografice se clasează în dosare separate.
594. Eliberarea copiilor de pe documentele cinematografice secrete pentru o singură vizionare se efectuează cu permisiunea în scris a conducătorului autorităţii publice cu împuterniciri de dispoziţie asupra acestor informaţii şi avizul Subdiviziunii de protecţie. Copiile documentelor cinematografice avînd gradul de secretizare „Secret”, „Confidenţial” şi „Restricţionat” pot fi eliberate cu permisiunea în scris a locţiitorului conducătorului autorităţii publice responsabil de asigurarea regimului secret sau cu permisiunea scrisă a şefului Subdiviziunii de protecţie.
595. Transmiterea filmelor cinematografice secrete se face prin intermediul Serviciului de Stat de Curieri Speciali. Filmul cinematografic se prezintă împreună cu paşaportul tehnic al acestuia, care se restituie împreună cu filmul.
596. Demonstrarea filmelor cinematografice secrete se efectuează cu respectarea cerinţelor stabilite pentru şedinţele secrete.
597. Se interzice începerea demonstrării filmelor cinematografice secrete în lipsa persoanei desemnate responsabilă pentru vizionare. Vizionarea filmelor cinematografice secrete se înregistrează de Subdiviziunea de protecţie într-un registru special în care se indică data, denumirea filmului cinematografic sau tema, parafa de secretizare, scopul demonstrării, timpul (ora) prezentării, numele, prenumele persoanei responsabile pentru vizionare şi ale persoanei care demonstrează filmul.
598. În toate cazurile de demonstrare a filmelor cinematografice secrete se întreprind măsuri care ar exclude pierderea sau extinderea informaţiei în afara zonei controlate.
599. Modificarea metrajului filmului secret şi a numărului de lipituri în cazurile în care se rupe pelicula cinematografică în timpul demonstrării filmului se consemnează într-un proces-verbal şi se reflectă în paşaportul tehnic al filmului cinematografic, indicîndu-se temeiul operării modificărilor. Procesul-verbal se semnează de persoana responsabilă pentru demonstrarea filmului cinematografic şi se aprobă de şeful Subdiviziunii de protecţie.
1) procesul de microfilmare sau stocare să fie realizat cu aprobarea autorităţii cu împuterniciri de dispoziţie asupra informaţiei respective de către personalul care dispune de dreptul de acces la secretul de stat de forma corespunzătoare gradului de secretizare a informaţiilor respective;
2) pentru microfilmele, discurile optice sau suporţii magnetici de stocare să se asigure aceeaşi protecţie ca şi pentru documentul original;
3) toate microfilmele, discurile optice sau suporţii magnetici de stocare să fie înregistrate într-o evidenţă specifică şi supuse, ca şi documentele originale, verificării anuale.
601. Lucrările de microfilmare a documentelor secrete se efectuează prin intermediul Subdiviziunii de protecţie, în baza Foii de comandă privind executarea lucrărilor fotografice secrete. Foaia de comandă privind executarea lucrărilor fotografice secrete se eliberează după verificarea seturilor pregătite pentru microfilmare şi a stării documentelor recepţionate, precum şi după întocmirea schemei de formare a bobinelor.
602. Peliculele eliberate pentru microfilmarea documentelor secrete se compostează la ambele capete de către Subdiviziunea de protecţie, fapt ce se reflectă în Foaia de comandă privind executarea lucrărilor fotografice secrete.
603. Înainte de începerea lucrărilor de microfilmare, Subdiviziunea de protecţie va asigura sigilarea casetelor fotografice (camerelor) încărcate cu peliculă.
604. Evidenţa documentaţiei ce urmează a fi microfilmată de către laboratoarele de microfilmare (laboratoarele speciale) se ţine în Registrul de evidenţă a documentaţiei primite pentru microfilmare (forma nr. 56, anexă la prezentul Regulament). În caz de necesitate, fiecare unitate din set (dosar, document aparte) se înregistrează cu un număr aparte.
605. Microfilmul trebuie să conţină microimaginea deplină a setului cu originalele documentelor. În cazurile în care există un volum mic de documente, se permite plasarea cîtorva microfilme pe un singur purtător al microimaginilor (bobină, microfişă, alt purtător material).
606. La microfilmarea documentelor din cîteva cadre, fiecare cadru trebuie să conţină o parte din imaginea documentului inclus în cadrul precedent sau în cel ce urmează.
607. După încheierea filmării, casetele (camerele) cu pelicula sigilată se transmit sectorului (subdiviziunii) de developare a microfilmelor, împreună cu foaia de comandă, în aşa mod ca să fie asigurată evidenţa acestora. Originalul documentului se restituie Subdiviziunii de protecţie.
608. Microfilmul secretizat trebuie să conţină un cadru de control cu imaginea obiectului şi şablonului de identificare, care include:
1) parafa de secretizare;
2) genul microfilmului (de bază, de rezervă);
3) numărul de înregistrare a foii de comandă;
4) numărul de înregistrare a microfilmului;
5) marcarea microfilmului sau a unei părţi a acestuia;
6) deţinătorul originalului;
7) denumirea persoanei juridice care a efectuat microfilmarea;
8) felul documentaţiei;
9) denumirea sau semnul convenţional al art. (obiectului);
10) marcarea documentaţiei;
11) datele cu privire la numărul de file filmate în microfilm;
12) date cu privire la numărul de cadre în microfilm (fără a se lua în calcul şablonul);
13) proporţia micşorării imaginii;
14) data microfilmării.
609. Dacă microfilmul este alcătuit din cîteva bobine sau microfişe, atunci la sfîrşitul fiecărei bobine sau microfişe, cu excepţia ultimei, se aplică menţiunea „Va urma”, iar la începutul fiecărei bobine, cu excepţia primei, se aplică menţiunea „Continuare”.
610. În caz de necesitate, pe şablon se aplică menţiuni cu privire la modificări şi completări – „Imprimare suplimentară” sau „Modificare”.
611. După şablon se microfilmează lista de însoţire a documentaţiei, iar ulterior – setul de documente indicat în lista respectivă. Şablonul se plasează la începutul şi la sfîrşitul microfilmului şi pe fiecare parte a acestuia.
612. Bobinele rebutate ale microfilmului sau ale unor cadre ale acestuia se distrug în baza unui proces-verbal.
613. Filmarea suplimentară a unor cadre aparte sau a bobinei în întregime pentru înlocuirea celor rebutate se efectuează cu acelaşi număr de înregistrare, atribuit microfilmului (bobinei) în această documentaţie, dar în baza unei noi foi de comandă.
614. Bobinele microfilmelor secrete finisate, după ce au fost luate în evidenţa de inventar şi după verificarea calităţii acestora, se pun în cutii de metal speciale, se sigilează şi se transmit, contra semnătură (recipisă), Subdiviziunii de protecţie. Pe capacul cutiei se aplică numărul atribuit microfilmului (bobinei), parafa de secretizare, forma imaginii, tipul microfilmului (de bază, de rezervă), metrajul şi numărul lipiturilor. Subdiviziunea de protecţie înregistrează microfilmul în Registrul de evidenţă a microfilmelor (forma nr. 57, anexă la prezentul Regulament) şi expediază cutia cu microfilm (bobină) persoanei care a făcut comanda pentru păstrare permanentă.
615. Păstrării se supun două tipuri de microfilme: de bază şi de rezervă. Microfilmul de bază este destinat pentru executarea copiilor documentelor, iar cel de rezervă – pentru restabilirea microfilmului de bază, în caz de deteriorare. Microfilmului de bază şi celui de rezervă i se atribuie un singur număr şi aceeaşi marcare.
616. Bobina micropeliculei ce conţine microimaginile documentaţiei modificate se lipeşte de microfilmul produs anterior sau se păstrează separat. Toate modificările care se includ în microfilme sînt reflectate în documentele de evidenţă.
617. Microhărţile efectuate de pe microfilmele secrete se trec în evidenţă în Registrul de evidenţă a negativelor fotografice şi fotoimprimărilor. Pe fiecare filă a microhărţii în colţul drept de sus se indică: parafa de secretizare, numărul microfilmului, numărul exemplarului, numărul de inventar al filei, iar prin cratimă – numărul cadrelor în microhartă.
619. Articolelor şi părţilor lor componente li se pot atribui denumiri sau semne convenţionale, care nu trebuie să dezvăluie existenţa acestora, caracterul, destinaţia, particularităţile tehnice şi de alt gen. Denumirile convenţionale ale articolelor pot fi indicate, în caz de necesitate, numai în documentele secrete.
620. Expunerea la expoziţii a articolelor secrete, de regulă, nu se admite. În caz de necesitate, cu permisiunea autorităţilor publice cu împuterniciri de dispoziţie asupra acestor informaţii şi sub controlul Subdiviziunilor de protecţie respective, pot fi organizate expoziţii secrete speciale. Aceste expoziţii pot fi vizitate de către persoanele care au acces la secretul de stat de forma respectivă şi au atribuţie la articolele secrete expuse în cadrul expoziţiei.
621. Posibilitatea de expunere la expoziţie a noilor mostre de articole se coordonează cu beneficiarul.
622. Numărul de persoane care au dreptul să lucreze şi să ia cunoştinţă de articolele secrete, documentaţia tehnică şi alt tip de documentaţie trebuie să fie cît mai limitat şi se determină de către şeful subdiviziunii respective de producţie, de comun acord cu Subdiviziunea de protecţie.
623. Verificarea disponibilului articolelor avînd gradele de secretizare „Secret”, „Confidenţial” şi „Restricţionat” se efectuează cel puţin o dată în trimestru, iar a celor cu parafa „Strict secret” – cel puţin o dată în lună.
624. Controlul general al disponibilului articolelor secrete se efectuează anual, în conformitate cu prevederile prezentului Regulament, de către comisii speciale, desemnate de către conducătorii autorităţilor publice şi ai altor persoane juridice respective.
626. Autorităţile publice şi alte persoane juridice trebuie să întreprindă măsurile necesare ce ar exclude dezvăluirea informaţiei cu privire la existenţa articolelor secrete.
627. Evidenţa articolelor secrete se efectuează:
1) la producţia experimentală (în caz de lipsă a documentaţiei tehnologice) – de la începutul fabricării acesteia, conform schiţelor secrete, sau începînd cu etapa de producţie, indicată de constuctorul-elaborator sau de beneficiar;
2) la producţia în serie – din momentul indicat în fişele tehnologice sau de însoţire, iar în lipsa acestora – începînd cu etapa indicată în schiţă.
628. Articolele secrete recepţionate de la alte autorităţi sau persoane juridice se iau în evidenţă din momentul recepţionării lor.
629. Evidenţa articolelor secrete se ţine separat de evidenţa celor nesecrete, conform semnelor distinctive de pe schiţe, numerelor de uzină sau de inventar, care se aplică nemijlocit pe articole sau pe etichete speciale.
630. Articolele secrete pe care este imposibil de aplicat numere de evidenţă se iau în evidenţă cantitativ (spre exemplu: conform numărului de unităţi, conform greutăţii). Cele care se păstrează în ambalaj sigilat se iau în evidenţă conform numerelor de inventar aplicate pe marcajul ambalajului.
631. Numerotarea articolelor secrete se efectuează de către producător în modul care ar exclude posibilitatea de determinare a cantităţii totale a articolelor fabricate.
632. Modul de marcare a articolelor secrete se determină de comun acord cu beneficiarul.
633. Evidenţa articolelor secrete se efectuează conform registrelor luate în evidenţă de către Subdiviziunile de protecţie. Termenul de păstrare a acestor registre este de cel puţin 5 ani. În documentele de evidenţă pot fi indicate numai denumirile sau semnele convenţionale ale articolelor secrete.
634. Evidenţa, păstrarea şi controlul asupra circulaţiei articolelor secrete în subdiviziunile autorităţii publice sau ale altei persoanei juridice se efectuează de către reprezentanţii Subdiviziunii de protecţie.
635. Şefii subdiviziunilor şi reprezentanţii Subdiviziunii de protecţie poartă răspundere personală pentru organizarea şi efectuarea evidenţei corespunzătoare a articolelor şi documentaţiei tehnice secrete în subdiviziuni şi la locurile de muncă.
636. Dacă la proiectarea şi fabricarea articolelor secrete sînt antrenate mai multe subdiviziuni, atunci se efectuează evidenţa centralizată a acestor articole, asigurînd controlul asupra circulaţiei fiecărui articol secret în subdiviziuni, din momentul înregistrării şi pînă la radierea din evidenţă.
637. Evidenţa centralizată se efectuează de către subdiviziunile de protecţie. Reprezentanţii Subdiviziunii de protecţie din cadrul subdiviziunilor de producţie informează regulat Subdiviziunea de protecţie despre circulaţia articolelor, pentru efectuarea înscrierilor corespunzătoare în Registrul de evidenţă a articolelor secrete (forma nr. 58, anexă la prezentul Regulament) sau în Registrul (Fişa) de evidenţă numerică a articolelor secrete (forma nr. 59, anexă la prezentul Regulament).
638. Articolele se eliberează executanţilor la locul de muncă în bază de semnătură (recipisă) în Registrul de evidenţă a articolelor secrete sau în Fişa de evidenţă pe articol (forma nr. 60, anexă la prezentul Regulament).
639. În cazul în care în baza particularităţilor procesului tehnologic de producţie (producere în masă) eliberarea contra semnătură a articolelor secrete executanţilor este imposibilă din cauza timpului redus de executare a operaţiunilor de către aceştia, în subdiviziuni (unităţi, sectoare) se numesc reprezentanţi ai subdiviziunilor de protecţie. Reprezentanţii subdiviziunilor de protecţie primesc articolele contra semnătură (recipisă) în Contul personal (forma nr. 29, anexă la prezentul Regulament) sau în Registrul de evidenţă privind eliberarea articolelor (forma nr. 61, anexă la prezentul Regulament) la locul de muncă, efectuînd controlul asupra disponibilului şi circulaţiei acestora.
640. Transmiterea articolelor de la un sector de producţie la altul se efectuează potrivit registrului din forma nr. 62, anexă la prezentul Regulament, care este ţinut în subdiviziunea respectivă de reprezentanţii Subdiviziunii de protecţie şi serveşte drept bază pentru anularea semnăturii de primire a articolelor în Registrul de evidenţă privind eliberarea articolelor sau în Contul personal şi plasarea fişelor de evidenţă pe articol dintr-un sector al fişierului în altul.
641. Predarea articolelor secrete pe schimburi se efectuează de persoanele responsabile pentru evidenţa şi păstrarea lor, contra semnătură (recipisă). Disponibilul articolelor predate se verifică conform unităţilor, după numere sau greutate.
642. Predarea articolelor secrete dintr-o subdiviziune în alta se efectuează prin intermediul reprezentantului Subdiviziunii de protecţie, în baza sarcinii (planului) de producţie, conform Foii de însoţire (forma nr. 63, anexă la prezentul Regulament), cu informarea Subdiviziunii de protecţie despre acest fapt.
643. Schiţele şi documentaţia tehnică, de cercetare ştiinţifică, precum şi altă documentaţie prevăzută pentru crearea articolelor secrete se eliberează la locurile de muncă contra semnătură (recipisă) şi numai pentru orele de muncă ale schimbului.
644. Se interzice predarea articolelor şi documentaţiei tehnice secrete sau altei documentaţii secrete ce se referă la aceste articole dintr-o subdiviziune în alta, eludînd Subdiviziunea de protecţie sau reprezentanţii acesteia.
645. Pentru montarea blocurilor, reţelelor şi detaliilor secrete în articole se întocmeşte un proces-verbal, conform formei nr.64, anexă la prezentul Regulament, într-un singur exemplar, care se aprobă de şeful subdiviziunii, iar la experimentări – de către conducătorul tehnic sau de constructorul principal. Numerele de evidenţă ale blocurilor, reţelelor şi detaliilor se înscriu în paşaportul tehnic (formularul) al articolului. Procesele-verbale şi înscrierile efectuate în paşapoartele tehnice (formulare) se confirmă prin semnătura persoanelor responsabile de montare. În cazul retragerii sau înlocuirii elementelor secrete de completare se întocmeşte un proces-verbal, conform formei nr. 65, anexă la prezentul Regulament, care serveşte temei pentru luarea în evidenţă a articolului sau pentru includerea lui în procesul-verbal cu privire la distrugere.
646. În cazul în care, conform condiţiilor de fabricare, în tipul schimbului de muncă se efectuează de mai multe ori montarea şi retragerea elementelor secrete de completare cu scopul de a obţine caracteristicile necesare ale articolului în care ele se montează, procesul-verbal cu privire la montare se întocmeşte numai pentru elementul montat definitiv, iar apoi se fac înscrierile respective în documentele luate în evidenţă.
647. Persoanele care au efectuat montarea elementelor de completare, imediat după întocmirea procesului-verbal respectiv, sînt obligate să predea elementele nepotrivite reprezentantului Subdiviziunii de protecţie.
648. Pentru toate articolele secrete sau lotul de articole secrete fabricate se întocmesc paşapoarte tehnice. Dacă datele înscrise în paşaportul tehnic conţin informaţii secrete, atunci acestuia i se atribuie parafa de secretizare respectivă şi numărul din Registrul evidenţei de inventar a documentaţiei tehnice secrete, care se înscrie în registrele respective, în care a fost luat în evidenţă articolul (Registrul de evidenţă a articolelor secrete sau Registrul (Fişa) de evidenţă numerică a articolelor secrete).
649. Efectuarea ştersăturilor în orice formă în documentaţia cu privire la evidenţa articolelor secrete nu se admite. În caz de necesitate, operarea unor modificări în această documentaţie se legalizează prin semnătura persoanei care le-a efectuat, cu indicarea datei.
650. Articolele secrete se radiază din evidenţă la transmiterea lor în alte autorităţi publice sau persoane juridice, distrugerea acestora, consumarea lor în procesul testărilor şi altor lucrări, montării lor în alte articole sau la desecretizarea acestora.
651. Temei pentru radierea articolului secret din evidenţă serveşte:
1) recipisa destinatarului în foaia de însoţire, legalizată prin ştampilă sau confirmată prin procura de primire a documentelor secrete;
2) procesul-verbal cu privire la distrugerea articolelor secrete;
3) procesul-verbal cu privire la consumarea articolelor secrete în timpul efectuării lucrărilor de testare şi a altor lucrări;
4) procesul-verbal cu privire la montarea articolelor de completare;
5) decizia cu privire la desecretizare.
653. Articolele secrete se păstrează separat de cele nesecrete. În cazurile în care articolele nesecrete constituie o parte a articolului secret, ele pot fi păstrate împreună cu articolele secrete.
654. În încăperile unde se păstrează articolele secrete, accesul persoanelor care nu lucrează aici, dar care dispun de dreptul de acces la secret de stat de forma corespunzătoare, se înfăptuieşte în modul următor:
1) în depozitele din secţie şi depozitele uzinei – conform listei aprobate de şeful secţiei sau depozitului respectiv, coordonate cu şeful Subdiviziunii de protecţie;
2) în depozitele de producţie finită avînd gradul de secretizare „Strict secret” – cu permisiunea scrisă a conducătorului persoanei juridice.
655. În procesul activităţii sau a testării se permite păstrarea articolelor secrete la locurile de muncă, sub responsabilitatea executanţilor şi a şefilor subdiviziunilor respective de producţie.
656. În afara orelor de muncă, articolele secrete trebuie păstrate în depozite speciale, care se încuie şi se sigilează de către persoanele responsabile pentru păstrarea lor.
657. Depozitele destinate pentru păstrarea producţiei cu gradul de secretizare „Strict secret” trebuie să fie amplasate în locuri separate, izolate de sarcinile de producţie, înzestrate cu mijloace tehnice de pază, comunicaţie şi antiincendiare.
658. În afara programului de lucru, la locurile de muncă sau pe standurile de testare pot să rămînă articolele a căror testare tehnologică sau operaţiune nu poate fi întreruptă, precum şi articolele de gabarit mare. Ele trebuie să se păstreze în adăposturi montabile-demontabile de metal, lemn, cauciuc, prelată sau în alte adăposturi sigilate, care ar asigura integritatea şi camuflarea acestora.
659. Lista articolelor secrete cu indicarea locurilor de păstrare a acestora se aprobă de către şeful autorităţii publice sau al altei persoane juridice, după coordonarea cu şeful Subdiviziunii de protecţie.
661. Primirea (predarea) articolelor secrete se efectuează în baza Foii de însoţire (forma nr.66, anexă la prezentul Regulament), actului de predare-primire şi altor documente de însoţire, verificîndu-se în mod obligatoriu integritatea ambalajului şi a plumburilor. Numărul de plumburi, a cleştelor de plumbuit şi descrierea amprentelor acestora se indică în documentele de însoţire.
662. La depistarea semnelor de deschidere a vagoanelor, a ambalajului sau în cazul unor defecte ale amprentelor sigiliilor (plumburilor), persoanele care efectuează primirea (predarea) articolelor secrete întocmesc un proces-verbal. Faptele enunţate se comunică imediat expeditorului, autorităţii cu împuterniciri de dispoziţie asupra acestor informaţii şi Serviciului de Informaţii şi Securitate.
663. Deschiderea coletelor şi a ambalajului, confruntarea articolelor secrete primite cu informaţia indicată în documentele de însoţire, verificarea stării şi integrităţii acestora se efectuează de către persoanele responsabile de evidenţa şi păstrarea articolelor secrete şi de către reprezentanţii subdiviziunii controlului tehnic.
664. Dacă în procesul verificării se depistează lipsa unor articole sau încălcarea integrităţii acestora, atunci se întocmeşte un proces-verbal, un exemplar fiind remis expeditorului pentru întreprinderea măsurilor de rigoare.
665. Autorităţile publice sau alte persoane juridice care au primit din greşeală articole secrete ce nu le aparţin sînt obligate să le primească spre păstrare provizorie, dacă stabilirea adresei destinatarului şi expedierea imediată a acestora potrivit destinaţiei nu este posibilă. Deschiderea ambalajului unor astfel de articole este interzisă.
666. În cazul în care în baza documentelor de însoţire nu se poate determina caracterul articolelor secrete primite din greşeală sau pericolul de explozie al acestora, atunci păstrarea lor pînă la momentul transmiterii se va face separat de alte articole.
667. Transmiterea articolelor secrete se efectuează cu permisiunea scrisă a conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice, conform foii de însoţire.
668. Pentru comanda mijloacelor de transport şi a corpului de pază, necesare pentru însoţirea articolelor în timpul transportării, se eliberează dispoziţia de expediere pentru livrarea articolelor secrete, conform formei nr. 67, anexă la prezentul Regulament.
669. Drept temei pentru scoaterea articolelor secrete de pe teritoriul păzit al autorităţii publice sau al altei persoane juridice serveşte permisul special semnat de către şeful de producţie, şeful secţiei şi şeful Subdiviziunii de protecţie, în baza foii de însoţire şi dispoziţiei de expediere pentru livrarea articolelor secrete.
670. Documentaţia de exploatare şi reparaţie necesară pentru articolele secrete transmise se expediază prin poşta specială, concomitent cu articolele. În anumite cazuri se admite expedierea acestei documentaţii prin intermediul persoanei care însoţeşte articolele secrete şi are procură întocmită în modul stabilit de prezentul Regulament.
671. La transmiterea articolelor secrete, în documentele de însoţire (spre exemplu, scrisori de însoţire, foi de ambalaj (forma nr. 68, anexă la prezentul Regulament), paşapoarte tehnice) trebuie să fie înscrise acele denumiri sau semne convenţionale ale articolelor care sînt indicate în marcările lor.
672. În documentele de transport şi financiar-contabile se indică denumirile sau semnele convenţionale ale articolelor şi numărul acestora. Pentru confirmarea transmiterii încărcăturii, pe aceste documente se indică numerele de ieşire ale documentelor de însoţire.
674. Persoanele responsabile de transportarea articolelor secrete, coletelor poştale cu valoare declarată, încasărilor şi corespondenţei speciale trebuie să cunoască şi să respecte cu stricteţe regulile de pază şi tehnica securităţii, să păstreze caracterul secret în procesul transportării.
675. Locurile destinate pentru lucrările de încărcare-descărcare a articolelor secrete trebuie să fie protejate sigur, pentru a exclude posibilitatea examinării vizuale sau prin mijloace tehnice de către persoane străine.
676. Articolele secrete supuse transportării trebuie să fie împachetate în aşa fel încît să se excludă posibilitatea determinării caracterului acestora. În acelaşi mod vor fi împachetate şi articolele nesecrete transportate, dispozitivele, utilajul, care după aspectul lor exterior pot determina caracterul articolelor secrete pentru care sînt destinate.
677. Vagoanele destinate transportării articolelor secrete nu trebuie să se deosebească, după aspectul lor exterior, de vagoanele destinate transportării articolelor nesecrete.
678. Pe vagoanele în care sînt transportate articolele secrete nu se scrie denumirea staţiilor de plecare şi de destinaţie, denumirea încărcăturilor şi a destinatarilor.
679. Paza înarmată a articolelor secrete la transportare se va asigura în funcţie de gradul de secretizare a acestora.
680. Călătoria unor persoane străine împreună cu încărcătura păzită este interzisă.
681. Distribuirea articolelor secrete, coletelor poştale cu valoare declarată, încasărilor şi corespondenţei speciale prin intermediul Serviciului de Stat de Curieri Speciali se efectuează în modul stabilit de prezentul Regulament.
683. Pînă la începerea lucrărilor de testare se iau măsuri în vederea excluderii posibilităţii de examinare vizuală sau prin mijloace tehnice, de către persoane străine, a articolelor secrete supuse testărilor şi a rezultatelor acestora.
684. Acţiunile concrete cu privire la asigurarea regimului secret pe parcursul testărilor, precum şi cerinţele privind eficacitatea acestora se includ în programele de testări.
685. La lucrările de testare a articolelor secrete pot asista numai persoanele cu drept de acces la secretul de stat, care au atribuţie directă la acestea.
686. Participanţii la testări pot lua cunoştinţă numai de acele informaţii cu privire la caracterul şi rezultatul testărilor care se referă nemijlocit la activitatea îndeplinită de către ei în cadrul testării respective.
687. Documentaţia de construcţie şi exploatare a articolelor secrete trebuie să conţină metode de verificare şi indicaţii cu privire la pregătirea aparatelor de măsurat, care în timpul măsurării (testării) parametrilor articolelor secrete nu ar dezvălui conţinutul informaţiilor secrete, neprevăzute de verificare.
688. Punerea în funcţiune de probă, testarea şi exploatarea articolelor secrete trebuie să se efectueze în condiţii care ar exclude pierderea eventuală a informaţiei secrete prin canale tehnice.
689. Pentru articolele secrete consumate în procesul testărilor sau al altor lucrări experimentale se întocmeşte un proces-verbal, care serveşte temei pentru trecerea acestora la pierderi şi radierea din evidenţă.
690. Dacă în baza resturilor inutilizabile de la articolele secrete pot fi determinate caracteristicile secrete sau destinaţia specială a articolelor respective, aceste resturi se supun distrugerii. În acest scop, la finisarea testării se va examina locul de testare a articolelor secrete pentru identificarea şi distrugerea resturilor respective, iar cu privire la rezultatele acestei examinări se va întocmi un proces-verbal.
691. În timpul testărilor, comisiile de stat (de recepţie) apreciază eficacitatea acţiunilor cu privire la asigurarea caracterului secret al acestora, reflectînd rezultatele acestei aprecieri în documentele de dare de seamă.
693. Selectarea şi distrugerea articolelor secrete se efectuează de către o comisie special instituită în acest scop, cu participarea unui angajat sau reprezentant al Subdiviziunii de protecţie, în baza unui proces-verbal cu privire la distrugerea articolelor secrete (forma nr. 69, anexă la prezentul Regulament).
694. Procesul-verbal de distrugere a articolelor secrete se aprobă de către conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice, iar în unele cazuri, cu permisiunea acestuia – de către şefii subdiviziunilor de producţie.
695. După aprobarea procesului-verbal, distrugerea articolelor secrete (demontarea, desfacerea, distrugerea sau deformarea) se efectuează conform tehnologiei menţionate de elaborator în paşaportul tehnic al articolului secret. Modalitatea de distrugere a articolelor secrete trebuie să facă imposibilă restabilirea caracteristicilor autentice, parametrilor sau destinaţiei lor speciale.
696. Faptul distrugerii se consemnează în procesul-verbal, prin semnăturile persoanelor care au efectuat distrugerea.
697. Paşapoartele tehnice ale articolelor secrete distruse la fel sînt supuse distrugerii, în modul stabilit de prezentul Regulament, cu consemnarea acestui fapt în procesul-verbal cu privire la distrugerea articolelor secrete.
698. În procesul-verbal cu privire la distrugerea articolelor secrete se reflectă, de asemenea, faptul retragerii pieselor de completare secrete utilizabile din articolele distruse, care se iau în evidenţa corespunzătoare.
699. Blocurile, detaliile şi materialele nesecrete utilizabile pot fi retrase din articolele secrete supuse distrugerii şi transmise, conform foilor de însoţire, la depozitele generale pentru utilizarea lor ulterioară în procesul de producţie.
700. Din articolele secrete supuse distrugerii se retrag, în mod obligatoriu, metalele preţioase.
701. Procesele-verbale cu privire la distrugerea articolelor secrete se păstrează în dosare speciale cel puţin 5 ani. Gradul de secretizare a acestora se determină în funcţie de informaţiile pe care le conţin.
703. Organizarea şi efectuarea întregului complex de lucrări ce ţin de corespondenţa cifrată se pune în sarcina organelor de cifrare ale autorităţilor publice sau ale altor persoane juridice – subdiviziuni, amenajate cu aparatajul respectiv (mijloace de comunicaţii cifrate).
704. Organizarea, funcţiile, drepturile, obligaţiile organelor de cifrare se stabilesc în regulamentul de funcţionare al acestora, elaborat în conformitate cu cerinţele prezentului Regulament, coordonat cu Serviciul de Informaţii şi Securitate şi aprobat de conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice.
705. Crearea, reorganizarea şi lichidarea organelor de cifrare se efectuează în baza deciziei (ordinului) conducătorilor autorităţilor publice sau a altor persoane juridice, prin coordonare cu Serviciul de Informaţii şi Securitate. La crearea noilor organe de cifrare, Serviciul de Informaţii şi Securitate verifică existenţa condiţiilor necesare pentru asigurarea regimului secret la organizarea lucrărilor cu corespondenţa cifrată a acestora.
706. În funcţie de specificul activităţii şi volumul informaţiilor vehiculate, în cadrul autorităţilor publice sau al altor persoane juridice lucrările ce ţin de corespondenţa cifrată pot fi realizate de către o persoană numită special de către conducătorii acestora. În acest caz, atribuţiile organului de cifrare vor fi îndeplinite de această persoană, care va efectua primirea şi transmiterea corespondenţei cifrate nemijlocit, prin utilizarea aparatajului respectiv.
707. În autorităţile publice sau alte persoane juridice în care lipsesc organele de cifrare lucrările ce se referă la corespondenţa cifrată (întocmire, evidenţă, utilizare, transmitere, păstrare şi distrugerea mesajelor cifrate) se pun în sarcina Subdiviziunii de protecţie a acestora. Ultima efectuează primirea şi transmiterea corespondenţei cifrate, prin intermediul organelor de cifrare ale altor autorităţi publice sau persoane juridice.
709. Evidenţa şi păstrarea mesajelor cifrate, precum şi aducerea conţinutului acestora la cunoştinţa persoanelor cărora le sînt adresate şi executanţilor se efectuează de către şeful Subdiviziunii de protecţie sau de o persoană desemnată din cadrul acesteia.
710. Mesajele cifrate, registrele de evidenţă şi alte documente ce se referă la corespondenţa cifrată se păstrează de către Subdiviziunea de protecţie în safeuri sau dulapuri de metal.
711. Acces la mesajele cifrate avînd gradele de secretizare „Strict secret”, „Secret”, „Confidenţial”, „Restricţionat” au doar persoanele care, potrivit caracterului obligaţiilor de serviciu, au atribuţie nemijlocită la acestea şi dispun de dreptul de acces la secretul de stat de forma respectivă. Numărul acestor persoane trebuie să fie limitat.
712. Subdiviziunea de protecţie deţine lista persoanelor care au acces la lucrul cu corespondenţa cifrată, aprobată de conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice, în care se menţionează, inclusiv, persoanele cu drept de a semna mesajele cifrate de ieşire. La necesitate, lista se actualizează în cel mai scurt termen posibil.
713. La prelucrarea mesajelor cifrate, persoanele sînt admise numai după un instructaj detaliat şi după familiarizarea, contra semnătură, cu procedura de utilizare a mesajelor cifrate.
714. Persoanele care lucrează cu mesajele cifrate nu au dreptul să divulge informaţiile cunoscute din corespondenţa cifrată, să poarte discuţii cu privire la conţinutul mesajelor cifrate, în cazul utilizării canalelor de comunicaţii neprotejate, să păstreze la sine ciornele mesajelor cifrate, să facă înscrieri neautorizate despre conţinutul mesajelor cifrate în caiete de lucru, carnete, pe file neînregistrate, să transmită unul şi acelaşi text al mesajului în mod deschis şi cifrat.
715. Executanţii şi reprezentanţii altor autorităţi publice sau persoane juridice pot lua cunoştinţă de conţinutul mesajelor cifrate numai conform indicaţiei în scris a destinatarului sau a persoanelor care au semnat mesajul cifrat. Reprezentanţii altor autorităţi publice sau persoane juridice trebuie să prezinte certificatul de acces de forma respectivă şi actele de identificare.
716. Conţinutul mesajelor cifrate poate fi făcut public în cadrul şedinţelor, adunărilor, a altor întruniri, numai dacă toţi participanţii la acestea au dreptul de acces la secretul de stat de forma respectivă.
717. Se interzice a face referire la faptul că informaţiile sînt primite prin corespondenţă cifrată.
718. Controlul asupra respectării regulilor cu privire la întocmirea, evidenţa, păstrarea, utilizarea corespondenţei cifrate în cadrul autorităţilor publice şi altor persoane juridice se asigură de către subdiviziunile de protecţie şi conducătorii acestora.
719. Verificarea disponibilului mesajelor cifrate în autorităţile publice şi alte persoane juridice se efectuează în modul stabilit pentru documentele secrete.
721. Dreptul de a semna mesajele cifrate de ieşire se acordă conducătorilor autorităţilor publice sau ai altor persoane juridice, adjuncţilor acestora sau, cu permisiunea conducătorilor, altor persoane cu funcţii de conducere (şefi de subdiviziuni).
722. Semnătura persoanei cu funcţie de răspundere de pe mesajul cifrat de ieşire, remisă pentru transmitere organului de cifrare al altei autorităţi publice sau persoane juridice, se legalizează prin ştampila autorităţii publice sau persoanei juridice respective.
723. Mesajele cifrate de ieşire se scriu de mînă sau cu utilizarea mijloacelor tehnice pe blanchete, ţinute în evidenţă prealabilă, într-un singur exemplar, lizibil, succint, fără utilizarea prescurtărilor libere ale cuvintelor. Se admite întocmirea mesajelor cifrate pe file luate în evidenţă de către Subdiviziunea de protecţie, pe care se va aplica menţiunea „Mesaj cifrat”. Sub formularul sau fila pe care se întocmeşte mesajul cifrat trebuie să fie plasat un suport rigid (garnitură), care ar exclude imprimarea textului mesajului pe alte formulare sau file. La întocmirea mesajelor cifrate cu utilizarea mijloacelor tehnice, suportul rigid (garnitura) nu se foloseşte.
724. Se interzice întocmirea mesajelor cifrate în cîteva exemplare, precum şi multiplicarea acestora.
725. Toate rectificările şi completările operate în text se stipulează şi se legalizează prin semnătura executantului sau a persoanei care semnează mesajul cifrat.
726. Mesajele cifrate de ieşire, întocmite ilizibil, inclusiv cele care conţin rectificări nestipulate, nu sînt admise pentru expediere.
727. Blanchetele destinate pentru întocmirea mesajelor cifrate se broşează în carnete, care se trec în evidenţă în Registrul de evidenţă a caietelor de lucru. Filele acestor carnete se numerotează. Eliberarea carnetelor sau a unor blanchete aparte executanţilor, precum şi restituirea acestora Subdiviziunii de protecţie se efectuează contra semnătură (recipisă) în registrul de evidenţă.
728. Pe mesajele cifrate de ieşire se aplică parafa de secretizare, menţiunea cu privire la caracterul urgent (prioritar) al mesajului cifrat, numele, prenumele, funcţia destinatarului, numele, prenumele, funcţia persoanei care a semnat mesajul cifrat, data semnării, numărul de înregistrare, numele, prenumele executantului.
729. Gradul de secretizare şi caracterul urgent se determină de către executant sau persoana care a semnat mesajul cifrat.
730. Mesajele cifrate de ieşire, transmise la doi şi mai mulţi destinatari, se întocmesc într-un singur exemplar, cu indicarea tuturor destinatarilor. În caz de necesitate (cînd există mai mulţi destinatari), pe verso mesajului cifrat sau pe o foaie separată se întocmeşte lista de expediere, care se legalizează prin semnătura executantului sau a persoanei care semnează mesajul cifrat.
731. Mesajele cifrate, care conţin informaţii secretizate cu parafa „Strict secret”, se transmit prin intermediul organelor de cifrare ale altor autorităţi publice sau persoane juridice numai în cazuri excepţionale, la indicaţia scrisă a conducătorului autorităţii publice sau persoanei juridice care le-a semnat.
732. Întocmirea mesajelor cifrate de ieşire avînd gradul de secretizare „Strict secret” poate fi efectuată doar cu permisiunea conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice. Acestea se înregistrează în Subdiviziunea de protecţie , fiind comunicate de executant.
733. Pentru a fi transmise către anumiţi destinatari, mesajele cifrate avînd gradul de secretizare „Strict secret” se prezintă Subdiviziunii de protecţie în plicuri sigilate, care conţin, după caz, pe lîngă parafa de secretizare, şi menţiunea „Personal” sau „Strict personal”.
734. Mesajele cifrate de ieşire se predau de către executant Subdiviziunii de protecţie. Blanchetele şi filele luate în evidenţă, deteriorate în procesul întocmirii mesajelor cifrate, se restituie Subdiviziunii de protecţie pentru a fi distruse în modul stabilit de prezentul Regulament.
735. Mesajele cifrate de ieşire se înregistrează în Registrul de evidenţă a mesajelor transmise (forma nr. 71, anexă la prezentul Regulament).
736. După înregistrare, mesajele se transmit imediat organului de cifrare respectiv, într-un plic sigilat.
737. Pe plic se indică adresa destinatarului şi a expeditorului, numărul mesajului cifrat, parafa de secretizare, menţiunea cu privire la caracterul urgent (prioritar) al mesajului şi menţiunea „Mesaj cifrat”. După cifrare, mesajele destinate transmiterii rămîn la organul de cifrare.
738. Transmiterea şi distribuirea plicurilor cu mesajele cifrate se efectuează în modul stabilit pentru transmiterea şi distribuirea documentelor secrete.
740. După deschiderea plicurilor, mesajele cifrate se înregistrează în Registrul de evidenţă a mesajelor cifrate primite (forma nr. 72, anexă la prezentul Regulament). Dacă în plic există cîteva mesaje cifrate, fiecare dintre ele se înregistrează cu un număr de intrare aparte. Se interzice de a comunica şi de a transmite executanţilor mesajele cifrate care nu au fost luate în evidenţă.
741. Rezoluţiile se aplică nemijlocit pe mesajele cifrate. Aplicarea rezoluţiilor pe file separate nu se admite.
742. Transmiterea mesajelor cifrate în interiorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice se efectuează numai prin intermediul Subdiviziunii de protecţie, iar în afara acestora – prin intermediul organului de cifrare.
743. Mesajele cifrate pot avea menţiunile „Personal” sau „Strict personal”. Plicurile cu mesajele cifrate cu menţiunea „Personal” se deschid de către destinatar sau de către persoana împuternicită de acesta, iar plicurile cu menţiunea „Strict personal” se deschid numai de către destinatar şi doar ca excepţie (în cazul în care lipseşte destinatarul) pot fi deschise de către persoana care-l înlocuieşte. În registrul de evidenţă a mesajelor cifrate primite se înscrie: „Plic cu menţiunea „Personal” sau „Plic cu menţiunea „Strict personal”. Alte menţiuni cu privire la mesajele cifrate se efectuează în registru din spusele destinatarului sau executantului. Ştampila de înregistrare se aplică pe plic, indicîndu-se numărul de intrare şi data. Persoana care deschide plicul trece aceste date pe mesajul cifrat.
744. Informarea cu conţinutul mesajelor cifrate care au gradul de secretizare „Strict secret” se permite doar cu permisiunea scrisă a conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice, numai a persoanelor care au nevoie să cunoască conţinutul acestora, reieşind din atribuţiile exercitate şi care au drept de acces la secretul de stat de forma respectivă.
745. Eliberarea mesajelor cifrate executanţilor pentru lucru şi recepţionarea acestora se efectuează contra semnătură (recipisă) în Registrul de evidenţă a mesajelor cifrate primite. Se interzice de a transmite mesajele cifrate de la unii executanţi către alţii, cu eludarea Subdiviziunii de protecţie.
746. Persoanele care au luat cunoştinţă de conţinutul mesajelor cifrate semnează lizibil pe acestea, indicînd data, după caz, ora cînd au luat cunoştinţă.
747. Pe mesajele cifrate, executanţii sînt obligaţi să facă însemnări cu privire la executarea acestora, pe care le confirmă prin semnătură, indicînd data, după caz, ora executării.
748. După dispariţia necesităţii de a lucra cu mesajele cifrate, acestea se restituie imediat Subdiviziunii de protecţie.
749. Mesajele cifrate se clasează în dosare numai cu însemnările respective privind executarea lor.
750. Din conţinutul mesajelor cifrate, cu excepţia celor avînd gradul de secretizare „Strict secret”, pot fi efectuate însemnări succinte în carnete speciale cu file detaşabile. Aceste carnete se iau în evidenţă de către Subdiviziunea de protecţie şi se eliberează executanţilor contra semnătură. Filele carnetelor speciale ce conţin înscrieri inutilizabile în activitatea ulterioară se extrag periodic şi se distrug.
751. În caz de necesitate, reieşind din conţinutul mesajelor cifrate de ieşire şi de intrare, cu excepţia celor care au gradul de secretizare „Strict secret”, pot fi întocmite informaţii sumare sau extrase care se iau în evidenţă de către Subdiviziunea de protecţie, se păstrează şi se distrug în modul stabilit pentru documentele cu gradul de secretizare respectiv.
752. Despre întocmirea informaţiilor sau extraselor pe mesajele cifrate respective şi în registrele de evidenţă a acestora se efectuează însemnări cu privire la numărul de exemplare întocmite şi numărul de evidenţă al acestora.
753. Cu permisiunea conducătorilor autorităţilor publice sau a altor persoane juridice, informaţiile ce le conţin mesajele cifrate, cu excepţia celor avînd parafa de secretizare „Strict secret”, pot fi incluse în alte documente secrete, cu condiţia ca gradul de secretizare a acestora să nu fie mai înalt decît gradul de secretizare a documentelor în care se includ informaţiile. Despre includerea acestor informaţii în documentele secrete, pe mesajele cifrate respective şi în registrele de evidenţă ale acestora, se fac însemnări, indicîndu-se numerele de evidenţă ale documentelor în care au fost incluse.
754. Mesajele cifrate de intrare care au fost executate se restituie, în cel mai scurt termen, organelor de cifrare de la care au fost primite. În unele cazuri, atunci cînd există acordul comun al autorităţilor publice sau al altor persoane juridice şi permisiunea organelor respective ale securităţii statului, mesajele cifrate, cu excepţia celor care au gradul de secretizare „Strict secret”, pot fi păstrate de către subdiviziunile de protecţie, în dosare aparte. Termenele de păstrare a mesajelor cifrate în autorităţile publice sau alte persoane juridice se determină de către conducătorii acestora şi trebuie să fie minime. La dispariţia necesităţii de a lucra în continuare cu mesajele cifrate sau la expirarea termenului de păstrare al acestora, mesajele cifrate se distrug, cu permisiunea conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice, în modul stabilit pentru distrugerea documentelor secrete. Mesajele cifrate avînd gradul de secretizare „Strict secret” se restituie organului de cifrare.
756. Persoana responsabilă de organizarea reuniunilor secrete, în comun cu Subdiviziunea de protecţie şi specialiştii tehnici respectivi, întreprind măsurile organizatorice şi tehnice de securitate, care asigură păstrarea caracterului secret al chestiunilor puse în discuţie şi exclude posibilitatea de divulgare sau pierdere a informaţiilor atribuite la secret de stat în timpul desfăşurării acestora. Abordarea chestiunilor secrete curente în cadrul reuniunilor care nu implică reprezentanţi ai altor autorităţi sau persoane juridice poate fi efectuată sub conducerea şefilor de subdiviziuni ai autorităţii publice sau al altei persoane juridice respective, fără implicarea Subdiviziunii de protecţie.
757. Măsurile de securitate se axează în special pe:
1) măsuri de protecţie la locul reuniunii pentru a se asigura că aceasta se desfăşoară fără nici un incident care ar putea compromite securitatea informaţiilor atribuite la secret de stat;
2) controlul personalului care are acces la locul reuniunii şi verificarea materialelor introduse în încăperea destinată reuniunii;
3) coordonarea cu autorităţile publice şi alte persoane juridice, care urmează să delege participanţi la reuniune;
4) stabilirea unor instrucţiuni de securitate (includerea acestora în materialele destinate reuniunii sau comunicarea conţinutului acestora participanţilor).
758. Responsabilitatea pentru asigurarea regimului secret în cadrul reuniunilor secrete o poartă autoritatea publică sau persoana juridică organizatoare.
759. La reuniuni se admit numai persoanele care au acces la secretul de stat de forma corespunzătoare gradului de secretizare a chestiunilor ce urmează a fi puse în discuţie. Reprezentanţii altor autorităţi publice sau persoane juridice prezintă, pînă la deschiderea reuniunii, subdiviziunii de protecţie a organizatorului certificatele de acces la secretul de stat de forma corespunzătoare.
760. La întocmirea programului (ordinii de zi) privind desfăşurarea reuniunii secrete se va ţine cont de succesiunea abordării subiectelor, pentru a exclude participarea la discuţie a persoanelor care nu au atribuţie sau acces la aceste probleme.
761. Persoana responsabilă de organizarea reuniunii trebuie să prezinte Subdiviziunii de protecţie programul de desfăşurare a reuniunii şi lista participanţilor cu indicarea numelui, prenumelui, funcţiei (instituţiei al cărei reprezentant este) formei de acces, subiectele la abordarea cărora urmează să participe.
762. Lista persoanelor invitate la reuniune este coordonată de către persoana responsabilă de organizarea reuniunii cu Subdiviziunea de protecţie şi se aprobă de către conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice care a permis desfăşurarea reuniunii.
763. Participanţii vor fi admişi la reuniune conform listei, la prezentarea actelor de identificare (documentelor de legitimare). Acestora li se pot elibera permise speciale de acces la reuniune.
764. Materialele secrete necesare pentru desfăşurarea reuniunii se expediază persoanelor invitate conform listei aprobate de către conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice care a permis organizarea acesteia. Participanţilor li se expediază doar acele materiale care ţin de chestiunile ce-i vizează nemijlocit. Asigurarea controlului privind restituirea în termen a acestor materiale este pusă în sarcina Subdiviziunii de protecţie.
765. Persoana responsabilă de organizarea reuniunii, la deschiderea acesteia, va anunţa gradul de secretizare a reuniunii în scopul excluderii posibilităţii de divulgare a informaţiilor şi preîntîmpinării participanţilor despre efectuarea înscrierilor secrete numai în caietele de lucru luate în evidenţă şi eliberate de Subdiviziunea de protecţie înainte de începerea reuniunii. În timpul unor întreruperi îndelungate, precum şi la finele reuniunii, caietele de lucru se predau subdiviziunii de protecţie.
766. Decizia adoptată în cadrul reuniunii, precum şi alte documente ce se referă la ea pot fi transmise la adresa participanţilor, la indicaţia conducătorului care a permis desfăşurarea reuniunii, conform listei de expediere aprobate de către acesta. Dacă documentele în cauză se transmit numai pentru informare, atunci ele trebuie restituite în termenul fixat.
767. Caietele de lucru, predate Subdiviziunii de protecţie la finele reuniunii, se transmit la adresa participanţilor sau se distrug, în modul stabilit de prezentul Regulament.
768. La încheierea lucrărilor, persoana responsabilă de organizarea reuniunii va inspecta încăperea unde aceasta s-a desfăşurat, pentru a asigura colectarea tuturor materialelor utilizate la reuniune şi a exclude orice posibilitate de acces neautorizat la informaţiile atribuite la secret de stat.
770. Măsurile de protecţie fizică – grilaje la ferestre, încuietori la uşi, pază la intrări, sisteme automate pentru supraveghere, control, acces, patrule de pază, dispozitive de alarmă, mijloace pentru detectarea observării, ascultării sau interceptării, vor fi stabilite în raport cu:
1) gradul de secretizare a informaţiilor, volumul şi localizarea acestora;
2) tipul safeurilor, dulapurilor de metal, ambalajelor şi altor suporţi în care sînt păstrate (depozitate) informaţiile;
3) locul de amplasare a spaţiilor/locurilor unde se păstrează sau se concentrează informaţiile atribuite la secret de stat ori se desfăşoară astfel de activităţi;
4) caracteristicile clădirii şi zonei de amplasare.
771. Zonele în care sînt manipulate sau stocate informaţiile atribuite la secret de stat trebuie organizate şi administrate în aşa fel încît să corespundă uneia dintre următoarele categorii:
1) zonă de securitate clasa I, care presupune că orice persoană aflată în interiorul acesteia are acces la informaţii atribuite la secret de stat de gradul „Strict secret” şi „Secret” şi care necesită:
a) perimetru clar delimitat şi protejat, în care toate intrările şi ieşirile sînt supravegheate;
b) controlul sistemului de intrare, care să permită numai accesul persoanelor verificate corespunzător şi autorizate în mod special;
c) indicarea gradului de secretizare a informaţiilor existente în zonă;
2) zonă de securitate clasa a II-a, care presupune gestionarea informaţiilor cu gradul de secretizare „Confidenţial” şi „Restricţionat” şi se realizează prin aplicarea unor măsuri specifice de protecţie împotriva accesului persoanelor neautorizate şi care necesită:
a) perimetru clar delimitat şi protejat, în care toate intrările şi ieşirile sînt supravegheate;
b) controlul sistemului de intrare care să permită accesul neînsoţit numai persoanelor verificate şi autorizate să pătrundă în această zonă;
c) reguli de însoţire, supraveghere şi prevenire a accesului persoanelor neautorizate la informaţiile atribuite la secret de stat.
772. Încăperile în care nu se lucrează zilnic 24 de ore vor fi inspectate imediat după terminarea programului de lucru, pentru a verifica dacă informaţiile atribuite la secret de stat sînt asigurate în mod corespunzător.
773. În jurul zonelor de securitate clasa I sau clasa a II-a poate fi stabilită o zonă administrativă, cu perimetru vizibil delimitat, în interiorul căreia să existe posibilitatea de control al personalului şi al vehiculelor.
774. Accesul în zonele de securitate clasa I şi clasa a II-a va fi controlat prin verificarea permisului de acces sau printr-un sistem de recunoaştere individuală aplicat personalului.
775. Autorităţile publice sau alte persoane juridice deţinătoare de informaţii atribuite la secret de stat vor institui un sistem propriu de control al vizitatorilor, destinat interzicerii accesului neautorizat al acestora în zonele de securitate.
776. Permisul de acces nu va specifica, în clar, identitatea autorităţii publice sau al altei persoane juridice ori locul în care deţinătorul are acces.
777. Autorităţile publice sau alte persoane juridice vor organiza, la intrarea sau la ieşirea din zonele de securitate clasa I sau clasa a II-a, controale planificate şi inopinate ale bagajelor, incluzînd colete, genţi şi alte tipuri de suporţi în care s-ar putea transporta materiale şi informaţii atribuite la secret de stat.
778. Personalul inclus în sistemul de pază şi apărare a obiectivelor, sectoarelor şi locurilor în care sînt gestionate informaţii atribuite la secret de stat trebuie să deţină autorizaţie de acces de forma corespunzătoare gradului de secretizare a informaţiilor necesare îndeplinirii atribuţiilor ce îi revin.
779. Este interzis accesul necontrolat cu aparate de fotografiat, filmat, înregistrare audio-video, de copiat din baze de date informatice sau de comunicare la distanţă în locurile în care se află informaţii atribuite la secret de stat. Regulamentul privind accesul cu aparate de fotografiat, filmat, înregistrare audio-video, de copiat din bazele de date informatice sau de comunicare la distanţă în locurile în care se află informaţii atribuite la secret de stat se aprobă de către conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice respective.
780. Conducătorii autorităţilor publice sau ai altor persoane juridice deţinătoare de informaţii atribuite la secret de stat vor stabili reguli cu privire la circulaţia şi ordinea interioară în zonele de securitate, astfel încît accesul să fie permis exclusiv titularilor de autorizaţii de acces, cu respectarea principiului necesităţii de a lucra cu informaţii atribuite la secret de stat.
781. Accesul pentru intervenţii tehnice, reparaţii sau activităţi de deservire în locurile în care se lucrează cu informaţii atribuite la secret de stat ori în care se păstrează, se prelucrează sau se multiplică astfel de informaţii este permis numai angajaţilor autorităţii publice sau ai altei persoane juridice, care deţin autorizaţii de acces de forma corespunzătoare celui mai înalt grad de secretizare a informaţiilor pe care le-ar putea cunoaşte.
782. Pentru a distinge persoanele care au acces în diferite locuri sau sectoare în care sînt gestionate informaţii atribuite la secret de stat, acestea pot purta însemne sau echipamente specifice.
783. În locurile şi sectoarele în care sînt gestionate informaţii atribuite la secret de stat, însemnele şi echipamentele distinctive se stabilesc prin regulamente de ordine interioară.
784. Evidenţa legitimaţiilor, permiselor şi a altor însemne şi echipamente distinctive se ţine de Subdiviziunea de protecţie a autorităţii publice sau a altei persoane juridice.
785. Persoanele care pierd permisele de acces, însemnele sau echipamentele specifice sînt obligate să anunţe imediat şeful ierarhic superior şi subdiviziunea de protecţie. Concomitent, faptul pierderii se aduce la cunoştinţa conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice.
786. În situaţiile menţionate în punctul 785 din prezentul Regulament, conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice va dispune investigarea împrejurărilor în care s-au produs şi va informa Serviciul de Informaţii şi Securitate.
787. Subdiviziunea de protecţie trebuie să întreprindă măsurile ce se impun pentru a preveni folosirea permiselor de acces, însemnelor sau echipamentelor specifice de către persoane neautorizate.
788. Accesul fiecărui angajat al autorităţii publice sau al altei persoane juridice deţinătoare de informaţii atribuite la secret de stat în zone de securitate clasa I sau clasa a II-a se realizează prin intrări anume stabilite, pe baza permisului de acces, semnat de conducătorul acesteia.
789. Permisele de acces vor fi individuale, prin aplicarea unor semne distinctive.
790. La încetarea activităţii, permisele de acces se retrag şi se anulează.
791. În locurile în care sînt gestionate informaţii atribuite la secret de stat este interzis accesul altor persoane, în afara celor care dispun de permis de acces.
792. Accesul persoanelor din afara autorităţii publice sau al altei persoane juridice în zona administrativă sau în zonele de securitate este permis numai dacă sînt însoţite de persoane anume desemnate, cu bilet de intrare eliberat pe baza documentelor de legitimare, de către conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice.
793. Accesul angajaţilor persoanelor juridice care efectuează lucrări de construcţii, reparaţii şi întreţinere a clădirilor, instalaţiilor sau utilităţilor în zonele administrative ori în zonele de securitate se realizează cu documente de acces temporar, eliberate de conducătorii autorităţilor publice sau ai altor persoane juridice beneficiare, pe baza actelor de identitate, la solicitarea reprezentanţilor autorizaţi ai persoanelor juridice în cauză.
794. Locurile în care se efectuează lucrările menţionate se supraveghează de către persoane anume desemnate din autoritatea publică sau altă persoană juridică beneficiară.
795. Documentul de acces temporar este valabil pe durata executării lucrărilor, iar la finisarea activităţilor se restituie emitentului.
796. Pierderea documentului de acces temporar va fi luată în evidenţa Subdiviziunii de protecţie, care va dispune măsurile necesare de prevenire a folosirii lui de către persoane neautorizate.
797. Reprezentanţii organului abilitat – Serviciul de Informaţii şi Securitate, pot să efectueze controlul privind starea protecţiei secretului de stat în cadrul autorităţilor publice şi al altor persoane juridice ce au acces la obiectivele, sectoarele şi locurile în care sînt gestionate informaţii atribuite la secret de stat, pe baza legitimaţiei de serviciu şi a delegaţiei speciale, semnate de conducătorul organului pe care-l reprezintă.
798. Persoanele aflate la practică, stagii de instruire sau schimb de experienţă au acces numai în locurile stabilite de conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice, pe baza permiselor de acces eliberate în acest sens.
799. Persoanele care solicită angajări, audienţe ori care prezintă reclamaţii şi sesizări vor fi primite în afara zonelor administrative sau în locuri special amenajate, cu aprobarea conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice.
800. În caz de necesitate, la decizia conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice respective, în afara orelor de program şi în zilele nelucrătoare se vor organiza patrulări pe perimetrul autorităţii publice sau al altei persoane juridice, la intervale care vor fi stabilite prin instrucţiuni elaborate în baza planului de pază şi apărare a obiectivului.
801. Sistemele de pază, supraveghere şi control-acces trebuie să asigure prevenirea pătrunderii neautorizate în obiectivele, sectoarele şi locurile unde sînt gestionate informaţii atribuite la secret de stat.
802. Timpul de reacţie a personalului de pază şi apărare va fi testat periodic, pentru a garanta intervenţia operativă în situaţii de urgenţă.
803. Autorităţile publice sau alte persoane juridice trebuie să întocmească şi să aprobe Programul propriu de prevenire a scurgerii de informaţii atribuite la secret de stat, conform formei nr. 73, anexă la prezentul Regulament, şi să asigure aplicarea acestuia. Programul de prevenire a scurgerii de informaţii atribuite la secret de stat se avizează de Serviciul de Informaţii şi Securitate. De asemenea, autorităţile publice sau alte persoane juridice care gestionează informaţii atribuite la secret de stat vor întocmi planul de pază şi apărare a obiectivelor, sectoarelor şi locurilor care prezintă importanţă deosebită pentru protecţia informaţiilor atribuite la secret de stat.
804. Planul de pază şi apărare menţionat va fi înregistrat potrivit celui mai înalt grad de secretizare a informaţiilor protejate şi va cuprinde totalitatea măsurilor de securitate luate pentru prevenirea accesului neautorizat la acestea.
805. Planul de pază şi apărare va fi anexat Programului de prevenire a scurgerii de informaţii atribuite la secret de stat şi va cuprinde:
1) date privind delimitarea şi marcarea zonelor de securitate, dispunerea posturilor de pază şi măsurile de supraveghere a perimetrului protejat;
2) sistemul de control al accesului în zonele de securitate;
3) măsurile de avertizare şi alarmare pentru situaţii de urgenţă;
4) planul de evacuare a documentelor şi modul de acţiune în caz de urgenţă;
5) procedura de raportare, investigare şi evidenţă a încălcărilor reglementărilor privind protecţia informaţiilor atribuite la secret de stat.
806. Informaţiile atribuite la secret de stat se păstrează în safeuri, dulapuri de metal, ambalaje şi alţi suporţi speciali, clasificate conform următoarelor clase:
1) clasa A – autorizate la nivel naţional pentru păstrarea informaţiilor secretizate cu parafa „Strict secret” în zona de securitate clasa I;
2) clasa B – autorizate la nivel naţional pentru păstrarea informaţiilor avînd gradele de secretizare „Secret”, „Confidenţial” şi „Restricţionat” în zone de securitate clasa I sau clasa a II-a;
3) clasa C – mobilier de birou adecvat numai pentru păstrarea informaţiilor secretizate cu parafa „Restricţionat”.
807. Evidenţa safeurilor, dulapurilor de metal, ambalajelor şi altor suporţi speciali, precum şi a cheilor de la acestea se ţine de către Subdiviziunea de protecţie într-un registru special, potrivit formei nr. 74, anexă la prezentul Regulament.
808. Safeurile, dulapurile de metal, ambalajele şi alţi suporţi speciali din clasele A şi B vor fi construite astfel încît să asigure protecţia împotriva pătrunderii clandestine şi deteriorării sub orice formă a informaţiilor.
809. Cerinţele la care trebuie să corespundă safeurile, dulapurile de metal, ambalajele şi alţi suporţi speciali din clasele A şi B se elaborează, în conformitate cu standardele naţionale şi internaţionale în vigoare, de către Comisia interdepartamentală pentru protecţia secretului de stat în colaborare cu autorităţile administraţiei publice competente.
810. Încăperile de securitate sînt încăperile special amenajate în zone de securitate clasa I sau clasa a II-a, în care informaţiile atribuite la secret de stat pot fi păstrate pe rafturi deschise sau pot fi expuse pe hărţi, planşe ori diagrame.
811. Pereţii, podelele, plafoanele, uşile şi încuietorile încăperilor de securitate vor asigura protecţia echivalentă clasei safeurilor, dulapurilor de metal, ambalajelor şi altor suporţi de securitate aprobate pentru păstrarea informaţiilor atribuite la secret de stat, corespunzător gradului de secretizare.
812. Ferestrele încăperilor de securitate dispuse la parter sau ultimul etaj vor fi protejate obligatoriu cu gratii fixate în beton sau asigurate antiefracţie.
813. În afara programului de lucru, uşile încăperilor de securitate vor fi sigilate, iar sistemul de ventilare asigurat împotriva accesului neautorizat şi introducerii materialelor incendiare.
814. În situaţii de urgenţă, dacă informaţiile atribuite la secret de stat trebuie evacuate, se vor utiliza ambalaje speciale autorizate la nivel naţional, din clasa corespunzătoare gradului de secretizare a acestor informaţii.
815. Încuietorile folosite la safeurile, dulapurile de metal, ambalajele, alţi suporţi speciali şi încăperile de securitate în care sînt păstrate informaţii atribuite la secret de stat se împart în trei grupe, astfel:
1) grupa A – încuietori autorizate pentru safeurile, dulapurile de metal, ambalajele, alţi suporţi speciali din clasa A;
2) grupa B – încuietori autorizate pentru safeurile, dulapurile de metal, ambalajele, alţi suporţi speciali din clasa B;
3) grupa C – încuietori pentru mobilierul de birou (clasa C).
816. Cerinţele cărora trebuie să corespundă mecanismele de închidere, sistemele cu cifru şi încuietorile, pe grupe de utilizare, se elaborează, în conformitate cu standardele naţionale şi internaţionale în vigoare, de către Comisia interdepartamentală pentru protecţia secretului de stat în colaborare cu autorităţile administraţiei publice competente.
817. Cheile safeurilor, dulapurilor de metal, ambalajelor, altor suporţi speciali de securitate şi încăperilor de securitate, conform listei aprobate de către conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice respective, nu vor fi scoase din zonele de securitate.
818. În afara orelor de program, cheile de la încăperile, safeurile, dulapurile de metal, ambalajele, alţi suporţi speciali de securitate, conform listei aprobate de către conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice respective, se păstrează în cutii sigilate de către personalul care asigură paza şi apărarea.
819. Predarea şi primirea cheilor de la încăperile, safeurile, dulapurile de metal, ambalajele, alţi suporţi speciali de securitate se face, pe bază de semnătură (recipisă), într-un borderou special destinat, conform formei nr. 75, anexă la prezentul Regulament.
820. Pentru situaţiile de urgenţă, un rînd de chei suplimentare sau, după caz, o evidenţă scrisă a combinaţiilor încuietorilor vor fi păstrate în plicuri opace sigilate, în ambalaje separate, într-o subdiviziune stabilită de conducerea autorităţii publice sau a altei persoane juridice, sub control corespunzător.
821. Evidenţa fiecărei combinaţii se va păstra în plic separat.
822. Cheilor şi plicurilor cu combinaţii trebuie să li se asigure gradul de protecţie necesar, în baza deciziei conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice respective, acelaşi grad de protecţie ca şi informaţiilor la care permit accesul.
823. Combinaţiile încuietorilor de la încăperile, safeurile, dulapurile de metal, ambalajele şi alţi suporţi de securitate vor fi cunoscute de un număr restrîns de persoane desemnate de conducerea autorităţii publice sau a altei persoane juridice.
824. Cheile şi combinaţiile încuietorilor vor fi schimbate:
1) ori de cîte ori are loc o schimbare de personal;
2) de fiecare dată cînd se constată că au intervenit situaţii de natură să le facă vulnerabile;
3) la intervale regulate, de preferinţă o dată la şase luni, fără a se depăşi 12 luni.
Cheile şi combinaţiile încuietorilor vor fi schimbate de fiecare dată cînd se constată că au intervenit situaţii de natură să le facă vulnerabile. Combinaţiile încuietorilor vor fi schimbate la intervale regulate, de preferinţă o dată la şase luni, fără a se depăşi 12 luni, şi în caz de schimbare a personalului.
825. Sistemele electronice de alarmare sau de supraveghere destinate protecţiei informaţiilor atribuite la secret de stat vor fi prevăzute cu surse de alimentare de rezervă.
826. Orice defecţiune sau intervenţie neautorizată asupra sistemelor de alarmă sau de supraveghere destinate protecţiei informaţiilor atribuite la secret de stat trebuie să avertizeze personalul care le monitorizează.
827. Dispozitivele de alarmare trebuie să intre în funcţiune în cazul penetrării pereţilor, podelelor, tavanelor şi deschizăturilor sau la mişcări în interiorul încăperilor de securitate.
828. Copiatoarele şi dispozitivele telefax se vor instala în încăperi special destinate şi se vor folosi numai de către persoanele autorizate, potrivit gradului de secretizare a informaţiilor la care au acces.
829. Autorităţile publice sau alte persoane juridice deţinătoare de informaţii atribuite la secret de stat au obligaţia de a asigura protecţia acestora împotriva ascultărilor neautorizate, pasive sau active.
830. Protecţia împotriva ascultării pasive a discuţiilor secrete se realizează prin izolarea fonică a încăperilor.
831. Protecţia împotriva ascultărilor active, prin microfoane, radio-emiţători şi alte dispozitive implantate, se realizează pe baza inspecţiilor de securitate a încăperilor, accesoriilor, instalaţiilor, sistemelor de comunicaţii, echipamentelor şi mobilierului de birou, precum şi prin efectuarea măsurilor speciale tehnice (inclusiv utilizarea aparatajului special de protecţie a convorbirilor), realizate de instituţii specializate, potrivit competenţelor legale.
832. Lista încăperilor protejate împotriva ascultărilor trebuie să fie aprobată de către conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice respective. Accesul în încăperile protejate împotriva ascultărilor se va controla în mod special.
833. Periodic, personalul specializat în depistarea dispozitivelor de ascultare va efectua inspecţii fizice şi tehnice.
834. Inspecţiile fizice şi tehnice se organizează, în mod obligatoriu, în urma oricărei intrări neautorizate sau suspiciuni privind accesul persoanelor neautorizate şi după executarea lucrărilor de reparaţii, întreţinere, zugrăvire sau redecorare.
835. Nici un obiect nu va fi introdus în încăperile protejate împotriva ascultării, fără a fi verificat în prealabil de către personalul specializat în depistarea dispozitivelor de ascultare.
836. În zonele în care se poartă discuţii secrete şi care sînt asigurate din punct de vedere tehnic nu se vor instala telefoane, iar dacă instalarea acestora este absolut necesară, acestea trebuie prevăzute cu un dispozitiv de deconectare pasiv. Inspecţiile de securitate tehnică în aceste zone trebuie efectuate, în mod obligatoriu, înaintea începerii convorbirilor, pentru identificarea fizică a dispozitivelor de ascultare şi verificarea sistemelor telefonice, electrice sau de altă natură, care ar putea fi utilizate ca mediu de atac.
837. Echipamentele de comunicaţii şi dotările din birouri, în principal cele electrice şi electronice, trebuie verificate de specialişti ai organului competent pentru protecţia secretului de stat, înainte de a fi folosite în zonele în care se lucrează ori se discută despre informaţii avînd gradele de secretizare „Strict secret” sau „Secret”, pentru a preveni transmiterea sau interceptarea, în afara cadrului legal, a unor informaţii inteligibile. Pentru aceste zone, la decizia conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice respective, se va organiza o evidenţă a tipului şi numerelor de inventar ale echipamentului şi mobilei mutate în/din interiorul încăperilor, care va fi gestionată ca material secret de stat.
839. În sensul prezentului capitol se definesc următoarele noţiuni şi abrevieri:
1) INFOSEC – ansamblul măsurilor şi structurilor de protecţie a informaţiilor atribuite la secret de stat, care sînt prelucrate, păstrate sau transmise prin intermediul sistemelor de comunicaţii electronice, împotriva ameninţărilor şi a oricăror acţiuni care pot aduce atingere confidenţialităţii, integrităţii, disponibilităţii, autenticităţii şi nerepudierii informaţiilor atribuite la secret de stat, precum şi afectarea funcţionării sistemelor electronice, indiferent dacă acestea apar accidental sau intenţionat. Măsurile INFOSEC acoperă securitatea calculatoarelor, a transmisiilor, a emisiilor, securitatea criptografică, precum şi depistarea şi prevenirea ameninţărilor la care sînt expuse informaţiile şi sistemele;
2) informaţii în format electronic – texte, date, imagini, sunete, înregistrate pe dispozitive de stocare sau pe suporţi magnetici, optici, electrici ori transmise sub formă de curenţi, tensiuni sau cîmp electromagnetic, în eter sau în reţele de comunicaţii;
3) sistem de prelucrare automată a datelor (SPAD) – ansamblul de elemente interdependente în care se includ: echipamentele de calcul, produsele software de bază şi aplicative, metodele, procedeele şi, dacă este cazul, personalul, organizate astfel încît să asigure îndeplinirea funcţiilor de stocare, prelucrare automată şi transmitere a informaţiilor în format electronic şi care se află sub coordonarea şi controlul unei singure autorităţi. Un SPAD poate să cuprindă subsisteme, iar unele dintre acestea pot fi ele însele SPAD;
4) componente specifice de securitate ale unui SPAD – ansamblul de elemente necesare asigurării unui nivel corespunzător de protecţie pentru informaţiile atribuite la secret de stat, care urmează a fi stocate sau procesate într-un SPAD. Acestea sînt:
a) funcţii şi caracteristici hardware/firmware/software;
b) proceduri de operare şi moduri de operare;
c) proceduri de evidenţă;
d) controlul accesului;
e) definirea zonei de operare a SPAD;
f) definirea zonei de operare a posturilor de lucru/a terminalelor la distanţă;
g) restricţii impuse de politica de management;
h) structuri fizice şi dispozitive;
i) mijloace de control pentru personal şi comunicaţii;
j) reţele de transmisii de date (RTD);
5) reţele de transmisii de date (RTD) – ansamblul de elemente interdependente în care se includ: echipamente, programe şi dispozitive de comunicaţie, tehnică de calcul hardware şi software, metode şi proceduri pentru transmisie şi recepţie de date şi controlul reţelei, precum şi, dacă este cazul, personalul aferent. Toate acestea sînt organizate astfel încît să asigure îndeplinirea funcţiilor de transmisie a informaţiilor în format electronic între două sau mai multe SPAD sau să permită interconectarea cu alte RTD-uri. O RTD poate utiliza serviciile unuia sau mai multor sisteme de comunicaţii; mai multe RTD pot utiliza serviciile unuia şi aceluiaşi sistem de comunicaţii. Caracteristicile de securitate ale unei RTD cuprind: caracteristicile de securitate ale sistemelor SPAD individuale conectate, împreună cu toate componentele şi facilităţile asociate reţelei – facilităţi de comunicaţii ale reţelei, mecanisme şi proceduri de identificare şi etichetare, controlul accesului, programe şi proceduri de control şi revizie, necesare pentru asigurarea unui nivel corespunzător de protecţie a informaţiilor atribuite la secret de stat, care sînt transmise prin intermediul RTD;
6) RTD locală – reţea de transmisii de date care interconectează mai multe computere sau echipamente de reţea, situate în acelaşi perimetru;
7) sistem informatic şi de comunicaţii (SIC) – ansamblu informatic prin intermediul căruia se stochează, se procesează şi se transmit informaţii în format electronic, alcătuit din cel puţin un SPAD, izolat sau conectat la o RTD. SIC poate avea o configuraţie complexă, formată din mai multe SPAD-uri şi/sau RTD-uri interconectate;
8) securitatea SPAD, RTD şi SIC – aplicarea măsurilor de securitate la SPAD, RTD şi SIC cu scopul de a preveni sau împiedica extragerea sau modificarea informaţiilor atribuite la secret de stat stocate, procesate, transmise prin intermediul acestora – prin interceptare, alterare, distrugere, accesare neautorizată cu mijloace electronice, precum şi invalidarea de servicii sau funcţii, prin mijloace specifice;
9) confidenţialitate – proprietatea informaţiei din cadrul sistemului care caracterizează protecţia ei de la accesul neautorizat (asigurarea accesului la informaţii atribuite la secret de stat a persoanei numai în baza autorizaţiei de acces de forma corespunzătoare gradului de secretizare a informaţiei accesate şi în baza principiului necesităţii de a lucra cu asemenea informaţii);
10) integritate – proprietatea informaţiei din cadrul sistemului, care caracterizează veridicitatea, concordanţa şi invariabilitatea acesteia, inclusiv în condiţiile de acţiune intenţionată sau neintenţionată cu scopul modificării sau distrugerii acesteia, precum şi interdicţia modificării prin ştergere sau adăugare ori a distrugerii în mod neautorizat a informaţiilor atribuite la secret de stat;
11) accesibilitate – proprietatea informaţiei din cadrul sistemului, care caracterizează posibilitatea accesării libere a informaţiei pentru efectuarea operaţiunilor sancţionate, precum şi asigurarea condiţiilor necesare regăsirii şi utilizării cu uşurinţă, ori de cîte ori este nevoie, cu respectarea strictă a condiţiilor de confidenţialitate şi integritate a informaţiilor atribuite la secret de stat;
12) autenticitate – asigurarea posibilităţii de verificare a identităţii pe care un utilizator de SPAD sau RTD pretinde că o are;
13) nerepudiere – măsură prin care se asigură faptul că, după emiterea/recepţionarea unei informaţii într-un sistem de comunicaţii securizat, expeditorul/destinatarul nu poate nega, în mod fals, că a expediat/primit informaţii;
14) risc de securitate – probabilitatea ca o ameninţare sau o vulnerabilitate a SPAD sau RTD – SIC să se materializeze în mod efectiv;
15) management de risc – activitatea de identificare, control şi minimizare a riscurilor de securitate, fiind una continuă de stabilire şi menţinere a unui nivel de securitate în domeniul tehnologiei informaţiei şi comunicaţiilor – într-o autoritate publică sau altă persoană juridică, în sensul că, pornind de la analiza de risc, identifică şi evaluează ameninţările şi vulnerabilităţile şi propune aplicarea măsurilor adecvate de contracarare, proiectate la un preţ de cost corelat cu consecinţele care ar decurge din divulgarea, modificarea sau ştergerea informaţiilor care trebuie protejate;
16) regula celor doi – obligativitatea colaborării a două persoane pentru îndeplinirea unei activităţi specifice;
17) produs informatic de securitate – componentă de securitate care se încorporează într-un SPAD sau RTD – SIC şi care serveşte la sporirea sau asigurarea confidenţialităţii, integrităţii, accesibilităţii, autenticităţii şi nerepudierii informaţiilor stocate, procesate sau transmise;
18) securitatea calculatoarelor (COMPUSEC) – aplicarea la nivelul fiecărui calculator a facilităţilor de securitate hardware, software şi firmware, pentru a preveni divulgarea, utilizarea, modificarea sau ştergerea neautorizată a informaţiilor atribuite la secret de stat ori invalidarea neautorizată a unor funcţii;
19) securitatea comunicaţiilor (COMSEC) – aplicarea măsurilor de securitate în telecomunicaţii, cu scopul de a proteja mesajele dintr-un sistem de telecomunicaţii, care ar putea fi interceptate, studiate, analizate şi, prin reconstituire, pot conduce la divulgarea informaţiilor atribuite la secret de stat. COMSEC reprezintă ansamblul de proceduri, incluzînd:
a) măsuri de securitate a transmisiilor;
b) măsuri de securitate împotriva radiaţiilor – TEMPEST;
c) măsuri de acoperire criptologică;
d) măsuri de securitate fizică, procedurală, de personal şi a documentelor;
e) măsuri COMPUSEC;
20) TEMPEST – ansamblul măsurilor de testare şi de realizare a securităţii împotriva scurgerii de informaţii, prin intermediul emisiilor electromagnetice parazite;
21) evaluare – examinarea detaliată, din punct de vedere tehnic şi funcţional, a aspectelor de securitate ale SPAD şi RTD – SIC sau a produselor de securitate, de către organul abilitat în acest sens. În procesul de evaluare se verifică:
a) prezenţa facilităţilor/funcţiilor de securitate cerute;
b) absenţa efectelor secundare compromiţătoare care ar putea decurge din implementarea facilităţilor de securitate;
c) funcţionalitatea globală a sistemului de securitate;
d) satisfacerea cerinţelor de securitate specifice pentru un SPAD şi RTD – SIC;
e) stabilirea nivelului de încredere al SPAD sau RTD – SIC ori al produselor informatice de securitate implementate;
f) existenţa performanţelor de securitate ale produselor informatice de securitate instalate în SPAD sau RTD – SIC;
22) certificare – emiterea unui document în baza unei evaluări care atestă nivelul de corespundere a mijloacelor de protejare a informaţiilor atribuite la secret de stat cu cerinţele de protecţie a informaţiilor avînd gradul corespunzător de secretizare (măsura în care SPAD şi RTD – SIC satisfac cerinţele de securitate, precum şi măsura în care produsele informatice de securitate corespund exigenţelor referitoare la protecţia informaţiilor atribuite la secret de stat);
23) zona SPAD – zona de lucru în care se găsesc şi operează unul sau mai multe calculatoare, unităţi periferice locale şi de stocare, mijloace de control şi echipament specific de reţea şi de comunicaţii. Zona SPAD nu include zona în care sînt amplasate terminale, echipamente periferice sau staţii de lucru la distanţă, chiar dacă aceste echipamente sînt conectate la echipamentul central de calcul din zona SPAD;
24) zona terminal/staţie de lucru la distanţă – zona separată de zona SPAD în care se găsesc:
a) elemente de tehnică de calcul;
b) echipamentele periferice locale, terminale sau staţii de lucru la distanţă, conectate la echipamentele din zona SPAD;
c) echipamente de comunicaţii;
25) ameninţare – posibilitatea de compromitere accidentală sau deliberată a securităţii SPAD sau RTD -SIC, prin pierderea confidenţialităţii, a integrităţii sau disponibilităţii informaţiilor în format electronic sau prin afectarea funcţiilor care asigură autenticitatea şi nerepudierea informaţiilor;
26) vulnerabilitate – slăbiciune sau lipsă de control care ar putea permite sau facilita o manevră tehnică, procedurală sau operaţională, prin care se ameninţă o valoare sau ţintă specifică;
27) TIC – tehnologia informaţiei şi comunicaţiilor.
840. Informaţiile care se prezintă în format electronic pot fi:
1) stocate şi procesate în cadrul SPAD sau transmise prin intermediul RTD;
2) stocate şi transportate prin intermediul suporţilor de memorie, dispozitivelor electronice – cipuri de memorie, hîrtie perforată sau alţi suporţi specifici.
841. Încărcarea informaţiilor pe mediile prevăzute în punctul 840 subpunctul 2), precum şi interpretarea lor pentru a deveni inteligibile se face cu ajutorul echipamentelor electronice specializate.
842. Sistemele SPAD şi RTD – SIC au dreptul să stocheze, să proceseze sau să transmită informaţii atribuite la secret de stat, numai dacă sînt autorizate, conform prezentului Regulament.
843. În vederea autorizării SPAD şi RTD – SIC, autorităţile publice şi alte persoane juridice vor întocmi, cu aprobarea organelor lor de conducere, strategia proprie de securitate, în baza căreia vor implementa sisteme proprii de securitate, care vor include utilizarea de produse specifice tehnologiei informaţiei şi comunicaţiilor, personal instruit şi măsuri de protecţie a informaţiei, incluzînd controlul accesului la sistemele şi serviciile informatice şi de comunicaţii, pe baza principiului necesităţii de a lucra cu informaţii atribuite la secret de stat şi al gradului de secretizare atribuit.
844. SPAD şi RTD – SIC vor fi supuse procesului de certificare, urmat de evaluări periodice.
845. Aplicarea reglementărilor în vigoare cu privire la protecţia informaţiilor atribuite la secret de stat în format electronic funcţionează unitar la nivel naţional. Sistemul de emitere şi implementare a măsurilor de securitate adresate protecţiei informaţiilor atribuite la secret de stat, care sînt stocate, procesate sau transmise de SPAD sau RTD – SIC, precum şi controlul modului de implementare a măsurilor de securitate se realizează de către organul desemnat la nivel naţional pentru protecţia secretului de stat.
846. Măsurile de protecţie a informaţiilor atribuite la secret de stat în format electronic trebuie reactualizate permanent, prin depistare, documentare şi gestionare a ameninţărilor şi vulnerabilităţilor la adresa informaţiilor atribuite la secret de stat şi a sistemelor care le prelucrează, le stochează şi le transmit.
847. Măsurile de securitate INFOSEC sînt structurate după gradul de secretizare a informaţiilor pe care le protejează şi în conformitate cu conţinutul acestora.
848. Conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice deţinătoare de informaţii atribuite la secret de stat răspunde de securitatea propriilor informaţii care sînt stocate, procesate sau transmise în SPAD sau RTD – SIC.
849. În fiecare autoritate publică sau altă persoană juridică care administrează SPAD şi RTD - SIC în care se stochează, se procesează sau se transmit informaţii atribuite la secret de stat se va institui o structură de securitate pentru tehnologia informaţiei şi a comunicaţiilor – SSTIC, în subordinea Subdiviziunii de protecţie.
850. În funcţie de volumul de activitate şi în cazul în care cerinţele de securitate permit, atribuţiile SSTIC pot fi îndeplinite numai de către un angajat de securitate TIC sau pot fi preluate, în totalitate, de către Subdiviziunea de protecţie.
851. SSTIC îndeplineşte atribuţii privind:
1) implementarea metodelor, mijloacelor şi măsurilor necesare protecţiei informaţiilor în format electronic;
2) exploatarea operaţională a SPAD şi RTD – SIC în condiţii de securitate;
3) coordonarea cooperării dintre autoritatea publică sau altă persoană juridică deţinătoare a SPAD sau RTD – SIC şi organul competent pentru protecţia secretului de stat;
4) implementarea măsurilor de securitate şi protecţie criptografică ale SPAD sau RTD – SIC.
852. SSTIC reprezintă punctul de contact între organul competent pentru protecţia secretului de stat şi autorităţile publice sau alte persoane juridice care deţin în administrare SPAD sau RTD – SIC şi, după caz, poate fi învestită, temporar, de către acesta, cu unele dintre atribuţiile sale.
853. Propunerile pe linie de securitate înaintate de către SSTIC devin aplicabile numai după ce sînt aprobate de către conducerea autorităţii publice sau al altei persoane juridice care deţine în administrare respectivul SPAD sau RTD – SIC.
854. SSTIC se instituie la nivelul fiecărei SPAD şi RTD – SIC şi reprezintă persoana sau subdiviziunea cu atribuţii de implementare a metodelor, mijloacelor şi măsurilor de securitate şi de exploatare a SPAD şi RTD – SIC în condiţii de securitate.
855. SSTIC este formată din administratori de securitate, după caz, alţi specialişti privind SPAD sau RTD – SIC şi condusă de către funcţionarul de securitate TIC. Toată structura SSTIC face parte din personalul autorităţii publice sau al altei persoane juridice care administrează SPAD sau RTD – SIC.
856. Exercitarea atribuţiilor SSTIC trebuie să cuprindă întregul ciclu de viaţă al SPAD sau RTD – SIC, începînd cu proiectarea, continuînd cu elaborarea paşapoartelor tehnice (specificaţiilor, sarcinilor tehnice), testarea instalării, certificarea, testarea periodică, exploatarea operaţională, modificarea şi încheind cu scoaterea din uz. În anumite situaţii, rolul SSTIC poate fi preluat de către alte subdiviziuni ale autorităţii publice sau al altei persoane juridice, în decursul ciclului de viaţă.
857. SSTIC mijloceşte cooperarea dintre conducerea autorităţii publice sau al altei persoane juridice căreia îi aparţine SPAD sau RTD – SIC şi organul competent pentru protecţia secretului de stat, atunci cînd autoritatea publică sau altă persoană juridică:
1) planifică dezvoltarea sau achiziţia de SPAD sau RTD;
2) propune schimbări ale unei configuraţii de sistem existente;
3) propune conectarea unui SPAD sau a unei RTD – SIC cu un alt SPAD sau RTD – SIC;
4) propune schimbări ale modului de operare de securitate al SPAD sau RTD - SIC;
5) propune schimbări în programele existente sau utilizarea de noi programe, pentru optimizarea securităţii SPAD sau RTD – SIC;
6) iniţiază proceduri de modificare a gradului de secretizare a SPAD şi RTD – SIC care au fost deja certificate;
7) planifică sau propune întreprinderea oricărei alte activităţi referitoare la îmbunătăţirea securităţii SPAD sau RTD – SIC deja certificate.
858. SSTIC, cu aprobarea organului competent pentru protecţia secretului de stat, stabileşte standardele şi procedurile de securitate care trebuie respectate de către furnizorii de echipamente, pe parcursul dezvoltării, instalării şi testării SPAD şi RTD – SIC şi răspunde pentru justificarea, selectarea, implementarea şi controlul componentelor de securitate, care fac parte din SPAD şi RTD – SIC.
859. SSTIC stabileşte, pentru structurile de securitate şi management ale SPAD şi RTD – SIC, încă de la înfiinţare, responsabilităţile pe care le vor exercita pe tot ciclul de viaţă al SPAD şi RTD – SIC respective.
860. Activitatea INFOSEC din SPAD şi RTD – SIC, desfăşurată de către SSTIC, trebuie condusă şi coordonată de persoane care deţin autorizaţie de acces la secretul de stat de forma corespunzătoare, cu pregătire de specialitate în domeniul sistemelor TIC şi al securităţii acestora, precum şi experienţă de cel puţin 2 ani în domeniu.
861. Protecţia SPAD şi RTD – SIC din componenţa sistemelor de armament şi de detecţie se defineşte în contextul general al sistemelor din care acestea fac parte şi se realizează prin aplicarea prevederilor prezentului Regulament.
863. Autorităţile publice sau alte persoane juridice deţinătoare de informaţii atribuite la secret de stat au obligaţia să stabilească şi să implementeze un ansamblu de măsuri de securitate a sistemelor SPAD şi RTD – SIC – fizice, de personal, administrative, de tip TEMPEST şi criptografic.
864. Măsurile de securitate destinate protecţiei SPAD şi RTD – SIC trebuie să asigure controlul accesului pentru prevenirea sau detectarea divulgării neautorizate a informaţiilor. În procesul de certificare va stabili dacă aceste măsuri sînt corespunzătoare.
865. Cerinţele de securitate specifice (CSS) se stabilesc într-un document încheiat între organul competent pentru protecţia secretului de stat şi SSTIC, ce cuprinde principii şi măsuri de securitate care trebuie să stea la baza procesului de certificare a SPAD sau RTD – SIC.
866. CSS se elaborează pentru fiecare SPAD şi RTD – SIC care stochează, procesează sau transmite informaţii atribuite la secret de stat. Acestea sînt stabilite de către SSTIC şi aprobate de către organul competent pentru protecţia secretului de stat.
867. CSS se formulează încă din faza de proiectare a SPAD sau RTD – SIC şi se dezvoltă pe tot ciclul de viaţă al sistemului.
868. CSS au la bază standardele naţionale de protecţie, parametrii esenţiali ai mediului operaţional, nivelul minim de autorizare a personalului, gradul de secretizare a informaţiilor gestionate şi modul de operare a sistemului care urmează să fie supus certificării.
869. SPAD şi RTD – SIC care stochează, procesează sau transmit informaţii atribuite la secret de stat vor fi certificate şi autorizate să opereze, pe anumite perioade de timp, în unul dintre următoarele moduri de operare:
1) specializat;
2) de nivel înalt;
3) multinivel.
870. În modul de operare specializat, toate persoanele cu drept de acces la SPAD sau la RTD trebuie să aibă autorizaţie de acces la secret de stat de forma corespunzătoare celui mai înalt grad de secretizare a informaţiilor stocate, procesate sau transmise prin aceste sisteme, iar necesitatea de a lucra cu informaţii atribuite la secret de stat pentru aceste persoane se stabileşte cu privire la toate informaţiile stocate, procesate sau transmise în cadrul SPAD sau RTD – SIC.
871. În acest mod de operare, principiul necesităţii de a lucra cu informaţii atribuite la secret de stat nu impune o separare a informaţiilor în cadrul SPAD sau RTD, ca mijloc de securitate a SIC. Celelalte măsuri de protecţie prevăzute trebuie să asigure îndeplinirea cerinţelor impuse de cel mai înalt grad de secretizare a informaţiilor stocate, procesate sau transmise în cadrul SPAD sau RTD.
872. În modul de operare de nivel înalt, toate persoanele cu drept de acces la SPAD sau la RTD – SIC trebuie să aibă autorizaţie de acces la secret de stat de forma corespunzătoare celui mai înalt grad de secretizare a informaţiilor stocate, procesate sau transmise în cadrul SPAD sau RTD – SIC, iar accesul la informaţii se face diferenţiat, conform principiului necesităţii de a lucra cu informaţii atribuite la secret de stat.
873. Pentru a asigura accesul diferenţiat la informaţii, conform principiului necesităţii de a lucra cu informaţii atribuite la secret de stat, se instituie facilităţi de securitate care să asigure un acces selectiv şi separarea informaţiilor în cadrul SPAD sau RTD – SIC. Celelalte măsuri de protecţie trebuie să satisfacă cerinţele pentru cel mai înalt grad de secretizare a informaţiilor stocate, procesate, transmise în cadrul SPAD sau RTD – SIC.
874. Toate informaţiile stocate, procesate sau vehiculate în cadrul unui SPAD sau RTD – SIC în acest mod de operare vor fi protejate ca informaţii, avînd cel mai înalt grad de secretizare care a fost constatat în mulţimea informaţiilor stocate, procesate sau vehiculate prin sistem.
875. În modul de operare multinivel, accesul la informaţiile atribuite la secret de stat se face diferenţiat, potrivit principiului necesităţii de a lucra cu informaţii atribuite la secret de stat, conform următoarelor reguli:
1) nu toate persoanele cu drept de acces la SPAD sau RTD – SIC au autorizaţie de acces de forma corespunzătoare celui mai înalt grad de secretizare a informaţiilor care sînt stocate, procesate sau transmise prin aceste sisteme;
2) nu toate persoanele cu acces la SPAD sau RTD – SIC au acces la toate informaţiile stocate, procesate sau transmise prin aceste sisteme, accesul acordîndu-se diferenţiat, conform principiului necesităţii de a lucra cu informaţii atribuite la secret de stat.
876. Aplicarea regulilor prevăzute în punctul 875 din prezentul Regulament impune instituirea unor facilităţi de securitate care să asigure un mod selectiv şi individual de acces la informaţiile atribuite la secret de stat din cadrul SPAD sau RTD –SIC.
877. Securitatea SPAD, a reţelei şi a obiectivului SIC se asigură prin funcţiile de administrator de securitate.
878. Administratorii de securitate sînt:
1) administratorul de securitate al SPAD;
2) administratorul de securitate al reţelei;
3) administratorul de securitate al obiectivului SIC.
879. Funcţiile de administratori de securitate trebuie să asigure îndeplinirea atribuţiilor SSTIC. Dacă este cazul, aceste funcţii pot fi cumulate de către un singur specialist.
880. SSTIC desemnează un administrator de securitate al SPAD responsabil de supervizarea dezvoltării, implementării şi administrării măsurilor de securitate dintr-un SPAD, inclusiv participarea la elaborarea procedurilor operaţionale de securitate.
881. La recomandarea organului competent pentru protecţia secretului de stat, SSTIC poate desemna structuri de administrare ale SPAD, care îndeplinesc aceleaşi atribuţii.
882. Administratorul de securitate al reţelei este desemnat de SSTIC pentru un SIC de mari dimensiuni sau în cazul interconectării mai multor SPAD şi îndeplineşte atribuţii privind managementul securităţii comunicaţiilor.
883. Administratorul de securitate al obiectivului SIC este desemnat de SSTIC sau de organul competent pentru protecţia secretului de stat şi răspunde de asigurarea implementării şi menţinerea măsurilor de securitate aplicabile obiectivului SIC respectiv.
884. Responsabilităţile unui administrator de securitate al obiectivului SIC pot fi îndeplinite de către Subdiviziunea de protecţie a autorităţii publice sau al altei persoane juridice, ca parte a atribuţiilor sale de serviciu.
885. Obiectivul SIC reprezintă un amplasament specific sau un grup de amplasamente în care funcţionează un SPAD şi/sau RTD. Responsabilităţile şi măsurile de securitate pentru fiecare zonă de amplasare a unui terminal/staţie de lucru care funcţionează la distanţă trebuie să fie clar determinate.
886. Toţi utilizatorii de SPAD sau RTD – SIC poartă responsabilitatea în ceea ce priveşte securitatea acestor sisteme raportate, în principal, la drepturile acordate şi sînt îndrumaţi de către administratorii de securitate.
887. Utilizatorii trebuie să deţină autorizaţie de acces la secretul de stat de forma corespunzătoare gradului de secretizare a informaţiilor stocate, procesate sau transmise în SPAD sau RTD – SIC. La acordarea dreptului de acces la informaţii, se stabileşte, individual, necesitatea de a lucra cu informaţiile atribuite la secret de stat.
888. Informarea utilizatorilor cu îndatoririle lor de securitate trebuie să asigure o eficacitate sporită a sistemului de securitate.
889. Vizitatorii trebuie să aibă autorizaţie de acces de gradul corespunzător şi să îndeplinească principiul necesităţii de a lucra cu informaţii atribuite la secret de stat. În situaţia în care accesul unui vizitator fără drept de acces este considerat necesar, vor fi luate măsuri de securitate suplimentare pentru ca acesta să nu poată avea acces la informaţiile atribuite la secret de stat.
891. Autorităţile publice sau alte persoane juridice deţinătoare de informaţii atribuite la secret de stat în format electronic au obligaţia să instituie măsuri speciale pentru instruirea şi supravegherea personalului, inclusiv a personalului de proiectare de sistem care are acces la SPAD şi RTD, în vederea prevenirii şi înlăturării vulnerabilităţilor faţă de accesarea neautorizată.
892. În proiectarea SPAD şi RTD – SIC trebuie să se aibă în vedere ca atribuirea sarcinilor şi responsabilităţilor personalului să se facă în aşa fel încît să nu existe o persoană care să aibă cunoştinţe sau acces la toate programele şi cheile de securitate – parole, mijloace de identificare personală.
893. Procedurile de lucru ale personalului din SPAD şi RTD – SIC trebuie să asigure separarea operaţiunilor de programare şi a celor de exploatare a sistemului sau reţelei. Nu se admite, cu excepţia unor situaţii speciale, ca personalul să facă atît programarea, cît şi operarea sistemelor sau reţelelor şi trebuie instituite proceduri speciale pentru depistarea acestor situaţii.
894. Pentru orice fel de modificare aplicată unui sistem SPAD sau RTD – SIC este obligatorie colaborarea a cel puţin două persoane – „regula celor doi”. Procedurile de securitate trebuie să stabilească explicit situaţiile în care „regula celor doi” trebuie aplicată.
895. Pentru a asigura implementarea corectă a măsurilor de securitate, personalul SPAD şi RTD – SIC şi personalul care răspunde de securitatea acestora trebuie să fie instruit şi informat astfel încît să-şi cunoască reciproc atribuţiile.
896. Zonele în care sînt amplasate SPAD şi/sau RTD – SIC şi cele cu terminale la distanţă, în care sînt prezentate, stocate, procesate sau transmise informaţii atribuite la secret de stat ori în care este posibil accesul potenţial la astfel de informaţii, se declară zone de securitate clasa I sau clasa a II-a ale obiectivului şi se supun măsurilor de protecţie fizică stabilite de prezentul Regulament.
897. În zonele în care sînt amplasate sisteme SPAD şi terminale la distanţă – staţii de lucru, unde se procesează şi/sau pot fi accesate informaţii atribuite la secret de stat, se aplică următoarele măsuri generale de securitate:
1) intrarea personalului (introducerea materialelor), precum şi plecarea în/din aceste zone sînt controlate prin mijloace bine stabilite;
2) zonele şi locurile în care securitatea SPAD sau RTD – SIC sau a terminalelor la distanţă poate fi modificată nu trebuie să fie niciodată ocupate de o singură persoană autorizată;
3) persoanelor care solicită acces temporar sau cu intermitenţe în aceste zone trebuie să li se autorizeze accesul, ca vizitatori. Vizitatorii vor fi însoţiţi permanent, pentru a avea garanţia că nu pot avea acces la informaţiile atribuite la secret de stat şi nici la echipamentele utilizate.
898. În funcţie de riscul de securitate şi de gradul de secretizare a informaţiilor stocate, procesate şi transmise, se impune cerinţa de aplicare a regulii de lucru cu două persoane şi în alte zone, care vor fi stabilite în stadiul iniţial al proiectului şi prezentate în cadrul CSS.
899. Cînd un SPAD este exploatat în mod autonom, deconectat în mod permanent de alte SPAD, ţinînd cont de condiţiile specifice, de alte măsuri de securitate, tehnice sau procedurale şi de rolul pe care îl are respectivul SPAD în funcţionarea de ansamblu a sistemului, organul competent pentru protecţia secretului de stat va stabili măsuri specifice de protecţie, adaptate la structura acestui SPAD, conform gradului de secretizare a informaţiilor gestionate.
900. Toate informaţiile şi materialele care privesc accesul la un SPAD sau RTD – SIC sînt controlate şi protejate prin reglementări corespunzătoare gradului cel mai înalt de secretizare şi specificului informaţiilor la care respectivul SPAD sau RTD – SIC permite accesul.
901. Cînd nu mai sînt utilizate, informaţiile şi materialele specificate în punctul 900 la prezentul Regulament trebuie să fie distruse, conform prevederilor prezentului Regulament.
902. Informaţiile atribuite la secret de stat în format electronic trebuie să fie controlate conform regulilor INFOSEC, înainte de a fi transmise din zonele SPAD şi RTD – SIC sau din cele cu terminale la distanţă.
903. Modul în care este prezentată informaţia în clar, chiar dacă se utilizează codul prescurtat de transmisie sau reprezentarea binară ori alte forme de transmitere la distanţă, nu trebuie să influenţeze gradul de secretizare acordat informaţiilor respective.
904. Cînd informaţiile sînt transferate între diverse SPAD sau RTD – SIC, ele trebuie să fie protejate atît în timpul transferului, cît şi la nivelul sistemelor informatice ale beneficiarului, corespunzător gradului de secretizare a informaţiilor transmise.
905. Toate mediile de stocare, purtătorii materiali ai informaţiilor se păstrează într-o modalitate care să corespundă celui mai înalt grad de secretizare a informaţiilor stocate.
906. Copierea informaţiilor atribuite la secret de stat, situate pe medii de stocare specifice TIC, se execută în conformitate cu prevederile din procedurile operaţionale de securitate.
907. Mediile reutilizabile de stocare a informaţiilor, folosite pentru înregistrarea informaţiilor atribuite la secret de stat, îşi menţin cel mai înalt grad de secretizare pentru care au fost utilizate anterior, pînă cînd respectivelor informaţii li se reduce gradul de secretizare sau sînt desecretizate, moment în care parafa de secretizare, aplicată mediilor sus-menţionate, se modifică în mod corespunzător sau aceste medii sînt distruse.
908. Evidenţa automată a accesului la informaţiile atribuite la secret de stat în format electronic se ţine în registrele de acces şi trebuie realizată necondiţionat prin software.
909. Registrele de acces se păstrează pe o perioadă stabilită de comun acord între organul competent pentru protecţia secretului de stat şi SSTIC.
910. Perioada minimă de păstrare a registrelor de acces la informaţiile secretizate cu parafa „Strict secret” este de 10 ani, iar a registrelor de acces la informaţiile avînd gradele de secretizare „Secret”, „Confidenţial” şi „Restricţionat” – de cel puţin 3 ani.
911. Mediile de stocare care conţin informaţii atribuite la secret de stat, utilizate în interiorul unei zone SPAD, pot fi manipulate ca material unic secret, cu condiţia ca materialul să fie identificat, marcat cu parafa sa de secretizare şi controlat în interiorul zonei SPAD, pînă la momentul în care este distrus sau transmis pentru păstrare.
912. Evidenţele acestora vor fi menţinute în cadrul zonei SPAD pînă în momentul în care vor fi supuse controlului sau distruse.
913. În cazul în care un mediu de stocare este generat într-un SPAD sau RTD – SIC, iar apoi este transmis într-o zonă cu terminal/staţie de lucru la distanţă, se stabilesc proceduri adecvate de securitate, aprobate de către organul competent pentru protecţia secretului de stat. Procedurile trebuie să cuprindă şi instrucţiuni specifice privind evidenţa informaţiilor în format electronic.
914. Toate mediile de stocare secrete se verifică periodic, cel puţin anual, corespunzător gradului de secretizare.
915. Controlul periodic al mediilor de stocare se efectuează de către o comisie specială creată în modul stabilit de capitolul III, secţiunea a 11-a din prezentul Regulament, care trebuie să verifice prezenţa fizică a mediilor de stocare, precum şi conţinutul acestora în vederea corespunderii gradului de secretizare atribuit anterior.
916. Informaţiile atribuite la secret de stat, înregistrate pe medii de stocare reutilizabile, se şterg doar în conformitate cu procedurile operaţionale de securitate.
917. Cînd un mediu de stocare urmează să iasă din uz, trebuie să fie desecretizat, suprimîndu-se orice marcaje de secretizare, ulterior putînd fi utilizat ca mediu de stocare nesecret. Dacă acesta nu poate fi desecretizat, trebuie distrus în modul stabilit de prezentul Regulament.
918. Sînt interzise desecretizarea şi reutilizarea mediilor de stocare care conţin informaţii avînd gradul de secretizare „Strict secret”, acestea putînd fi numai distruse.
919. Informaţiile atribuite la secret de stat în format electronic, stocate pe un mediu de unică folosinţă – cartele, benzi perforate, trebuie distruse.
921. Într-un SPAD - SIC trebuie să se dispună mijloace de interzicere a accesului la informaţiile atribuite la secret de stat de la toate terminalele/staţiile de lucru la distanţă, atunci cînd se solicită acest lucru, prin deconectare fizică sau prin proceduri software speciale, aprobate de organul competent pentru protecţia secretului de stat.
922. Instalarea iniţială a SPAD sau RTD – SIC sau orice modificare majoră adusă acestora vor fi executate de persoane autorizate, în condiţiile prezentului Regulament. Lucrările vor fi permanent supravegheate de personal tehnic calificat, care are drept de acces la secretul de stat de forma corespunzătoare celui mai înalt grad de secretizare a informaţiilor pe care respectivul SPAD sau RTD – SIC le va stoca, procesa sau transmite.
923. Toate echipamentele SPAD şi RTD-SIC vor fi instalate în conformitate cu reglementările specifice în vigoare, emise de către organul competent pentru protecţia secretului de stat şi standardele tehnice corespunzătoare.
924. Sistemele SPAD şi RTD-SIC, care stochează, procesează sau transmit informaţii secrete de stat, vor fi protejate corespunzător faţă de vulnerabilităţile de securitate cauzate de radiaţiile compromiţătoare – TEMPEST.
925. Procesarea informaţiilor se realizează în conformitate cu procedurile operaţionale de securitate, prevăzute de prezentul Regulament.
926. Transmiterea informaţiilor atribuite la secret de stat către instalaţii automate, a căror funcţionare nu necesită prezenţa unui operator uman, este interzisă, cu excepţia cazului în care se aplică reglementări speciale aprobate de organul competent pentru protecţia secretului de stat, iar acestea au fost specificate în procedurile operaţionale de securitate.
927. Procedurile operaţionale de securitate reprezintă descrierea implementării strategiei de securitate ce urmează să fie adoptată, a procedurilor operaţionale de urmat şi a responsabilităţilor personalului.
928. Procedurile operaţionale de securitate sînt elaborate de către SSTIC în colaborare cu organul competent pentru protecţia secretului de stat, precum şi cu alte autorităţi cu atribuţii în domeniu. Organul competent pentru protecţia secretului de stat va aproba procedurile de operare înainte de a autoriza stocarea, procesarea sau transmiterea informaţiilor secrete de stat prin SPAD – RTD – SIC.
929. SSTIC are obligaţia să efectueze controale periodice, prin care să stabilească dacă toate produsele software originale – sisteme de operare generale, subsisteme şi pachete soft, aflate în folosinţă, sînt protejate în condiţii corespunzătoare gradului de secretizare a informaţiilor pe care acestea trebuie să le proceseze. Protecţia aplicaţiilor software se stabileşte pe baza evaluării gradului de secretizare a acestora, ţinînd cont de gradul de secretizare a informaţiilor pe care urmează să le proceseze.
930. Este interzisă utilizarea de software necertificate de către organul competent pentru protecţia secretului de stat.
931. Conservarea exemplarelor originale, a copiilor – backup sau off-site, precum şi salvările periodice ale datelor obţinute prin procesare vor fi executate în conformitate cu prevederile procedurilor operaţionale de securitate.
932. Versiunile software care sînt în uz trebuie să fie verificate la intervale regulate, pentru a garanta integritatea şi funcţionarea lor corectă.
933. Versiunile noi sau modificate ale software-ului nu vor fi folosite pentru procesarea informaţiilor atribuite la secret de stat, pînă cînd procedurile de securitate ale acestora nu sînt testate şi aprobate conform CSS.
934. Un software care îmbunătăţeşte posibilităţile sistemului şi care nu are nici o procedură de securitate nu poate fi folosit înainte de a fi verificat de către SSTIC.
935. Verificarea prezenţei viruşilor şi software-ului nociv se face în conformitate cu cerinţele stabilite de către organul competent pentru protecţia secretului de stat.
936. Versiunile de software noi sau modificate – sisteme de operare, subsisteme, pachete de software şi aplicaţii de software, stocate pe diferite medii, care se introduc într-o autoritate publică sau altă persoană juridică, trebuie verificate obligatoriu pe sisteme de calcul izolate, în vederea depistării software-ului nociv sau a viruşilor de calculator, înainte de a fi folosite în SPAD sau RTD – SIC. Periodic se va proceda la verificarea software-ului instalat.
937. Verificările trebuie făcute mai frecvent dacă SPAD sau RTD – SIC sînt conectate la alt SPAD sau RTD – SIC sau la o reţea publică de comunicaţii.
938. În contractele de întreţinere a SPAD şi RTD – SIC care stochează, procesează sau transmit informaţii atribuite la secret de stat se vor specifica cerinţele care trebuie îndeplinite pentru ca personalul de întreţinere şi aparatura specifică a acestuia să poată fi introduse în zona de operare a sistemelor respective.
939. Personalul de întreţinere trebuie să deţină autorizaţie de acces la secret de stat de forma corespunzătoare gradului de secretizare a informaţiilor la care au acces.
940. Scoaterea echipamentelor sau a componentelor hardware din zona SPAD sau RTD – SIC se execută în conformitate cu prevederile procedurilor operaţionale de securitate.
941. Cerinţele menţionate în punctul 938 şi punctul 939 din prezentul Regulament trebuie stipulate în CSS, iar procedurile de desfăşurare a activităţii respective trebuie stabilite în procedurile operaţionale de securitate. Nu se acceptă tipurile de întreţinere care constau în aplicarea unor proceduri de diagnosticare ce implică accesul de la distanţă la sistem, decît în cazul în care activitatea respectivă se desfăşoară sub control strict şi numai cu aprobarea organului competent pentru protecţia secretului de stat.
942. Componentele sistemelor de securitate implementate în SPAD sau RTD – SIC trebuie certificate sau autorizate pe baza unei documentaţii tehnice amănunţite privind proiectarea, realizarea şi modul de distribuire al acestora.
943. SPAD sau RTD – SIC care stochează, procesează sau transmit informaţii atribuite la secret de stat sau componentele lor de bază – sisteme de operare de scop general, produse de limitare a funcţionării pentru realizarea securităţii şi produse pentru comunicare în reţea, se pot achiziţiona numai dacă au fost evaluate şi autorizate sau evaluate şi certificate de către organul competent pentru protecţia secretului de stat.
944. La închirierea unor componente hardware sau software, în special a unor medii de stocare, se va ţine cont că astfel de echipamente, odată utilizate în SPAD sau RTD - SIC ce procesează, stochează sau transmit informaţii atribuite la secret de stat, vor fi supuse măsurilor de protecţie reglementate prin prezentul Regulament. La secretizare, componentele respective nu vor putea fi scoase din zonele SPAD sau RTD – SIC decît după desecretizare.
945. Toate SPAD şi RTD – SIC, înainte de a fi utilizate pentru stocarea, procesarea sau transmiterea informaţiilor atribuite la secret de stat, trebuie certificate sau autorizate de către organul competent pentru protecţia secretului de stat, pe baza datelor stabilite în CSS, procedurilor operaţionale de securitate şi altor documentaţii relevante.
946. Subsistemele SPAD şi RTD – SIC şi staţiile de lucru cu acces la distanţă sau terminalele sînt certificate sau autorizate ca parte integrantă a sistemelor SPAD şi RTD – SIC la care sînt conectate.
947. În situaţiile referitoare la modul de operare de securitate multinivel, SPAD sau RTD – SIC, hardware-ul, firmware-ul şi software-ul, organul competent pentru protecţia secretului de stat stabileşte, în vederea evaluării şi certificării, criterii diferenţiate pentru fiecare grad de secretizare a informaţiilor vehiculate de SPAD sau RTD – SIC.
948. Cerinţele de evaluare şi certificare se includ în planificarea sistemului SPAD şi RTD – SIC şi sînt stipulate explicit în CSS, imediat după ce modul de operare de securitate a fost stabilit.
949. Evaluarea şi certificarea de securitate în modul de operare de securitate multinivel se impune:
1) pentru SPAD sau RTD – SIC care stochează, procesează sau transmite informaţii secretizate cu parafa „Strict secret”;
2) pentru SPAD sau RTD – SIC care stochează, procesează sau transmite informaţii secretizate cu parafa „Secret”, în cazurile în care:
a) SPAD sau RTD – SIC este interconectat cu un alt SPAD sau RTD – SIC, de exemplu, aparţinînd altui SSTIC;
b) SPAD sau RTD – SIC are un număr de utilizatori posibili care nu poate fi definit exact.
950. Procesele de evaluare şi certificare se efectuează de către experţi (specialişti cu pregătire tehnică adecvată), selecţionaţi de către organul competent pentru protecţia secretului de stat, care dispun de drept de acces la secret de stat de forma corespunzătoare.
951. În procesele de evaluare şi certificare se va stabili în ce măsură un SPAD sau RTD – SIC îndeplineşte condiţiile de securitate specificate prin CSS, avîndu-se în vedere că, după încheierea procesului de evaluare şi certificare, anumite secţiuni – paragrafe sau capitole, din CSS trebuie să fie modificate sau actualizate.
952. Procesele de evaluare şi certificare trebuie să înceapă din stadiul de definire a SPAD sau RTD – SIC şi să continue pe parcursul fazelor de dezvoltare.
953. Pentru toate SPAD şi RTD – SIC care stochează, procesează sau transmit informaţii atribuite la secret de stat, SSTIC stabileşte proceduri de control prin care să se poată stabili dacă schimbările intervenite în SIC sînt de natură a le compromite securitatea.
954. Modificările care implică o certificare repetată sau pentru care se solicită aprobarea anterioară a organului competent pentru protecţia secretului de stat trebuie să fie identificate cu claritate şi expuse în CSS.
955. După orice modificare, reparare sau eroare care ar fi putut afecta dispozitivele de securitate ale SPAD sau RTD – SIC, SSTIC trebuie să efectueze o verificare privind funcţionarea corectă a dispozitivelor de securitate.
956. Certificarea sau autorizarea SPAD sau RTD – SIC trebuie să corespundă nivelului de satisfacere a criteriilor de verificare.
957. Toate SPAD şi RTD – SIC care stochează, procesează sau transmit informaţii atribuite la secret de stat sînt inspectate şi reexaminate periodic de către organul competent pentru protecţia secretului de stat.
958. Pentru SPAD sau RTD – SIC care stochează, procesează sau transmit informaţii secretizate cu parafa „Strict secret”, inspecţia se va face cel puţin o dată pe an.
959. Microcalculatoarele sau calculatoarele personale care au discuri fixe sau alte medii nevolatile de stocare a informaţiei, ce operează autonom sau ca parte a unei reţele, precum şi calculatoarele portabile cu discuri fixe sînt considerate medii de stocare a informaţiilor, în acelaşi sens ca şi celelalte medii amovibile de stocare a informaţiilor.
960. În măsura în care microcalculatoarele sau calculatoarele personale stochează informaţii atribuite la secret de stat, acestea trebuie supuse cerinţelor prezentului Regulament.
961. Echipamentelor prevăzute în punctul 959 din prezentul Regulament trebuie să li se acorde gradul de protecţie pentru acces, manipulare, stocare şi transport, corespunzător celui mai înalt grad de secretizare a informaţiilor care au fost vreodată stocate sau procesate pe ele, pînă la trecerea la un alt grad de secretizare sau desecretizarea lor, în conformitate cu procedurile legale.
962. Este interzisă utilizarea mediilor de stocare amovibile, a software-ului şi a hardware-ului, aflate în proprietate privată, pentru stocarea, procesarea şi transmiterea informaţiilor secrete de stat.
963. Este interzisă introducerea mediilor de stocare amovibile, a software-ului şi hardware-ului, aflate în proprietate privată, în zonele în care se stochează, se procesează sau se transmit informaţii atribuite la secret de stat, fără aprobarea conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice.
964. Utilizarea într-un obiectiv a echipamentelor şi a software-ului contractanţilor pentru stocarea, procesarea sau transmiterea informaţiilor atribuite la secret de stat este permisă numai cu avizul SSTIC şi aprobarea conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice.
965. Utilizarea într-un obiectiv a echipamentelor şi software-ului puse la dispoziţie de către alte instituţii poate fi permisă numai cu avizul SSTIC. În acest caz, echipamentele sînt evidenţiate în inventarul autorităţii publice sau al altei persoane juridice.
967. Pentru participarea la încheierea şi derularea contractelor cu utilizarea informaţiilor atribuite la secret de stat, persoanele juridice trebuie să dispună de certificat de securitate pentru efectuarea lucrărilor cu utilizarea informaţiilor avînd un anumit grad de secretizare, iar cetăţenii – să dispună de drept de acces la informaţiile atribuite la secret de stat de forma corespunzătoare.
968. Clauzele şi procedurile de protecţie a informaţiilor atribuite la secret de stat, devenite sau care pot deveni cunoscute în procesul încheierii şi derulării contractelor în legătură cu efectuarea unor lucrări comune sau altor lucrări, vor fi stipulate în anexa de securitate a fiecărui contract, care presupune acces la astfel de informaţii.
969. Anexa de securitate se întocmeşte de beneficiar şi include toate măsurile, drepturile şi obligaţiile reciproce ale părţilor de asigurare a integrităţii şi protecţiei informaţiilor atribuite la secret de stat, atît în procesul derulării contractului, cît şi după încetarea acestuia.
970. Clauzele şi procedurile de protecţie vor fi supuse, periodic, inspecţiilor şi verificărilor de către organul competent pentru protecţia secretului de stat.
971. Beneficiarul este responsabil pentru secretizarea şi definirea tuturor componentelor acestuia, în conformitate cu normele în vigoare.
972. La secretizarea contractelor se vor aplica următoarele reguli generale:
1) în toate stadiile de planificare şi executare, gradul de secretizare a contractului se determină în funcţie de conţinutul informaţiilor utilizate;
2) secretizarea se aplică numai acelor părţi ale contractului care trebuie protejate;
3) dacă în derularea unui contract se folosesc informaţii din mai multe surse, cu grade de secretizare diferite, contractul va fi secretizat în funcţie de gradul cel mai înalt al informaţiilor, iar măsurile de protecţie vor fi stabilite în modul corespunzător;
4) desecretizarea sau modificarea gradului de secretizare a unei informaţii din cadrul contractului se aprobă de conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice care a aprobat secretizarea iniţială.
973. În cazul în care apare necesitatea protejării informaţiilor dintr-un contract care, anterior, nu a fost necesar a fi secretizat, beneficiarul are obligaţia declanşării procedurilor de secretizare şi protejare, conform reglementărilor în vigoare.
974. Contractantul poate ceda unui subcontractant realizarea unei părţi din contractul secretizat, doar cu acordul beneficiarului sau, dacă acest drept este prevăzut în contract, cu informarea obligatorie a beneficiarului. Subcontractantul trebuie să dispună de certificat de securitate.
975. Contractantul (executantul) şi subcontractanţii sînt obligaţi să implementeze şi să respecte toate măsurile de protecţie a informaţiilor atribuite la secret de stat puse la dispoziţie sau care au fost generate pe timpul derulării contractelor.
976. Transmiterea informaţiilor atribuite la secret de stat contractanţilor (executanţilor), în legătură cu efectuarea acestor lucrări, se face de către beneficiarul acestor lucrări, cu permisiunea autorităţii publice cu împuterniciri de dispoziţie asupra acestor informaţii şi numai în volumul necesar pentru efectuarea lucrărilor respective.
977. Toate informaţiile atribuite la secret de stat, necesare derulării contractelor, se transmit prin intermediul Subdiviziunilor de protecţie, în modul stabilit de prezentul Regulament.
978. În timpul efectuării lucrărilor comune, a altor lucrări şi a apariţiei, în legătură cu aceasta, a necesităţii de a utiliza informaţii atribuite la secret de stat, persoanele juridice, inclusiv cele cu capital privat, pot încheia cu alte persoane juridice, care dispun de certificat de securitate, contracte de folosire a serviciilor prestate de către subdiviziunile lor de protecţie, fapt ce se notifică în certificatul de securitate pentru efectuarea lucrărilor cu utilizarea informaţiilor atribuite la secret de stat.
979. Dacă în timpul derulării contractului, executantul încalcă obligaţiile de protecţie a secretului de stat, beneficiarul are dreptul să suspende executarea comenzii pînă la lichidarea încălcărilor, iar în cazul încălcărilor repetate – să solicite anularea comenzii şi a certificatului de securitate pentru efectuarea lucrărilor cu utilizarea informaţiilor atribuite la secret de stat şi tragerea la răspundere a persoanelor vinovate.
980. Prejudiciul material cauzat de către executant statului, în persoana beneficiarului, se repară conform legislaţiei.
1) conducătorii autorităţilor publice şi ai altor persoane juridice, precum şi de Subdiviziunile de protecţie ale acestora;
2) Serviciul de Informaţii şi Securitate.
982. Conducătorii autorităţilor publice şi ai altor persoane juridice, Subdiviziunile de protecţie ale acestora exercită controlul privind asigurarea protecţiei secretului de stat referitor la informaţiile deţinute de acestea sau de persoanele juridice din subordine, precum şi cu privire la informaţiile transmise antreprenorilor în legătură cu executarea comenzilor.
983. Controlul privind asigurarea protecţiei secretului de stat în aparatele Parlamentului, Preşedintelui Republicii Moldova şi Guvernului este organizat de către conducătorii acestor organe.
984. Serviciul de Informaţii şi Securitate este abilitat cu exercitarea controlului privind starea protecţiei secretului de stat în cadrul autorităţilor publice (control interdepartamental) şi în cadrul altor persoane juridice.
985. Controlul are ca scop:
1) evaluarea eficienţei măsurilor concrete de protecţie adoptate la nivelul deţinătorilor de informaţii atribuite la secret de stat, în conformitate cu Legea, cu prevederile prezentului Regulament şi ale altor norme în materie, precum şi cu programele de prevenire a scurgerii de informaţii atribuite la secret de stat;
2) identificarea neajunsurilor existente în sistemul de protecţie a informaţiilor atribuite la secret de stat, care ar putea conduce la divulgarea sau pierderea acestor informaţii, în vederea luării măsurilor de prevenire şi lichidare ce se impun;
3) constatarea cauzelor apariţiei acestor neajunsuri;
4) luarea măsurilor de remediere a deficienţelor şi elaborarea propunerilor de perfecţionare a cadrului organizatoric şi funcţional la nivelul autorităţii publice sau al altei persoane juridice controlate;
5) constatarea cazurilor de încălcare a normelor de protecţie a secretului de stat şi întreprinderea măsurilor necesare în vederea tragerii la răspundere a persoanelor vinovate de aceste încălcări.
986. Fiecare acţiune de control se încheie printr-un document de constatare, întocmit de persoana/persoanele care 1-au efectuat.
987. Concluziile formulate de către Serviciul de Informaţii şi Securitate în urma controlului sînt executorii pentru persoanele cu funcţii de răspundere ale autorităţilor publice sau ale altor persoane juridice controlate, acestea urmînd să adopte măsuri imediate de remediere a deficienţelor constatate.
988. În funcţie de obiectivele urmărite, controalele pot fi:
1) controale de fond (totale), care urmăresc verificarea întregului sistem organizatoric, structural şi funcţional de protecţie a informaţiilor atribuite la secret de stat;
2) controale tematice, care vizează anumite domenii ale activităţii de protecţie a informaţiilor atribuite la secret de stat;
3) controale în situaţii de urgenţă (operative), care au ca scop verificarea anumitor aspecte, stabilite ca urmare a identificării unui risc de securitate.
989. În funcţie de modul în care sînt stabilite şi organizate, controalele pot fi:
1) planificate;
2) inopinate.
990. Conducătorii autorităţilor publice sau ai altor persoane juridice care fac obiectul controlului au obligaţia să pună la dispoziţia reprezentanţilor Serviciului de Informaţii şi Securitate, care efectuează controlul, toate informaţiile solicitate privind modul de aplicare a măsurilor prevăzute de lege pentru protecţia secretului de stat.
991. Conducătorii autorităţilor publice sau ai altor persoane juridice deţinătoare de informaţii atribuite la secret de stat au obligaţia să organizeze, anual şi ori de cîte ori este nevoie, controale interne privind gestionarea acestora.
993. Totodată, în cazul încălcărilor menţionate în punctul 992 din prezentul Regulament se iau măsuri cu privire la organizarea unei investigaţii de serviciu pentru clarificarea circumstanţelor divulgării informaţiilor atribuite la secret de stat, pierderii documentelor, altor purtători materiali sau articolelor care conţin informaţii atribuite la secret de stat şi căutarea acestora. Măsurile necesare privind căutarea documentelor, altor purtători materiali de informaţii atribuite la secret de stat şi articolelor secrete, clarificarea circumstanţelor divulgării informaţiilor secrete şi depistarea persoanelor vinovate în cadrul autorităţilor publice sau altor persoane juridice se înfăptuiesc în comun cu Serviciul de Informaţii şi Securitate.
994. Pentru efectuarea investigaţiilor de serviciu, conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice, cel tîrziu a doua zi după descoperirea încălcării, instituie prin ordin o comisie formată din cel puţin 3 persoane competente şi imparţiale, inclusiv din cadrul Subdiviziunii de protecţie, care au acces de forma corespunzătoare gradului de secretizare a informaţiilor respective. În activitatea comisiei pot fi atraşi şi reprezentanţi ai autorităţilor publice sau altor persoane juridice ierarhic superioare.
995. Comisia care efectuează investigaţia de serviciu este obligată:
1) să stabilească circumstanţele divulgării informaţiilor atribuite la secret de stat, pierderii documentelor, altor purtători materiali sau articolelor care conţin asemenea informaţii (cum ar fi: timpul, locul, modul);
2) să caute documentul, alt purtător material de informaţii, articolul secret;
3) să stabilească persoanele care au comis încălcările respective;
4) să stabilească cauza şi condiţiile care au contribuit la divulgarea informaţiilor atribuite la secret de stat, pierderea, furtul documentelor, altor purtători materiali sau articolelor secrete şi să elaboreze recomandări pentru înlăturarea acestora.
996. Membrii comisiei care efectuează investigaţia de serviciu au dreptul:
1) să examineze încăperile autorităţii publice sau al altei persoane juridice, teritoriul adiacent, safeurile, dulapurile de metal, ambalajele, alţi suporţi speciali, mobilierul, valizele speciale, unde ar putea să se afle documentele, alţi purtători materiali de informaţii, articolele secrete pierdute;
2) să verifice, filă cu filă, documentaţia secretă şi registrele de evidenţă;
3) să chestioneze angajaţii autorităţii publice sau al altei persoane juridice care ar putea acorda un sprijin la elucidarea circumstanţelor cazului şi să obţină de la ei explicaţii (mărturii) în scris;
4) să atragă, cu permisiunea conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice respective, alţi angajaţi ai acesteia pentru organizarea unor măsuri de investigaţie aparte, cu asigurarea condiţiei de imparţialitate.
997. Investigaţia de serviciu trebuie să se efectueze în termen de cel mult o lună din ziua descoperirii faptului încălcării. În acest termen, conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice trebuie să soluţioneze, în modul stabilit, chestiunea privind tragerea la răspundere a persoanelor vinovate.
998. În cazul în care faptele săvîrşite constituie infracţiuni, autoritatea publică sau altă persoană juridică are obligaţia de a sesiza organele de urmărire penală şi de a pune la dispoziţia acestora datele şi materialele necesare probării acestora.
999. În cazul în care documentele, alţi purtători materiali sau articolele secrete pierdute nu au fost descoperite şi toate măsurile posibile de căutare s-au epuizat, au fost clarificate circumstanţele pierderii lor şi identificării persoanelor vinovate de aceasta, căutarea poate fi încetată. În legătură cu încetarea căutării se întocmeşte o concluzie motivată, care se aprobă de conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice şi, după caz, de către conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice ierarhic superioare.
1000. Rezultatele tuturor acţiunilor (măsurilor) întreprinse în procesul investigaţiei de serviciu se documentează.
1001. La finalizarea investigaţiei de serviciu, comisia este obligată să prezinte spre examinare conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice următoarele documente:
1) concluzia cu privire la rezultatele investigaţiei de serviciu;
2) explicaţiile scrise ale persoanelor chestionate de către membrii comisiei;
3) procesele-verbale privind verificarea documentelor, articolelor, încăperilor, safeurilor, altor suporţi speciali, mobilierului, valizelor speciale;
4) alte documente care se referă la investigaţia de serviciu.
1002. În procesul investigaţiei de serviciu comisia va determina inclusiv gradul de secretizare a informaţiilor divulgate, documentelor, altor purtători materiali de informaţii sau articolelor pierdute.
1003. Rezultatele activităţii cu privire la aprecierea gradului de secretizare a informaţiilor divulgate sau pierdute se reflectă, în termen de cel mult 10 zile de la data instituirii comisiei, într-o concluzie care se prezintă spre aprobare conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice.
1004. Dacă comisia stabileşte că gradul de secretizare a informaţiilor divulgate sau pierdute nu corespunde conţinutului acestora, atunci concluzia comisiei se aprobă de către conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice ierarhic superioare.
1005. Gradul se secretizare a informaţiilor divulgate sau pierdute, primite de la alte autorităţi publice sau persoane juridice se apreciază de către comisia formată din specialişti ai autorităţilor publice sau persoanelor juridice respective sau de către comisia instituţiei ierarhic superioare.
1006. Concluzia comisiei privind aprecierea gradului de secretizare a informaţiilor divulgate sau pierdute, cu anexarea, în caz de necesitate, a copiilor materialelor investigaţiei de serviciu se prezintă Subdiviziunii de protecţie, conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice, conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice ierarhic superioare, Serviciului de Informaţii şi Securitate.
1007. Un exemplar al concluziei şi materialele investigaţiei de serviciu se păstrează în Subdiviziunea de protecţie a autorităţii publice sau a altei persoane juridice.
1008. Subdiviziunea de protecţie are obligaţia de a ţine evidenţa cazurilor de încălcare a reglementărilor cu privire la secretul de stat, a documentelor de investigaţie şi a măsurilor luate în acest sens. Documentele menţionate se păstrează timp de cinci ani.
forma nr.1
forma nr.2
forma nr.3
forma nr.4
forma nr.5
forma nr.6
forma nr.7
forma nr.8
forma nr.9
forma nr.10
forma nr.11
forma nr.12
forma nr.13
forma nr.14
forma nr.15
forma nr.16
forma nr.17
forma nr.18
forma nr.19
forma nr.20
forma nr.21
forma nr.22
forma nr.23
forma nr.24
forma nr.25
forma nr.26
forma nr.27
forma nr.28
forma nr.29
forma nr.30
forma nr.31
forma nr.32
forma nr.33
forma nr.34
forma nr.35
forma nr.36
forma nr.37
forma nr.38
forma nr.39
forma nr.40
forma nr.41
forma nr.42
forma nr.43
forma nr.44
forma nr.45
forma nr.46
forma nr.47
forma nr.48
forma nr.49
forma nr.50
forma nr.51
forma nr.52
forma nr.53
forma nr.54
forma nr.55
forma nr.56
forma nr.57
forma nr.58
forma nr.59
forma nr.60
forma nr.61
forma nr.62
forma nr.63
forma nr.64
forma nr.65
forma nr.66
forma nr.67
forma nr.68
forma nr.69
forma nr.70
forma nr.71
forma nr.72
forma nr.73
forma nr.74
forma nr.75
HG886 din 22.10.14, MO325-332/31.10.14 art.954
În temeiul Legii nr. 245-XVI din 27 noiembrie 2008 cu privire la secretul de stat (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2009, nr.45-46, art.123), cu modificările ulterioare, Guvernul HOTĂRĂŞTE:
1. Se aprobă Regulamentul cu privire la asigurarea regimului secret în cadrul autorităţilor publice şi al altor persoane juridice (se anexează).
2. În vederea implementării regulamentului nominalizat, autorităţile publice şi alte persoane juridice, care utilizează informaţii atribuite secret de stat, în termen de 3 luni din la data intrării în vigoare a acestuia, vor elabora şi vor aproba normele proprii cu privire la asigurarea regimului secret şi vor întreprinde măsurile necesare pentru realizarea prezentei hotărîri.
3. Cetăţenilor care, la momentul intrării în vigoare a prezentei hotărîri, dispun de dreptul de acces la secretul de stat şi al căror acces a fost coordonat cu Serviciul de Informaţii şi Securitate al Republicii Moldova, li se va menţine acest drept pînă la expirarea termenelor stabilite de art. 24 alin. (2) lit. b) şi alin. (3) din Legea nr. 245-XVI din 27 noiembrie 2008 cu privire la secretul de stat, pentru forma 1 şi, respectiv, forma 2 de acces la secret de stat.
4. Cetăţenii care, la momentul intrării în vigoare a prezentei hotărîri, dispun de dreptul de acces la secret de stat, însă accesul acestora nu a fost coordonat cu Serviciul de Informaţii şi Securitate al Republicii Moldova, vor fi supuşi măsurilor de verificare în termen de 5 ani din data intrării în vigoare a prezentei hotărîri.
5. Autorităţile publice şi alte persoane juridice vor asigura verificarea persoanelor prevăzute în pct.4 din prezenta hotărîre, conform unui plan coordonat cu Serviciul de Informaţii şi Securitate al Republicii Moldova.
6. Se abrogă Hotărîrea Guvernului nr. 638 din 18 septembrie 1995 „Pentru aprobarea Regulamentului cu privire la asigurarea regimului secret în organele puterii legislative, executive, juridice, organele administraţiei publice locale, întreprinderile, instituţiile şi organizaţiile Republicii Moldova”.
PRIM-MINISTRU Vladimir FILAT
Contrasemnează:
Ministrul de stat Victor Bodiu
Nr. 1176. Chişinău, 22 decembrie 2010.
Aprobat
prin Hotărîrea Guvernului nr. 1176
din 22 decembrie 2010
prin Hotărîrea Guvernului nr. 1176
din 22 decembrie 2010
REGULAMENT
cu privire la asigurarea regimului secret în cadrul
autorităţilor publice şi al altor persoane juridice
Capitolul I
DISPOZIŢII GENERALE PRIVIND
ASIGURAREA REGIMULUI SECRET
Secţiunea 1
Consideraţii generale
1. Prezentul Regulament stabileşte modalitatea de asigurare a regimului secret în cadrul autorităţilor publice şi al altor persoane juridice.cu privire la asigurarea regimului secret în cadrul
autorităţilor publice şi al altor persoane juridice
Capitolul I
DISPOZIŢII GENERALE PRIVIND
ASIGURAREA REGIMULUI SECRET
Secţiunea 1
Consideraţii generale
2. Regimul secret reprezintă ansamblul de măsuri organizatorico-juridice, care fac parte din sistemul naţional de protecţie a secretului de stat, privind metodele şi mijloacele utilizate de protejare a informaţiilor şi a purtătorilor materiali de informaţii atribuite la secret de stat, precum şi acţiunile întreprinse în acest domeniu, care se referă inclusiv la:
1) secretizarea şi desecretizarea informaţiilor;
2) cerinţele înaintate faţă de autorităţile publice, alte persoane juridice şi personalul acestora cu privire la protecţia secretului de stat;
3) modul de acces la secretul de stat;
4) întocmirea, evidenţa, păstrarea, procesarea, multiplicarea, utilizarea, transmiterea, distrugerea informaţiilor atribuite la secret de stat;
5) protecţia secretului de stat prin măsuri de ordin juridic şi de ordin procedural, măsuri de protecţie fizică, de protecţie a sistemelor informaţionale, de telecomunicaţii, precum şi a personalului;
6) exercitarea controlului asupra măsurilor referitoare la protecţia secretului de stat.
3. În sensul prezentului Regulament se definesc următoarele noţiuni:
autorizaţie de acces la secret de stat – document prin care se confirmă că persoana fizică, titular al acesteia, poate avea acces la secret de stat de un anumit grad de secretizare;
articole secrete – complexele, sistemele şi articolele de înarmare şi tehnică militară, precum şi anumite instalaţii, agregate, blocuri, reţele, dispozitive, materiale, produse chimice, aparataj, utilaj, machete de produse şi altele asemenea, care fac parte din categoria informaţiilor atribuite la secret de stat;
secretizarea informaţiei – încadrarea informaţiei la un anumit grad de secretizare;
desecretizarea informaţiei – scoaterea informaţiei secretizate de sub incidenţa reglementărilor privind secretul de stat şi suprimarea parafei de secretizare aplicată pe purtătorul material de asemenea informaţie;
certificat de securitate – document prin care se confirmă dreptul persoanelor juridice, cu excepţia autorităţilor publice, de a desfăşura o activitate ce ţine de utilizarea informaţiilor atribuite la secret de stat, crearea mijloacelor de protejare a informaţiei, realizarea măsurilor şi/sau prestarea serviciilor de protecţie a secretului de stat;
zonă de securitate – perimetru delimitat şi special amenajat unde sînt gestionate informaţiile atribuite la secret de stat.
4. Măsurile de protecţie a informaţiilor atribuite la secret de stat trebuie stabilite în raport cu:
1) gradul de secretizare a informaţiilor;
2) volumul şi purtătorii materiali ai informaţiilor;
3) modul de acordare a dreptului de acces la secret de stat;
4) calitatea, funcţia şi numărul persoanelor care au sau pot avea acces la secret de stat;
5) ameninţările, riscurile şi vulnerabilităţile ce pot avea consecinţe asupra informaţiilor atribuite la secret de stat.
Secţiunea a 2-a
Reguli generale privind secretizarea şi
desecretizarea informaţiilor
5. Informaţiile din domeniul apărării naţionale, economiei, ştiinţei şi tehnicii, relaţiilor externe, securităţii statului, asigurării ordinii de drept şi activităţii autorităţilor publice sînt secretizate, ţinînd cont de importanţa pe care o au pentru interesele şi/sau securitatea Republicii Moldova şi de consecinţele ce s-ar produce ca urmare a pierderii sau divulgării lor neautorizate.Reguli generale privind secretizarea şi
desecretizarea informaţiilor
6. În funcţie de gravitatea prejudiciilor ce pot fi cauzate intereselor şi/sau securităţii Republicii Moldova în cazul divulgării sau pierderii acestor informaţii, Legea nr. 245-XVI din 27 noiembrie 2008 cu privire la secretul de stat (în continuare – Legea) stabileşte 4 grade de secretizare a informaţiilor atribuite la secret de stat şi, respectiv, parafele de secretizare pentru purtătorii materiali de asemenea informaţii:
1) „Strict secret” – grad de secretizare atribuit informaţiilor a căror divulgare neautorizată poate aduce prejudicii deosebit de grave intereselor şi/sau securităţii Republicii Moldova;
2) „Secret” – grad de secretizare atribuit informaţiilor a căror divulgare neautorizată poate dăuna grav intereselor şi/sau securităţii Republicii Moldova;
3) „Confidenţial” – grad de secretizare atribuit informaţiilor a căror divulgare neautorizată poate dăuna intereselor şi/sau securităţii Republicii Moldova;
4) „Restricţionat” – grad de secretizare atribuit informaţiilor a căror divulgare neautorizată poate fi în dezavantajul intereselor şi/sau securităţii Republicii Moldova sau poate conduce la divulgarea unei informaţii secretizate cu parafa „Strict secret”, „Secret” sau „Confidenţial”.
7. În corespundere cu gradele de secretizare a informaţiilor atribuite la secret de stat, sînt stabilite următoarele termene de secretizare a informaţiilor, care încep din ziua în care pe purtătorul material de informaţii atribuite la secret de stat a fost aplicată parafa de secretizare:
1) „Strict secret” – pînă la 25 de ani;
2) „Secret” – pînă la 15 ani;
3) „Confidenţial” – pînă la 10 ani;
4) „Restricţionat” – pînă la 5 ani.
8. Termenul de secretizare a informaţiilor despre persoanele care colaborează sau au colaborat confidenţial cu organele ce desfăşoară activitate de informaţii, de contrainformaţii şi operativă de investigaţii este nelimitat, indiferent de gradul de secretizare.
9. Termenul de secretizare a datelor despre identitatea şi calitatea ofiţerului de informaţii este de 50 de ani din data eliberării din serviciu a ofiţerului, dar nu mai puţin de 25 de ani din data decesului acestuia. Termenul poate fi prelungit pe perioade consecutive a cîte 10 ani, la decizia directorului Serviciului de Informaţii şi Securitate, în cazul în care desecretizarea datelor contravine intereselor asigurării securităţii naţionale şi/sau a drepturilor şi intereselor legitime ale urmaşilor ofiţerului de informaţii.
10. Termenele de secretizare pot fi prelungite în anumite situaţii excepţionale de către Comisia interdepartamentală pentru protecţia secretului de stat, în baza unei motivaţii temeinice, la solicitarea conducătorilor autorităţilor publice învestite cu împuterniciri de dispoziţie asupra informaţiilor atribuite la secret de stat sau, după caz, din oficiu.
11. Drept temei pentru secretizarea informaţiilor, elaborate/primite în cadrul activităţii de administrare, de producţie, ştiinţifice şi de altă natură a autorităţilor publice şi altor persoane juridice şi aplicarea parafei de secretizare pe purtătorii lor materiali, este corespunderea cu:
1) prevederile articolelor 7 şi 8 din Lege;
2) Nomenclatorul informaţiilor atribuite la secret de stat;
3) nomenclatoarele departamentale de informaţii care urmează a fi secretizate.
12. Categoriile informaţiilor atribuite la secret de stat se stabilesc conform Nomenclatorului informaţiilor atribuite la secret de stat.
13. În scopul concretizării şi sistematizării informaţiilor în domeniile lor de activitate, autorităţile publice învestite cu împuterniciri de dispoziţie asupra acestor informaţii, elaborează, în baza şi în limitele Nomenclatorului informaţiilor atribuite la secret de stat, nomenclatoare departamentale detaliate de informaţii, care urmează a fi secretizate. După caz, pot fi elaborate şi nomenclatoare interdepartamentale detaliate de informaţii, care urmează a fi secretizate şi care trebuie să corespundă Nomenclatorului informaţiilor atribuite la secret de stat.
14. Pentru elaborarea nomenclatoarelor departamentale detaliate de informaţii care urmează a fi secretizate, în cadrul autorităţilor publice învestite cu împuterniciri de dispoziţie asupra acestora se instituie comisii în componenţa cărora se includ, în mod obligatoriu, şi reprezentanţi ai subdiviziunilor interioare de protecţie a informaţiilor atribuite la secret de stat. În vederea elaborării nomenclatoarelor interdepartamentale detaliate de informaţii care urmează a fi secretizate, se instituie comisii interdepartamentale, în componenţa cărora se includ, în mod obligatoriu, şi reprezentanţi ai subdiviziunilor interioare de protecţie a informaţiilor atribuite la secret de stat din cadrul fiecărei autorităţi publice implicate.
15. În nomenclatorul departamental detaliat de informaţii, care urmează a fi secretizate, trebuie să fie prevăzute categoriile informaţiilor, iar, în caz de necesitate, şi informaţiile aparte privind aspectele de activitate ale autorităţii publice. Gradul de secretizare a acestor informaţii se stabileşte în mod diferenţiat, ţinîndu-se cont de gravitatea prejudiciilor ce pot fi cauzate intereselor şi/sau securităţii Republicii Moldova în cazul divulgării sau pierderii acestor informaţii.
16. Nomenclatoarele departamentale/interdepartamentale detaliate de informaţii, care urmează a fi secretizate, se aprobă de conducătorul autorităţii/conducătorii autorităţilor publice respective şi conţin informaţii cu împuternicirile de dispoziţie asupra cărora sînt învestite autorităţile publice în cauză, stabilesc gradele şi termenele lor de secretizare.
17. Conţinutul nomenclatoarelor departamentale/interdepartamentale detaliate de informaţii, care urmează a fi secretizate, nu sînt date publicităţii. Ele urmează să fie aduse la cunoştinţa structurilor de subordonare departamentală, precum şi a persoanelor juridice care efectuează lucrări cu utilizarea informaţiilor atribuite la secret de stat, în partea ce se referă la activitatea acestora, pentru a putea fi utilizate la secretizarea informaţiilor. De asemenea, persoanele juridice care efectuează lucrări cu utilizarea informaţiilor atribuite la secret de stat, în coordonare cu beneficiarul acestor lucrări, pot elabora nomenclatoare detaliate separate de informaţii care urmează a fi secretizate.
18. Secretizarea informaţiei se efectuează prin încadrarea acesteia la un anumit grad de secretizare, potrivit nomenclatorului departamental/ interdepartamental detaliat de informaţii, care urmează a fi secretizate, şi, respectiv, asigurarea aplicării parafei de secretizare, conform gradului de secretizare.
19. Decizia cu privire la secretizarea informaţiei se adoptă de către persoana cu funcţii de răspundere care semnează documentul, la propunerea executantului, şi se manifestă prin aplicarea semnăturii pe suportul material de informaţii.
20. Secretizarea documentelor care se semnează de către conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice se efectuează la propunerea şefilor subdiviziunilor interioare care au întocmit documentul.
21. Secretizarea documentelor care se semnează de către şefii subdiviziunilor interioare se efectuează la propunerea executanţilor.
22. Aplicarea parafei de secretizare pe document se asigură de către persoana care-l întocmeşte.
23. Gradul de secretizare a informaţiei se determină în conformitate cu Nomenclatorul informaţiilor atribuite la secret de stat şi nomenclatoarele departamentale/interdepartamentale detaliate de informaţii care urmează a fi secretizate, iar în cazuri aparte – conform părţii care se referă la lucrările ce urmează a fi efectuate în baza acestor nomenclatoare.
24. Gradul de secretizare a informaţiilor ce se conţin în document se determină de executant şi persoana care semnează sau aprobă documentul.
25. Gradul de secretizare a informaţiilor privind efectuarea unor lucrări în comun şi a altor lucrări se determină de către beneficiarul acestor lucrări în comun cu executantul lucrărilor.
26. Gradul de secretizare a informaţiilor ce se conţin în tezele de licenţă, masterat, doctorat, alte lucrări cu tematică secretă, se determină de către executant şi conducătorul lui ştiinţific.
27. Gradul de secretizare a informaţiilor ce se conţin în cererea de înregistrare a dreptului de proprietate intelectuală se determină de către autor (coautori) şi conducătorul autorităţii publice învestite cu împuterniciri de dispoziţie asupra informaţiilor atribuite la secret de stat, care prezintă cererea.
28. Documentul elaborat pe baza prelucrării informaţiilor cu grade de secretizare diferite va fi secretizat conform noului conţinut, care poate fi superior originalelor.
29. Documentul rezultat din cumularea neprelucrată a unor extrase provenite din informaţii secretizate va primi gradul de secretizare corespunzător conţinutului extrasului cu cel mai înalt nivel de secretizare.
30. Rezumatele, traducerile şi extrasele din documentele secretizate primesc gradul de secretizare corespunzător conţinutului.
31. Dacă unele părţi ale unui document (spre exemplu, pagini, paragrafe, secţiuni, anexe) conţin informaţii ce se atribuie la diferite grade de secretizare, pe acestea se vor aplica parafele corespunzătoare gradului de secretizare respectiv. În acest caz, gradul de secretizare atribuit documentului integral va fi cel al părţii cu cel mai înalt grad de secretizare.
32. Scrisorile sau notele care însoţesc documentele anexate poartă nivelul de secretizare cel mai înalt care a fost atribuit acestora din urmă. Autoritatea emitentă indică în mod clar gradul de secretizare în cazul în care sînt separate de anexele lor.
33. Parafa de secretizare reflectă gradul superior de secretizare a informaţiilor ce se conţin în lucrări, documente, articole şi se marchează prin una din inscripţiile: „Strict secret”, „Secret”, „Confidenţial” sau „Restricţionat”.
34. Parafa de secretizare a lucrării, etapelor şi părţilor ei componente se indică de către beneficiarul acestora în sarcina (planul) de executare a lucrării.
35. Cînd se aplică parafa „Strict secret”, se indică, sub linie, punctul din nomenclatorul departamental/interdepartamental detaliat de informaţii care urmează a fi secretizate, în baza căruia se determină parafa.
36. Parafa de secretizare a articolului şi a fiecărei părţi componente a acestuia se indică, de către cel care elaborează sau fabrică, în documentaţia cu privire la articol (spre exemplu, condiţiile tehnice, instrucţiunile privind exploatarea, paşaportul tehnic).
37. Secretizarea informaţiilor care nu corespund criteriilor stabilite în punctul 11 din prezentul Regulament şi, respectiv, aplicarea parafei de secretizare cu privire la aceste informaţii nu se admite.
38. În cazul în care persoanele cu funcţii de răspundere din cadrul autorităţilor publice şi altor persoane juridice consideră că divulgarea anumitor informaţii este de natură să aducă atingere intereselor şi/sau securităţii Republicii Moldova, dar nu pot fi identificate cu cele incluse în nomenclatorul respectiv, vor asigura secretizarea preliminară a acestora, prin aplicarea parafei, conform gradului de secretizare apreciat.
39. Dacă informaţia care nu este prevăzută în nomenclatorul departamental/interdepartamental detaliat de informaţii care urmează a fi secretizate dezvăluie informaţiile ce se conţin în acest nomenclator, atunci acestea trebuie să aibă acelaşi grad de secretizare, care este menţionat în punctele respective ale nomenclatorului.
40. Persoanele responsabile, în termen de o lună de la secretizarea preliminară a informaţiilor, sînt obligate să prezinte persoanei cu funcţie de răspundere, care a aprobat nomenclatorul respectiv, propuneri de completare/modificare a acestuia, însoţite de o motivaţie temeinică. Pînă la adoptarea unei decizii definitive, caracterul secret al acestor informaţii va fi asigurat în conformitate cu cerinţele prezentului Regulament.
41. După aprecierea informaţiilor secretizate preliminar în conformitate cu prevederile articolului 12 alineatul (3) din Lege, conducătorii autorităţilor publice şi ai altor persoane juridice, care au aprobat nomenclatorul respectiv, vor lua o decizie argumentată, în formă scrisă, cu privire la completarea/modificarea nomenclatorului în vigoare sau scoaterea parafei de secretizare atribuite preliminar.
42. Propunerile de modificare şi/sau completare a Nomenclatorului informaţiilor atribuite la secret de stat, însoţite de motivaţia temeinică, se înaintează Guvernului.
43. Conducătorii autorităţilor publice, învestite cu împuterniciri de dispoziţie asupra informaţiilor atribuite la secret de stat, vor dispune verificarea periodică, dar nu mai rar decît o dată la 5 ani, de regulă, după revizuirea conţinutului nomenclatoarelor departamentale/interdepartamentale detaliate de informaţii care urmează a fi secretizate, a tuturor informaţiilor secrete de stat cărora le-au fost atribuite grade de secretizare, prilej cu care, dacă este necesar, vor fi reevaluate gradele, respectiv, parafele, precum şi termenele de secretizare a acestora. Dacă este posibil, autoritatea emitentă indică pe documentul secretizat data sau termenul începînd cu care informaţiile pe care acesta le cuprinde li se va putea reduce gradul de secretizare sau vor putea fi desecretizate.
44. La finisarea lucrărilor efectuate în comun şi a altor lucrări, integral sau etapizat, beneficiarul acestora în comun cu executantul vor examina chestiunea cu privire la păstrarea sau modificarea gradului de secretizare a informaţiilor stabilit anterior şi, în caz de necesitate, vor opera modificări şi completări la capitolul respectiv al sarcinii în vederea executării lucrărilor.
45. Modificarea gradului de secretizare a informaţiilor implică, în mod obligatoriu, modificarea parafei de secretizare pe purtătorii materiali şi/sau în documentaţia de însoţire a acestora.
46. Modificarea parafei de secretizare se efectuează în conformitate cu prevederile articolului 15 din Lege.
47. În termen de 6 luni de la data stabilită de reducere a gradului de secretizare categoriilor de informaţii prevăzute în Nomenclatorul informaţiilor atribuite la secret de stat şi în nomenclatoarele departamentale de informaţii care urmează a fi secretizate, autorităţile publice sau alte persoane juridice, în temeiul deciziei conducătorilor autorităţilor publice cu împuterniciri de dispoziţie asupra acestor informaţii, vor asigura modificarea parafei de secretizare a purtătorilor materiali de informaţii atribuite la secret de stat.
48. În toate celelalte cazuri, modificarea parafei de secretizare a purtătorilor materiali de informaţii atribuite la secret de stat se efectuează, în temeiul deciziei persoanei cu funcţie de răspundere care a secretizat informaţia sau a succesorului ei de drept, în termen de 3 luni de la data stabilită de reducere a gradului de secretizare a informaţiilor conţinute de ele.
49. Modificarea parafei de secretizare în cazul majorării gradului de secretizare a informaţiilor se face imediat, în temeiul deciziei scrise a persoanei cu funcţie de răspundere care a secretizat informaţia sau a succesorului ei de drept.
50. Decizia cu privire la modificarea parafei de secretizare urmează să fie argumentată şi se emite în formă scrisă.
51. Persoana cu funcţii de răspundere care a secretizat informaţia sau succesorul ei de drept, în cel mai restrîns termen, informează despre decizia cu privire la modificarea parafei de secretizare autorităţile sau persoanele juridice cărora le-a fost expediat documentul, iar acestea, la rîndul lor, au responsabilitatea de a informa destinatarii succesivi cărora le-au transmis originalul documentului sau o copie a acestuia. În baza deciziei menţionate, autorităţile sau persoanele juridice destinatare efectuează modificarea respectivă a parafei de secretizare a documentului.
52. În cazul în care propunerea cu privire la secretizarea sau modificarea parafei de secretizare a fost înaintată de către autoritatea publică sau persoana juridică care a primit documentul, expeditorul va informa destinatarul documentului despre decizia luată, indiferent de caracterul acesteia.
53. Privitor la modificarea parafei de secretizare a documentelor şi articolelor se efectuează înscrieri în registrele de evidenţă respective, în fişe, pe documente, în documentaţia tehnică (de însoţire) a articolelor. Data şi noul grad de secretizare vor fi indicate pe document deasupra sau sub vechea inscripţie, care va fi anulată prin trasarea unei linii oblice.
54. Informaţiile secrete de stat se desecretizează de către persoanele cu funcţii de răspundere cu împuterniciri de secretizare a informaţiilor respective dacă:
1) termenul de secretizare a expirat;
2) s-au schimbat circumstanţele obiective şi, drept urmare, protecţia în continuare a anumitor informaţii atribuite la secret de stat devine inoportună;
3) au fost operate modificări în articolele 7 şi 8 din Lege, în Nomenclatorul informaţiilor atribuite la secret de stat sau în nomenclatoarele departamentale/interdepartamentale detaliate de informaţii care urmează a fi secretizate şi, drept urmare, protecţia în continuare a anumitor informaţii atribuite la secret de stat devine inoportună;
4) există o decizie privind recunoaşterea secretizării informaţiilor drept neîntemeiată.
55. Persoanele cu funcţii de răspundere care au emis documente secrete vor evalua periodic necesitatea de desecretizare sau de micşorare a gradului de secretizare acordat anterior acestora. Ori de cîte ori este posibil, emitentul unui document secretizat trebuie să precizeze dacă acesta poate fi desecretizat ori trecut la un grad inferior de secretizare, la o anumită dată sau la producerea unui anumit eveniment.
56. În scopul evaluării necesităţii de desecretizare sau de micşorare a gradului de secretizare acordat informaţiilor, pot fi create comisii speciale în componenţa cărora va fi inclusă, în mod obligatoriu, o persoană din cadrul Subdiviziunii de protecţie a informaţiilor atribuite la secret de stat, care dispune de forma de acces corespunzătoare gradului de secretizare a acestor informaţii.
57. Decizia cu privire la desecretizarea informaţiilor se adoptă de către persoanele cu funcţii de răspundere cu împuterniciri de secretizare a informaţiilor respective. Această decizie se emite în formă scrisă şi urmează să fie argumentată.
58. Comisia interdepartamentală pentru protecţia secretului de stat, precum şi conducătorii autorităţilor publice şi ai altor persoane juridice sînt împuterniciţi de a desecretiza informaţiile care au fost secretizate neîntemeiat de către persoanele cu funcţii de răspundere din subordine.
59. În cazul păstrării informaţiilor atribuite la secret de stat în fondurile închise ale arhivelor, purtătorii materiali ai acestora se vor desecretiza de către conducătorii arhivelor de stat, cu condiţia că organizaţia întemeietoare a fondului sau succesorul ei de drepturi le deleagă astfel de împuterniciri. În caz de lichidare a organizaţiei întemeietoare a fondului şi de lipsă a succesorului ei de drepturi, chestiunea privind desecretizarea purtătorilor materiali de informaţii atribuite la secret de stat este examinată de Comisia interdepartamentală pentru protecţia secretului de stat.
60. Persoanele cu funcţii de răspundere împuternicite de a secretiza informaţiile vor asigura informarea autorităţilor sau persoanelor juridice, cărora le-a fost expediat documentul, despre faptul desecretizării acestuia.
61. Informaţiile secretizate, despre care s-a stabilit cu certitudine că sînt divulgate sau iremediabil pierdute, vor fi desecretizate. Desecretizarea se face numai în baza investigaţiei prin care s-a stabilit faptul divulgării sau pierderii informaţiilor respective ori a suportului material al acestora, cu acordul scris al emitentului.
62. În cazul în care se consideră că anumite informaţii au fost secretizate neîntemeiat, cetăţenii sau persoanele juridice sînt în drept să conteste decizia de secretizare, în conformitate cu prevederile articolului 17 din Lege.
Secţiunea a 3-a
Subdiviziunile interioare de protecţie a informaţiilor
atribuite la secret de stat
63. În scopul implementării acţiunilor cu privire la asigurarea regimului secret şi organizarea controlului permanent privind respectarea măsurilor de protecţie a informaţiilor atribuite la secret de stat în autorităţile publice şi alte persoane juridice trebuie să existe, în condiţiile Legii, subdiviziuni interioare de protecţie a informaţiilor atribuite la secret de stat (în continuare – Subdiviziuni de protecţie), cu atribuţii specifice.Subdiviziunile interioare de protecţie a informaţiilor
atribuite la secret de stat
64. Crearea, reorganizarea şi lichidarea Subdiviziunilor de protecţie se efectuează în baza deciziei (ordinului) conducătorilor autorităţilor publice sau altor persoane juridice deţinătoare de informaţii atribuite la secret de stat, prin coordonare cu Serviciul de Informaţii şi Securitate. La crearea noilor Subdiviziuni de protecţie, Serviciul de Informaţii şi Securitate verifică existenţa condiţiilor necesare pentru funcţionarea normală a acestora.
65. Funcţiile, drepturile, obligaţiile, organizarea Subdiviziunii de protecţie se stabilesc în regulamentul de funcţionare al acesteia, elaborat în conformitate cu cerinţele prezentului Regulament, coordonat cu Serviciul de Informaţii şi Securitate şi aprobat de conducătorul autorităţii publice sau al altor persoane juridice.
66. În funcţie de volumul şi importanţa activităţilor ce implică informaţii atribuite la secret de stat, Subdiviziunile de protecţie pot include subdiviziuni de regim secret, care organizează asigurarea şi respectarea regimului secret în autorităţile publice sau alte persoane juridice, şi subdiviziuni ale lucrărilor de secretariat secrete, care elaborează şi înfăptuiesc măsuri ce ţin de asigurarea regimului secret la executarea lucrărilor de secretariat secrete cu efectuarea controlului asupra respectării lor. De asemenea, reieşind din specificul activităţii şi volumul informaţiilor atribuite la secret de stat în cadrul autorităţilor publice sau al altor persoane juridice, pot fi create grupuri de lucru, secţii sau unităţi secrete, iar în cadrul acestora pot fi numiţi reprezentanţi ai Subdiviziunii de protecţie.
67. În autorităţile publice sau alte persoane juridice unde se efectuează un volum mare de lucrări secrete pot fi numiţi locţiitori ai conducătorilor autorităţilor publice sau persoanelor juridice, responsabili de asigurarea regimului secret.
68. Atunci cînd autorităţile publice sau alte persoane juridice efectuează un volum redus de lucrări cu informaţii atribuite la secret de stat, acţiunile cu privire la asigurarea regimului secret şi organizarea controlului permanent privind respectarea măsurilor de protecţie a informaţiilor atribuite la secret de stat se realizează de către conducătorul acestora sau de către o persoană numită prin ordin special de către conducător. În acest caz, atribuţiile Subdiviziunii de protecţie vor fi îndeplinite de persoana respectivă.
69. Subdiviziunea de protecţie coordonează activitatea altor subdiviziuni în partea ce ţine de asigurarea protecţiei secretului de stat şi se subordonează nemijlocit conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice şi locţiitorului responsabil de asigurarea regimului secret.
70. Se interzice angajarea temporară a persoanelor în Subdiviziunea de protecţie, în subdiviziunile de cifrare sau mobilizare ale autorităţilor publice sau ale altor persoane juridice.
71. Desemnarea persoanelor în funcţia de locţiitori ai conducătorilor autorităţilor publice şi ai altor persoane juridice, responsabili de asigurarea regimului secret, a şefilor Subdiviziunilor de protecţie, precum şi eliberarea acestora din funcţie se efectuează prin coordonare cu Serviciul de Informaţii şi Securitate.
72. În cadrul Subdiviziunilor de protecţie sînt angajate persoanele care au drept de acces la secret de stat, dau dovadă de cunoştinţe necesare şi au experienţă în organizarea regimului secret.
73. Şeful Subdiviziunii de protecţie trebuie să dispună de dreptul de acces la secret de stat, corespunzător celui mai înalt grad de secretizare a informaţiilor gestionate de autoritatea publică sau altă persoană juridică respectivă.
74. La desemnarea în/eliberarea din funcţie a persoanelor din cadrul Subdiviziunii de protecţie se va efectua inventarierea documentelor şi altor purtători materiali de informaţii atribuite la secret de stat, aflate în gestiunea persoanelor respective, prin întocmirea unui proces-verbal de predare-primire.
75. Pentru efectuarea inventarierii poate fi instituită, după caz, o comisie formată din cel puţin trei persoane, care dispun de forma de acces la secret de stat corespunzătoare celui mai înalt grad de secretizare a informaţiilor care urmează a fi predate-primite.
76. În timpul inventarierii se verifică existenţa documentelor şi a altor purtători materiali de informaţii atribuite la secret de stat, prin confruntarea cu datele indicate în actele de evidenţă.
77. În autorităţile publice şi alte persoane juridice unde se efectuează controale anuale privind verificarea disponibilului documentelor şi altor purtători materiali de informaţii atribuite la secret de stat, cu perfectarea actelor corespunzătoare, în procesul-verbal de predare-primire se permite a se indica numărul documentelor şi altor purtători materiali de informaţii atribuite la secret de stat pentru fiecare an în parte, iar pentru perioada care a expirat de la ultimul control anual se indică numărul documentelor şi altor purtători materiali de informaţii atribuite la secret de stat transmise şi primite, în conformitate cu toate tipurile de evidenţă. Cînd lipsesc actele controlului anual pe o anumită perioadă, în procesul-verbal de primire-predare se reflectă pentru fiecare an în parte numărul documentelor şi altor purtători materiali de informaţii atribuite la secret de stat luate în evidenţă şi a celor existente, în conformitate cu toate tipurile de evidenţă.
78. În procesul-verbal de predare-primire se indică, de asemenea, încălcările de regim depistate, alte date cu privire la starea de lucruri a Subdiviziunii de protecţie. Eventualele obiecţii şi explicaţii se anexează la procesul-verbal de predare-primire.
79. Despre constatarea lipsei unor documente sau altor purtători materiali de informaţii atribuite la secret de stat se informează neîntîrziat conducătorul autorităţii sau al altei persoane juridice, iar acesta din urmă va informa, după caz, Subdiviziunea de protecţie a instituţiei ierarhic superioare şi/sau Serviciul de Informaţii şi Securitate.
80. Procesul-verbal trebuie să fie semnat de persoana care predă documentele şi alţi purtători materiali de informaţii atribuite la secret de stat, persoana care le primeşte, după caz, membrii comisiei de predare-primire, şi va fi aprobat de conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice.
81. În cazul absenţei temporare a şefului Subdiviziunii de protecţie (concediu, delegare, caz de boală), se întocmeşte un proces-verbal de predare-primire a documentelor şi altor purtători materiali de informaţii atribuite la secret de stat necesare în lucru. Procesul-verbal se semnează de către şeful Subdiviziunii de protecţie, după caz, conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice şi persoana numită pentru îndeplinirea obligaţiilor acestuia, care dispune de forma corespunzătoare de acces la secret de stat. Persoana numită pentru îndeplinirea obligaţiilor şefului Subdiviziunii de protecţie nu poartă răspundere pentru documentele şi alţi purtători materiali de informaţii atribuite la secret de stat care se păstrează în safeuri, dulapuri de metal, depozite, alţi suporţi speciali, dacă integritatea amprentelor ştampilelor pe acestea este păstrată.
82. Subdiviziunea de protecţie are următoarele sarcini de bază:
1) preîntîmpinarea accesului neîntemeiat la informaţiile atribuite la secret de stat;
2) descoperirea şi lichidarea surselor de divulgare a informaţiilor atribuite la secret de stat în procesul de activitate a autorităţilor publice şi altor persoane juridice;
3) asigurarea regimului secret în procesul efectuării tuturor lucrărilor secrete de către autorităţile publice şi alte persoane juridice;
4) organizarea lucrărilor de secretariat secrete.
83. Subdiviziunea de protecţie are următoarele atribuţii generale:
1) elaborează şi propune spre aprobare conducerii autorităţii publice sau a altei persoane juridice actele normative interne cu privire la protecţia informaţiilor atribuite la secret de stat, monitorizează aplicarea normelor în vigoare de protecţie a secretului de stat;
2) participă la elaborarea nomenclatoarelor departamentale/ interdepartamentale detaliate de informaţii care urmează a fi secretizate şi a altor acte normative ce reglementează modul departamental de asigurare a regimului secret;
3) elaborează, în comun cu şefii subdiviziunilor interioare, Nomenclatorul funcţiilor care necesită acces la secretul de stat;
4) coordonează activitatea de protecţie a informaţiilor atribuite la secret de stat şi efectuează controlul asupra îndeplinirii cerinţelor în vigoare cu privire la asigurarea regimului secret, inclusiv în procesul lucrărilor de secretariat, analizează aspectele activităţii autorităţii publice sau al altei persoane juridice în vederea preîntîmpinării, depistării şi lichidării încălcării normelor de protecţie a secretului de stat;
5) întocmeşte Programul de prevenire a scurgerii de informaţii atribuite la secret de stat şi îl supune avizării Serviciului de Informaţii şi Securitate, iar după aprobare, acţionează pentru aplicarea acestuia;
6) informează Serviciul de Informaţii şi Securitate despre cazurile de divulgare a informaţiilor secrete, precum şi despre dispariţia documentelor şi altor purtători materiali de informaţii secrete;
7) participă din oficiu la efectuarea investigaţiilor privind faptele de încălcare a regimului secret;
8) asigură colaborarea cu alte instituţii referitor la protecţia secretului de stat;
9) consiliază conducerea autorităţii publice sau a altei persoane juridice în legătură cu toate aspectele ce ţin de protecţia secretului de stat;
10) informează conducerea autorităţii publice sau al altei persoane juridice despre vulnerabilităţile şi riscurile existente în sistemul de protecţie a informaţiilor atribuite la secret de stat şi propune măsuri pentru înlăturarea acestora;
11) acordă sprijin Serviciului de Informaţii şi Securitate privind verificarea cetăţenilor care necesită perfectarea (reperfectarea) dreptului de acces la secret de stat;
12) organizează activităţi de instruire specifică a personalului autorităţilor publice sau altor persoane juridice care au acces la secret de stat;
13) ţine evidenţa persoanelor pentru care a fost perfectat (reperfectat) dreptul de acces la secret de stat, asigură păstrarea autorizaţiilor de acces şi a certificatului de securitate eliberat persoanei juridice;
14) ţine evidenţa safeurilor, dulapurilor de metal, depozitelor speciale şi altor încăperi în care se permite păstrarea documentelor şi altor purtători materiali de informaţii secrete;
15) exercită alte atribuţii în domeniul protecţiei secretului de stat, potrivit Legii şi prezentului Regulament.
84. Atribuţiile personalului din Subdiviziunea de protecţie se stabilesc prin fişa postului, aprobată de conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice. Se interzice implicarea personalului din Subdiviziunea de protecţie în executarea altor obligaţii ce nu decurg din prevederile prezentului Regulament.
85. Pregătirea profesională a angajaţilor Subdiviziunilor de protecţie în domeniul asigurării regimului secret se asigură de către autorităţile publice sau persoanele juridice respective.
Capitolul II
DREPTUL DE ACCES LA SECRETUL DE STAT
Secţiunea 1
Accesul cetăţenilor la secretul de stat
86. Accesul la secretul de stat este permis cu respectarea principiului necesităţii de a lucra cu informaţii atribuite la secret de stat numai cetăţenilor care deţin autorizaţie de acces la secretul de stat, valabilă pentru gradul de secretizare a informaţiilor necesare activităţii efectuate.DREPTUL DE ACCES LA SECRETUL DE STAT
Secţiunea 1
Accesul cetăţenilor la secretul de stat
87. Accesul cetăţenilor la secretul de stat se perfectează (reperfectează) benevol în condiţiile stabilite de Lege şi prezentul Regulament şi este permis cetăţenilor Republicii Moldova cu capacitate deplină de exerciţiu, începînd cu vîrsta de 18 ani, care:
1) şi-au exprimat în scris consimţămîntul pentru aplicarea măsurilor de verificare din partea organelor competente;
2) au fost supuşi măsurilor de verificare în legătură cu perfectarea dreptului de acces la secretul de stat;
3) şi-au asumat în scris obligaţia privind păstrarea secretului de stat care le va fi încredinţat;
4) şi-au exprimat în scris acordul pentru limitarea drepturilor lor în legătură cu accesul la secretul de stat;
5) au fost familiarizaţi, contra semnătură, cu normele ce prevăd răspunderea pentru încălcarea legislaţiei privind secretul de stat.
88. Dreptul de acces la secretul de stat se acordă prin ordin sau dispoziţie scrisă:
1) de către conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice în care persoana lucrează, îşi îndeplineşte serviciul sau studiază;
2) de către persoana cu funcţii de răspundere care numeşte în funcţie conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice;
3) de către conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice care este beneficiară a lucrărilor legate de secretul de stat, în cazul în care autoritatea publică sau persoana juridică nu este subordonată altei autorităţi publice sau al altei persoane juridice ori nu intră în domeniul lor de administrare;
4) de către conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice unde se desfăşoară activitatea legată de secretul de stat, dacă solicitarea persoanei de a dispune de informaţii atribuite la secret de stat nu este legată de locul său de muncă, de serviciu sau de studii.
89. La perfectarea dreptului de acces la secretul de stat se va decide asupra compensaţiei care urmează a fi acordată persoanei în legătură cu îndeplinirea permanentă a lucrărilor ce prevăd accesul la secretul de stat, în mărimea şi modul stabilit de Guvern.
90. Modul de acces la secretul de stat pentru Preşedintele Republicii Moldova, Preşedintele Parlamentului şi deputaţii în Parlament, Prim-ministru, membrii Guvernului, preşedintele Curţii Constituţionale, preşedintele Curţii Supreme de Justiţie, Procurorul General, directorul Serviciului de Informaţii şi Securitate, directorul Serviciului de Protecţie şi Pază de Stat, guvernatorul Băncii Naţionale a Moldovei, preşedintele Curţii de Conturi, Avocatul Poporului şi adjuncţii Avocatului Poporului, preşedintele Comisiei Naţionale a Pieţei Financiare, preşedinţii de raioane şi conducătorii altor autorităţi administrative centrale prevăzute de Legea nr.64-XII din 31 mai 1990 cu privire la Guvern este reglementat de articolul 28 alineatul (1) din Lege.
[Pct.90 modificat prin HG886 din 22.10.14, MO325-332/31.10.14 art.954]
91. Accesul cetăţenilor străini şi al apatrizilor la secretul de stat se acordă în cazuri excepţionale, în condiţiile stabilite de articolul 28 alineatul (4) din Lege.
92. În funcţie de gradul de secretizare a informaţiilor, sînt stabilite următoarele forme de acces la secretul de stat:
1) forma 1 – pentru lucrul cu informaţii atribuite la secret de stat avînd gradele de secretizare „Strict secret”, „Secret”, „Confidenţial” şi „Restricţionat”;
2) forma 2 – pentru lucrul cu informaţii atribuite la secret de stat avînd gradele de secretizare „Secret”, „Confidenţial” şi „Restricţionat”;
3) forma 3 – pentru lucrul cu informaţii atribuite la secret de stat avînd gradul de secretizare „Confidenţial” şi „Restricţionat”;
4) forma 4 – pentru lucrul cu informaţii atribuite la secret de stat avînd gradul de secretizare „Restricţionat”.
93. Dreptul de acces la secretul de stat se perfectează pentru următoarele termene:
1) forma 1 – 5 ani;
2) forma 2 – 7 ani;
3) forma 3 – 9 ani;
4) forma 4 – 12 ani.
94. Durata dreptului de acces la secretul de stat nu poate depăşi durata atribuţiilor care au servit drept temei pentru acordarea acestuia.
95. Numărul persoanelor cărora urmează să li se perfecteze dreptul de acces la informaţiile atribuite la secret de stat trebuie să fie strict determinat în funcţie de necesitatea utilizării unor astfel de informaţii în procesul activităţii desfăşurate şi se va stabili în Nomenclatorul funcţiilor care necesită acces la secretul de stat (în continuare – Nomenclatorul funcţiilor), aprobat de către conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice (forma nr. 1, anexă la prezentul Regulament) şi avizat de către Serviciul de Informaţii şi Securitate. Orice modificare/completare ce se operează în Nomenclatorul funcţiilor se avizează de către Serviciul de Informaţii şi Securitate.
96. Nomenclatorul funcţiilor se reexaminează cel puţin o dată la 5 ani pentru a verifica dacă funcţiile aprobate corespund formei de acces indicate şi principiului necesităţii de a lucra cu informaţii atribuite la secret de stat. Dacă se va constata că Nomenclatorul funcţiilor nu mai corespunde cerinţelor existente, se va întocmi unul nou. La prezentarea acestuia spre avizare Serviciului de Informaţii şi Securitate, autoritatea publică sau altă persoană juridică va indica în scrisoarea de însoţire cînd a fost avizat precedentul Nomenclator al funcţiilor, numărul de persoane şi forma de acces prevăzută pentru funcţiile respective. Dacă numărul funcţiilor/persoanelor din Nomenclator se majorează, se va indica motivul majorării.
97. Materialele referitoare la cetăţenii care necesită perfectarea (reperfectarea) dreptului de acces la secretul de stat se pregătesc de către subdiviziunea resurse umane, iar acolo unde aceasta lipseşte – de către persoana responsabilă de lucrul cu personalul.
98. În scopul perfectării dreptului de acces la secretul de stat, cetăţenii Republicii Moldova completează Chestionarul de bază (forma nr. 2, anexă la prezentul Regulament) şi prezintă 2 fotografii color de mărimea 4,5 x 6 cm. Pentru perfectarea dreptului de acces la informaţiile cu gradul de secretizare „Strict secret” şi „Secret”, concomitent cu Chestionarul de bază se completează un Chestionar suplimentar (forma nr. 3, anexă la prezentul Regulament). Toate datele indicate de către cetăţean trebuie să fie autentice.
99. Cetăţenii care necesită perfectarea dreptului de acces la secretul de stat îşi manifestă în prealabil acordul scris cu privire la aplicarea măsurilor de verificare din partea organelor competente.
100. Subdiviziunea resurse umane sau persoana responsabilă de lucrul cu personalul în procesul pregătirii materialelor referitoare la cetăţenii care necesită perfectarea dreptului de acces la secretul de stat confruntă informaţia indicată în Chestionarul de bază (suplimentar) cu datele din actele corespunzătoare (buletin de identitate, livret militar, alte acte), concretizează dacă cetăţeanul a avut anterior acces la secretul de stat, care formă de acces i-a fost perfectată, alte aspecte necesare perfectării dreptului de acces.
101. Orice modificare ulterioară a datelor indicate în Chestionarul de bază (suplimentar) se va comunica neîntîrziat subdiviziunii resurse umane sau persoanei responsabile de lucrul cu personalul.
102. Subdiviziunea resurse umane sau persoana responsabilă de lucrul cu personalul vizează şi prezintă Subdiviziunii de protecţie materialele referitoare la perfectarea dreptului de acces la secretul de stat.
103. Subdiviziunea de protecţie din cadrul autorităţii publice sau al altei persoane juridice care perfectează dreptul de acces la secretul de stat verifică prezenţa sau lipsa circumstanţelor prevăzute în articolul 25 alineatul (1) literele a), d), e) şi h) din Lege. În acest sens, pot fi solicitate actele confirmative necesare.
104. Pentru aplicarea măsurilor de verificare, autoritatea publică sau altă persoană juridică va înainta Serviciului de Informaţii şi Securitate o solicitare motivată (forma nr. 5, anexă la prezentul Regulament), în scopul iniţierii măsurilor de verificare privind existenţa sau lipsa circumstanţelor prevăzute în articolul 25 alineatul (1) literele b), c), f), g), i), j) şi k) din Lege. Solicitarea va fi însoţită de Chestionarul de bază, după caz, Chestionarul suplimentar şi Lista rudelor şi persoanelor apropiate, întocmit potrivit modelului din forma nr. 6, anexă la prezentul Regulament, care include: tata, mama, fraţii, surorile, copiii care au împlinit vîrsta de 16 ani, soţia (soţul), fosta soţie (fostul soţ), concubinul (concubina), cumnaţii (cumnatele), ce se completează şi se introduc în plic separat şi sigilat. La prima poziţie din Lista rudelor şi persoanelor apropiate, se indică angajatul supus măsurilor de verificare.
105. Procedura de verificare în vederea acordării accesului la secretul de stat are drept scop identificarea riscurilor de securitate, aferente gestionării informaţiilor secrete de stat.
106. Măsurile de verificare urmează a fi efectuate de către Serviciul de Informaţii şi Securitate în termen de o lună de la data primirii solicitării autorităţii publice sau al altei persoane juridice, numărul acestora fiind direct proporţional gradului de secretizare a informaţiilor la care va avea acces persoana.
107. Ori de cîte ori apar indicii că titularul autorizaţiei de acces la secretul de stat nu mai îndeplineşte criteriile de compatibilitate privind accesul la informaţiile atribuite la secret de stat, măsurile de verificare se reiau la solicitarea conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice.
108. În baza rezultatelor măsurilor de verificare, Serviciul de Informaţii şi Securitate formulează concluzia cu privire la posibilitatea sau imposibilitatea de a acorda cetăţeanului dreptul de acces la secretul de stat (forma nr. 7, anexă la prezentul Regulament), care se perfectează în 2 exemplare, unul dintre care se remite solicitantului, iar celălalt se păstrează la Serviciul de Informaţii şi Securitate.
109. Concluzia cu privire la imposibilitatea de acordare cetăţeanului a dreptului de acces la secretul de stat trebuie să conţină temeiul corespunzător prevăzut în articolul 25 alineatul (1) din Lege, care a servit drept bază pentru adoptarea ei. Aceasta este executorie pentru persoanele cu funcţii de răspundere împuternicite să adopte decizia privind acordarea dreptului de acces la secretul de stat, însă nu exclude posibilitatea înaintării unei solicitări repetate după înlăturarea circumstanţelor care fac imposibilă acordarea dreptului de acces la secretul de stat.
110. În termen de 5 zile de la primirea concluziei Serviciului de Informaţii şi Securitate, conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice va adopta decizia cu privire la acordarea dreptului de acces la secretul de stat şi va elibera autorizaţia de acces de forma corespunzătoare (forma nr. 8, anexă la prezentul Regulament) sau va refuza acordarea dreptului de acces la secretul de stat.
111. Imediat după primirea concluziei pozitive a Serviciului de Informaţii şi Securitate şi pînă la adoptarea deciziei cu privire la acordarea dreptului de acces la secretul de stat, cetăţeanul este familiarizat, contra semnătură, de către Subdiviziunea de protecţie cu dispoziţiile legale privind protecţia secretului de stat şi limitarea unor drepturi ale acestuia în legătură cu accesul la secretul de stat, precum şi cu normele ce prevăd răspunderea pentru încălcarea legislaţiei cu privire la secretul de stat şi semnează angajamentul de confidenţialitate (forma nr. 4, anexă la prezentul Regulament).
112. În decizia cu privire la acordarea dreptului de acces la secretul de stat se va indica: forma de acces la secretul de stat, termenul pentru care se perfectează, numele, prenumele, funcţia cetăţeanului căruia, se acordă dreptul de acces la secretul de stat, cuantumul compensaţiei stabilite în legătură cu îndeplinirea lucrărilor ce prevăd accesul la secretul de stat.
113. Decizia privind refuzul de acordare a dreptului de acces la secretul de stat se adoptă în temeiul prevederilor articolului 25 din Lege, se comunică în scris solicitantului şi poate fi atacată în organul ierarhic superior sau în instanţa de judecată.
114. Pentru confirmarea dreptului de acces la secretul de stat în raport cu terţii, Subdiviziunea de protecţie eliberează cetăţeanului, în temeiul dispoziţiei conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice, un certificat de acces la secretul de stat de forma corespunzătoare (forma nr. 9, anexă la prezentul Regulament), în care se indică activitatea (delegaţie, însărcinare) ce implică accesul la informaţii secretizate, pe care acesta urmează să o îndeplinească. Certificatul se restituie Subdiviziunii de protecţie imediat ce a fost îndeplinită activitatea pentru care a fost eliberat. Evidenţa certificatelor respective se asigură potrivit Registrului de evidenţă a certificatelor de acces la secretul de stat (forma nr.10, anexă la prezentul Regulament).
115. Şeful Subdiviziunii de protecţie va asigura evidenţa strictă a tuturor cetăţenilor cărora le-a fost perfectat dreptul de acces la secretul de stat şi a autorizaţiilor de acces eliberate în Registrul de evidenţă privind accesul la secret de stat (forma nr. 11, anexă la prezentul Regulament). În cazul în care, potrivit legislaţiei în vigoare, datele despre identitatea şi calitatea cetăţenilor nu pot fi divulgate, evidenţa acestora se va ţine într-un registru separat.
116. Despre eliberarea autorizaţiei de acces la secretul de stat va fi informat Serviciul de Informaţii şi Securitate (forma nr. 12, anexă la prezentul Regulament). La scrisoarea de informare se va anexa Fişa de evidenţă a persoanei care dispune de acces la secret de stat (forma nr. 13, anexă la prezentul Regulament).
117. În cazuri excepţionale, determinate de situaţii de criză, calamităţi sau evenimente imprevizibile, conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice poate acorda acces temporar la informaţiile atribuite la secret de stat anumitor cetăţeni care nu deţin autorizaţie de acces, cu condiţia asigurării unui sistem corespunzător de evidenţă.
118. Cetăţenii care primesc dreptul de acces temporar la informaţiile atribuite la secret de stat vor semna angajamentul de confidenţialitate, iar informaţia despre aceştia va fi comunicată Serviciului de Informaţii şi Securitate, în cel mai scurt timp posibil, pentru efectuarea măsurilor de verificare, conform procedurii stabilite.
119. În cazul informaţiilor „Strict secrete” şi „Secrete”, accesul temporar va fi acordat, pe cît posibil, cetăţenilor care au deja acces la informaţiile atribuite la un anumit grad de secretizare.
120. Pentru personalul Serviciului de Informaţii şi Securitate, procedura de verificare, perfectare (reperfectare) a dreptului de acces la secret de stat şi de evidenţă a autorizaţiilor de acces se reglementează prin acte normative interne.
121. Cetăţenii care au acces la secretul de stat vor respecta cu stricteţe obligaţiile privind păstrarea secretului de stat, stabilite în articolul 29 din Lege. Ei vor fi instruiţi, obligatoriu, cu privire la protecţia informaţiilor atribuite la secret de stat, înaintea începerii activităţii, iar ulterior, la intervale prestabilite şi ori de cîte ori este nevoie.
122. Instruirea personalului se realizează de către Subdiviziunea de protecţie şi urmăreşte însuşirea corectă a cerinţelor de securitate şi a modului de implementare eficientă a măsurilor de protecţie a informaţiilor atribuite la secret de stat.
123. Activitatea de instruire se efectuează planificat, în scopul prevenirii, contracarării şi eliminării riscurilor şi ameninţărilor la adresa securităţii informaţiilor atribuite la secret de stat.
124. Instruirea personalului se realizează diferenţiat, potrivit gradului de secretizare a informaţiilor la care autorizaţia de acces permite accesul şi va fi înscrisă de către Subdiviziunea de protecţie în Fişa individuală de instruire (forma nr. 14, anexă la prezentul Regulament).
125. După fiecare instruire, cetăţeanul care deţine autorizaţie de acces va semna că a luat act de conţinutul reglementărilor privind protecţia informaţiilor atribuite la secret de stat.
126. Organizarea şi coordonarea activităţii de instruire a Subdiviziunilor de protecţie se va asigura de către Serviciul de Informaţii şi Securitate.
127. Reperfectarea dreptului de acces la secretul de stat se efectuează cu respectarea condiţiilor necesare perfectării dreptului de acces la secretul de stat, în cazurile:
1) expirării termenului pentru care a fost perfectat acest drept, dacă este necesar să se lucreze în continuare cu informaţii atribuite la secret de stat;
2) perfectării unei alte forme de acces la secret de stat în legătură cu necesitatea de a lucra cu informaţii atribuite la secret de stat cu un grad mai înalt de secretizare.
128. Pentru reperfectarea dreptului de acces la secretul de stat, măsurile de verificare se raportează la perioada scursă de la eliberarea autorizaţiei de acces anterioare.
129. Dacă există necesitatea să se lucreze în continuare cu informaţii atribuite la secret de stat de acelaşi grad de secretizare, eliberarea unei noi autorizaţii de acces la secretul de stat nu se efectuează la reperfectarea dreptului de acces în legătură cu expirarea termenului pentru care a fost perfectat acest drept. În acest caz, pe autorizaţia de acces la secretul de stat anterioară se va aplica menţiunea privind prelungirea termenului de valabilitate, cu indicarea termenului nou.
130. Menţiunea privind prelungirea termenului de valabilitate poate fi aplicată pe autorizaţia de acces la secretul de stat pînă la expirarea termenului anterior de valabilitate al acesteia. În această situaţie, termenul nou de valabilitate al autorizaţiei de acces va începe din ultima zi calendaristică în care a expirat termenul anterior de valabilitate al ei.
131. Dreptul de acces la secretul de stat se suspendă sau încetează în conformitate cu prevederile articolului 27 din Lege, la decizia persoanei cu funcţii de răspundere împuternicită să adopte decizia cu privire la acordarea acestui drept.
132. Termenul pentru care a fost suspendat dreptul de acces la secretul de stat nu prelungeşte termenul de valabilitate al autorizaţiei de acces la secretul de stat.
133. În cazul în care se constată existenţa temeiurilor de încetare a dreptului de acces la secretul de stat, autorizaţia de acces îşi încetează valabilitatea şi se distruge în baza unui proces-verbal.
134. Faptul suspendării, încetării valabilităţii, distrugerii autorizaţiei de acces se consemnează în Registrul de evidenţă privind accesul la secretul de stat.
135. Prelungirea termenului de valabilitate, suspendarea sau încetarea valabilităţii autorizaţiei de acces la secretul de stat se comunică Serviciului de Informaţii şi Securitate, în modul stabilit în forma nr. 12, anexă la prezentul Regulament.
Secţiunea a 2-a
Accesul persoanelor juridice la secretul de stat
136. Dreptul de acces la secretul de stat se acordă persoanelor juridice, cu excepţia autorităţilor publice care desfăşoară activităţi ce ţin de utilizarea informaţiilor atribuite la secret de stat, crearea mijloacelor de protejare a informaţiei, realizarea măsurilor şi/sau prestarea serviciilor de protecţie a secretului de stat, în baza certificatului de securitate eliberat de Comisia interdepartamentală pentru protecţia secretului de stat (în continuare – Comisia interdepartamentală), în modul stabilit de Lege şi prezentul Regulament.Accesul persoanelor juridice la secretul de stat
137. Comisia interdepartamentală eliberează certificatul de securitate doar după efectuarea unei expertize speciale a persoanei juridice privind existenţa condiţiilor pentru desfăşurarea activităţii legate de secretul de stat şi atestării conducătorului acesteia. La eliberarea certificatului de securitate, persoanele juridice trebuie să posede un Program de prevenire a scurgerii de informaţii atribuite la secret de stat, avizat conform reglementărilor în vigoare.
138. Pentru obţinerea certificatului de securitate, persoanele juridice depun la Comisia interdepartamentală o cerere (forma nr. 15, anexă la prezentul Regulament), la care anexează formularul completat al Chestionarului de securitate (forma nr. 16, anexă la prezentul Regulament), introdus într-un plic separat şi sigilat şi Programul de prevenire a scurgerii de informaţii atribuite la secret de stat. Documentele ce confirmă datele indicate în chestionarul de securitate se prezintă în copii legalizate notarial. În caz contrar, copiile vor fi confirmate prin prezentarea originalului.
139. Comisia interdepartamentală va asigura înregistrarea corespunzătoare a tuturor documentelor prezentate de către solicitant pentru obţinerea certificatului de securitate.
140. În termen de 5 zile de la primirea cererii, Comisia interdepartamentală va remite formularul completat al chestionarului de securitate şi o copie a Programului de prevenire a scurgerii de informaţii atribuite la secret de stat Serviciului de Informaţii şi Securitate, solicitînd efectuarea expertizei speciale a persoanei juridice privind existenţa condiţiilor pentru desfăşurarea activităţii legate de secretul de stat.
141. Expertiza specială se efectuează în termen de pînă la 2 luni din momentul solicitării şi are ca obiectiv verificarea:
1) îndeplinirii cerinţelor stabilite de articolul 32 alineatul (3) din Lege, în volumul necesar pentru asigurarea protecţiei informaţiilor utilizate la efectuarea lucrărilor, corespunzător gradului de secretizare a acestora;
2) autenticităţii şi/sau caracterului complet al datelor prezentate de către solicitant.
142. În vederea desfăşurării măsurilor de expertizare, persoana juridică are obligaţia să permită accesul reprezentanţilor Serviciului de Informaţii şi Securitate în sedii, la echipamente, la activităţi, respectiv, să prezinte documentele necesare şi să furnizeze, la cerere, alte date şi informaţii.
143. Ori de cîte ori apar indicii că titularul certificatului de securitate nu mai îndeplineşte condiţiile necesare pentru desfăşurarea activităţii legate de secretul de stat, măsurile de expertizare se reiau.
144. În baza rezultatelor măsurilor de expertizare, Serviciul de Informaţii şi Securitate formulează concluzia cu privire la îndeplinirea sau neîndeplinirea condiţiilor pentru desfăşurarea activităţii legate de secretul de stat (forma nr. 17, anexă la prezentul Regulament). Concluzia se întocmeşte în 2 exemplare, dintre care unul se păstrează la Serviciul de Informaţii şi Securitate, iar altul se remite Comisiei interdepartamentale.
145. Concluzia cu privire la neîndeplinirea condiţiilor pentru desfăşurarea activităţii legate de secretul de stat trebuie să conţină temeiul corespunzător expus în articolul 32 alineatul (3) din Lege şi/sau în punctul 141 din prezentul Regulament, care a servit drept bază pentru adoptarea acesteia. Concluzia nu exclude posibilitatea efectuării unei expertize repetate după înlăturarea circumstanţelor care nu corespund cerinţelor necesare pentru desfăşurarea activităţii legate de secretul de stat.
146. În vederea eliberării certificatului de securitate, Comisia interdepartamentală, în termen de cel mult 5 zile de la primirea concluziei cu privire la existenţa condiţiilor pentru desfăşurarea activităţii legate de secretul de stat, va organiza şi va efectua atestarea conducătorului persoanei juridice.
147. Atestarea constă în aprecierea cunoştinţelor conducătorului persoanei juridice în domeniul secretului de stat. Aprecierea se efectuează în baza unui interviu de atestare în cadrul căruia conducătorul persoanei juridice este chestionat cu privire la reglementările în vigoare în domeniul secretului de stat.
148. Şedinţa Comisiei interdepartamentale ce ţine de atestarea conducătorului persoanei juridice se consideră deliberativă dacă la ea sînt prezenţi 2/3 din numărul total de membri. Decizia Comisiei interdepartamentale se ia prin vot deschis, cu simpla majoritate de voturi a membrilor Comisiei.
149. Rezultatele atestării se reflectă în Fişa de atestare (forma nr. 18, anexă la prezentul Regulament), care se întocmeşte de către secretarul Comisiei interdepartamentale, se semnează de membrii acesteia şi se aduce la cunoştinţa conducătorului persoanei juridice supus atestării, contra semnătură.
150. În termen de 5 zile de la primirea încheierii de expertiză de la Serviciul de Informaţii şi Securitate sau, după caz, de la atestarea conducătorului persoanei juridice, Comisia interdepartamentală eliberează persoanei juridice Certificatul de securitate (forma nr. 19, anexă la prezentul Regulament) sau refuză eliberarea acestuia.
151. Pentru fiecare gen de activitate, care face obiectul certificatului de securitate, Comisia stabileşte condiţiile pe care trebuie să le respecte solicitantul.
152. În decizia cu privire la refuzul de eliberare a certificatului de securitate trebuie să fie indicat temeiul respectiv.
153. Eliberarea certificatului de securitate este refuzată în cazul:
1) neîndeplinirii cerinţelor stabilite de articolul 32 alineatul (3) din Lege, în volumul necesar pentru asigurarea protecţiei informaţiilor utilizate la efectuarea lucrărilor, corespunzător gradului de secretizare a acestora;
2) prezentării unor date neautentice şi/sau incomplete de către solicitant.
154. Evidenţa certificatelor de securitate eliberate se realizează de către Comisia interdepartamentală, conform Registrului de evidenţă a certificatelor de securitate (forma nr. 20, anexă la prezentul Regulament).
155. Certificatul de securitate eliberat trebuie să conţină:
1) denumirea organului care l-a eliberat;
2) seria, numărul şi data eliberării. Seria se formează din ultimele două cifre ale anului în care se eliberează certificatul de securitate, iar numărul corespunde numărului de ordine din Registrul de evidenţă a certificatelor de securitate;
3) gradul de secretizare a informaţiilor la care se permite accesul;
4) denumirea completă a persoanei juridice;
5) sediul persoanei juridice;
6) numărul de identificare de stat;
7) genul (genurile) de activitate pentru care se acordă accesul;
8) condiţiile stabilite pentru practicarea genului (genurilor) de activitate;
9) termenul de valabilitate al certificatului de securitate;
10) după caz, date cu privire la prelungirea, suspendarea termenului de valabilitate al certificatului de securitate; date cu privire la modificarea denumirii, sediului persoanei juridice; date cu privire la folosirea serviciilor prestate de către Subdiviziunea de protecţie a altei persoane juridice;
11) semnătura preşedintelui Comisiei interdepartamentale, amprenta ştampilei.
156. Termenul de valabilitate al certificatului de securitate este determinat de perioada de desfăşurare a activităţii legate de secretul de stat, dar nu mai mult de un an.
157. Se interzice transmiterea certificatului de securitate de la o persoană juridică la alta, precum şi utilizarea unui singur certificat de securitate de сătre mai multe persoane juridice.
158. În cazul în care genul de activitate autorizat prin certificatul de securitate se practică în mai multe obiecte (unităţi) separate teritorial (spre exemplu, filiale, reprezentanţe), solicitantului, odată cu certificatul, i se eliberează copii legalizate ale acestuia cu indicarea adresei fiecărui obiect.
159. Copiile certificatelor de securitate urmează a fi înregistrate în Registrul de evidenţă a certificatelor de securitate.
160. În cazul în care după eliberarea certificatului de securitate intervin modificări în datele prezentate de către solicitant la eliberarea certificatului, acesta este obligat, în termen de pînă la 15 zile, să comunice aceste modificări Comisiei interdepartamentale. Concomitent, solicitantul va prezenta Comisiei documentele care confirmă modificările intervenite, certificatul de securitate eliberat, după caz, copiile acestuia, în vederea operării modificărilor de rigoare.
161. Comisia interdepartamentală, în termen de 15 zile, va introduce modificările necesare în certificatul de securitate.
162. Pînă la restituirea certificatului de securitate solicitantului (inclusiv pînă la eliberarea noilor copii de pe acesta), persoana juridică va activa în baza unei copii legalizate, eliberate de Comisia interdepartamentală pentru această perioadă. La eliberarea certificatului de securitate cu modificările de rigoare, solicitantul va restitui Comisiei interdepartamentale copia legalizată.
163. Distrugerea certificatului de securitate se interzice, cu excepţia cazurilor prevăzute în punctul 173 din prezentul Regulament. Nu se admite pierderea certificatului de securitate. În caz că a intervenit una dintre situaţiile menţionate, solicitantul comunică acest fapt Comisiei interdepartamentale într-un termen cît mai restrîns, însă nu mai tîrziu de 3 zile. Pentru termenul de valabilitate rămas al certificatului de securitate se eliberează un duplicat.
164. Dacă există necesitatea de a continua activitatea legată de secretul de stat după expirarea termenului de valabilitate al certificatului de securitate, persoana juridică va solicita prelungirea valabilităţii acestuia pe termenul prevăzut în punctul 156 din prezentul Regulament.
165. Cererea cu privire la prelungirea termenului de valabilitate al certificatului de securitate se depune la Comisia interdepartamentală cu cel puţin 3 luni înainte de expirarea termenului anterior de valabilitate al certificatului de securitate. La cerere se anexează documentele care confirmă necesitatea prelungirii termenului de valabilitate al certificatului.
166. Prelungirea termenului de valabilitate al certificatului de securitate se efectuează cu respectarea condiţiilor necesare eliberării acestuia.
167. Pe certificatul de securitate se va aplica menţiunea privind prelungirea termenului de valabilitate, cu indicarea termenului nou. Menţiunea privind prelungirea termenului de valabilitate poate fi aplicată pe certificatul de securitate pînă la expirarea termenului anterior de valabilitate al acestuia. În acest caz, termenul nou de valabilitate al certificatului de securitate va începe din ultima zi calendaristică în care a expirat termenul anterior de valabilitate al acestuia.
168. Dreptul de acces la secret de stat al persoanelor juridice este suspendat în cazurile în care:
1) împotriva acesteia a fost pornită urmărirea penală pentru săvîrşirea unei infracţiuni incompatibile cu activitatea ce presupune utilizarea informaţiilor atribuite la secret de stat, pînă la pronunţarea hotărîrii judecătoreşti definitive şi irevocabile;
2) este necesară efectuarea unei expertize suplimentare în legătură cu posibila apariţie a circumstanţelor care nu corespund condiţiilor prevăzute în punctul 141 din prezentul Regulament, pînă la terminarea măsurilor de expertiză, dar nu mai mult de 30 de zile;
3) suspendarea activităţii persoanei juridice, pe un termen ce nu va depăşi termenul de valabilitate al certificatului de securitate.
169. Decizia cu privire la suspendarea dreptului de acces la secretul de stat al persoanei juridice se comunică acesteia în termen de 10 zile din data emiterii.
170. Pe perioada suspendării, certificatul de securitate, după caz, copiile legalizate de pe acesta şi duplicatul se retrag de către Comisia interdepartamentală. La expirarea termenului de suspendare, certificatul de securitate se restituie persoanei juridice sau se distruge în baza unui proces-verbal.
171. Dreptul de acces la secretul de stat al persoanelor juridice încetează în cazurile:
1) apariţiei sau descoperirii circumstanţelor care nu corespund cerinţelor stabilite în articolul 32 alineatul (3) din Lege;
2) depistării unor date neautentice şi/sau incomplete la eliberarea certificatului de securitate;
3) expirării termenului pentru care a fost perfectat, dacă nu a fost solicitată prelungirea acestuia;
4) suspendării activităţii persoanei juridice pe un termen ce depăşeşte termenul de valabilitate al certificatului de securitate;
5) încălcării, chiar şi o singură dată, a obligaţiilor asumate ce ţin de protecţia secretului de stat;
6) dizolvării persoanei juridice.
172. Decizia cu privire la încetarea dreptului de acces la secretul de stat al persoanei juridice se comunică acesteia în termen de 10 zile din data emiterii.
173. La încetarea dreptului de acces la secretul de stat al persoanei juridice, certificatul de securitate se retrage de către Comisia interdepartamentală şi se distruge în baza unui proces-verbal.
174. Faptul suspendării, încetării, distrugerii certificatului de securitate se consemnează în Registrul de evidenţă a certificatelor de securitate.
Capitolul III
REGULI DE GESTIONARE A PURTĂTORILOR MATERIALI DE
INFORMAŢII ATRIBUITE LA SECRET DE STAT
Secţiunea 1
Cerinţe generale cu privire la purtătorii materiali
de informaţii atribuite la secret de stat
175. Orice tip de purtători materiali de informaţii atribuite la secret de stat trebuie să fie identificat printr-un anumit număr de componente, amplasate conform cerinţelor prezentului Regulament.REGULI DE GESTIONARE A PURTĂTORILOR MATERIALI DE
INFORMAŢII ATRIBUITE LA SECRET DE STAT
Secţiunea 1
Cerinţe generale cu privire la purtătorii materiali
de informaţii atribuite la secret de stat
176. Documentele şi alţi purtători materiali de informaţii atribuite la secret de stat trebuie să conţină:
1) parafa de secretizare;
2) numărul de înregistrare;
3) data de înregistrare şi termenul de secretizare a informaţiilor;
4) funcţia, numele, prenumele şi semnătura persoanei cu funcţie de răspundere care a secretizat informaţiile.
177. Pe toate documentele ce conţin informaţii atribuite la secret de stat se aplică în mod obligatoriu parafa de secretizare. Parafa de secretizare se aplică pe toate exemplarele documentului, în partea dreaptă superioară a fiecărei file.
178. Atunci cînd documentul urmează să fie distribuit în mai multe exemplare, fiecare dintre acestea va purta numărul de exemplare, care apare pe prima pagină, sub parafa de secretizare, împreună cu numărul total de file.
179. Pe documentele care sînt adresate unei anumite persoane se aplică suplimentar, sub parafa de secretizare, menţiunea „Personal”, iar cele ce se referă la mobilizare, se marchează cu litera „M”.
180. Fiecărui document i se atribuie un număr de înregistrare care se înscrie pe toate exemplarele documentului şi pe anexele acestora. Numărul de înregistrare este urmat de menţiunile: „SS” – pentru informaţiile avînd gradul de secretizare „Strict secret, „S” – pentru informaţiile avînd gradul de secretizare „Secret”, „C” – pentru informaţiile avînd gradul de secretizare „Confidenţial” şi „R” – pentru informaţiile avînd gradul de secretizare „Restricţionat”.
181. La înscrierea numărului de înregistrare se va indica în mod obligatoriu data.
182. Termenul de secretizare a informaţiilor începe de la data la care pe document a fost aplicată parafa de secretizare.
183. Fiecare filă a documentului trebuie să fie numerotată, avînd înscris numărul curent al paginii, urmat de numărul total al acestora. Filele fiecărei anexe la document vor fi numerotate separat.
184. La sfîrşitul documentului se indică funcţia, numele, prenumele persoanei cu funcţie de răspundere care a secretizat informaţiile, cu aplicarea semnăturii acesteia, precum şi numele, prenumele, semnătura celui care a întocmit documentul.
185. Cînd documentele ce conţin informaţii atribuite la secret de stat se semnează de o singură persoană, datele privind funcţia, numele şi prenumele acesteia se înscriu sub text, în centrul paginii.
186. Dacă documentele se semnează de două sau mai multe persoane, funcţia, numele şi prenumele conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice se înscriu în partea stîngă, iar ale celorlalţi semnatari – în partea dreaptă, în ordinea corespunzătoare funcţiilor.
187. Cînd documentele care conţin informaţii atribuite la secret de stat se emit în comun de două sau mai multe autorităţi publice sau alte persoane juridice, denumirile acestora se înscriu separat în antet, iar la sfîrşit se semnează de către conducătorii autorităţilor publice sau persoanelor juridice respective, de la stînga la dreapta, aplicîndu-se ştampilele corespunzătoare.
188. Pe documente se menţionează, după caz, destinatarul. Pentru documentul care urmează să fie expediat la cinci şi mai mulţi destinatari se întocmeşte o listă de expediere, aprobată de către persoana cu funcţie de răspundere care a secretizat şi a semnat documentul. În acest caz, pe fiecare exemplar se indică un singur destinatar. Lista de expediere se coordonează cu Subdiviziunea de protecţie.
189. Documentul destinat unei alte autorităţi publice sau al altei persoane juridice se va întocmi pe foaie cu antet.
190. Exemplarul documentului de ieşire, care rămîne în dosar, poate să nu fie întocmit pe foaie cu antet, însă acesta trebuie să conţină celelalte elemente necesare, inclusiv numărul de înregistrare, data şi menţiunea cu privire la funcţia, numele, prenumele persoanei cu funcţie de răspundere care a secretizat şi a semnat documentul, confirmată prin semnătura executantului.
191. În situaţia în care documentul de bază este însoţit de anexe, la sfîrşitul textului se indică, pentru fiecare anexă: numărul anexei, denumirea (dacă denumirea anexei este indicată în textul documentului, atunci în anexă denumirea nu se indică), numărul de înregistrare, numărul de file al acesteia şi gradul de secretizare. La expedierea documentelor prin scrisoare de însoţire, se va indica suplimentar numărul de exemplare anexate şi numărul total de file.
192. În cazurile în care există un număr mare de anexe, se poate face inventarierea lor cu indicarea elementelor necesare ale documentelor incluse în anexă, iar în scrisoarea de însoţire se scrie: „Anexă conform inventarului nr. ______ pe _____ file”.
193. Anexele se secretizează în funcţie de conţinutul lor, şi nu de cel al documentelor pe care le însoţesc.
194. Scrisoarea de însoţire a documentului nu va cuprinde informaţii detaliate referitoare la conţinutul documentelor anexate.
195. Documentele anexate se semnează, dacă este cazul, de persoanele care au semnat documentul iniţial.
196. Întocmirea documentelor ce conţin informaţii atribuite la secret se stat, respectiv, multiplicarea acestora, se face într-un număr strict limitat de exemplare.
197. Informaţiile atribuite la secret de stat vor fi marcate, inscripţionate şi gestionate numai de către persoanele care au autorizaţie de acces la secretul de stat de forma corespunzătoare.
198. Parafa de secretizare se aplică prin ştampilare, dactilografiere, tipărire sau olograf.
199. Porţiunile clar identificabile din documentele complexe secretizate, cum sînt secţiunile, capitolele, titlurile, anexele, paragrafele, alte părţi componente, care au grade diferite de secretizare sau care nu sînt secretizate, trebuie marcate corespunzător gradului de secretizare.
200. Parafa de secretizare va fi aplicată separat de celelalte menţiuni, cu caractere şi/sau culori diferite.
201. Toate documentele secretizate aflate în lucru sau în stadiu de proiect vor avea înscrisă menţiunea „Proiect” şi vor fi marcate potrivit gradului de secretizare a informaţiilor ce le conţin. Gestionarea documentelor secretizate, aflate în lucru sau în stadiu de proiect, se face în aceleaşi condiţii ca şi ale celor în formă definitivă.
202. Atunci cînd se utilizează documente secretizate pentru întocmirea unui alt document, menţiunile de pe documentele secretizate le vor determina pe cele ale documentului rezultat. Pe documentul rezultat se vor preciza, după caz, documentele sursă care au stat la baza întocmirii lui.
203. Numărul şi data iniţială de înregistrare a documentului secretizat trebuie păstrate, chiar dacă i se aduc amendamente, pînă cînd documentul respectiv va face obiectul revizuirii gradului de secretizare.
204. În cazul în care menţiunile nu pot fi aplicate nemijlocit pe purtătorul material de informaţii atribuite la secret de stat, ele se indică în documentaţia de însoţire a acestuia.
205. Fotografiile, filmele, microfilmele şi negativele lor, rolele, bobinele, containerele sau alţi suporţi de păstrare a acestora se marchează vizibil cu o etichetă care indică parafa de secretizare, numărul şi data înregistrării.
206. Microfilmele trebuie să aibă afişat, la cele două capete, parafa de secretizare, iar la începutul rolei – lista elementelor de conţinut.
207. Gradul de secretizare a informaţiilor înregistrate pe benzi audio se imprimă verbal, atît la începutul înregistrării, cît şi la sfîrşitul acesteia.
208. Marcarea gradului de secretizare pe benzi video trebuie să asigure afişarea pe ecran a parafei de secretizare. În cazul în care, înainte de înregistrarea benzilor, nu se poate stabili cu exactitate gradul de secretizare, parafa se aplică prin inserarea unui segment de bandă la începutul şi la sfîrşitul benzii video.
209. Benzile audio şi video care conţin informaţii atribuite la secret de stat păstrează gradul de secretizare cel mai înalt atribuit pînă în momentul:
1) distrugerii printr-un procedeu autorizat;
2) atribuirii unui grad mai înalt de secretizare prin adăugarea unei înregistrări cu grad superior de secretizare.
210. Proiecţiile de imagini trebuie să afişeze, la începutul şi la sfîrşitul acestora, numărul şi data înregistrării, precum şi parafa de secretizare.
211. Rolele, bobinele, containerele sau alţi suporţi de păstrare a benzilor magnetice, inclusiv cele video, pe care au fost imprimate informaţii atribuite la secret de stat, vor avea înscris, la loc vizibil, cea mai înaltă parafă de secretizare atribuită acestora, care va rămîne aplicată pînă la distrugerea sau demagnetizarea lor.
212. La efectuarea unei înregistrări pe bandă magnetică, atît la începutul, cît şi la sfîrşitul fiecărui pasaj, se va menţiona gradul de secretizare. În cazul detaşării de pe suportul fizic, fiecare capăt al benzii va fi marcat, la loc vizibil, cu parafa de secretizare.
213. În toate cazurile, ambalajele sau suporţii în care se păstrează documente sau materiale ce conţin informaţii atribuite la secret de stat vor avea marcată parafa de secretizare, numărul şi data înregistrării şi li se va ataşa o listă cu denumirea acestora.
Secţiunea a 2-a
Evidenţa şi circulaţia documentelor secrete
214. Conducătorii autorităţilor publice sau altor persoane juridice vor asigura măsurile necesare de evidenţă şi control a informaţiilor secretizate, astfel încît să se poată stabili, în orice moment, locul în care se află aceste informaţii.Evidenţa şi circulaţia documentelor secrete
215. Lucrările de secretariat secrete în cadrul autorităţilor publice sau altor persoane juridice se organizează şi se efectuează de către Subdiviziunile de protecţie (subdiviziunile lucrărilor de secretariat secrete).
216. În cadrul Subdiviziunilor de protecţie trebuie să fie create condiţiile necesare pentru lucrul cu informaţii atribuite la secret de stat, conform cerinţelor prezentului Regulament.
217. Evidenţa documentelor (de intrare, de ieşire, interne) şi a altor purtători materiali de informaţii atribuite la secret de stat se ţine, conform registrelor de evidenţă, în formă manuală şi/sau electronică.
218. Ţinerea manuală a registrelor poate fi efectuată sub formă de fişier sau prin introducerea menţiunilor în cartea pentru înregistrări.
219. Drept principiu de bază al evidenţei se consideră atribuirea fiecărui document de intrare şi de ieşire a unui singur număr de înregistrare. La evidenţa pe fişe, pentru fiecare document se întocmeşte o singură fişă de evidenţă, într-un număr necesar de exemplare.
220. În autorităţile publice sau alte persoane juridice unde există un număr neînsemnat de documente de intrare, de ieşire şi interne (pînă la 500 pe an), se permite evidenţa lor conform Registrului de evidenţă a documentelor de intrare, de ieşire şi a celor interne (forma nr.21, anexă la prezentul Regulament), cu un număr unic de ordine.
221. Toate registrele (cărţile pentru înregistrări şi fişele de evidenţă) se înregistrează în Registrul unic de evidenţă a registrelor şi dosarelor finalizate, conform modelului din forma nr. 22, anexă la prezentul Regulament, în care se înregistrează din momentul deschiderii, avînd un număr propriu de evidenţă.
222. Cărţile pentru înregistrări trebuie să fie şnuruite, iar filele numerotate şi sigilate cu ştampila Subdiviziunii de protecţie. Numărul de file se indică pe ultima pagină şi se autentifică de către şeful Subdiviziunii de protecţie, prin aplicarea semnelor de control: semnătura şi ştampila.
223. La finele anului, numărul de fişe din fişierul finisat se indică în registrul unic de evidenţă al registrelor, dosarelor finalizate. Înscrierea finală, autentificată de către şeful Subdiviziunii de protecţie, cu indicarea numărului total de fişe, se face pe o filă aparte, plasată la începutul sau sfîrşitul fişierului.
224. Înregistrarea în registrul manual trebuie executată astfel încît să excludă posibilitatea de a fi radiată (ştearsă, distrusă) în mod mecanic, chimic sau în orice alt mod, fără a lăsa urme vizibile ale radierii (ştergerii, distrugerii). Rectificările, modificările şi completările registrului se autentifică prin semnătura persoanei din cadrul Subdiviziunii de protecţie, cu indicarea datei.
225. Gradul de secretizare a registrelor de evidenţă se determină în funcţie de gradul de secretizare a informaţiilor ce se conţin în ele.
226. Evidenţa documentelor avînd gradul de secretizare „Strict secret” se ţine separat.
227. În registre se reflectă datele cu privire la circulaţia documentelor, din momentul primirii sau întocmirii pînă la finisarea executării şi clasarea lor în dosare, transmiterea destinatarului sau distrugerea lor.
228. Pentru asigurarea controlului şi executarea documentelor se ţine Registrul de evidenţă şi control (forma nr. 23, anexă la prezentul Regulament) sau se vor întocmi fişiere informative.
229. Rezoluţia referitoare la document se face pe o fişă ataşabilă (fişă de însoţire), care se păstrează împreună cu documentul şi prevede executantul, indicaţia nemijlocită, termenul de execuţie, semnătura conducătorului autorităţii publice sau altei persoane juridice şi data. Responsabil pentru executarea documentului este persoana al cărei nume este indicat primul în rezoluţie, dacă nu a fost numită o altă persoană.
230. La înscrierea rezoluţiilor, efectuarea însemnărilor pe documente, precum şi la fiecare recipisă de primire şi restituire a documentelor se indică în mod obligatoriu data.
231. Răspunsul din partea unei subdiviziuni la un document poate fi dat sub formă de rezoluţie sau referinţă sumară direct pe fişa ataşabilă (fişă de însoţire) la documentul respectiv, care se restituie expeditorului împreună cu documentul, conform numărului de intrare. Concomitent în registrul de evidenţă a documentelor de intrare se indică numărul şi data expedierii. În acelaşi mod se permite a expedia spre executare instituţiilor subordonate interpelările parvenite de la alte autorităţi publice sau persoane juridice.
232. Documentele semnate de către conducătorii autorităţilor publice sau ai altor persoane juridice, care urmează a fi înregistrate, expediate şi clasate la dosar, precum şi documentele de intrare executate se predau de către executanţi Subdiviziunii de protecţie.
233. În caz de necesitate, executanţii pot remite altor executanţi ai subdiviziunilor interioare respective, în timpul programului de muncă, documentele ce conţin informaţii atribuite la secret de stat, cu excepţia celor care au gradul de secretizare „Strict secret”, dacă aceste documente îi priveşte nemijlocit şi le sînt adresate de către conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice ori de şeful subdiviziunii. În acest caz, restituirea documentului către executantul de la care a fost primit se va efectua în aceeaşi zi.
234. Remiterea unor astfel de documente de la un executant la altul se efectuează contra semnătură (recipisă) în Inventarul interior al documentelor care se află la executant (forma nr. 24, anexă la prezentul Regulament). De asemenea, conducătorii autorităţilor publice sau ai altor persoane juridice, precum şi şefii subdiviziunilor sînt obligaţi să semneze în inventarul interior pentru documentele primite de la executanţi.
235. Fiecare document sau alt purtător material de informaţii atribuite la secret de stat va fi inscripţionat cu numărul de înregistrare şi data cînd este înscris în registrul de evidenţă. Numerele de înregistrare sînt urmate de menţiunile „SS”, „S”, „C” sau „R”, corespunzător gradului de secretizare atribuit.
236. Emitenţii şi deţinătorii de informaţii atribuite la secret de stat sînt obligaţi să înregistreze şi să ţină evidenţa tuturor documentelor şi materialelor primite, expediate sau a celor întocmite de unitatea proprie, potrivit legii.
237. Evidenţa actelor normative şi a celor cu caracter de dispoziţie emise de către autoritatea publică sau altă persoană juridică se efectuează conform registrului prevăzut în forma nr. 25, anexă la prezentul Regulament. Evidenţa actelor normative primite pentru informare sau executare de la autorităţile publice (hotărîri ale Parlamentului, decrete ale Preşedintelui, hotărîri şi dispoziţii ale Guvernului, acte emise de către alte autorităţi publice, inclusiv locale) se efectuează conform registrului prevăzut în forma nr. 26, anexă la prezentul Regulament.
238. Informarea cu conţinutul actelor normative şi de dispoziţie se efectuează contra semnătură (recipisă) pe o fişă specială, numai la indicaţia scrisă a conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice emitente.
239. În registrele de evidenţă a informaţiilor atribuite la secret de stat vor fi menţionate numele şi prenumele persoanei care a primit documentul, iar aceasta va semna pentru primire.
240. Atribuirea numerelor de înregistrare în registrele de evidenţă se face consecutiv, pe parcursul unui an calendaristic. Numerele de înregistrare se înscriu obligatoriu pe toate exemplarele documentelor sau materialelor care conţin informaţii atribuite la secret de stat, precum şi pe documentele anexate.
241. Anual, documentele se clasează în dosare, potrivit problematicii, termenelor de păstrare stabilite în nomenclatoarele departamentale detaliate de informaţii care urmează a fi secretizate, precum şi altor criterii.
242. Clasarea documentelor sau altor purtători materiali de informaţii atribuite la secret de stat se face separat, în funcţie de suportul şi formatul acestora, cu folosirea mijloacelor de păstrare şi protejare adecvate.
243. Informaţiile avînd gradul de secretizare „Strict secret” şi cele cu privire la mobilizare vor fi compartimentate fizic şi păstrate separat de celelalte informaţii.
244. Atribuirea aceluiaşi număr de înregistrare unor documente cu conţinut diferit este interzisă.
245. Registrele de evidenţă vor fi completate de persoanele desemnate care deţin autorizaţie de acces la secret de stat de forma corespunzătoare.
Secţiunea a 3-a
Evidenţa caietelor de lucru şi pentru stenografiere,
carnetelor de notiţe speciale, formularelor, mapelor
de lucru, servietelor şi valizelor speciale
246. Caietele de lucru şi pentru stenografiere, carnetele de notiţe speciale se eliberează executanţilor pentru efectuarea însemnărilor ce conţin informaţii atribuite la secret de stat. Evidenţa acestora se ţine în Registrul de evidenţă a caietelor de lucru, potrivit formei nr. 27, anexă la prezentul Regulament. Evidenţa caietelor de lucru, pentru stenografiere şi a carnetelor de notiţe speciale poate fi efectuată într-un registru unic, însă în mod separat.Evidenţa caietelor de lucru şi pentru stenografiere,
carnetelor de notiţe speciale, formularelor, mapelor
de lucru, servietelor şi valizelor speciale
247. Ţinerea caietelor de lucru pentru înscrierea informaţiilor avînd gradul de secretizare „Strict secret” se efectuează doar cu permisiunea scrisă a conducătorilor autorităţilor publice sau altor persoane juridice.
248. Filele caietelor trebuie să fie şnuruite, numerotate, sigilate şi semnate de către şeful Subdiviziunii de protecţie. Caietele se secretizează, pe copertele acestora se indică destinaţia lor, numele, prenumele executantului şi numărul de înregistrare.
249. Filele carnetelor de notiţe speciale şi cotorul acestora se numerotează, iar pe fiecare filă se indică numărul de evidenţă al carnetului. În cazul editării caietelor de notiţe speciale cu fişe de control, cotoarele acestora nu se numerotează.
250. La eliberarea carnetelor de notiţe speciale pentru unică utilizare, persoana din cadrul Subdiviziunii de protecţie va indica în Fişa de evidenţă a documentelor (dosarelor) eliberate (forma nr. 28, anexă la prezentul Regulament) numărul de file existente şi numărul de file rămase la restituirea carnetului. Consemnarea cu privire la transmiterea şi distrugerea filelor detaşabile se efectuează pe cotoarele filelor detaşate sau pe fişa de control a carnetului de notiţe special.
251. Carnetele de notiţe speciale, eliberate pentru unică utilizare, trebuie să fie prevăzute cu un suport rigid care exclude posibilitatea de imprimare a amprentelor documentului întocmit.
252. Inventarele interioare broşate ale documentelor care se află la executanţi se iau în evidenţă în Registrul de evidenţă a caietelor de lucru sau în conturile personale (forma nr. 29, anexă la prezentul Regulament). Conturile personale se iau în evidenţă în registre separate, conform modelului din forma nr. 27, anexă la prezentul Regulament.
253. Mapele de lucru, servietele şi valizele speciale se eliberează executanţilor contra semnătură (recipisă). La restituirea acestora Subdiviziunii de protecţie, se verifică corectitudinea sigilării lor şi respectarea termenului de restituire.
254. În lipsa executanţilor, în caz de necesitate, mapele de lucru, servietele şi valizele speciale pot fi deschise, cu permisiunea şefului Subdiviziunii de protecţie, de către angajaţii Subdiviziunii de protecţie, în prezenţa unui reprezentant al subdiviziunii în care activează executantul. Aceste persoane fac înscrieri, confirmate prin semnătură (recipisă), în inventarele interioare ale documentelor ce se află la executanţi sau într-un registru special, ţinut de Subdiviziunea de protecţie, indicînd cine, cînd şi cu ce scop a efectuat deschiderea, corespunderea documentelor cu inventarul interior, numărul ştampilelor cu care a fost şi cu care urmează a fi sigilată mapa de lucru, servieta sau valiza specială. În cazul în care este necesară extragerea documentelor din mapa de lucru, servieta sau valiza specială se indică numărul documentelor extrase şi numărul de file al acestora. După deschidere, mapa de lucru, servieta sau valiza specială, se sigilează cu ştampila personală a reprezentantului subdiviziunii în care activează executantul. La întoarcere, executantul este obligat să verifice prezenţa documentelor.
255. Pentru sigilarea mapelor de lucru, servietelor sau valizelor speciale, a depozitelor de păstrare a documentelor, executanţilor li se eliberează, contra semnătură (recipisă) în contul personal sau în Registrul de evidenţă a ştampilelor (forma nr. 30, anexă la prezentul Regulament), ştampile de metal numerotate.
Secţiunea a 4-a
Transmiterea informaţiilor atribuite la secret de stat
256. La transmiterea informaţiilor atribuite la secret de stat se va asigura respectarea principiului necesităţii de a lucra cu astfel de informaţii.Transmiterea informaţiilor atribuite la secret de stat
257. Transmiterea informaţiilor atribuite la secret de stat între autorităţile publice, alte persoane juridice sau cetăţeni se va efectua cu permisiunea autorităţii publice cu împuterniciri de dispoziţie asupra acestora.
258. Transmiterea informaţiilor atribuite la secret de stat, în procesul de elaborare şi adoptare a actelor normative poate fi efectuată fără permisiunea emitentului acestor informaţii, în limitele necesare îndeplinirii cerinţelor de tehnică legislativă.
259. La transmiterea informaţiilor atribuite la secret de stat vor fi create, în mod obligatoriu, condiţii necesare pentru protecţia acestor informaţii. În acest sens:
1) autorităţile publice trebuie să îndeplinească cerinţele prevăzute în articolul 32 alineatul (3) literele a) – e) din Lege;
2) alte persoane juridice, cu excepţia autorităţilor publice, trebuie să dispună de certificat de securitate pentru efectuarea lucrărilor cu utilizarea informaţiilor avînd un anumit grad de secretizare;
3) cetăţenii trebuie să dispună de dreptul de acces la informaţiile atribuite la secret de stat, de forma corespunzătoare.
260. Predarea-primirea informaţiilor atribuite la secret de stat între expeditor şi destinatar se face cu respectarea măsurilor de protecţie, prevăzute în prezentul Regulament.
261. Corespondenţa secretă se transmite numai prin Subdiviziunile de protecţie ale autorităţilor publice sau ale altor persoane juridice.
262. La primirea documentelor ce urmează a fi transmise, persoana din cadrul Subdiviziunii de protecţie verifică prezenţa tuturor exemplarelor şi filelor documentelor, ciornelor, corespunderea numerelor de înregistrare de pe documente cu numerele din registrele de evidenţă, corectitudinea întocmirii documentelor, prezenţa anexelor.
263. Documentele pot fi transmise destinatarilor cu sau fără scrisoare de însoţire.
264. La transmiterea documentelor cu scrisoare de însoţire, întocmirea lor se efectuează în modul prevăzut de punctele 191-192 ale prezentului Regulament.
265. Dacă anexele se transmit către destinatari diferiţi, enumerarea lor se face pentru fiecare destinatar în parte.
266. Dacă la expeditor nu rămîn copii (exemplare) ale anexelor transmise, atunci în scrisoarea de însoţire se face menţiunea „Numai destinatarului”.
267. Evidenţa documentelor întocmite se efectuează în registrele de evidenţă a documentelor întocmite (formele nr. 31 şi nr. 32, anexă la prezentul Regulament).
268. La transmiterea unui număr mare de anexe prin scrisoare de însoţire, dacă enumerarea acestora în registrele de evidenţă a documentelor întocmite este imposibil de efectuat, în rubrica „Tipul şi conţinutul succint al documentului” se va indica, în litere, numărul total de file al anexelor.
269. Documentele pot fi transmise destinatarilor fără scrisoare de însoţire, dacă conţinutul şi destinaţia acestora nu necesită explicaţii suplimentare.
270. La transmiterea documentelor fără scrisori de însoţire, pe plicurile în care se pun astfel de documente se înscriu numerele de înregistrare ale tuturor documentelor, indicîndu-se numărul de exemplare, iar în registrele de evidenţă se înscrie numărul şi data expedierii. Transmiterea documentelor ce se referă la mobilizare se face în plicuri aparte, separat de alte documente secretizate.
271. Toate documentele ce conţin informaţii atribuite la secret de stat se transmit către alte autorităţi publice sau alte persoane juridice în plicuri sigilate, opace şi rezistente.
272. Pe verso plicului, în centru se lipeşte eticheta de hîrtie cu amprenta de cauciuc „Pentru plicuri”, în aşa fel ca ea să cuprindă toate colţurile la mijloc.
273. Etichetele trebuie să fie confecţionate din hîrtie subţire care nu se supune stratificării, iar mărimea acestora trebuie să depăşească cu 3-4 mm diametrul amprentei ştampilei de cauciuc. Deasupra etichetelor se aplică un strat subţire de clei, care trebuie să depăşească marginile etichetei de hîrtie.
274. Pe plic se indică următoarele date:
1) parafa de secretizare – în colţul drept de sus;
2) după caz, menţiunea „Personal” sau litera „M” – sub parafa de secretizare;
3) semnătura persoanei care a efectuat împachetarea şi ştampila „Pentru plicuri”;
4) după caz, menţiunea „Urgent”, legalizată prin ştampila „Pentru plicuri” – în partea de sus în centrul plicului;
5) adresa destinatarului;
6) adresa expeditorului;
7) numerele de înregistrare a documentelor ce se conţin în plic.
275. La transmiterea unui document în mai multe exemplare, fără scrisoare de însoţire, în afara numărului de înregistrare al documentului, între paranteze, se indică numerele exemplarelor.
276. Documentele avînd gradele de secretizare „Strict secret”, „Secret” şi „Confidenţial” se transmit către alte autorităţi publice sau alte persoane juridice în plicuri duble. În acest caz, pe plicul exterior, în colţul stîng de sus se face înscrierea de preîntîmpinare „Plic dublu”. Parafa de secretizare, din punctul de vedere al securităţii, nu trebuie, în nici un caz, să apară pe plicul exterior.
277. La împachetarea dublă, pe plicul interior pot fi indicate şi alte date, inclusiv menţiunile restrictive, numele expeditorului şi al destinatarului.
278. Transmiterea şi distribuirea corespondenţei secretizate se efectuează de către curieri speciali, în conformitate cu prevederile Legii Serviciului de Stat de Curieri Speciali nr. 402-XV din 2 decembrie 2004 şi ale Regulamentului Serviciului de Stat de Curieri Speciali, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr. 635 din 29 iunie 2005 „Cu privire la Serviciul de Stat de Curieri Speciali”.
279. Conducătorii autorităţilor publice şi ai altor persoane juridice deţinătoare de informaţii atribuite la secret de stat vor desemna cel puţin o persoană din cadrul Subdiviziunii de protecţie proprii pentru transmiterea şi executarea operaţiunilor de predare-primire a corespondenţei secretizate, între acestea şi Serviciul de Stat de Curieri Speciali.
280. În caz de necesitate, cu permisiunea scrisă a conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice, documentele secretizate, cu excepţia celor care au gradul de secretizare „Strict secret”, pot fi transmise în raza localităţii respective de către angajaţii Subdiviziunii de protecţie, desemnaţi în conformitate cu punctul 279 din prezentul Regulament, în serviete speciale, sigilate cu ştampila Subdiviziunii de protecţie şi numai însoţiţi de transportul departamental. Transmiterea şi distribuirea corespondenţei avînd gradul de secretizare „Strict secret” de către angajaţii desemnaţi ai Subdiviziunii de protecţie în raza localităţii respective se admite, doar în cazuri excepţionale, cu asigurarea pazei corespunzătoare (înarmate).
281. Transmiterea şi distribuirea corespondenţei secretizate de către angajaţii desemnaţi ai Subdiviziunii de protecţie, în afara localităţii respective, se admite, doar în cazuri excepţionale, cu asigurarea pazei corespunzătoare (înarmate).
282. În interiorul aceleiaşi clădiri sau al unui grup de clădiri, documentele ce conţin informaţii atribuite la secret de stat pot fi transmise într-un singur plic închis, menţionînd numai numele destinatarului, cu condiţia ca expedierea (distribuirea) să fie efectuată de persoana desemnată din cadrul Subdiviziunii de protecţie, care dispune de acces la secretul de stat de forma corespunzătoare.
283. Predarea-primirea corespondenţei în procesul transmiterii şi distribuirii se face contra semnătură (recipisă), în conformitate cu formele respective de evidenţă.
Secţiunea a 5-a
Recepţionarea şi înregistrarea informaţiilor atribuite
la secret de stat
284. Toată corespondenţa secretizată, parvenită în autorităţile publice sau alte persoane juridice în timpul programului de muncă este recepţionată numai de către Subdiviziunea de protecţie. Recepţionarea şi înregistrarea informaţiilor atribuite
la secret de stat
285. În afara programului de muncă, corespondenţa secretizată este recepţionată de către persoanele de serviciu din cadrul autorităţii publice sau al altei persoane juridice, care înregistrează plicurile în Registrul de evidenţă a plicurilor (forma nr.33, anexă la prezentul Regulament), fără a le deschide. Corespondenţa recepţionată în acest mod se transmite, neîntîrziat, Subdiviziunii de protecţie, contra semnătură (recipisă).
286. Distribuirea corespondenţei secretizate, în afara programului de muncă, către autorităţile publice sau alte persoane juridice care nu dispun permanent de persoane de serviciu nu se efectuează.
287. La recepţionarea corespondenţei se verifică: corectitudinea adresei, integritatea ambalajului (plicului) şi amprentele ştampilei, corespunderea lor denumirii expeditorului, corespunderea numerelor indicate pe plic cu numerele indicate în registrul (borderoul, inventarul) de distribuire.
288. În cazul constatării unor nereguli (spre exemplu, deteriorarea ambalajului, necorespunderea amprentelor ştampilei cu denumirea expeditorului), plicul este recepţionat prin întocmirea unui proces-verbal, semnat de persoana care a distribuit plicul şi de cea care l-a recepţionat, fapt ce se consemnează în registru.
289. Un exemplar al procesului-verbal se remite, după caz, Serviciului de Stat de Curieri Speciali sau expeditorului pentru luarea măsurilor necesare.
290. Dacă plicul este deteriorat astfel încît permite divulgarea conţinutului documentelor pe care le conţine, plicul cu documentele respective se va păstra intact, iar despre acest fapt va fi informat neîntîrziat conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice şi Serviciul de Informaţii şi Securitate.
291. Persoana care recepţionează corespondenţa semnează lizibil în registrul (borderoul, inventarul) de distribuire, indicînd prin litere numărul plicurilor recepţionate, data, ora recepţionării lor şi legalizează semnătura sa prin ştampila respectivă. Ulterior, în registrul de evidenţă a plicurilor sau în Registrul de control al plicurilor (forma nr. 34, anexă la prezentul Regulament) se indică numărul de expediţie şi se scrie prin litere numărul plicurilor recepţionate. Persoana de serviciu indică suplimentar în registrul de evidenţă a plicurilor numărul documentelor indicat pe plicuri. Aceste înscrieri se confirmă prin semnătura curierului special care a distribuit corespondenţa, indicînd data şi ora de predare a corespondenţei.
292. Toate plicurile recepţionate şi înregistrate în registrul de control al plicurilor se remit contra semnătură (recipisă) şefului Subdiviziunii de protecţie sau persoanei împuternicite pentru a fi deschise. La deschiderea plicurilor se verifică corespunderea numerelor de înregistrare indicate pe ele cu numerele indicate pe documentele din plic, numărul documentelor cu datele de evidenţă indicate în scrisoarea de însoţire, numărul de exemplare şi de file ale tuturor documentelor.
293. Dacă plicul conţine mai multe documente, fiecare dintre ele se înregistrează cu un număr separat.
294. Persoana care deschide plicurile trebuie să se convingă de faptul că a extras toată corespondenţa din ele.
295. După deschiderea plicului, documentele se înregistrează neîntîrziat în Registrul de evidenţă a documentelor recepţionate sau în Fişele de evidenţă a documentelor recepţionate (formele nr. 35 şi nr. 36, anexă la prezentul Regulament) ori, respectiv, în formele de evidenţă ale documentaţiei tehnice.
296. Plicurile cu menţiunea „Personal” se deschid doar de către destinatar sau de persoana împuternicită. Înscrierea datelor referitoare la document se efectuează din spusele persoanei care a deschis plicul. În Registrul de evidenţă a documentelor recepţionate (formele nr. 35 şi nr. 36, anexă la prezentul Regulament) se face înscrierea „Plic cu menţiunea „Personal”. După ce a luat cunoştinţă de conţinutul documentului, destinatarul acestuia restituie documentul în plic Subdiviziunii de protecţie. Documentele cu menţiunea „Personal” se păstrează în plic sigilat de către Subdiviziunea de protecţie. Ulterior, la decăderea necesităţii de a păstra documentele cu menţiunea „Personal”, acestea se distrug în modul stabilit de prezentul Regulament.
297. În cazurile în care se constată necorespunderi în datele de evidenţă ale documentelor recepţionate, acestea vor fi menţionate într-un proces-verbal, întocmit în două exemplare, semnat de şeful şi persoana respectivă din cadrul Subdiviziunii de protecţie. Un exemplar al procesului-verbal împreună cu recto plicului în care au fost primite documentele se expediază Subdiviziunii de protecţie a autorităţii publice sau al altei persoane juridice expeditoare, iar celălalt exemplar se clasează în dosar.
298. La primirea procesului-verbal, Subdiviziunea de protecţie a autorităţii publice sau al altei persoane juridice expeditoare întreprinde măsurile necesare în vederea explicării şi lichidării necorespunderilor indicate în procesul-verbal.
299. Documentele expediate greşit se restituie expeditorului sau, de comun acord cu acesta, se expediază conform destinaţiei, în plicuri noi, pe care se vor indica numerele lor de înregistrare, anexînd recto plicului expeditorului, iar în registrul de control al plicurilor se înscrie numărul acestuia şi data expedierii.
300. Numărul de înregistrare a documentelor recepţionate se indică în mod obligatoriu în Registrul de control al plicurilor.
301. La înregistrarea documentelor recepţionate, în partea inferioară a primei pagini se aplică ştampila, în care se indică denumirea autorităţii publice sau al altei persoane juridice, numărul de evidenţă (de intrare), data înregistrării, numărul de file ale documentului de bază şi ale anexelor la acesta (filele anexelor nesecretizate se indică separat). Pe prima filă a anexelor se aplică ştampila „La nr.____ de intrare”, indicîndu-se anul de înregistrare.
302. Documentele recepţionate de la structurile subordonate sau interioare, ce dispun de Subdiviziuni de protecţie, care au fost semnate de către conducătorii autorităţilor publice, altor persoane juridice sau organelor ierarhic superioare, pot fi transmise destinatarului cu numărul de înregistrare atribuit conform Registrului de evidenţă a documentelor, indicat în forma nr. 37, anexă la prezentul Regulament.
303. Ediţiile, materialele broşate, alte documente parvenite fără scrisori de însoţire trec în evidenţă în Registrul de control al plicurilor, în care se înscriu numerele de inventar sau alte numere de evidenţă, atribuite acestor documente la înregistrarea lor în registrele respective.
304. În cazul în care anexele nu pot fi clasate în dosar (spre exemplu, broşurile, documentele de format mare), se efectuează inventarierea lor, cu menţiunea respectivă în scrisorile de însoţire şi în registrele de evidenţă a documentelor recepţionate, iar scrisorile de însoţire se clasează în dosar. Anexele nesecretizate la documente, dacă nu se păstrează în comun, vor fi remise la secretariat, contra semnătură (recipisă) în Registrul de evidenţă a documentelor recepţionate, efectuîndu-se consemnarea respectivă pe scrisoarea de însoţire.
305. Documentele recepţionate, luate în evidenţa corespunzătoare, se remit, contra semnătură (recipisă), conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice căreia îi sînt adresate spre examinare.
306. Documentele avînd gradul de secretizare „Strict secret” se remit conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice, contra semnătură (recipisă), doar de către şeful Subdiviziunii de protecţie sau de persoana numită pentru îndeplinirea obligaţiilor acestuia.
307. Remiterea documentelor spre executare se efectuează numai prin intermediul Subdiviziunii de protecţie.
308. Remiterea documentelor neînregistrate spre executare nu se admite.
309. Documentele care au gradul de secretizare „Strict secret” pot fi aduse la cunoştinţă doar persoanelor care dispun de acest drept, în virtutea funcţiilor exercitate, numai în privinţa aspectelor legate nemijlocit de activitatea acestora şi doar cu permisiunea scrisă a conducătorului autorităţii publice, altei persoane juridice sau a persoanei căreia i-au fost adresate.
310. La primirea documentelor de la executanţi, angajaţii Subdiviziunii de protecţie verifică corespunderea numerelor de înregistrare respective şi a numărului de file ale documentelor cu menţiunile din registrul de evidenţă respectiv şi din Inventarul interior al documentelor care se află la executant, semnînd pentru recepţionarea documentelor.
Secţiunea a 6-a
Multiplicarea
311. Multiplicarea documentelor ce conţin informaţii atribuite la secret de stat se efectuează numai de către persoane autorizate să aibă acces la astfel de informaţii, în încăperi special destinate. Autorităţile publice sau alte persoane juridice care lucrează cu un volum neînsemnat de documente secrete pot efectua multiplicarea acestora în încăperea Subdiviziunii de protecţie.Multiplicarea
312. Documentele secrete se multiplică într-un număr strict stabilit de exemplare şi se transmit numai acelor subdiviziuni, autorităţi publice sau alte persoane juridice, cărora le sînt necesare în procesul activităţii.
313. Multiplicarea documentelor secrete se face în baza Foii de comandă privind multiplicarea documentelor secrete, potrivit formei nr. 38, anexă la prezentul Regulament.
314. Se interzice multiplicarea documentelor secrete într-un număr de exemplare mai mare decît cel indicat în Foaia de comandă privind multiplicarea documentelor secrete, cu excepţia înlocuirii filelor rebutate.
315. Multiplicarea documentelor ce conţin informaţii atribuite la secret de stat, cu excepţia celor care au gradul de secretizare „Strict secret”, se face în baza aprobării şefului subdiviziunii interioare, cu avizul Subdiviziunii de protecţie, ambele înscrise pe Foaia de comandă privind multiplicarea documentelor secrete.
316. Multiplicarea documentelor avînd gradul de secretizare „Strict secret” se face în baza aprobării conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice, cu avizul Subdiviziunii de protecţie, ambele înscrise pe foaia de comandă privind multiplicarea documentelor secrete.
317. La solicitare, multiplicarea documentelor ce conţin informaţii atribuite la secret de stat pentru alte autorităţi publice sau persoane juridice se poate efectua în baza Foii de comandă privind multiplicarea documentelor secrete, întocmite de către acestea. Executarea lucrărilor de multiplicare în asemenea cazuri se autorizează de către conducătorul autorităţii publice sau al persoanei juridice – executant, prin efectuarea înscrierii respective în Foaia de comandă privind multiplicarea documentelor secrete.
318. Foile de comandă privind multiplicarea documentelor secrete se înregistrează de către Subdiviziunea de protecţie în Registrul de evidenţă a foilor de comandă (forma nr. 39, anexă la prezentul Regulament). Pe foile de comandă privind multiplicarea documentelor secrete, parvenite de la alte autorităţi publice sau persoane juridice, se indică prin fracţie şi numărul de înregistrare al scrisorii de expediere.
319. Documentele secrete care urmează a fi multiplicate, împreună cu Foaia de comandă respectivă, se transmit, prin intermediul Subdiviziunii de protecţie, către subdiviziunea de multiplicare, contra semnătură (recipisă), în formele corespunzătoare de evidenţă. Documentele se transmit doar pe termenul necesar îndeplinirii comenzii.
320. Subdiviziunile de multiplicare asigură înregistrarea documentelor primite şi a Foilor de comandă privind multiplicarea documentelor secrete ce le însoţesc în Registrul de evidenţă a documentelor secrete multiplicate (forma nr. 40, anexă la prezentul Regulament).
321. Pe documente, precum şi în registrele de evidenţă respective se fac menţiuni cu privire la data, numărul de copii sau de extrase efectuate, de pe care pagini sau părţi ale documentului, numărul de înregistrare a copiilor sau extraselor.
322. Consemnarea operaţiunii de multiplicare se face atît pe original, cît şi pe toate copiile rezultate. Pe documentul original menţiunea cu privire la multiplicare se aplică în partea de jos a ultimei pagini sau pe verso documentului original, indicîndu-se numărul copiilor făcute de pe el, data, numărul de înregistrare al acestora şi cui au fost expediate. Dacă numărul destinatarilor este mare, poate fi întocmit un tabel de distribuire, care se înregistrează ca document anexat la original.
323. Pe copiile rezultate în urma multiplicării, marcarea se aplică pe prima pagină, sub numărul de înregistrare al documentului, prin aplicarea menţiunii „Copie”.
324. În cazul copierii succesive, la date diferite, a unui document secret, originalul va fi marcat la fiecare operaţiune, care va fi, de asemenea, înscrisă în registru. Exemplarele rezultate în urma copierii documentului secret se numerotează în ordine succesivă, chiar dacă operaţiunea se efectuează de mai multe ori şi la date diferite.
325. Extrasul dintr-un document care conţine informaţii atribuite la secret de stat se face în baza Foii de comandă privind multiplicarea documentelor secrete, analogic procedurii stabilite pentru multiplicare, iar documentul rezultat va avea menţionat sub numărul de exemplar cuvîntul „Extras” şi numărul de înregistrare al documentului original.
326. Multiplicarea documentelor parvenite de la alte autorităţi publice sau alte persoane juridice se face doar cu consimţămîntul conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice cu împuterniciri de dispoziţie asupra acestuia.
327. Parafa de secretizare atribuită unui document original se aplică, în mod identic, reproducerilor sau traducerilor.
328. Traducerea documentului se înregistrează cu acelaşi număr de înregistrare ca şi originalul documentului, efectuîndu-se înscrierea corespunzătoare în formele de evidenţă.
329. Dacă emitentul doreşte să aibă control exclusiv asupra reproducerii, documentul va conţine o indicaţie vizibilă cu următorul conţinut: „Reproducere interzisă”.
330. Informaţiile atribuite la secret de stat, înscrise pe documente cu regim restrictiv de reproducere, care au menţiunea „Reproducerea interzisă”, nu se multiplică.
331. În cazul multiplicării unui document care conţine informaţii atribuite la secret de stat se procedează astfel:
1) se stabileşte numărul de exemplare în care va fi multiplicat;
2) se completează şi se aprobă, în modul stabilit, Foaia de comandă, după care aceasta se înregistrează în registrul de evidenţă a foilor de comandă;
3) documentul original, împreună cu Foaia de comandă, se predă subdiviziunii de multiplicare pe bază de semnătură (recipisă);
4) după verificarea exemplarelor rezultate, acestea, împreună cu documentul original şi Foaia de comandă, se predau, pe bază de semnătură (recipisă) în Registrul de evidenţă a documentelor secrete multiplicate, Subdiviziunii de protecţie în vederea distribuirii sau expedierii.
332. La finisarea operaţiunilor de multiplicare se vor întreprinde măsurile necesare în vederea excluderii posibilităţii de reproducere neautorizată a informaţiilor multiplicate, fapt consemnat în Foaia de comandă privind multiplicarea documentelor secrete sau în Registrul de evidenţă a documentelor secrete multiplicate.
333. Stenografierea, redactarea după dictare sau de pe dispozitivele de redare a sunetului documentelor ce conţin informaţii atribuite la secret de stat, cu excepţia celor avînd gradul de secretizare „Strict secret”, se efectuează numai în încăperi izolate, unde este exclusă posibilitatea de ascultare a conţinutului acestora de către persoanele neautorizate.
334. Înregistrările stenografice a informaţiilor atribuite la secret de stat, cu excepţia celor care au gradul de secretizare „Strict secret”, se efectuează numai în caietele pentru stenografiere.
335. Purtătorii de informaţii magnetici sau de altă natură, destinaţi pentru imprimarea informaţiilor atribuite la secret de stat, şi caietele pentru stenografiere se înregistrează în Registrul de evidenţă al caietelor de lucru, iar după finalizarea activităţii se predau spre păstrare Subdiviziunii de protecţie. Pe purtătorul de informaţii se aplică numărul de înregistrare.
336. Toţi purtătorii materiali de informaţii atribuite la secret de stat, utilizaţi în activitatea de multiplicare, pînă la transmiterea lor Subdiviziunii de protecţie sau pînă la distrugere, se păstrează în condiţii care să asigure protecţia corespunzătoare a secretului de stat (safeuri, dulapuri de metal, depozite speciale sigilate, alţi suporţi speciali).
Secţiunea a 7-a
Multiplicarea tipografică
337. Primirea documentelor secrete pentru multiplicare tipografică, evidenţa, păstrarea şi transmiterea ediţiilor secrete se efectuează prin intermediul Subdiviziunilor de protecţie sau al subdiviziunilor documentaţiei tehnice.Multiplicarea tipografică
338. Documentele secrete primite spre multiplicare tipografică se înregistrează în Registrul de evidenţă a lucrărilor tipografice secrete (forma nr. 41, anexă la prezentul Regulament).
339. Tirajul ediţiilor secrete şi lista destinatarilor acestora se aprobă de către beneficiar, după coordonarea cu Subdiviziunea de protecţie a autorităţii publice cu împuterniciri de dispoziţie asupra informaţiei respective.
340. Ediţiile cu tiraj mare (spre exemplu: cărţi, instrucţiuni, broşuri) se tipăresc cu numerele de inventar atribuite originalelor acestora în Registrul de evidenţă a ediţiilor secrete (forma nr. 42, anexă la prezentul Regulament), pînă la predarea lor tipografiei. Dacă în ediţie sînt incluse mai multe documente care au numere de evidenţă separate, atunci acestei ediţii i se atribuie un număr unic de inventar.
341. Ordinele, instrucţiunile, indicaţiile şi alte acte cu caracter organizatoric şi de dispoziţie, precum şi documentaţia tehnică care se ţine în evidenţa de inventar se tipăresc cu numerele de evidenţă atribuite acestora.
342. Dacă într-o ediţie au fost incluse documente cu diferite grade de secretizare, atunci acestei ediţii i se aplică parafa de secretizare care corespunde celui mai înalt grad.
343. Pe copertă şi pe foaia de titlu a fiecărui exemplar al ediţiei (documentului) se indică: parafa de secretizare, numărul exemplarului şi numărul de inventar sau de evidenţă atribuit ediţiei (documentului). Pe verso ultimei file de text se înscrie o menţiune cu privire la: filele copertei pe care sînt indicate informaţii secrete, numărul de pagini, numărul planşelor (schemelor) nenumerotate.
344. Dacă ediţia secretă este formată din cîteva părţi (capitole, articole) cu diverse grade de secretizare, parafa de secretizare se aplică la începutul fiecărei dintre aceste părţi.
345. Dacă în ediţia secretă sînt incluse scheme, desene, hărţi, alte elemente componente de dimensiuni mai mari decît formatul ediţiei, atunci ele, de regulă, se plasează la sfîrşitul ediţiei, iar pe verso foii de titlu se indică numărul de planşe, numerele acestora şi numărul de file intercalate. Dacă planşele nu se plasează la sfîrşitul ediţiei, atunci se menţionează între care pagini au fost intercalate.
346. În cazul în care există un număr mare de planşe, acestea se broşează în blocuri separate, la sfîrşitul ediţiei sau în albume aparte.
347. Pe planşe se aplică parafa de secretizare respectivă, numărul comenzii tipografice şi anul de ediţie.
348. Evidenţa documentelor în tipografie se ţine conform Registrului de evidenţă a lucrărilor tipografice secrete.
349. Foaia de comandă privind multiplicarea documentelor secrete executate, împreună cu originalele documentelor, se transmit Subdiviziunii de protecţie sau subdiviziunii documentaţiei tehnice, în bază de semnătură (recipisă) în registrul de evidenţă a lucrărilor tipografice secrete.
350. Imprimările de corectură se iau în evidenţă în registre corespunzătoare, cu numerele de evidenţă a originalelor. Ele se expediază beneficiarilor, în modul stabilit, pentru transmiterea documentelor secrete.
351. Pînă la începutul paginării, şpalturile se păstrează de către persoana desemnată special în acest scop sau nemijlocit de către zeţar în regalurile pentru forme (dulapuri, safeuri), încuiate şi sigilate.
352. La finisarea lucrărilor, toate materialele secrete se pun în safeuri (dulapuri de metal) şi depozite, iar încăperile unde acestea se păstrează se verifică, se încuie, se sigilează şi se predau sub pază. La sfîrşitul schimbului, formele de zaţ care se află în maşinile de tipar se acoperă cu scuturi şi se sigilează.
353. La finisarea multiplicării tipografice a documentelor secrete, executanţii, împreună cu angajaţii Subdiviziunii de protecţie, verifică locurile de muncă şi tehnica de multiplicare pentru a exclude posibilitatea de a rămîne producţie tipărită secretă (inclusiv rebutată).
354. După executarea comenzii (obţinerea permisiunii de a publica ediţia) şi după verificarea corectitudinii textului ediţiei, tot materialul rebutat (imprimările de corectură, şpalturile, paginaţia, ultima corectură, matriţele) se verifică şi, de comun acord cu beneficiarul, se distrug în modul stabilit de prezentul Regulament.
355. Tirajele ediţiei tipărite se ţin în evidenţă în acelaşi registru în care au fost luate în evidenţă originalele cu numerele atribuite originalelor. Ediţiile secrete ale publicaţiilor cu tiraj mare, primite din alte autorităţi publice sau alte persoane juridice, se ţin în evidenţă în Registrul de evidenţă a ediţiilor secrete.
356. În cazul în care se depistează lipsa sau pierderea unor file (exemplare) în procesul de multiplicare tipografică a documentelor secrete, executantul informează imediat conducătorul tipografiei şi şeful Subdiviziunii de protecţie.
357. Completarea filelor sau a exemplarelor care lipsesc se efectuează cu permisiunea autorităţii publice cu împuterniciri de dispoziţie asupra informaţiilor respective, în baza Foii de comandă privind multiplicarea documentelor secrete, aprobată în modul corespunzător.
358. Ediţiile şi documentele secrete editate, pînă la remiterea lor beneficiarului, se păstrează împachetate şi sigilate în safeuri sau în încăperi speciale.
359. Transmiterea documentelor (tirajului ediţiei) secrete multiplicate tipografic se efectuează în modul stabilit de prezentul Regulament, în conformitate cu lista de expediere, în care se enumără destinatarii şi numărul de exemplare expediate. În registrul de evidenţă a ediţiilor secrete se face o înscriere cu privire la data transmiterii documentelor şi locul de aflare a listei destinatarilor, cu indicarea numărului de înregistrare al acesteia.
Secţiunea a 8-a
Nomenclatorul dosarelor.
Clasarea documentelor şi dosarelor
360. În scopul întocmirii corecte a dosarelor, păstrării sigure a documentelor şi selectării lor urgente, se întocmeşte Nomenclatorul dosarelor (forma nr. 43, anexă la prezentul Regulament), ţinîndu-se cont de sarcinile şi funcţiile autorităţii publice sau ale altei persoane juridice.Nomenclatorul dosarelor.
Clasarea documentelor şi dosarelor
361. În Nomenclatorul dosarelor se includ toate dosarele care reflectă activitatea autorităţii publice sau al altei persoane juridice, dosarele subdiviziunilor care activează provizoriu (spre exemplu, a comisiilor tehnice, a altor comisii), dosarele nefinalizate şi cele sosite din alte autorităţi publice sau alte persoane juridice pentru a fi continuate, precum şi Registrul unic de evidenţă al registrelor, dosarelor finalizate. Dosarele pe problemele care se soluţionează pe parcursul mai multor ani (dosare transmisibile) se introduc în Nomenclatorul dosarelor pe fiecare an, avînd acelaşi număr de ordine pe întreaga perioadă de timp necesară pentru soluţionarea acestor probleme, cu efectuarea menţiunii respective în Nomenclatorul dosarelor pe anul care a expirat: „Transmisibil, început în anul _____”.
362. Nomenclatoarele dosarelor se împart în nomenclatoare individuale (pentru documentele unei subdiviziuni interioare concrete) şi nomenclatoare de totalizare (formate din nomenclatoarele individuale ale subdiviziunilor interioare din autoritatea publică sau altă persoană juridică). Pentru persoanele juridice cu activitate economică şi documentaţie similară se întocmeşte într-un nomenclator-tip al dosarelor.
363. Nomenclatorul dosarelor se întocmeşte de către Subdiviziunea de protecţie în comun cu şefii subdiviziunilor interioare şi, după caz, şeful arhivei secrete a autorităţii publice sau al altei persoane juridice. Elaborarea Nomenclatorului dosarelor se efectuează în conformitate cu regulile stabilite de Serviciul de Stat de Arhivă, ţinîndu-se cont de importanţa documentelor, uniformitatea documentelor intrate la dosar, termenele lor de păstrare. În cazul unui număr mic de dosare secrete (pînă la zece), Nomenclatorul dosarelor poate fi întocmit pentru cîţiva ani, însă nu mai mult de cinci.
364. Nomenclatorul dosarelor semnat de către şeful Subdiviziunii de protecţie, coordonat cu Serviciul de Stat de Arhivă şi aprobat de către conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice se aplică începînd cu 1 ianuarie al anului următor.
365. Nomenclatorul dosarelor se ţine în evidenţă conform Registrului de evidenţă a documentelor întocmite (formele nr. 31 şi nr. 32, anexă la prezentul Regulament) şi se păstrează pe parcursul anului la şeful Subdiviziunii de protecţie sau la persoana responsabilă de păstrarea lui. După efectuarea controlului anual, Nomenclatorul dosarelor se clasează într-un dosar, separat cu nomenclatoarele. Evidenţa nomenclatoarelor broşate se ţine în Registrul unic de evidenţă a registrelor şi dosarelor finalizate (forma nr. 22, anexă la prezentul Regulament).
366. Nomenclatorul dosarelor se întocmeşte în aşa fel încît fiecare executant să aibă posibilitatea a lua cunoştinţă de volumul informaţiilor secrete necesare pentru îndeplinirea obligaţiilor de serviciu.
367. În caz de necesitate, în Nomenclatorul dosarelor pot fi operate modificări şi completări, în ordinea stabilită pentru aprobarea acestuia.
368. Termenele de păstrare a dosarelor incluse în Nomenclatorul dosarelor se stabilesc conform listelor tip sau listelor departamentale desfăşurate ale documentelor ce conţin termenele de păstrare.
369. Volumele dosarelor şi registrelor se introduc în Nomenclatorul dosarelor pe măsura deschiderii lor, cu indicarea numelui executantului responsabil de întocmirea dosarului (volumului), registrului.
370. În Nomenclatorul dosarelor se fac înscrieri cu privire la data deschiderii şi finalizării dosarului (volumului), numărul de file şi alte date necesare. Dacă pe parcursul anului în autoritatea publică sau altă persoană juridică se deschid noi dosare, acestea se includ suplimentar în Nomenclatorul dosarelor. În acest scop, la fiecare capitol al Nomenclatorului dosarelor se rezervă numere. La expirarea anului, la sfîrşitul Nomenclatorului dosarelor se indică numărul de dosare (volume) deschise care se păstrează provizoriu şi care permanent şi numărul de dosare transmisibile pentru anul următor.
371. Nomenclatorul dosarelor reprezintă documentul de evidenţă principal pentru anul în curs şi constituie baza organizării evidenţei, conform Registrului unic de evidenţă a registrelor şi dosarelor finalizate (forma nr. 22, anexă la prezentul Regulament).
372. Numerele de ordine ale dosarelor, conform Nomenclatorului dosarelor, reprezintă numerele dosarelor respective. În cazul unui număr mare de dosare incluse în Nomenclatorul dosarelor, acestora li se pot atribui indici care se formează din semnele convenţionale ale subdiviziunii interioare şi numărul de ordine al dosarelor (în limitele nomenclatorului dosarelor pentru subdiviziunea interioară).
373. Documentele se clasează în dosare pe diferite criterii (problematică, tip de documente, grad de secretizare, termen de păstrare, corespondenţă cu anumite autorităţi sau alte persoane juridice etc.). Întocmirea dosarelor se efectuează în conformitate cu regulile stabilite de Serviciul de Stat de Arhivă al Republicii Moldova.
374. Dosarele se întocmesc pe măsura clasării documentelor anului în curs. Dosarele transmisibile se întocmesc într-un număr strict limitat.
375. Documentele păstrate permanent se includ în dosare separat de cele păstrate provizoriu.
376. În dosare se clasează numai documentele executate şi întocmite corect. La recepţionarea documentelor executate pentru a fi clasate în dosare se verifică corectitudinea întocmirii acestora.
377. Pe coperta dosarului se va aplica: parafa de secretizare corespunzătoare gradului de secretizare a informaţiilor care se conţin în documentele clasate, denumirea autorităţii publice sau a altei persoane juridice (a subdiviziunii interioare), numărul dosarului, după caz, titlul dosarului, data, luna, anul deschiderii şi finalizării dosarului, numărul de file al acestuia, precum şi termenul de păstrare.
378. Data deschiderii şi finisării dosarului corespunde datei clasării primului şi ultimului document în dosar.
379. Concomitent cu dosarul se întocmeşte şi fişa de evidenţă privind eliberarea documentelor (dosarelor), conform formei nr. 28, anexă la prezentul Regulament, care se păstrează într-un plic lipit pe partea interioară a copertei dosarului şi se predă în arhivă împreună cu dosarul. La completarea deplină a fişei de evidenţă privind eliberarea documentelor (dosarelor) se întocmeşte o fişă nouă, care se anexează la cea completată şi se păstrează împreună cu dosarul.
380. Fişa completată se include în Inventarul interior al dosarului (forma nr. 44, anexă la prezentul Regulament), mai jos de însemnările totale, dar nu se consideră ca filă la dosar şi nu se numerotează.
381. Toate dosarele finisate trebuie să fie corect perfectate: filele dosarului trebuie să fie broşate, numerotate şi incluse în inventarul interior, iar pe inventar şi pe o filă specială cusută la sfîrşitul dosarului se face o înscriere de confirmare.
382. Toate documentele cusute la dosar se numerotează pe fiecare filă, în colţul drept de sus. Denumirea documentelor, numărul de evidenţă şi data acestora cu numărul de file se includ în inventarul interior al documentelor, care se află în dosar.
383. Filele inventarului interior se numerotează separat. Numărul acestora se va indica în menţiunea de confirmare, după numărul total de file ale dosarului.
384. După finalizarea dosarului, la sfîrşitul inventarului interior se indică, în cifre şi în litere, numărul documentelor incluse în el. De asemenea, se indică funcţia, numele, prenumele persoanei din cadrul Subdiviziunii de protecţie care a întocmit inventarul, iar pe fila specială cusută la sfîrşitul dosarului se efectuează o înscriere, în cifre şi în litere, privind numărul filelor cusute în el, conform modelului stabilit în forma nr. 44, anexă la prezentul Regulament.
385. Dosarul cu documente se coase, se sigilează şi se legalizează prin semnătura persoanei din cadrul Subdiviziunii de protecţie care l-a întocmit.
386. Sigilarea dosarului se efectuează cu ajutorul unei etichete de hîrtie cu amprentele ştampilei Subdiviziunii de protecţie, care se lipeşte în aşa mod încît să cuprindă aţele şireturilor cu care a fost cusut dosarul.
387. Fiecare dosar poate să conţină cel mult 250 de file. În cazul în care documentele clasate în dosar depăşesc acest număr, se întocmeşte un alt volum, indicîndu-se numărul lui de ordine.
388. Se interzice includerea în dosar a documentelor care nu se atribuie la acesta, a ciornelor, precum şi a documentelor care urmează a fi restituite.
389. Rectificările efectuate în inventarul interior al dosarului trebuie să fie legalizate prin semnăturile persoanei care-l întocmeşte şi a şefului Subdiviziunii de protecţie.
390. În vederea asigurării regimului secret, documentele, pe parcursul anului, pot fi păstrate în biblioraft sau în mape cu clape, iar la finele anului se clasează în dosar.
391. Pentru dosarele cu şine şi mapele cu clape se întocmeşte inventarul interior al documentelor care se află în ele şi foaia de titlu pe care se fac menţiunile stabilite de prezentul Regulament.
392. Eliberarea dosarelor sau a unor documente aparte, necesare în activitatea de serviciu, se efectuează de către Subdiviziunea de protecţie doar executanţilor care au drept de acces la acestea, contra semnătură (recipisă) în fişa de evidenţă privind eliberarea documentelor (dosarelor), în care se indică datele cu privire la dosarul sau documentul eliberat (numărul dosarului sau al documentului eliberat, numărul exemplarului documentului şi numărul de file al acestuia).
393. Dosarele şi documentele eliberate ce conţin informaţii cu gradul de secretizare „Strict secret” se restituie în aceeaşi zi.
394. Dacă este necesar ca executantul să ia cunoştinţă numai de conţinutul anumitor documente ce se află în dosar, care nu au legătură nemijlocită cu activitatea desfăşurată, informarea cu aceste documente se face cu permisiunea scrisă a şefului subdiviziunii în care lucrează executantul, în prezenţa unei persoane din cadrul Subdiviziunii de protecţie.
395. Lucrul cu documentele şi dosarele avînd gradul de secretizare „Strict secret” se efectuează în condiţii care asigură păstrarea acestora şi exclud posibilitatea de acces al altor persoane la conţinutul lor.
396. Retragerea din dosar a documentelor sau transferarea acestora dintr-un dosar în altul se efectuează, în cazuri excepţionale, numai cu permisiunea şefului Subdiviziunii de protecţie, prin anexarea în dosarul respectiv a unei Adeverinţe de substituire, în conformitate cu forma nr. 45, anexă la prezentul Regulament. În cazul în care din dosar se retrag definitiv unele documente, în inventarul interior al dosarului şi în formele de evidenţă se vor face menţiunile respective.
397. La retragerea documentelor din dosarele înregistrate în registrele de evidenţă ale anilor precedenţi, acestea trebuie înregistrate din nou în registrele de evidenţă a documentelor secrete ale anului în curs, cu efectuarea menţiunilor respective în adeverinţa de substituire.
398. Adeverinţa de substituire este semnată de către şeful Subdiviziunii de protecţie.
399. Menţiunile cu privire la modificarea numărului de file ale dosarului la retragerea definitivă a documentelor din acesta se indică pe copertă, în inventarul interior şi pe fila specială de confirmare.
400. La retragerea definitivă a documentelor din dosar, renumerotarea filelor acestuia nu se efectuează.
401. Toate dosarele finisate se ţin în evidenţă în Registrul unic de evidenţă al registrelor, dosarelor finalizate.
402. În cazul în care dosarul conţine mai multe volume, fiecare dintre acestea se înregistrează în Registrul unic de evidenţă a registrelor, dosarelor finalizate, cu un număr aparte, care se aplică pe copertă.
403. În Registrul unic de evidenţă a registrelor, dosarelor finalizate se fac menţiuni cu privire la data deschiderii şi finisării dosarului, termenele de păstrare, numărul de file ale acestuia, după caz alte date necesare.
404. Dosarele finisate se transmit pentru păstrare în arhivă. Despre predarea dosarului în arhivă sau, eventual, distrugerea acestuia se va indica în Registrul unic de evidenţă a registrelor şi dosarelor finalizate.
405. Autorităţile publice sau alte persoane juridice care deţin informaţii atribuite la secret de stat vor organiza şi vor efectua expertiza valorii documentelor în vederea predării acestora spre păstrare în arhivele secrete departamentale sau pentru distrugere. În acest sens, în autorităţile publice sau alte persoane juridice se creează comisii de expertiză, formate din cel puţin 3 membri.
406. Pentru păstrarea documentelor finisate, în autorităţile publice sau alte persoane juridice se creează arhive secrete departamentale, subordonate Subdiviziunilor de protecţie, care trebuie să asigure selectarea, evidenţa, păstrarea şi utilizarea documentelor Fondului Arhivistic al Republicii Moldova, constituite ca urmare a activităţii lor şi a subdiviziunilor subordonate.
407. Dosarele finisate se păstrează cel puţin un an în Subdiviziunea de protecţie, după care se transmit în arhiva secretă departamentală, în baza inventarelor întocmite în acest sens. Un exemplar al inventarului cu recipisa de la arhivă pentru primirea dosarelor se restituie depunătorului şi se păstrează în Subdiviziunea de protecţie.
408. La predarea-primirea documentelor în arhiva secretă departamentală se verifică corectitudinea întocmirii şi selectării acestora. Documentele, dosarele şi inventarele la a căror întocmire s-au admis încălcări, urmează a fi rectificate de către persoanele responsabile pentru predarea documentelor în arhivă.
409. Documentele se păstrează în arhivele secrete departamentale pe parcursul termenului de secretizare a acestora.
410. La expirarea termenului de secretizare, documentele desecretizate care prezintă valoare istorică, ştiinţifică, culturală se transmit spre păstrare permanentă la Arhiva Naţională a Republicii Moldova, în modul stabilit de legislaţia în vigoare.
411. La dosarele selectate pentru păstrarea permanentă se întocmesc inventare, care vor fi aprobate de către comisiile de expertiză şi control ale instituţiilor de arhivă respective. Inventarele dosarelor care se vor păstra temporar se întocmesc separat de inventarele dosarelor care vor fi păstrate permanent. Aceste inventare se întocmesc în două exemplare şi nu se expediază în instituţiile de arhivă.
412. În cazul reorganizării sau lichidării autorităţii publice sau altei persoane juridice, pentru soluţionarea chestiunilor privind păstrarea ulterioară a documentelor Fondului arhivistic de stat se instituie o comisie, în componenţa căreia vor intra inclusiv reprezentanţi ai organului de stat pentru supravegherea şi administrarea Fondului Arhivistic al Republicii Moldova şi angajaţi ai Subdiviziunii de protecţie.
413. Documentele şi dosarele secretizate, păstrate provizoriu la expirarea termenelor stabilite, se distrug în modul prevăzut de prezentul Regulament.
414. Angajaţii arhivei fondurilor secrete întocmesc schema amplasării documentelor şi dosarelor şi planul evacuării lor în situaţii excepţionale. Schema şi planul se coordonează cu şeful Subdiviziunii de protecţie şi se aprobă de către conducătorul arhivei.
415. Evidenţa şi păstrarea documentelor şi dosarelor în arhiva secretă departamentală se efectuează în conformitate cu regulile de activitate a Arhivei de Stat şi cu prezentul Regulament.
416. Documentele şi dosarele, cu excepţia celor avînd gradul de secretizare „Strict secret” care se păstrează în arhivele secrete departamentale, pot fi eliberate pentru utilizare temporară executanţilor care au acces la secretul de stat, cu permisiunea şefilor subdiviziunilor lor interioare şi Subdiviziunii de protecţie. Dosarele se eliberează executanţilor la locul de muncă în cazuri excepţionale, în baza fişei de evidenţă privind eliberarea documentelor (dosarelor).
417. Documentele de arhivă şi dosarele care au gradul de secretizare „Strict secret” nu se eliberează executanţilor la locul de muncă. Informarea cu conţinutul unor astfel de documente se efectuează în încăperea arhivei sau Subdiviziunii de protecţie, cu permisiunea şefului Subdiviziunii de protecţie şi a conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice.
418. Controlul disponibilului de documente secrete în arhivele secrete departamentale se efectuează cel puţin o dată la 5 ani.
419. Modificarea parafei de secretizare şi desecretizarea documentelor şi dosarelor, care se păstrează în arhiva secretă departamentală, se efectuează în modul stabilit de prezentul Regulament.
420. Despre modificarea parafei de secretizare sau desecretizarea documentelor şi dosarelor, care se află la păstrare în arhiva secretă departamentală se fac menţiunile respective pe acestea, indicîndu-se numărul şi data deciziei cu privire la modificarea parafei de secretizare sau cu privire la desecretizare.
421. Dosarele desecretizate se transmit pentru păstrare obişnuită, conform actului de inventar, cu efectuarea menţiunilor respective în formele de evidenţă a documentaţiei din arhivă.
422. Modificarea parafei de secretizare a documentelor secrete selectate pentru arhivele de stat se efectuează de către arhivele de stat împreună cu autorităţile publice sau cu alte persoane juridice şi, după caz, cu succesorii lor de drept, ale căror documente se păstrează în arhive.
423. Desecretizarea purtătorilor materiali de informaţii atribuite la secret de stat care se păstrează în fondurile închise ale arhivelor se efectuează de către conducătorii arhivelor de stat, cu condiţia că organizaţia întemeietoare a fondului sau succesorul ei de drept le deleagă astfel de împuterniciri. În caz de lichidare a organizaţiei întemeietoare a fondului şi de lipsă a succesorului ei de drept, problema desecretizării purtătorilor materiali de informaţii atribuite la secret de stat este examinată de către Comisia interdepartamentală pentru protecţia secretului de stat.
424. Documentele şi dosarele avînd gradul de secretizare „Strict secret”, care se află la păstrare de stat, pot fi eliberate pentru utilizare provizorie cetăţenilor care dispun de dreptul de acces la secret de stat, autorităţilor publice sau altor persoane juridice care deţin certificat de securitate, cu permisiunea autorităţii publice cu împuterniciri de dispoziţie asupra acestor informaţii, care a predat aceste documente şi dosare la păstrare, sau a succesorilor acestora.
Secţiunea a 9-a
Bibliotecile secrete
425. Pentru asigurarea specialiştilor cu informaţie tehnico-ştiinţifică şi cu altă informaţie secretă, în autorităţile publice sau alte persoane juridice pot fi create biblioteci ale ediţiilor, documentaţiei tehnico-ştiinţifice şi a microhărţilor secrete. Bibliotecile secrete
426. Pentru bibliotecile secrete se eliberează încăperi speciale, care trebuie să dispună de depozite, săli de lectură dotate cu locuri de lucru pentru executanţi (abonaţi), separate prin pereţi despărţitori de protecţie, cu ferestre (bariere) pentru eliberarea şi restituirea documentelor, care ar permite supravegherea vizuală a executanţilor (abonaţilor) cărora li s-au eliberat documente secrete.
427. Se interzice păstrarea documentelor avînd gradul de secretizare „Strict secret” în bibliotecile secrete ale autorităţilor publice sau ale altor persoane juridice.
428. Evidenţa documentelor din bibliotecile secrete se ţine de către Subdiviziunea de protecţie sau reprezentantul acesteia în Registrul de evidenţă a ediţiilor secrete sau în Registrul de evidenţă a materialelor broşate (forma nr. 46, anexă la prezentul Regulament).
429. Documentele secrete se eliberează pentru utilizare în sala de lectură executanţilor (abonaţilor), care dispun de dreptul de acces la acestea, la prezentarea permisului scris (cu indicarea tematicii sau a denumirii ediţiei, documentului), eliberat de şeful subdiviziunii interioare respective şi vizată de şeful Subdiviziunii de protecţie.
430. Documentele pot fi eliberate executanţilor (abonaţilor) la locul de muncă, în cazuri excepţionale, cu respectarea cerinţelor prezentului Regulament.
431. Eliberarea documentelor se face contra semnătură (recipisă) în Fişa de evidenţă privind eliberarea documentelor (dosarelor).
432. Însemnările necesare de pe documentele eliberate se efectuează în caiete de lucru ţinute la evidenţă.
433. Pentru fiecare executant (abonat) care utilizează serviciile bibliotecii secrete se întocmeşte o fişă în care se introduc numerele de evidenţă a documentelor eliberate acestuia.
434. Eliberarea documentelor din bibliotecile secrete reprezentanţilor altor autorităţi publice sau persoane juridice se efectuează la prezentarea dispoziţiei eliberate abonatului de aceste autorităţi publice sau al persoanei juridice, a certificatului de acces la secret de stat de forma corespunzătoare şi a permisului scris, eliberat de conducătorul autorităţii publice sau al persoanei juridice în gestiunea căreia se află biblioteca sau de şeful subdiviziunii interioare care a primit reprezentantul menţionat. Aceşti abonaţi fac înscrieri necesare numai în caietele de lucru luate în evidenţă. La finisarea lucrului cu documentele secrete eliberate, aceste înscrieri se examinează şi se vizează de şeful subdiviziunii interioare respective, caietele fiind predate Subdiviziunii de protecţie pentru transmiterea lor conform destinaţiei, în modul stabilit de prezentul Regulament.
435. Controlul asupra disponibilului documentelor în bibliotecile secrete şi asupra respectării regulilor de utilizare a acestora se efectuează cel puţin o dată în an, în modul stabilit de prezentul Regulament, de către comisii special instituite în acest scop.
Secţiunea a 10-a
Distrugerea purtătorilor materiali de
informaţii atribuite la secret de stat
436. Sînt supuse distrugerii purtătorii materiali de informaţii atribuite la secret de stat care şi-au pierdut importanţa practică sau al căror termen de secretizare a expirat şi nu au valoare istorică sau altă valoare.Distrugerea purtătorilor materiali de
informaţii atribuite la secret de stat
437. Distrugerea documentelor şi a altor purtători materiali de informaţii atribuite la secret de stat (în continuare – materiale) se face pe calea arderii, topirii, fragmentării (în fragmente cu suprafaţa de cel mult 2,5 mm2), dizolvării sau descompunerii chimice, transformării într-o masă moale fără formă sau praf, prin alte metode, astfel încît să nu mai poată fi reconstituite.
438. Documentele şi dosarele avînd gradul de secretizare „Strict secret” se distrug numai prin ardere.
439. Selectarea pentru distrugere a materialelor cu termenele de păstrare expirate se face de către comisia de experţi, care a efectuat expertiza valorii acestora. Materialele selectate pentru distrugere se includ într-un proces-verbal, conform formei nr. 47, anexă la prezentul Regulament, care va fi semnat de membrii comisiei de experţi şi aprobat de conducătorul instituţiei.
440. Materialele secretizate cu parafa „Strict secret”, altele decît cele menţionate în punctul 439 din prezentul Regulament luate în evidenţă, se distrug în prezenţa şefului Subdiviziunii de protecţie şi a unei persoane autorizate să aibă acces la astfel de informaţii, în baza unui proces-verbal întocmit conform formei nr. 47, anexă la prezentul Regulament, aprobat de conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice. Procesul-verbal de distrugere este semnat de către şeful Subdiviziunii de protecţie şi de persoana care asistă la distrugere.
441. Distrugerea materialelor avînd gradele de secretizare „Secret”, „Confidenţial” şi „Restricţionat”, altele decît cele menţionate în punctul 439 din prezentul Regulament, luate în evidenţă, se face în baza unui proces-verbal întocmit conform formei nr. 47, anexă la prezentul Regulament, în prezenţa a două persoane care dispun de dreptul de acces la secretul de stat de forma respectivă, dintre care cel puţin una este din cadrul Subdiviziunii de protecţie. Procesul-verbal este semnat de către persoanele care asistă la distrugere, avizat de Subdiviziunea de protecţie şi aprobat de conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice.
442. După finisarea verificării anuale a disponibilului de documente, fişele de evidenţă provizorie de asemenea se distrug, fapt ce va fi consemnat într-un proces-verbal.
443. Documentele de lucru, ciornele sau materialele acumulate sau create în procesul de elaborare a unui document, care conţin informaţii atribuite la secret de stat, de regulă, se distrug. În cazul în care se păstrează, acestea vor fi datate, parafate conform gradului cel mai înalt de secretizare a informaţiilor conţinute, arhivate şi protejate corespunzător gradului de secretizare a documentului final.
444. Distrugerea ciornelor documentelor ce conţin informaţii atribuite la secret de stat se realizează de către persoanele care le-au elaborat, în comun cu un angajat al Subdiviziunii de protecţie. Procesul-verbal de distrugere a ciornelor se întocmeşte în cazul în care acestea au fost înregistrate într-o formă de evidenţă.
445. În situaţii de urgenţă, protecţia, inclusiv prin distrugere, a materialelor secretizate cu parafa „Strict secret” are întotdeauna prioritate faţă de alte materiale.
446. Dacă din dosarele supuse distrugerii se extrag anumite documente necesare activităţii ulterioare, în procesul-verbal se indică tipul documentelor şi din care dosare sînt extrase (numărul de înregistrare, denumirea documentelor, numerele dosarelor şi filelor), precum şi în care dosare noi, după care numere de file sînt cusute documentele extrase sau înregistrate în registrele anului în curs.
447. În registrele de evidenţă se fac însemnările privind locul aflării documentelor extrase, iar în procesul-verbal de distrugere se indică numărul real al filelor rămase la dosarul ce urmează a fi distrus.
448. Dosarele se distrug împreună cu inventarul interior, după verificarea obligatorie a fiecărei file, cu înscrierile respective în actele şi inventarele interioare ale dosarelor.
449. Denumirea, numărul de înregistrare, numărul exemplarului, parafa de secretizare, numărul de exemplare şi de file ale fiecărui document (material) care urmează a fi distrus se verifică pînă la includerea acestuia în procesul-verbal, conform registrelor de evidenţă.
450. Materialele selectate şi incluse în procesul-verbal de distrugere se păstrează separat de alte materiale, în ambalaj sigilat.
451. Operarea unor rectificări în procesele-verbale de distrugere nu se admite. În cazuri excepţionale, operarea rectificărilor se va certifica prin semnăturile tuturor celor care au semnat procesul-verbal.
452. Se interzice distrugerea materialelor pînă la aprobarea procesului-verbal în modul stabilit.
453. Pînă la distrugere, se verifică corespunderea materialelor cu informaţia indicată în procesul-verbal.
454. Distrugerea materialelor trebuie să se efectueze în cel mai scurt termen posibil, după aprobarea procesului-verbal. Dacă materialele destinate distrugerii sînt transportate în afara autorităţii publice sau al altei persoane juridice, atunci ele se distrug în aceeaşi zi.
455. Transportarea materialelor la locul de distrugere se efectuează în ambalaj sigilat.
456. Materialele se distrug de către persoanele care au participat la verificarea acestora şi au semnat procesul-verbal de distrugere.
457. După distrugerea materialelor, în procesul-verbal se fac înscrierile respective cu privire la acest fapt, iar în registrele de evidenţă se va indica numărul procesului-verbal de distrugere şi data înregistrării lui.
458. Se interzice operarea modificărilor în procesul-verbal de distrugere după verificarea materialelor, efectuarea înscrierilor în registrele de evidenţă pînă la distrugerea materialelor sau transportarea proceselor-verbale, inventarelor sau altor documente, care nu sînt destinate distrugerii, la locul de distrugere a materialelor.
459. Procesele-verbale de distrugere se clasează şi se păstrează în dosare speciale ale Subdiviziunii de protecţie.
460. Procesele-verbale de distrugere a dosarelor se păstrează permanent, iar procesele-verbale de distrugere a altor materiale – timp de 10 ani.
Secţiunea a 11-a
Controlul disponibilului de documente secrete
461. Subdiviziunea de protecţie, cel puţin o dată în trimestru, verifică disponibilul tuturor documentelor primite, luate în evidenţă în perioada de control, care nu sînt clasate în dosare sau nu sînt completate în mape separate.Controlul disponibilului de documente secrete
462. Anual, pînă la data de 1 martie, se verifică disponibilul tuturor documentelor şi dosarelor avînd gradele de secretizare „Strict secret”, „Secret”, „Confidenţial” şi „Restricţionat”, indiferent de timpul primirii sau întocmirii lor şi de faptul unde şi la cine se află, cu excepţia arhivelor.
463. Controlul se efectuează de către o comisie specială, instituită prin ordinul (decizia) conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice, formată din cel puţin trei persoane, care au atribuţie directă la documentele verificate şi acces la secretul de stat de forma respectivă, cu includerea obligatorie în componenţa ei a angajaţilor din Subdiviziunea de protecţie.
464. În cazul existenţei unui număr neînsemnat de documente atribuite la secret de stat, controlul poate fi efectuat de către conducătorul sau unul din angajaţii autorităţii publice sau altei persoane juridice, în comun cu un angajat al Subdiviziunii de protecţie.
465. În timpul controlului se verifică circulaţia (primirea, transmiterea, multiplicarea, distrugerea) documentelor atribuite la secret de stat din anul supus verificării, efectuîndu-se concomitent confruntarea datelor de evidenţă cu documentele efectiv disponibile. În acest scop, se utilizează registre de evidenţă a documentelor, recipise, inventare, procese-verbale de distrugere a documentelor şi alte forme de evidenţă, inclusiv cele în care se înregistrează multiplicarea documentelor.
466. Rezultatele controlului se înscriu într-un proces-verbal în care se indică:
1) tipul controlului efectuat;
2) denumirea subdiviziunii în care s-a efectuat controlul;
3) temeiul efectuării controlului;
4) componenţa comisiei de control;
5) termenele efectuării controlului;
6) caracterizarea succintă a situaţiei lucrărilor de secretariat secrete şi asigurarea regimului secret în activitatea executanţilor cu documentele secrete;
7) numărul total de documente luate în evidenţă în perioada de control, separat, pe toate tipurile de evidenţă;
8) numărul şi denumirea documentelor care nu sînt luate în evidenţă, la cine au fost depistate şi din care motive nu au fost luate în evidenţă;
9) numărul documentelor şi numărul de evidenţă a documentelor care nu au fost prezentate în timpul verificării, pe numele cui au fost trecute şi motivele neprezentării lor;
10) încălcările cerinţelor prezentului Regulament admise de către angajaţii Subdiviziunilor de protecţie, de alţi angajaţi cu indicarea faptelor concrete, a numelui, prenumelui şi funcţiei celor care le-au comis;
11) deciziile şi propunerile privind rezultatele controlului şi măsurile de lichidare a încălcărilor depistate.
467. Procesul-verbal privind controlul efectuat este semnat de către membrii comisiei şi aprobat de conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice ori de către locţiitorul acestuia.
468. Despre rezultatele controlului asupra disponibilului documentelor secrete se fac menţiunile respective în inventarul interior al documentelor care se află la executant, în prezenţa acestuia.
469. Dacă în timpul controlului se constată lipsa unor documente secrete, comisia va informa imediat despre acest fapt conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice, precum şi şeful Subdiviziunii de protecţie, care, la rîndul lor, vor asigura informarea autorităţilor publice cu împuterniciri de dispoziţie asupra informaţiilor respective şi a Serviciului de Informaţii şi Securitate.
470. Subdiviziunea de protecţie, cel puţin o dată în trimestru, verifică respectarea modului de asigurare a regimului secret de către executanţi la locul de muncă. Controlul se efectuează în prezenţa executanţilor, iar în cazurile în care aceştia lipsesc – în prezenţa şefului subdiviziunii interioare sau a locţiitorului acestuia.
471. Rezultatele controlului, încălcările depistate şi măsurile întreprinse pentru înlăturarea acestora sînt înscrise într-un registru special pentru evidenţa controalelor la locurile de muncă ale executanţilor, ţinut de Subdiviziunea de protecţie.
472. Executanţii vizaţi sînt informaţi, contra semnătură, despre înscrierile cu privire la control efectuate în registru.
473. Conducătorii autorităţilor publice şi ai altor persoane juridice, Subdiviziunile de protecţie, precum şi şefii subdiviziunilor interioare sînt obligaţi să întreprindă măsuri de înlăturare a tuturor încălcărilor depistate în urma controalelor şi să asigure, în limita competenţelor, respectarea regimului secret, în conformitate cu prevederile Legii şi ale prezentului Regulament.
Secţiunea a 12-a
Evacuarea documentelor secrete
în situaţii de urgenţă
474. În situaţiile de urgenţă, sarcina principală a Subdiviziunii de protecţie a autorităţii publice sau a altei persoane juridice este de a asigura regimul secret în lucrul cu documentele secrete în locurile de evacuare şi la obiectivele neevacuate, conform cerinţelor prezentului Regulament şi planurilor de evacuare.Evacuarea documentelor secrete
în situaţii de urgenţă
475. Subdiviziunea de protecţie trebuie să fie pregătită permanent pentru desfăşurarea activităţii în condiţiile unor situaţii de urgenţă. Fiecare persoană din cadrul Subdiviziunii de protecţie trebuie să-şi cunoască obligaţiile şi succesiunea acţiunilor, în caz de situaţii de urgenţă.
476. În vederea pregătirii pentru situaţii de urgenţă, Subdiviziunea de protecţie, în comun cu alţi specialişti din cadrul autorităţii publice sau ai altei persoane juridice, elaborează şi înaintează spre aprobare ai conducătorului acesteia documentele prin care se determină:
1) nomenclatorul documentelor şi dosarelor secrete, care urmează a fi transportate la locurile de evacuare, distruse sau predate în arhivă pentru păstrarea de stat, precum şi a celor care rămîn la faţa locului;
2) listele persoanelor responsabile pentru evidenţa şi păstrarea documentelor şi dosarelor secrete, care urmează a fi evacuate şi paza acestora în momentul transportării, distrugerii sau predării la păstrare în arhiva de stat;
3) măsurile cu privire la paza documentelor şi dosarelor secrete în locurile de evacuare.
477. Toate documentele şi dosarele secrete se repartizează pe următoarele categorii, conform destinaţiei acestora:
1) categoria I – include documentele şi dosarele care se transportă la locurile de evacuare;
2) categoria a II-a – include documentele şi dosarele care urmează a fi distruse la faţa locului;
3) categoria a III-a – include documentele şi dosarele care se predau spre păstrare în Fondul Arhivistic al Republicii Moldova;
4) categoria a IV-a – include documentele şi dosarele care rămîn pe loc.
478. Repartizarea documentelor pe categorii se efectuează de către comisii special instituite, formate din şefi de subdiviziune (locţiitori ai acestora), angajaţi ai Subdiviziunii de protecţie. Repartizarea documentelor se aprobă de către conducătorii autorităţilor publice sau ai altor persoane juridice respective.
479. În locurile de păstrare a acestor documente şi dosare (safeuri, containere, dulapuri de metal, saci, serviete, alţi suporţi speciali) trebuie să fie afişate inscripţii cu privire la destinaţia documentelor şi dosarelor, precum şi numele, prenumele, funcţia persoanelor responsabile pentru evidenţa şi păstrarea lor.
480. Pentru transportare se selectează documentele şi dosarele secrete necesare în activitatea zilnică în locurile de evacuare.
481. Distrugerea documentelor şi dosarelor secrete se efectuează în condiţiile stabilite de prezentul Regulament, după adoptarea deciziei cu privire la evacuarea autorităţii publice sau al altei persoane juridice.
482. Predarea documentelor şi dosarelor secrete selectate pentru păstrarea de stat se efectuează în modul stabilit de prezentul Regulament. Locurile de predare a documentelor şi dosarelor de arhivă se determină din timp de către autorităţile publice sau a altei persoane juridice.
483. La obiectivul (sau o parte a acestuia) care nu se evacuează se păstrează numai documentele necesare activităţii curente, într-un număr strict limitat.
484. În timpul situaţiei de urgenţă, autorităţile publice sau alte persoane juridice vor asigura respectarea regimului secret stabilit.
485. În zona de evacuare, la indicaţia conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice care se evacuează, se stabileşte regimul secret, în conformitate cu cerinţele prezentului Regulament.
486. Odată cu apariţia situaţiei de urgenţă se intensifică controlul asupra disponibilului documentelor şi dosarelor secrete la locul de evacuare şi la obiectivul evacuat. Despre rezultatele controalelor efectuate este informat şeful Subdiviziunii de protecţie. Verificarea completă a documentelor şi dosarelor se efectuează imediat după încheierea evacuării.
487. În autorităţile publice sau alte persoane juridice, amplasate în zona de frontieră, arhive secrete nu se creează. Documentele şi dosarele secrete ce prezintă valoare istorică sînt transmise pentru păstrare în arhivele departamentale sau în alte locuri de către autorităţile publice sau alte persoane juridice în cauză, la indicaţia acestora.
488. Documentele şi dosarele secrete ale autorităţilor publice sau ale altor persoane juridice din zona de frontieră se repartizează în două categorii:
1) categoria I, include documentele şi dosarele care se transportă la locurile de evacuare;
2) categoria a II-a, include documentele care urmează a fi distruse la faţa locului.
489. La evacuare, documentele şi dosarele secrete din categoria I trebuie să fie împachetate în ambalaje speciale care, la iniţiativa Subdiviziunii de protecţie, se pregătesc din timp, într-un număr suficient. Transportarea acestor documente şi materiale se efectuează cu mijloace de transport acoperite, iar ordinea de transportare a acestora se stabileşte de către şeful Subdiviziunii de protecţie.
490. Pentru organizarea transportării şi sigilării ambalajului în care se află documentele şi dosarele secrete, conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice numeşte din timp o persoană responsabilă din cadrul Subdiviziunii de protecţie.
491. Transportarea se efectuează în conformitate cu prevederile prezentului Regulament.
492. Pentru amplasarea Subdiviziunii de protecţie, la locul de evacuare trebuie să fie destinate încăperi (spaţii) aparte, asigurate cu pază.
493. La locul de evacuare, documentele şi dosarele secrete se păstrează în cadrul Subdiviziunii de protecţie numai în dulapuri de metal sau containere speciale. În afara programului de muncă, executanţii sînt obligaţi să predea documentele secrete Subdiviziunii de protecţie pentru păstrare în ambalaj sigilat (spre exemplu, mape de lucru, serviete).
494. Se interzice de a scoate documentele secrete din zona de evacuare fără paza corespunzătoare.
495. În locurile de evacuare, lucrările de secretariat secrete se ţin în conformitate cu cerinţele stabilite de prezentul Regulament.
496. Pentru a asigura eliberarea la timp a documentelor şi dosarelor secrete, selectate şi pregătite în prealabil, necesare activităţii în timpul situaţiilor de urgenţă, se permite păstrarea acestora în mape de lucru (serviete, valize, containere) separate şi sigilate de către executanţi. Pentru aceste documente se întocmeşte un inventar în două exemplare, unul dintre care se predă contra semnătură (recipisă) responsabilului desemnat pentru organizarea transportării, iar al doilea se păstrează în mapa executantului.
497. Executanţii care pleacă la locul evacuării predau cheile de la safeurile personale Subdiviziunii de protecţie. Încăperile în care se află documentele şi dosarele secrete ce rămîn pe loc se asigură cu pază corespunzătoare.
498. După evacuarea obiectivului sau a unei părţi a acestuia, Subdiviziunea de protecţie va asigura verificarea încăperilor, depozitelor, safeurilor, fapt consemnat într-un proces-verbal.
499. Documentele şi dosarele secrete din categoria a II-a se distrug pe loc, despre care fapt se întocmeşte un proces-verbal, potrivit cerinţelor prezentului Regulament.
500. În caz de infectare a documentelor şi dosarelor care urmează a fi transportate (categoria I) cu substanţe radioactive, otrăvitoare, alte substanţe, se efectuează dezinfectarea (dezactivarea, degazarea) acestora. Dacă asemenea posibilităţi nu există, documentele şi dosarele respective se transportă, cu respectarea tuturor măsurilor de precauţie, în locuri sigure pentru dezinfectare.
501. În cazul unor pericole eminente de atac (acaparare), se efectuează distrugerea imediată sau evacuarea tuturor documentelor şi a dosarelor secrete.
Capitolul IV
REGULI SPECIFICE DE OPERARE CU
DOCUMENTAŢIA TEHNICĂ SECRETĂ
Secţiunea 1
Cerinţe generale
502. Organizarea evidenţei, păstrării şi utilizării documentaţiei tehnice secrete se pune în sarcina subdiviziunilor de protecţie ale autorităţilor publice şi ale altor persoane juridice. REGULI SPECIFICE DE OPERARE CU
DOCUMENTAŢIA TEHNICĂ SECRETĂ
Secţiunea 1
Cerinţe generale
503. În autorităţile publice şi alte persoane juridice în care există un volum mare de documentaţie tehnică se creează subdiviziuni ale documentaţiei tehnice secrete, ce activează sub controlul Subdiviziunii de protecţie.
504. Pentru păstrarea documentaţiei tehnice şi pentru lucrul cu o astfel de documentaţie, sînt destinate încăperi speciale, care să asigure protecţia corespunzătoare a informaţiilor atribuite la secret de stat.
Secţiunea a 2-a
Evidenţa preliminară a documentaţiei tehnice secrete
505. Toate filele destinate pentru elaborarea manuscriselor şi originalelor documentaţiei tehnice secrete se înregistrează de către executanţi în subdiviziunile documentaţiei tehnice secrete, iar dacă acestea lipsesc – în Subdiviziunea de protecţie.Evidenţa preliminară a documentaţiei tehnice secrete
506. Înregistrarea filelor destinate pentru executarea manuscriselor şi a originalelor se efectuează în Registrul de evidenţă preliminară a documentaţiei tehnice secrete sau Fişa de evidenţă preliminară a documentaţiei tehnice secrete, potrivit formelor nr. 48 şi nr. 49, anexă la prezentul Regulament. Filele destinate pentru executarea documentaţiei tehnice secrete care au diferite denumiri şi/sau grade de secretizare se iau în evidenţă preliminară cu numere de înregistrare diferite.
507. Filele suplimentare necesare în procesul executării documentaţiei tehnice secrete se înregistrează cu acelaşi număr de evidenţă preliminară, indicîndu-se noua dată de înregistrare şi numărul de file.
508. Pe recto primei file se indică denumirea documentaţiei tehnice secrete elaborate.
509. Parafa de secretizare se aplică pe fiecare pagină a documentaţiei tehnice secrete, în colţul drept de sus, iar fiecare pagină se numerotează.
510. Pe fiecare filă luată în evidenţă se aplică ştampila de înregistrare, indicîndu-se numărul şi data, iar pe prima pagină se va indica numărul total de file.
511. Pe filele de formatul A0 şi A1, B0 şi B1, ştampila de înregistrare se aplică suplimentar pe recto în două colţuri pe diagonală.
512. Pe filele lipite (prinse), ştampila de înregistrare se aplică în locul în care acestea sînt lipite (prinse), iar în registrul de evidenţă se indică numărul acestora.
513. Pe filele broşate, ştampila de înregistrare se aplică pe copertă şi pe prima filă.
514. Aplicarea unor etichete pe filele luate în evidenţă preliminară se efectuează numai cu permisiunea Subdiviziunii de protecţie sau a subdiviziunilor documentaţiei tehnice secrete, despre care fapt, pe documente, se efectuează o însemnare legalizată.
515. După elaborarea manuscrisului documentaţiei tehnice secrete se pregăteşte originalul acesteia. Lista persoanelor care sînt în drept să permită executarea originalului după manuscris se aprobă de conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice.
516. Executarea originalului prin copiere manuală se efectuează pe file luate în evidenţă preliminară, indicîndu-se pe ele parafa de secretizare, numărul exemplarului, denumirea şi marcarea documentului.
517. În cazul fotocopierii originalului, ştampila şi numărul de înregistrare se va asigura prin reproducerea de pe manuscris.
518. Semnele de înregistrare şi ştampilele se aplică în locurile stabilite de standardele respective.
519. După executarea originalului şi înregistrarea acestuia în registrul de evidenţă, manuscrisul documentaţiei tehnice secrete se distruge în modul stabilit de prezentul Regulament.
520. Executarea copiilor documentaţiei tehnice secrete, care se află în evidenţă preliminară, se efectuează ca excepţie, pentru prezentarea acesteia spre coordonare preventivă.
521. În cazul în care drept bază pentru elaborarea manuscrisului documentaţiei tehnice secrete este necesar a se utiliza copia documentaţiei tehnice secrete elaborate anterior, care se află în evidenţă preliminară sau de inventar, atunci această copie se radiază din evidenţa anterioară şi se înregistrează preliminar cu noua ei denumire.
522. Evidenţa preliminară poate fi asigurată în formă unică pentru toate tipurile de documentaţie tehnică secretă sau poate fi ţinută separat pentru diferite tipuri de documentaţie tehnică secretă, adăugîndu-se la numărul de evidenţă un indice distinctiv.
523. Evidenţa se ţine anual, începînd cu primul număr. Documentaţia tehnică secretă care urmează a fi transferată pe anul următor se înregistrează cu numere noi.
524. Registrele de evidenţă preliminară a documentaţiei tehnice secrete se păstrează în decurs de un an de la închiderea tuturor numerelor de evidenţă şi se distrug în baza unui proces-verbal.
525. Evidenţa fişelor de evidenţă a documentaţiei tehnice secrete se ţine în Registrul de evidenţă a circulaţiei fişelor, potrivit formei nr. 50, anexă la prezentul Regulament.
526. Fişele de evidenţă preliminară a documentaţiei tehnice secrete se ţin neîntrerupt. Fişele epuizate după verificarea anuală se distrug în baza unui proces-verbal, făcîndu-se însemnările respective în Registrul de înregistrare şi de evidenţă a circulaţiei fişelor.
Secţiunea a 3-a
Evidenţa de inventar a documentaţiei tehnice secrete
527. Se supune evidenţei de inventar:Evidenţa de inventar a documentaţiei tehnice secrete
1) documentaţia tehnică secretă, elaborată de autoritatea publică sau altă persoană juridică şi aprobată în modul stabilit;
2) documentaţia tehnică secretă, aprobată în modul stabilit, primită de la alte autorităţi publice sau persoane juridice, după înregistrarea acesteia în Registrul de control al plicurilor.
528. Nu se supune evidenţei de inventar documentaţia tehnică secretă care se clasează (coase) în dosar şi documentaţia tehnică secretă care a fost primită pentru coordonare sau pentru utilizare provizorie.
529. Evidenţa de inventar poate fi ţinută separat, conform diferitor criterii de clasificare (spre exemplu: denumire, tipul documentaţiei, tipul de executare).
530. Evidenţa de inventar se ţine conform formelor nr. 51, nr. 52 şi nr. 46, anexă la prezentul Regulament. Fişele evidenţei de inventar a documentaţiei tehnice secrete se ţin în evidenţă conform Registrului de înregistrare şi de evidenţă a circulaţiei fişelor.
531. Copiile documentaţiei tehnice secrete executate în autorităţile publice sau alte persoane juridice şi expediate destinatarilor se ţin în evidenţă în Fişele evidenţei de inventar a copiilor documentaţiei tehnice secrete (forma nr. 53, anexă la prezentul Regulament). Despre întocmirea acestor fişe se face o însemnare în Registrul evidenţei de inventar a documentaţiei tehnice secrete/Fişa evidenţei de inventar a documentaţiei tehnice secrete.
532. Autorităţile publice sau alte persoane juridice, care nu elaborează documentaţie tehnică secretă şi nu dispun de originale şi duplicate, pot ţine evidenţa copiilor, precum şi a ediţiilor secrete în Registrul evidenţei de inventar a materialelor scrise broşate.
533. Documentaţiei tehnice secrete luate în evidenţă după radierea ei din evidenţa preliminară i se acordă un singur număr de inventar, indiferent de numărul de file pe care a fost editată şi numerele de evidenţă care au fost incluse în ea. În cazurile în care se ţine evidenţa diferitor tipuri de documentaţie tehnică secretă, la numerele de inventar se vor adăuga indici distinctivi.
534. După ce documentaţia tehnică secretă a fost luată în evidenţa de inventar, aceasta se radiază din evidenţa preliminară.
535. La radierea documentaţiei tehnice secrete din evidenţa preliminară, în Registrul de evidenţă preliminară a documentaţiei tehnice secrete /Fişa de evidenţă preliminară a documentaţiei tehnice secrete se introduce numărul de inventar acordat acesteia, iar în Registrele prevăzute în formele nr. 51, nr. 52 şi nr. 46, anexă la prezentul Regulament, se face însemnarea cu privire la numărul de evidenţă preliminară a acestei documentaţii.
536. Pe fiecare filă din document, în locul stabilit de standardele respective, se aplică ştampila, indicîndu-se numărul de inventar şi data cînd a fost luat în evidenţă.
537. Dacă copiile originalului documentaţiei tehnice secrete urmează a fi broşate, numărul de inventar se aplică suplimentar pe cîmpul primei pagini şi al foii de titlu (dacă există). Pe documentaţia tehnică secretă în formă textuală, numărul de inventar se aplică în partea de sus a primei pagini şi a foii de titlu, iar pe cele grafice – mai sus de înscrierea principală.
538. Pe documentaţia tehnică secretă recepţionată de la alte autorităţi publice sau persoane juridice, numărul de inventar şi datele luării în evidenţă se aplică:
1) pe originale – pe cîmpul de coasere a fiecărei file, iar numerele de înregistrare se vor trasa cu tuş în linii subţiri;
2) pe duplicate – în rubrica stabilită a fiecărei file;
3) pe documentele completate în mape sau broşate în albume – pe etichete sau în colţul stîng de sus al copertei, precum şi pe prima pagină sau foaie de titlu a inventarului şi pe foaia de titlu (dacă există) a mapei (albumului);
4) pe copiile ce se păstrează în file aparte – în colţul stîng de sus al fiecărei file.
539. Documentaţia tehnică secretă care se ţine în evidenţă de inventar poate fi eliberată executanţilor în caz de necesitate de serviciu.
540. Originalele documentaţiei tehnice secrete se eliberează pentru executarea copiilor şi duplicatelor, operarea în ele a modificărilor, precum şi pentru restabilirea lor. Originalele se eliberează executanţilor numai la indicaţia scrisă a şefului subdiviziunii interioare, iar originalele documentaţiei tehnice avînd gradul de secretizare „Strict secret” – la indicaţia scrisă a conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice.
Secţiunea a 4-a
Păstrarea documentaţiei tehnice secrete
541. Documentaţia tehnică secretă se păstrează conform regulilor stabilite în standardele de stat, respectîndu-se cerinţele prezentului Regulament.Păstrarea documentaţiei tehnice secrete
542. Originalele documentaţiei tehnice secrete pot fi completate şi păstrate în mape.
543. Copiile documentaţiei tehnice secrete se păstrează şi se expediază altor autorităţi publice sau persoane juridice atît pe file aparte, cît şi completate în mape sau broşate în albume.
544. Documentaţia tehnică secretă se completează în mape (albume), în caz de necesităţi de producţie, respectîndu-se condiţiile cu privire la informarea executanţilor numai cu informaţia necesară lor.
545. Mapei sau albumului i se atribuie un număr nou de inventar, iar parafa de secretizare se aplică în conformitate cu gradul de secretizare a informaţiilor cuprinse în documentaţia tehnică secretă din mapă (album).
546. În inventarul anexat la mapă (album) se enumeră, în ordine succesivă, documentaţia tehnică secretă conţinută în aceasta (denumirea documentelor, gradul de secretizare, numărul de evidenţă, numerele exemplarelor, numărul de file). Enumerarea filelor la întocmirea inventarului anexat la mapa (albumul) documentaţiei tehnice secrete se începe cu foaia de titlu.
547. Numărul de inventar al documentaţiei tehnice secrete incluse în mapă (album), se închide prin menţiunea „inclus în numărul de inventar ___”, înscrisă în registrele prevăzute în formele nr. 51, nr. 52 şi nr. 46, anexă la prezentul Regulament.
548. Copiile broşate ale documentaţiei tehnice secrete în formă textuală poartă numărul de inventar al originalului.
549. Fotoimprimările secrete anexate la copii se lipesc pe filele luate în evidenţă. Numărul acestora se confirmă prin semnătura legalizată şi se înscrie în registrele prevăzute în formele nr. 51 şi nr. 52, anexă la prezentul Regulament.
550. Se interzice aplicarea unor imprimări sau etichete care conţin informaţii atribuite la secret de stat pe coperta documentaţiei tehnice secrete.
551. Registrele evidenţei de inventar a documentaţiei tehnice secrete nu pot fi eliberate executanţilor.
552. Pentru căutarea documentaţiei tehnice secrete luate în evidenţa de inventar se întocmesc fişiere şi cataloage speciale, care pot fi ţinute atît în formă manuală, cît şi electronică, cu respectarea cerinţelor stabilite pentru asigurarea protecţiei secretului de stat.
Secţiunea a 5-a
Operarea modificărilor în documentaţia tehnică secretă
553. Operarea modificărilor în documentaţia tehnică secretă, precum şi anularea (abrogarea) ei se efectuează conform avizului cu privire la modificare şi regulilor expuse în standardele de stat corespunzătoare, respectîndu-se cerinţele prezentului Regulament.Operarea modificărilor în documentaţia tehnică secretă
554. Avizul cu privire la modificări se întocmeşte de autorităţile publice sau alte persoane juridice, deţinători ai originalelor. Avizele secrete cu privire la modificări se iau în evidenţa de inventar conform formelor nr. 51 şi nr. 52, anexă la prezentul Regulament.
555. Toate modificările în documentaţia tehnică secretă se operează de angajaţi special desemnaţi din subdiviziunile documentaţiei tehnice secrete din cadrul autorităţilor publice sau altor persoane juridice. În caz de necesitate, în această activitate pot fi antrenate persoane din cadrul subdiviziunilor interioare de producţie, care au acces la documentaţia tehnică secretă supusă modificării.
556. Modificările se înregistrează în tabelul de modificări sau în lista de înregistrare a modificărilor. Dacă pe document nu există loc suficient pentru operarea modificărilor sau în timpul efectuării modificărilor poate fi afectată claritatea imaginii, se pregătesc file aparte ale originalului, cu luarea în calcul a modificărilor respective şi păstrîndu-se numărul de inventar precedent.
557. Dacă originalul documentaţiei tehnice secrete se înlocuieşte în întregime cu un alt original, acestuia din urmă i se acordă un nou număr de inventar. Această documentaţie tehnică secretă se înregistrează în registrele prevăzute în formele nr. 51 şi nr. 52, anexă la prezentul Regulament. Pe originalul anterior al documentaţiei tehnice secrete se face o menţiune despre înlocuirea lui, cu referire la numărul nou de inventar.
558. Dacă se înlocuiesc unele file din original, pe ele se păstrează numărul de inventar. Menţiunea cu privire la înlocuirea acestor file (fără modificarea numărului total de file) se înscrie în Registrul evidenţei de inventar a documentaţiei tehnice secrete/Fişa evidenţei de inventar a documentaţiei tehnice secrete. Totodată, modificarea numărului de file va fi reflectată şi în Fişa evidenţei de inventar a copiilor documentaţiei tehnice secrete.
559. Originalele (unele file) înlocuite ale documentaţiei tehnice secrete se păstrează de rînd cu originalele în vigoare.
560. Înlocuirea unor file ale copiilor documentaţiei tehnice secrete se efectuează prin rebroşare şi efectuarea unei noi înscrieri legalizate pe o filă separată, ataşată după fila cu înscrierea legalizată anterioară, care la fel rămîne în broşură. Noua înscriere poate fi făcută pe aceeaşi filă cu înscrierea anterioară, dacă există loc suficient. Filele înlocuite ale copiilor se distrug în modul stabilit, imediat după operarea modificărilor.
561. În documentaţia tehnică secretă editată prin metode tipografice, modificările se operează prin trasarea textului sau imaginilor grafice cu tuş. Dacă se modifică o parte a textului, atunci pe filele modificate se face o referinţă la suplimentele editate.
562. Pregătirea (restabilirea) originalelor documentaţiei tehnice secrete în locul celora care au devenit inutilizabile se efectuează numai după întocmirea procesului-verbal despre anularea lor.
563. Restabilirea originalelor se efectuează pe file luate în evidenţă preliminară. Originalele restabilite se iau în evidenţă sub aceleaşi numere de inventar prin efectuarea înscrierii respective în registrele prevăzute în formele nr.51 şi nr.52, anexă la prezentul Regulament. Pe originalul restabilit se aplică menţiunea „original restabilit nr. ___”, indicîndu-se numărul de ordine al procedurii de restabilire. Originalul care conţine cîteva file poate fi restabilit parţial, indicîndu-se acest fapt în registrele prevăzute în formele nr.51 şi nr.52, anexă la prezentul Regulament. Pe fila de înregistrare a modificării originalului restabilit se reproduc datele cu privire la toate modificările operate anterior în acest document. Originalele anulate care au devenit inutilizabile se retrag din circulaţie şi se păstrează separat de cele în vigoare, în decurs de un an, iar apoi se distrug, fapt care se consemnează într-un proces-verbal.
564. Duplicatele nu se restabilesc. La necesitate, ele se execută repetat.
Capitolul V
REGULI PRIVIND EFECTUAREA LUCRĂRILOR
SECRETE DE FILMARE ŞI FOTOGRAFIERE
Secţiunea 1
Lucrările de filmare şi fotografiere, evidenţa documentelor
cinematografice şi fotografice secrete
565. Lucrările de filmare pentru producerea filmelor secrete se efectuează în cazurile în care există un scenariu (plan de scenariu), coordonat cu autorităţile publice interesate şi cu beneficiarul respectiv, aprobat de către conducătorul autorităţii publice cu împuterniciri de dispoziţie asupra acestor informaţii.REGULI PRIVIND EFECTUAREA LUCRĂRILOR
SECRETE DE FILMARE ŞI FOTOGRAFIERE
Secţiunea 1
Lucrările de filmare şi fotografiere, evidenţa documentelor
cinematografice şi fotografice secrete
566. Filmarea şi fotografierea unor procese secrete se efectuează în conformitate cu planurile de activitate ale autorităţilor publice şi ale altor persoane juridice, aprobate de conducerea autorităţii publice cu împuterniciri de dispoziţie asupra acestor informaţii.
567. Accesul grupului de filmare (executantului) la filmări (fotografiere) se efectuează cu permisiunea în scris a conducătorului autorităţii publice cu împuterniciri de dispoziţie asupra acestor informaţii, în care se indică lista obiectelor (proceselor) care urmează a fi filmate (fotografiate), componenţa grupului de filmare şi termenul de îndeplinire a lucrărilor.
568. Gradul de secretizare a filmului în întregime, a unor imagini, fonograme sincronice şi textului crainicului, a altor elemente ale acestuia se determină de către autoritatea publică sau altă persoană juridică – beneficiar, în timpul scrierii şi coordonării scenariului (planului de scenariu), în conformitate cu prevederile prezentului Regulament.
569. Este interzisă filmarea, fotografierea şi prezentarea video a proceselor de fabricare şi testare a articolelor avînd gradul de secretizare „Strict secret”. În caz de necesitate, aceste acţiuni pot fi efectuate doar cu permisiunea conducătorilor autorităţilor publice cu împuterniciri de dispoziţie asupra informaţiilor respective şi a beneficiarului, în prezenţa şefului Subdiviziunii de protecţie a autorităţii publice sau al altei persoanei juridice unde se efectuează filmările, fotografierea sau prezentarea video.
570. Lucrările de filmare pentru producerea filmelor secrete pot fi efectuate de către autorităţile publice, precum şi în studiourile şi laboratoarele cinematografice ale persoanelor juridice care dispun de certificatul de securitate respectiv.
571. Numărul persoanelor care participă nemijlocit la procesul de filmare şi creare a documentelor cinematografice şi fotografice trebuie să fie cît mai limitat. Componenţa grupurilor de filmare şi autorii scenariilor secrete (planurilor de scenariu) se aprobă de către autoritatea publică cu împuterniciri de dispoziţie asupra informaţiilor respective. Responsabil pentru filmare este o persoană din cadrul Subdiviziunii de protecţie.
572. Filmarea şi fotografierea informaţiilor secrete, prelucrarea materialului filmat, executarea, copierea filmelor secrete se efectuează în conformitate cu Foaia de comandă privind executarea lucrărilor fotografice secrete (forma nr. 54, anexă la prezentul Regulament) cu utilizarea materialelor cinematografice şi fotografice marcate şi luate în evidenţă de Subdiviziunea de protecţie, pînă la începerea acestor lucrări. Numerele de inventar ale materialelor cinematografice şi fotografice se indică în foile de comandă privind executarea lucrărilor fotografice secrete.
573. Evidenţa de inventar a negativelor fotografice, a pozitivelor (imprimărilor foto), a diapozitivelor imprimate de pe ele, a suporţilor electronici se ţine în Registrul de evidenţă a negativelor fotografice şi fotoimprimărilor (forma nr. 55, anexă la prezentul Regulament). În acest registru se ţin în evidenţă şi negativele fotografice, imprimările fotografice şi diapozitivele, suporţii electronici primiţi de la alte autorităţi publice sau alte persoane juridice.
574. Documentele cinematografice şi fotografice (negativele, pozitivele, diapozitivele, suporţii electronici) cu aceeaşi denumire, grad de secretizare al unuia şi aceluiaşi obiect se iau în evidenţă în Registrul de evidenţă a negativelor fotografice şi fotoimprimărilor cu acelaşi număr de inventar, indicîndu-se numărul exemplarului.
575. În cazurile în care nu există posibilitatea de a marca capetele peliculei, aparatul de filmare sau de fotografiere încărcat cu o atare peliculă trebuie să fie sigilat. Descărcarea şi încărcarea aparatelor de filmat şi de fotografiat sigilate în procesul filmării (fotografierii) se efectuează în prezenţa unei persoane din cadrul Subdiviziunii de protecţie. Caseta filmată se plasează într-o cutie specială, care se sigilează. Dacă nu există posibilitatea de a marca pelicula şi placa fotografică, ele se eliberează la unitate şi de fiecare format aparte. Informaţia de pe suportul electronic se transferă, în prezenţa unei persoane din cadrul Subdiviziunii de protecţie, pe un alt tip de suport, cu întocmirea unui proces-verbal în conformitate cu prezentul Regulament. Suportul de informaţie se plasează într-o cutie specială, care se păstrează în conformitate cu prezentul Regulament. Informaţia iniţială după copiere se nimiceşte prin formatarea dispozitivului de fotografiere sau filmare folosit.
576. Se interzice de a diviza (fragmenta) peliculele cinematografice şi materialele fotografice cu capetele marcate, pregătite pentru filmare. Dacă în timpul filmărilor secrete s-au produs rupturi ale peliculelor, acest fapt se consemnează în procese-verbale corespunzătoare.
577. Peliculele uzate se expun iluminării şi se distrug, fapt ce se reflectă în Registrul de evidenţă a negativelor fotografice şi fotoimprimărilor.
578. Filmelor cinematografice secrete şi altor documente cinematografice secrete, în caz de necesitate, li se atribuie denumiri convenţionale. Filmarea, prelucrarea, sonorizarea, copierea, montarea şi tirajarea documentelor cinematografice secrete se înregistrează în registrele de evidenţă, elaborate de subdiviziunile de protecţie, ţinîndu-se cont de cerinţele prezentului Regulament.
579. Pe fiecare negativ developat, căruia i s-a atribuit un număr de evidenţă, executantul lucrării indică parafa de secretizare, numărul de evidenţă, data, numărul exemplarului, metrajul peliculei, numărul cadrelor, numele şi prenumele său. În cazul suporţilor electronici, se va indica capacitatea acestora.
580. Dacă din cauza dimensiunii mici a peliculei este imposibil de a face aceste înscrieri pe negativ, pînă la începerea filmării, ele se efectuează pe şabloane speciale, care se fixează în partea dreaptă, mai sus de obiectul filmării şi împreună cu acestea se fotografiază.
581. În cazul în care nu este posibil de a fixa şablonul pe obiectul de filmare, acesta se fotografiază la începutul şi sfîrşitul filmării. În cazul filmării mai multor teme pe una şi aceeaşi peliculă, şabloanele se filmează înainte şi la finalizarea fiecărei teme. Parafa de secretizare se indică pe cadrul de titlu al filmului şi la începutul textului crainicului. Pe fotografii, parafa de secretizare se aplică pe recto documentelor fotografice.
582. Negativele cinematografice şi fotografice, peliculele fotografice, suporţii electronici se păstrează în dulapuri de metal, separate de alte documente. Pe capacul cutiilor de metal se indică: parafa de secretizare, denumirea convenţională, numărul rolei (bobinei), numărul de evidenţă al acesteia, desenul şi numărul lipiturilor.
583. Cînd există un număr mare de negative cinematografice şi pelicule fotografice, ele se păstrează în încăperi speciale dotate cu mijloace de protecţie împotriva incendiilor. După dispariţia necesităţii practice şi după expirarea termenului de păstrare, negativele şi fotografiile se distrug în baza unui proces-verbal, cu reflectarea acestui fapt în Registrul de evidenţă a negativelor fotografice şi fotoimprimărilor.
584. Fotografiile montate în alte documente secrete se radiază din Registrul de evidenţă a negativelor fotografice şi fotoimprimărilor, în care se înscriu numerele de inventar şi numerele exemplarelor documentelor la care acestea se anexează.
585. În ambalajul în care materialele secrete (cinematografice şi fotografice) filmate se prezintă studioului cinematografic (laboratorului cinematografic şi fotografic) sau beneficiarului filmului pentru a fi prelucrate, se plasează un inventar în care se indică: parafa de secretizare, denumirea convenţională a documentelor cinematografice şi fotografice şi numărul bobinelor. Persoana din cadrul studioului (laboratorului) cinematografic este obligată să controleze integritatea ştampilelor la primirea materialelor în Subdiviziunea de protecţie, iar după developarea peliculei – marcarea şi integritatea ei. Se interzice prelucrarea materialelor cinematografice şi fotografice secrete care nu au fost luate în evidenţă în modul stabilit.
586. Dacă filmul cinematografic conţine cîteva părţi, pe fiecare parte a acestuia trebuie să existe racorduri standard, pe care se indică: parafa de secretizare, metrajul (volumul), numărul lipiturilor, numărul părţii (bobinei), tema, comanda şi numărul de inventar.
587. Fiecare parte se plasează într-o cutie de metal aparte, pe care se înscriu toate datele menţionate în racorduri.
588. Cadrele rebutate, precum şi cadrele neprevăzute în comandă (scenariu) se retrag (se decupează) şi se distrug, în modul stabilit. La fel se retrag şi se distrug şi resturile (fragmentele) peliculei în procesul montării filmului.
589. Filmul cinematografic finisat este recepţionat de o comisie, în componenţa căreia se includ reprezentanţi ai autorităţilor publice interesate şi ai beneficiarului.
590. Comisia întocmeşte un proces-verbal în care se va consemna faptul dacă filmul cinematografic corespunde scenariului aprobat (planului de scenariu), parafei de secretizare, va menţiona metrajul (volumul) şi alte date necesare. Procesul-verbal se aprobă de persoana care a aprobat scenariul (planul de scenariu) şi va servi drept bază pentru ca filmul cinematografic să fie luat în evidenţa de inventar.
591. Multiplicarea filmelor cinematografice secrete şi transmiterea lor se efectuează într-un număr strict limitat, determinat de conducerea autorităţii publice care a aprobat scenariul cinematografic. Se interzice efectuarea fotografiilor de pe cadrele cinematografice. În caz de necesitate, de pe anumite cadre, cu permisiunea conducătorului autorităţii publice cu împuterniciri de dispoziţie asupra informaţiilor respective, de comun cu beneficiarul, pot fi executate fotografii sau diapozitive, care sînt luate în evidenţa de inventar ca documente cinematografice şi fotografice separate.
592. Aparatele de filmat şi de fotografiat pentru filmări secrete se iau în evidenţă şi se păstrează în laboratoarele cinematografice şi fotografice şi se eliberează contra recipisă în registrul de evidenţă.
593. Scenariile (planurile de scenariu), planurile de filmare, sarcinile şi alte documente ce se referă la lucrările cinematografice şi fotografice se clasează în dosare separate.
594. Eliberarea copiilor de pe documentele cinematografice secrete pentru o singură vizionare se efectuează cu permisiunea în scris a conducătorului autorităţii publice cu împuterniciri de dispoziţie asupra acestor informaţii şi avizul Subdiviziunii de protecţie. Copiile documentelor cinematografice avînd gradul de secretizare „Secret”, „Confidenţial” şi „Restricţionat” pot fi eliberate cu permisiunea în scris a locţiitorului conducătorului autorităţii publice responsabil de asigurarea regimului secret sau cu permisiunea scrisă a şefului Subdiviziunii de protecţie.
595. Transmiterea filmelor cinematografice secrete se face prin intermediul Serviciului de Stat de Curieri Speciali. Filmul cinematografic se prezintă împreună cu paşaportul tehnic al acestuia, care se restituie împreună cu filmul.
596. Demonstrarea filmelor cinematografice secrete se efectuează cu respectarea cerinţelor stabilite pentru şedinţele secrete.
597. Se interzice începerea demonstrării filmelor cinematografice secrete în lipsa persoanei desemnate responsabilă pentru vizionare. Vizionarea filmelor cinematografice secrete se înregistrează de Subdiviziunea de protecţie într-un registru special în care se indică data, denumirea filmului cinematografic sau tema, parafa de secretizare, scopul demonstrării, timpul (ora) prezentării, numele, prenumele persoanei responsabile pentru vizionare şi ale persoanei care demonstrează filmul.
598. În toate cazurile de demonstrare a filmelor cinematografice secrete se întreprind măsuri care ar exclude pierderea sau extinderea informaţiei în afara zonei controlate.
599. Modificarea metrajului filmului secret şi a numărului de lipituri în cazurile în care se rupe pelicula cinematografică în timpul demonstrării filmului se consemnează într-un proces-verbal şi se reflectă în paşaportul tehnic al filmului cinematografic, indicîndu-se temeiul operării modificărilor. Procesul-verbal se semnează de persoana responsabilă pentru demonstrarea filmului cinematografic şi se aprobă de şeful Subdiviziunii de protecţie.
Secţiunea a 2-a
Microfilmarea, evidenţa şi păstrarea microfilmelor
600. Documentele secrete pot fi microfilmate sau stocate pe discuri optice ori pe suporţi magnetici în următoarele condiţii:Microfilmarea, evidenţa şi păstrarea microfilmelor
1) procesul de microfilmare sau stocare să fie realizat cu aprobarea autorităţii cu împuterniciri de dispoziţie asupra informaţiei respective de către personalul care dispune de dreptul de acces la secretul de stat de forma corespunzătoare gradului de secretizare a informaţiilor respective;
2) pentru microfilmele, discurile optice sau suporţii magnetici de stocare să se asigure aceeaşi protecţie ca şi pentru documentul original;
3) toate microfilmele, discurile optice sau suporţii magnetici de stocare să fie înregistrate într-o evidenţă specifică şi supuse, ca şi documentele originale, verificării anuale.
601. Lucrările de microfilmare a documentelor secrete se efectuează prin intermediul Subdiviziunii de protecţie, în baza Foii de comandă privind executarea lucrărilor fotografice secrete. Foaia de comandă privind executarea lucrărilor fotografice secrete se eliberează după verificarea seturilor pregătite pentru microfilmare şi a stării documentelor recepţionate, precum şi după întocmirea schemei de formare a bobinelor.
602. Peliculele eliberate pentru microfilmarea documentelor secrete se compostează la ambele capete de către Subdiviziunea de protecţie, fapt ce se reflectă în Foaia de comandă privind executarea lucrărilor fotografice secrete.
603. Înainte de începerea lucrărilor de microfilmare, Subdiviziunea de protecţie va asigura sigilarea casetelor fotografice (camerelor) încărcate cu peliculă.
604. Evidenţa documentaţiei ce urmează a fi microfilmată de către laboratoarele de microfilmare (laboratoarele speciale) se ţine în Registrul de evidenţă a documentaţiei primite pentru microfilmare (forma nr. 56, anexă la prezentul Regulament). În caz de necesitate, fiecare unitate din set (dosar, document aparte) se înregistrează cu un număr aparte.
605. Microfilmul trebuie să conţină microimaginea deplină a setului cu originalele documentelor. În cazurile în care există un volum mic de documente, se permite plasarea cîtorva microfilme pe un singur purtător al microimaginilor (bobină, microfişă, alt purtător material).
606. La microfilmarea documentelor din cîteva cadre, fiecare cadru trebuie să conţină o parte din imaginea documentului inclus în cadrul precedent sau în cel ce urmează.
607. După încheierea filmării, casetele (camerele) cu pelicula sigilată se transmit sectorului (subdiviziunii) de developare a microfilmelor, împreună cu foaia de comandă, în aşa mod ca să fie asigurată evidenţa acestora. Originalul documentului se restituie Subdiviziunii de protecţie.
608. Microfilmul secretizat trebuie să conţină un cadru de control cu imaginea obiectului şi şablonului de identificare, care include:
1) parafa de secretizare;
2) genul microfilmului (de bază, de rezervă);
3) numărul de înregistrare a foii de comandă;
4) numărul de înregistrare a microfilmului;
5) marcarea microfilmului sau a unei părţi a acestuia;
6) deţinătorul originalului;
7) denumirea persoanei juridice care a efectuat microfilmarea;
8) felul documentaţiei;
9) denumirea sau semnul convenţional al art. (obiectului);
10) marcarea documentaţiei;
11) datele cu privire la numărul de file filmate în microfilm;
12) date cu privire la numărul de cadre în microfilm (fără a se lua în calcul şablonul);
13) proporţia micşorării imaginii;
14) data microfilmării.
609. Dacă microfilmul este alcătuit din cîteva bobine sau microfişe, atunci la sfîrşitul fiecărei bobine sau microfişe, cu excepţia ultimei, se aplică menţiunea „Va urma”, iar la începutul fiecărei bobine, cu excepţia primei, se aplică menţiunea „Continuare”.
610. În caz de necesitate, pe şablon se aplică menţiuni cu privire la modificări şi completări – „Imprimare suplimentară” sau „Modificare”.
611. După şablon se microfilmează lista de însoţire a documentaţiei, iar ulterior – setul de documente indicat în lista respectivă. Şablonul se plasează la începutul şi la sfîrşitul microfilmului şi pe fiecare parte a acestuia.
612. Bobinele rebutate ale microfilmului sau ale unor cadre ale acestuia se distrug în baza unui proces-verbal.
613. Filmarea suplimentară a unor cadre aparte sau a bobinei în întregime pentru înlocuirea celor rebutate se efectuează cu acelaşi număr de înregistrare, atribuit microfilmului (bobinei) în această documentaţie, dar în baza unei noi foi de comandă.
614. Bobinele microfilmelor secrete finisate, după ce au fost luate în evidenţa de inventar şi după verificarea calităţii acestora, se pun în cutii de metal speciale, se sigilează şi se transmit, contra semnătură (recipisă), Subdiviziunii de protecţie. Pe capacul cutiei se aplică numărul atribuit microfilmului (bobinei), parafa de secretizare, forma imaginii, tipul microfilmului (de bază, de rezervă), metrajul şi numărul lipiturilor. Subdiviziunea de protecţie înregistrează microfilmul în Registrul de evidenţă a microfilmelor (forma nr. 57, anexă la prezentul Regulament) şi expediază cutia cu microfilm (bobină) persoanei care a făcut comanda pentru păstrare permanentă.
615. Păstrării se supun două tipuri de microfilme: de bază şi de rezervă. Microfilmul de bază este destinat pentru executarea copiilor documentelor, iar cel de rezervă – pentru restabilirea microfilmului de bază, în caz de deteriorare. Microfilmului de bază şi celui de rezervă i se atribuie un singur număr şi aceeaşi marcare.
616. Bobina micropeliculei ce conţine microimaginile documentaţiei modificate se lipeşte de microfilmul produs anterior sau se păstrează separat. Toate modificările care se includ în microfilme sînt reflectate în documentele de evidenţă.
617. Microhărţile efectuate de pe microfilmele secrete se trec în evidenţă în Registrul de evidenţă a negativelor fotografice şi fotoimprimărilor. Pe fiecare filă a microhărţii în colţul drept de sus se indică: parafa de secretizare, numărul microfilmului, numărul exemplarului, numărul de inventar al filei, iar prin cratimă – numărul cadrelor în microhartă.
Capitolul VI
REGULI DE OPERARE CU ARTICOLE SECRETE
Secţiunea 1
Respectarea regimului secret la producerea
articolelor secrete şi utilizarea lor
618. Asigurarea măsurilor privind respectarea regimului secret la proiectarea, producerea, păstrarea, transportarea şi exploatarea articolelor secrete se efectuează de către conducătorii autorităţilor publice şi ai altor persoane juridice, şefii subdiviziunilor respective, în colaborare cu Subdiviziunile de protecţie.REGULI DE OPERARE CU ARTICOLE SECRETE
Secţiunea 1
Respectarea regimului secret la producerea
articolelor secrete şi utilizarea lor
619. Articolelor şi părţilor lor componente li se pot atribui denumiri sau semne convenţionale, care nu trebuie să dezvăluie existenţa acestora, caracterul, destinaţia, particularităţile tehnice şi de alt gen. Denumirile convenţionale ale articolelor pot fi indicate, în caz de necesitate, numai în documentele secrete.
620. Expunerea la expoziţii a articolelor secrete, de regulă, nu se admite. În caz de necesitate, cu permisiunea autorităţilor publice cu împuterniciri de dispoziţie asupra acestor informaţii şi sub controlul Subdiviziunilor de protecţie respective, pot fi organizate expoziţii secrete speciale. Aceste expoziţii pot fi vizitate de către persoanele care au acces la secretul de stat de forma respectivă şi au atribuţie la articolele secrete expuse în cadrul expoziţiei.
621. Posibilitatea de expunere la expoziţie a noilor mostre de articole se coordonează cu beneficiarul.
622. Numărul de persoane care au dreptul să lucreze şi să ia cunoştinţă de articolele secrete, documentaţia tehnică şi alt tip de documentaţie trebuie să fie cît mai limitat şi se determină de către şeful subdiviziunii respective de producţie, de comun acord cu Subdiviziunea de protecţie.
623. Verificarea disponibilului articolelor avînd gradele de secretizare „Secret”, „Confidenţial” şi „Restricţionat” se efectuează cel puţin o dată în trimestru, iar a celor cu parafa „Strict secret” – cel puţin o dată în lună.
624. Controlul general al disponibilului articolelor secrete se efectuează anual, în conformitate cu prevederile prezentului Regulament, de către comisii speciale, desemnate de către conducătorii autorităţilor publice şi ai altor persoane juridice respective.
Secţiunea a 2-a
Evidenţa articolelor secrete şi radierea lor din evidenţă
625. Articolele secrete se ţin în evidenţă atît în perioada elaborării, fabricării, păstrării, testării şi transportării, cît şi în perioada exploatării lor.Evidenţa articolelor secrete şi radierea lor din evidenţă
626. Autorităţile publice şi alte persoane juridice trebuie să întreprindă măsurile necesare ce ar exclude dezvăluirea informaţiei cu privire la existenţa articolelor secrete.
627. Evidenţa articolelor secrete se efectuează:
1) la producţia experimentală (în caz de lipsă a documentaţiei tehnologice) – de la începutul fabricării acesteia, conform schiţelor secrete, sau începînd cu etapa de producţie, indicată de constuctorul-elaborator sau de beneficiar;
2) la producţia în serie – din momentul indicat în fişele tehnologice sau de însoţire, iar în lipsa acestora – începînd cu etapa indicată în schiţă.
628. Articolele secrete recepţionate de la alte autorităţi sau persoane juridice se iau în evidenţă din momentul recepţionării lor.
629. Evidenţa articolelor secrete se ţine separat de evidenţa celor nesecrete, conform semnelor distinctive de pe schiţe, numerelor de uzină sau de inventar, care se aplică nemijlocit pe articole sau pe etichete speciale.
630. Articolele secrete pe care este imposibil de aplicat numere de evidenţă se iau în evidenţă cantitativ (spre exemplu: conform numărului de unităţi, conform greutăţii). Cele care se păstrează în ambalaj sigilat se iau în evidenţă conform numerelor de inventar aplicate pe marcajul ambalajului.
631. Numerotarea articolelor secrete se efectuează de către producător în modul care ar exclude posibilitatea de determinare a cantităţii totale a articolelor fabricate.
632. Modul de marcare a articolelor secrete se determină de comun acord cu beneficiarul.
633. Evidenţa articolelor secrete se efectuează conform registrelor luate în evidenţă de către Subdiviziunile de protecţie. Termenul de păstrare a acestor registre este de cel puţin 5 ani. În documentele de evidenţă pot fi indicate numai denumirile sau semnele convenţionale ale articolelor secrete.
634. Evidenţa, păstrarea şi controlul asupra circulaţiei articolelor secrete în subdiviziunile autorităţii publice sau ale altei persoanei juridice se efectuează de către reprezentanţii Subdiviziunii de protecţie.
635. Şefii subdiviziunilor şi reprezentanţii Subdiviziunii de protecţie poartă răspundere personală pentru organizarea şi efectuarea evidenţei corespunzătoare a articolelor şi documentaţiei tehnice secrete în subdiviziuni şi la locurile de muncă.
636. Dacă la proiectarea şi fabricarea articolelor secrete sînt antrenate mai multe subdiviziuni, atunci se efectuează evidenţa centralizată a acestor articole, asigurînd controlul asupra circulaţiei fiecărui articol secret în subdiviziuni, din momentul înregistrării şi pînă la radierea din evidenţă.
637. Evidenţa centralizată se efectuează de către subdiviziunile de protecţie. Reprezentanţii Subdiviziunii de protecţie din cadrul subdiviziunilor de producţie informează regulat Subdiviziunea de protecţie despre circulaţia articolelor, pentru efectuarea înscrierilor corespunzătoare în Registrul de evidenţă a articolelor secrete (forma nr. 58, anexă la prezentul Regulament) sau în Registrul (Fişa) de evidenţă numerică a articolelor secrete (forma nr. 59, anexă la prezentul Regulament).
638. Articolele se eliberează executanţilor la locul de muncă în bază de semnătură (recipisă) în Registrul de evidenţă a articolelor secrete sau în Fişa de evidenţă pe articol (forma nr. 60, anexă la prezentul Regulament).
639. În cazul în care în baza particularităţilor procesului tehnologic de producţie (producere în masă) eliberarea contra semnătură a articolelor secrete executanţilor este imposibilă din cauza timpului redus de executare a operaţiunilor de către aceştia, în subdiviziuni (unităţi, sectoare) se numesc reprezentanţi ai subdiviziunilor de protecţie. Reprezentanţii subdiviziunilor de protecţie primesc articolele contra semnătură (recipisă) în Contul personal (forma nr. 29, anexă la prezentul Regulament) sau în Registrul de evidenţă privind eliberarea articolelor (forma nr. 61, anexă la prezentul Regulament) la locul de muncă, efectuînd controlul asupra disponibilului şi circulaţiei acestora.
640. Transmiterea articolelor de la un sector de producţie la altul se efectuează potrivit registrului din forma nr. 62, anexă la prezentul Regulament, care este ţinut în subdiviziunea respectivă de reprezentanţii Subdiviziunii de protecţie şi serveşte drept bază pentru anularea semnăturii de primire a articolelor în Registrul de evidenţă privind eliberarea articolelor sau în Contul personal şi plasarea fişelor de evidenţă pe articol dintr-un sector al fişierului în altul.
641. Predarea articolelor secrete pe schimburi se efectuează de persoanele responsabile pentru evidenţa şi păstrarea lor, contra semnătură (recipisă). Disponibilul articolelor predate se verifică conform unităţilor, după numere sau greutate.
642. Predarea articolelor secrete dintr-o subdiviziune în alta se efectuează prin intermediul reprezentantului Subdiviziunii de protecţie, în baza sarcinii (planului) de producţie, conform Foii de însoţire (forma nr. 63, anexă la prezentul Regulament), cu informarea Subdiviziunii de protecţie despre acest fapt.
643. Schiţele şi documentaţia tehnică, de cercetare ştiinţifică, precum şi altă documentaţie prevăzută pentru crearea articolelor secrete se eliberează la locurile de muncă contra semnătură (recipisă) şi numai pentru orele de muncă ale schimbului.
644. Se interzice predarea articolelor şi documentaţiei tehnice secrete sau altei documentaţii secrete ce se referă la aceste articole dintr-o subdiviziune în alta, eludînd Subdiviziunea de protecţie sau reprezentanţii acesteia.
645. Pentru montarea blocurilor, reţelelor şi detaliilor secrete în articole se întocmeşte un proces-verbal, conform formei nr.64, anexă la prezentul Regulament, într-un singur exemplar, care se aprobă de şeful subdiviziunii, iar la experimentări – de către conducătorul tehnic sau de constructorul principal. Numerele de evidenţă ale blocurilor, reţelelor şi detaliilor se înscriu în paşaportul tehnic (formularul) al articolului. Procesele-verbale şi înscrierile efectuate în paşapoartele tehnice (formulare) se confirmă prin semnătura persoanelor responsabile de montare. În cazul retragerii sau înlocuirii elementelor secrete de completare se întocmeşte un proces-verbal, conform formei nr. 65, anexă la prezentul Regulament, care serveşte temei pentru luarea în evidenţă a articolului sau pentru includerea lui în procesul-verbal cu privire la distrugere.
646. În cazul în care, conform condiţiilor de fabricare, în tipul schimbului de muncă se efectuează de mai multe ori montarea şi retragerea elementelor secrete de completare cu scopul de a obţine caracteristicile necesare ale articolului în care ele se montează, procesul-verbal cu privire la montare se întocmeşte numai pentru elementul montat definitiv, iar apoi se fac înscrierile respective în documentele luate în evidenţă.
647. Persoanele care au efectuat montarea elementelor de completare, imediat după întocmirea procesului-verbal respectiv, sînt obligate să predea elementele nepotrivite reprezentantului Subdiviziunii de protecţie.
648. Pentru toate articolele secrete sau lotul de articole secrete fabricate se întocmesc paşapoarte tehnice. Dacă datele înscrise în paşaportul tehnic conţin informaţii secrete, atunci acestuia i se atribuie parafa de secretizare respectivă şi numărul din Registrul evidenţei de inventar a documentaţiei tehnice secrete, care se înscrie în registrele respective, în care a fost luat în evidenţă articolul (Registrul de evidenţă a articolelor secrete sau Registrul (Fişa) de evidenţă numerică a articolelor secrete).
649. Efectuarea ştersăturilor în orice formă în documentaţia cu privire la evidenţa articolelor secrete nu se admite. În caz de necesitate, operarea unor modificări în această documentaţie se legalizează prin semnătura persoanei care le-a efectuat, cu indicarea datei.
650. Articolele secrete se radiază din evidenţă la transmiterea lor în alte autorităţi publice sau persoane juridice, distrugerea acestora, consumarea lor în procesul testărilor şi altor lucrări, montării lor în alte articole sau la desecretizarea acestora.
651. Temei pentru radierea articolului secret din evidenţă serveşte:
1) recipisa destinatarului în foaia de însoţire, legalizată prin ştampilă sau confirmată prin procura de primire a documentelor secrete;
2) procesul-verbal cu privire la distrugerea articolelor secrete;
3) procesul-verbal cu privire la consumarea articolelor secrete în timpul efectuării lucrărilor de testare şi a altor lucrări;
4) procesul-verbal cu privire la montarea articolelor de completare;
5) decizia cu privire la desecretizare.
Secţiunea a 3-a
Păstrarea articolelor secrete
652. Articolele secrete se păstrează în încăperi (depozite, arhive, încăperi accesorii) care corespund cerinţelor prezentului Regulament.Păstrarea articolelor secrete
653. Articolele secrete se păstrează separat de cele nesecrete. În cazurile în care articolele nesecrete constituie o parte a articolului secret, ele pot fi păstrate împreună cu articolele secrete.
654. În încăperile unde se păstrează articolele secrete, accesul persoanelor care nu lucrează aici, dar care dispun de dreptul de acces la secret de stat de forma corespunzătoare, se înfăptuieşte în modul următor:
1) în depozitele din secţie şi depozitele uzinei – conform listei aprobate de şeful secţiei sau depozitului respectiv, coordonate cu şeful Subdiviziunii de protecţie;
2) în depozitele de producţie finită avînd gradul de secretizare „Strict secret” – cu permisiunea scrisă a conducătorului persoanei juridice.
655. În procesul activităţii sau a testării se permite păstrarea articolelor secrete la locurile de muncă, sub responsabilitatea executanţilor şi a şefilor subdiviziunilor respective de producţie.
656. În afara orelor de muncă, articolele secrete trebuie păstrate în depozite speciale, care se încuie şi se sigilează de către persoanele responsabile pentru păstrarea lor.
657. Depozitele destinate pentru păstrarea producţiei cu gradul de secretizare „Strict secret” trebuie să fie amplasate în locuri separate, izolate de sarcinile de producţie, înzestrate cu mijloace tehnice de pază, comunicaţie şi antiincendiare.
658. În afara programului de lucru, la locurile de muncă sau pe standurile de testare pot să rămînă articolele a căror testare tehnologică sau operaţiune nu poate fi întreruptă, precum şi articolele de gabarit mare. Ele trebuie să se păstreze în adăposturi montabile-demontabile de metal, lemn, cauciuc, prelată sau în alte adăposturi sigilate, care ar asigura integritatea şi camuflarea acestora.
659. Lista articolelor secrete cu indicarea locurilor de păstrare a acestora se aprobă de către şeful autorităţii publice sau al altei persoane juridice, după coordonarea cu şeful Subdiviziunii de protecţie.
Secţiunea a 4-a
Primirea şi transmiterea articolelor secrete
660. Reprezentanţii autorităţilor publice sau ai altor persoane juridice, destinatari ai articolelor secrete, trebuie să aibă procură, perfectată în modul stabilit, legalizată prin ştampila autorităţii sau a altei persoane juridice respective. Procurile sînt vizate de către şeful Subdiviziunii de protecţie.Primirea şi transmiterea articolelor secrete
661. Primirea (predarea) articolelor secrete se efectuează în baza Foii de însoţire (forma nr.66, anexă la prezentul Regulament), actului de predare-primire şi altor documente de însoţire, verificîndu-se în mod obligatoriu integritatea ambalajului şi a plumburilor. Numărul de plumburi, a cleştelor de plumbuit şi descrierea amprentelor acestora se indică în documentele de însoţire.
662. La depistarea semnelor de deschidere a vagoanelor, a ambalajului sau în cazul unor defecte ale amprentelor sigiliilor (plumburilor), persoanele care efectuează primirea (predarea) articolelor secrete întocmesc un proces-verbal. Faptele enunţate se comunică imediat expeditorului, autorităţii cu împuterniciri de dispoziţie asupra acestor informaţii şi Serviciului de Informaţii şi Securitate.
663. Deschiderea coletelor şi a ambalajului, confruntarea articolelor secrete primite cu informaţia indicată în documentele de însoţire, verificarea stării şi integrităţii acestora se efectuează de către persoanele responsabile de evidenţa şi păstrarea articolelor secrete şi de către reprezentanţii subdiviziunii controlului tehnic.
664. Dacă în procesul verificării se depistează lipsa unor articole sau încălcarea integrităţii acestora, atunci se întocmeşte un proces-verbal, un exemplar fiind remis expeditorului pentru întreprinderea măsurilor de rigoare.
665. Autorităţile publice sau alte persoane juridice care au primit din greşeală articole secrete ce nu le aparţin sînt obligate să le primească spre păstrare provizorie, dacă stabilirea adresei destinatarului şi expedierea imediată a acestora potrivit destinaţiei nu este posibilă. Deschiderea ambalajului unor astfel de articole este interzisă.
666. În cazul în care în baza documentelor de însoţire nu se poate determina caracterul articolelor secrete primite din greşeală sau pericolul de explozie al acestora, atunci păstrarea lor pînă la momentul transmiterii se va face separat de alte articole.
667. Transmiterea articolelor secrete se efectuează cu permisiunea scrisă a conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice, conform foii de însoţire.
668. Pentru comanda mijloacelor de transport şi a corpului de pază, necesare pentru însoţirea articolelor în timpul transportării, se eliberează dispoziţia de expediere pentru livrarea articolelor secrete, conform formei nr. 67, anexă la prezentul Regulament.
669. Drept temei pentru scoaterea articolelor secrete de pe teritoriul păzit al autorităţii publice sau al altei persoane juridice serveşte permisul special semnat de către şeful de producţie, şeful secţiei şi şeful Subdiviziunii de protecţie, în baza foii de însoţire şi dispoziţiei de expediere pentru livrarea articolelor secrete.
670. Documentaţia de exploatare şi reparaţie necesară pentru articolele secrete transmise se expediază prin poşta specială, concomitent cu articolele. În anumite cazuri se admite expedierea acestei documentaţii prin intermediul persoanei care însoţeşte articolele secrete şi are procură întocmită în modul stabilit de prezentul Regulament.
671. La transmiterea articolelor secrete, în documentele de însoţire (spre exemplu, scrisori de însoţire, foi de ambalaj (forma nr. 68, anexă la prezentul Regulament), paşapoarte tehnice) trebuie să fie înscrise acele denumiri sau semne convenţionale ale articolelor care sînt indicate în marcările lor.
672. În documentele de transport şi financiar-contabile se indică denumirile sau semnele convenţionale ale articolelor şi numărul acestora. Pentru confirmarea transmiterii încărcăturii, pe aceste documente se indică numerele de ieşire ale documentelor de însoţire.
Secţiunea a 5-a
Transportarea articolelor secrete
673. Transportarea articolelor secrete, coletelor poştale cu valoare declarată, încasărilor şi corespondenţei speciale se efectuează de către persoanele responsabile care au drept de acces la secretul de stat de forma respectivă, numite de conducătorii autorităţilor publice sau ai altor persoane juridice.Transportarea articolelor secrete
674. Persoanele responsabile de transportarea articolelor secrete, coletelor poştale cu valoare declarată, încasărilor şi corespondenţei speciale trebuie să cunoască şi să respecte cu stricteţe regulile de pază şi tehnica securităţii, să păstreze caracterul secret în procesul transportării.
675. Locurile destinate pentru lucrările de încărcare-descărcare a articolelor secrete trebuie să fie protejate sigur, pentru a exclude posibilitatea examinării vizuale sau prin mijloace tehnice de către persoane străine.
676. Articolele secrete supuse transportării trebuie să fie împachetate în aşa fel încît să se excludă posibilitatea determinării caracterului acestora. În acelaşi mod vor fi împachetate şi articolele nesecrete transportate, dispozitivele, utilajul, care după aspectul lor exterior pot determina caracterul articolelor secrete pentru care sînt destinate.
677. Vagoanele destinate transportării articolelor secrete nu trebuie să se deosebească, după aspectul lor exterior, de vagoanele destinate transportării articolelor nesecrete.
678. Pe vagoanele în care sînt transportate articolele secrete nu se scrie denumirea staţiilor de plecare şi de destinaţie, denumirea încărcăturilor şi a destinatarilor.
679. Paza înarmată a articolelor secrete la transportare se va asigura în funcţie de gradul de secretizare a acestora.
680. Călătoria unor persoane străine împreună cu încărcătura păzită este interzisă.
681. Distribuirea articolelor secrete, coletelor poştale cu valoare declarată, încasărilor şi corespondenţei speciale prin intermediul Serviciului de Stat de Curieri Speciali se efectuează în modul stabilit de prezentul Regulament.
Secţiunea a 6-a
Testarea articolelor secrete
682. Testarea articolelor secrete se efectuează în locuri special repartizate în aceste scopuri, care se asigură cu pază.Testarea articolelor secrete
683. Pînă la începerea lucrărilor de testare se iau măsuri în vederea excluderii posibilităţii de examinare vizuală sau prin mijloace tehnice, de către persoane străine, a articolelor secrete supuse testărilor şi a rezultatelor acestora.
684. Acţiunile concrete cu privire la asigurarea regimului secret pe parcursul testărilor, precum şi cerinţele privind eficacitatea acestora se includ în programele de testări.
685. La lucrările de testare a articolelor secrete pot asista numai persoanele cu drept de acces la secretul de stat, care au atribuţie directă la acestea.
686. Participanţii la testări pot lua cunoştinţă numai de acele informaţii cu privire la caracterul şi rezultatul testărilor care se referă nemijlocit la activitatea îndeplinită de către ei în cadrul testării respective.
687. Documentaţia de construcţie şi exploatare a articolelor secrete trebuie să conţină metode de verificare şi indicaţii cu privire la pregătirea aparatelor de măsurat, care în timpul măsurării (testării) parametrilor articolelor secrete nu ar dezvălui conţinutul informaţiilor secrete, neprevăzute de verificare.
688. Punerea în funcţiune de probă, testarea şi exploatarea articolelor secrete trebuie să se efectueze în condiţii care ar exclude pierderea eventuală a informaţiei secrete prin canale tehnice.
689. Pentru articolele secrete consumate în procesul testărilor sau al altor lucrări experimentale se întocmeşte un proces-verbal, care serveşte temei pentru trecerea acestora la pierderi şi radierea din evidenţă.
690. Dacă în baza resturilor inutilizabile de la articolele secrete pot fi determinate caracteristicile secrete sau destinaţia specială a articolelor respective, aceste resturi se supun distrugerii. În acest scop, la finisarea testării se va examina locul de testare a articolelor secrete pentru identificarea şi distrugerea resturilor respective, iar cu privire la rezultatele acestei examinări se va întocmi un proces-verbal.
691. În timpul testărilor, comisiile de stat (de recepţie) apreciază eficacitatea acţiunilor cu privire la asigurarea caracterului secret al acestora, reflectînd rezultatele acestei aprecieri în documentele de dare de seamă.
Secţiunea a 7-a
Distrugerea articolelor secrete
692. Sînt supuse distrugerii articolele secrete rebutate în procesul de producţie, de testare şi de exploatare sau articolele secrete care şi-au pierdut necesitatea practică.Distrugerea articolelor secrete
693. Selectarea şi distrugerea articolelor secrete se efectuează de către o comisie special instituită în acest scop, cu participarea unui angajat sau reprezentant al Subdiviziunii de protecţie, în baza unui proces-verbal cu privire la distrugerea articolelor secrete (forma nr. 69, anexă la prezentul Regulament).
694. Procesul-verbal de distrugere a articolelor secrete se aprobă de către conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice, iar în unele cazuri, cu permisiunea acestuia – de către şefii subdiviziunilor de producţie.
695. După aprobarea procesului-verbal, distrugerea articolelor secrete (demontarea, desfacerea, distrugerea sau deformarea) se efectuează conform tehnologiei menţionate de elaborator în paşaportul tehnic al articolului secret. Modalitatea de distrugere a articolelor secrete trebuie să facă imposibilă restabilirea caracteristicilor autentice, parametrilor sau destinaţiei lor speciale.
696. Faptul distrugerii se consemnează în procesul-verbal, prin semnăturile persoanelor care au efectuat distrugerea.
697. Paşapoartele tehnice ale articolelor secrete distruse la fel sînt supuse distrugerii, în modul stabilit de prezentul Regulament, cu consemnarea acestui fapt în procesul-verbal cu privire la distrugerea articolelor secrete.
698. În procesul-verbal cu privire la distrugerea articolelor secrete se reflectă, de asemenea, faptul retragerii pieselor de completare secrete utilizabile din articolele distruse, care se iau în evidenţa corespunzătoare.
699. Blocurile, detaliile şi materialele nesecrete utilizabile pot fi retrase din articolele secrete supuse distrugerii şi transmise, conform foilor de însoţire, la depozitele generale pentru utilizarea lor ulterioară în procesul de producţie.
700. Din articolele secrete supuse distrugerii se retrag, în mod obligatoriu, metalele preţioase.
701. Procesele-verbale cu privire la distrugerea articolelor secrete se păstrează în dosare speciale cel puţin 5 ani. Gradul de secretizare a acestora se determină în funcţie de informaţiile pe care le conţin.
Capitolul VII
REGULI DE OPERARE CU CORESPONDENŢA
CIFRATĂ ÎN AUTORITĂŢILE PUBLICE SAU
ALTE PERSOANE JURIDICE
Secţiunea 1
Dispoziţii generale
702. Utilizarea mijloacelor de comunicaţii cifrate se admite numai în cazul în care nu există posibilitate sau nu este raţional a transmite informaţia urgentă referitor la problemele secrete, precum şi informaţia urgentă nesecretă interzisă de a fi transmisă în formă deschisă prin mijloace tehnice neprotejate, prin intermediul altor mijloace de comunicaţie.REGULI DE OPERARE CU CORESPONDENŢA
CIFRATĂ ÎN AUTORITĂŢILE PUBLICE SAU
ALTE PERSOANE JURIDICE
Secţiunea 1
Dispoziţii generale
703. Organizarea şi efectuarea întregului complex de lucrări ce ţin de corespondenţa cifrată se pune în sarcina organelor de cifrare ale autorităţilor publice sau ale altor persoane juridice – subdiviziuni, amenajate cu aparatajul respectiv (mijloace de comunicaţii cifrate).
704. Organizarea, funcţiile, drepturile, obligaţiile organelor de cifrare se stabilesc în regulamentul de funcţionare al acestora, elaborat în conformitate cu cerinţele prezentului Regulament, coordonat cu Serviciul de Informaţii şi Securitate şi aprobat de conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice.
705. Crearea, reorganizarea şi lichidarea organelor de cifrare se efectuează în baza deciziei (ordinului) conducătorilor autorităţilor publice sau a altor persoane juridice, prin coordonare cu Serviciul de Informaţii şi Securitate. La crearea noilor organe de cifrare, Serviciul de Informaţii şi Securitate verifică existenţa condiţiilor necesare pentru asigurarea regimului secret la organizarea lucrărilor cu corespondenţa cifrată a acestora.
706. În funcţie de specificul activităţii şi volumul informaţiilor vehiculate, în cadrul autorităţilor publice sau al altor persoane juridice lucrările ce ţin de corespondenţa cifrată pot fi realizate de către o persoană numită special de către conducătorii acestora. În acest caz, atribuţiile organului de cifrare vor fi îndeplinite de această persoană, care va efectua primirea şi transmiterea corespondenţei cifrate nemijlocit, prin utilizarea aparatajului respectiv.
707. În autorităţile publice sau alte persoane juridice în care lipsesc organele de cifrare lucrările ce se referă la corespondenţa cifrată (întocmire, evidenţă, utilizare, transmitere, păstrare şi distrugerea mesajelor cifrate) se pun în sarcina Subdiviziunii de protecţie a acestora. Ultima efectuează primirea şi transmiterea corespondenţei cifrate, prin intermediul organelor de cifrare ale altor autorităţi publice sau persoane juridice.
Secţiunea a 2-a
Reguli generale de operare cu corespondenţa
cifrată în autorităţile publice sau alte persoane
juridice în care lipsesc organele de cifrare
708. Modul de întocmire, evidenţă, utilizare, transmitere, păstrare şi distrugere a mesajelor cifrate trebuie să asigure integritatea acestora şi să excludă posibilitatea divulgării informaţiilor ce le conţin.Reguli generale de operare cu corespondenţa
cifrată în autorităţile publice sau alte persoane
juridice în care lipsesc organele de cifrare
709. Evidenţa şi păstrarea mesajelor cifrate, precum şi aducerea conţinutului acestora la cunoştinţa persoanelor cărora le sînt adresate şi executanţilor se efectuează de către şeful Subdiviziunii de protecţie sau de o persoană desemnată din cadrul acesteia.
710. Mesajele cifrate, registrele de evidenţă şi alte documente ce se referă la corespondenţa cifrată se păstrează de către Subdiviziunea de protecţie în safeuri sau dulapuri de metal.
711. Acces la mesajele cifrate avînd gradele de secretizare „Strict secret”, „Secret”, „Confidenţial”, „Restricţionat” au doar persoanele care, potrivit caracterului obligaţiilor de serviciu, au atribuţie nemijlocită la acestea şi dispun de dreptul de acces la secretul de stat de forma respectivă. Numărul acestor persoane trebuie să fie limitat.
712. Subdiviziunea de protecţie deţine lista persoanelor care au acces la lucrul cu corespondenţa cifrată, aprobată de conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice, în care se menţionează, inclusiv, persoanele cu drept de a semna mesajele cifrate de ieşire. La necesitate, lista se actualizează în cel mai scurt termen posibil.
713. La prelucrarea mesajelor cifrate, persoanele sînt admise numai după un instructaj detaliat şi după familiarizarea, contra semnătură, cu procedura de utilizare a mesajelor cifrate.
714. Persoanele care lucrează cu mesajele cifrate nu au dreptul să divulge informaţiile cunoscute din corespondenţa cifrată, să poarte discuţii cu privire la conţinutul mesajelor cifrate, în cazul utilizării canalelor de comunicaţii neprotejate, să păstreze la sine ciornele mesajelor cifrate, să facă înscrieri neautorizate despre conţinutul mesajelor cifrate în caiete de lucru, carnete, pe file neînregistrate, să transmită unul şi acelaşi text al mesajului în mod deschis şi cifrat.
715. Executanţii şi reprezentanţii altor autorităţi publice sau persoane juridice pot lua cunoştinţă de conţinutul mesajelor cifrate numai conform indicaţiei în scris a destinatarului sau a persoanelor care au semnat mesajul cifrat. Reprezentanţii altor autorităţi publice sau persoane juridice trebuie să prezinte certificatul de acces de forma respectivă şi actele de identificare.
716. Conţinutul mesajelor cifrate poate fi făcut public în cadrul şedinţelor, adunărilor, a altor întruniri, numai dacă toţi participanţii la acestea au dreptul de acces la secretul de stat de forma respectivă.
717. Se interzice a face referire la faptul că informaţiile sînt primite prin corespondenţă cifrată.
718. Controlul asupra respectării regulilor cu privire la întocmirea, evidenţa, păstrarea, utilizarea corespondenţei cifrate în cadrul autorităţilor publice şi altor persoane juridice se asigură de către subdiviziunile de protecţie şi conducătorii acestora.
719. Verificarea disponibilului mesajelor cifrate în autorităţile publice şi alte persoane juridice se efectuează în modul stabilit pentru documentele secrete.
Secţiunea a 3-a
Reguli de transmitere a mesajelor cifrate în autorităţile
publice sau alte persoane juridice care nu dispun de
organe de cifrare
720. Întocmirea mesajelor cifrate de ieşire (forma nr. 70, anexă la prezentul Regulament) se efectuează în condiţii care exclud posibilitatea divulgării conţinutului acestora unor persoane care nu au atribuţie la ele.Reguli de transmitere a mesajelor cifrate în autorităţile
publice sau alte persoane juridice care nu dispun de
organe de cifrare
721. Dreptul de a semna mesajele cifrate de ieşire se acordă conducătorilor autorităţilor publice sau ai altor persoane juridice, adjuncţilor acestora sau, cu permisiunea conducătorilor, altor persoane cu funcţii de conducere (şefi de subdiviziuni).
722. Semnătura persoanei cu funcţie de răspundere de pe mesajul cifrat de ieşire, remisă pentru transmitere organului de cifrare al altei autorităţi publice sau persoane juridice, se legalizează prin ştampila autorităţii publice sau persoanei juridice respective.
723. Mesajele cifrate de ieşire se scriu de mînă sau cu utilizarea mijloacelor tehnice pe blanchete, ţinute în evidenţă prealabilă, într-un singur exemplar, lizibil, succint, fără utilizarea prescurtărilor libere ale cuvintelor. Se admite întocmirea mesajelor cifrate pe file luate în evidenţă de către Subdiviziunea de protecţie, pe care se va aplica menţiunea „Mesaj cifrat”. Sub formularul sau fila pe care se întocmeşte mesajul cifrat trebuie să fie plasat un suport rigid (garnitură), care ar exclude imprimarea textului mesajului pe alte formulare sau file. La întocmirea mesajelor cifrate cu utilizarea mijloacelor tehnice, suportul rigid (garnitura) nu se foloseşte.
724. Se interzice întocmirea mesajelor cifrate în cîteva exemplare, precum şi multiplicarea acestora.
725. Toate rectificările şi completările operate în text se stipulează şi se legalizează prin semnătura executantului sau a persoanei care semnează mesajul cifrat.
726. Mesajele cifrate de ieşire, întocmite ilizibil, inclusiv cele care conţin rectificări nestipulate, nu sînt admise pentru expediere.
727. Blanchetele destinate pentru întocmirea mesajelor cifrate se broşează în carnete, care se trec în evidenţă în Registrul de evidenţă a caietelor de lucru. Filele acestor carnete se numerotează. Eliberarea carnetelor sau a unor blanchete aparte executanţilor, precum şi restituirea acestora Subdiviziunii de protecţie se efectuează contra semnătură (recipisă) în registrul de evidenţă.
728. Pe mesajele cifrate de ieşire se aplică parafa de secretizare, menţiunea cu privire la caracterul urgent (prioritar) al mesajului cifrat, numele, prenumele, funcţia destinatarului, numele, prenumele, funcţia persoanei care a semnat mesajul cifrat, data semnării, numărul de înregistrare, numele, prenumele executantului.
729. Gradul de secretizare şi caracterul urgent se determină de către executant sau persoana care a semnat mesajul cifrat.
730. Mesajele cifrate de ieşire, transmise la doi şi mai mulţi destinatari, se întocmesc într-un singur exemplar, cu indicarea tuturor destinatarilor. În caz de necesitate (cînd există mai mulţi destinatari), pe verso mesajului cifrat sau pe o foaie separată se întocmeşte lista de expediere, care se legalizează prin semnătura executantului sau a persoanei care semnează mesajul cifrat.
731. Mesajele cifrate, care conţin informaţii secretizate cu parafa „Strict secret”, se transmit prin intermediul organelor de cifrare ale altor autorităţi publice sau persoane juridice numai în cazuri excepţionale, la indicaţia scrisă a conducătorului autorităţii publice sau persoanei juridice care le-a semnat.
732. Întocmirea mesajelor cifrate de ieşire avînd gradul de secretizare „Strict secret” poate fi efectuată doar cu permisiunea conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice. Acestea se înregistrează în Subdiviziunea de protecţie , fiind comunicate de executant.
733. Pentru a fi transmise către anumiţi destinatari, mesajele cifrate avînd gradul de secretizare „Strict secret” se prezintă Subdiviziunii de protecţie în plicuri sigilate, care conţin, după caz, pe lîngă parafa de secretizare, şi menţiunea „Personal” sau „Strict personal”.
734. Mesajele cifrate de ieşire se predau de către executant Subdiviziunii de protecţie. Blanchetele şi filele luate în evidenţă, deteriorate în procesul întocmirii mesajelor cifrate, se restituie Subdiviziunii de protecţie pentru a fi distruse în modul stabilit de prezentul Regulament.
735. Mesajele cifrate de ieşire se înregistrează în Registrul de evidenţă a mesajelor transmise (forma nr. 71, anexă la prezentul Regulament).
736. După înregistrare, mesajele se transmit imediat organului de cifrare respectiv, într-un plic sigilat.
737. Pe plic se indică adresa destinatarului şi a expeditorului, numărul mesajului cifrat, parafa de secretizare, menţiunea cu privire la caracterul urgent (prioritar) al mesajului şi menţiunea „Mesaj cifrat”. După cifrare, mesajele destinate transmiterii rămîn la organul de cifrare.
738. Transmiterea şi distribuirea plicurilor cu mesajele cifrate se efectuează în modul stabilit pentru transmiterea şi distribuirea documentelor secrete.
Secţiunea a 4-a
Reguli de recepţionare a mesajelor cifrate în autorităţile publice
sau alte persoane juridice care nu dispun de organe de cifrare
739. Plicurile cu mesajele cifrate primite de autorităţile publice sau alte persoane juridice se înregistrează imediat în Registrul de control al plicurilor şi se transmit persoanei responsabile pentru evidenţa şi păstrarea corespondenţei cifrate, contra semnătură (recipisă) în acest registru, indicîndu-se data şi ora primirii plicului.Reguli de recepţionare a mesajelor cifrate în autorităţile publice
sau alte persoane juridice care nu dispun de organe de cifrare
740. După deschiderea plicurilor, mesajele cifrate se înregistrează în Registrul de evidenţă a mesajelor cifrate primite (forma nr. 72, anexă la prezentul Regulament). Dacă în plic există cîteva mesaje cifrate, fiecare dintre ele se înregistrează cu un număr de intrare aparte. Se interzice de a comunica şi de a transmite executanţilor mesajele cifrate care nu au fost luate în evidenţă.
741. Rezoluţiile se aplică nemijlocit pe mesajele cifrate. Aplicarea rezoluţiilor pe file separate nu se admite.
742. Transmiterea mesajelor cifrate în interiorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice se efectuează numai prin intermediul Subdiviziunii de protecţie, iar în afara acestora – prin intermediul organului de cifrare.
743. Mesajele cifrate pot avea menţiunile „Personal” sau „Strict personal”. Plicurile cu mesajele cifrate cu menţiunea „Personal” se deschid de către destinatar sau de către persoana împuternicită de acesta, iar plicurile cu menţiunea „Strict personal” se deschid numai de către destinatar şi doar ca excepţie (în cazul în care lipseşte destinatarul) pot fi deschise de către persoana care-l înlocuieşte. În registrul de evidenţă a mesajelor cifrate primite se înscrie: „Plic cu menţiunea „Personal” sau „Plic cu menţiunea „Strict personal”. Alte menţiuni cu privire la mesajele cifrate se efectuează în registru din spusele destinatarului sau executantului. Ştampila de înregistrare se aplică pe plic, indicîndu-se numărul de intrare şi data. Persoana care deschide plicul trece aceste date pe mesajul cifrat.
744. Informarea cu conţinutul mesajelor cifrate care au gradul de secretizare „Strict secret” se permite doar cu permisiunea scrisă a conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice, numai a persoanelor care au nevoie să cunoască conţinutul acestora, reieşind din atribuţiile exercitate şi care au drept de acces la secretul de stat de forma respectivă.
745. Eliberarea mesajelor cifrate executanţilor pentru lucru şi recepţionarea acestora se efectuează contra semnătură (recipisă) în Registrul de evidenţă a mesajelor cifrate primite. Se interzice de a transmite mesajele cifrate de la unii executanţi către alţii, cu eludarea Subdiviziunii de protecţie.
746. Persoanele care au luat cunoştinţă de conţinutul mesajelor cifrate semnează lizibil pe acestea, indicînd data, după caz, ora cînd au luat cunoştinţă.
747. Pe mesajele cifrate, executanţii sînt obligaţi să facă însemnări cu privire la executarea acestora, pe care le confirmă prin semnătură, indicînd data, după caz, ora executării.
748. După dispariţia necesităţii de a lucra cu mesajele cifrate, acestea se restituie imediat Subdiviziunii de protecţie.
749. Mesajele cifrate se clasează în dosare numai cu însemnările respective privind executarea lor.
750. Din conţinutul mesajelor cifrate, cu excepţia celor avînd gradul de secretizare „Strict secret”, pot fi efectuate însemnări succinte în carnete speciale cu file detaşabile. Aceste carnete se iau în evidenţă de către Subdiviziunea de protecţie şi se eliberează executanţilor contra semnătură. Filele carnetelor speciale ce conţin înscrieri inutilizabile în activitatea ulterioară se extrag periodic şi se distrug.
751. În caz de necesitate, reieşind din conţinutul mesajelor cifrate de ieşire şi de intrare, cu excepţia celor care au gradul de secretizare „Strict secret”, pot fi întocmite informaţii sumare sau extrase care se iau în evidenţă de către Subdiviziunea de protecţie, se păstrează şi se distrug în modul stabilit pentru documentele cu gradul de secretizare respectiv.
752. Despre întocmirea informaţiilor sau extraselor pe mesajele cifrate respective şi în registrele de evidenţă a acestora se efectuează însemnări cu privire la numărul de exemplare întocmite şi numărul de evidenţă al acestora.
753. Cu permisiunea conducătorilor autorităţilor publice sau a altor persoane juridice, informaţiile ce le conţin mesajele cifrate, cu excepţia celor avînd parafa de secretizare „Strict secret”, pot fi incluse în alte documente secrete, cu condiţia ca gradul de secretizare a acestora să nu fie mai înalt decît gradul de secretizare a documentelor în care se includ informaţiile. Despre includerea acestor informaţii în documentele secrete, pe mesajele cifrate respective şi în registrele de evidenţă ale acestora, se fac însemnări, indicîndu-se numerele de evidenţă ale documentelor în care au fost incluse.
754. Mesajele cifrate de intrare care au fost executate se restituie, în cel mai scurt termen, organelor de cifrare de la care au fost primite. În unele cazuri, atunci cînd există acordul comun al autorităţilor publice sau al altor persoane juridice şi permisiunea organelor respective ale securităţii statului, mesajele cifrate, cu excepţia celor care au gradul de secretizare „Strict secret”, pot fi păstrate de către subdiviziunile de protecţie, în dosare aparte. Termenele de păstrare a mesajelor cifrate în autorităţile publice sau alte persoane juridice se determină de către conducătorii acestora şi trebuie să fie minime. La dispariţia necesităţii de a lucra în continuare cu mesajele cifrate sau la expirarea termenului de păstrare al acestora, mesajele cifrate se distrug, cu permisiunea conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice, în modul stabilit pentru distrugerea documentelor secrete. Mesajele cifrate avînd gradul de secretizare „Strict secret” se restituie organului de cifrare.
Capitolul VIII
REGULI DE DESFĂŞURARE A REUNIUNILOR SECRETE
755. Reuniunile de serviciu în cadrul cărora se examinează chestiuni secrete se desfăşoară cu permisiunea conducătorilor autorităţilor publice sau ai altor persoane juridice, care desemnează persoana responsabilă de organizarea unor astfel de reuniuni.REGULI DE DESFĂŞURARE A REUNIUNILOR SECRETE
756. Persoana responsabilă de organizarea reuniunilor secrete, în comun cu Subdiviziunea de protecţie şi specialiştii tehnici respectivi, întreprind măsurile organizatorice şi tehnice de securitate, care asigură păstrarea caracterului secret al chestiunilor puse în discuţie şi exclude posibilitatea de divulgare sau pierdere a informaţiilor atribuite la secret de stat în timpul desfăşurării acestora. Abordarea chestiunilor secrete curente în cadrul reuniunilor care nu implică reprezentanţi ai altor autorităţi sau persoane juridice poate fi efectuată sub conducerea şefilor de subdiviziuni ai autorităţii publice sau al altei persoane juridice respective, fără implicarea Subdiviziunii de protecţie.
757. Măsurile de securitate se axează în special pe:
1) măsuri de protecţie la locul reuniunii pentru a se asigura că aceasta se desfăşoară fără nici un incident care ar putea compromite securitatea informaţiilor atribuite la secret de stat;
2) controlul personalului care are acces la locul reuniunii şi verificarea materialelor introduse în încăperea destinată reuniunii;
3) coordonarea cu autorităţile publice şi alte persoane juridice, care urmează să delege participanţi la reuniune;
4) stabilirea unor instrucţiuni de securitate (includerea acestora în materialele destinate reuniunii sau comunicarea conţinutului acestora participanţilor).
758. Responsabilitatea pentru asigurarea regimului secret în cadrul reuniunilor secrete o poartă autoritatea publică sau persoana juridică organizatoare.
759. La reuniuni se admit numai persoanele care au acces la secretul de stat de forma corespunzătoare gradului de secretizare a chestiunilor ce urmează a fi puse în discuţie. Reprezentanţii altor autorităţi publice sau persoane juridice prezintă, pînă la deschiderea reuniunii, subdiviziunii de protecţie a organizatorului certificatele de acces la secretul de stat de forma corespunzătoare.
760. La întocmirea programului (ordinii de zi) privind desfăşurarea reuniunii secrete se va ţine cont de succesiunea abordării subiectelor, pentru a exclude participarea la discuţie a persoanelor care nu au atribuţie sau acces la aceste probleme.
761. Persoana responsabilă de organizarea reuniunii trebuie să prezinte Subdiviziunii de protecţie programul de desfăşurare a reuniunii şi lista participanţilor cu indicarea numelui, prenumelui, funcţiei (instituţiei al cărei reprezentant este) formei de acces, subiectele la abordarea cărora urmează să participe.
762. Lista persoanelor invitate la reuniune este coordonată de către persoana responsabilă de organizarea reuniunii cu Subdiviziunea de protecţie şi se aprobă de către conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice care a permis desfăşurarea reuniunii.
763. Participanţii vor fi admişi la reuniune conform listei, la prezentarea actelor de identificare (documentelor de legitimare). Acestora li se pot elibera permise speciale de acces la reuniune.
764. Materialele secrete necesare pentru desfăşurarea reuniunii se expediază persoanelor invitate conform listei aprobate de către conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice care a permis organizarea acesteia. Participanţilor li se expediază doar acele materiale care ţin de chestiunile ce-i vizează nemijlocit. Asigurarea controlului privind restituirea în termen a acestor materiale este pusă în sarcina Subdiviziunii de protecţie.
765. Persoana responsabilă de organizarea reuniunii, la deschiderea acesteia, va anunţa gradul de secretizare a reuniunii în scopul excluderii posibilităţii de divulgare a informaţiilor şi preîntîmpinării participanţilor despre efectuarea înscrierilor secrete numai în caietele de lucru luate în evidenţă şi eliberate de Subdiviziunea de protecţie înainte de începerea reuniunii. În timpul unor întreruperi îndelungate, precum şi la finele reuniunii, caietele de lucru se predau subdiviziunii de protecţie.
766. Decizia adoptată în cadrul reuniunii, precum şi alte documente ce se referă la ea pot fi transmise la adresa participanţilor, la indicaţia conducătorului care a permis desfăşurarea reuniunii, conform listei de expediere aprobate de către acesta. Dacă documentele în cauză se transmit numai pentru informare, atunci ele trebuie restituite în termenul fixat.
767. Caietele de lucru, predate Subdiviziunii de protecţie la finele reuniunii, se transmit la adresa participanţilor sau se distrug, în modul stabilit de prezentul Regulament.
768. La încheierea lucrărilor, persoana responsabilă de organizarea reuniunii va inspecta încăperea unde aceasta s-a desfăşurat, pentru a asigura colectarea tuturor materialelor utilizate la reuniune şi a exclude orice posibilitate de acces neautorizat la informaţiile atribuite la secret de stat.
Capitolul IX
MĂSURI DE PROTECŢIE FIZICĂ A SECRETULUI DE STAT
769. Obiectivele, sectoarele şi locurile în care sînt gestionate informaţiile atribuite la secret de stat trebuie protejate fizic împotriva accesului neautorizat.MĂSURI DE PROTECŢIE FIZICĂ A SECRETULUI DE STAT
770. Măsurile de protecţie fizică – grilaje la ferestre, încuietori la uşi, pază la intrări, sisteme automate pentru supraveghere, control, acces, patrule de pază, dispozitive de alarmă, mijloace pentru detectarea observării, ascultării sau interceptării, vor fi stabilite în raport cu:
1) gradul de secretizare a informaţiilor, volumul şi localizarea acestora;
2) tipul safeurilor, dulapurilor de metal, ambalajelor şi altor suporţi în care sînt păstrate (depozitate) informaţiile;
3) locul de amplasare a spaţiilor/locurilor unde se păstrează sau se concentrează informaţiile atribuite la secret de stat ori se desfăşoară astfel de activităţi;
4) caracteristicile clădirii şi zonei de amplasare.
771. Zonele în care sînt manipulate sau stocate informaţiile atribuite la secret de stat trebuie organizate şi administrate în aşa fel încît să corespundă uneia dintre următoarele categorii:
1) zonă de securitate clasa I, care presupune că orice persoană aflată în interiorul acesteia are acces la informaţii atribuite la secret de stat de gradul „Strict secret” şi „Secret” şi care necesită:
a) perimetru clar delimitat şi protejat, în care toate intrările şi ieşirile sînt supravegheate;
b) controlul sistemului de intrare, care să permită numai accesul persoanelor verificate corespunzător şi autorizate în mod special;
c) indicarea gradului de secretizare a informaţiilor existente în zonă;
2) zonă de securitate clasa a II-a, care presupune gestionarea informaţiilor cu gradul de secretizare „Confidenţial” şi „Restricţionat” şi se realizează prin aplicarea unor măsuri specifice de protecţie împotriva accesului persoanelor neautorizate şi care necesită:
a) perimetru clar delimitat şi protejat, în care toate intrările şi ieşirile sînt supravegheate;
b) controlul sistemului de intrare care să permită accesul neînsoţit numai persoanelor verificate şi autorizate să pătrundă în această zonă;
c) reguli de însoţire, supraveghere şi prevenire a accesului persoanelor neautorizate la informaţiile atribuite la secret de stat.
772. Încăperile în care nu se lucrează zilnic 24 de ore vor fi inspectate imediat după terminarea programului de lucru, pentru a verifica dacă informaţiile atribuite la secret de stat sînt asigurate în mod corespunzător.
773. În jurul zonelor de securitate clasa I sau clasa a II-a poate fi stabilită o zonă administrativă, cu perimetru vizibil delimitat, în interiorul căreia să existe posibilitatea de control al personalului şi al vehiculelor.
774. Accesul în zonele de securitate clasa I şi clasa a II-a va fi controlat prin verificarea permisului de acces sau printr-un sistem de recunoaştere individuală aplicat personalului.
775. Autorităţile publice sau alte persoane juridice deţinătoare de informaţii atribuite la secret de stat vor institui un sistem propriu de control al vizitatorilor, destinat interzicerii accesului neautorizat al acestora în zonele de securitate.
776. Permisul de acces nu va specifica, în clar, identitatea autorităţii publice sau al altei persoane juridice ori locul în care deţinătorul are acces.
777. Autorităţile publice sau alte persoane juridice vor organiza, la intrarea sau la ieşirea din zonele de securitate clasa I sau clasa a II-a, controale planificate şi inopinate ale bagajelor, incluzînd colete, genţi şi alte tipuri de suporţi în care s-ar putea transporta materiale şi informaţii atribuite la secret de stat.
778. Personalul inclus în sistemul de pază şi apărare a obiectivelor, sectoarelor şi locurilor în care sînt gestionate informaţii atribuite la secret de stat trebuie să deţină autorizaţie de acces de forma corespunzătoare gradului de secretizare a informaţiilor necesare îndeplinirii atribuţiilor ce îi revin.
779. Este interzis accesul necontrolat cu aparate de fotografiat, filmat, înregistrare audio-video, de copiat din baze de date informatice sau de comunicare la distanţă în locurile în care se află informaţii atribuite la secret de stat. Regulamentul privind accesul cu aparate de fotografiat, filmat, înregistrare audio-video, de copiat din bazele de date informatice sau de comunicare la distanţă în locurile în care se află informaţii atribuite la secret de stat se aprobă de către conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice respective.
780. Conducătorii autorităţilor publice sau ai altor persoane juridice deţinătoare de informaţii atribuite la secret de stat vor stabili reguli cu privire la circulaţia şi ordinea interioară în zonele de securitate, astfel încît accesul să fie permis exclusiv titularilor de autorizaţii de acces, cu respectarea principiului necesităţii de a lucra cu informaţii atribuite la secret de stat.
781. Accesul pentru intervenţii tehnice, reparaţii sau activităţi de deservire în locurile în care se lucrează cu informaţii atribuite la secret de stat ori în care se păstrează, se prelucrează sau se multiplică astfel de informaţii este permis numai angajaţilor autorităţii publice sau ai altei persoane juridice, care deţin autorizaţii de acces de forma corespunzătoare celui mai înalt grad de secretizare a informaţiilor pe care le-ar putea cunoaşte.
782. Pentru a distinge persoanele care au acces în diferite locuri sau sectoare în care sînt gestionate informaţii atribuite la secret de stat, acestea pot purta însemne sau echipamente specifice.
783. În locurile şi sectoarele în care sînt gestionate informaţii atribuite la secret de stat, însemnele şi echipamentele distinctive se stabilesc prin regulamente de ordine interioară.
784. Evidenţa legitimaţiilor, permiselor şi a altor însemne şi echipamente distinctive se ţine de Subdiviziunea de protecţie a autorităţii publice sau a altei persoane juridice.
785. Persoanele care pierd permisele de acces, însemnele sau echipamentele specifice sînt obligate să anunţe imediat şeful ierarhic superior şi subdiviziunea de protecţie. Concomitent, faptul pierderii se aduce la cunoştinţa conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice.
786. În situaţiile menţionate în punctul 785 din prezentul Regulament, conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice va dispune investigarea împrejurărilor în care s-au produs şi va informa Serviciul de Informaţii şi Securitate.
787. Subdiviziunea de protecţie trebuie să întreprindă măsurile ce se impun pentru a preveni folosirea permiselor de acces, însemnelor sau echipamentelor specifice de către persoane neautorizate.
788. Accesul fiecărui angajat al autorităţii publice sau al altei persoane juridice deţinătoare de informaţii atribuite la secret de stat în zone de securitate clasa I sau clasa a II-a se realizează prin intrări anume stabilite, pe baza permisului de acces, semnat de conducătorul acesteia.
789. Permisele de acces vor fi individuale, prin aplicarea unor semne distinctive.
790. La încetarea activităţii, permisele de acces se retrag şi se anulează.
791. În locurile în care sînt gestionate informaţii atribuite la secret de stat este interzis accesul altor persoane, în afara celor care dispun de permis de acces.
792. Accesul persoanelor din afara autorităţii publice sau al altei persoane juridice în zona administrativă sau în zonele de securitate este permis numai dacă sînt însoţite de persoane anume desemnate, cu bilet de intrare eliberat pe baza documentelor de legitimare, de către conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice.
793. Accesul angajaţilor persoanelor juridice care efectuează lucrări de construcţii, reparaţii şi întreţinere a clădirilor, instalaţiilor sau utilităţilor în zonele administrative ori în zonele de securitate se realizează cu documente de acces temporar, eliberate de conducătorii autorităţilor publice sau ai altor persoane juridice beneficiare, pe baza actelor de identitate, la solicitarea reprezentanţilor autorizaţi ai persoanelor juridice în cauză.
794. Locurile în care se efectuează lucrările menţionate se supraveghează de către persoane anume desemnate din autoritatea publică sau altă persoană juridică beneficiară.
795. Documentul de acces temporar este valabil pe durata executării lucrărilor, iar la finisarea activităţilor se restituie emitentului.
796. Pierderea documentului de acces temporar va fi luată în evidenţa Subdiviziunii de protecţie, care va dispune măsurile necesare de prevenire a folosirii lui de către persoane neautorizate.
797. Reprezentanţii organului abilitat – Serviciul de Informaţii şi Securitate, pot să efectueze controlul privind starea protecţiei secretului de stat în cadrul autorităţilor publice şi al altor persoane juridice ce au acces la obiectivele, sectoarele şi locurile în care sînt gestionate informaţii atribuite la secret de stat, pe baza legitimaţiei de serviciu şi a delegaţiei speciale, semnate de conducătorul organului pe care-l reprezintă.
798. Persoanele aflate la practică, stagii de instruire sau schimb de experienţă au acces numai în locurile stabilite de conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice, pe baza permiselor de acces eliberate în acest sens.
799. Persoanele care solicită angajări, audienţe ori care prezintă reclamaţii şi sesizări vor fi primite în afara zonelor administrative sau în locuri special amenajate, cu aprobarea conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice.
800. În caz de necesitate, la decizia conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice respective, în afara orelor de program şi în zilele nelucrătoare se vor organiza patrulări pe perimetrul autorităţii publice sau al altei persoane juridice, la intervale care vor fi stabilite prin instrucţiuni elaborate în baza planului de pază şi apărare a obiectivului.
801. Sistemele de pază, supraveghere şi control-acces trebuie să asigure prevenirea pătrunderii neautorizate în obiectivele, sectoarele şi locurile unde sînt gestionate informaţii atribuite la secret de stat.
802. Timpul de reacţie a personalului de pază şi apărare va fi testat periodic, pentru a garanta intervenţia operativă în situaţii de urgenţă.
803. Autorităţile publice sau alte persoane juridice trebuie să întocmească şi să aprobe Programul propriu de prevenire a scurgerii de informaţii atribuite la secret de stat, conform formei nr. 73, anexă la prezentul Regulament, şi să asigure aplicarea acestuia. Programul de prevenire a scurgerii de informaţii atribuite la secret de stat se avizează de Serviciul de Informaţii şi Securitate. De asemenea, autorităţile publice sau alte persoane juridice care gestionează informaţii atribuite la secret de stat vor întocmi planul de pază şi apărare a obiectivelor, sectoarelor şi locurilor care prezintă importanţă deosebită pentru protecţia informaţiilor atribuite la secret de stat.
804. Planul de pază şi apărare menţionat va fi înregistrat potrivit celui mai înalt grad de secretizare a informaţiilor protejate şi va cuprinde totalitatea măsurilor de securitate luate pentru prevenirea accesului neautorizat la acestea.
805. Planul de pază şi apărare va fi anexat Programului de prevenire a scurgerii de informaţii atribuite la secret de stat şi va cuprinde:
1) date privind delimitarea şi marcarea zonelor de securitate, dispunerea posturilor de pază şi măsurile de supraveghere a perimetrului protejat;
2) sistemul de control al accesului în zonele de securitate;
3) măsurile de avertizare şi alarmare pentru situaţii de urgenţă;
4) planul de evacuare a documentelor şi modul de acţiune în caz de urgenţă;
5) procedura de raportare, investigare şi evidenţă a încălcărilor reglementărilor privind protecţia informaţiilor atribuite la secret de stat.
806. Informaţiile atribuite la secret de stat se păstrează în safeuri, dulapuri de metal, ambalaje şi alţi suporţi speciali, clasificate conform următoarelor clase:
1) clasa A – autorizate la nivel naţional pentru păstrarea informaţiilor secretizate cu parafa „Strict secret” în zona de securitate clasa I;
2) clasa B – autorizate la nivel naţional pentru păstrarea informaţiilor avînd gradele de secretizare „Secret”, „Confidenţial” şi „Restricţionat” în zone de securitate clasa I sau clasa a II-a;
3) clasa C – mobilier de birou adecvat numai pentru păstrarea informaţiilor secretizate cu parafa „Restricţionat”.
807. Evidenţa safeurilor, dulapurilor de metal, ambalajelor şi altor suporţi speciali, precum şi a cheilor de la acestea se ţine de către Subdiviziunea de protecţie într-un registru special, potrivit formei nr. 74, anexă la prezentul Regulament.
808. Safeurile, dulapurile de metal, ambalajele şi alţi suporţi speciali din clasele A şi B vor fi construite astfel încît să asigure protecţia împotriva pătrunderii clandestine şi deteriorării sub orice formă a informaţiilor.
809. Cerinţele la care trebuie să corespundă safeurile, dulapurile de metal, ambalajele şi alţi suporţi speciali din clasele A şi B se elaborează, în conformitate cu standardele naţionale şi internaţionale în vigoare, de către Comisia interdepartamentală pentru protecţia secretului de stat în colaborare cu autorităţile administraţiei publice competente.
810. Încăperile de securitate sînt încăperile special amenajate în zone de securitate clasa I sau clasa a II-a, în care informaţiile atribuite la secret de stat pot fi păstrate pe rafturi deschise sau pot fi expuse pe hărţi, planşe ori diagrame.
811. Pereţii, podelele, plafoanele, uşile şi încuietorile încăperilor de securitate vor asigura protecţia echivalentă clasei safeurilor, dulapurilor de metal, ambalajelor şi altor suporţi de securitate aprobate pentru păstrarea informaţiilor atribuite la secret de stat, corespunzător gradului de secretizare.
812. Ferestrele încăperilor de securitate dispuse la parter sau ultimul etaj vor fi protejate obligatoriu cu gratii fixate în beton sau asigurate antiefracţie.
813. În afara programului de lucru, uşile încăperilor de securitate vor fi sigilate, iar sistemul de ventilare asigurat împotriva accesului neautorizat şi introducerii materialelor incendiare.
814. În situaţii de urgenţă, dacă informaţiile atribuite la secret de stat trebuie evacuate, se vor utiliza ambalaje speciale autorizate la nivel naţional, din clasa corespunzătoare gradului de secretizare a acestor informaţii.
815. Încuietorile folosite la safeurile, dulapurile de metal, ambalajele, alţi suporţi speciali şi încăperile de securitate în care sînt păstrate informaţii atribuite la secret de stat se împart în trei grupe, astfel:
1) grupa A – încuietori autorizate pentru safeurile, dulapurile de metal, ambalajele, alţi suporţi speciali din clasa A;
2) grupa B – încuietori autorizate pentru safeurile, dulapurile de metal, ambalajele, alţi suporţi speciali din clasa B;
3) grupa C – încuietori pentru mobilierul de birou (clasa C).
816. Cerinţele cărora trebuie să corespundă mecanismele de închidere, sistemele cu cifru şi încuietorile, pe grupe de utilizare, se elaborează, în conformitate cu standardele naţionale şi internaţionale în vigoare, de către Comisia interdepartamentală pentru protecţia secretului de stat în colaborare cu autorităţile administraţiei publice competente.
817. Cheile safeurilor, dulapurilor de metal, ambalajelor, altor suporţi speciali de securitate şi încăperilor de securitate, conform listei aprobate de către conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice respective, nu vor fi scoase din zonele de securitate.
818. În afara orelor de program, cheile de la încăperile, safeurile, dulapurile de metal, ambalajele, alţi suporţi speciali de securitate, conform listei aprobate de către conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice respective, se păstrează în cutii sigilate de către personalul care asigură paza şi apărarea.
819. Predarea şi primirea cheilor de la încăperile, safeurile, dulapurile de metal, ambalajele, alţi suporţi speciali de securitate se face, pe bază de semnătură (recipisă), într-un borderou special destinat, conform formei nr. 75, anexă la prezentul Regulament.
820. Pentru situaţiile de urgenţă, un rînd de chei suplimentare sau, după caz, o evidenţă scrisă a combinaţiilor încuietorilor vor fi păstrate în plicuri opace sigilate, în ambalaje separate, într-o subdiviziune stabilită de conducerea autorităţii publice sau a altei persoane juridice, sub control corespunzător.
821. Evidenţa fiecărei combinaţii se va păstra în plic separat.
822. Cheilor şi plicurilor cu combinaţii trebuie să li se asigure gradul de protecţie necesar, în baza deciziei conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice respective, acelaşi grad de protecţie ca şi informaţiilor la care permit accesul.
823. Combinaţiile încuietorilor de la încăperile, safeurile, dulapurile de metal, ambalajele şi alţi suporţi de securitate vor fi cunoscute de un număr restrîns de persoane desemnate de conducerea autorităţii publice sau a altei persoane juridice.
824. Cheile şi combinaţiile încuietorilor vor fi schimbate:
1) ori de cîte ori are loc o schimbare de personal;
2) de fiecare dată cînd se constată că au intervenit situaţii de natură să le facă vulnerabile;
3) la intervale regulate, de preferinţă o dată la şase luni, fără a se depăşi 12 luni.
Cheile şi combinaţiile încuietorilor vor fi schimbate de fiecare dată cînd se constată că au intervenit situaţii de natură să le facă vulnerabile. Combinaţiile încuietorilor vor fi schimbate la intervale regulate, de preferinţă o dată la şase luni, fără a se depăşi 12 luni, şi în caz de schimbare a personalului.
825. Sistemele electronice de alarmare sau de supraveghere destinate protecţiei informaţiilor atribuite la secret de stat vor fi prevăzute cu surse de alimentare de rezervă.
826. Orice defecţiune sau intervenţie neautorizată asupra sistemelor de alarmă sau de supraveghere destinate protecţiei informaţiilor atribuite la secret de stat trebuie să avertizeze personalul care le monitorizează.
827. Dispozitivele de alarmare trebuie să intre în funcţiune în cazul penetrării pereţilor, podelelor, tavanelor şi deschizăturilor sau la mişcări în interiorul încăperilor de securitate.
828. Copiatoarele şi dispozitivele telefax se vor instala în încăperi special destinate şi se vor folosi numai de către persoanele autorizate, potrivit gradului de secretizare a informaţiilor la care au acces.
829. Autorităţile publice sau alte persoane juridice deţinătoare de informaţii atribuite la secret de stat au obligaţia de a asigura protecţia acestora împotriva ascultărilor neautorizate, pasive sau active.
830. Protecţia împotriva ascultării pasive a discuţiilor secrete se realizează prin izolarea fonică a încăperilor.
831. Protecţia împotriva ascultărilor active, prin microfoane, radio-emiţători şi alte dispozitive implantate, se realizează pe baza inspecţiilor de securitate a încăperilor, accesoriilor, instalaţiilor, sistemelor de comunicaţii, echipamentelor şi mobilierului de birou, precum şi prin efectuarea măsurilor speciale tehnice (inclusiv utilizarea aparatajului special de protecţie a convorbirilor), realizate de instituţii specializate, potrivit competenţelor legale.
832. Lista încăperilor protejate împotriva ascultărilor trebuie să fie aprobată de către conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice respective. Accesul în încăperile protejate împotriva ascultărilor se va controla în mod special.
833. Periodic, personalul specializat în depistarea dispozitivelor de ascultare va efectua inspecţii fizice şi tehnice.
834. Inspecţiile fizice şi tehnice se organizează, în mod obligatoriu, în urma oricărei intrări neautorizate sau suspiciuni privind accesul persoanelor neautorizate şi după executarea lucrărilor de reparaţii, întreţinere, zugrăvire sau redecorare.
835. Nici un obiect nu va fi introdus în încăperile protejate împotriva ascultării, fără a fi verificat în prealabil de către personalul specializat în depistarea dispozitivelor de ascultare.
836. În zonele în care se poartă discuţii secrete şi care sînt asigurate din punct de vedere tehnic nu se vor instala telefoane, iar dacă instalarea acestora este absolut necesară, acestea trebuie prevăzute cu un dispozitiv de deconectare pasiv. Inspecţiile de securitate tehnică în aceste zone trebuie efectuate, în mod obligatoriu, înaintea începerii convorbirilor, pentru identificarea fizică a dispozitivelor de ascultare şi verificarea sistemelor telefonice, electrice sau de altă natură, care ar putea fi utilizate ca mediu de atac.
837. Echipamentele de comunicaţii şi dotările din birouri, în principal cele electrice şi electronice, trebuie verificate de specialişti ai organului competent pentru protecţia secretului de stat, înainte de a fi folosite în zonele în care se lucrează ori se discută despre informaţii avînd gradele de secretizare „Strict secret” sau „Secret”, pentru a preveni transmiterea sau interceptarea, în afara cadrului legal, a unor informaţii inteligibile. Pentru aceste zone, la decizia conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice respective, se va organiza o evidenţă a tipului şi numerelor de inventar ale echipamentului şi mobilei mutate în/din interiorul încăperilor, care va fi gestionată ca material secret de stat.
Capitolul X
MĂSURI DE PROTECŢIE TEHNICĂ ŞI CRIPTOGRAFICĂ
A SECRETULUI DE STAT
Secţiunea 1
Dispoziţii generale
838. Modalităţile şi măsurile de protecţie a informaţiilor atribuite la secret de stat, care se prezintă în format electronic, sînt similare celor pe suport de hîrtie.MĂSURI DE PROTECŢIE TEHNICĂ ŞI CRIPTOGRAFICĂ
A SECRETULUI DE STAT
Secţiunea 1
Dispoziţii generale
839. În sensul prezentului capitol se definesc următoarele noţiuni şi abrevieri:
1) INFOSEC – ansamblul măsurilor şi structurilor de protecţie a informaţiilor atribuite la secret de stat, care sînt prelucrate, păstrate sau transmise prin intermediul sistemelor de comunicaţii electronice, împotriva ameninţărilor şi a oricăror acţiuni care pot aduce atingere confidenţialităţii, integrităţii, disponibilităţii, autenticităţii şi nerepudierii informaţiilor atribuite la secret de stat, precum şi afectarea funcţionării sistemelor electronice, indiferent dacă acestea apar accidental sau intenţionat. Măsurile INFOSEC acoperă securitatea calculatoarelor, a transmisiilor, a emisiilor, securitatea criptografică, precum şi depistarea şi prevenirea ameninţărilor la care sînt expuse informaţiile şi sistemele;
2) informaţii în format electronic – texte, date, imagini, sunete, înregistrate pe dispozitive de stocare sau pe suporţi magnetici, optici, electrici ori transmise sub formă de curenţi, tensiuni sau cîmp electromagnetic, în eter sau în reţele de comunicaţii;
3) sistem de prelucrare automată a datelor (SPAD) – ansamblul de elemente interdependente în care se includ: echipamentele de calcul, produsele software de bază şi aplicative, metodele, procedeele şi, dacă este cazul, personalul, organizate astfel încît să asigure îndeplinirea funcţiilor de stocare, prelucrare automată şi transmitere a informaţiilor în format electronic şi care se află sub coordonarea şi controlul unei singure autorităţi. Un SPAD poate să cuprindă subsisteme, iar unele dintre acestea pot fi ele însele SPAD;
4) componente specifice de securitate ale unui SPAD – ansamblul de elemente necesare asigurării unui nivel corespunzător de protecţie pentru informaţiile atribuite la secret de stat, care urmează a fi stocate sau procesate într-un SPAD. Acestea sînt:
a) funcţii şi caracteristici hardware/firmware/software;
b) proceduri de operare şi moduri de operare;
c) proceduri de evidenţă;
d) controlul accesului;
e) definirea zonei de operare a SPAD;
f) definirea zonei de operare a posturilor de lucru/a terminalelor la distanţă;
g) restricţii impuse de politica de management;
h) structuri fizice şi dispozitive;
i) mijloace de control pentru personal şi comunicaţii;
j) reţele de transmisii de date (RTD);
5) reţele de transmisii de date (RTD) – ansamblul de elemente interdependente în care se includ: echipamente, programe şi dispozitive de comunicaţie, tehnică de calcul hardware şi software, metode şi proceduri pentru transmisie şi recepţie de date şi controlul reţelei, precum şi, dacă este cazul, personalul aferent. Toate acestea sînt organizate astfel încît să asigure îndeplinirea funcţiilor de transmisie a informaţiilor în format electronic între două sau mai multe SPAD sau să permită interconectarea cu alte RTD-uri. O RTD poate utiliza serviciile unuia sau mai multor sisteme de comunicaţii; mai multe RTD pot utiliza serviciile unuia şi aceluiaşi sistem de comunicaţii. Caracteristicile de securitate ale unei RTD cuprind: caracteristicile de securitate ale sistemelor SPAD individuale conectate, împreună cu toate componentele şi facilităţile asociate reţelei – facilităţi de comunicaţii ale reţelei, mecanisme şi proceduri de identificare şi etichetare, controlul accesului, programe şi proceduri de control şi revizie, necesare pentru asigurarea unui nivel corespunzător de protecţie a informaţiilor atribuite la secret de stat, care sînt transmise prin intermediul RTD;
6) RTD locală – reţea de transmisii de date care interconectează mai multe computere sau echipamente de reţea, situate în acelaşi perimetru;
7) sistem informatic şi de comunicaţii (SIC) – ansamblu informatic prin intermediul căruia se stochează, se procesează şi se transmit informaţii în format electronic, alcătuit din cel puţin un SPAD, izolat sau conectat la o RTD. SIC poate avea o configuraţie complexă, formată din mai multe SPAD-uri şi/sau RTD-uri interconectate;
8) securitatea SPAD, RTD şi SIC – aplicarea măsurilor de securitate la SPAD, RTD şi SIC cu scopul de a preveni sau împiedica extragerea sau modificarea informaţiilor atribuite la secret de stat stocate, procesate, transmise prin intermediul acestora – prin interceptare, alterare, distrugere, accesare neautorizată cu mijloace electronice, precum şi invalidarea de servicii sau funcţii, prin mijloace specifice;
9) confidenţialitate – proprietatea informaţiei din cadrul sistemului care caracterizează protecţia ei de la accesul neautorizat (asigurarea accesului la informaţii atribuite la secret de stat a persoanei numai în baza autorizaţiei de acces de forma corespunzătoare gradului de secretizare a informaţiei accesate şi în baza principiului necesităţii de a lucra cu asemenea informaţii);
10) integritate – proprietatea informaţiei din cadrul sistemului, care caracterizează veridicitatea, concordanţa şi invariabilitatea acesteia, inclusiv în condiţiile de acţiune intenţionată sau neintenţionată cu scopul modificării sau distrugerii acesteia, precum şi interdicţia modificării prin ştergere sau adăugare ori a distrugerii în mod neautorizat a informaţiilor atribuite la secret de stat;
11) accesibilitate – proprietatea informaţiei din cadrul sistemului, care caracterizează posibilitatea accesării libere a informaţiei pentru efectuarea operaţiunilor sancţionate, precum şi asigurarea condiţiilor necesare regăsirii şi utilizării cu uşurinţă, ori de cîte ori este nevoie, cu respectarea strictă a condiţiilor de confidenţialitate şi integritate a informaţiilor atribuite la secret de stat;
12) autenticitate – asigurarea posibilităţii de verificare a identităţii pe care un utilizator de SPAD sau RTD pretinde că o are;
13) nerepudiere – măsură prin care se asigură faptul că, după emiterea/recepţionarea unei informaţii într-un sistem de comunicaţii securizat, expeditorul/destinatarul nu poate nega, în mod fals, că a expediat/primit informaţii;
14) risc de securitate – probabilitatea ca o ameninţare sau o vulnerabilitate a SPAD sau RTD – SIC să se materializeze în mod efectiv;
15) management de risc – activitatea de identificare, control şi minimizare a riscurilor de securitate, fiind una continuă de stabilire şi menţinere a unui nivel de securitate în domeniul tehnologiei informaţiei şi comunicaţiilor – într-o autoritate publică sau altă persoană juridică, în sensul că, pornind de la analiza de risc, identifică şi evaluează ameninţările şi vulnerabilităţile şi propune aplicarea măsurilor adecvate de contracarare, proiectate la un preţ de cost corelat cu consecinţele care ar decurge din divulgarea, modificarea sau ştergerea informaţiilor care trebuie protejate;
16) regula celor doi – obligativitatea colaborării a două persoane pentru îndeplinirea unei activităţi specifice;
17) produs informatic de securitate – componentă de securitate care se încorporează într-un SPAD sau RTD – SIC şi care serveşte la sporirea sau asigurarea confidenţialităţii, integrităţii, accesibilităţii, autenticităţii şi nerepudierii informaţiilor stocate, procesate sau transmise;
18) securitatea calculatoarelor (COMPUSEC) – aplicarea la nivelul fiecărui calculator a facilităţilor de securitate hardware, software şi firmware, pentru a preveni divulgarea, utilizarea, modificarea sau ştergerea neautorizată a informaţiilor atribuite la secret de stat ori invalidarea neautorizată a unor funcţii;
19) securitatea comunicaţiilor (COMSEC) – aplicarea măsurilor de securitate în telecomunicaţii, cu scopul de a proteja mesajele dintr-un sistem de telecomunicaţii, care ar putea fi interceptate, studiate, analizate şi, prin reconstituire, pot conduce la divulgarea informaţiilor atribuite la secret de stat. COMSEC reprezintă ansamblul de proceduri, incluzînd:
a) măsuri de securitate a transmisiilor;
b) măsuri de securitate împotriva radiaţiilor – TEMPEST;
c) măsuri de acoperire criptologică;
d) măsuri de securitate fizică, procedurală, de personal şi a documentelor;
e) măsuri COMPUSEC;
20) TEMPEST – ansamblul măsurilor de testare şi de realizare a securităţii împotriva scurgerii de informaţii, prin intermediul emisiilor electromagnetice parazite;
21) evaluare – examinarea detaliată, din punct de vedere tehnic şi funcţional, a aspectelor de securitate ale SPAD şi RTD – SIC sau a produselor de securitate, de către organul abilitat în acest sens. În procesul de evaluare se verifică:
a) prezenţa facilităţilor/funcţiilor de securitate cerute;
b) absenţa efectelor secundare compromiţătoare care ar putea decurge din implementarea facilităţilor de securitate;
c) funcţionalitatea globală a sistemului de securitate;
d) satisfacerea cerinţelor de securitate specifice pentru un SPAD şi RTD – SIC;
e) stabilirea nivelului de încredere al SPAD sau RTD – SIC ori al produselor informatice de securitate implementate;
f) existenţa performanţelor de securitate ale produselor informatice de securitate instalate în SPAD sau RTD – SIC;
22) certificare – emiterea unui document în baza unei evaluări care atestă nivelul de corespundere a mijloacelor de protejare a informaţiilor atribuite la secret de stat cu cerinţele de protecţie a informaţiilor avînd gradul corespunzător de secretizare (măsura în care SPAD şi RTD – SIC satisfac cerinţele de securitate, precum şi măsura în care produsele informatice de securitate corespund exigenţelor referitoare la protecţia informaţiilor atribuite la secret de stat);
23) zona SPAD – zona de lucru în care se găsesc şi operează unul sau mai multe calculatoare, unităţi periferice locale şi de stocare, mijloace de control şi echipament specific de reţea şi de comunicaţii. Zona SPAD nu include zona în care sînt amplasate terminale, echipamente periferice sau staţii de lucru la distanţă, chiar dacă aceste echipamente sînt conectate la echipamentul central de calcul din zona SPAD;
24) zona terminal/staţie de lucru la distanţă – zona separată de zona SPAD în care se găsesc:
a) elemente de tehnică de calcul;
b) echipamentele periferice locale, terminale sau staţii de lucru la distanţă, conectate la echipamentele din zona SPAD;
c) echipamente de comunicaţii;
25) ameninţare – posibilitatea de compromitere accidentală sau deliberată a securităţii SPAD sau RTD -SIC, prin pierderea confidenţialităţii, a integrităţii sau disponibilităţii informaţiilor în format electronic sau prin afectarea funcţiilor care asigură autenticitatea şi nerepudierea informaţiilor;
26) vulnerabilitate – slăbiciune sau lipsă de control care ar putea permite sau facilita o manevră tehnică, procedurală sau operaţională, prin care se ameninţă o valoare sau ţintă specifică;
27) TIC – tehnologia informaţiei şi comunicaţiilor.
840. Informaţiile care se prezintă în format electronic pot fi:
1) stocate şi procesate în cadrul SPAD sau transmise prin intermediul RTD;
2) stocate şi transportate prin intermediul suporţilor de memorie, dispozitivelor electronice – cipuri de memorie, hîrtie perforată sau alţi suporţi specifici.
841. Încărcarea informaţiilor pe mediile prevăzute în punctul 840 subpunctul 2), precum şi interpretarea lor pentru a deveni inteligibile se face cu ajutorul echipamentelor electronice specializate.
842. Sistemele SPAD şi RTD – SIC au dreptul să stocheze, să proceseze sau să transmită informaţii atribuite la secret de stat, numai dacă sînt autorizate, conform prezentului Regulament.
843. În vederea autorizării SPAD şi RTD – SIC, autorităţile publice şi alte persoane juridice vor întocmi, cu aprobarea organelor lor de conducere, strategia proprie de securitate, în baza căreia vor implementa sisteme proprii de securitate, care vor include utilizarea de produse specifice tehnologiei informaţiei şi comunicaţiilor, personal instruit şi măsuri de protecţie a informaţiei, incluzînd controlul accesului la sistemele şi serviciile informatice şi de comunicaţii, pe baza principiului necesităţii de a lucra cu informaţii atribuite la secret de stat şi al gradului de secretizare atribuit.
844. SPAD şi RTD – SIC vor fi supuse procesului de certificare, urmat de evaluări periodice.
845. Aplicarea reglementărilor în vigoare cu privire la protecţia informaţiilor atribuite la secret de stat în format electronic funcţionează unitar la nivel naţional. Sistemul de emitere şi implementare a măsurilor de securitate adresate protecţiei informaţiilor atribuite la secret de stat, care sînt stocate, procesate sau transmise de SPAD sau RTD – SIC, precum şi controlul modului de implementare a măsurilor de securitate se realizează de către organul desemnat la nivel naţional pentru protecţia secretului de stat.
846. Măsurile de protecţie a informaţiilor atribuite la secret de stat în format electronic trebuie reactualizate permanent, prin depistare, documentare şi gestionare a ameninţărilor şi vulnerabilităţilor la adresa informaţiilor atribuite la secret de stat şi a sistemelor care le prelucrează, le stochează şi le transmit.
847. Măsurile de securitate INFOSEC sînt structurate după gradul de secretizare a informaţiilor pe care le protejează şi în conformitate cu conţinutul acestora.
848. Conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice deţinătoare de informaţii atribuite la secret de stat răspunde de securitatea propriilor informaţii care sînt stocate, procesate sau transmise în SPAD sau RTD – SIC.
849. În fiecare autoritate publică sau altă persoană juridică care administrează SPAD şi RTD - SIC în care se stochează, se procesează sau se transmit informaţii atribuite la secret de stat se va institui o structură de securitate pentru tehnologia informaţiei şi a comunicaţiilor – SSTIC, în subordinea Subdiviziunii de protecţie.
850. În funcţie de volumul de activitate şi în cazul în care cerinţele de securitate permit, atribuţiile SSTIC pot fi îndeplinite numai de către un angajat de securitate TIC sau pot fi preluate, în totalitate, de către Subdiviziunea de protecţie.
851. SSTIC îndeplineşte atribuţii privind:
1) implementarea metodelor, mijloacelor şi măsurilor necesare protecţiei informaţiilor în format electronic;
2) exploatarea operaţională a SPAD şi RTD – SIC în condiţii de securitate;
3) coordonarea cooperării dintre autoritatea publică sau altă persoană juridică deţinătoare a SPAD sau RTD – SIC şi organul competent pentru protecţia secretului de stat;
4) implementarea măsurilor de securitate şi protecţie criptografică ale SPAD sau RTD – SIC.
852. SSTIC reprezintă punctul de contact între organul competent pentru protecţia secretului de stat şi autorităţile publice sau alte persoane juridice care deţin în administrare SPAD sau RTD – SIC şi, după caz, poate fi învestită, temporar, de către acesta, cu unele dintre atribuţiile sale.
853. Propunerile pe linie de securitate înaintate de către SSTIC devin aplicabile numai după ce sînt aprobate de către conducerea autorităţii publice sau al altei persoane juridice care deţine în administrare respectivul SPAD sau RTD – SIC.
854. SSTIC se instituie la nivelul fiecărei SPAD şi RTD – SIC şi reprezintă persoana sau subdiviziunea cu atribuţii de implementare a metodelor, mijloacelor şi măsurilor de securitate şi de exploatare a SPAD şi RTD – SIC în condiţii de securitate.
855. SSTIC este formată din administratori de securitate, după caz, alţi specialişti privind SPAD sau RTD – SIC şi condusă de către funcţionarul de securitate TIC. Toată structura SSTIC face parte din personalul autorităţii publice sau al altei persoane juridice care administrează SPAD sau RTD – SIC.
856. Exercitarea atribuţiilor SSTIC trebuie să cuprindă întregul ciclu de viaţă al SPAD sau RTD – SIC, începînd cu proiectarea, continuînd cu elaborarea paşapoartelor tehnice (specificaţiilor, sarcinilor tehnice), testarea instalării, certificarea, testarea periodică, exploatarea operaţională, modificarea şi încheind cu scoaterea din uz. În anumite situaţii, rolul SSTIC poate fi preluat de către alte subdiviziuni ale autorităţii publice sau al altei persoane juridice, în decursul ciclului de viaţă.
857. SSTIC mijloceşte cooperarea dintre conducerea autorităţii publice sau al altei persoane juridice căreia îi aparţine SPAD sau RTD – SIC şi organul competent pentru protecţia secretului de stat, atunci cînd autoritatea publică sau altă persoană juridică:
1) planifică dezvoltarea sau achiziţia de SPAD sau RTD;
2) propune schimbări ale unei configuraţii de sistem existente;
3) propune conectarea unui SPAD sau a unei RTD – SIC cu un alt SPAD sau RTD – SIC;
4) propune schimbări ale modului de operare de securitate al SPAD sau RTD - SIC;
5) propune schimbări în programele existente sau utilizarea de noi programe, pentru optimizarea securităţii SPAD sau RTD – SIC;
6) iniţiază proceduri de modificare a gradului de secretizare a SPAD şi RTD – SIC care au fost deja certificate;
7) planifică sau propune întreprinderea oricărei alte activităţi referitoare la îmbunătăţirea securităţii SPAD sau RTD – SIC deja certificate.
858. SSTIC, cu aprobarea organului competent pentru protecţia secretului de stat, stabileşte standardele şi procedurile de securitate care trebuie respectate de către furnizorii de echipamente, pe parcursul dezvoltării, instalării şi testării SPAD şi RTD – SIC şi răspunde pentru justificarea, selectarea, implementarea şi controlul componentelor de securitate, care fac parte din SPAD şi RTD – SIC.
859. SSTIC stabileşte, pentru structurile de securitate şi management ale SPAD şi RTD – SIC, încă de la înfiinţare, responsabilităţile pe care le vor exercita pe tot ciclul de viaţă al SPAD şi RTD – SIC respective.
860. Activitatea INFOSEC din SPAD şi RTD – SIC, desfăşurată de către SSTIC, trebuie condusă şi coordonată de persoane care deţin autorizaţie de acces la secretul de stat de forma corespunzătoare, cu pregătire de specialitate în domeniul sistemelor TIC şi al securităţii acestora, precum şi experienţă de cel puţin 2 ani în domeniu.
861. Protecţia SPAD şi RTD – SIC din componenţa sistemelor de armament şi de detecţie se defineşte în contextul general al sistemelor din care acestea fac parte şi se realizează prin aplicarea prevederilor prezentului Regulament.
Secţiunea a 2-a
Măsuri, cerinţe şi moduri de operare
862. Măsurile de protecţie a informaţiilor atribuite la secret de stat în format electronic se aplică sistemelor SPAD şi RTD – SIC, care stochează, procesează sau transmit asemenea informaţii.Măsuri, cerinţe şi moduri de operare
863. Autorităţile publice sau alte persoane juridice deţinătoare de informaţii atribuite la secret de stat au obligaţia să stabilească şi să implementeze un ansamblu de măsuri de securitate a sistemelor SPAD şi RTD – SIC – fizice, de personal, administrative, de tip TEMPEST şi criptografic.
864. Măsurile de securitate destinate protecţiei SPAD şi RTD – SIC trebuie să asigure controlul accesului pentru prevenirea sau detectarea divulgării neautorizate a informaţiilor. În procesul de certificare va stabili dacă aceste măsuri sînt corespunzătoare.
865. Cerinţele de securitate specifice (CSS) se stabilesc într-un document încheiat între organul competent pentru protecţia secretului de stat şi SSTIC, ce cuprinde principii şi măsuri de securitate care trebuie să stea la baza procesului de certificare a SPAD sau RTD – SIC.
866. CSS se elaborează pentru fiecare SPAD şi RTD – SIC care stochează, procesează sau transmite informaţii atribuite la secret de stat. Acestea sînt stabilite de către SSTIC şi aprobate de către organul competent pentru protecţia secretului de stat.
867. CSS se formulează încă din faza de proiectare a SPAD sau RTD – SIC şi se dezvoltă pe tot ciclul de viaţă al sistemului.
868. CSS au la bază standardele naţionale de protecţie, parametrii esenţiali ai mediului operaţional, nivelul minim de autorizare a personalului, gradul de secretizare a informaţiilor gestionate şi modul de operare a sistemului care urmează să fie supus certificării.
869. SPAD şi RTD – SIC care stochează, procesează sau transmit informaţii atribuite la secret de stat vor fi certificate şi autorizate să opereze, pe anumite perioade de timp, în unul dintre următoarele moduri de operare:
1) specializat;
2) de nivel înalt;
3) multinivel.
870. În modul de operare specializat, toate persoanele cu drept de acces la SPAD sau la RTD trebuie să aibă autorizaţie de acces la secret de stat de forma corespunzătoare celui mai înalt grad de secretizare a informaţiilor stocate, procesate sau transmise prin aceste sisteme, iar necesitatea de a lucra cu informaţii atribuite la secret de stat pentru aceste persoane se stabileşte cu privire la toate informaţiile stocate, procesate sau transmise în cadrul SPAD sau RTD – SIC.
871. În acest mod de operare, principiul necesităţii de a lucra cu informaţii atribuite la secret de stat nu impune o separare a informaţiilor în cadrul SPAD sau RTD, ca mijloc de securitate a SIC. Celelalte măsuri de protecţie prevăzute trebuie să asigure îndeplinirea cerinţelor impuse de cel mai înalt grad de secretizare a informaţiilor stocate, procesate sau transmise în cadrul SPAD sau RTD.
872. În modul de operare de nivel înalt, toate persoanele cu drept de acces la SPAD sau la RTD – SIC trebuie să aibă autorizaţie de acces la secret de stat de forma corespunzătoare celui mai înalt grad de secretizare a informaţiilor stocate, procesate sau transmise în cadrul SPAD sau RTD – SIC, iar accesul la informaţii se face diferenţiat, conform principiului necesităţii de a lucra cu informaţii atribuite la secret de stat.
873. Pentru a asigura accesul diferenţiat la informaţii, conform principiului necesităţii de a lucra cu informaţii atribuite la secret de stat, se instituie facilităţi de securitate care să asigure un acces selectiv şi separarea informaţiilor în cadrul SPAD sau RTD – SIC. Celelalte măsuri de protecţie trebuie să satisfacă cerinţele pentru cel mai înalt grad de secretizare a informaţiilor stocate, procesate, transmise în cadrul SPAD sau RTD – SIC.
874. Toate informaţiile stocate, procesate sau vehiculate în cadrul unui SPAD sau RTD – SIC în acest mod de operare vor fi protejate ca informaţii, avînd cel mai înalt grad de secretizare care a fost constatat în mulţimea informaţiilor stocate, procesate sau vehiculate prin sistem.
875. În modul de operare multinivel, accesul la informaţiile atribuite la secret de stat se face diferenţiat, potrivit principiului necesităţii de a lucra cu informaţii atribuite la secret de stat, conform următoarelor reguli:
1) nu toate persoanele cu drept de acces la SPAD sau RTD – SIC au autorizaţie de acces de forma corespunzătoare celui mai înalt grad de secretizare a informaţiilor care sînt stocate, procesate sau transmise prin aceste sisteme;
2) nu toate persoanele cu acces la SPAD sau RTD – SIC au acces la toate informaţiile stocate, procesate sau transmise prin aceste sisteme, accesul acordîndu-se diferenţiat, conform principiului necesităţii de a lucra cu informaţii atribuite la secret de stat.
876. Aplicarea regulilor prevăzute în punctul 875 din prezentul Regulament impune instituirea unor facilităţi de securitate care să asigure un mod selectiv şi individual de acces la informaţiile atribuite la secret de stat din cadrul SPAD sau RTD –SIC.
877. Securitatea SPAD, a reţelei şi a obiectivului SIC se asigură prin funcţiile de administrator de securitate.
878. Administratorii de securitate sînt:
1) administratorul de securitate al SPAD;
2) administratorul de securitate al reţelei;
3) administratorul de securitate al obiectivului SIC.
879. Funcţiile de administratori de securitate trebuie să asigure îndeplinirea atribuţiilor SSTIC. Dacă este cazul, aceste funcţii pot fi cumulate de către un singur specialist.
880. SSTIC desemnează un administrator de securitate al SPAD responsabil de supervizarea dezvoltării, implementării şi administrării măsurilor de securitate dintr-un SPAD, inclusiv participarea la elaborarea procedurilor operaţionale de securitate.
881. La recomandarea organului competent pentru protecţia secretului de stat, SSTIC poate desemna structuri de administrare ale SPAD, care îndeplinesc aceleaşi atribuţii.
882. Administratorul de securitate al reţelei este desemnat de SSTIC pentru un SIC de mari dimensiuni sau în cazul interconectării mai multor SPAD şi îndeplineşte atribuţii privind managementul securităţii comunicaţiilor.
883. Administratorul de securitate al obiectivului SIC este desemnat de SSTIC sau de organul competent pentru protecţia secretului de stat şi răspunde de asigurarea implementării şi menţinerea măsurilor de securitate aplicabile obiectivului SIC respectiv.
884. Responsabilităţile unui administrator de securitate al obiectivului SIC pot fi îndeplinite de către Subdiviziunea de protecţie a autorităţii publice sau al altei persoane juridice, ca parte a atribuţiilor sale de serviciu.
885. Obiectivul SIC reprezintă un amplasament specific sau un grup de amplasamente în care funcţionează un SPAD şi/sau RTD. Responsabilităţile şi măsurile de securitate pentru fiecare zonă de amplasare a unui terminal/staţie de lucru care funcţionează la distanţă trebuie să fie clar determinate.
886. Toţi utilizatorii de SPAD sau RTD – SIC poartă responsabilitatea în ceea ce priveşte securitatea acestor sisteme raportate, în principal, la drepturile acordate şi sînt îndrumaţi de către administratorii de securitate.
887. Utilizatorii trebuie să deţină autorizaţie de acces la secretul de stat de forma corespunzătoare gradului de secretizare a informaţiilor stocate, procesate sau transmise în SPAD sau RTD – SIC. La acordarea dreptului de acces la informaţii, se stabileşte, individual, necesitatea de a lucra cu informaţiile atribuite la secret de stat.
888. Informarea utilizatorilor cu îndatoririle lor de securitate trebuie să asigure o eficacitate sporită a sistemului de securitate.
889. Vizitatorii trebuie să aibă autorizaţie de acces de gradul corespunzător şi să îndeplinească principiul necesităţii de a lucra cu informaţii atribuite la secret de stat. În situaţia în care accesul unui vizitator fără drept de acces este considerat necesar, vor fi luate măsuri de securitate suplimentare pentru ca acesta să nu poată avea acces la informaţiile atribuite la secret de stat.
Secţiunea a 3-a
Condiţii de securitate
890. Utilizatorilor SPAD şi RTD – SIC li se acordă dreptul de acces la secretul de stat, în funcţie de necesitatea acestora de a lucra cu informaţii atribuite la secret de stat şi corespunzător gradului de secretizare a informaţiilor stocate, procesate sau transmise prin aceste sistemeCondiţii de securitate
891. Autorităţile publice sau alte persoane juridice deţinătoare de informaţii atribuite la secret de stat în format electronic au obligaţia să instituie măsuri speciale pentru instruirea şi supravegherea personalului, inclusiv a personalului de proiectare de sistem care are acces la SPAD şi RTD, în vederea prevenirii şi înlăturării vulnerabilităţilor faţă de accesarea neautorizată.
892. În proiectarea SPAD şi RTD – SIC trebuie să se aibă în vedere ca atribuirea sarcinilor şi responsabilităţilor personalului să se facă în aşa fel încît să nu existe o persoană care să aibă cunoştinţe sau acces la toate programele şi cheile de securitate – parole, mijloace de identificare personală.
893. Procedurile de lucru ale personalului din SPAD şi RTD – SIC trebuie să asigure separarea operaţiunilor de programare şi a celor de exploatare a sistemului sau reţelei. Nu se admite, cu excepţia unor situaţii speciale, ca personalul să facă atît programarea, cît şi operarea sistemelor sau reţelelor şi trebuie instituite proceduri speciale pentru depistarea acestor situaţii.
894. Pentru orice fel de modificare aplicată unui sistem SPAD sau RTD – SIC este obligatorie colaborarea a cel puţin două persoane – „regula celor doi”. Procedurile de securitate trebuie să stabilească explicit situaţiile în care „regula celor doi” trebuie aplicată.
895. Pentru a asigura implementarea corectă a măsurilor de securitate, personalul SPAD şi RTD – SIC şi personalul care răspunde de securitatea acestora trebuie să fie instruit şi informat astfel încît să-şi cunoască reciproc atribuţiile.
896. Zonele în care sînt amplasate SPAD şi/sau RTD – SIC şi cele cu terminale la distanţă, în care sînt prezentate, stocate, procesate sau transmise informaţii atribuite la secret de stat ori în care este posibil accesul potenţial la astfel de informaţii, se declară zone de securitate clasa I sau clasa a II-a ale obiectivului şi se supun măsurilor de protecţie fizică stabilite de prezentul Regulament.
897. În zonele în care sînt amplasate sisteme SPAD şi terminale la distanţă – staţii de lucru, unde se procesează şi/sau pot fi accesate informaţii atribuite la secret de stat, se aplică următoarele măsuri generale de securitate:
1) intrarea personalului (introducerea materialelor), precum şi plecarea în/din aceste zone sînt controlate prin mijloace bine stabilite;
2) zonele şi locurile în care securitatea SPAD sau RTD – SIC sau a terminalelor la distanţă poate fi modificată nu trebuie să fie niciodată ocupate de o singură persoană autorizată;
3) persoanelor care solicită acces temporar sau cu intermitenţe în aceste zone trebuie să li se autorizeze accesul, ca vizitatori. Vizitatorii vor fi însoţiţi permanent, pentru a avea garanţia că nu pot avea acces la informaţiile atribuite la secret de stat şi nici la echipamentele utilizate.
898. În funcţie de riscul de securitate şi de gradul de secretizare a informaţiilor stocate, procesate şi transmise, se impune cerinţa de aplicare a regulii de lucru cu două persoane şi în alte zone, care vor fi stabilite în stadiul iniţial al proiectului şi prezentate în cadrul CSS.
899. Cînd un SPAD este exploatat în mod autonom, deconectat în mod permanent de alte SPAD, ţinînd cont de condiţiile specifice, de alte măsuri de securitate, tehnice sau procedurale şi de rolul pe care îl are respectivul SPAD în funcţionarea de ansamblu a sistemului, organul competent pentru protecţia secretului de stat va stabili măsuri specifice de protecţie, adaptate la structura acestui SPAD, conform gradului de secretizare a informaţiilor gestionate.
900. Toate informaţiile şi materialele care privesc accesul la un SPAD sau RTD – SIC sînt controlate şi protejate prin reglementări corespunzătoare gradului cel mai înalt de secretizare şi specificului informaţiilor la care respectivul SPAD sau RTD – SIC permite accesul.
901. Cînd nu mai sînt utilizate, informaţiile şi materialele specificate în punctul 900 la prezentul Regulament trebuie să fie distruse, conform prevederilor prezentului Regulament.
902. Informaţiile atribuite la secret de stat în format electronic trebuie să fie controlate conform regulilor INFOSEC, înainte de a fi transmise din zonele SPAD şi RTD – SIC sau din cele cu terminale la distanţă.
903. Modul în care este prezentată informaţia în clar, chiar dacă se utilizează codul prescurtat de transmisie sau reprezentarea binară ori alte forme de transmitere la distanţă, nu trebuie să influenţeze gradul de secretizare acordat informaţiilor respective.
904. Cînd informaţiile sînt transferate între diverse SPAD sau RTD – SIC, ele trebuie să fie protejate atît în timpul transferului, cît şi la nivelul sistemelor informatice ale beneficiarului, corespunzător gradului de secretizare a informaţiilor transmise.
905. Toate mediile de stocare, purtătorii materiali ai informaţiilor se păstrează într-o modalitate care să corespundă celui mai înalt grad de secretizare a informaţiilor stocate.
906. Copierea informaţiilor atribuite la secret de stat, situate pe medii de stocare specifice TIC, se execută în conformitate cu prevederile din procedurile operaţionale de securitate.
907. Mediile reutilizabile de stocare a informaţiilor, folosite pentru înregistrarea informaţiilor atribuite la secret de stat, îşi menţin cel mai înalt grad de secretizare pentru care au fost utilizate anterior, pînă cînd respectivelor informaţii li se reduce gradul de secretizare sau sînt desecretizate, moment în care parafa de secretizare, aplicată mediilor sus-menţionate, se modifică în mod corespunzător sau aceste medii sînt distruse.
908. Evidenţa automată a accesului la informaţiile atribuite la secret de stat în format electronic se ţine în registrele de acces şi trebuie realizată necondiţionat prin software.
909. Registrele de acces se păstrează pe o perioadă stabilită de comun acord între organul competent pentru protecţia secretului de stat şi SSTIC.
910. Perioada minimă de păstrare a registrelor de acces la informaţiile secretizate cu parafa „Strict secret” este de 10 ani, iar a registrelor de acces la informaţiile avînd gradele de secretizare „Secret”, „Confidenţial” şi „Restricţionat” – de cel puţin 3 ani.
911. Mediile de stocare care conţin informaţii atribuite la secret de stat, utilizate în interiorul unei zone SPAD, pot fi manipulate ca material unic secret, cu condiţia ca materialul să fie identificat, marcat cu parafa sa de secretizare şi controlat în interiorul zonei SPAD, pînă la momentul în care este distrus sau transmis pentru păstrare.
912. Evidenţele acestora vor fi menţinute în cadrul zonei SPAD pînă în momentul în care vor fi supuse controlului sau distruse.
913. În cazul în care un mediu de stocare este generat într-un SPAD sau RTD – SIC, iar apoi este transmis într-o zonă cu terminal/staţie de lucru la distanţă, se stabilesc proceduri adecvate de securitate, aprobate de către organul competent pentru protecţia secretului de stat. Procedurile trebuie să cuprindă şi instrucţiuni specifice privind evidenţa informaţiilor în format electronic.
914. Toate mediile de stocare secrete se verifică periodic, cel puţin anual, corespunzător gradului de secretizare.
915. Controlul periodic al mediilor de stocare se efectuează de către o comisie specială creată în modul stabilit de capitolul III, secţiunea a 11-a din prezentul Regulament, care trebuie să verifice prezenţa fizică a mediilor de stocare, precum şi conţinutul acestora în vederea corespunderii gradului de secretizare atribuit anterior.
916. Informaţiile atribuite la secret de stat, înregistrate pe medii de stocare reutilizabile, se şterg doar în conformitate cu procedurile operaţionale de securitate.
917. Cînd un mediu de stocare urmează să iasă din uz, trebuie să fie desecretizat, suprimîndu-se orice marcaje de secretizare, ulterior putînd fi utilizat ca mediu de stocare nesecret. Dacă acesta nu poate fi desecretizat, trebuie distrus în modul stabilit de prezentul Regulament.
918. Sînt interzise desecretizarea şi reutilizarea mediilor de stocare care conţin informaţii avînd gradul de secretizare „Strict secret”, acestea putînd fi numai distruse.
919. Informaţiile atribuite la secret de stat în format electronic, stocate pe un mediu de unică folosinţă – cartele, benzi perforate, trebuie distruse.
Secţiunea a 4-a
Reguli generale de securitate TIC
920. Toate mijloacele folosite pentru transmiterea electromagnetică a informaţiilor atribuite la secret de stat se supun instrucţiunilor de securitate a comunicaţiilor, emise de către organul competent pentru protecţia secretului de stat.Reguli generale de securitate TIC
921. Într-un SPAD - SIC trebuie să se dispună mijloace de interzicere a accesului la informaţiile atribuite la secret de stat de la toate terminalele/staţiile de lucru la distanţă, atunci cînd se solicită acest lucru, prin deconectare fizică sau prin proceduri software speciale, aprobate de organul competent pentru protecţia secretului de stat.
922. Instalarea iniţială a SPAD sau RTD – SIC sau orice modificare majoră adusă acestora vor fi executate de persoane autorizate, în condiţiile prezentului Regulament. Lucrările vor fi permanent supravegheate de personal tehnic calificat, care are drept de acces la secretul de stat de forma corespunzătoare celui mai înalt grad de secretizare a informaţiilor pe care respectivul SPAD sau RTD – SIC le va stoca, procesa sau transmite.
923. Toate echipamentele SPAD şi RTD-SIC vor fi instalate în conformitate cu reglementările specifice în vigoare, emise de către organul competent pentru protecţia secretului de stat şi standardele tehnice corespunzătoare.
924. Sistemele SPAD şi RTD-SIC, care stochează, procesează sau transmit informaţii secrete de stat, vor fi protejate corespunzător faţă de vulnerabilităţile de securitate cauzate de radiaţiile compromiţătoare – TEMPEST.
925. Procesarea informaţiilor se realizează în conformitate cu procedurile operaţionale de securitate, prevăzute de prezentul Regulament.
926. Transmiterea informaţiilor atribuite la secret de stat către instalaţii automate, a căror funcţionare nu necesită prezenţa unui operator uman, este interzisă, cu excepţia cazului în care se aplică reglementări speciale aprobate de organul competent pentru protecţia secretului de stat, iar acestea au fost specificate în procedurile operaţionale de securitate.
927. Procedurile operaţionale de securitate reprezintă descrierea implementării strategiei de securitate ce urmează să fie adoptată, a procedurilor operaţionale de urmat şi a responsabilităţilor personalului.
928. Procedurile operaţionale de securitate sînt elaborate de către SSTIC în colaborare cu organul competent pentru protecţia secretului de stat, precum şi cu alte autorităţi cu atribuţii în domeniu. Organul competent pentru protecţia secretului de stat va aproba procedurile de operare înainte de a autoriza stocarea, procesarea sau transmiterea informaţiilor secrete de stat prin SPAD – RTD – SIC.
929. SSTIC are obligaţia să efectueze controale periodice, prin care să stabilească dacă toate produsele software originale – sisteme de operare generale, subsisteme şi pachete soft, aflate în folosinţă, sînt protejate în condiţii corespunzătoare gradului de secretizare a informaţiilor pe care acestea trebuie să le proceseze. Protecţia aplicaţiilor software se stabileşte pe baza evaluării gradului de secretizare a acestora, ţinînd cont de gradul de secretizare a informaţiilor pe care urmează să le proceseze.
930. Este interzisă utilizarea de software necertificate de către organul competent pentru protecţia secretului de stat.
931. Conservarea exemplarelor originale, a copiilor – backup sau off-site, precum şi salvările periodice ale datelor obţinute prin procesare vor fi executate în conformitate cu prevederile procedurilor operaţionale de securitate.
932. Versiunile software care sînt în uz trebuie să fie verificate la intervale regulate, pentru a garanta integritatea şi funcţionarea lor corectă.
933. Versiunile noi sau modificate ale software-ului nu vor fi folosite pentru procesarea informaţiilor atribuite la secret de stat, pînă cînd procedurile de securitate ale acestora nu sînt testate şi aprobate conform CSS.
934. Un software care îmbunătăţeşte posibilităţile sistemului şi care nu are nici o procedură de securitate nu poate fi folosit înainte de a fi verificat de către SSTIC.
935. Verificarea prezenţei viruşilor şi software-ului nociv se face în conformitate cu cerinţele stabilite de către organul competent pentru protecţia secretului de stat.
936. Versiunile de software noi sau modificate – sisteme de operare, subsisteme, pachete de software şi aplicaţii de software, stocate pe diferite medii, care se introduc într-o autoritate publică sau altă persoană juridică, trebuie verificate obligatoriu pe sisteme de calcul izolate, în vederea depistării software-ului nociv sau a viruşilor de calculator, înainte de a fi folosite în SPAD sau RTD – SIC. Periodic se va proceda la verificarea software-ului instalat.
937. Verificările trebuie făcute mai frecvent dacă SPAD sau RTD – SIC sînt conectate la alt SPAD sau RTD – SIC sau la o reţea publică de comunicaţii.
938. În contractele de întreţinere a SPAD şi RTD – SIC care stochează, procesează sau transmit informaţii atribuite la secret de stat se vor specifica cerinţele care trebuie îndeplinite pentru ca personalul de întreţinere şi aparatura specifică a acestuia să poată fi introduse în zona de operare a sistemelor respective.
939. Personalul de întreţinere trebuie să deţină autorizaţie de acces la secret de stat de forma corespunzătoare gradului de secretizare a informaţiilor la care au acces.
940. Scoaterea echipamentelor sau a componentelor hardware din zona SPAD sau RTD – SIC se execută în conformitate cu prevederile procedurilor operaţionale de securitate.
941. Cerinţele menţionate în punctul 938 şi punctul 939 din prezentul Regulament trebuie stipulate în CSS, iar procedurile de desfăşurare a activităţii respective trebuie stabilite în procedurile operaţionale de securitate. Nu se acceptă tipurile de întreţinere care constau în aplicarea unor proceduri de diagnosticare ce implică accesul de la distanţă la sistem, decît în cazul în care activitatea respectivă se desfăşoară sub control strict şi numai cu aprobarea organului competent pentru protecţia secretului de stat.
942. Componentele sistemelor de securitate implementate în SPAD sau RTD – SIC trebuie certificate sau autorizate pe baza unei documentaţii tehnice amănunţite privind proiectarea, realizarea şi modul de distribuire al acestora.
943. SPAD sau RTD – SIC care stochează, procesează sau transmit informaţii atribuite la secret de stat sau componentele lor de bază – sisteme de operare de scop general, produse de limitare a funcţionării pentru realizarea securităţii şi produse pentru comunicare în reţea, se pot achiziţiona numai dacă au fost evaluate şi autorizate sau evaluate şi certificate de către organul competent pentru protecţia secretului de stat.
944. La închirierea unor componente hardware sau software, în special a unor medii de stocare, se va ţine cont că astfel de echipamente, odată utilizate în SPAD sau RTD - SIC ce procesează, stochează sau transmit informaţii atribuite la secret de stat, vor fi supuse măsurilor de protecţie reglementate prin prezentul Regulament. La secretizare, componentele respective nu vor putea fi scoase din zonele SPAD sau RTD – SIC decît după desecretizare.
945. Toate SPAD şi RTD – SIC, înainte de a fi utilizate pentru stocarea, procesarea sau transmiterea informaţiilor atribuite la secret de stat, trebuie certificate sau autorizate de către organul competent pentru protecţia secretului de stat, pe baza datelor stabilite în CSS, procedurilor operaţionale de securitate şi altor documentaţii relevante.
946. Subsistemele SPAD şi RTD – SIC şi staţiile de lucru cu acces la distanţă sau terminalele sînt certificate sau autorizate ca parte integrantă a sistemelor SPAD şi RTD – SIC la care sînt conectate.
947. În situaţiile referitoare la modul de operare de securitate multinivel, SPAD sau RTD – SIC, hardware-ul, firmware-ul şi software-ul, organul competent pentru protecţia secretului de stat stabileşte, în vederea evaluării şi certificării, criterii diferenţiate pentru fiecare grad de secretizare a informaţiilor vehiculate de SPAD sau RTD – SIC.
948. Cerinţele de evaluare şi certificare se includ în planificarea sistemului SPAD şi RTD – SIC şi sînt stipulate explicit în CSS, imediat după ce modul de operare de securitate a fost stabilit.
949. Evaluarea şi certificarea de securitate în modul de operare de securitate multinivel se impune:
1) pentru SPAD sau RTD – SIC care stochează, procesează sau transmite informaţii secretizate cu parafa „Strict secret”;
2) pentru SPAD sau RTD – SIC care stochează, procesează sau transmite informaţii secretizate cu parafa „Secret”, în cazurile în care:
a) SPAD sau RTD – SIC este interconectat cu un alt SPAD sau RTD – SIC, de exemplu, aparţinînd altui SSTIC;
b) SPAD sau RTD – SIC are un număr de utilizatori posibili care nu poate fi definit exact.
950. Procesele de evaluare şi certificare se efectuează de către experţi (specialişti cu pregătire tehnică adecvată), selecţionaţi de către organul competent pentru protecţia secretului de stat, care dispun de drept de acces la secret de stat de forma corespunzătoare.
951. În procesele de evaluare şi certificare se va stabili în ce măsură un SPAD sau RTD – SIC îndeplineşte condiţiile de securitate specificate prin CSS, avîndu-se în vedere că, după încheierea procesului de evaluare şi certificare, anumite secţiuni – paragrafe sau capitole, din CSS trebuie să fie modificate sau actualizate.
952. Procesele de evaluare şi certificare trebuie să înceapă din stadiul de definire a SPAD sau RTD – SIC şi să continue pe parcursul fazelor de dezvoltare.
953. Pentru toate SPAD şi RTD – SIC care stochează, procesează sau transmit informaţii atribuite la secret de stat, SSTIC stabileşte proceduri de control prin care să se poată stabili dacă schimbările intervenite în SIC sînt de natură a le compromite securitatea.
954. Modificările care implică o certificare repetată sau pentru care se solicită aprobarea anterioară a organului competent pentru protecţia secretului de stat trebuie să fie identificate cu claritate şi expuse în CSS.
955. După orice modificare, reparare sau eroare care ar fi putut afecta dispozitivele de securitate ale SPAD sau RTD – SIC, SSTIC trebuie să efectueze o verificare privind funcţionarea corectă a dispozitivelor de securitate.
956. Certificarea sau autorizarea SPAD sau RTD – SIC trebuie să corespundă nivelului de satisfacere a criteriilor de verificare.
957. Toate SPAD şi RTD – SIC care stochează, procesează sau transmit informaţii atribuite la secret de stat sînt inspectate şi reexaminate periodic de către organul competent pentru protecţia secretului de stat.
958. Pentru SPAD sau RTD – SIC care stochează, procesează sau transmit informaţii secretizate cu parafa „Strict secret”, inspecţia se va face cel puţin o dată pe an.
959. Microcalculatoarele sau calculatoarele personale care au discuri fixe sau alte medii nevolatile de stocare a informaţiei, ce operează autonom sau ca parte a unei reţele, precum şi calculatoarele portabile cu discuri fixe sînt considerate medii de stocare a informaţiilor, în acelaşi sens ca şi celelalte medii amovibile de stocare a informaţiilor.
960. În măsura în care microcalculatoarele sau calculatoarele personale stochează informaţii atribuite la secret de stat, acestea trebuie supuse cerinţelor prezentului Regulament.
961. Echipamentelor prevăzute în punctul 959 din prezentul Regulament trebuie să li se acorde gradul de protecţie pentru acces, manipulare, stocare şi transport, corespunzător celui mai înalt grad de secretizare a informaţiilor care au fost vreodată stocate sau procesate pe ele, pînă la trecerea la un alt grad de secretizare sau desecretizarea lor, în conformitate cu procedurile legale.
962. Este interzisă utilizarea mediilor de stocare amovibile, a software-ului şi a hardware-ului, aflate în proprietate privată, pentru stocarea, procesarea şi transmiterea informaţiilor secrete de stat.
963. Este interzisă introducerea mediilor de stocare amovibile, a software-ului şi hardware-ului, aflate în proprietate privată, în zonele în care se stochează, se procesează sau se transmit informaţii atribuite la secret de stat, fără aprobarea conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice.
964. Utilizarea într-un obiectiv a echipamentelor şi a software-ului contractanţilor pentru stocarea, procesarea sau transmiterea informaţiilor atribuite la secret de stat este permisă numai cu avizul SSTIC şi aprobarea conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice.
965. Utilizarea într-un obiectiv a echipamentelor şi software-ului puse la dispoziţie de către alte instituţii poate fi permisă numai cu avizul SSTIC. În acest caz, echipamentele sînt evidenţiate în inventarul autorităţii publice sau al altei persoane juridice.
Capitolul XI
MĂSURI DE PROTECŢIE A SECRETULUI DE STAT
LA EFECTUAREA UNOR LUCRĂRI COMUNE ŞI
ALTOR LUCRĂRI
966. Autorităţile publice, alte persoane juridice, cetăţenii pot efectua lucrări comune sau alte lucrări cu utilizarea informaţiilor atribuite la secret de stat, în baza contractelor secretizate în modul stabilit de prezentul Regulament.MĂSURI DE PROTECŢIE A SECRETULUI DE STAT
LA EFECTUAREA UNOR LUCRĂRI COMUNE ŞI
ALTOR LUCRĂRI
967. Pentru participarea la încheierea şi derularea contractelor cu utilizarea informaţiilor atribuite la secret de stat, persoanele juridice trebuie să dispună de certificat de securitate pentru efectuarea lucrărilor cu utilizarea informaţiilor avînd un anumit grad de secretizare, iar cetăţenii – să dispună de drept de acces la informaţiile atribuite la secret de stat de forma corespunzătoare.
968. Clauzele şi procedurile de protecţie a informaţiilor atribuite la secret de stat, devenite sau care pot deveni cunoscute în procesul încheierii şi derulării contractelor în legătură cu efectuarea unor lucrări comune sau altor lucrări, vor fi stipulate în anexa de securitate a fiecărui contract, care presupune acces la astfel de informaţii.
969. Anexa de securitate se întocmeşte de beneficiar şi include toate măsurile, drepturile şi obligaţiile reciproce ale părţilor de asigurare a integrităţii şi protecţiei informaţiilor atribuite la secret de stat, atît în procesul derulării contractului, cît şi după încetarea acestuia.
970. Clauzele şi procedurile de protecţie vor fi supuse, periodic, inspecţiilor şi verificărilor de către organul competent pentru protecţia secretului de stat.
971. Beneficiarul este responsabil pentru secretizarea şi definirea tuturor componentelor acestuia, în conformitate cu normele în vigoare.
972. La secretizarea contractelor se vor aplica următoarele reguli generale:
1) în toate stadiile de planificare şi executare, gradul de secretizare a contractului se determină în funcţie de conţinutul informaţiilor utilizate;
2) secretizarea se aplică numai acelor părţi ale contractului care trebuie protejate;
3) dacă în derularea unui contract se folosesc informaţii din mai multe surse, cu grade de secretizare diferite, contractul va fi secretizat în funcţie de gradul cel mai înalt al informaţiilor, iar măsurile de protecţie vor fi stabilite în modul corespunzător;
4) desecretizarea sau modificarea gradului de secretizare a unei informaţii din cadrul contractului se aprobă de conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice care a aprobat secretizarea iniţială.
973. În cazul în care apare necesitatea protejării informaţiilor dintr-un contract care, anterior, nu a fost necesar a fi secretizat, beneficiarul are obligaţia declanşării procedurilor de secretizare şi protejare, conform reglementărilor în vigoare.
974. Contractantul poate ceda unui subcontractant realizarea unei părţi din contractul secretizat, doar cu acordul beneficiarului sau, dacă acest drept este prevăzut în contract, cu informarea obligatorie a beneficiarului. Subcontractantul trebuie să dispună de certificat de securitate.
975. Contractantul (executantul) şi subcontractanţii sînt obligaţi să implementeze şi să respecte toate măsurile de protecţie a informaţiilor atribuite la secret de stat puse la dispoziţie sau care au fost generate pe timpul derulării contractelor.
976. Transmiterea informaţiilor atribuite la secret de stat contractanţilor (executanţilor), în legătură cu efectuarea acestor lucrări, se face de către beneficiarul acestor lucrări, cu permisiunea autorităţii publice cu împuterniciri de dispoziţie asupra acestor informaţii şi numai în volumul necesar pentru efectuarea lucrărilor respective.
977. Toate informaţiile atribuite la secret de stat, necesare derulării contractelor, se transmit prin intermediul Subdiviziunilor de protecţie, în modul stabilit de prezentul Regulament.
978. În timpul efectuării lucrărilor comune, a altor lucrări şi a apariţiei, în legătură cu aceasta, a necesităţii de a utiliza informaţii atribuite la secret de stat, persoanele juridice, inclusiv cele cu capital privat, pot încheia cu alte persoane juridice, care dispun de certificat de securitate, contracte de folosire a serviciilor prestate de către subdiviziunile lor de protecţie, fapt ce se notifică în certificatul de securitate pentru efectuarea lucrărilor cu utilizarea informaţiilor atribuite la secret de stat.
979. Dacă în timpul derulării contractului, executantul încalcă obligaţiile de protecţie a secretului de stat, beneficiarul are dreptul să suspende executarea comenzii pînă la lichidarea încălcărilor, iar în cazul încălcărilor repetate – să solicite anularea comenzii şi a certificatului de securitate pentru efectuarea lucrărilor cu utilizarea informaţiilor atribuite la secret de stat şi tragerea la răspundere a persoanelor vinovate.
980. Prejudiciul material cauzat de către executant statului, în persoana beneficiarului, se repară conform legislaţiei.
Capitolul XII
CONTROLUL PRIVIND STAREA PROTECŢIEI
SECRETULUI DE STAT
Secţiunea 1
Dispoziţii generale
981. Controlul privind asigurarea protecţiei secretului de stat se efectuează de:CONTROLUL PRIVIND STAREA PROTECŢIEI
SECRETULUI DE STAT
Secţiunea 1
Dispoziţii generale
1) conducătorii autorităţilor publice şi ai altor persoane juridice, precum şi de Subdiviziunile de protecţie ale acestora;
2) Serviciul de Informaţii şi Securitate.
982. Conducătorii autorităţilor publice şi ai altor persoane juridice, Subdiviziunile de protecţie ale acestora exercită controlul privind asigurarea protecţiei secretului de stat referitor la informaţiile deţinute de acestea sau de persoanele juridice din subordine, precum şi cu privire la informaţiile transmise antreprenorilor în legătură cu executarea comenzilor.
983. Controlul privind asigurarea protecţiei secretului de stat în aparatele Parlamentului, Preşedintelui Republicii Moldova şi Guvernului este organizat de către conducătorii acestor organe.
984. Serviciul de Informaţii şi Securitate este abilitat cu exercitarea controlului privind starea protecţiei secretului de stat în cadrul autorităţilor publice (control interdepartamental) şi în cadrul altor persoane juridice.
985. Controlul are ca scop:
1) evaluarea eficienţei măsurilor concrete de protecţie adoptate la nivelul deţinătorilor de informaţii atribuite la secret de stat, în conformitate cu Legea, cu prevederile prezentului Regulament şi ale altor norme în materie, precum şi cu programele de prevenire a scurgerii de informaţii atribuite la secret de stat;
2) identificarea neajunsurilor existente în sistemul de protecţie a informaţiilor atribuite la secret de stat, care ar putea conduce la divulgarea sau pierderea acestor informaţii, în vederea luării măsurilor de prevenire şi lichidare ce se impun;
3) constatarea cauzelor apariţiei acestor neajunsuri;
4) luarea măsurilor de remediere a deficienţelor şi elaborarea propunerilor de perfecţionare a cadrului organizatoric şi funcţional la nivelul autorităţii publice sau al altei persoane juridice controlate;
5) constatarea cazurilor de încălcare a normelor de protecţie a secretului de stat şi întreprinderea măsurilor necesare în vederea tragerii la răspundere a persoanelor vinovate de aceste încălcări.
986. Fiecare acţiune de control se încheie printr-un document de constatare, întocmit de persoana/persoanele care 1-au efectuat.
987. Concluziile formulate de către Serviciul de Informaţii şi Securitate în urma controlului sînt executorii pentru persoanele cu funcţii de răspundere ale autorităţilor publice sau ale altor persoane juridice controlate, acestea urmînd să adopte măsuri imediate de remediere a deficienţelor constatate.
988. În funcţie de obiectivele urmărite, controalele pot fi:
1) controale de fond (totale), care urmăresc verificarea întregului sistem organizatoric, structural şi funcţional de protecţie a informaţiilor atribuite la secret de stat;
2) controale tematice, care vizează anumite domenii ale activităţii de protecţie a informaţiilor atribuite la secret de stat;
3) controale în situaţii de urgenţă (operative), care au ca scop verificarea anumitor aspecte, stabilite ca urmare a identificării unui risc de securitate.
989. În funcţie de modul în care sînt stabilite şi organizate, controalele pot fi:
1) planificate;
2) inopinate.
990. Conducătorii autorităţilor publice sau ai altor persoane juridice care fac obiectul controlului au obligaţia să pună la dispoziţia reprezentanţilor Serviciului de Informaţii şi Securitate, care efectuează controlul, toate informaţiile solicitate privind modul de aplicare a măsurilor prevăzute de lege pentru protecţia secretului de stat.
991. Conducătorii autorităţilor publice sau ai altor persoane juridice deţinătoare de informaţii atribuite la secret de stat au obligaţia să organizeze, anual şi ori de cîte ori este nevoie, controale interne privind gestionarea acestora.
Secţiunea a 2-a
Investigaţii de serviciu
992. Faptele de divulgare a informaţiilor atribuite la secret de stat, pierdere a documentelor şi altor purtători materiali de informaţii atribute la secret de stat sau a articolelor care conţin asemenea informaţii se comunică neîntîrziat Subdiviziunii de protecţie, conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice (autorităţii cu împuterniciri de dispoziţie asupra acestor informaţii) şi Serviciului de Informaţii şi Securitate. Investigaţii de serviciu
993. Totodată, în cazul încălcărilor menţionate în punctul 992 din prezentul Regulament se iau măsuri cu privire la organizarea unei investigaţii de serviciu pentru clarificarea circumstanţelor divulgării informaţiilor atribuite la secret de stat, pierderii documentelor, altor purtători materiali sau articolelor care conţin informaţii atribuite la secret de stat şi căutarea acestora. Măsurile necesare privind căutarea documentelor, altor purtători materiali de informaţii atribuite la secret de stat şi articolelor secrete, clarificarea circumstanţelor divulgării informaţiilor secrete şi depistarea persoanelor vinovate în cadrul autorităţilor publice sau altor persoane juridice se înfăptuiesc în comun cu Serviciul de Informaţii şi Securitate.
994. Pentru efectuarea investigaţiilor de serviciu, conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice, cel tîrziu a doua zi după descoperirea încălcării, instituie prin ordin o comisie formată din cel puţin 3 persoane competente şi imparţiale, inclusiv din cadrul Subdiviziunii de protecţie, care au acces de forma corespunzătoare gradului de secretizare a informaţiilor respective. În activitatea comisiei pot fi atraşi şi reprezentanţi ai autorităţilor publice sau altor persoane juridice ierarhic superioare.
995. Comisia care efectuează investigaţia de serviciu este obligată:
1) să stabilească circumstanţele divulgării informaţiilor atribuite la secret de stat, pierderii documentelor, altor purtători materiali sau articolelor care conţin asemenea informaţii (cum ar fi: timpul, locul, modul);
2) să caute documentul, alt purtător material de informaţii, articolul secret;
3) să stabilească persoanele care au comis încălcările respective;
4) să stabilească cauza şi condiţiile care au contribuit la divulgarea informaţiilor atribuite la secret de stat, pierderea, furtul documentelor, altor purtători materiali sau articolelor secrete şi să elaboreze recomandări pentru înlăturarea acestora.
996. Membrii comisiei care efectuează investigaţia de serviciu au dreptul:
1) să examineze încăperile autorităţii publice sau al altei persoane juridice, teritoriul adiacent, safeurile, dulapurile de metal, ambalajele, alţi suporţi speciali, mobilierul, valizele speciale, unde ar putea să se afle documentele, alţi purtători materiali de informaţii, articolele secrete pierdute;
2) să verifice, filă cu filă, documentaţia secretă şi registrele de evidenţă;
3) să chestioneze angajaţii autorităţii publice sau al altei persoane juridice care ar putea acorda un sprijin la elucidarea circumstanţelor cazului şi să obţină de la ei explicaţii (mărturii) în scris;
4) să atragă, cu permisiunea conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice respective, alţi angajaţi ai acesteia pentru organizarea unor măsuri de investigaţie aparte, cu asigurarea condiţiei de imparţialitate.
997. Investigaţia de serviciu trebuie să se efectueze în termen de cel mult o lună din ziua descoperirii faptului încălcării. În acest termen, conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice trebuie să soluţioneze, în modul stabilit, chestiunea privind tragerea la răspundere a persoanelor vinovate.
998. În cazul în care faptele săvîrşite constituie infracţiuni, autoritatea publică sau altă persoană juridică are obligaţia de a sesiza organele de urmărire penală şi de a pune la dispoziţia acestora datele şi materialele necesare probării acestora.
999. În cazul în care documentele, alţi purtători materiali sau articolele secrete pierdute nu au fost descoperite şi toate măsurile posibile de căutare s-au epuizat, au fost clarificate circumstanţele pierderii lor şi identificării persoanelor vinovate de aceasta, căutarea poate fi încetată. În legătură cu încetarea căutării se întocmeşte o concluzie motivată, care se aprobă de conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice şi, după caz, de către conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice ierarhic superioare.
1000. Rezultatele tuturor acţiunilor (măsurilor) întreprinse în procesul investigaţiei de serviciu se documentează.
1001. La finalizarea investigaţiei de serviciu, comisia este obligată să prezinte spre examinare conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice următoarele documente:
1) concluzia cu privire la rezultatele investigaţiei de serviciu;
2) explicaţiile scrise ale persoanelor chestionate de către membrii comisiei;
3) procesele-verbale privind verificarea documentelor, articolelor, încăperilor, safeurilor, altor suporţi speciali, mobilierului, valizelor speciale;
4) alte documente care se referă la investigaţia de serviciu.
1002. În procesul investigaţiei de serviciu comisia va determina inclusiv gradul de secretizare a informaţiilor divulgate, documentelor, altor purtători materiali de informaţii sau articolelor pierdute.
1003. Rezultatele activităţii cu privire la aprecierea gradului de secretizare a informaţiilor divulgate sau pierdute se reflectă, în termen de cel mult 10 zile de la data instituirii comisiei, într-o concluzie care se prezintă spre aprobare conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice.
1004. Dacă comisia stabileşte că gradul de secretizare a informaţiilor divulgate sau pierdute nu corespunde conţinutului acestora, atunci concluzia comisiei se aprobă de către conducătorul autorităţii publice sau al altei persoane juridice ierarhic superioare.
1005. Gradul se secretizare a informaţiilor divulgate sau pierdute, primite de la alte autorităţi publice sau persoane juridice se apreciază de către comisia formată din specialişti ai autorităţilor publice sau persoanelor juridice respective sau de către comisia instituţiei ierarhic superioare.
1006. Concluzia comisiei privind aprecierea gradului de secretizare a informaţiilor divulgate sau pierdute, cu anexarea, în caz de necesitate, a copiilor materialelor investigaţiei de serviciu se prezintă Subdiviziunii de protecţie, conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice, conducătorului autorităţii publice sau al altei persoane juridice ierarhic superioare, Serviciului de Informaţii şi Securitate.
1007. Un exemplar al concluziei şi materialele investigaţiei de serviciu se păstrează în Subdiviziunea de protecţie a autorităţii publice sau a altei persoane juridice.
1008. Subdiviziunea de protecţie are obligaţia de a ţine evidenţa cazurilor de încălcare a reglementărilor cu privire la secretul de stat, a documentelor de investigaţie şi a măsurilor luate în acest sens. Documentele menţionate se păstrează timp de cinci ani.
forma nr.1
forma nr.2
forma nr.3
forma nr.4
forma nr.5
forma nr.6
forma nr.7
forma nr.8
forma nr.9
forma nr.10
forma nr.11
forma nr.12
forma nr.13
forma nr.14
forma nr.15
forma nr.16
forma nr.17
forma nr.18
forma nr.19
forma nr.20
forma nr.21
forma nr.22
forma nr.23
forma nr.24
forma nr.25
forma nr.26
forma nr.27
forma nr.28
forma nr.29
forma nr.30
forma nr.31
forma nr.32
forma nr.33
forma nr.34
forma nr.35
forma nr.36
forma nr.37
forma nr.38
forma nr.39
forma nr.40
forma nr.41
forma nr.42
forma nr.43
forma nr.44
forma nr.45
forma nr.46
forma nr.47
forma nr.48
forma nr.49
forma nr.50
forma nr.51
forma nr.52
forma nr.53
forma nr.54
forma nr.55
forma nr.56
forma nr.57
forma nr.58
forma nr.59
forma nr.60
forma nr.61
forma nr.62
forma nr.63
forma nr.64
forma nr.65
forma nr.66
forma nr.67
forma nr.68
forma nr.69
forma nr.70
forma nr.71
forma nr.72
forma nr.73
forma nr.74
forma nr.75